Untuk memenuhi Evaluasi Akhir Semester MPPL D

1. Dokumen Perencanaan Proyek
Sistem Manajemen Layanan TI
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah (BPAKD)
Disusun Oleh :
Ivanda ZeviAmalia (05111640000041)
Kelas :
Manajemen Proyek PerangkatLunak (D)
Departemen Infomatika
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
2019

2. 1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah atau BPKAD adalah
lembaga di tingkat Provinsi yang diamanatkan oleh undang-undang untuk
mengelola keuangan dan aset daerah. Dalam menjalankan tugas dan
kewenangannya, para staff pegawai melakukan kegiatan pekerjaan dengan
menggunakan bantuan perangkat TI.
Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah
perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ratusan. Banyak kendala
yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi
antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun
keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut
ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan
perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala
mempunyai keterbatasan.
Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul
terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan
waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan
berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan
kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah
sistemlayanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan
kendala.
1.2 Maksud dan Sasaran
Maksud pengembangan Sistem Manajemen Layanan TI ini adalah untuk
mempermudah proses penanganan kendala dan gangguan yang nantinya akan
mampu :
a. Mencatat semua kendala dan gangguan yang muncul.
b. Menyimpan histori kendala dan gangguan yang sudah terselesaikan.
c. Meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan
kendala.
d. Mempermudah proses pengaduan kendala dan gangguan yang muncul.
Sasaran yang ingin dicapai dari kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI ini adalah :
a. Kemudahan dalam proses penanganan kendala dan gangguan yang
muncul.
b. Meningkatnya efisiensi proses pengaduan kendala dan gangguan yang
muncul.
c. Kemudahan dalammelakukan pemeliharaan perangkat TI.

3. 1.3 Hasil Akhir yang Diharapkan
Implementasi Sistem Manajemen Layanan TI akan menghasilkan peningkatan
efektifitas dalam pemeliharan perangkat TI yang ada. Seluruh kendala dan
gangguan yang ada akan dicatat dan disimpan dengan baik dalam sebuah
database. Baik kendala dan gangguan yang sudah terselesaikan maupun yang
baru muncul akan disimpan datanya sehinggaketikaterdapat sebuah kendala dan
gangguan yang sudah pernah muncul sebelumnya dapat dengan mudah
terselesaikan. Bagi pegawai yang mengalami kendala dan gangguan juga akan
lebih mudah dalam melaporkan kendala dan gangguan yang mereka alami,
sehingga akan lebih cepat dalam proses penanganannya.
1.4 Waktu Pelaksanaan Kegiatan
Kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan kegiatan pengembangan Sistem
Manajemen Layanan TI adalah 120 hari (4 bulan).
2. Ruang Lingkup Proyek
Ruang lingkup kegiatan pengembangan Sistem Manajemen Layanan TI yang harus
dilaksanakan oleh Development Team adalah sebagai berikut :
2.1 Tahapan Pelaksanaan
a) Initiating Process
Tahap ini merupakan kumpulan proses yang mendefinisikan proyek. Pada tahap
ini proses yang harus dilakukan adalah melakukan perancangan dan beberapa
persiapan untuk di eksekusi yang berisi beberapa kegiatan, antara lain :
1) Elisitasi kebutuhan
2) Analisis kebutuhan
3) Prioritisasi kebutuhan
4) Verifikasi kebutuhan
b) Planning Process
Tahap ini merupakan kumpulan proses yang bertujuan untuk membangun
keseluruhan scope. Pada tahap ini proses yang harus dilakukan adalah merancang
semua keperluan yang sudah di dapatkan dari tahap 1 yang berisi beberapa
kegiatan, antara lain :
1) Desain arsitektur sistem
2) Desain database
3) Desain interface
4) Desain jaringan
c) Executing Process
Tahap ini merupakan kumpulan proses yang mendefinisikan /
mengimplementasikan rencana proyek untuk memenuhi spesifikasi yang ada.
Pada tahap ini proses yang harus dilakukan adalah melakukan implementasi dari

