Materi Otomatisasi dan Tata Kelola Sarana dan Prasaran

1. TATA RUANG KANTOR
Pengertian Tata Ruang Kantor
 Menurut Quible (2002), Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mapu memberikan
kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang
mendalam bagi si pegawai.
 Menurut Littlefield dan Peterson (1956),layout merupakan penyusunan perabotan dan perlengkapan kantor
pada luas lantai yang tersedia.
Menurut Terry (1966),layout sebagai proses penentuan kebutuhan akan ruang dan an tentang penggunaan ruangan
secara terperinci guna menyiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu untuk
pelaksanaan kerja perkantorandengan biaya yang layak.
Layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif
b. mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
c. memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan
d. menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada
e. meningkatkan produktivitas kerja pegawai
f. mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
Lebih lanjut, Gustafsson (2002) menyarankan bahwa dalam perencanaan layout organisasi seharusnya
memperhatikan tren pekerjaan di masa depan, yaitu :
 Pekerjaan berbasis tim (work-based teams).Dewasa ini penggunaan tim menjadi andalan organisasi dalam
beradaptasi dengan lingkungan yang berubah secara dinamis.Dengan karakter utama yang dinamis,kantor
berkonsep terbuka dan pengoptimalan penggunaan ruang rapat harus dipertimbangkan oleh organisasi
dalam perencanaan layout.
 Telecommuting.Meningkatnya tren pegawai yang melaksanakan pekerjaannya di rumah atau tempat yang
bukan kantor “formal”. Walaupun kebutuhan akan ruanga kantor dapat diminimalisir, namu n perlu
dipertimbangkan di mana pegawai yang dimaksud pada saat akan menghabiskan waktunya di kantor
karena atasan sedang mengajak rapat mingguan atau bulanan. Jadi ruangan bersama yang dapat dibagi
dengan telecommuter harus tetap disediakan.
 Hoteling. Semakin banyaknya pegawai yang tiap hari berada di lapagan (terutama divisi penjualan)
membutuhkan ruangan kantor yang optimal, karena hanya pada saat tertentu mereka datang dan
membutuhkan ruangan.
2. Manfaat Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan
dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan– keuntungan sebagai berikut :
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan bolak-balik yang seharusnya
tidak perlu.
b. Menjamin kelancaraan proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu lantai tertentu dapat dipergunakan untuk
keperluan yang sebanyak–banyaknya.
d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang dicapai. Tujuan itu merupakan pula syarat
yang seharusnya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik. Tujuan yang seharusnya dijadika n pedoman
ialah :
a. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin
b. Rangkaian aktivitas tata susaha dapat mengalir secara lancar
c. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan
d. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara
e. Pegawasan terhadappekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
f. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi
g. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu–waktu
diperlukan

2. Geoffry dan Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi
suatu kantor ialah :
a. Persyaratan peratutan perundang–undangnya dipenuhi
b. Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar
c. Pelayanan–pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon dan lain–lain
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
e. Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja f. Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap
kelompok kerja dipelihara
f. Komunikasi dan arus kerja diperlancar
g. Lalu lintas para petugas tata usaha diantara meja dan almari arsip dipisahkan
h. Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan
i. Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu
3. Asas Tata Ruang Kantor
Richard Muthler mengemukakan 6 asas mengenai pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walau asas asas
diperuntukkan bagi tempatkerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang,namun dengan penyesuaian seperlunya
dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor. Beberapa asas itu diantaranya ialah :
a. Asas mengenai jarak terpendek Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah
yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang terpendek–pendeknya. Dalam
hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menetapkan alat–
alat hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin.
b. Asas mengenai rangkaian kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, tata ruang yang baik adalah yang
menempatkan para pegawai dan alat–alatkantor menurutrangkaian yang sejalan dengan urut–urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan bagian dari asas mengenai jarak terpendek. Menurut asas ini
suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada
gerakan mundur atau menyilang.Hal ini berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang
terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis
bersiku atau lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.
c. Asas mengenai penggunaan segenap ruang Suatu tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya
semua ruang yang ada.Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar).Melainkan juga ruang yang
vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi di mana mungkin tidak ada ruagn yagn dibiarkan tidak terpakai
d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak mengabaikan hal–hal khusus, suatu tata ruang
yang terbaik ialah yang dapatdiubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya
yang sangat besar.
4. Macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu :
1. Tata ruang kantor terpisah / tertutup Susunan ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan yang
dibagi-bagi karena keadaan gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disegaja dibauat pemisah
buatan.
Contoh Ruang Kantor Tertutup

