Законске обавезе стваралаца архивске грађе и документарног материјала

1. ЗАКОНСКЕ ОБАВЕЗЕ СТВАРАЛАЦА
АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ
МАТЕРИЈАЛА
Историјски архив Шумадије – Крагујевац
МаријаТодоровић дипл.правник – Архивски саветник

2. Закон о архивској грађи и архивској
делатности
• Закон о архивској грађи и архивској делатности ( Службени гласник Републике Србије
бр.6/20 ) уређује:
- систем заштите архивске грађе и документарног материјала;
- услове и начин коришћења архивске грађе;
- организацију, надлежност и делатност архива у Републици Србији ( чл. 1 Закона ).
• Циљ доношења Закона :
- побољшање квалитета заштите архивске грађе и документарног материјала код
стваралаца;
- унапређење стручне делатности јавних архива.

3. ОСНОВНИ ПОЈМОВИ
• Јавни архив - установа заштите која обавља архивску делатност;
• Архивска грађа – документарни материјал који се трајно чува, одабрани,
изворни, а у недостатку изворног и сваки други репродуковани облик документа
или записа, који су настали радом и деловањем правних или физичких лица, а од
трајног значаја су за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене
области.
• Документарни материјал - Целина докумената или записа, насталих или
примљених деловањем и радом различитих стваралаца у оригиналном или
репродукованом облику.
• Стваралац архивске грађе и док.материјала - правно или физичко лице чијим
деловањем настаје архивска грађа и документарни материјал.

4. • Ималац архивске грађе и док.материјала - носилац права на архивској
грађи и документарном материјалу (власник или ималац другог
стварног права ) који има државину на архивској грађи и
документарном материјалу.
• Дигитализација архивске грађе - преношење архивске грађе из облика
који није електронски у електронски облик.
• Архивска књига - основна евиденција о целокупној архивској грађи и
документарном материјалу ствараоца.
• Листа категорија архивске грађе и докум.материјала - посебан акт
којим се одређују врсте архивске грађе и
документарног материјала са роковима чувања.

5. ПРАВНИ РЕЖИМ ЗАШТИТЕ ПОСЛОВНЕ
ДОКУМЕНТАЦИЈЕ
• Закон о архивској грађи и архивској делатности ( Службени гласник Републике Србије бр.6/20 );
• Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе ( Службени гласник Републике Србије
бр.21/2020, 32/2021 );
• Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе ( Службени гласник Републике Србије
бр.20/2022 );
• Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске
грађе и документарног материјала у електронском облику ( Службени гласник Републик Србије
бр.107/2021 );
• Правилник о обрасцу Архивске књиге ( Службени гласник Републике Србије бр.34/22 );
• Интенција законодавца је да се уреди канцеларијско-архивско пословање стваралаца у циљу:
- лакшег и бржег проналажења пословних предмета и аката за потребе основне делатности
- ефикаснијег стручног надзора јавног архива.

6. ОБАВЕЗЕ СТВАРАЛАЦА И ИМАЛАЦА АРХИВСКЕ
ГРАЂЕ И ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
• Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је
да:
савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у
којем су настали.
да обезбеди одговарајући простор и опрему;
да одреди одговорно лице за заштиту и поступање са пословном документацијом;
евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и роковима предвиђеним законом;
осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање
одн.пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у
електронском облику надлежном јавном архиву;

7. води архивску књигу на прописаном обрасцу;
достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30.априла текуће
године за документарни материјал настао у претходној години;
прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на
архивску грађу и документарни материјал ( статусне промене, физичко пресељење,
адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање,
дигитализација и др. );
одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредни документарни
материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока;
омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над
евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним
одржавањем и заштитом архивске грађе, одн. њеним одабирањем из документарног
материјала;
поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на
основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и
документарног материјала;
обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску
грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка ( чл.9. т.1-12 Закона ) .

8. Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан
је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу
стручне оспособљености запослених који управљају документима.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан
је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању, као и
о свим изменама статуса и организације ( промена назива, промена
организације, промена адресе, као и престанка рада.

9. • Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала, осим
физичких лица, дужан је да донесе:
Општи акт о начину евидетирања, класификовања, архивирања и чувања
архивске грађе и документарног материјала;
Листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима
чувања;
Општи акт о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских
докумената. ( чл.14 т.1-3. Закона ) .
Надлежни јавни архив даје сагласност на Листу категорија архивске грађе и
документарног материјала са роковима чувања, који се достављају у по 2 / два /
примерка установи заштите на оверу.

11. ОДАБИРАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И УНИШТАВАЊЕ
БЕЗВРЕДНОГ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА
• Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да после
извршеног одабирања архивске грађе, издвоји ради уништавања документарни
материјал коме је истекао рок чувања. ( чл.16. Закона ).
• Надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала
који је евидентиран у архивској књизи.
• Приликом уништавања безвредног документарног материјала стваралац је дужан да
предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни
интерес лица на који се документарни материјал односи ( Записник о уништењу ) .
• Валоризација архивске грађе – Листа категорија документарног материјала са роковима
чувања

12. • Kатегорије документарног материјала се групишу према области коју
регулишу, а израда Правилника и Листе категорија документарног материјала
се поверава руководиоцима организационих јединица код стваралаца, који
најбоље познају организациону структуру правног субјекта и функционални
процес рада, одн. научни, доказни, стручни и општедруштвени значај
пословне документације.
• Листа категорија документарног материјала са роковима чувања садржи:
редни број;
класификациони знак;
врсту документарног материјала;
рок чувања.

13. • При одређивању рокова чувања архивске грађе и документарног
материјала користе се одредбе важећег Закона о архивској грађи и
архивској делатности, али и одредбе посебних прописа у одређеним
областима, као нпр:
 Закон о рачуноводству и ревизији;
 Закон о порезу на додату вредност;
 Уредба о буџетском рачуноводству;
 Закон о привредним друштвима;
 Закон о здравственој документацији и евиденцијама у области здравствене
заштите;
 Закон о пензијском и инвалидском осигурању и др...

18. АРХИВСКА КЊИГА
• Основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу
ствараоца-имаоца, одн. општи инвентарни преглед целокупног пословне
документације ствараоца-имаоца из ранијих година.
• Води се у:
папирнатом облику;
електронском облику.
• Архивска књига има 11 рубрика : редни број, датум уписа, година настанка, садржај,
класификациона ознака, рок чувања из Листе категорија, број сагласности наЛисту
категорија, количина документарног материјала, просторије и полице-уређаји за
складиштење са локацијом ( за електронску арх.грађу и док.материјал ), број и датум
записника, примедба. ( Правилник о обрасцу архивске књиге Сл.гласник РС
бр.34/2022 ).

19. Архивска књига:
 закључује на крају календарске године, са подацима о количини пословне
документације у дужним метрима;
 препис архивске књиге се доставља надлежном архиву сваке године најкасније до
30.априла текуће године, за претходну годину.
Архивска ознака – завршени предмети се одлажу у регистраторе, фасцикле, омоте,
са ознаком:
 назив правног лица – ствараоца-имаоца архивске грађе и документарног материјала;
 година настанка ( распон година );
 врста документарног материјала;
 распон бројева предмета;
 класификациони знак;
 рок чувања по Листи категорија;
 број из Архивске књиге.

22. ПРИМО-ПРЕДАЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ
НАДЛЕЖНОМ АРХИВУ
• Стваралац-ималац архивске грађе, сређену и пописану архивску грађу предају на
чување надлежном јавном архиву по истеку 30 година, од њеног настанка. (чл.17.
Закона ).
• Архивска грађа се предаје записнички, пописана, технички опремљена, неоштећена,
са санираним оштећењима, а архивску грађу у електронском облику заједно са
припадајућим метаподацима, декодирану, на начин који одреди надлежни јавни
архив. ( чл.18. Закона ).
У саставу записника је списак архивске грађе за трајно чување у архиву, са бројевима из
архивске књиге.

23. КАЗНЕНЕ МЕРЕ
• Јавни архиви имају право активне легитимације за подношење захтева
за покретање прекршајног и кривичног поступка у случајевима
непоштовања законских норми, а нарочито у случајевима оштећења
или уништења архивске грађе и документарног материјала.
• Казне за прекршај се крећу од 50.000 до 2000 000 дин. за правно лице,
одн. од 5000 до 150 000 дин. за одговорно лице у правном лицу.
• АРХИВСКА ГРАЂА СЕ НЕ СМЕ УНИШТИТИ, КАО НИ ДОКУМЕНТАРНИ
МАТЕРИЈАЛ ИЗ КОГА НИЈЕ ОДАБРАНА АРХИВСКА ГРАЂА, БЕЗ
ОБЗИРА НАТО ДА ЛИ ЈЕ МИКРОФИЛМОВАН ИЛИ ДИГИТАЛИЗОВАН.

24. ХВАЛА НА ПАЖЊИ!