1. Работа на бизнес-мероприятиях (выставки, семинары, конференции и под.)
Подготовка
1. Попросить организаторов предоставить список ожидаемых участников мероприятия.
2. Подготовить бланк отчета по посещению бизнес-мероприятия, заполнив графы с 1 по 8.
Описание аудитории мероприятия (графа 8) производить в терминах возможных бизнес-
контактов ("клиенты", "партнеры по такому-то направлению" и т. п.).
3. Подготовить коммерческое предложение (КП) для участников мероприятия. Если
предполагается участие нескольких групп потенциальных клиентов или партнеров, то
подготовить для каждой группы специальное предложение. В коммерческом предложении
должно быть указано прямым текстом, что это предложение - специально для участников
данного мероприятия. Коммерческое предложение должно быть распечатано в
достаточном количестве экземпляров. Для особо важных групп потенциальных
клиентов и партнеров можно подготовить полиграфически отпечатанные мини-буклеты с
предложением.
Участие
4. Перед началом мероприятия пересчитать имеющееся количество визиток, КП и буклетов.
5. На видном месте прикрепить (или повесить на шею) бейдж, выданный организаторами.
6. Попросить у организаторов список участников. Если в списке участников нет контактной
информации, спросить у организаторов: можно ли получить контактную информацию по
всем участникам?
7. Проявлять активность: задавать вопросы докладчикам, при посещении стендов задавать
вопросы представителям компаний (очень важно с точки зрения восприятия остальными
участниками и заметно облегчает последующие контакты).
8. Заранее наметить людей, с которыми желательно пообщаться. Во время перерывов, кофе-
брейков и фуршетов никогда не оставаться в одиночестве. Улыбаться всегда!!! Если
сложно вступить в разговор с незнакомым человеком, общаться с теми людьми, которые
улыбаются в ответ. Если не находится тема для деловой беседы, начинать разговоры с
обсуждения хода прохождения мероприятия (например: "Вам понравился доклад такой-
то?", или "Как Вам организация мероприятия?"). Стараться не начинать разговор с раздачи
визиток. Коммерческие предложения (КП) и буклеты раздавать после устного объяснения:
"кто мы", "что предлагаем", при наличии хотя бы минимальной заинтересованности
собеседника.
9. Не раздавать КП и буклеты людям, которые наверняка не могут стать клиентами
(партнерами) или не могут передать их потенциальным клиентам или партнерам. Визитки
можно раздавать всем.
После мероприятия
10. Сразу после мероприятия (в тот же день!!) заполнить до конца бланк отчета.
11. Составить список обещаний, данных во время мероприятия (например: обещал отправить
дополнительную информацию в течение завтрашнего дня…).
12. Подготовить список потенциально интересных контактов, включая тех людей, с которыми
не удалось пообщаться.
13. Выполнить все обещания по списку.
14. Не позже, чем через неделю после мероприятия отправить недлинные письма по списку
потенциально интересных контактов с объяснением: почему это письмо отправлено ("Мы с
Вами общались на …", "Нам, к сожалению, не удалось пообщаться на …" и т. п.),
коротким изложением предложения нашей компании, пожеланиями успехов и своими
полными контактными данными. В письме обязательно должна присутствовать
мотивация к продолжению диалога (задать вопрос, например)!
15. Через неделю после отправки писем подготовить отчет по результатам мероприятия,
указав количество ведущихся переговоров, количество заключенных контрактов,
количество отказов в сотрудничестве и списки соответствующих контрагентов (клиентов,
партнеров и т. д.).
2. ОТЧЕТ
по посещению делового мероприятия
1 дата (даты) проведения
2 продолжительность (в часах)
3 организаторы
заполняется ДО мероприятия
4 название мероприятия
5 место проведения
6 цель посещения мероприятия
7 ожидаемое количество контактов
8 описание аудитории мероприятия
9 фактическое время участия (в часах)
заполняется ПОСЛЕ
10 количество полученных визиток
11 количество розданных визиток
мероприятия
12 количество розданных КП
13 количество розданных буклетов
14 итоговая оценка мероприятия
15 итоговая стоимость участия
Основные результаты:
1.(указать компанию и результат переговоров) ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2. (указать компанию и результат переговоров) ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3. (указать компанию и результат переговоров) ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. (указать компанию и результат переговоров) ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. (указать компанию и результат переговоров) ________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
ФИО сотрудника __________________________________________________________
Дата заполнения ___________________________________________________________
