Правила организации и проведения совещаний в рамках внедрения корпоративного тайм-менеджмента

1. Памятка для сотрудников
Правила организации и проведения
оперативного совещания
Цели:
1. Подведение итогов прошедшей недели.
2. Заслушивание отчетов о проделанной работе за неделю по текущим задачам, поставленным на
прошлых совещаниях.
3. Оценка как плохой, так и хорошей работы, внесение изменений, если в ходе контроля будут
обнаружены ошибки.
4. Постановка задач на следующую неделю: сроки и условия исполнения отдельных поручений.
Роли:
5. Председатель совещания – ответственный за соблюдение регламента проведения совещания,
назначает поручения, подводит итоги проделанной работы, составляет список участников.
6. Секретарь – участник совещания, ответственный за ведения протокола, и доведения протокола до
всех участников совещания. Ответственный за назначение задач в системе контроля задач по итогам
совещания.
7. Организатор совещания – ответственный за заблаговременное планирование и приглашение на
совещание.
8. Участники – должны быть подготовлены по вопросам повестки дня. Участники должны отчитаться по
текущим поручениям в системе контроля поручений, а также проявлять активность во время
совещания.
*Секретарь совещания и организатор может быть одно и то же лицо.
Подготовка:
9. На совещании должно приглашаться только заранее определенное необходимое число участников.
10. В случае если участник не может принять участие в совещании, он должен сразу же определить и
пригласить полномочного заместителя.
11. К совещанию должен быть готов список поручений с текущими статусам по итогам предыдущих
совещаний.
12. В случае наличия у участника проекта решения оперативного совещания, он должен выслать его
секретарю совещания для занесения его в проект протокола.
Проведение:
13. Председатель следит за тем, чтобы совещание началось вовремя (вовремя – это значит за 2 минуты
до начала все должны сидеть на своих местах и быть готовыми к совещанию.
14. Обсуждение во время совещания и фиксирование результатов должны проходить в результато-
ориентированном формате.
15. Председателю рекомендуется следить за тем, чтобы выполнялся принцип «Все, что актуально всем
участникам – обсуждаем вместе. То, что актуально некоторым – обсуждаем в урезанном составе
после того, как уйдут остальные».
16. Председатель следит за соответствием времени обсуждения вопроса регламенту. Если в ходе
обсуждения появляется незапланированный вопрос, обсуждение которого занимает более 2 минут,
он должен быть перенесен Председателем в конец совещания или снят с обсуждения.
17. В конце совещания должно быть выделено время на согласование протокола участниками с
выведением его на экран и, в случае необходимости, внесением корректировок и сроков по
поручениям. Если технически невозможно протокол вывести на экран, то секретарь совещания
должен зачитать его вслух для согласования протокола всеми участниками.
18. В случае необходимости ответственный за исполнение решения или поручения до конца совещания
должен письменно предоставить секретарю точную формулировку со сроком.
19. Секретарь совещания имеет право уточнить формулировку, срок и ответственного для протокола.
Если срок по задаче на совещании ответственный назвать не может, то по данной задаче вместо
срока должна быть поставлена звездочка, и срок должен быть согласован в течение 1 часа после
совещания.
Отслеживание:
20. Протоколирование результатов собраний должно осуществляется в электронном виде (за
исключением выездных совещаний и совещаний, на которых это технически невозможно.)
21. Согласованный протокол совещания должен появляться в конце совещания (за исключением
выездных совещаний и совещаний, на которых это невозможно осуществить онлайн-
протоколирование.)
22. В протокол попадает только то, что было рассмотрено на совещании.
23. Все поручения ставятся на контроль и назначаются в Задачах Outlook.
24. Рекомендация: Минимум раз в месяц должна происходить обратная связь по работе настоящих
правил, собираясь с участников для анализа в конце совещания анкеты обратной связи.
25. Если в протоколе по задаче зафиксировано несколько исполнителей по поручению – первый в списке
является ответственным за отчетность, а остальные – соисполнители (за исключением случаев
участия в совещании нескольких подразделений, когда все записанные в протоколе участники
задачи являются единоличными ответственными по своему подразделению).