3. Keuntungan tata ruang kantor tertutup adalah:
a. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
b. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
c. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat atau
pimpinan.
d. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikutbertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor tertutup :
a. Komunikasi langsung anatar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi
menjadi berkurang.
b. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya
peralatan lainnya.
c. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
d. Mempersulit pengawasan.
e. Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata ruang kantor yang terbuka
Adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan
tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat
Contoh Ruang Kantor Terbuka :
Konsep Kantor Terbuka Salah satu keputusan strategis yang perlu diambil perusahaan dalam mend esain layout
perkantoran adalah apakah menggunakan konsep kantor konvensional atau konsep kantor terbuka atau
menggabungkan keduanya.Konsep kantor konvensional banyak menggunakan dinding permanentyang secara tidak
langsung merefleksikan struktur organisasi yang digunakan, yaitu birokrasi.
Sedangkan konsep kantor terbuka menurutQuible (2001) lebih mendasarkan pada konsistensi konsistensi hubungan
antara tugas dan tanggung jawab pegawai dengan ruang kantor itu sendiri. Desain layout ini juga membantu
memenuhi kebutuhan masing-masing pegawai berkaitan dengan tugas yang harus dilakukan, alat, peralatan yang
diperlukan dengan lingkungan fisik kantor yang mendukung tugasnya.
Kepopulerannya sebagian besar didasarkan pada efisiensinya dalam melakukan perubahan layout, walaupun
masalah privasi dan gangguan suara yang didapat pegawai ketika membutuhkan ketenangan dalam bekerja juga
perlu mendapat perhatian.
Menurut Quible (2001), ada beberapa factor yang perlu diperhatikan dalam penggunaan konsep ini :
a. Penggunaan dinding permanent yang minim
b. Penempatan masing-masing unitkerja yang akan meminimalisir terjadinya work backlogs ataupun crisscrossing
pekerjaan
c. Memberikan perhatian khusus terhadap akustik dan gangguan suara guna menciptakan lingkungan kerja yang
nyaman.
Kualitas akustik dapat dianggap baik apabila dalam jarak 15 kaki dari sumber suara tidak mengganggu pegawai
lainnya.
d. AC dan kotrol kelembaban yang terpusat akan mudah dikendalikan.
e. Pola warna dan pengaturan furniture yang tepat akan menjadikan lingkungan kerja kondusif bagi pegawai.
Penggunaan panel maupun meja kursi yang portable akan menyediakan privasi dan menambah estetika area
tersebut.

4. Keefektivitasan Tata Ruang Kantor Terbuka :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai
2. lebih memudahkan hubungan antar para pegawai
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan perubahan udara
4. Jika terjadi penambahan pegawai/perabot kantor, tata ruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
Kelebihan dan kekurangan MenurutQuible (2001),beberapa kelebihan konsep ini antara lain :
1. biaya perubahan layout sangat murah dibandingkan konsep konvensional.
2. biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan konsep konvensional.
3. pengurangan jumlah dinding permanent dan kantor private meningkatkan penggunaan ruang yang tersedia. 4.
meningkatkan produktivitas melalui efisiensi arus kerja,meningkatkan komunikasi,meningkatkan moral, keterlibatan
emosional pegawai, serta meningkatkan kenyamanan mereka.
5. menghemat energi
Kelemahannya konsep ini antara lain :
1. Kurang tersedianya privasi dalam ruang kantor
2. Ketidaksesuaian dengan struktur organisasi yang birokratis atau kultur budaya yang cenderung otokratis 3.Kurang
efektif bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.
3. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped offices)
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor
berhias ini mengusahakan agar lingkungan bener-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan
ekonomis dalam pemanfaatan ruangan. Dalam melakukan penetuan tata letak kantor diperlukan sebuah
perencanaan. Perencanaan ini sangat penting karena akan mempengaruhi seluruh tahapan berikutnya. Dan yang
jauh lebih penting lagi adalah apakah layoutmembuatkerja berlangsung secara efektif dan efisien. Sebagian besar
tahapan ini adalah untuk menilai apa yang dibutuhkan oleh organisasi melalui proses pengumpulan informas i,
kemudian ditransformasikan dalam bentuk gambar dan akhirnya ke dalam bentuk layout yang aktual. Menurut Quible
(2001), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan, antara lain :
a. Tugas pegawai. Jenis tugas dan tingkat otonomi yang dimiliki pegawai akan mempengaruhi penggunaan jenis
fasilitas kantor yang dibutuhkan guna pengoptimalan kinerja mereka. Namun mengingat lingkungan yang selalu
berubah hendaknya perencanaan layoutjuga mempertimbangkan faktor fleksibilitas sehingga layout mudah diubah
sesuai dengan kebutuhan organisasi dalam beradaptasi dengan lingkungan.
b. Arus kerja. Analisis arus kerja (work-flow) dengan mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara
horizontal atau vertical terutama sangat diperlukan dalam perancangan layout. Menurut Gie (2000), Arus kerja yang
efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan pola garis lurus informasi,sehingga akan mengeliminasi
backtracking maupun crisscrossing pekerjaan.
c. Bagan organisasi.Ketika arus kerja berlangsung secara vertical,bagan organisasi akan menggambarkan rentang
wewenang masing-masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi hubungan kerja antar pegawai
dilevel yang sama dan membantu dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit kerja.
d. Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang.Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika perusahaan
akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa depan.
e. Jaringan komunikasi. Analisis bentuk interaksi maupun media yang digunakan untuk be rkomunikasi yang
dilakukan oleh pegawai maupun departemen sangat membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi
frekuensi hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruanganya.
f. Departemen dalam organisasi.Banyak perusahaan mengelola kantornya bedasarkan fungsi,terutama departemen
yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja yang biasanya ditetapkan berdasarkan arus kerja
diantara mereka.
g. Kantor publik dan privat. Pada masa lalu penggunaan kantor private akan menunjukkan prestisse dan status suatu
perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun, pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada
pemakaian kantor bersama, karena biaya pengoperasian kantor lebih murah.
h. Kebutuhan ruang. Beberapa faktor yang dapar menjelaskan ruangan minimum yang dibutuhkan oleh pegawai
adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang
lebih besar dibandingkan yang tidak.
i. Pertimbangan keamanan. Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai dari satu
area ke area yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat pegawai bergerak secara mudah tanpa
terhambat.
j. Pembiayaan ruang perkantoran.

5. Faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor :
1. Cahaya. Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepatakan menambah efesiensi kerja para
pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas
lelah. Banyak ketidak beresan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yang buruk, misalnya ruang terlampau
gelap atau pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan. Cahaya yang abadi / permanen ialah
matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu. Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6-7,5
meter dalam ruangan. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengatur penerangan dalam suatu
kantor.
Cahaya penerangan buatan manusia terbagi 4 yaitu
a. Cahaya langsung seperti lampu-lampu
b. Cahaya setengah langsung biasanya dibuat penopang lampu dengan kaca
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung. penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung karena akan memelihara
kesejukan mata. Untuk membantu perusahan memasang sistem penerangan yang efektif, menurut Borden dan
Diemer (2001), ada parameter yang dapat digunakan mengukur efktivitas pencahayaan di kantor:
o Visibilitty Pegawai harus dapat melihat dengan nyaman dan jelas
o Fokus Pencahayaan harus dapatmembuatpegawai memusatkan perhatiannya dalam melaks anakan tugas yang
diembennya dengan membuat pegawai memusatkan perhatiannya dalam melaksanakan tugas yang diembannya
dengan membuatterang tempatkerja utama pegawai, di sisi lain menguragi intesitas cahaya pada area yang tidak
berhubungan dengan pekerjaannya. Pengaturan ini diharapkan dapat menjadikan pegawai lebih fokus pada
pekerjaannya.
o Image Bagaimana mevisualisasikan sebuah temapt kerja di benak karyawan secara tepat? Kita dapat
membedakan pengaturan cahaya di kantor perusahan besar dengan kantor yang menempati ruko, atau tempat kerja
direktur dengan tempat kerja supervisor. Dengan intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi
pegawai.
Beberapa saran dari Donovan-Wringht (2002) akan membantu dalam mendesain sistem pencahayaan pada area
sekitar layar monitor, antara lain:
1. Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahya alami mengenai layar monitor.
2. Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya myang mengenai layar monitor
dianggap terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau pegawai akan menyesuaikannya dengan mengeser layar
monitor.
3. Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau.
4. Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.
5. Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan memaskimalkan jumlah cahaya tidak
langsung pada area komputer.
6. Menggunakan layar datar (misalnya: LCD) dari layar cembung.
2. Warna
Bersama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efisiensi kerja pegawai.
Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding
ruang dan alat alat lainnya, kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara . Selain itu, warna
yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan. Menurut ahli ada 3
warna pokok yaitu:merah, kuning dan biru.
a. Merah yaitu menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapat menimbulkan emosi
b. Kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, dapat menimbulkan
perasaan riang gembira
c. Biru yaitu menggambarkan kelembutan langit dan samudra, menyejukkan, keleluasaan, dan ketentraman.
Pengaruh warna biru dapatmengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penelitian
warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu : 88% warna putih 88% campuran warna
putih dan hijau 83 % warna abu-abu 81 % warna gading Warna yang tepat untuk suatu kantor tergantung
pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor yang bersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan
ketenangan sebaiknya dipakai warna biru pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas
diperlukan warna putih.
3. Udara. Manfaat pemasangan sistem yang dapatmenjaga kondisi udara yang baik dan stabil akan lebih berharga
dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan.Apabila tingkatkenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas
mereka akan dapatditingkatkan dan efesiensi dapatdimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada
beberapa kasusu kesehatn pegawai diharapakan membaik,sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan
dapat diminimalkan . Udara untuk AC di ruangan kantor biasanya dipakai 270 C, usaha-usaha yang dibuat yaitu :

6. a. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c. Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4. Suara
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai,hendaknya dipaerhatikan letak alat
alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankan dalam kamar yang memakai alat gaduh ialah pada langit langit atau
dindingnya dipakai lapisan penyerap suara.Lapisan ini seperti karton tebal dan permukaannya lobang–lobang. Cara
lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.