1. Porady a jejich vedení
Petr Liška

2. I nejjednodušší problém se stane
nevyřešitelným, diskutuje-li se o něm na dostatečném
počtu zasedání.
Murphyho zákon
2

3. Obecný koncept řízení
Cíl
Nápravné
opatření
Kontrola Plán
Úkol
3

4. TROCHA TEORIE
4

5. Typy porad
• Operativní porada
• Výrobní porada
• Manažerská porada
• Řešitelská porada
• Kontrolní porada
• Krizová porada
5

6. Operativní porada
• Odstranění konkrétní překážky
• Svolána v krátkém časovém předstihu
• Výběr účastníků velmi účelový
• Někdy výstup nemívá ani
písemnou podobu.
6

7. Výrobní porada
• Rutinní zajištění bezproblémového chodu
určitého procesu, útvaru nebo činnosti
• Útvarová porada
• Pravidelné intervaly
• Program pevně stanoven
• Buď bez písemného zápisu nebo
má jen informativní charakter.
7

8. Manažerská porada
• Cílem je přijmout rozhodnutí
• Pravidelné intervaly, stejná doba
• Vedoucí pracovníci
• Příprava jak předsedajícího
tak účastníků
• Standardizovaný zápis
8

9. Řešitelská porada
• Cíle:
– Nalezení co nejlepšího řešení závažného problému
– Produkce novách nápadu, myšlenek či podnětů
• Svolávána účelově
• Účastníci z různých míst a úrovní
• Svolávaná v delším předstihu
• Výstupem obsáhlá zpráva
9

10. Kontrolní porada
• Cílem je odhalit odchylky od plánu a
dohodnout nezbytnou korekci
• Svolávány pravidelně
• Důležitá pečlivá příprava
• Účastníci z různých míst
• Výsledkem jsou přijatá opatření
10

11. Krizová porada
• Cílem je přijetí rozhodnutí zamezujících v
krátkodobém horizontu vzniku nebo eskalaci
krize ohrožující cíl organizace.
• Svolávána
– Preventivně v pravidelných intervalech
– Okamžitě po zaregistrování krizových signálů
• Výsledkem jsou krizové plány a programy
11

12. PŘÍNOSY PORAD
12

13. Přínosy porad účastníkovi
• Získání informací
• Odstranění překážek
• Podíl na rozhodování
• Získání zpětné vazby
• Výměna zkušeností
13

14. Přínosy porad předsedajícímu
• Motivování lidí
• Rozvoj týmové práce
• Získání nápadů a námětů
• Získání autority
14

15. Přínosy pro organizaci jako celek
• Zaměření úsilí
• Identifikování problémů
• Systematické řešení problémů
• Lepší koordinace
• Zlepšování klimatu
15

16. CHYBY A NEDOSTATKY PORAD
16

17. Organizační nedostatky
• Nesystematičnost
• Chybějící programy
• Nedělají se zápisy
• Zbytečně obšírné zápisy
• Nepodstatné záležitosti
• Chybějící podklady
17

18. Chyby účastníků
• Pozdní příchody
• Nepřipravenost
• Nekázeň
• Rozvláčné příspěvky
• Vyřizování si účtů
• Vlastní zájmy
18

19. Chyby ve vedení porad
• Zahájení bez úvodu nebo návaznosti
• Tolerování nepřítomných klíčových pracovníků
• Odbíhání od tématu
• Porada jako monolog
• Neefektivní diskuze
• Neřešení konfliktů
• Odkládání nepopulárních rozhodnutí
• Nepřijímání rozhodnutí
• Tolerování vyrušování
• Opakování probraného opozdilcům
• Není dán prostor všem účastníkům
• Chybějící shrnutí
• Frustrující závěr
19

20. PORADY PRAKTICKY
20

21. Osobní zkušenosti
IAESTE
o.s. Kazimírka
21

22. IAESTE
• Manažerská porada 1x týdně
• Porada týmu 1x za 14 dní
• Národní porada 2x ročně
• Mezinárodní porada 2x ročně
22

23. Jak by měla porada vypadat
• Příprava porady
– Sestavení programu
– Místo a čas jednání
– Příprava prezentace
• Zadání úkolů (SMART)
• Diskuse
• Zpětná vazba
23

24. Zásady vedení porady
• Začínejte včas
• Ujistěte se, že všichni znají cíl a program porady
• Určete zapisovatele
• Dodržujte strukturu diskuse
• Přijímejte rozhodnutí
• Shrnujte a zaznamenávejte
• Soustřeďte pozornost účastníků
• Zvládejte agresi a konflikty
• Vtáhněte do aktivní účasti všechny
• Končete včas, celkovým shrnutím a pozitivně
• (Vyhodnocení porady)
24

25. Osobní poznatky
• Nikdy nic není ideální.
– Čas
– Lidé
• Může-li se něco pokazit, pokazí se to.
– Pomůcky
– Plán
25

26. PRŮBĚH PORADY
26

27. Příprava je základ
• Místo a čas
• Lidé
• Pozvánka
• Program
• Materiály
27

28. Program
28

29. Na začátku
• Uvítání
• Zapisovatel
• Cíl porady
• Doba
• Struktura diskuse
• Kontrola bodů z minulé porady
29

30. Pomůcky
• Měřte čas
• Využijte techniku
– Prezentace
– Diagramy
– Harmonogramy
• S technikou to nepřehánějte
– Flipchart
– Whiteboard
30

31. Vyhodnocení
• Zápis
– Info o zápisu
• Úkoly
– Pro pozdější kontrolu
• Další porada
31

32. Dotazy
32

33. Materiály
• Osobní zkušenost
• ŠULEŘ, Oldřích. Jak řídit a vést porady. Praha :
Computer press, 2003. 152 s.
33

34. Děkuji za pozornost
34