เนื้อหาบทเรียนเรื่อง การจัดการสารสนเทศ สำหรับนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 1

1. เรื่อง การจัดการสารสนเทศ
มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศมาตั้งแต่ในอดีต มีการเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศ
หลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ และอินเทอร์เน็ต ในปัจจุบันอินเทอร์เน็ตนับเป็น
เครือข่ายการสื่อสารที่ครอบคลุมทั่วโลก มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศที่สะดวก รวดเร็ว เป็น
แหล่งข้อมูลที่ทุกคนเข้าถึงได้ตลอดเวลา การที่มนุษย์ให้ความสนใจกับข้อมูลและสารสนเทศนั้น เนื่องมาจาก
มนุษย์ต้องใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจในเรื่องเล็ก ๆ เช่น เลือกซื้อสินค้า
จนถึงการตัดสินใจในเรื่องใหญ่ เช่น การตัดสินใจลงทุนทาธุรกิจ
รูปภาพที่ 1 กระบวนการทางานการจัดการสารสนเทศ

2. 1. ข้อมูลและสารสนเทศ
ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริง (Fact) ที่อยู่ในรูปแบบตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ สัญลักษณ์
และเสียง ซึ่งเป็นสิ่งที่มนุษย์รับรู้และเข้าใจ เพราะมีความหมายอยู่ในตัว เช่น ชื่อนักเรียน อายุ เพศ จานวน
ประชากร
ข้อมูลมีความสาคัญมาก หากข้อมูลที่ป้อนให้คอมพิวเตอร์ผิด ผลลัพธ์ที่ได้จากคอมพิวเตอร์จะผิด
ด้วย หรือเรียกว่า ป้อนขยะเข้าย่อมได้ขยะออกมา (garbage in-garbage out)
รูปภาพที่ 2 ข้อมูลและสารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึง เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูล ซึ่งได้ผ่านการประมวลผลใน
คอมพิวเตอร์ จนกระทั่งได้สารสนเทศที่สามารถนาไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ เช่น คะแนนสอบประมวลผล
เป็นคะแนนเฉลี่ย ข้อมูลทรัพยากรอากาศประมวลผลเป็นพยากรณ์อากาศ เป็นต้น
รูปภาพที่ 3 สารสนเทศ

3. การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกาหนดให้ผู้ใด
บ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูล ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กาหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือ
การกระทากับข้อมูลว่าจะกระทาได้โดยกับใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูก
ทาลายโดยไม่ได้ตั้งใจ
การประมวลผลข้อมูล (processing) หมายถึง การกระทาของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล เช่น
การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล การคานวณ การเปรียบเทียบ การเรียงลาดับ การจัดกลุ่มข้อมูล การจัดทารายงาน
เป็นต้น
รูปภาพที่ 4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

4. 2. ประเภทของข้อมูล
ข้อมูลแบ่งได้หลายประเภทขึ้นอยู่กับหลักเกณฑ์ที่ใช้ในการแบ่ง ในที่นี้ใช้ลักษณะของการรวบรวม
ข้อมูลเป็นเกณฑ์ ซึ่งแบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้
2.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการเก็บข้อมูลจาก
แหล่งข้อมูลโดยตรง เช่น ข้อมูลจากการสัมภาษณ์ การสังเกต การทดลอง การทดสอบ ข้อมูลการเข้าเรียนของ
นักเรียนแต่ละภาคการศึกษา ซึ่งเก็บข้อมูลด้วยวิธีเช็คชื่อเข้าเรียน เป็นต้น
รูปภาพที่ 5 ข้อมูลปฐมภูมิ
2.2 ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data) คือ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่ได้จากการนาข้อมูลที่ผู้อื่น
รวบรวมไว้อย่างเป็นระบบ มาใช้งานโดยไม่ต้องลงมือเก็บรวบรวมเอง เช่น สถิติจานวนประชากรที่กรมการ
ปกครอง กระทรวงมหาดไทยรวบรวมและตีพิมพ์เผยแพร่ ซึ่งสามารถนาเอาไปทาการประมวลผลต่อได้ เป็นต้น
.
รูปภาพที่ 6 ข้อมูลทุติยภูมิ

5. 3. วิธีการประมวลผลข้อมูล
วิธีการประมวลผลข้อมูลโดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ มี 2 วิธี คือ
3.1 การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online processing) เป็นวิธีการนาเข้าข้อมูลแต่ละรายการที่
ถูกบันทึกเข้ามาประมวลผลทันที นิยมใช้ในงานที่ต้องได้ผลลัพธ์ให้กับผู้ใช้ทันที หรือในงานที่ข้อมูลจะต้อง
ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เช่น เมื่อนักเรียนเบิกเงินจากตู้เอทีเอ็ม รายการการเบิกเงินของนักเรียนแต่ละครั้งจะไป
ประมวลผลที่เครื่องหลักที่อาจอยู่ห่างไกลทันที โดยข้อมูลจะถูกนาไปคานวณและบันทึกยอดคงเหลือในบัญชี
เงินฝากของนักเรียน เป็นต้น
รูปภาพที่ 7 การประมวลผลแบบเชื่อมตรง
รูปภาพที่ 8 การประมวลผลแบบเชื่อมตรงของตู้ ATM

