Är det möjligt att upphandla utan att ha med pris som en faktor och går det även att kravställa IT-lösningar utan specificera vare sig produkt eller leverantör? Att upphandla produkter eller lösningar inom en teknikintensiv bransch som IT kan vara mycket svårt! Vem visste för fyra år sedan att iPad skulle bli något som nästan varje kommun eller myndighet använder? Hur kan vi genomföra en upphandling som täcker in framtida behov utan att specificera produkter på detaljnivå?

1. … visar vägen till rätt beslut
DirSys AB, Första Långgatan 20, 413 28 Göteborg, 031-757 00 88, info@dirsys.com
Upphandla utan pris

2. … visar vägen till rätt beslut
Möjlighet att ställa frågor
Det kommer vara möjligt
att ställa frågor vid slutet
av webbmötet via
Questions funktion

3. … visar vägen till rätt beslut
Oberoende och strategisk rådgivning
Vi antar våra kunders utmaningar och hjälper dem att uppnå sina mål.
Vårt mål är att alla uppdrag ska resultera i en ny referens, något som vi
lyckats med sedan starten 2004.
Vi skapar förutsättningar för, och arbetar med, verksamhetsutveckling
och frågor som rör ledning och styrning, där möjligheterna med
eFörvaltning och eHälsa utgör viktiga framgångsfaktorer.
Våra specialistområden är:
• Analyser, utredningar och beslutsunderlag
• Kravarbeten och upphandlingar
• IT-strategi, IT-arkitektur och IT-säkerhet
• IT-plattformar och infrastruktur
• Integrationer och identitetshantering
DirSys AB

4. … visar vägen till rätt beslut
Vi erbjuder tjänster och rådgivning inom följande områden

5. … visar vägen till rätt beslut
Upphandlingsmodell
Nulägesanalys Kravarbete Upphandling Införande Leverans
Omvärldsbevakning
 Marknadsanalys
 Leverantörsträffar
 Studiebesök
 Kundreferenser
 Kravworkshop
 Processkartläggning
 Användningsfall
 RFI
 Utredningar
 Behovsanalys
 Målbildsanalys
 Prisindikation
 Budgetunderlag
 Upphandlingsunderlag
 Utvärderingsmodell
 Utvärdering
 Tilldelning
 Avtal
 Projektplanering
 Metodstöd
 Kvalitetssäkring
 Utvärdering
 Slutrapport
 Leveransgodkännande
Beslutsunderlag Kravdokument

6. … visar vägen till rätt beslut
Exempel på genomförda upphandlingar
• Ärendehanteringssystem
– Mellanstor kommun
• GIS-lösning
– Två mellanstora kommuner
• Bygglovssystem
– Mellanstor kommun
• Identitets och behörighetslösning
– Ett antal kommuner, Myndigheter samt kommunala bolag
• Ledningssystem
– Mellanstor kommun
• eArkiv
– Mellanstor kommun

7. … visar vägen till rätt beslut
• Varför?
• När är det tillämpbart?
• Vad säger LoU?
• Exempel på upphandling
• Erfarenheter
Agenda

8. … visar vägen till rätt beslut
Varför?

9. … visar vägen till rätt beslut
Att upphandla IT-produkter är som att skjuta på ett
rörligt mål

10. … visar vägen till rätt beslut
IT-chef 2010
Jippi! Nu har jag avtalat
om att kunna köpa ett
gäng SuperDuper PC
med Hexonen Processor

11. … visar vägen till rätt beslut
2014: IT-chef vs Upphandlingschef
Jag vill köpa
Surfplattor!!!!
Glöm det!
I avtalet står det att
du bara får köpa
PC…

12. … visar vägen till rätt beslut
Om ett avtal ska sträcka sig över t.ex. 4 år kommer produkter
som upphandlats från början vara omoderna vid avtalets
slut.
År 1 År 4

13. … visar vägen till rätt beslut
”Ipad presenterades första gången den 27 januari 2010 ”

14. … visar vägen till rätt beslut
Svårt att kravställa produkter inom ett område där
utvecklingen går väldigt snabbt.

