1. Dokumen tersebut membahas mengenai pengurusan fail, termasuk definisi fail, penamaan dan penomoran fail, pembukaan dan penutupan fail, serta penyimpanan dan pergerakan dokumen di dalam fail.

1. 1
PENGURUSAN FAIL

2.  BERASAL DARI PERKATAAN LATIN : FILLUM
*BERMAKSUD: SEUTAS BENANG UNTUK
MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.
 SATU FOLDER;
- DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU
- SURAT-SURAT DISUSUN DENGAN CERMAT DAN
TERATUR
- DIBERI TAJUK/PERKARA
- DIBERI NOMBOR
- DIINDEKSKAN
2
DEFINISI FAIL

3. 3
 ALAT PERHUBUNGAN
 MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI
 MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN
 MENGAMBIL TINDAKAN
 MENGEKALKAN INGATAN
 BAHAN RUJUKAN UTAMA
 BAHAN PENYELIDIKAN
 BAHAN BUKTI
KENAPA FAIL DIPERLUKAN

4. 4
1) Fail dibuka apabila:
 Fail yang diperlukan belum ada;
 Fail asal ditutup dan bersambung ke jilid baharu;
 Fail asal tidak dapat dikesan;
 Fail asal rosak dan perlu digantikan dengan kulit
baharu;
 Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
dan
 Skima klasifikasi fail dirombak / ditukar kepada
sistem yang baharu
PEMBUKAAN FAIL

5. 5
2) 5 Jenis Kulit Fail:
1) a) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)
b) SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)
2) TERHAD (Am 435A – Pin. 1/80)
3) SULIT (Am 436) - HIJAU
4) RAHSIA (Am 437) - MERAH JAMBU
BERPALANG MERAH
5) RAHSIA BESAR (Am 438) - KUNING MUDA
BERPALANG MERAH
JENIS KULIT FAIL

6. 6
TERBUKA

7. 7
TERHAD
SULIT
(Hijau)
RAHSIA
BESAR
(Kuning
Palang
Merah)
TERHAD
(Putih)
RAHSIA
(Merah
Jambu
Palang
Merah)
Warna Kulit Fail
TERHAD

8. 8
 Cap tarikh terima di ruang kosong
 Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat - Buku
Daftar Surat Menyurat (AM 10-PIN.3/80) / sistem /
elektronik
- Semak surat
- Baca isi surat
- Rujuk panduan – Panduan Pengendalian Fail
Rasmi Kerajaan
MEMFAIL / MENDAFTARKAN
SURAT DALAM FAIL

9. 9
Pembukaan Fail Baharu
 SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:
i) Fail Sama Tajuk Dan Sama Nombor
ii) Fail Sama Tajuk Dan Lain Nombor
iii) Fail Lain Tajuk Dan Sama Nombor
 Rujuk senarai klasifikasi fail
PEMBUKAAN FAIL

10. 10
 ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.
 JELAS, RINGKAS DAN PADAT.
 TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, ANM,
PPR , MNI, BMW DLL.
 ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG
MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS)
CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.
 BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.
 NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAIL SEDIAADA.
TAJUK DAN NOMBOR FAIL

11. 11
Pembukaan Fail Baharu
 Daftarkan fail baharu dibuka ke dalam Daftar Fail
 Tebuk lubang sudut atas sebelah kiri kulit fail – 2.5
sm dari penjuru kiri dan atas
 Masukkan tali hijau, kertas minit dan kad
pergerakan fail
PEMBUKAAN FAIL

12. 12
1 2
3 4

13. 13
5
6

14. 14
KANDUNGKAN KERTAS MINIT DI SEBELAH KIRI

15. 15
CONTOH KAD KELUAR FAIL

16. 16
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 2
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 3
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 4
MENCATAT MAKLUMAT DI KULIT FAIL
MENGGUNAKAN DAKWAT KEKAL

