内定者/新入社員向けビジネスライティング研修用パワーポイントスライド販売用サンプル

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ビジネスライティング
研修
株式会社HEART QUAKE

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株式会社HEART QUAKE All Rights Reserved.
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もくじ
1.【ビジネスマナー全般】
✓ビジネスマナーとは
2.【ビジネスライティング社内⽂書編】
✓社内⽂書の種類と役割
✓報告書、依頼書、稟議書の基本の書き⽅
3.【ビジネスライティング社内⽂書編】
✓督促状、わび状、招待状、案内状、招待状の
基本の書き⽅
✓社外⽂書作成時の注意
・コピーライトについて
・Confidentialについて
・引⽤について
・著作権について
✓ビジネス⽂書で使える決り⽂句
✓社交儀礼⽂の書き⽅
✓封筒の書き⽅
４.【メール編】
✓メールの基本の書き⽅
✓メール送信時の確認事項
✓メールの便利な機能（CC、BCC、署名）
✓こんなときどうする︖
５.【FAX編】
✓FAX送信のタブー
✓FAX送信書の構成
✓FAX送信のメリット・デメリット
６.【実践課題】
全６問
※実際にメールを送信してもらう形式
７.【クイズ】
✓Eメール関連全10問(3択/⽳埋め)
✓⼿紙関連全10問(3択/⽳埋め)
✓クイズの解答と解説

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ビジネスマナー全般

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ビジネスマナーとは
ビジネスマナーを考えよう
Q.ビジネスマナーと聞くとどんな印象ですか︖

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ビジネスマナーを考えよう
Q.なぜビジネスマナーは必要なのでしょうか︖

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⾃分中⼼から相⼿中⼼へ
相⼿の⽴場に⽴って
物事を考え実⾏する、
他⼈を思いやる意識から出る
⾏動
（出典「完全ビジネスマナー」河出書房新社）

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ビジネスマナーの⽬的
お客様
取引先
同僚
部下
上司
近隣住⺠
⾃分
コミュニケーションの基礎
相⼿が信頼できる⼈物か判断
良好な関係構築
企業の信⽤度の向上

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ビジネスマナーが⽣み出すもの
相⼿と「信頼関係を築くスキル」
がマナーです。
良いマナーが相⼿からの
信頼を⽣み、
あなたとのビジネスチャンスを
広げます。
マナーの質
信頼の量
情報の量
機会の量

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ビジネスマナーが⽣み出すもの
マナーや礼儀は社会⽣活をスムーズに送るために
重要な⼿段です。
つまり、マナーや礼儀に⽋けていれば、他⼈との円滑な
コミュニケーションが困難であるということになります。
⽇常の挨拶や接し⽅、態度はもちろん
「相⼿や状況にふさわしい⽂章」を
考え、理解するようにしましょう。

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社内⽂書編

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社内⽂書
社内⽂書︓ ①種類と役割
①指⽰／命令⽂書命令書指⽰書通達決済書など
②連絡／調整⽂書業務連絡紹介⽂書依頼書回覧⽂書掲⽰⽂書通知
⽂書など
③報告／届出⽂書⽇報⽉報出張報告書参加報告書調査報告書事故
報告書計画書企画書稟議書上申書など
④記録／保存⽂書議事録帳票書⼈事記録など
社内⽂書は以下の4項⽬に分類できます。
その種類によって表記の仕⽅は異なりますが、ポイントを押さえれば
間違えることはありません。
①は上層部から、
②は各部署ごとで回され、
③は個⼈から上司や会社へそれぞれ回すもので、
④は全社員が⽬を通す⽂書です。

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社内⽂書
社内⽂書︓②基本テンプレート
宛名
先⽅の⼿元に届けるため「営業
部⻑殿」のように役職名に殿を
つける。部署宛なら御中を。
また⽒名の表記はフルネームが
原則。
署名
宛名より⼀段下げて署名をつける。
「総務課」「⼈事部」などの部署
名だけを記す場合もあるので、そ
の都度確認する。
発信年⽉⽇・番号
書類整理のため、発信⽇を
記載する。
また会社ごとの⽂書種類を
識別する番号がある場合は、
その規則にならう。
件名
すぐに読んでもらえるよ
う内容が⼀⽬で判断でき
る件名をつける。
「アルバイトの雇⽤の
件」「新⼊社員研修の結
果報告」など。
⽤件
「記」の下に箇条書きで⽤件
を連ねる。
⽇時・場所は必ず表記し、
以降は必要に応じて表記する。
本⽂
結論→原因→経過→意⾒の
順。社内⽂書はシンプルで
わかりやすいのが基本。
「です・ます」の敬体でつ
づり、尊敬語は使わない。

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社内⽂書
社内⽂書︓③基本パターン
構成
記録や結果を箇条
書きで構成
報告書
正式名称
報告内容を項⽬ご
とに書く
結果は明確に資料など
を添えるのも可
社内で交わされる報告書には、研修業務や出張報告があります。
記録・結果を残すものなので、簡潔さが要求されます。

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社内⽂書
構成
原因・結果・再発
予防策で構成
問題の要点をわかり
やすく
分析した結果
再発を防ぐ⽅策
社内業務の進⾏中に発⽣した事故や失敗について、その原因と
結果や対策などを明確に記載したものです。
報告書

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社内⽂書
構成
依頼内容・期⽇・結
果報告の⽅法で構成
依頼書
依頼内容
問い合わせ先
期⽇・⽅法など
社内業務を遂⾏するうえで、協⼒を願うために作成する⽂書です。
実⾏期限とその理由を明確に記載します。

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社内⽂書
稟議書
構成
説得⼒をもたせるた
め、具体的な理由や
数を記載する
重要な決定事項の許可を得るために作成します。上司を経て会社の
上層にまで回る⽂書です。
期⽇・⽅法など