15. … visar vägen till rätt beslut
Lösningen?

16. … visar vägen till rätt beslut
Ej specificera produkt

17. … visar vägen till rätt beslut
Kravställa på leveransförmåga

18. … visar vägen till rätt beslut
Inte upphandla på lägsta pris…

19. … visar vägen till rätt beslut
…utan ekonomiskt mest fördelaktigt

20. … visar vägen till rätt beslut
När är det tillämpbart?

21. … visar vägen till rätt beslut
T.ex. vid ramavtal eller i andra situationer där det är
svårt att efterfråga specifik tjänst eller vara

22. … visar vägen till rätt beslut
Vad säger LoU

23. … visar vägen till rätt beslut
Transparens

24. … visar vägen till rätt beslut
Tydlig utvärderingsmodell

25. … visar vägen till rätt beslut
Anbudsgivarna ska veta hur de blir bedömda

26. … visar vägen till rätt beslut
EXEMPEL:
Ramavtal för
datorer & tillbehör

27. … visar vägen till rätt beslut
Anbuden bedöms utifrån följande kriterier
A. Leveransförmåga 18%
B. Förkonfiguration 18%
C. Support 27%
D. Produktutbud 27%
E. Miljö och hållbarhetsarbete 9%

28. … visar vägen till rätt beslut
Respektive anbudsgivare fick inkomma med två
referenser

29. … visar vägen till rätt beslut
Anbudsgivarnas referenser fick svara enligt ett
utvärderingsformulär via en telefonintervju

30. … visar vägen till rätt beslut
Utvärderingsformuläret var med i förfrågningsunderlaget
(mycket viktigt!)

31. … visar vägen till rätt beslut
Snittpoängen utifrån referensutvärderingen sammanställdes
tillsammans med myndighetens egna utvärdering av
anbuden

32. … visar vägen till rätt beslut
5 anbudsgivare har lämnat in svar och benämns enligt
följande: Grön, Blå, Röd, Gul och Lila

33. … visar vägen till rätt beslut
Endast fyra (4) anbudsgivare blir antagna

34. … visar vägen till rätt beslut
Den som fick högst poäng rankas som Nr.1

35. … visar vägen till rätt beslut
Leverantör Nr.1 får leverera produkter under 50 000 kr
vid respektive inköpstillfälle

36. … visar vägen till rätt beslut
Avrop/Inköp som överstiger 50 000kr ska hanteras via
förnyad konkurrensutsättning d.v.s. alla fyra
ramavtalsleverantörerna ska få frågan

37. … visar vägen till rätt beslut
1. Analys
3. Förfrågnings-
underlag
(Avropsmall)
7. Tilldelning
5. Anbud
(Avropsmall) 6. Utvärdering4. Anbudstid2. Kravspecifikation
Avropsprocessen

38. … visar vägen till rätt beslut
Anbudsgivare Grön får 67 poäng, Blå 61 poäng, Röd 64
poäng, Gul 73 Poäng och Lila 70 Poäng.

39. … visar vägen till rätt beslut
Rangordningen av anbudsgivare avseende
ramavtalsleverantörer blir enligt följande:
1.Gul
2.Lila
3.Grön
4.Röd

40. … visar vägen till rätt beslut
Anbudsgivare Blå blir i detta exempel ej antagen som
ramavtalsleverantör.

41. … visar vägen till rätt beslut
Saker att tänka på

42. … visar vägen till rätt beslut
Utvärderingsmodellen ska vara tydlig och transparant

43. … visar vägen till rätt beslut
Anbudsgivarna ska veta hur de blir bedömda

44. … visar vägen till rätt beslut
Viktigt att bedöma leveransförmåga och kapacitet

45. … visar vägen till rätt beslut
Bestämma beloppsgräns vid förnyad
konkurrensutsättning

46. … visar vägen till rätt beslut
Sist men inte minst, kravställ inte på produkt eller
lägsta pris

47. … visar vägen till rätt beslut
Per-Erik Lundahl
IT-strateg Ale kommun

48. … visar vägen till rätt beslut
Diskussion och
frågestund?

49. … visar vägen till rätt beslut