सरकारी पत्राचार में प्रयोग किए जाने वाले विभिन्न प्रारूप

1. सरकारी पत्राचार
के विभिन्न प्रारूप
प्रस्तुति : राहुल खटे,
उप प्रबंधक (राजभाषा)
आंचललक कार्यालर्य,
स्टेट बैंक ऑफ मैसूर, हुब्बल्ली

2. मसौदा लेखन
•सरकारली कार्यालर्यों में कामकाज को तिपटािे में पत्राचार की
महत्वपूर्ण भूममका होिली है। सरकारली िलीतिर्यों का कार्यान्वर्यि पत्राचार
के माध्यम से होिा है। प्रशासि का सुचारु रूप से संचालि व्यवस्थिि
पत्राचार पर आधाररि होिा है।
•तकसली भली कार्यालर्य को भेजे जािे वाले पत्र के कच्चे रूप को मसौदा
र्या आलेख कहिे हैं। उसमें संशोधि िथा पररविणि करके उसे पूर्ण कर
सक्षम अधधकारली द्वारा अिुमोददि करवाकर, संशोधधि प्रारूप को
प्रेधक्षति के पास भेज ददर्या जािा है।

3. मसौदा लेखन
• सामान्यि: मसौदा दटप्पर्ली के आधार पर हली िैर्यार तकर्या जािा है। इसके अपिे तिशशि
तिर्यम है। दटप्पर् और प्रारूपर् सरकारली कार्यालर्यों के प्रार् ित्व होिे है। इसे
कार्यालर्यलीि व्यविा के एक बडे साधि के रूप में जािा जािा है। कार्यालर्यलीि पत्र
िथ्यों पर आधाररि होिे चाहहए। इन्हें पूवण संदभों सहहि िटि रहिे हुए प्रस्तुि कारर्
चाहहए।
• सरकारली कार्यालर्यों में पत्राचार तकसली एक रूप में िहीं तकर्या जािा। उसके तवतवध रूप
प्रर्योग में लार्ये जािे हैं। तवषर्य के अिुसार पत्र व्यवहार का रूप भली बदलिा रहिा है।
सरकारली पत्राचार में तिम्नललखखि प्रारूप मुख्य रूप से प्रर्युक्त होिे हैं :- सरकारली पत्र,
अधण-सरकारली पत्र , कार्यालर्य ज्ञापि, कार्यालर्य आदेश, आदेश अधधसूचिा, संकल्प,
पृष्ांकि, अंितवि भागलीर्य दटप्पर्ली इत्यादद।

4. सरकारी पत्र
सरकारली पत्राचार में सवाधधक प्रर्योग में आिे वाला प्रारूप सरकारली पत्र
होिा है। इसका प्रर्योग तवदेशली सरकारों, राज्या सरकारों, सबद्ध और
अधलीिि कार्यालर्यों, संघ लोक सेवा आर्योग जैसे सांतवधधक तिकार्यों,
सावणजतिक तिकार्यों, तवत्तलीर्य संिाओं एवं जििा के साथ पत्र व्यवहार
करिे (सूचिा लेिे र्या देिे के ललए) तकर्या जािा है। भारि सरकार के
तवलभन्न मंत्रालर्यों के बलीच पत्र व्यवहार के ललए सरकारली पत्र का प्रर्योग
िहीं होिा। इसके ललए कार्यालर्य ज्ञापि का प्रर्योग होिा है।

5. अनुस्मारक
•जब पत्र का उत्तर िहीं आिा है िब ‘अिुस्मारक’ भेजा जािा है।
अिुस्मारक का प्रारूप भली पत्र के समाि हली होिा है। उस पर दाई और
के वल अिुस्मारक और उसकी संख्या ललखली जािली है।

6. सरकारी पत्र का नमूना
दूरभाष संख्या ----------- सं० --------------------
भारि सरकार
--------------- मंत्रालर्य
---------------- तवभाग
िाि ----------------------
ददिांक --------------------
सेवा में,
सचचव,
------------ प्रदेश सरकार ,
....................... मंत्रालर्य,
तवषर्य: ----------------------------------------------------------------------

7. सरकारी पत्र का नमूना
•महोदर्य/महोदर्या,
----------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------पत्रकाकलेवर-----------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------
भवदलीर्य/भवदलीर्या
हस्ताक्षर
(क०ख०ग०)
पदिाम
•पृष्ाकिसंख्या...............िाि,ददिांक...................कीप्रतिसूचिािथाउचचि
कारवाईकेललएतिम्नललखखिकोप्रेमषि!
•1.
•2.
•3.गाडणफाइल
हस्ताक्षर
(क.ख.ग.)
पदिाम
भारिसरकार
टेललफोििंबर--------------

