1. Norske Landbrukstenester
Kurs i valgkomité-arbeid
Av Ingvild Våg
www.styrekonsult.no
E-post: Ingvild@styrekonsult.no
Tlf. 97 69 67 17

2. Valgkomitéen – organisasjonens
viktigste komité

3. Plassering i organsisasjonen
Medlem-mene
Revisors beretning Års-møtet
Styrets årsberetning
revisor valgkomité styret
Innstiller styremedlemmer til valg

4. Valgkomitémedlem
ønskede egenskaper?

5. Arbeidsmetoden
1. Konstituering og bli kjent med rammene
2. Planlegging av arbeidet over året
3. Informasjonsinnhenting med verktøy for
vurdering og analyse
4. Søke etter den beste kandidaten – innsalg og
intervju
5. Utvelgelse, innstilling og presentasjon
6. Årsmøtet
7. Takling av utfordringer underveis

6. Oppstart
• Konstituering – når?
• Den enkeltes nettverk,
kompetanse, erfaring
• Velge leder – hvis ikke valgt på
årsmøtet
• Velge sekretær
• Gjennomgå instruks for
valgkomiteen
• Få felles forståelse for oppgaven
og mandatet

7. Rammer for arbeidet
• Samvirkeloven
• Vedtektene – finnes
begrensninger?
• Beslutninger gjort i
generalforsamlingen
• Instruks for valgkomitéen
• Instruks for styret
• Instruks for daglig leder

8. Plan for arbeidet
• Årsplan for arbeidet i komitéen
• Møteplan
– Møte med styret
– Møte med daglig leder
– Møte i komitéen
– Stille på medlemsmøter
– Møte med revisor
• Kommunikasjonsplan
– Når, hvor til hvem

9. Møte med styret - formål
• 2-3 ganger pr. år
• Lære om styremedlemmene – fokus områder
• Lære om arbeidsformen
• Lære om saker som er utfordrende
• Hvilken kompetanse som trenges
• Fremtidens utfordringer som fremtidens styre
skal håndtere
• Gjennomgang av styreprotokollene

10. Gruppearbeid
• Hvem er på valg?
• Hvilke begrensninger finnes til nye
kandidater (ref. vedtektene)
• Arbeidsplan for året fastsettes

11. Informasjonsinnhenting
• Kartlegge det totale behovet for
kompetanse i styret
• Kartlegge det enkelte styremedlems
kompetanse
• Kartlegge motivasjon, fremtidstanker
og utviklingssyn hos den enkelte
• Hvem er på valg?
• Stiller de som er på valg sin plass til
disposisjon?

12. Innspill fra strategiplanen
• Hvilke mål har virksomhetens satt
seg for de nærmeste årene?
• Hvilke strategier skal medføre
måloppnåelsen?
• Hvilke utfordringer/hindringer/risikoer
vil måtte håndteres?
• Vil dette kreve ny kompetanse?

13. Verktøy
• Kartleggings-/informasjonsinnhentingsskjema
• Samme skjema for all informasjonsinnhenting
fra:
– Styremedlemmer
– Daglig leder
– Revisor
– Strategiplaner
– Politiske føringer
– Annet

14. Kompetanse
• Myk kompetanse: språk, kulturforståelse, HMS og
internasjonal erfaring
• Faglig kompetanse: strategi, økonomi, finans,
analyse, logistikk, produksjon ,IKT
• Kommunikasjon/nettverk: Mediekunnskap,
politikernettverk, næringsnettverk,
journalistnettverk og gode kommunikasjon- og
skriveegenskaper
• Markedskompetanse: Markedsføring,
kundekontakter, produkt- bransjeinnsikt

15. Matrise for kompetansekartlegging

16. Gruppearbeid 2
• Valgkomiteen skal oppdatere
kompetansekartleggingsskjema og
intervjue styremedlemmer

17. Analyse av kartleggingen
• Hva mangler/for lite av
• Hva har vi overvekt av
• Hva forsvinner med de som er på
valg og eventuelt går ut
• Konklusjon på hva som trenges

18. Kompetansegapet må fylles
• Opplæring/kompetanse-heving
blant dagens
styremedlemmer
• Finne kandidater som
dekker behovet
• Leie inn en konsulent hvis
kompetansebehovet er
kortsiktig og forbigående

19. Kandidatsøk
• Vi vet nå følgende:
– Hvem som er på valg
– Hvem som eventuelt tar gjenvalg
– Om vedtektene stiller spesielle krav til
kandidater – geografi, eierstørrelse,
etc.
– Hvilken kompetanse vi skal lete etter

