Управление графиками работы и учет рабочего времени "полевых" сотрудников.

1. Управление графиками работы и учет рабочего времени
«полевых» сотрудников

2. Предпосылки
 В вашей компании работает большое количество
территориально-распределенных сотрудников?
 Ваши сотрудники работают по разным графикам работы?
 Необходимо вносить изменения и корректировки в графики?
 Ваши сотрудники представляют различные продукты или
услуги, проходят разные тренинги, которые назначаются
разными тренерами в разное время и это их необходимо
как-то совместить?
2
Если вы ответили «ДА»
хотя бы на один вопрос,
то вы наверняка сталкиваетесь с большими временными
затратами на формирование и согласование графиков с
информацией о рабочих сменах и с отсутствием полной и
достоверной информации по сводным графикам.

3. Сферы применения решения
Система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, мерчендайзерами,
консультантами и продавцами, работающими распределено в розничных сетях и предлагающих
товары/услуги своих компаний.
Возможные сферы применения:
Для косметической области, где консультанты,
промоутеры помогают покупателям подобрать косметику
Для банков, где армии экспертов продают кредиты,
страхование и другие финансовые услуги в рознице
Для алкогольной промышленности, где
консультанты/сомелье консультируют покупателей по
продукции
Для компаний из табачной отрасли, где промоутеры
помогают определиться с выбором марки сигарет
Для фармацевтической отрасли, где медицинские
представители продвигают свои товары для аптек и врачей

4. Система автоматического формирования графиков и учета
рабочего времени «полевых» сотрудников решает
следующие задачи:
Автоматическое формирование общего сводного графика,
учитывающего индивидуальные графики работы сотрудников
Получение актуальной информации о загруженности
торговых точек
Учет плановых и фактических показателей загрузки персонала
Управление распределением персонала по торговым точкам
Своевременное информирование сотрудников об
изменениях в графиках работы (уведомления по электронной
почте)
Формирование отчетности для передачи контрагентам
Решаемые задачи
4

5. Система автоматического формирования графиков и учета рабочего
времени сотрудников создана на платформе Microsoft SharePoint 2013 как
наиболее функциональной платформе для реализации подобных задач.
О решении
Сводный график
работы сотрудников

6. Составляющие системы
Благодаря системе автоматически
формируется план, а по результатам
работы за месяц рассчитываются
фактические показатели.
На основе данных формируется отчет,
который отправляется контрагентам
(торговые сети).
Единая база данных о консультантах
Для каждого консультанта создается персональная
карточка. Доступ ко всем персональным данным
разграничен правами доступа
Построение графиков работы
Система учитывает разные варианты графиков, в том
числе и индивидуальные. В процессе координатор
может вносить свои корректировки
Управление информацией
Через различные фильтры можно посмотреть
интересующую информацию: по консультанту, по
подразделению, по дню недели, по торговой точке и
т.д. Функции редактирования
Автоматизированное согласование
После согласования и всех необходимых утверждений,
система отправляет консультантам уведомления
Управление расписанием тренингов
Формирование расписания обучения с учетом рабочих
графиков. Аттестация сотрудников

7. Составляющие системы, роли
Консультант
или аниматор
Супервайзер
управляет аниматорами,
формирует отчеты о загрузке
точек
Региональный
директор
управляет активностями в
торговых точках и
утверждает сводный график
консультантов
Администратор
системы
назначает роли пользователям.
создает и корректирует
справочники.
В системе настроена работа со
списками:
oПользователи
oКонсультанты
oТорговые точки
oРегионы
oСекторы
oМарки
oСобытия
oАктивности для точек
oАгентство
Все данные загружаются из MS Excel в
таблицы и поля системы. Можно загружать
данные и вручную пользователями.

8. Преимущества системы
// Наглядность
отображения информации
через использование разных
цветов
// Интерактивность:
внесение изменений и
получение
подтверждений/одобрение
в режиме онлайн
// Быстрота
согласования графиков
работы позволяет избегать
коллизий, возникающих в
случае изменений и
добавления в них новых
событий
// Точность учета
рабочего времени,
обеспечивающее
прозрачность всех
финансовых расчетов
оплаты труда
// Обеспеченность
торговых точек -
информация в режиме
онлайн о наличии
необходимого количества
консультантов на точке
// Быстрое
получение различной
отчётности для руководства,
пользователей системы и
контрагентов

9. Потенциал системы
Развитие функционала построения
отчетности – добавление собственных
шаблонов для упрощения работы
менеджеров с системой
Управление планом продаж (план/факт)
Расчет бонусов и компенсаций для
консультантов
Управление мероприятиями по
обучению. Отображение результатов
аттестации в карточке консультанта, что
будет влиять на его бонусы
Формирование отчетности о результатах
продаж по каждому консультанту и
торговой точке
Добавление и управление
мотивационными программами для
полевого персонала

10. Описание ситуации:
Более 800 консультантов и торговых представителей
(аниматоров) с разными графиками работают на
разных территориях и представляют различные
продукты, проходят различные тренинги, которые
назначаются в различное время разными тренерами
Большие временные затраты на формирование и
согласование графиков с информацией о рабочих
сменах. Появление изменений еще больше
затрудняло этот процесс
Отсутствие полной и актуальной информации по
общему, сводному графику
Пример проекта в Лореаль
10

11. Цели проекта
 Формирование индивидуальных графиков работы и распределение консультантов и
аниматоров по торговым точкам
 Формирование отчетности об обеспеченности торговых точек онлайн
 Быстрое формирование единого графика с учетом
всей имеющейся информации о консультантах,
загруженности точек и расписания тренингов
 Удобный доступ к единой базе консультантов и
промоутеров

12. Система организации и контроля работы консультантов
и аниматоров позволила добиться следующих
результатов:
Формирование индивидуальных графиков, сведение их в
единый
Управление обеспечением торговых точек
Учет плановых и фактических показателей загрузки
консультантов
Получение актуальной информации о загруженности
торговых точек и сотрудниках
Своевременное информирование консультантов об
изменениях в графиках работы (рассылка по электронной
почте)
Формирование отчетности для предоставления
контрагентам (в торговые сети)
Результаты
12

13. Почему TerraLink?
Более 25 лет успешной
работы на Российском
рынке
Золотой партнер
Microsoft c рядом
подтвержденных
компетенций
Большая экспертиза и
опыт внедрения
масштабных и
технически сложных
решений
Опыт успешной
реализации целого ряда
других проектов для
L’Oréal

14. Спасибо за внимание!
LokhtinaO@terralink.ru
+7 (495) 721-17-21
Ольга Лохтина
Директор по развитию портальных
решений