Har du svært ved at få jeres Kanban board til at fungere som det kraftfulde samarbejdsværktøj, som du havde forventet? Har I svært ved at få jeres Scrum board til at være en aktiv del af jeres daglige stand-up møder? Har dit team svært ved at få jeres opgaver til at passe ind i jeres opgavetavle? Eller har I svært ved at tage hul på at synliggøre jeres arbejdes kringlede processer i noget så simpelt som en tavle med nogle post-its? Visualisering af arbejdsprocesser ved hjælp af opgavetavler kan være et enddog meget kraftfuldt værktøj for dit team i jeres vej mod bedre overblik, bedre opfølgning, bedre samarbejde og bedre kommunikation til omgivelserne om jeres vigtige arbejde. Men det kan være svært at løfte sin brug af opgavetavler udover de simple todo-doing-done tavler som man kan google sig til utallige eksempler på.

1. Gør urværket synligt
Nino Stokbro Ag
Agile/Lean konsulent
Partner, BestBrains
nino.stokbro.ag@bestbrains.dk
+45 314 314 21

2. Visualisering af arbejde
Ved at gøre vores arbejde synligt …
• kan vi få et bedre overblik over vores opgaver
• gør at andre kan få indblik i vores arbejde
• hjælper os til at prioritere og fokusere på det rigtige
• gør det muligt for os at blive mere effektive

3. “Task boards er det
ikke kun for teams?”
• Forskellige behov, men
teknikkerne er de samme
• Led ikke efter best practice,
opbyg jeres egne

4. Opbygning af task boards
1. Vælg primær repræsentation
• Opgave tilstand
• Opgave prioritet
• Opgave ejerskab
• Opgave type / kategori
• Opgave tidsplan
2. Vælg grund form
• Kolonner
• Rækker
• Matrix
• (Flow)

5. Opbygning af task boards
3. Afdæk elementer
• Tilstand
→ identificer vigtige tilstande, tænk over betydningsfulde skift
• Prioritet
→ udvælg prioriteter udfra forskelle i handlinger for hver
• Ejerskab
→ personer der kan eje eller have ansvar for opgaver
• Type / kategori
→ identificer udfra opgaver kategorier, projekter eller typer
• Tidsplan
→ udfra placering i tidsplan i kommende måneder, uger, dage
4. Prøv af og juster
• Trykprøve via rigtige opgaver
Øvelse

7. Læring fra kø-teori

8. Læring fra kø-teori
• Vær varsom med anvendelsen af
køer til at styre flaskehalse, da
leadtime normalt er vigtigere end
cycletime
→ WIP: Work in progress; antallet
af opgaver igang i systemet
→ Throughput: hastigheden
hvormed opgaver passerer
igennem systemet
→ Cycletime: tiden fra en opgave
påbegyndes til den afsluttes
→ Leadtime: tiden fra en opgave
kommer ind i systemet til
opgaven forlader systemet
→ leadtime = WIP / throughput
Advarsel: Nu bliver det lidt langhåret!

9. Læring fra kø-teori
• Pas på køer, leadtime er
vigtigere end cycletime
• Optimer efter throughput,
ikke efter capacity
• Begræns antallet af samtidige
opgaver

10. Læring fra kø-teori
• Throughput er afhængig af
→ variabiliteten i raten af
indkomne opgaver
→ variabiliteten i varigheden af
udførselen af opgaver
• Jo højere variabilitet jo lavere
skal utilization være for at
opnå optimal throughput
→ Utilization: udnyttelsesgrad
→ Det er suboptimalt at være
“belastet” 100%

11. Opbygning af task boards
5. Udvælg evt. områder med
WIP limits
→ begræns antal opgaver
i en given tilstand
• … via påskrevet antal
• … via antal placeringer
• undgå køer før WIP limits
• som minimum sæt også
WIP limits på kø
Godt råd: Prøv jer frem, men sæt en
lav WIP limit (måske 2-3) til en start

12. Opbygning af task boards
6. Udvælg evt. sekundære
repræsentationer
• Farver
→ ofte opgavetype / kategori
eller prioritet
• Markering på post-its
→ ofte “✓”
• Badges
→ ofte ejerskab eller særstatus
• Særlige “baner”
→ ofte prioritet eller opgavetype
• Dynamisk inddeling
→ ofte i gruppe eller prioritet
Godt råd: Brug super stickies

13. Opbygning af task boards
7. Vælg evt. IT værktøj
• forskelle i understøttelse af task
board elementer
• forskellige i integrationer
• lad jer helst ikke styre af værktøjet
Grunde til IT værktøj:
• stærkt distribueret team, ikke fysisk
plads
• krav til integration til issuestyring
• krav til revisionsspor
Godt råd: Vælg et fysisk værktøj, hvis muligt

14. Opbygning af task boards
8. Start småt og juster løbende
• Afprøv nye elementer
gradvist
• Hav tålmodighed
- ofte føles nye tiltag
forkerte eller ubehagelige
Øvelse

16. Opbygning af task boards
Opsummering:
1. Vælg primær repræsentation
2. Vælg grund form
3. Afdæk elementer
4. Prøv af og juster
5. Udvælg evt. områder med
WIP limits
6. Udvælg evt. sekundære
repræsentationer
7. Vælg IKKE et IT værktøj
8. Start småt og juster løbende

17. Øvrige visualiseringer
• Næste trin er målinger
• Mål på fx
• Throughput / Leadtime
• Opgave typer
• Sær-håndtering
• Sørg for at opsamle historik
• Ofte viser historik
interessante pointer
• Kun hvis det er brugbart,
og husk at bruge det
Se i øvrigt: http://theagilepirate.net/archives/1641