2. Шаблон повестки и протокола в соответствии со стандартом тайм-менеджмента
Вопрос: Ваша оценка
«-» Есть возможность для
улучшения
«+» Все ОК., резервов улучшения
нет
I. Подготовка оперативного совещания.
1. Было ли спланировано совещание заранее в Календаре Outlook
участниками совещания?
2. Были ли все участники готовы к совещанию?
3. Наблюдалось ли опоздание или неявка участников?
4. Был ли заранее подготовлен список поручений с актуальными
статусами?
II. Проведение оперативного совещания
1. Были ли участники готовы к совещанию?
2. Вовремя ли закончилось совещание?
3. Соблюдался ли принцип: «все, что актуально всем участникам –
обсуждаем вместе. То, что актуально некоторым – обсуждаем в
урезанном составе после того, как уйдут остальные»?
4. Были ли отвлечения от темы более двух минут?
5. Ясны ли, на Ваш взгляд, были итоги совещания для участников?
6. Формулировались ли задачи для протокола в результато-
ориентированном виде?
7. Были ли запротоколированы итоги совещания?
8. Протоколировались ли итоги совещания в онлайн-режиме?
9. Было ли отведено в конце совещания время на согласование
протокола?
III. После оперативного совещания.
1. Был ли получен согласованный протокол в конце совещания?
2. Был ли протокол совещания вложен во встречу Outlook?
Бланк обратной связи по оценке
эффективности организации и
проведения оперативного совещания

3. Шаблон повестки и протокола в соответствии со стандартом тайм-
менеджмента
Тема совещания
УТВЕРЖДАЮ:
Председатель
совещания___________________
«____»_ _ __ _20 год
ПОВЕСТКА СОВЕЩАНИЯ
Дата совещания: с __:__ до __:__
Время совещания:
Место проведения:
§1. Определить переходный период к новой структуре
Докладчик Содокладчик Приглашенные Время
доклада
Время
обсуждени
я
ИТОГ
О
Артемьева С.В. Куликов А.М Топ-группа 5 5 10
§2. Обзор квартальных планов
Докладчик Содокладчи
к
Приглашенные Время
доклада
Время
обсуждени
я
ИТОГ
О
Якупов Я.А. Топ-группа 5 5 10
Петров Д.В. Топ-группа 5 5 10
Соловьев Л.Н. Топ-группа 5 5 10
Соколова М.В. Топ-группа 5 5 10
§3. Рассмотрение кайдзен-предложений, коллизий и рисков
Докладчик Содокладчи
к
Приглашенные Время
доклада
Время
обсуждени
я
ИТОГ
О
5 3 8
§4. Принятие шаблонов плана, повестки, протокола
Докладчик Содокладчи
к
Приглашенные Время
доклада
Время
обсуждени
я
ИТОГ
О
Ершов И.В. 5 5 10
ИТОГО по повестке заседания
Рассматривается __ вопроса. Планируемая продолжительность заседания - 68 минут
Секретарь совещания _______________/Ф.И.О.
Телефон:

4. Шаблон повестки и протокола в соответствии со стандартом тайм-
менеджмента
УТВЕРЖДАЮ
Председатель
______________________________
(должность)
____________ /_________________
«___»___________ 20___г.
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
Дата совещания:
Время совещания:
Место проведения:
Участники:
§1. Определить переходный период к новой структуре
Решение
Поручение Ответственный Соответственный Срок
§2. Обзор квартальных планов МИТ
Решение
Поручение Ответственный Соответственный Срок
§3. Рассмотрение кайдзен-предложений, коллизий и рисков
Решение
Поручение Ответственный Соответственный Срок
§4. Принятие шаблонов плана, повестки, протокола
Решение
Поручение Ответственный Соответственный Срок
ИТОГО по повестке заседания
№ вопроса
Планируемое время
обсуждения
Фактическое время
обсуждения
§1.
§2.
§3.
§4.
ИТОГО:
Секретарь совещания _______________/ФИО
Телефон: 254-XX-XX, вн.: (XX) XXX