6. 3.2 การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch processing) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลในแต่ละช่วงเวลา
หนึ่งและนาข้อมูลที่ได้รับในช่วงเวลาดังกล่าวมาประมวลผลพร้อมกัน เช่น การเก็บข้อมูลเวลาเข้าออกของ
นักเรียน และเมื่อถึงสิ้นเดือนโรงเรียนจะนาข้อมูลมาประมวลผลเป็นรายงานการเข้าชั้นเรียนของนักเรียน
ประจาเดือน เป็นต้น
รูปภาพที่ 9 การประมวลผลแบบกลุ่ม
รูปภาพที่ 10 ประมวลผลแบบกลุ่มระบบเข้าออกประตูโรงเรียน

7. 4. การจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ คือ ขั้นตอนหรือกิจกรรมในการดาเนินการเพื่อสร้างสารสนเทศ ซึ่งมี
รายละเอียดของขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
4.1 การรวบรวมข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูล
- การรวบรวมข้อมูล คือ การเสาะหาข้อมูลหรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นมารวมกัน ซึ่งการรวบรวม
ข้อมูลสามารถทาได้โดยการเป็นข้อมูลจากแบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การสังเกต การป้อนข้อมูลเข้าเครื่อง
คอมพิวเตอร์ เป็นต้น ตัวอย่างเช่น โรงเรียนรวบรวมข้อมูลโดยให้นักเรียนกรอกแบบฟอร์มประวัตินักเรียน
ร้านค้ารวบรวมข้อมูลการขายโดยการป้อนข้อมูลการขายสินค้าให้กับลุกค้าแต่ละรายในเครื่องคอมพิวเตอร์
เป็นต้น
รูปภาพที่ 11 การรวบรวมข้อมูล
- การตรวจสอบข้อมูล คือ การพิสูจน์ความถูกต้องของข้อมูล หากพบว่าข้อมูลผิดก็จะทาการ
แก้ไข การตรวจสอบข้อมูลที่ป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ อาจทาได้โดยการให้ผู้ป้อนข้อมูล 2 คน ป้อนข้อมูลชุด
เดียวกันแล้วนามาเปรียบเทียบกัน
รูปภาพที่ 12 การตรวจสอบข้อมูล

8. 4.2 การประมวลผลข้อมูล
เป็นการกระทาของเครื่องคอมพิวเตอร์กับข้อมูล ได้แก่ การรวบรวมแฟ้มข้อมูล การคานวณ การ
เปรียบเทียบ การเรียงลาดับ การจัดกลุ่มข้อมูล และการจัดทารายงาน
รูปภาพที่ 13 การประมวลผลข้อมูล
4.3 การดูแลรักษาข้อมูล
- การจัดเก็บข้อมูล หมายถึง การป้อนข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์รวมถึงการบันทึกข้อมูลไว้ใน
หน่วยเก็บข้อมูลสารอง เช่น ฮาร์ดดิสก์ แฟลชไดรฟ์ เป็นต้น
รูปภาพที่ 14 การจัดเก็บข้อมูล

9. - การทาสาเนาข้อมูล หมายถึง การคัดลอกข้อมูลจากแฟ้มต้นฉบับและบันทึกไว้ในหน่วยเก็บ
ข้อมูลสารอง เช่น ซีดีรอม เพื่อใช้ในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์เสียหาย ซึ่งอาจทาให้ข้อมูลสูญหายได้ ส่วนใหญ่
ข้อมูลที่สาคัญก็จะมีการสารองข้อมูลไว้ทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ซึ่งแฟ้มข้อมูลที่คัดลอกมา เรียกว่า แฟ้มข้อมูล
สารอง (Backup file)
รูปภาพที่ 15 การทาสาเนาข้อมูล
- การสื่อสารข้อมูล หมายถึง การนาข้อมูลและสารสนเทศมาเผยแพร่หรือส่งต่อให้กับผู้ใช้งานที่
อยู่ห่างไกล ปัจจุบันนิยมใช้ส่งหรือเผยแพร่ข้อมูลและสารสนเทศผ่านอินเทอร์เน็ต เนื่องจากเป็นเครือข่าย
คอมพิวเตอร์ที่ครอบคลุมทั่วโลก
รูปภาพที่ 16 การสื่อสารข้อมูล

10. - การปรับปรุงข้อมูล หมายถึง การแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน ไม่ล้าสมัย เพื่อให้ข้อมูลมีความ
เหมาะสมกับการทางาน
รูปภาพที่ 17 การปรับปรุงข้อมูล
สรุปได้ว่า การจัดการสารสนเทศ เป็นสิ่งที่มีประโยชน์และจาเป็นสาหรับการใช้งานในด้าน ต่าง ๆ
การจัดการสารสนเทศนั้นหมายรวมถึงขั้นตอนการดาเนินงานต่าง ๆ ตั้งแต่เริ่มต้นจนได้มาซึ่งสารสนเทศ การ
ดาเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศนั้นมีหลายขั้นตอนเริ่มตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล การ
ประมวลผล และการดูแลรักษา การมีความรู้ความเข้าใจถึงกระบวนการในการจัดการสารสนเทศ จะทาให้
สามารถนาสารสนเทศมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้