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社外⽂書編

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社外⽂書
社外⽂書︓①基本テンプレート
件名
内容の明確化
社内⽂書同様、簡潔な表
現に徹する。「新規商品
のお知らせ」「創⽴10周
年のご案内」など。
頭語と結語
組み合わせに注意
「謹啓－敬⽩」「前略
－早々」のようにセッ
トになった基本形式が
ある。
前⽂
定型⽂の挿⼊
「時候のあいさつ+定型
あいさつ」を挿⼊する。
「定型あいさつ」だけ
でもよい。
詳細
箇条書きで記載
本⽂で概略を説明し、
その要約として箇条書
きで、⽇時・場所など
を記す。

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社外⽂書
社外⽂書︓②基本パターン
構成
具体的な期⽇を指定す
る。⾏き違いであった
時のためにおわびを加
えておく
督促状料⾦の⽀払いや商品の納⼊などが滞っている場合に、発注先へ
その旨を連絡するために作成します。
具体的な要件
期⽇を指定する
⾏き違いの場合のおわび

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社外⽂書
構成
まずはおわびを述べ
る。次に再発を防ぐ
対策を明⽰。
わび状先⽅との取引の際、何らかの⼿違いが⽣じた際に作成します。
⼿違いの理由と今後の対策を明確にします。
おわび
再発防⽌

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社外⽂書
構成
まず⽇ごろの感謝を述
べる。⽤件を明らかに
して招待することを告
げる。⽇時と場所を明
記する。
招待状⽇ごろお世話になっている取引先へ向けて、パーティやー歓待の案内
を連絡する際に作成します。
感謝を述べる
⽇時・場所を明記

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社外⽂書
構成
⽇ごろの感謝を述べる。
案内の詳細（発表会・
セールなど）を伝え、
⽇時と場所を明記する。
案内状新規顧客の取り込みや既存顧客へのサービスとして、新製品の
発表会や展覧会の案内をする際に作ります。
感謝を述べる
案内の詳細
⽇時・場所・交通⼿段
などを案内

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社外⽂書
社外⽂書作成時の注意①
●コピーライト（Copyright）の表記
コピーライト（Copyright）とは著作権のことです。ホームページやブログは
もちろん、映画や⾳楽、本や漫画、絵や彫刻など、全ての作品に著作権があ
り、他⼈が作った作品を真似したりコピーする事は、絶対にしてはいけない
ことです。社外への⽂書や媒体資料、提案書においても表記をしましょう。
短く書く場合 (C) 2022 HEART QUAKE Inc.
⻑く書く場合 Copyright (C) 2010-2022 HEART QUAKE Inc. All Rights Reserved.
Copyright 「著作権」いう意味の⾔葉
(C) コピーライトマーク ※1
2014 ⻄暦 (年号は使いません) ※2
All Rights Reserved 「すべての権利を保有しています」いう意味の⾔葉
※1 コピーライトマークは (c) カッコと特殊⽂字
※2 ⻄暦は、⼀つだけのものと2つあるものがありますが、2つあるものは始めが公開年・終わりが最新更新年を表します。

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社外⽂書
社外⽂書作成時の注意②
● Confidential表記
外部に資料を出されないようにするには、提案資料に「Confidential」
（「Strictly confidential」、「秘」「厳秘」）等を右肩に⼊れましょう。

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著作権について
著作権とは︖
著作者の権利を明確に定め、この権利を保護するために定められた法律
皆さん同様に、世の中に出回っている画像やテキストのそれぞれにも著作者
が存在しています。
例えば、、、
小説、論文、音楽、絵画、彫刻、建築、
映画、写真、プログラム等
作家、画家、作曲家など創作活動を職業とする⼈に限らず、⼩説を書いたり絵を描い
たりすれば、登録や申請の必要もなく、創作した時点で、創作した者が、著作者とな
ります。
すなわち、幼稚園児であっても絵を描けばその絵の著作者となり、⼩学⽣が作⽂を
書けばその作⽂の著作者となります。
創作者の有名・無名、年齢などに関わらず、著作者の権利は著作権法で保護されます。
これくらいは⼤丈夫だろうという考え⽅が著作権侵害につながる事を理解することが
重要です。

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著作権について
著作物の正しい利⽤⽅法
原則として権利者の許諾が必要となります。著作物の利⽤を考えるときの流れを整理してみて⾒ましょう。
■ 著作物利⽤時の流れ
インターネット上でのサイト制作者の
中でも著作権に対する意識が年々⾼
まっています。
また、皆さんが今後社内で関わるであ
ろうサービスやアプリの認知が⾼まる
ほど、ユーザーの⽬は厳しくなります。
これくらいは⼤丈夫だろうという考え
⽅は⾮常に危険ですので、
まずは法務担当に相談する
などして慎重な判断が必要
です。
※

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引⽤について
引⽤とは︖
他⼈の著作物や企業・団体のデータ等を⾃⼰の資料・作品で紹介する⾏為
ア既に公表されている著作物であること
イ「公正な慣⾏」に合致すること
ウ報道，批評，研究などの引⽤の⽬的上「正当な範囲内」であること
エ引⽤部分とそれ以外の部分の「主従関係」が明確であること
オカギ括弧などにより「引⽤部分」が明確になっていること
カ引⽤を⾏う「必然性」があること
キ「出所の明⽰」が必要（コピー以外はその慣⾏があるとき）
今後皆さんが社内外に向けての企画書・提案書を作成する際に、調査結果を始め、
様々な外部データを使⽤することになると思います。
その際には必ず以下の引⽤するための要件を満たす必要があります︕
【引⽤の要件】
出典︓⽂化庁 (2010, §8. 著作物等の「例外的な無断利⽤」ができる場合 ⑧ ア「引⽤」第32条第1項)
まさにこういう事です︕

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社外⽂書
上⼿な社交儀礼⽂書の書き⽅
社交儀礼⽂の種類とルール
社交儀礼⽂は格式を重んじた⽂章のことです。その種類とルールを確認しましょう。
≫どんなものがあるのか？
あいさつ状・案内状・祝賀状
（年賀状）
⾒舞い状
（暑中・残暑⾒舞い・寒中⾒舞い）
礼状・感謝状・お悔み状・わび状・
断り状・承諾状
≫表書きのルール
1.名前は中央に書く
2.「株式会社」を㈱などと略さない
3.住所は右端に揃える
4.差出⼈の部署・名前を書く
専⾨家に
聞きました
はがきと封書の使い分けを
教えてください!!
はがきはもともと「端書」と書かれ、
メモなどの意味でした。ですから、
正規な⼿紙は封書を使います。
はがき
封書
多忙な⼈に送る
贈答品の送り状
⽬上の⼈に送る場合
⻑⽂の送り状
----------------------
----------------------
※他⼈に読まれたくない内容も封書にすべき

