Документ обсуждает проблемы бумажного документооборота и предлагает решение в виде внедрения электронного архива документов через 'скан-архив'. Приводятся примеры затрат на бумажные документы и преимущества цифровизации документации, включая автоматизацию и сокращение издержек. Также рассматриваются альтернативы и преимущества применения 'скан-архива' в бизнесе.

1. Бывали ли у вас подобные
ситуации?
Вы не были уверены есть ли у вас нужный
подписанный документ и где его найти
Контрагент требовал предъявить документ,
подтверждающий отгрузку, перед оплатой
При налоговой проверке оказывалось, что не
все учетные документы имеются в наличии
Вы тратили свои нервы на поиски документов
и не находили их

2. У вас сеть филиалов?
Тогда контроль
возвращенных
документов еще
больше усложняется.

3. А если бы все нужные документы
были в электронном виде в базе?

4. Как добиться того, чтобы все документы были в
базе? Один из возможных путей – ЭДО, но:
Бумага по-прежнему сохраняет большую юридическую
значимость
Даже при наличии ЭДО с некоторыми контрагентами
необходимость дублировать электронные документы
бумажными остается (для налоговых проверок)
Переход на ЭДО должен быть обоюдным!
Сложности с «одноразовыми» клиентами
Огромные архивы имеющейся бумажной документации

5. Сложности с «одноразовыми
клиентами»
компания
Постав-
щик 1
Постав-
щик 2
Постав-
щик 3
VIP
клиент
1
VIP
клиент
2
VIP
клиент
3

6. Огромные архивы имеющейся
бумажной документации

7. Проблема бумажного архива
ДолгоДорогоБумажный
архив

8. Долго
Почта КурьерКурьер

9. Дорого
Рассмотрим на
примере затрат на
подписание,
хранение и поиск
100 документов…

10. Затраты на 100 документов в
бумажном архиве
Печать 40 рублей

11. Структура затрат: печать
1. Бумага 100 листов – 30 руб.
2. Заправка картриджа – 10 руб.

12. Затраты на 100 документов в
бумажном архиве
Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей

13. Структура затрат: логистика
1. Стоимость отправки 1 среднего заказного
письма Почтой России / 2

14. Затраты на 100 документов в
бумажном архиве
Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет 130 рублей

15. Структура затрат: учет
1. Средняя зарплата помощника бухгалтера:
16 000 р.
2. среднее количество подшитых документов
в день: 500.
3. Ежедневная оплата: 640 р.
4. Оплата 100 документов: 128 р.

16. Затраты на 100 документов в
бумажном архиве
Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет 130 рублей
Хранение 960 рублей

17. Структура затрат: хранение
1. Средняя стоимость 1 кв. м. офисного
здания в месяц: 600 р.
2. Среднее количество подшитых документов
в архиве на 1 кв.м: 3 750 шт.
3. Ежемесячная стоимость хранения 100
документов: 16 р.
4. Оплата 5 лет хранения архива: 960 р.

18. Затраты на 100 документов в
бумажном архиве
Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет 130 рублей
Хранение 960 рублей
Отчетность 1 250 рублей

19. Структура затрат: контрольно –
отчетные мероприятия
1. Поиск и подшивка одного
документа для предоставления в
налоговую: 15 мин.
2. Количество запросов 100
документов для сверок: каждые 2
месяца.
3. Средняя зарплата помощника
бухгалтера: 16 000 р.
4. Затраты времени помощника
бухгалтера в месяц: 12,5 часов.
5. Среднемесячные затраты: 1 250 р.
Предположим, что:
•Все документы в
наличии
•Запрашиваются только
по 1 разу

20. 36 рублей

21. Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет 130 рублей
Хранение 960 рублей
Отчетность 1 250 рублей
Как сократить издержки и повысить контроль
над бумажным документооборотом?

22. Решение проблемы – для работы
достаточно электронного архива!
Архив электронных документов возможен и
без ЭДО.
Архив электронных документов необходим при
бумажном документообороте.

