ใบความรู้ เรื่อง ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft excel 2007

4,280 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

ใบความรู้ เรื่อง ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft excel 2007

  1. 1. ใบความรู้ เรื่อง ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel 2010 ในการใช้งาน Microsoft Excel 2010 จะมีความแตกต่างจากเวอร์ชั่นก่อน ๆ นี้อยู่บ้าง เล็กน้อยสาหรับในส่วนของรูปแบบและการใช้แถบเครื่องมือ โปรแกรม Excel 2010 นั้นจะแยก เครื่องมือออกเป็นกลุ่ม ๆ ดังนั้นผู้ใช้จึงจาเป็นจะต้องทราบส่วนประกอบของโปรแกรมนี้เสียก่อน เพื่อให้สามารถเรียกชื่อและนาไปใช้งานได้อย่างถูกต้อง ดังตัวอย่างภาพประกอบ คือ จากภาพแสดงส่วนประกอบของ Microsoft Excel 2010 คือ 1. แถบเครื่องมือ (Customize Quick Access Toolbar) สามารถคลิกเพื่อเปิดคาสั่งที่ซ่อนอยู่ ได้ เพื่อเรียกใช้งานและช่วยให้ทางานได้เร็วขึ้น 2. แถบชื่อเรื่อง(Title bar) แสดงชื่อโปรแกรมและเวิร์กบุ๊คที่ใช้งานอยู่ 3. แถบควบคุมหน้าต่างโปรแกรม(Control Button) ใช้ในการควบคุมหน้าต่างของโปรแกรมซึ่ง มีปุ่มควบคุมต่าง ๆ ดังนี้ คือ ปุ่ม Minimize ทาหน้าที่ในการยุบหน้าต่างโปรแกรมลงมาไว้ที่ Taskbar ปุ่ม Maximize ใช้ย่อหรือขยายหน้าต่างโปรแกรม ปุ่ม Close ปิดหน้าต่างโปรแกรม
  2. 2. 4. แถบเมนู(Menu bar) ใช้เก็บและซ่อนคาสั่งย่อยโดยจัดเป็นกลุ่ม ๆ เพื่อความสะดวกในการ เรียกใช้งาน 5. แถบเครื่องมือ(Tool Bar) คือ กลุ่มของแถบเครื่องมือมักจะถูกเรียกใช้บ่อยครั้ง 6. แถบคานวณ(Formula Bar) เป็นช่องที่ใช้สาหรับพิมพ์สูตรคานวณ 7. เซลล์ใช้งาน(Active Cell) เซลล์ที่ถูกเลือกใช้งานเพื่อป้อนข้อมูล 8. แถบชื่อเวิร์กชีต(Sheet Tab) ใช้แสดงเวิร์กชีตเพื่อให้รู้ว่าทางานกับเวิร์กชีตหน้าใดอยู่ 9. แถบสถานะ(Status Bar) ใช้แสดงสถานการณ์ใช้งาน 10. เมาส์พอยเตอร์(Pointer) คือตัวชี้เมาส์สาหรับการเลือกทางานกับเซลล์ต่าง ๆ 6. กลุ่มแถบเครื่องมือ หน้าต่างของโปรแกรม Microsoft Excel 2010 จะมีแท็บต่าง ๆ ซึ่งบรรจุเครื่องมือไว้สาหรับ ทางานดังนี้ แท็บแรก(Home) เป็นที่รวบรวมชุดเครื่องมือพื้นฐานที่ผู้ใช้งานส่วนมาก ที่ต้องใช้บ่อยในการ ใช้งาน การจัดรูปแบบตัวอักษร การสร้างตาราง เป็นต้น โดยจะแสดงเป็นแท็บแรกเสมอ แสดงดังภาพ จากภาพแสดงแถบเครื่องมือแท็บหน้าแรก คือ 1. ปุ่ม Office เมื่อ Click Mouse ที่ปุ่มนี้จะมีเมนูคาสั่งย่อยให้เลือกใช้งาน สาหรับการบันทึก ข้อมูล เปิดไฟล์งาน สั่งพิมพ์งาน 2. กลุ่มเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการข้อมูล เช่น การคัดลอกข้อมูล ย้ายข้อมูล และวางข้อมูลใน รูปแบบต่าง ๆ 3. กลุ่มเครื่องมือสาหรับจัดรูปแบบตัวอักษร 4. กลุ่มเครื่องมือสาหรับจัดแนวบรรทัด 5. กลุ่มเครื่องมือเกี่ยวกับตัวเลข วัน เวลา และหลักทศนิยม
  3. 3. 6. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้กับตารางและเส้นขอบ 7. กลุ่มเครื่องมือสาหรับการเพิ่ม ลบเซลล์ และการจัดการกับเซลล์ในรูปแบบต่าง ๆ 8. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้ในการแก้ไขและจัดเรียงข้อมูล แท็บแทรก(Insert) คือแท็บที่ใช้ในการแหรกองค์ประกอบต่าง ๆ ลงในชีตงาน เพื่อใช้อ้างอิง ข้อมูลให้สมบูรณ์ ซึ่งยังสามารถเพิ่มเติมในส่วนของรูปภาพ กราฟ ไดอะแกรมต่าง ๆ เป็นต้น จากภาพแสดงแถบเครื่องมือ Insert คือ 1. 2. 3. 4. 