Sistem pengurusan fail

1. Oleh:
En. Ahmad b. Md Isa
STAR 2012
Pengurusan Fail Panitia

2. • Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis
mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam
sesuatu masa atau ketika
• Bahan rujukan dari masa ke masa
• Penanggungjawaban – responsibility
• Nilai perundangan
• Nilai arkib
Fail = Dokumen

3. • Bersistematik
• Mudah dirujuk
• Mudah diperolehi
• Selamat
Ciri-ciri Sistem Fail

4. • i) Fail Rahsia - Warna merah
• ii) Fail Sulit - Warna Hijau
• iii) Fail Peribadi
– a) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna
Merah Jambu
– b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
• iv) Fail Am (terhad) - Warna putih
• v) Sampul Kecil - Warna putih
Jenis Dan Pengelasan Fail

5. Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara
berikut ;-
i) Nama Kod Pendek Organisasi
ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
iii) Tajuk Indek Perkara Utama.
iv) Perjenisan Perkara kedua.
v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya
Contoh XXX/2.04/i -1
• XXX = Nama Kod Organisasi
• /2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
• 04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
• i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
• 1 = Jilid Fail = Jilid Satu
• Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama
Kod Fail

6. 1.Fail Pengurusan Am Panitia
2.Fail Mesyuarat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Surat Menyurat Panitia
5. Fail Dokumentasi Panitia
6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia
7. Fail Bank Soalan
8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru
9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota
10. Fail Ko-Akademik Bahasa
• Jemaah Nazir
Sistem Pengurusan Fail Panitia

7. • Buku Pengurusan Panitia
• Visi, Misi dan Matlamat
• Struktur dan Carta Organisasi
• Takwim & Carta Gantt Tahunan
• Manual Prosedur Kerja & Fail Meja
FAIL 1:PENGURUSAN AM

8. • 1.Takwim Mesyuarat Panitia
• 2.Surat Panggilan Mesyuarat
• 3.Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat
• 4.Buku Catatan Minit
• 5.Laporan Minit Mesyuarat
FAIL 2:MESYUARAT PANITIA

9. • 1.Senarai nama ahli panitia
• 2.Biodata Ahli panitia:- butiran peribadi-
kelulusan- pengalaman mengajar -
kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas
khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri
• 3.Agihan guru mengikut Tingkatan
• 4.Jadual Waktu Peribadi Guru
FAIL 3:MAKLUMAT AHLI PANITIA

10. • 1.Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM)
• 2.Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)
FAIL 4:SURAT MENYURAT

11. • 1.Pengurusan Strategik (5 tahun)
• 2.Senarai Buku Rujukan/Teks
• 3.Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum&
panitia sahaja)
• 4.Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan
• 5.Borang-borang pengurusan (cth: minit curai)
• 6.Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan
• 7.Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan
Mengajar Tahunan/Harian (contoh)
FAIL 5:DOKUMENTASI PANITIA

12. • 1.Pengurusan Headcount (HC1-HC6)
• 2.Post Mortem (PM1-PM2)
• 3.Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU)
• 4.Laporan Analisa Peperiksaan dalaman &
awam
FAIL 6:PENILAIAN & PEPERIKSAAN

13. • 1.Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman
• 2.Koleksi Soalan Peperiksaan Awam
• 3.Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar
FAIL 7:BANK SOALAN

14. • Fail 7 :Penyeliaan dan Pencerapan Guru
• Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota
• Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

15. • Headcount (HC 1 – HC 6)
• Post- Mortem (PM1 & PM2 )
FAIL 10 :Pengurusan Headcount Panitia

16. 1.Fail Mesyuarat Panitia
2. Fail Surat Menyurat Panitia
3. Fail Maklumat Ahli Panitia
4. Fail Dokumentasi Panitia
5. Fail Bank Soalan
6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 – PM3)
7. Fail Pengurusan Headcount
8. Kerja Kursus – Panitia yang berkenaan sahaja
+++++ Tambahan :
9. Fail MBMMBI
10.Fail PLBS / ULBS/ PBS
Sistem Pengurusan Fail Panitia -
STAR

17. • Fail tidak dikemaskini
• Fail tidak terdapat di tempatnya
• Maklumat dalam fail tidak lengkap
• Pengurusan fail yang tidak teratur – berada di
merata tempat
• Fail hanya akan dibuka bila ada
pemantauan ???
ISU

18. Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN.
Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapat dibeli.
Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia
dapat mengubah 99 Sen yang lain menjadi menjadi
RM 1
“Sendirian tidak penting, berkumpulan atau
berpasukan mampu mengubah segala.”
Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi:
1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap?”
Cerita Duit Syiling 1 sen

19. PENUTUP
PENGURUSAN REKOD
PENGURUSAN REKOD
YANG BERKESAN
YANG BERKESAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
AKAN DIIKTIRAFKAN
KERJA-KERJA KITA
KERJA-KERJA KITA
SEPANJANG
SEPANJANG
PERKHIDMATAN
PERKHIDMATAN
TERIMA KASIH
TERIMA KASIH