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社外⽂書
社交儀礼⽂書の基本構造
社交儀礼⽂の基本ルールは全部で7点です。この基本ルールは⼿紙全般にも通⽤する
ものなので、しっかり覚えましょう。
①頭語結語とセットで⽤いる
②前⽂時候、安否、おわび、感謝の順であいさつ⽂を構成する
③本⽂「さて」「ところで」といった接頭語と⼊れ、本⽂に⼊る
④末⽂あいさつ⽂、乱筆の陳謝、無事を祈る⽂などで締めくくる
⑤結語頭語の対語として⽤いる
⑥後付け⽇付、署名、宛名の順に書き、敬称は「様」を⽤いる
⑦副⽂追伸があれば、書き漏らしを短めにつけ加える
※原則は1⽂書1テーマだが、書き漏らしがある場合のみ補⾜する

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社外⽂書
社交儀礼⽂書の流れ①
本⽂（出だし）の⽂例
本⽂は⽤件の、末⽂はその⽤件の反応や結果を促す⽂章になります。⽬的によって
使い分けますが、ここでは本⽂の「出だし」と末⽂の「締め」を紹介します。
ご返信ありがたく拝⾒いたしました
貴信によるお申込みの件、ご返事申し上げます
ご注⽂をいただき、誠にありがとうございます
突然お⼿紙を差し上げます失礼をお許しください
はなはだ申し上げにくいことなのですが、折り⼊ってお願い申し上げます
勝⼿ながら以下の件につきましてご依頼申し上げます
先⽇お貸し出ししている○○の件で、本⽇筆をとらせていただきました
ご誠意あるところをお聞かせ賜りたくお⼿紙を書きました
催促がましく恐縮には存じますが、当⽅の事情もお汲み取りのうえ
多⼤なご迷惑をおかけしました点、幾重にもおわび申し上げます
当⽅の⼿違いからお⼿をわずらわせてしまいまして、誠に恐縮に存じます
弁解の⾔葉もなく、ひたすらおわび申し上げるしだいです
本
⽂
︵
出
だ
し
⽂
︶
返
信
依
頼
催
促
陳
謝

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社外⽂書
社交儀礼⽂書の流れ②
まずは取り急ぎ、ご通知まで
以上の件、ご紹介のかたがたご通知申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってごあいさつ申し上げます
引き続きご愛顧のほど、何卒よろしくお願い申し上げます
今後とも⼀層のご⾼配を賜りたく、重ねてお願い申し上げます
まずは、略儀ながら書中をもって御礼申し上げます
遺憾ながらご期待に添えかねますので、何卒ご容赦ください
あしからずご了承くださいますようお願い申し上げます
当⽅の事情ご賢察のうえ、このたびはご容赦のほど切に願い申し上げます
末⽂（締め）の⽂例
末
⽂
︵
締
め
⽂
︶
通
知
状
礼
状
断
り
状

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社外⽂書
ビジネス⽂書で使える決まり⽂句①
定型あいさつ
・「ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」
（清栄︓繁栄している様を祝う⾔葉）
・「ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」
（隆盛︓勢いの盛んな様を祝う⾔葉）
・「ますますご清祥のこととお喜び申し上げます」
（清祥︓元気な暮らしを祝う⾔葉）
どれも⼤変よく使われるフレーズです。
この3⽂だけで、たいていの社外⽂書に対応できます。

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社外⽂書
ビジネス⽂書で使える決まり⽂句②
時候のあいさつ
季節によって変化し、時候のあいさつ
→定型のあいさつの順に配置します。
1⽉厳寒の候寒⾵の候寒さ厳しき折
2⽉残寒の候余寒なお厳しき折梅花の候
3⽉早春の候春陽の候⽇ごとに暖かく
4⽉陽春の候春もたけなわになり
5⽉新緑の候⾵薫る季節若葉すがすがしく
6⽉初夏の候梅⾬の候⼊梅の候
7⽉盛夏の候暑さ厳しき折炎暑の候
8⽉残暑の候いまだ暑さ厳しき折
9⽉初秋の候重陽の候彼岸の候
10⽉⾏楽の候⽇増しに秋も深まり
11⽉晩秋の候寒さが⽇増しに加わり
12⽉年も押し迫り年末多忙の折
⼿紙にまつわるNG
◎封筒選びのNG
「色つきや香りつき」
軽薄な印象を与えます
「社用の封筒」
ビジネスの連絡には社用封筒を用います。
ただしビジネスでも個人的にお世話になった
人へ手紙を出す際は、公私のけじめをつける
ために社用封筒を避けます。
◎ペン選びのNG
「ボールペン」
年配の方には「ボールペンは下書き用」とい
う認識があります。万年筆で書くようにしましょう。
ボールペン＞シャープペン
「赤色ペン」
文字が読みにくく好ましくありません。また
欧米では「絶交」を意味するため、黒色の
万年筆を使うのが望ましいでしょう。
NG!

