(027) 765-4321 Fax : (027) 765-4322 Email : support@eni.co.id Website : www.eni.co.id Jika terdapat masalah teknis atau kendala lainnya dalam penggunaan sistem iPOS, Merchant dapat menghubungi Support System ENI melalui saluran diatas. 19 STANDAR PROSEDUR OPERASI No. Dokumen SOP-POS-001 Dikeluarkan 15 Januari

1. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
SOP-POS-001
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
1

2. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
SOP-POS-001
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
DAFTAR ISI
•
•
•
•
•
•
•
Pendahuluan
Kelengkapan Merchant
Pendaftaran Merchant
Persiapan Transaksi Merchant
Pendaftaran Terminal
Login
Level User Administrator
• Parameter System
• Pengelolaan Stok
• Level User Operasional
• Kasir
• Aktivasi EniCard Member
• Aktivasi EniCard Merchant
• Top Up Kartu Member
• Deposit Merchant
• Kategori Barang
2

3. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
SOP-POS-001
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PENDAHULUAN
Sistem iPOS adalah sistem yang digunakan Merchant untuk membantu memberikan
layanan kepada setiap pelanggan (Member maupun Non Member) yang melakukan
teransaksi MENGGUNAKAN ENICARD di Merchant, seperti: belanja barang, top up kartu,
aktivasi kartu dan lain sebagainya.
Agar kegiatan operasional Merchant dapat berjalan dengan baik dan benar dalam
memberi layanan kepada setiap pelanggan, maka perlu adanya Standar Prosedur Operasi
yang merupakan ketentuan yang harus di pahami dan dilaksanakan oleh setiap Merchant
sebagaimana
mestinya
tentang
bisnis
proses
serta
tahapan-tahapan
dalam
menggunakan Sub sistem iPOS dari System IntegraCore berbasis Windows Desktop
dengan konfigurasi Cloud yang digunakan pada setiap Merchant Enimart.
3

4. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
KELENGKAPAN MERCHANT
1. Untuk menunjang kegiatan operasional, Merchant harus dilengkapi dengan
perangkat komputer dan perangkat pendukungnya.
2. Perangkat yang harus tersedia adalah sbb:
Perangkat Keras & Perangkat Pendukung
Komputer
Printer
Scanner
Reader
Koneksi Internet
Desktop PC / Laptop
Intel Pentium Core2Duo / tipe lain yang lebih tinggi
1 GB RAM, 250GB HDD
Thermal Receipt Printer
Barcode Scanner
Contactless Smart Card Reader
Desktop modem / USB modem Min. Speed 3.1 kbps. (Direkomendasikan Fixed line internet,
bukan mobile Internet)
Sistem Operasi & Perangkat Lunak
Operating System
Internet Browser
MS Win7/Win8
Microsoft Internet Explorer 10.0 ke atas
Penyelenggara Jaringan Koneksi Data
Provider Jaringan Internet
Telkom Speedy /Telkomsel / XL / Indosat IM3 / Smartfren / 3 / Esia / Flexi
Untuk mendapatkan kecepatan koneksi yang terbaik antara Merchant degan Data Center ENI, maka pemilihan provider
internet dapat di sesuaikan dengan masing-masing lokasi merchant
4

5. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PERSIAPAN TRANSAKSI MERCHANT
1. Merchant harus mengaktifasi 2(dua) Kartu EniCard:
•
EniCard Merchant
• Digunakan sebagai kartu transaksi Top Up Member atau transaksi Non
Member.
• Kartu ini harus memiliki Saldo
•
EniCard Member
• Digunakan sebagai kartu belanja di Merchant lain
• Kartu ini harus memiliki Saldo
2. Input Discount berdasarkan Kategori Barang untuk perhitungan POT
3. Input Stok Barang
5

6. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PENDAFTARAN MERCHANT
1. Untuk menjadi Merchant ENI, setiap Merchant wajib melakukan Pendaftaran terlebih
dahulu melalui Web MLM
2. Setelah Merchant melakukan Pendaftaran di Web MLM, selanjutnya Merchant akan
mendapatkan:
•
•
•
•
Merchant Key,
User name, <default>
Password, <default>
Alamat download
3. Level User yang didapat oleh Merchant adalah Default User name & Password untuk
Level User Administrator dan Level User Operasional
Catatan:
• Default Level User Administrator
• User name : admin1
• Password : pass@word1
Catatan:
• Default Level User Operasional
• User name : kasir1
• Password : pass@word1
6

7. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
REGISTRASI TERMINAL
1. Setiap Terminal yang digunakan untuk menjalankan iPOS harus terdaftar.
2. Pendaftaran Terminal harus melalui proses Registrasi Terminal yang dilakukan oleh
Merchant
3. Proses ini harus dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator
7

8. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
SOP-POS-001
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PROSEDUR
LOGIN
1. Proses LOGIN merupakan akses masuk ke sistem iPOS
2. Untuk masuk ke sistem iPOS user harus memasukan User name dan Password
3. User yang berhak LOGIN ke sistem iPOS adalah user yang mempunyai hak akses yang
terdaftar pada sistem
4. Level User yang dapat LOGIN ke Sistem iPOS adalah:
• Level User Administrator
• Level User Operasional
8

9. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
LEVEL USER ADMINISTRATOR
User yang memiliki Level Administrator bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan
administrasi di Merchant. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh Level Administrator
pada sistem iPOS adalah sbb:
• Parameter System
• Pengelolaan Stok Barang
• Aktivitas Pengguna
• Laporan
9

10. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PARAMETER SYSTEM
1. Proses Parameter Sistem harus dilakukan untuk mengatur dan menentukan parameterparemeter yang digunakan oleh sistem iPOS
2. Proses ini dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator
10

11. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PENGELOLAAN STOK
1. Setiap barang yang dijual di Merchant harus memiliki Kode PLU.
2. Proses ini dilakukan oleh user yang memiliki Level User Administrator
3. Apabila terdapat barang yang memiliki barcode tetapi Kode PLU nya belum terdaftar di
Master Barang Utama, maka proses yang harus dilakukan adalah:
3.1 Minta Kasir untuk melakukan SCAN barcode barang tersebut melalui Modul Kasir
3.2 Lakukan proses Pengelolaan Stok oleh Level User Administrator
4. Apabila ditemukan suatu barang yang tidak memiliki barcode, maka prosesnya adalah sbb:
4.1 Merchant harus memberi informasi ke Support Kantor Pusat ENI untuk
mendaftarkan Kode PLU di Master Barang
4.2 Selanjutnya Support Kantor Pusat ENI membuat Kode PLU beserta Barcode
terhadap barang tersebut
4.3 Support Kantor Pusat ENI men-distribusikan Barcode tersebut ke semua Merchant
melalui mekanisme yang ditentukan
4.4 Apabila daftar Barcode terdistribusi dari Kantor Pusat ENI, maka Merchant dapat
11
melakukan transaksi Kasir dengan cara INPUT Nama Barang

12. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
LEVEL USER OPERASIONAL
User yang memiliki Level Operasional bertanggung-jawab atas seluruh kegiatan
operasional sehari-hari di Merchant. Proses-proses yang dapat dilakukan oleh Level
Operasional pada sistem iPOS adalah sbb:
•
•
•
•
•
•
•
•
Kasir
Aktivasi EniCard Member
Aktivasi EniCard Merchant
Top-up Member
Deposit Merchant
Kategori Barang
Arus Kas
Laporan
12

13. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
KASIR
1. Menjaga kebersihan Perlengkapan iPOS dan meja POS (Point OF sales).
2. Menyiapkan EniCard Merchant, Kertas Struk dan perlengkapan pendukung lainnya.
3. Menghidupkan PC / Laptop dan perangkat lainnya serta sistem iPOS.
4. Memberikan layanan yang baik kepada setiap palanggan.
5. Scan / input Kode PLU setiap barang, dengan melihat ke layar monitor (perhatikan
label barang yang mencurigakan dengan fisik barang dan harga ).
6. Menyebutkan jumlah uang yang dibelanjakan kepada konsumen
7. Mintalah bantuan kepada Level User Administrator apabila terjadi masalah.
13

14. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
AKTIVASI EniCard MEMBER
1. Kartu Belanja (EniCard) Member Lama
1.1 EniCard yang sudah dimiliki oleh setiap member harus di Aktivasi Ulang ke Sistem
iPOS.
1.2 Aktivasi EniCard Member dapat dilakukan di setiap Merchant Enimart yang
terdekat dengan lokasi dimana member berada.
1.3 Member harus menunjukkan Kartu Member (Kartu Anggota) beserta EniCard
yang Lama kepada Kasir, kemudian menyerahkan kepada Kasir untuk di Aktivasi.
2. Kartu Belanja (EniCard) Member Baru
2.1 Aktivasi EniCard Member dapat dilakukan di setiap Merchant Enimart yang
terdekat dengan lokasi dimana member berada.
2.2 Member harus menunjukkan Kartu Member (Kartu Anggota) beserta EniCard
yang Lama kepada Kasir, kemudian menyerahkan kepada Kasir untuk di Aktivasi.
14

15. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
AKTIVASI EniCard MERCHANT
1.
EniCard Merchant yang sudah dimiliki oleh setiap Merchant harus di Aktivasi Ulang ke
Sistem iPOS
2.
Proses Aktivasi EniCard Merchant hanya dilakukan 1(satu) kali yang dilakukan melalui
Modul Kasir
3.
Aktivasi EniCard Merchant harus dilakukan di Terminal Merchant itu sendiri, tidak dapat
dilakukan di Terminal Merchant Lain
15

16. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
SOP-POS-001
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
PROSEDUR
TOP-UP KARTU MEMBER
1. Proses Top Up Member merupakan proses pemindahan Nilai Saldo dari Kartu Belanja
Merchant ke Saldo Kartu Belanja Member
2. Yang berhak menjalankan Top Up Kartu Member harus petugas yang memiliki Level
User Operasional
3. Nilai Minimal yang dapat di pindahkan dari Kartu Belanja Merchant ke Saldo Kartu
Belanja Member adalah Rp. 50.000,4. Biaya Administrasi sebesar Rp. 3.000,•
Admin Merchant
Rp. 1.500,-
•
Admin POT
Rp. 1.000,-
•
Admin ENI
Rp. 500,-
5. Apabila nilai Saldo Kartu Belanja Merchant tidak mencukupi untuk melakukan Top Up
Member, maka petugas yang berwenang harus melakukan Top Up Merchant terlebih
dahulu
16

17. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
DEPOSIT KARTU MERCHANT
1. Proses Deposit Kartu Merchant adalah proses pengisian Nilai Saldo Kartu Belanja
Merchant dengan cara melakukan transfer ke rekening Bank ENI
2. Nilai Minimal pengisian Nilai Saldo Kartu Belanja Merchant ke Rekening Bank milik
ENI adalah Rp. 500.000,3. Setelah Merchant melakukan transfer dana ke Rekening Bank milik ENI, selanjutnya
Merchant harus konfirmasi ke ENI bahwa transfer sudah dilakukan dengan disertakan
bukti transfer
4. Proses Deposit Kartu Merchant melalui Modul Kasir
5. ENI akan secara periodik akan memonitor semua transaksi transfer yang masuk ke
Rekening Bank milik ENI dari Merchant.
6. ENI akan melakukan Approval dan mengirimkan konfirmasi kepada Merchant atas
dana yang telah diterima dari Merchant
17

18. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
KATEGORI BARANG
1. Proses Kategori Barang merupakan proses untuk menentukan discount yang
diberikan untuk setiap Kategori Barang sebagai dasar perhitungan POT per Merchant
2. Pemberian nilai discount untuk setiap kategori barang ditentukan oleh Merchant
3. Proses pemberian discount untuk setiap Kategori Barang di setiap Merchant dengan
Persetujuan terlebih dahulu dari Kantor Pusat ENI sebelum diberlakukan
4. Yang berhak menjalankan proses Kategori Barang adalah petugas yang memiliki Level
User Operasional
18

19. STANDAR PROSEDUR OPERASI
No. Dokumen
Dikeluarkan
15 Januari 2014
No. Revisi
PROSEDUR
SOP-POS-001
1.0
Mulai Berlaku
09 Februari 2014
SUPPORT SYSTEM
HEAD OFFICE:
Jl Raya Solo- Wonogiri KM 07 Telukan Grogol Sukoharjo – Jawa Tengah 57552
Telp.
: 0271-6727972
Website: www.eni.co.id
Email : enimartheadoffice@eni.co.id
19