Правила корпоративного операционного планирования в рамках внедрения корпоративного тайм-менеджмента

1. Памятка по планированию
Базовые принципы
1. Outlook - основной инструмент планирования своего рабочего дня и назначения встреч.
2. Планируем жёсткими встречами и бюджетируемыми задачами не более 60-70% рабочего времени.
3. Все, что должно быть сделано, попадает в Календарь. Все, что попало в Календарь – должно
быть сделано. Сначала – планируем жёсткие события, текучку указываем отдельно.
4. Выделяем время в Календаре на решение оперативных вопросов (статус «свободен» - зелёным)
5. С разделом Календарь нужно работать ежедневно и регулярно
6. Не планируем жёсткие встречи подряд. Помним про резервы.
7. Права доступа к Календарю: как «свободензанят» по горизонтали для коллег, как «читатель» - для
подчинённых и коллег в рамках одного отдела.
8. Используем результато-ориентированные формулировки. Например:
Планирование
9. Планируем встречи с учетом времени на дорогу и с резервами
10. Свободное время в Календаре – время для оперативных встреч с подчиненными. Рекомендуется
оставлять минимум 3 коридора по полчаса.
 когда и на сколько можно зайти для обсуждения вопроса
 когда можно позвонить
11. Используем ключевые слова:
a. «Встреча: » - если количество участников менее 3х
b. «Совещание: » - если участников более 3х, необходим протокол
12. Многодневные события (отпуск, командировка…) планируем в Календаре
13. Сотрудники, имеющие разъездной характер работы, обязаны иметь мобильное устройство,
которое синхронизируется с Календарем Outlook и отвечать оперативно на приглашения и
обновления встреч.
14. Бюджетируем время на выполнение долгосрочных задач. То, что не попало в Календарь – скорее
всего, не будет сделано
15. Соблюдаем общие стандарты оформления календаря. Настройки видимости:
Приглашение на встречу
16. Если начало встречи более чем за сутки – назначем через Outlook. Если менее чем за сутки –
дублируем назначение встречи по телефону, но по Outlook так же назначаем.
17. Обязательно пишем тему, повестку и вкладываем необходимые для ознакомления документы
заранее для ознакомления участников.
18. Анализируем занятость перед приглашением на встречу. Свободное время в Календаре – значит,
что там нет встречи и коллегу можно пригласить на встречу.
19. Рекомендуется – ставить напоминание о встрече не менее чем за 15 минут.
20. Если принял приглашение на встречу – это значит, что пришел на встречу вовремя без
напоминания! Если не принимает приглашение – то отменяет в Outlook
21. Если приглашённые на встречу не приняли приглашение на встречу в течение дня, то назначивший
встречу может на неё не прийти.
22. Переговорная бронируется участниками в Outlook при назначении встречиили через секретаря, в
случае конфликта вопрос решает ответственный сотрудник – секретарь.
23. Кто первый забронировал, у того приоритет (за исключением вариантов субординации и важности
встречи).
Ответ на приглашение
24. Ответ на приглашение должен быть дан до конца рабочего дня (до 18.00)
25. Мы доверяем информации, которая пришла в виде приглашения в календарь. При отказе от
встречи или в случае ответа «Под вопросом» - всегда аргументируем отказ!
26. Если отменяется сегодняшнее совещание, то отменяем по телефону и Outlook. Если совещание
назначено на завтра и на следующие – только через Outlook.
Ведение встречи
27. На встречи приходим вовремя. Вовремя – это значит прийти за 2 минуты
28. Организатор встречи является ответственным за ее корректное проведение
29. Приоритетность вопросов повестки должна быть определена, начинать необходимо всегда с самых
главных.
30. Протоколы с принятыми решениями обязательно в виде вложения и обновления во встречу
вкладываются и посылаются ответственным за совещание организаторомсекретарём
руководителя.
31. Длительность совещания является более приоритетной, чем количество вопросов, которые не
успевают быть рассмотрены в запланированную длительность.
10% времени ответственный за совещание может его задержать по необходимости.
32. Если совещание более 2х часов – обязательно должен быть запланирован перерыв.

2. Памятка по планированию
Создание встречи Приглашение на встречу
1. Название встречи напишите в соответствии с
принятыми обозначениями.
2. Место встречи: напишите переговорную, кабинет,
адрес выездной встречи.
3. Проверьте точное значение начала и окончания
встречи.
4. Поставьте параметр занятости встречи в
соответствии с принятыми значениями основных
типов встреч.
5. Занесите всю полезную информацию, имеющуюся у
вас перед встречей (повестка, схема проезда и т. п.).
6. Если во встрече принимают участие другие
сотрудники Компании, их необходимо пригласить на
встречу на удобное для них время.
Если вы не хотите, чтобы коллеги знали про эту
встречу, нажмите кнопку «Частное»: .
Приглашая коллег на встречу, сначала оцените их
занятость!
Для этого нажмите на кнопку «Помощник по
планированию».
Вы можете посмотреть, кто принял приглашение
на встречу, нажав на кнопку «Отслеживание»:
Принятие приглашения на встречу Планирование времени в календаре
Очень важно отвечать на приглашения максимально
оперативно, при очередной проверке почты. Чтобы
принять встречу, в окне сообщения необходимо
нажмите зеленую галочку «Принять» (или в меню
встречи, которая появилась в календаре).
Если вы не можете принять Встречу, выберите:
Вариант: Значение:
«Под
вопросом»
У меня уже что-то планируется на
это время, поэтому я не могу точно
сказать, буду ли я на этой встрече.
«Отклонить»
Я точно не смогу присутствовать
на встрече. В этом случае
обязательно указывается причина!
«Предложить
новое время»
Я смогу присутствовать на встрече,
но в другое время.
И обязательно измените ответ перед отправкой!
Максимальной эффективности планирования
можно добиться, если каждый сотрудник
Компании умеет планировать рабочее время в
соответствии с едиными правилами, понимая
единую занятость:
Тип
занятости:
Цвет: Значение:
Занят Синий
Жесткая встреча
(четкое время начала и
окончания), а также
задачи, от которых вас
нельзя отвлекать.
Доступен
(в Outlook
поле
«свободен»)
Зеленый
Задача, допускающая
прерывания на
приоритетные встречи и
телефонные звонки.
Под
вопросом
Серый
Неподтвержденные
встречи.
Нет в
офисе
Оранжевый
Выездная (в том числе
отпуска, командировки,
больничный…)
1
2
3
4
5
6