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社外⽂書
ビジネス⽂書で使える決まり⽂句③
頭語と末語の組み合わせ
⼿紙特有の⾔葉で、対になって意味をなします。頭語は⽂頭に、末語は⽂末に配置
します。
セットで覚えるのがいいでしょう。
状況頭語末語頭語末語
通常謹啓 → 敬具拝呈 → 拝⾒
丁重謹啓 → 敬具・謹⾔奉啓 → 謹上
急ぎ急啓 → 敬具・敬⽩・拝具急⽩ → 敬具・敬⽩・拝具
全⽂省略前略 → 草々（早々）冠省 → 草々・不⼀・不備
再発信再啓 → 敬具再呈 → 敬具
返信拝復 → 敬具・敬⽩貴簡拝読 →敬答
急啓

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社外⽂書
封筒の書き⽅
東
京
都
○
○
区
○
○
町
○
―
○
―
○
○
○
株
式
会
社
営
業
部
営
業
課
⻑
鈴
⽊
⼆
郎
様
平成○年○⽉○⽇
〒111-1111 東京都○○区
○○丁⽬○番○号
○○○○株式会社
○○部○○課⼭⽥太郎
〒
1 1 1 -
〒111-1111
東
京
都
○
○
区
○
○
町
○
'
○
―
○
○
○
○
○
株
式
会
社
○
○
部
○
○
課
⼭
⽥
太
郎
裏側表側
●
表
側
に
⾃
社
の
印
刷
が
な
い
場
合
は
︑
裏
側
の
合
わ
せ
⽬
の
右
側
に
所
番
地
を
書
く
●
左
側
に
名
前
を
書
く
●所番地の1字下げ
た位置から、先⽅の
会社名を略さず書く
●名前を中央に⼤きく
書く
●社⽤封筒の印刷部
分には発信⽇付、所
属部署、差出⼈名を
記⼊

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メール編

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社外⽂書
Eメール作成
1. Eメールにふさわしい内容か考える
内容が複雑なため⽂章にしにくい⽤件であったら、電話などに⼿段を
替えます。
2. 送信相⼿は妥当か
多くの⼈間が関わる仕事の場合、複数に送るのか、担当だけに送るの
かを判断します。
3. 件名を考える
数あるEメールの中から、先⽅に優先的に⾒てもらえるような明確な
件名を考えます。
Eメール⽂は、忙しい先⽅を拘束しないよう簡潔にまとめることが第⼀条件です。
先⽅にメールを効率よく読んでもらう⽂章を書くよう⼼がけましょう。

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Eメールの基本テンプレート
●●●●●@●●●.co.jp
●●●●@●●●.co.jp
●●●●●に関するご請求
⽥中様（CC︓○○会社⼭本様
●●●●会社営業部 ●●様
お世話になっております。●●社の●●です。
株式会社●●●●
経理部 ●●●●
東京都●●区●●町●－●－●
TEL 00-0000-0000 FAX00-0000-0000
●●●●＠●●●●.co.jp
社外⽂書
CC
CCを使ってメールを送
る時は、書き出しの上
に送信先名を書きます。
役職者が複数続く場合
は⾼い順に書きます。
図は⽥中様と⼭本様の
役職が同等の場合。後
者の役職が下ならば改
⾏をして次⾏から続け
ます。
書き出し
これでメールの第⼀印
象が決定します。以下
が⾒本です。
はじめまして、●●社
の●●と申します。
（初回）
いつもお世話になって
おります。●●社●●
です。（初回以降）
別記
⽂章説明の後に、
別記として詳細を
記載します。「下
記の通り」などの
断りを⼀⾔⼊れた
本⽂の下に配置し
ます
本⽂
社内宛の⽂章なら敬
語は基本的に不要で
す。また必要ならば
箇条書きを使って、
視覚的によりわかり
やすい⽂章を書きま
しょう
タイトル
依頼、紹介、回答、報告、通知と
いったカテゴリを意識したタイト
ルが必要。また、タイトルの後に
名前を明記しましょう
署名
発信者名、連絡先、メールアドレスを記
載します。Eメール機能に署名設定があ
りますので登録しておくとよいでしょう

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社外⽂書
ビジネスEメール送信前の確認事項
Eメールは確かにビジネス⽂書ですが、過度の敬語やあいさつ⽂は
不要です。「すぐに⽤件が理解できる」が条件です。
□ 5W1Hで構成できているか
「メールを開いてすぐに理解できる構成か」が重要です。
いつ、どこで、誰が、なぜ、どのように、どの程度かを意識しましょ
う。」
Eメールは記録として残ります。第三者の⽬に触れても問題がない内
容かよく確認しましょう。
□ あいさつや過度の敬語は極⼒省かれているか
□ 5W1Hで構成できているか
□ 送信可能な⽂書か

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社外⽂書
⽤件伝達の役割チャート
⼿紙
はがき
電話
FAX
Eメール
情報伝達の速度
丁
寧
度
Eメール、⼿紙（はがき）、電話そ
してFAXとありますが、それぞれ
に最適な役割があることを理解し
利⽤しましょう
ビジネス⽂書の中では
最も信頼がおけ、丁寧
度が⾼い通信⼿段
FAXと⽤途が似ている
が、情報の保存性に優
れている
伝達速度はダントツ
だが、融通性と情報
の保存性には⽋ける
Eメールよりも
丁寧度は⾼いが
融通性に劣る
丁寧さに⽋けるが、
情報の保存や加⼯と
利便性では抜群

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社外⽂書
こんなときどうする︖Eメール⽂書①
Eメールを送信した先⽅の反応がよくない
≫あいまいな件名は相⼿の読む気を喪失させます。以下の変換例を参考にしてください。また返信が
遅すぎた可能性もあります。ちなみに、返信のタイミングの⽬安は当⽇です。
× 「会議について」 → ○ 「予算会議の結果報告」
× 「⾒学会実施」 → ○ 「〜の「⾒学会、〜⽇に実施」
× 「送付のお願い」 → ○ 「〜資料の送付依頼」
変
換
例
いつもうまいEメールを送るコツが知りたい
≫Eメールを受信する側になって考えましょう。特に以下の4点は重要なポイントです。
①簡潔な構成を考える
上⼿なEメールとは、結論から先に述べ
られています。「導⼊⽂を読めば内容
がつかめる」のは、忙しい先⽅への思
いやりの形なのです。
②受信者の環境を考える
会社によってはパソコンを数⼈で共有して
いる場合があります。その場合、便利なE
メールはかえって迷惑なものになります。
③緊急度を考える
電話での⼀⾔で済む⽤件をわざわざE
メールにする必要はありません。また年
配者には、FAXの⽅が適切な場合もあり
ます。
④データサイズを考える
Eメールに資料を添付する時は、データサイ
ズに注意しましょう。⼤きすぎると、受信者
側で添付資料を開けない場合があります。
（データの推奨サイズは3MB以下）

