Dokumen tersebut membahas langkah-langkah penting dalam manajemen arsip elektronik seperti menginformasikan dan melatih staf, mengkonversi sistem arsip yang ada, membuat rencana tanggap bencana, mereview fasilitas penyimpanan, dan membuat prosedur kontrol intelektual terhadap arsip. Dokumen tersebut juga menyoroti pentingnya sosialisasi penggunaan arsip elektronik dan contoh website kampus yang telah memiliki

1. Manajemen
Arsip Elektronik
By:
Meylina Indah Sari Purba
Nindi Dewi Oriza Syativa

2. Menginformasi, memilih dan melatih staff kampus
sebagai pengelola arsip dan mengadakan help desk
atau fasilitas pendukung lainnya untuk membimbing
pengguna
mengkoversi sistem yang ada (tergantung pada strategi
konversi), termasuk arsip-arsip vital; dan membuat program
untuk penilaian dan penyusutan yang berkelanjutan (misalnya
memusnahkan atau menyerahkan arsip sesuai dengan JRA);
menyiapkan dan mengedarkan laporan kemajuan
kepada pada staf; dan menyiapkan laporan
kemajuan secara berkala untuk manajemen.
membuat dan mengetes rencana tanggap bencana
(disaster response plan); dan mengetes setiap sistem
atau proses.
mereview fasilitas-fasilitas penyimpanan untuk arsip-arsip
fisik, dan media penyimpanan untuk arsip elektronik; serta
menyurvei lokasi arsip fisik saat ini ada, mentransfer metadata
yang penting ke sistem pengelolaan arsip,
membuat prosedur untuk kontrol intelektual terhadap
arsip (misalnya menggunakan standar metadata dan
thesaurus); dan menetapkan hak akses terhadap arsip
sesuai dengan tipe dan level keamanan;
Langkah-langkah

3. PentingnyaSosialisasi
• Sangat pentingnya melakukan sosialisasi kepada
mahasiswa mengenai penggunaan arsip elektronik
ini. Karena arsip menjadi salah satu aset yang
berharga sehingga arsip perlu dikelola dengan baik
dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
• Sosialisasi ini dapat berupa seminar, video singkat,
melalui banner dan melalui media komunikasi
lainnya

4. InformasiyangdiTampilkan
Website kampus Stanford telah memiliki
fasilitas yang lengkap untuk menunjang
kegiatan administrasi kampus dan telah
memiliki Eletronic Record management
yang baik

5. Thank you