8. अर्ध सरकारी पत्र
अधण-सरकारली पत्र का प्रर्योग सरकारली अधधकाररर्यों के आपसली पत्र
व्यर्यवहार में तवचारों र्या सूचिाओं के आदाि-प्रदाि र्या संप्रेषर् के ललए
तकर्या जािा है। इसमें तिधाररि तिर्यातवधध के पालि की जरूरि िहीं
होिली। जब तकसली अधधकारली का ध्याि व्यमक्तगि रूप से तकसली मामले
की ओर ददलािा हो र्या खजसकी कारवाई में बहुि देरली हो चुकी है और
सरकारली स्मरर्पत्र भेजिे पर भली कोई उपर्युक्त जवाब िहीं ममला हो िो
ऐसली स्थिति मेंभली अधण-सरकारली पत्र ललखा जािा है।
गैर-सरकारली व्यमक्तर्यों को भेजे जािे वाले पत्र का प्ररुप अधणसरकारली पत्र
के समाि हो सकिा है, परंिु उसे अधण सरकारली पत्र िहीं कहा जािा।

9. अर्ध-सरकारी पत्र का नमूना

10. पररपत्र
•मंत्रालर्य र्या तवभागलीर्य कार्यालर्य जब कोई सूचिा अथवा अिुदेश
अपिे अधलीिस्थ र्या कमणचाररर्यों को देिे हैं िब पररपत्र का प्रर्योग तकर्या
जािा है। र्यह आंिररक होिा है। इसका उदेश्‍श्‍र्य तिर्यमों र्या अिुदेशों को
आवश्‍र्यकिािुसार सामान्य रूप से सूचचि करिा होिा है।
•पररपत्र पत्राचार का रूप िहीं है क्योंतक इसके प्रर्योग का मुख्र्य उद्देश्‍र्य
के वल सूचिा देिा है। तकसली प्रकार के उत्तर की आशा इसमें
अतिवार्यणि: िहली की जािली।

11. पररपत्र

12. कार्ाधलर् ज्ञापन
कार्यालर्य ज्ञापि का प्रर्योग मंत्रालर्यों के बलीच आपसली पत्र व्र्यवहार, अन्र्य
तवभाग के साथ पत्राचार करिे, तवभागों में काम करिे वाले कमणचाररर्यों
से सूचिा मांगिे र्या उन्हें सूचिा देिे/भेजिे (लेतकि र्यह सूचिा सरकारली
आदेश के समाि िहीं होिली) िथा संबंध एवं अधलीिि कार्यालर्यों के
साथ पत्र-व्र्यवहार करिे के ललए तकर्या जािा है।

13. कार्ाधलर् ज्ञापन का नमुना

14. कार्ाधलर् आदेश
कार्यालर्य आदेश का प्रर्योग तकसली मंत्रालर्य/तवभाग/कार्यालर्य द्वारा
आंिररक प्रशासि संबंधली अिुदेश जारली करिे के ललए तकर्या जािा है।
जैसे- अिुभागों और काममिकों के बलीच काम का तविरर्,
छु ट्टली की मंजूरली,
एक अिुभाग से दूसरे अिुभाग में िैिािली/स्थािांिरर् आदद।

15. कार्ाधलर् आदेश का नमूना

16. आदेश
आदेश का प्रर्योग सामान्र्यि: िए पदों की स्स्वकृ ति, कु छ प्रकार
की तवत्तलीर्य मंजूररर्यॉं भेजिे िथा अिुशातिक मामलों से संबंधधि
सरकारली तिर्णर्यों की सूचिा देिे के ललए तकर्या जािा है।

17. आदेश का नमूना

18. अंतरवििागीर् रिप्पणी
जब दो मंत्रालर्यों, मंत्रालर्य और संबद्ध िथा अधलीिि कार्यालर्यों के बलीच
तकसली प्रस्िाव पर तवचार, सलाह, सम्मति र्या दटप्पर्ली प्राप्ि करिली हो िो
ममधसल पर र्या अलग से स्वि:पूर्ण दटप्पर्ली भेजली जािली है, खजसे
अंिरतवभागलीर्य दटप्पर्ली कहा जािा है। भारि सरकार के विणमाि तिर्यमों,
अिुदेशों आदद के संबंध में तवशेषज्ञों र्या सक्षम अधधकाररर्यों से स्पष्टलीरर्
प्राप्ि करिे के ललए भली इसका प्रर्योग तकर्या जािा है।

19. अंतरवििागीर् रिप्पणी का नमूना

20. अधधसूचिा और संकल्प
अधधसूचिा और संकल्प पत्राचार के दो ऐसे रूप होिे हैं, जो भारि
के राजपत्र में प्रकाशशि होिे हैं। राजपदत्रि अधधकाररर्यों की
तिर्युस्‍ि, पदोन्िति, छु ट्टली, स्थािांिरर् आदद की सूचिा राजपत्र में
अधधसूचिा के द्वारा दली जािली है। सांतवधधक (कािूिली) तिर्यमों और
आदेश का घोषर्ा और अिुशासतिक शस्‍िर्यों के सौंपे जािे,
संस्थािों/कार्यालर्यों/तवभागों की उपलस्‍धर्यों, मंत्रालर्यों के
तवस्िार र्या तवलर्य की सूचिा आदद को राजपत्र में प्रकाशशि करिे
के ललए अधधसूचिा के रूप में भेजा जािा है।