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社外⽂書
こんなときどうする︖Eメール⽂書②
ウイルス対策はどうすればいいか
対策1 送信者に⼼当たりのない不審なメールは開かない
対策2 添付ファイルや外部データは開封前に確認する
対策3 ウィルス情報のあるホームページを確認する

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社外⽂書
Eメールの便利な機能①
機能1 ︓ CCとBCCの違いを理解しよう
CCとは
カーボンコピーの略で、ほかに誰が
同じメールを受診しているかを送信
先に知らせる機能です。Toに先⽅、
CCに上司を設定すれば、メールの
内容を報告できます。
BCCとは
ブラインドカーボンコピーの略で、同じ
メールをほかに誰が受信しているかを送
信先から隠す機能です。CCの機能を不
快に思う先⽅もいるので、その時々に応
じて使⽤しましょう。
≫複数の取引先に同じメールを送るには
伝達⼿段であったEメールが、キャンペーンの案内など、⼯夫次第で強⼒な
ビジネスツールに⽣まれ変わります。さっそく実践してみましょう。
To
CC
BCC
⾃分のアドレス
先⽅のアドレス
先⽅のアドレス（複数登録）

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社外⽂書
Eメールの便利な機能②
機能2 ︓ パソコンの設定に⽇時を利⽤しよう
パソコンの設定⽇時はEメールの設定⽇時と連動しています。
つまり、パソコン側の時間に狂いがあるとEメールの受信時間にも狂いが⽣じます。
≫パソコンの時間設定の仕⽅
時間設定の⼿順は以下の通りです。
「コントロールパネル」→「⽇付と時刻のプロパティ」→「時間設定をする」
機能3 ︓ 署名の設定機能をうまく利⽤しよう」
Eメールには、送信時に署名を⾃動で追加してくれる機能があります。この機能を
利⽤すれば、毎回、メールに署名を書く必要がなくなります。
（Outlook Expressの場合）
「メール上部のツール」→「オプション」→
「メール形式」→「署名を設定する」
署名を設定したら、「すべての送信メッセー
ジに署名を追加する」にチェックします
（Outlookの場合）
（Gmailの場合）
メール右側の「設定」ボタン押下
「全般」→「署名」→署名の追加
→「変更を保存」
署名設定の仕⽅

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社外⽂書
こんな時どうする︖送信＆返信編
●宛先をニックネームで登録したい
≫登録されたニックネームなどは、そのまま送信されてしまいます。
敬称のないメールが届いた先⽅は、⼤変不快に思うはずです。
宛名は正しく登録して送信しましょう。
●「Re︓○○」ですぐ返信したい
≫⼀⾒失礼に思われがちな、返信タイトルの「Re︓○○」
ですが、質問に回答する際は、先⽅にも内容がわかり
やすいため、そのまま返信しても問題ありません。
Re︓
○○!?

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社外⽂書
こんな時どうする︖Eメール全般編①
Eメールの⽂章も1件につき1⽤件か
≫まとめられれば1件で
ビジネス⽂書の基本は1件につき1⽤件ですが、
何件ものメールが配信されるのは迷惑なものです。
簡潔に内容をまとめて、1件で送信できるように⼯夫
しましょう。
⽤件をまとめるのが難しいようであれば、送信後に
電話をして詳細を伝えるなど、⼗分な配慮を⼼掛け
ましょう。
ただし、はじめから複雑な⽤件、⾄急の⽤件である
とわかっていたら、電話での連絡にし、Eメールは
補⾜的な⽬的で使うようにすべきでしょう。

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社外⽂書
こんな時どうする︖Eメール全般編②
メールの送信先を間違えた時の対応は
≫すぐに先⽅に連絡を
誤配信した連絡先がわかる場合は、すぐに連絡し
ましょう。わからなければ、誤配信である旨のお
わびメールを送信し、その破棄を依頼しましょう。
また機密メールを誤送信してしまった場合は、⾃
分⼀⼈で判断せずに、上司に報告しましょう。
誤配信の防⽌は、名刺と⼊⼒したアドレスの付け
合わせを⾏えば、回避できるはずです。
たとえ確認作業に時間をとられたとしても、最悪
の事態は回避できるでしょう。

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社外⽂書
こんな時どうする︖Eメール全般編③
Eメール携帯メール
先⽅に連絡 ○ ×
先輩に連絡 ○ ○
上司に連絡 ○ △
添付ファイル送信 ○ ×
携帯メールとEメールの⽤途の違いは
≫基本はEメールを使⽤
携帯メールが使⽤できるのは、あくまで私的な範囲までです。
⼤事な顧客や上司・先輩に対して使うのは控えるべきでしょう。
先輩に携帯メールで連絡する際は、「先輩が外出している」「先輩と連絡
が取れない」「⾄急の⽤件である」と条件が重なった時に、はじめて検討
すべきでしょう。

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社外⽂書
こんな時どうする︖Eメール全般編④
●添付ファイル送信時の注意点
送信先のパソコンの環境を考える
ファイルを添付してメールを送ることができますが、そのファイルを開くこと
ができるアプリケーションソフトが相⼿のパソコンに⼊っていなければ、その
ファイルを開くことができません。事前に確認しておきましょう。
ファイルサイズに気をつける（3MB以下）
ファイルサイズが⼤きいものを送ると送受信に時間がかかり、相⼿に迷惑にな
ります。あまりにもファイルサイズが⼤きい場合は、圧縮ソフトを使ってファイ
ルを圧縮してから送信するもの1つの⽅法です。
暗号化とパスワード
重要なファイルを送付する場合は、暗号化とパスワードの付与を⾏いましょう。
添付ファイルとパスワードが読み取られないよう、別々のメールに分けて送りま
しょう

