Att införa ett eArkiv behöver inte vara komplext och ta lång tid. Idag finns det flera aktörer på marknaden som erbjuder kompletta eArkivs-lösningar. Det finns även ramavtal från både SKL Kommentus och Kammarkollegiet som gör det möjligt att avropa eArkiv.

1. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Analys av ramavtal
Två ramavtal på marknaden
• SKL Kommentus Inköpscentral
– ”E-arkiv”
• Kammarkollegiet
– ”Informationsförsörjning”
– Tidigare ” E-förvaltningsstödjande tjänster 2010”

2. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
SKL Kommentus Inköpscentral - ”E-arkiv”
• Avtalstid: 2013-11-04 till 2016-11-03 (vid förlängning 2017-11-03)
– Ramavtalet gäller för en tidsperiod om tre år
– Möjlighet att förlänga avtalet med ett år, dvs. sammanlagt högst fyra år
• Ramavtalet omfattar e-arkiv som tjänst och e-arkiv som produkt samt konsulttjänster för
införandeprojekt av e-arkivet avseende konfigurering och eventuella anpassningar.
• Innefattar 15 leverantörer
– 9 för e-arkiv somt tjänst
– 13 för e-arkiv som produkt
• Kontrakt kan löpa upp till åtta år vid avrop

3. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Att tänka på när du avropar från SKI (i)
• En fördel är att ramavtalet är specifikt utformat för E-arkiv
• Den finns redan fastställda krav som får ställas vid avrop
– Inga andra krav (områden) får ställas
– Däremot får man precisera ska-kraven – finns exempel på hur i vägledningen
– Bör-krav får ändras till ska-krav i det fall den upphandlande myndigheten (UM) vill, men inte tvärtom
• Fastställd leverans- och betalningsmodell
– En modell som leverantörerna har förbundit sig till att följa
– Rekommenderas att den skickas ut med preciseringar från UM
• Omfattar inte…
– Konvertering av analog information till digitalt format
– Krav på integration mot e-tjänster
– Krav på integration mot verksamhetssystem (däremot inleveranser)

4. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Att tänka på när du avropar från SKI (ii)
• Låst till ”Ekonomiskt mest fördelaktiga” och mervärdesmodellen
– ”Avropssvaren ska utvärderas enligt principen "ekonomiskt mest fördelaktiga”
– … och de utvärderingskriterier som används i avropet utvärderas med hjälp av mervärdesmodellen. ”
• Mervärdesmodellen
– Mervärde = Det ekonomiska värde som tillmäts utvärderingskriterier
– Jämförelsesumma = Anbudssumma minskad med det mervärde ett anbud erhåller vid anbudsprövningen
– Lägst jämförelsesumma vinner upphandlingen
Anbudssumma – mervärde = jämförelsesumma
• ”Varje utvärderingskriterie (bör-krav) ges ett mervärde”
– Indikeras att utvärderingskriterier endast kan vara bör-krav
– Osäkert om du får använda någon annat kriterium t.ex. Proof of Concept

5. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Kammarkollegiet - ”Informationsförsörjning”
• En del av ramavtalet Programvaror och tjänster 2014
• Avtalsperiod: 2015-11-10 - 2017-11-30
– Förlängningsoption max t.o.m.: 2019-11-30
• Omfattar programvaror, tjänster och konsulttjänster som i första hand stödjer myndigheters e-
förvaltningsarbete. Ramavtalen innehåller tre huvudsakliga områden:
– kontaktstödjande-
– verksamhetsstödjande-
– och infrastrukturella programvaror och tjänster
• E-arkiv ingår under verksamhetsstödjande programvaror och tjänster
• Innefattar 7 leverantörer

6. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Att tänka på när du avropar från Kammarkollegiet (i)
• Möjligt att…
– Använda antingen ”Ekonomiskt mest fördelaktiga” eller ”lägsta pris” som utvärdering
– Föra dialog med samtliga ramavtalsleverantörer
– Skicka ut en RFI innan avrop
• Ger exempel på krav som kan ställas utöver de som redan finns i upphandlingsunderlaget
– Oklart om krav på integrationer eller digitalisering kan ställas
– Krav gällande rutiner och processer för integrationer kan dock ställas
– Inom konsulttjänsten ”Systemutveckling” ingår sammankoppling av programvara
– Detta kan klargöras med Kammarkollegiet innan avrop
• Som en del av utvärderingen kan UM begära att leverantörerna presenterar eller demonstrerar
programvara och/eller tjänst
– Möjlighet att utvärdera användarvänlighet

7. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Att tänka på när du avropar från Kammarkollegiet (ii)
• Ingen begränsning kring vilken utvärderingsmodell som kan användas
– Mervärdesmodellen
– Procentuell uppräkning
– M.fl.
• Kontrakt kan löpa upp till 4 år vid avrop, eller längre
– UM bedömer behovet
– Måste föreligga särskilda skäl för en kontraktstid som löper längre än 48 månader
– Särskilda skäl kan exempelvis vara storleken på investering
• Mer öppet ramavtal
– Kan anses vara både en fördel och en nackdel
– Lättare att få med helheten
– Krävs mer kunskap vid avrop

8. DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
… visar vägen till rätt beslut
Saker att tänka på vid avrop eller upphandling
• Inkludera arbetet med digitalisering
– Ger en mer fördelaktig konkurrenssituation
– En leverantör som ansvarar för hela leveransen
• Gör er hemläxa innan ni köper in en lösning
– Vilka förutsättningar råder?
– Vilka funktioner är viktiga för er?
– Hur mycket ansvar vill ni själva ha för lösningen? Ska ni avropa en tjänst eller en produkt?
– Vägledning på SKL.se