20. Hvor bør vi lete?
• Blant medlemmene
• Tidligere styremedlemmer?
• I andre organisasjoner
– Søsterorganisasjoner
– Frivillige organisasjoner
– Aksjeselskap
– Politiske verv
• Blant engasjerte personer i media

21. Innsalg av vervet
• Argumentasjonsliste:
– Mulighet til å påvirke
– Gir større nettverk
– Være med på utvikling
– Ny kompetanse, erfaring
– Et trinn på karrierestigen

22. Informasjon til kandidaten
• Kort om virksomheten:
– Muligheter og utfordringer
– Økonomisk situasjon
• Om styrearbeidet:
– Arbeidsmengde, oppgaver, tilleggsoppgaver
– hyppighet i styremøter
– Kompetanse som finnes i styret

23. Vær positiv!
Ikke skrem bort noen !
Still de samme spørsmålene og behandle alle likt

24. Intervjue kandidatene
• Bruk intervjuskjema – likt for alle kandidater
• Skap en god atmosfære
• Få kandidaten til å føle seg beæret og
spesiell
• Forklar hvorfor dere har plukket ut
vedkommende
• Åpne spørsmål – ikke ja/nei
• La kandidaten få tenke gjennom spørsmåla

25. Ønsket informasjon fra intervjuet
• Erfaring – både styrearbeid og ansatt
• Gjennomføringsevne
• Fleksibilitet i forhold til møter, samlinger,
oppdrag
• Habilitet
• Referanser – godkjent av kandidaten
Tilpasset rollen kandidaten er tiltenkt.

26. Gruppearbeid 3
• Intervju av kandidater
• Utfylling av intervjuskjema

27. Slutt for i dag
• Sees i morgen kl. 0900

28. Velge den rette
• Lage en oversikt i matriseform med
kandidatene og deres kompetanse
• Sett sammen ulike alternativer og tenk også
langsiktig
• Kan manglende kompetanse skaffes av et
styremedlem?
• Test av innstillingen i god tid, kan synliggjøre
at nye kandidater må søkes
• Uenighet i komitéen kan oppstå – bruk tid –
flere alternative sammensetninger

29. Når innstillingen er klar
• Endringer blant dagens styremedlemmer i
forhold til tidligere innhentet info?
– Trekker seg/vil bli med videre?
• Sjekk at kandidaten fortsatt vil stille
• Informer om innstillingen og gangen videre
• Informer også de som ikke når opp og ta
godt vare på de til en senere anledning

30. Presentasjon av kandidater
• Lag kort presentasjon av kandidatene –
også eksisterende styremedlemmer for å
vise sammensetningen
– Kompetanse/erfaring/nettverk/etc.
• Bruk kompetansekartleggingsskjema til å
finne argument
• Forbered kandidaten på egenpresentasjon
på årsmøtet

31. Til årsmøtet
• Innstillingen oversendes årsmøtet etter
reglene i vedtektene
• Normalt sammen med årsmøtepapirene
noen uker før årsmøtet
• Sørg for å invitere kandidatene

32. På årsmøtet
• Hele valgkomitéen bør møte – forberedt
• Ivareta kandidatene – spesielt hvis de ikke blir
valgt
• Valgkomitéens leder presenterer:
– Arbeidsform i komitéen, antall møter
– Tilgang til kandidater og engasjement blant
medlemmer
– Andre forhold som er viktig for instillingen
• Innstillingen legges fram – kandidatene reiser seg
og får anledning til å presentere seg raskt selv

33. Valg
• Årsmøtets ordfører styrer valget
• Det kan her komme benkeforslag
• Ta godt vare på de som ikke blir valgt
Jobben er gjort!

34. Utfordringer
• Kandidater som ønsker gjenvalg i strid med
valgkomitéens kartlagte behov
– Ønsker egentlig å fortsette, men tror de ikke blir
valgt
– Ønsker å fortsette, men styret trenger annen
kompetanse/egnethet
– Ønsker å fortsette, men styret trenger fornyelse
Bruk tid til å få forståelse og ikke bitterhet

35. Benkeforslag – ta lærdom
• Hva skjedde og hvorfor?
• Burde valgkomitéen ha forutsett det?
• Er valgkomitéen i utakt?
– Går for fort fram – eller for seint?
– Vil ha endringer/ikke endringer som årsmøtet ikke
er enig i?
– Uro i medlemsmassen, ulike leirer med ulikt syn?
• Fokus på profesjon – ikke person