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FAX編

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社外⽂書
FAXもビジネス⽂書
FAX送信のタブー
タブー1
事前に断りもなしに⼤量の枚数を送る
→送る必要がある場合は事前に電話で伝えるべき
タブー2
⾄急対応しなくてはならない⽤件を伝える
→電話で直接伝えるべき
タブー3
宛先を書かずに送る
→会社なら部署名と⽒名をはっきりと書くべき
タブー4
他⼈に⾒られては困るような内容を送る
→誰に⾒られてもよい内容だけにする
タブー5
個⼈宅へ早朝・深夜に送る
→電話をかけてよい時間帯（およそ10〜20時）に送るべき
FAX送信で⼀番多い失敗は︖
「送信後の先⽅への確認忘れ」が⽬⽴っている。
数⽇前に送った書類をまだ⾒ていないというこ
ともよくあるので、注意が必要。また、蛍光ペン
はFAXでは映らないので気をつけよう。
先⽅への
確認忘れ
番号
間違い
送信書
忘れ
印字が
薄い
35%
12%
29%
24%
新⼊社員に
聞きました

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社外⽂書
FAX送信書の構成を学ぶ①
FAXはビジネス⽂書のひとつです。それゆえ、すぐに理解できるわかりやすさがポイ
ントとなるのです。
送信の⽇付が合っ
ているか確認
発信元には
FAX番号も記⼊
送信枚数を間違
えていないか確
認
「ページ数/総
ページ数」を⼊
れておくと、未
送信のページが
ないかどうかの
確認が簡単にで
きる
送信先を電話番
号と間違えてい
ないか確認

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社外⽂書
FAX送信書の構成を学ぶ②
FAX送信のメリット・デメリットは？
メリット
・相⼿の不在時でも送ることができる
・⽂字だけでなく図や絵（写真）も送れる
・書⾯として残しておける
デメリット
・鮮明に送れない（特に写真）
・モノクロでしか送れない
・しばしば未送信が発⽣する
FAXと電話が同じ番号の場合は︖
≫⼤量の送信は避けましょう
個⼈宅によくあるケースです。FAXの受
信中、先⽅がしばらく電話を使えなく
なるので、⼤量の送付は避けましょう。
原稿の⽂字が⼩さい場合は︖
≫拡⼤しましょう
⽂字がつぶれて⾒えなくなる可能性が
あるので、拡⼤してから送りましょう。

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実践編

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実践編
訪問の⽇程調整
・あなたは株式会社ABCに勤めています
・株式会社XYZ（通称︓ XYZ社）の渡邉さん宛に、
コピー機の商談の件で電話でアポがとれています
・来週の予定で、⽇程調整のメールを送ってください
・あなたの予定
・5/11（⽉） 10:00-10:30会議、15:00-17:00会議、18:30〜飲み会の予定あり
・5/12（⽕） 10:00-11:00に来客予定あり
・5/13（⽔） 14:00-16:00に社内会議予定有
・5/14（⽊） 10:00-14:00に新卒採⽤のOB訪問を依頼されている
・5/15（⾦） 13:00-18:00に部署のロングミーティングの予定

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実践編
訪問前の確認メール
・株式会社XYZ （通称︓ XYZ社）の渡邉さん宛に、
コピー機の商談の件で電話でアポがとれています
・訪問前の確認メールを送ってください
・アポの⽇時
・5/14（⽊）16:00-17:00
・場所︓株式会社XYZ
・ABCから参加する⼈︓⿑藤部⻑、あなた

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実践編
訪問のお礼
コピー機の商談の件で、先⽅に伺いました
・後⽇、資料をお送りする約束をしています
・まずはお礼のメールを送ってください
・伺った⽇時︓5/14（⽊）16:00-17:00
・場所︓株式会社XYZ
・ABCから参加した⼈︓⿑藤部⻑、あなた

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実践編
資料送付
コピー機の商談の件でお伺いした際に、後⽇、
営業資料（機密情報あり）をお送りする約束をしました
・資料をメールで送ってください

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実践編
誤送信のお詫び
・株式会社XYZ （通称︓ XYZ社）の渡邉さん宛のメールを、
誤って株式会社LMNの髙橋さんに送ってしまいました
・誤送信のお詫びメールを送ってください

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実践編
⻑期休暇前のメール
・あなたは明⽇から、夏休みの予定です
・1週間海外旅⾏に⾏く予定で、メールを定期的に確認するのは
難しそうです（7/7〜7/14 ※⽇本時間の7/13帰国予定）
・部署メンバーには夏休みの件は以前から伝えてはいますが、
あらためて、部署宛に連絡メールを送ってください
・また合わせて、⻑期休暇前に⾏った⽅がよい、
「メールの設定」をしてください
参考︓https://support.google.com/mail/answer/25922?hl=ja

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クイズ

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クイズ
Ｅメール
1.メールの件名として、適切なものを選びましょう。
( )アよろしくお願いいたします
( )イ打ち合わせの件につきまして
( )ウ明⽇の打ち合わせは午後三時
2.メールの本⽂に書く挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア拝啓桜の美しい季節でございますが、いかがお過ごしでしょうか。
( )イいつも格別のご厚情を賜りましてありがとうございます。
( )ウいつもお世話になっております。北国書店の堺です。

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クイズ
Ｅメール
3.次の3つの⽂のうち、メールの本⽂として適切な記号が
使われているものを選びましょう。
( )ア資料4の9ページにつきまして。
( )イ（株）オートの鈴⽊様との打ち合わせにつきまして。
( )ウ先程いただいた書類の①につきまして。
4.メールへの返信が遅れた場合、どのように書くとよいですか。
( )アご返信が遅れましたことをおわび申し上げます。
( )イすぐに返信ができず恐縮です。
( )ウ返信が遅れてすみません。

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クイズ
Ｅメール
5.相⼿からの連絡を期待する場合、どのように書くとよいですか。
( )ア⼤⾄急、折り返し連絡ください。
( )イご連絡をお待ちしております。
( )ウご連絡申し上げますようお願いします。
6.⼀度にたくさんの顧客に同じ内容のメールを送る場合、
どのようにするのがよいですか。
( )ア⼈数分だけメールを書く。
( )イ CCを使う。
( )ウ BCCを使う。

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クイズ
Ｅメール
7.メールを送る前にすることで、誤字脱字を確認すること以外に重要なこと
はどのようなことですか。
宛先のを確かめること。
8.「本当にありがとうございます」という⽂を、取引先に送る際に
どのように書きかえるとよいですか。