5. เครื่องมือสาหรับสร้างเส้นขอบตาราง การจัดการข้อมูลด้วย PivotTable และ PivotChart กลุ่มเครื่องมือสาหรับใส่รูปภาพ การสร้าง Diagram กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สร้างแผนภูมิ สร้างกราฟ กลุ่มเครื่องมือใช้สาหรับสร้างจุดเชื่อมโยงไปยังเว็บไซด์ อีเมลล์ และโปรแกรมต่าง ๆ กลุ่มเครื่องมือสาหรับสร้างข้อความศิลป สัญลักษณ์ และหัวท้ายกระดาษ แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ(Page Layout) คือ แท็บที่ใช้ปรับแต่งและกาหนดขนาด หรือ มุมมองต่างๆ บนชีตงานเพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้งาน
  4. 4. จากภาพแสดงแถบเครื่องมือ Page Layout คือ 1. กลุ่มเครื่องสาหรับออกแบบตาราง และตัวอักษร 2. กลุ่มเครื่องมือใช้สาหรับกาหนดขอบของกระดาษ ระยะห่าง การจัดแนวกระดาษ และการใส่ พื้นหลังกระดาษ 3. กลุ่มเครื่องมือใช้สาหรับกาหนดความสูง ความกว้าง เพื่อให้มีความพอดีกับหน้ากระดาษ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับกาหนดการแสดงมุมมองและรายละเอียดต่าง ๆ ในชีตงาน 5. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับจัดเรียงลาดับวัตถุที่วางซ้อนกันในชีตงาน แท็บสูตร(Formulas) คือ เป็นแท็บที่ใช้สาหรับใส่สูตรในการคานวณและฟังก์ชันสาเร็จรูป ต่าง ๆ ในเซลล์ ซึ่งจะแยกสูตรออกไว้เป็นประเภทต่าง ๆ เช่น ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์ ฟังก์ชันทางการเงิน เป็นต้น จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บสูตรดังนี้ คือ 1. 2. 3. 4. กลุ่มเครื่องมือของสูตรและฟังก์ชันต่าง ๆ ที่จะใช้งาน กลุ่มเครื่องมือที่ใช้กาหนดชื่อของกลุ่มเซลล์ กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับตรวจความถูกต้อง และความผิดพลาดในการคานวณ กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับกาหนดให้โปรแกรมมีการคานวณในรูปแบบอัตโนมัติ
  5. 5. แท็บข้อมูล(Data) คือ แท็บที่ใช้สาหรับติดต่อข้อมูลภายนอกโปรแกรม พร้อมทั้งทางานกับ ข้อมูลจานวนมาก เพื่อทาให้เกิดความคล่องตัวในการทางานมากขึ้น จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บข้อมูลดังนี้ คือ 1. 2. 3. 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับข้อมูลภายนอกโปรแกรม เช่น เว็บไซด์ หรือแหล่งอื่น กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับเชื่อมโยงข้อมูลไปยังข้อมูลภายนอกสมุดงาน กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับเรียงลาดับตัวเลข ตัวอักษร และกรองข้อมูลเพื่อแสดงผลลัพธ์ กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับจัดการข้อมูล เช่น การเลือกรายการที่ซ้ากันออกไปและการแบ่ง ข้อความเป็นคอลัมน์ 5. กลุ่มเครื่องมือสาหรับจัดกลุ่มข้อมูลที่มีจานวนมาก สามารถบีบหรือขยายกลุ่มเซลล์ให้เป็นไป ตามความต้องการได้ แท็บตรวจทาน(Review) คือ แท็บที่ใช้สาหรับรวบรวมการตรวจสอบผลค่าต่าง ๆ เช่น การ ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกดต่าง ๆ การป้องกันความปลอดภัยให้กับชีตงาน เป็นต้น จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บตรวจทานดังนี้ คือ 1. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับตรวจสอบความถูกต้องในการสะกดคา และพจนานุกรม เพื่อแปล คาศัพท์ในภาษาต่าง ๆ 2. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับการแทรกข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะต่างๆ