21. अधधसूचिा का िमूिा

22. संकल्प
संकल्प का प्रर्योग िलीति संबंधली सरकारली तिर्णर्यों, जांच
सममतिर्यों र्या जांच आर्योगों के गठि, उिके तवचारर्लीर्य तवषर्यों,
उिके अध्र्यक्ष एवं सदस्र्यों की तिर्युस्‍िर्यााँ अथवा सममतिर्यों के
तिर्णर्यों के तिष्कषों आदद की सावणजतिक घोषर्ा करिे के ललए
तकर्या जािा है। अधधसूचिा और संकल्प का रूप प्रार्य: एक सा
होिा है।

24. रिप्पण्णी लेखन
कार्यालर्य में तवलभन्ि प्रकार के कामकाज होिे हैं। तवलभन्ि तवषर्यों की फाइलें
प्रतिददि तिर्णर्याथण आगे बढ़ाई जािली हैं और इिके अग्रेसारर् के ललए अलग-अलग
िरह की दटप्पखर्र्यााँ ललखली जािली हैं। अि: कार्यालर्य कार्यणतवधध में दटप्पर्ली लेखि
का तवशेष महत्व है। डाक की प्रास्प्ि, तविरर् और अवलोकि के पश्‍चाि् आवतिर्यों
को तिपटािे के ललए र्यह आवश्‍र्यक हैतक उि पर दटप्पर्ली ललखली जाए। जब िक
तकसली मामले की सूचिा, तववरर् और सुझाव दटप्पर्ली के द्वारा प्रस्िुि िहीं तकए
जािे िब िक अधधकिर मामलों में अधधकारली वगण अगलली कारवाई िहीं कर
सकिा। इस प्रकार सरकारली आदेशों, अिुदेशों और होिे वाले तिर्णर्यों के मूल में
दटप्पर् हली रहिा है। दटप्पर्ली लेखि के मुख्र्य उद्देश्‍र्य तिम्िललखखि हैं -

25. रिप्पण्णी लेखन
1. सभली िथ्र्य स्पष्ट और संधक्षप्ि रूप में संबंधधि अधधकारली के समक्ष प्रस्िुि करिा।
2. तकसली तवशेष तवषर्य र्या पत्र व्र्यवहार पर उपल‍ध िथ्र्य र्या प्रमार् की ओर ध्र्याि
ददलािा।
3. अपेधक्षि तवषर्य र्या पत्रव्र्यवहार पर तवचार प्रकट करिा।
दटप्पर्ली लेखि के दो स्िर हैं :-
1. अधधकारली स्िर पर -> प्रशासतिक िेमली दटप्पर्ली एवं स्वि:पूर्ण दटप्पर्ली
2. सहार्यक स्िर पर -> आविली पर आधाररि दटप्पर्ली एवं स्वि:पूर्ण दटप्पर्ली

26. रिप्पण्णी लेखन
स्वि:पूर्ण दटप्पर्ली तकसली आविली पर आधाररि ि होकर पररस्स्थति िथा
आवश्‍र्यकिा से उत्पन्ि समस्र्या को हल करिे के ललए होिली है। दटप्पण्णली
का र्यह स्वरूप स्विंत्र दटप्पर्ली के रूप में होिा है। इसमें सवणप्रथम फाइल
संख्र्या, कार्यालर्य, तवभाग का िाम, ददिांक िथा तवषर्य का उल्लेख तकर्या
जािा है। इसके पश्चाि दटप्पर्ली का कलेवर। दटप्पर्ली के दाई ओर
अधधकारली के आद्यक्षर होिे हैं एवं बाईं ओर उच्चाधधकारली को प्रस्िुि की
जािली है। दटप्पर्ली से सहमि होिे पर संबंधधि अधधकारली दटप्पर्ली के िलीचे
दाई ओर अपिे हस्िाक्षर करिा है।

27. रिप्पण्णी लेखन
आविली पर आधाररि दटप्पर्ली में सहार्यक अधधकारली के समक्ष आविली के तववरर् को
कार्यालर्य में की जािे वालली कारणवाई के संदभण में संक्षेप में प्रस्िुि करिा है। खजसका
आरंभ ‘िम संख्या-------(आविली) पृष् ------पत्राचार’ से तकर्या जािा है। इसके
पााँच चरर् होिे हैं -
1 . आविली का तवषर्य
2 . कारर्
3 . तिर्यम
4 . कार्यालर्य में कार्यण की स्स्थति
5 . सुझाव