4. hasil desain sistem yang sudah di dapat pada tahap 2 yang berisi beberapa
kegiatan, antara lain :
1) Implementasi arsitektur sistem
2) Implementasi database
3) Implementasi interface
4) Implementasi jaringan
5) Integrasi modul
d) Monitoring and Controlling
Tahap ini merupakan kumpulan proses yang diperlukan untuk memantau
performa dari suatu proyek. Pada proyek di atas pada tahap ini proses yang harus
dilakukan antara lain :
1) Melakukan uji coba fungsionalitas sistem
2) Melakukan uji coba integritas sistem
3) Melakukan instalasi dan konfigurasi sistem
4) Melakukan maintenance sistem
5) Memberikan pelatihan bagi calon pengguna sistem
e) Closing Process
Tahap ini merupakan kumpulan proses yang menandakan bahwa semua aktivitas
proyek telah selesai dikerjakan. Pada proyek di atas pada tahap ini proses yang
harus dilakukan adalah :
1) Penyusunan dokumentasi sistem
2) Penyerahan semua dokumen, program, dan hak kepemilikan dari sistem
2.2 Spesifikasi Teknis
a) Database
Sebagai penyimpanan data pegawai dapat menggunakan aplikasi database
yang tersedia yaitu SQL Server 2000, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS
open source yang cepat, ringan dan mampu menampung data dalam jumlah
besar.
b) Sistem
• Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser
berbasis desktop.
• Menggunakan bahasa pemograman minimal PHP 5.3.
• Menggunakan web framework yang mengadopsi fitur namespace,template
engine, unit test, schema builder, database migrations, RESTful controller,
dan dependency injection.
• Menggunakan CSS framework yang mengadopsi responsive design.
• Memiliki fungsi export data ke Microsoft Excel, Microsoft Word dan PDF.
c) Jaringan

5. Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server yang
mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat yang bersamaan.
d) Keamanan
1) Autentifikasi user
Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya user-user
tertentu yang dapat mengakses data sesuai dengan kebutuhan user. Oleh
karena itu diperlukan tools untuk management user.
2) Previllege User
Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka
diperlukan adanya previllege user untuk mengatur hak akses dan
kewenangan masing-masing user.
3) Backup/Restore
Karena pentingnya nilai data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi
harus dapat menyediakan fasilitas untuk melakukan backup / restore
database, sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian buruk admin dapat
melakukan backup / restore data dengan mudah.
4) User Log
Karena aplikasi bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan perlu
adanya user log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam
penggunaan aplikasi.
2.3 Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan pengguna terhadap sistem yang akan
dilakukan, didapatkan tabulasi kebutuhan sistemsebagai berikut :
No Bagian Kebutuhan Sistem
1 Staff Pegawai BPAKD
(User)
a) Mengajukan kendala dan gangguan yang
dialami

6. b) Melihat status kendala dan gangguan yang
diajukan (Waiting, Process, atau Finish)
c) Melihat riwayat pelaporan dan penanganan
kendala dan gangguan yang muncul
2 Biro TI BPAKD
(Administrator)
a) Melihat daftar kendala dan gangguan yang
muncul
b) Merubah status pelaporan kendala dan
gangguan yang diajukan (Waiting, Process,
atau Finish)
c) Mengunduh file rekap data pelaporan
keluhan
2.4 Metodologi
Metodologi-metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan Sistem
Informasi Manajemen Layanan TI ini adalah metodologi yang mampu mendukung
pengembangan berskala cepat yang sesuai dengan standarisasi dalam System
Development Life Cycle (SDLC). Alasan utama digunakannya metodologi tersebut
dikarenakan alokasi waktu yang disediakan untuk kegiatan relatif singkat.
Diharapkan dengan menggunakan metodologi tersebut maka proses
pengembangan Sistem Informasi Manajemen Layanan TI dapat terlaksana dengan
baik dan sesuaidengan waktu dan anggaran yang disediakan. Selain itu metodologi-
metodologi pengembangan berskalacepat jugamemiliki proses kontrol yang cukup
baik karena metodologi ini dijalankan dengan melibatkan peran serta user secara
aktif sehingga dapat mengurangi kesalahan dan kegagalan implementasi.
2.5 Jangka Waktu Pelaksanaan
Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan
menyelesaikan kegiatan pembuatan sistemini adalah selama 120 hari kerja atau 4
(empat) bulan dengan rincian sebagai berikut :
Kegiatan
Mei Juni Juli Agustus September
III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II
Initiating Process
Planning Process
Executing Process
Monitoring and
Controlling
Closing Process
Untuk melihat detail dari timeline pengerjaan dapat dilihat pada bab lampiran.

