1. ข้อมูลและสารสนเทศ ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูล ( Data ) คือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ที่น่าสนใจศึกษาซึ่งสามารถบันทึกไว้ได้ และมีความหมายอยู่ในตัวหัวใจสำคัญของระบบงานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากการประมวลผลทางคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (Numeric)

3. ลักษณะข้องมูลและสารสนเทศ ความสำคัญของข้อมูลและใช้ข้อมูลมาตั้งแต่อดีตกาลแต่ระดับ และขอบเขตของการใช้ข้อมูลสารสนเทศที่เกิดขึ้นอาจกล่าวได้ว่า ปัจจัยหนึ่งคือวิวัฒนาการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) ซึ่งหมายถึงเทคโนโลยี ด้านคอมพิวเตอร์ ระบบฐาน ข้อมูล และระบบอื่นๆ

4. แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศ ปัจจัยพื้นฐานของกิจกรรมมนุษย์ คือ พลังงาน วัตถุ และสารสนเทศ ทำให้มนุษย์จัดหาสิ่งต่างๆที่ต้องการได้และเพื่อเป็นการผลิต หรือจัดหาสิ่งต่างๆ สารสนเทศ จัดว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่ง เป็นพื้นฐานการอบรม กาแกครอง การดำเนินธุรกิจ ตลอดจนเพิ่มพูนความรู้

5. ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ ข้อมูล ( Data ) เป็นการอธิบายถึงความหมายของข้อมูล และสารสนเทศจึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยมีผู้ให้ความหมาย เกี่ยวกับข้อมูล ดังนี้

6. ข้อมูล ( Data ) คือ ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่มีอยู่ในธรรมชาติ เป็น กลุ่มสัญลักษณ์แทนปริมาณหรือการกระทำต่างๆ ตัวอย่างของข้อมูล เช่น 1. ข้อมูลการรับนักเรียนเข้าศึกษาต่อในระดับต่างๆ 2. ข้อมูลนักท่องเที่ยวชาวต่างชาติที่เข้ามาเที่ยวใน จ . สระแก้ว 3. ความคิดเห็นของผู้ชมรายการโทรทัศน์รายการหนึ่ง 4. ไอบีเอ็มหนุนใช้ลีนุกส์ในเมืองไทย

7. ข้อมูลจึงบอกเกี่ยวกับสภาพการณ์หรือสิ่งที่เกิดขึ้นหรือสิ่งที่ปรากฏขึ้น และข้อมูลจะคงสภาพการเป็นข้อมูลอยู่เช่นนั้น ข้อมูลอาจมีหลายลักษณะเป็นข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้ โดยอาศัยวิธีหรือกระบวนการในการวิเคราะห์ข้อมูลในระดับต่างๆเพื่อหาข้อมูล

8. สารสนเทศ ( Information ) สารสนเทศ ได้แก่ ข้อมูลต่างๆ ที่ได้รับการประมวลผลแล้วด้วยวิธีการต่างๆ เป็นความรู้ที่ต้องการสำหรับใช้ทำประโยชน์ เป็นส่วนผลลัพธ์หรือเอาท์พุต ของระบบการประมวลผลข้อมูล

9. สารสนเทศ คือ ข้อความรู้ที่ประมวลได้จากข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น จนได้ข้อสรุปเป็นข้อความรู้ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ โดยเน้นที่การเกิดประโยชน์ สารสนเทศ มีความหมาย คือ เป็นข้อความรู้ที่ประมวลได้จากข้อมูลได้จากข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกมาเป็นความรู้ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้นั้นๆ

10. คุณสมบัติที่สำคัญของสารสนเทศ ได้แก่ ความถูกต้อง ความทันต่อการใช้งาน ความสมบูรณ์

11. ข้อมูลและสารสนเทศในความหมายของผู้ใช้ แต่ละคนมีความรับรู้ต่อข้อมูลและสารสนเทศเดียวกันแตกต่างกันไป ตัวอย่างเช่น ในการดำเนินงานเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้าขององค์การหนึ่ง พนักงานแต่ละคนก็จะมีความรับผิดชอบที่แตกต่างกันไป ซึ่งใบสั่งซื้อสินค้าจะมีคุณค่าต่อผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไปตามหน้าที่ที่ผู้ใช้ต้องปฏิบัติ

12. โดยสรุปสารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง หรือจัดกระทำเพื่อผลของการเพิ่มความรู้ ความเข้าใจของผู้ใช้ ซึ่งมีส่วนประกอบ 5 ส่วน 1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงละภาพ เป็นข้อมูลป้อนเข้า 2. การประมวลผล เป็นการกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล เพื่อให้เหมาะสม

13. 3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้และสามารถแก้ไขปรับปรุง ให้เป็นปัจจุบัน 4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล 5. สานสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้องตรงกับความต้องการใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน

14. แหล่งข้อมูล เกิดขึ้นมาจาก 2 แหล่ง 1. แหล่งข้อมูลภายในองค์การ ในหน่วยงานต่างๆ ขององค์การ เช่น ประสิทธิภาพในการทำงานของลูกจ้าง ความถูกต้องของการวางแผนครั้งที่ผ่านมา เป็นต้น อาจจะได้จากวิธีการที่ไม่เป็นทางการ เช่น การพบปะพูดคุยกัน เป็นต้น

15. 2. แหล่งข้อมูลภายนอกองค์การ ซึ่งเป็นแหล่งกำเนิดข้อมูลเอง หรือแหล่งกระจายข้อมูลที่มีในสังคม ได้แก่ ตัวลูกค้า บริษัทขายส่งสินค้า หน่วยงานรัฐต่างๆเป็นต้นข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ประชาชาติอัตราการเจริญเติบโตของประชากร ฯลฯ

16. ข้อมูลที่ได้จากแหล่งข้อมูลทั้งสองนี้ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ ข้อมูลที่ต้องเก็บรวบรวมหรือบันทึกมาจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ข้อมูลประเภทนี้ เรียกว่า ข้อมูลปฐมภูมิ ส่วนประเภทหลัง ได้แก่ ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาจากข้อมูลที่ได้มีการรวบรวมไว้แล้ว ข้อมูลประเภทนี้ เรียกว่า ข้อมูลทุติยภูมิ

17. คุณสมบัติของข้อมูล 1. ความถูกต้อง โดยโครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีดำเนินการเพื่อให้เกิดความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด 2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน ต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้

18. 3. ความสมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลและวิธีการปฏิบัติด้วยในการดำเนินการจัดการต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูล 4. ความชัดเจนและกะทัดรัด จะต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บมากจึงจำเป็นต้องออกแบบระบบโครงสร้างให้กะทัดรัดสื่อความหมายได้ 5. ความสอดคล้อง ต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์การ ดูสภาพการใช้ข้อมูล