  6. 6. 3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับทาการล็อคสมุดงานเพื่อไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขหรือใช้งาน แท็บมุมมอง(Viewe) คือ แท็บที่ใช้สาหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของสมุดงานในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อให้เหมาะสมกับงานที่ทาอยู่ จากภาพแสดงแถบเครื่องมือของแท็บมุมมองดังนี้ คือ 1. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับปรับเปลี่ยนมุมมองของหน้าชีตงานเพื่อให้มีลักษณะต่าง ๆ เหมาะ แก่การใช้งาน 2. กลุ่มเครื่องมือสาหรับกาหนด หรือแสดง หรือซ่อนส่วนต่าง ๆ ในชีตงาน เช่น ตารางแถบสูตร หรือหัวเรื่อง เป็นต้น 3. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับการย่อ ขยายหน้าชีตงานเพื่อให้มีขนาดตามความต้องการ 4. กลุ่มเครื่องมือที่ใช้สาหรับจัดการชีตงาน เช่น แทรก ซ่อนชีตงาน เพิ่มชีตงานใหม่ และการ ตรึงแนว เป็นต้น 5. กลุ่มเครื่องมือสาหรับการสร้างมาโคร ซึ่งจะเป็นการบันทึกขั้นตอนการทางานประจาไว้ใช้ได้ 3.2 การบันทึกข้อมูล (Save) ในโปรแกรม Microsoft Excel 2010 การบันทึกข้อมูลดาเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้ คือ
  7. 7. 1. คลิกเม้าส์ที่ File หน้าแท็บ Home 2. เลือกคลิกเม้าส์ที่ Save ก็จะปรากฎ Properties ของการบันทึกข้อมูล 3. 4. 5. 6. เลือก Folder ที่ต้องการเก็บข้อมูล ที่ File name ให้ระบุชื่องานที่ต้องการบันทึก เช่น ชื่อ Statistics สาหรับ Save as type สามารถระบุชนิดของข้อมูลที่ต้องการบันทึกได้ คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม Save ก็จบขั้นตอนในการบันทึกข้อมูล 3.3 Workbook และ Worksheet ความหมายของ Workbook
  8. 8. Workbook หรือสมุดงาน คือ แฟ้มข้อมูลของโปรแกรม Microsoft Excel จากตัวอย่างการบันทึก ข้อมูลเมื่อมีการบันทึกข้อมูลใน Microsoft Excel 2010 แล้วจะมีนามสกุลเป็น .xlsx ซึ่งจะเห็นได้จาก ตัวอย่างของการบันทึกข้อมูลที่ชื่อ Statistics.xlsx ดังภาพ คือ ความหมายของ Worksheet Worksheet หรือ แผ่นงาน คือ แผ่นงานหรือเอกสารที่ใช้ใน Microsoft Excel ที่ ประกอบด้วย cell ต่าง ๆ ซึ่ง Worksheet จะมีอยู่ใน Workbook ดังจะเห็นได้จากตัวอย่างเมื่อมีการ เรียกใช้โปรแกรม Microsoft Excel ของ Workbook ที่ชื่อ Statistics.xlsxจะ Worksheet จานวน 3 Worksheet ดังภาพ คือ 3.4 การเปิดสมุดงาน (Workbook) การเปิดสมุดงาน หรือ การเปิด Workbook ขึ้นมาใช้มีขั้นตอนการดาเนินการดังนี้ คือ
  9. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6. คลิกเม้าส์ที่ File เลือก Open เกิด Properties ของ Open เลือก Folder ที่บันทึกงาน เลือกแฟ้มข้อมูล คลิกเม้าส์ที่ปุ่ม Open 3.5 ตัวดาเนินการใน Microsoft Excel 3.5.1 ตัวดาเนินการทางคณิตศาสตร์ (Arithmetic Operatoes) เครื่องหมาย การใช้งานใน Microsoft Excel + =100+200 - =200-150 * =100*5 / =100/5 ^ =5^2
  10. 10. % =5% 3.5.2 ตัวดาเนินการเปรียบเทียบ ตัวดาเนินการเปรียบเทียบ การใช้งาน = B1=C1 > B1>C1 < C1<B1 >= C1>=C2 <= C2<=C3 % A1<>C1 3.5.3 ตัวดเนินการที่ใช้กับข้อความ (Text Concatenation Operator) ตัวดาเนินการที่ใช้ในการเชื่อมข้อความใน Microsoft Excel จะใช้เครื่องหมาย “&” ในการเชื่อม ข้อความเข้าด้วยกัน ตัวดาเนินการข้อความ & ความหมาย คือการเชื่อมอักระหรือข้อความเพื่อให้เรียง หรือต่อกันแล้วเป็นค่าของข้อความที่ต่อหรือ เรียงกันเป็นข้อความที่สมบูรณ์มากขึ้น

×