17. 17
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 2
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 3
ANM/CSK 600-4/1 JLD. 4
CONTOH PENULISAN PADA KULIT FAIL

18. 18
Nombor Rujukan dan Tajuk Fail – dakwat
KEKAL – hitam atau biru
 Kertas-kertas Berhubung
 Daftarkan di Bawah Perkara eg: Indeks selaras
dengan klasifikasi
 Tarikh kandungan pertama
 Tarikh kandungan akhir
 Dihantar kepada dan Tarikh Dihantar
- perihal pergerakan fail
- catat nama ringkas pegawai yang guna fail
dan tarikh - butiran = kad pergerakan fail
CATATKAN BUTIRAN PADA
KULIT FAIL

19. 19
*AKHIR;
TARIKH LAMPIRAN/SURAT
TERAKHIR PERLU DICATATKAN
APABILA FAIL BERKENAAN
DITUTUP. TARIKH INI
BUKANLAH TARIKH TERIMA
SURAT, TARIKH SURAT
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL
ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP
SESEBUAH FAIL.
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA
TARIKH KANDUNGAN AKHIR
* PERTAMA;
TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH
INI BUKANLAH TARIKH TERIMA
SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT
DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

20. 20
RUANGAN INI BERMAKSUD;
 FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU
DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.
 SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN
CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.
 KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.
 CROSS REFERENCE
KERTAS-KERTAS YANG
BERHUBUNG

21. 21
 Tebuk di penjuru atas sebelah kiri
 Kandungkan surat di sebelah kanan fail guna tali hijau
 Catat bilangan/kandungan/surat/lampiran di penjuru
kanan sebagai ‘folio number’. Nombor dibulatkan.
i) Surat masuk - Pen dakwat merah
ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam
 Surat diminit/direkod dalam kertas minit
MEMFAIL / MENDAFTARKAN
SURAT DALAM FAIL

22. 22
SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DI SEBELAH KANAN
KANDUNG SURAT DALAM FAIL

23. 23
CONTOH KANDUNG SURAT DALAM FAIL

24. 24
 Rekod surat masuk dan surat keluar
i) Surat masuk - Pen dakwat merah
Surat drp. ______________ bth ________ d/f pd ___________
Eg: Surat drp. Jab. Alam Sekitar bth 13/6/2013 d/f pd. 14/6/2013
ii) Surat keluar - Pen dakwat biru/hitam
Surat kpd. ________ bth. _______ d/f pd. ________________
Eg: Surat kpd Jab. Inovasi bth 30/5/2011 d/f pd. 31/5/2011
# *** Boleh ditulis tangan atau menggunakan cap getah
PENYEDIAAN KERTAS MINIT

25. 25
NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE
DALAM HELAIAN KERTAS MINIT

26. 26
CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU
KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN
- PEN DAKWAT MERAH FOLIO SURAT MASUK.

27. 27
 DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN
 DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT
 DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH
DAN PENGHANTAR DICATATKAN
 KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT
UNTUK MENGESAN
 BUKTI
KAD PERGERAKAN FAIL

28. 28
 DIHANTAR KEPADA:
RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG
AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.
 TARIKH DIHANTAR:
TARIKH ADALAH HARI, BULAN DAN TAHUN
IAITU PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN
KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN
UNTUK TINDAKAN.
EDARAN FAIL

29. 29

30. 30
EDAR FAIL KEPADA KETUA JABATAN
1.Catat pergerakan di kad keluar fail 2. Keluarkan kad keluar fail
3. Simpan kad keluar di registri

31. 31
4. Catat pergerakan di kulit fail
5. Serah fail kepada Ketua Jabatan

32. 32
 Penulisan minit tindakan
i) PERLU UBAH – tulis minit atas surat
ii) KERTAS MINIT – catat arahan, keputusan / maklumbalas ringkas
iii) Penulis minit perlu:
1) Nyatakan no. lampiran yang dirujuk
2) Catat singkatan nama jawatan pegawai yang diminitkan
3) Minit ditulis dengan ringkas dan jelas
4) Penulis minit t/t ringkas serta catat singkatan nama jawatan
dan tarikh
5) Minit tidak boleh ditulis atas surat masuk/surat keluar
# Minit bebas – jika separuh daripada kertas minit dan boleh ditaip
PENYEDIAAN KERTAS MINIT