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クイズ
Ｅメール
9.「お願いします︕」という⽂を、取引先に送る際に
10.⻑いメールを書く場合、たとえばどうすることで
読みやすくなりますか。次の空欄に適する⾔葉を記⼊しましょう。
短⽂でまとめる/こまめにする/箇条書きにする

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クイズ
⼿紙
1.⼿紙の頭語として、ふさわしいものを選びましょう。
( )ア拝啓
( )イ謹⽩
( )ウ草々
2.⼿紙の結語として、ふさわしいものを選びましょう。
( )ア謹呈
( )イ拝復
( )ウ敬具

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クイズ
⼿紙
3.五⽉の時候の挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア早春の候
( )イ新緑の候
( )ウ盛夏の候
4.他社の⼈への⼿紙に書く挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア近ごろいよいよお元気とのことうれしいかぎりです。
( )イ時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
( )ウますますお元気のことと存じます。

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クイズ
⼿紙
5.他社の企画課の複数⼈にあてて⼿紙を送る場合、どのように書くとよいで
すか。
( )ア企画課皆様
( )イ企画課⼀同
( )ウ企画課各位
6.名前がわからない役職（部⻑）あてに⼿紙を送る場合、どのように書くと
よいですか。
( )ア総務部⻑殿
( )イ総務部⻑様
( )ウ総務部⻑（敬称なし）

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クイズ
⼿紙
7.前⽂を省いた⽤件のみの⼿紙であることを伝える場合、
どのように書き出すとよいですか。
ご連絡申し上げます。
8.⼿紙で相⼿の健康を祈る場合、どのように結ぶとよいですか。

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クイズ
Ｅメール
9.企業あてに⼿紙を送る場合、どのような敬称を使うとよいですか。
光速通運株式会社
10.次のように宛名の書かれた返信⽤封筒を使う場合、
どのように書き直してから投函するとよいでしょうか。
直接記⼊しましょう。
⼭⾕株式会社商品開発部⾼橋⾏

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クイズ解答

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クイズ
Ｅメール
1.メールの件名として、適切なものを選びましょう。
( )アよろしくお願いいたします
(◯)イ打ち合わせの件につきまして
( )ウ明⽇の打ち合わせは午後三時
解説
メールの件名は、⼀⾒してその話題が何かわかるようにしましょう。
⻑々と詳しく書く必要はありませんが、ア、ウのように、何の⽤件で
メールを送ったのかわからないような⾔葉は避けます。

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クイズ
Ｅメール
2.メールの本⽂に書く挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア拝啓桜の美しい季節でございますが、いかがお過ごしでしょうか。
( )イいつも格別のご厚情を賜りましてありがとうございます。
(◯)ウいつもお世話になっております。北国書店の堺です。
解説
⼿紙と異なり、メールは簡潔に書くのが基本ですから、挨拶も⻑々と書
かないようにしましょう。時候の挨拶などは省き、ウのように「いつも
お世話になっております」と書くのが⼀般的です。

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クイズ
Ｅメール
3.次の3つの⽂のうち、メールの本⽂として適切な記号が
使われているものを選びましょう。
(◯)ア資料4の9ページにつきまして。
( )イ（株）オートの鈴⽊様との打ち合わせにつきまして。
( )ウ先程いただいた書類の①につきまして。
解説
イの「（株）」やウの「①」などは、相⼿のパソコンの環境によっては
正しく表⽰されない場合があります。特にウィンドウズ(Windows)と
マッキントッシュ(Mac)間でのやり取りには注意が必要です。

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クイズ
Ｅメール
4.メールへの返信が遅れた場合、どのように書くとよいですか。
(◯)アご返信が遅れましたことをおわび申し上げます。
( )イすぐに返信ができず恐縮です。
( )ウ返信が遅れてすみません。
解説
受け取ったらすぐに返信するのがメールのマナーですが、返信が遅れた
場合はひと⾔謝りましょう。
「おわび申し上げる」という謙譲語を使ったアが正解です。イ、ウの
「返信」は「ご」を付けて「ご返信」と丁寧に⾔う必要があります。
また、ウの「すみません」は「申し訳ございません」に直します。

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クイズ
Ｅメール
5.相⼿からの連絡を期待する場合、どのように書くとよいですか。
( )ア⼤⾄急、折り返し連絡ください。
(◯)イご連絡をお待ちしております。
( )ウご連絡申し上げますようお願いします。
解説
アの「連絡」は丁寧に「ご連絡」と⾔いましょう。ウの「申し上げる」
はここでは「する」の謙譲語で、連絡するという相⼿の⾏為に対して使
うのは誤りです。「待っている」という⾃分の⾏為を謙譲語「お待ちし
ております」と表現したイが正解です。

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クイズ
Ｅメール
6.⼀度にたくさんの顧客に同じ内容のメールを送る場合、
どのようにするのがよいですか。
( )ア⼈数分だけメールを書く。
( )イ CCを使う。
(◯)ウ BCCを使う。
解説
同時に複数の相⼿にメールを送信できる機能、CC(Carbon Copy)と
BCC(Blind Carbon Copy)の違いを覚えましょう。CCの場合は、送った
相⼿の名前やアドレスが相⼿のメールにも全部表⽰されますが、BCCの
場合は表⽰されません。この問題の場合は複数の顧客へ同時に送るので、
プライバシーを守るため、CCを使うことは厳禁です。

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クイズ
Ｅメール
7.メールを送る前にすることで、誤字脱字を確認すること以外に重要なこと
はどのようなことですか。
宛先のを確かめること。
メールアドレス
解説
同時に複数の相⼿にメールを送信できる機能、CC(Carbon Copy)と
BCC(Blind Carbon Copy)の違いを覚えましょう。CCの場合は、送った
相⼿の名前やアドレスが相⼿のメールにも全部表⽰されますが、BCCの
場合は表⽰されません。この問題の場合は複数の顧客へ同時に送るので、
プライバシーを守るため、CCを使うことは厳禁です。