7. 3. Serahan Pekerjaan
Serahan pekerjaan yang diharapkan dari kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI adalah sebagai berikut :
a) Laporan Kemajuan Pekerjaan yang terdiri atas :
1) Laporan pendahuluan yang berisikan perencanaan penyelesaian pekerjaan,
jadwal kerja, metodologi yang digunakan, tools yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan, analisa awal terhadap lingkup pekerjaan.
2) Laporan antara yang berisikan kemajuan pekerjaan kegiatan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Layanan TI.
3) Laporan akhir yang berisikan hasil akhir dari pekerjaan kegiatan pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Layanan TI.
b) Aplikasi
Aplikasi ini diberikan dalam bentuk sebuah website yang sudah di luncurkan dengan
link yang akan diberikan nanti.
c) Program
Program akan dibutuhkan untuk tahap pengembangan aplikasi, sehingga ketika IT
support ingin melakukan pengembangan atau perubahan pada aplikasi dapat
dilakukan dengan lebih mudah.
d) Dokumentasi Sistem
1) Manual untuk administrator yang akan memudahkan administrator untuk
melakukan maintenance.
2) Manual untuk pengguna yang akan memudahkan pengguna dalam penggunaan
aplikasi.
e) Migrasi Data
Migrasi data diperlukan agar data baru yang diintegrasikan ke sistem tidak merusak
data lama.
f) Pelatihan, Pendampingan, dan Pemeliharaan Aplikasi
Poin ini ditujukan agar pengguna memiliki pengetahuan terhadap sistembeserta cara
penggunaannya.
g) Hak Kepemilikan
Seluruh dokumentasi dan aplikasidalambentuk filedan seala properti intelektual lain
yang dihasilkanpadakegiatan pengembangan sistembaikhardcopy maupun softcopy
semua akan menjadi hak milik klien.
4. Tenaga Ahli dan Pendukung
4.1 Kebutuhan Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga ahli dengan kualifikasi
dan jumlah sebagai berikut :
i. Project Manager, berpendidikan minimal S-2 bidang TI atau Managemen,
memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman

8. sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1
orang.
ii. Team Leader, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, memiliki pengalaman
sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1
orang.
iii. System Analyst, berpendidikan minimal S-2 Bidang TI, berpengalaman
minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, memiliki sertifikat
keahlian bidang system development, sebanyak 1 orang
iv. Database Administrator, berpendidikan minimal S-2 bidang TI, yang
memiliki pengalaman minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat
referensi, memiliki sertifikat keahlian bidang database, sebanyak 1 orang.
v. Programmer, berpendidikan minimal S-1 jurusan Ilmu Komputer atau
Teknik Informatika, memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, menguasai framework dan memiliki
sertifikat keahlian dibidang pemrograman, sebanyak 2 orang.
vi. Web Designer, berpendidikan minimal S-1 jurusan Ilmu Komputer atau
Teknik Informatika, memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun yang
dibuktikan dengan surat referensi, menguasai framework dan memiliki
sertifikat keahlian dibidang pemrograman, sebanyak 1 orang.
b. Tenaga Pendukung
Dalam melaksanakan kegiatan ini, dibutuhkan tenaga pendukung dengan
kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika,
sebanyak 1 orang.
ii. Tenaga dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan, sebanyak
1 orang.
4.2 Tugas Pokok Tenaga Ahli dan Pendukung
a. Tenaga Ahli
i. Project Manager.
Bertugas untuk mengawasi jalannya proyek dan pengambil keputusan
dalam lingkup proyek.
ii. Team Leader
Bertugas untuk memimpin dalam tim proyek dan bertanggung jawab atas
koordinasi tim.
iii. System Analyst
Bertugas menganalisis kebutuhan agar fitur yang akan diberikan dapat
sesuai dengan kebutuhan yang ada.
iv. Database Administrator
Bertugas menyusun struktur database dan query database yang diperlukan
agar dapat sesuai dengan kebutuhan.
v. Programmer
Bertugas untuk mengimplementasikan program, mulai dari mendefinisikan
kebutuhan hingga melakukan pengujian program.

9. vi. Web Designer
Bertugas untuk mengimplementasikan desain interface yang sudah di
rencanakan.
b. Tenaga Pendukung
i. Technical Support
Bertugas untuk memberikan dukungan teknis dalammembantu user untuk
mengoperasikan sistem.
ii. Tenaga dokumentasi
Bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek.
5. Pembiayaan
Kegiatan ini diperkirakan akan membutuhkan biaya sebesar Rp 500.000.000,00 (Lima
Ratus Juta Rupiah) yang bersumber dari dana pribadi lembaga terkait.
6. Penutup
Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada kegiatan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Layanan TI ini disusun sebagai pedoman pelaksanaan proyek.

10. 7. Lampiran
7.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
a) Organization Breakdown Structure (OBS)
b) Work Breakdown Structue (WBS)

11. 7.2 Manajemen Biaya
a) Perencanaan Biaya
b) Estimasi Biaya

12. c) Cost Budgeting
d) Cost Controlling

13. 7.3 Manajemen Waktu
a) Project Schedule
Project dimulai dari tanggal 14 Mei – 16 September 2019 (120 hari kerja).
Berikut paparannya :
Mei 2019
Juni 2019

14. Juli 2019
Agustus 2019

15. September 2019