33. (Am.6)
Kertas Minit No. JPM.100-1/1/1 Helai No. 1
Surat drp. Pengarah Jabatan Laut bth 10/6/2010 d/f pada 16/6/2010.
PT, 16/6/10
Perkara dirujuk. Untuk tindakan segera puan. T/k.
PCSK
16/6/10
PTR, 17/6/2010
Perkara dirujuk. Tuan perlu hadir ke taklimat tersebut. T/k.
PT
17/6/10
Surat kpd Pengarah Jabatan Laut bth 18/6/2010 d/f pada 18/6/2010.
1
2
1
1

35. 35
KESALAHAN-KESALAHAN YANG SERING BERLAKU

36. 36
…….SEPATUTNYA

37. 37
- PEN DAKWAT BIRU @ HITAM FOLIO SURAT KELUAR.
SURAT KELUAR JUGA DILETAKKAN SEBELAH KANAN
CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU
KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’ DAN BULATKAN

38. 38
(1)
 TEBAL 4 SM; ATAU
 KANDUNGAN CAPAI 100 LAMPIRAN
(mana yang lebih dahulu) – BUKA JILID BARU
(2)
 FAIL TIDAK DIRUJUK DALAM MASA 5 TAHUN
 FAIL TELAH TAMAT TINDAKAN
 PERUBAHAN PENTADBIRAN PEJABAT AWAM
(3)
 SKIMA KLASIFIKASI FAIL DIROMBAK – TUKAR
SISTEM BARU
 SESUATU PEJABAT AWAM TAMAT FUNGSI DAN
TIDAK LAGI BEROPERASI
KAEDAH PENUTUPAN FAIL

39. 39
CONTOH PENUTUPAN FAIL (1)
i)4sm/100 lampiran
ii)Buka jilid baru

40. 40
CONTOH PENUTUPAN FAIL (2)
i)Tidak dirujuk >5 tahun
ii)Tamat tindakan
iii)Perubahan pentadbiran

41. 41
CONTOH PENUTUPAN FAIL (3)
Skima klasifikasi
fail – tukar baharu

42. 42
SAMPUL KECIL ( 2 SITUASI)

43. 43
 APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKAN
TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM
FAIL DAN FAILASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/
HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH
DIGUNAKAN SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA.
APABILA FAIL UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL
KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH
DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU.
 BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG
HILANG DALAM JANGKAMASA PANJANG
(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA FAIL
DIJUMPAI SEMULA.
1) FAIL HILANG/TAK DAPAT DIKESAN

44. 44
 SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN
APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL
TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG
PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT
KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT
DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL
UTAMA DAN YANG SALINAN DIMASUKKAN KE
DALAM SAMPUL KECIL.
 APABILA SELESAI SAMPUL KECIL BERISI
KANDUNGAN HENDAKLAH DIMASUKKAN KE
DALAM FAILASAL DAN DIMINITKAN
SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.
2) FAIL DIPERLUKAN OLEH 2
PEGAWAI ATAU LEBIH

45. 45
 KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI
 KULIT FAIL ASAL HADAPAN DIGUNTING /
DITARIK MENGIKUT GARISAN
 KULIT FAIL ROSAK DIKANDUNG DALAM FAIL
BARU BERSAMA DENGAN LAMPIRAN DAN
KERTAS MINIT
 KULIT FAIL AKAN MENJADI LAMPIRAN
TERAKHIR DALAM FAIL BARU DAN KERTAS
MINIT DISAMBUNG PENGGUNAANNYA
KULIT FAIL ROSAK