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クイズ
Ｅメール
8.「本当にありがとうございます」という⽂を、取引先に送る際に
誠にありがとうございます。
解説
「本当に」は、「まこと（誠）に」と⾔いかえると、
より丁寧で社会⼈らしい表現となります。
ほかに程度を表す「とても」「すごく」なども、
「⾮常に」「たいへん」と⾔いかえるとよいでしょう。

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クイズ
Ｅメール
9.「お願いします︕」という⽂を、取引先に送る際に
よろしくお願い致します。
解説
「します」をさらに丁寧にした「いたします」を使います。
また、仕事上のメールでは、必要な場合以外は「︕」「︖」を
多⽤しないようにしましょう。相⼿に⼦どもっぽい印象を与えてしまい
ます。親しい友⼈などの間で使っている顔⽂字も使ってはいけません。

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クイズ
Ｅメール
10.⻑いメールを書く場合、たとえばどうすることで
読みやすくなりますか。次の空欄に適する⾔葉を記⼊しましょう。
短⽂でまとめる/こまめにする/箇条書きにする
改⾏
解説
⻑いメールを書く場合は、短い⽂章でまとめ、
適度に改⾏すると読みやすくなります。

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クイズ
⼿紙
1.⼿紙の頭語として、ふさわしいものを選びましょう。
(◯)ア拝啓
( )イ謹⽩
( )ウ草々
解説
頭語には、「拝啓」「謹啓」「前略」「拝復」などがあります。
それぞれ使い⽅を覚えましょう。⼀般的な⼿紙の場合は「拝啓」で⼗分です。
「謹啓」は、改まった⼿紙の場合に使います。⼿紙で前⽂を省略する場合には、「前略」
とはじめます。
「拝復」は返信の時に⽤います。また、初めて⼿紙を出す相⼿には、頭語はつけず、「初
めてお⼿紙をさしあげます」などとするとよいでしょう。
イ「謹⽩」とウ「草々」はともに結語です。

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クイズ
⼿紙
2.⼿紙の結語として、ふさわしいものを選びましょう。
( )ア謹呈
( )イ拝復
(◯)ウ敬具
解説
結語には、「敬具」「敬⽩」「草々」などがあります。
⼀般的には⼿紙の場合には「敬具」を、改まった⼿紙の場合には「敬⽩」を、
前⽂を省略した⼿紙には「草々」をいうように、⼿紙の種類に応じて使い分けましょう。
ア「謹呈」は改まった⼿紙の頭語、
イ「拝復」は返信の際に⽤いる頭語です。

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クイズ
⼿紙
3.五⽉の時候の挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア早春の候
(◯)イ新緑の候
( )ウ盛夏の候
解説
五⽉にふさわしいのは「新緑」です。
アの「早春」は三⽉に、
ウは七⽉にふさわしい挨拶です。
そのほかの⽉では、⼀⽉は「厳寒」、⼆⽉は「春寒」、四⽉は「陽春」、六⽉は「初夏」、
⼋⽉は「残暑」、九⽉は「初秋」、⼗⽉は「秋冷」、⼗⼀⽉は「晩秋」、⼗⼆⽉は「初
冬」などを⽤いるとよいでしょう。

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クイズ
⼿紙
4.他社の⼈への⼿紙に書く挨拶として、適切なものを選びましょう。
( )ア近ごろいよいよお元気とのことうれしいかぎりです。
(◯)イ時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
( )ウますますお元気のことと存じます。
解説
「近ごろ」は「時下」、元気で過ごしていることは「ご清祥」を使って表現します。

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クイズ
⼿紙
5.他社の企画課の複数⼈にあてて⼿紙を送る場合、どのように書くとよいで
すか。
( )ア企画課皆様
( )イ企画課⼀同
(◯)ウ企画課各位
解説
「みなさん」を表す⾔葉にウの「各位」があります。
この⾔葉は、複数の⼈にあてた⼿紙の敬称としても使われます。
誤って「各位様」としないようにしましょう。
ア「皆様」は会社間では⽤いません。
イ「⼀同」は「ご⼀同様」と直して⽤います。

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クイズ
⼿紙
6.名前がわからない役職（部⻑）あてに⼿紙を送る場合、どのように書くと
よいですか。
(◯)ア総務部⻑殿
( )イ総務部⻑様
( )ウ総務部⻑（敬称なし）
解説
個⼈名がなく、役職あてに⼿紙を送る場合は「殿」を使います。
「部⻑」とだけ書いて、敬称を忘れないように気をつけましょう。
本来、役職名に「殿」をつけるのは敬称の重複と考えられますが、
⼿紙やＥメールの宛名に限ってはこの⽤法が⼀般化しています。

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クイズ
⼿紙
7.前⽂を省いた⽤件のみの⼿紙であることを伝える場合、
どのように書き出すとよいですか。
ご連絡申し上げます。
取り急ぎ
解説
急を要する⼿紙のほか、⽤件のみを伝える⼿紙は
「取り急ぎ〜申し上げます」と書き出しましょう。

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クイズ
⼿紙
8.⼿紙で相⼿の健康を祈る場合、どのように結ぶとよいですか。
ご⾃愛ください。
解説
お元気で過ごされるように、という気遣いを表す場合は、
「ご⾃愛ください」と⾔います。「⾃愛」とは、⾃分の体を⼤事にすること。
「ご〜ください」で、相⼿への要望を表す尊敬語になります。

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クイズ
Ｅメール
9.企業あてに⼿紙を送る場合、どのような敬称を使うとよいですか。
光速通運株式会社御中
解説
相⼿が役所や会社、部署など個⼈ではない場合は「御中」を使いましょう。
５の「各位」、６の「殿」、⼀般によく使う「様」とあわせて覚えておくと便利です。

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クイズ
Ｅメール
10.次のように宛名の書かれた返信⽤封筒を使う場合、
どのように書き直してから投函するとよいでしょうか。
直接記⼊しましょう。
⼭⾕株式会社商品開発部⾼橋⾏
様
解説
この問題のように宛名が個⼈名の場合は、
「⾏」の字を⼆本の斜線で消し、「様」を書き加えてから返信します。
宛名が社名や部署名のみの場合は「御中」と書きかえましょう。

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