23. Начните
формирование электронного архива
учетных документов уже сейчас!

24. Ваша 1С – центр электронного
документооборота
?
Отчетность Обмен
документами
Электронный архив
учетных документов

25. Ваша 1С – центр электронного
документооборота
Отчетность Обмен
документами
Электронный архив
учетных документов

26. «Скан-Архив» превращает бумажный
документооборот в электронный
Бумажные
документы
ЭДО
Электрон-
ный архив
Со «Скан-Архивом» мы получаем весь документооборот для бухгалтера
в электронном виде, независимо от того, что в нем есть бумага.

27. Работа с исходящими документами
1. В Скан-Архиве есть модуль
«Штрихкодирование»,
поэтому все документы в вашей 1С
будут снабжены штрих-кодами
2. Возврат подписанного
документа от клиента
3. Потоковое
сканирование
полученных
документов
4. Программа
прикрепляет к
документам в 1С
полученных скан-
образов

28. Работа с входящими документами.
Идеальная картина
Кладовщик
Документ
Товар
Распознавание
Поставщик Ваша компания
Все хотят, чтобы система работала без проверки:

29. Проблемы
Стоимость
Функция автораспознавания очень
дорогостоящая
Контроль
При приемке товаров и услуг требуется
ручная сверка товара с документом
Технические конфликты
Могут совпадать артикулы, задваиваться
контрагенты, распознавание редко верно на
100%

30. Работа с входящими документами.
Правильный подход
КладовщикДокумент
Товар
Поставщик Ваша компания
Принтер
штрих-кодов
Документ

31. Преимущества «Скан-Архива»
Контроль
Вы полностью контролируете
бизнес-процесс
Простота автоматизации
При помощи XML-обмена первичкой
Отсутствие технических конфликтов
Гарантированное отсутствие
задваивания

32. Как работает «Скан-Архив»?
«СКАН-АРХИВ» переводит любой бумажный
документ в скан-копию и прикрепляет ее в базу
«1С:Предприятия 8».
Подготовка
к сканированию
Сканирование Распознавание
по номеру, дате,
штрих-коду
Прикрепление в 1С

33. Подготовка документов
Берутся
входящие и
исходящие
учетные
документы
Расшиваются
Сканируются
потоком (до 60
страниц в
минуту)
Общее время подготовки + сканирования и обработки 100 документов – 7 минут.

34. Не получается вставить видео

35. Canon DR-C130
от 23 000 рублей
Быстрое продуктивное
сканирование
Скорость 30 стр./ 60
изображений в минуту в
черно-белом и цветном
режиме

36. Canon DR-M160 Производительный
сканер А4 46 000 рублей
Скорость 60 стр./ 120
изображений в минуту
при 200dpi в черно-белом
и цветном режиме,
режиме «Оттенки
серого», а также при
300dpi в черно-белом
режиме

37. Canon DR-M140 от 28 000 рублей
Скорость 40 стр./ 80
изображений в минуту в
черно-белом и цветном
режиме, режиме
«Оттенки серого», а также
при 300dpi в черно-белом
режиме

38. Распознавание
по номеру или штрих-коду

39. Возможные альтернативы
Альтернативы, которые рассмотрела
компания «ГЭНДАЛЬФ», когда
организовывала электронный архив у себя

40. Системы документооборота
Контроль полноты архива – нет
уверенности, что есть все
документы
Доступность – архив в отрыве от 1С
неудобен и дорог, требуется
дополнительное ПО
Сложность работы для бухгалтера –
необходимо обучение и поддержка
2 и более программных комплексов

41. • Индивидуальное определение стоимости;
• Высокая стоимость специалистов;
• Высокая стоимость лицензий на
программы.
Дорого
• Никто не даст гарантий сроков;Долго
• Требует значительных ресурсов и контроля
со стороны заказчика.Сложно
Сторонние OCR + индивидуальная
доработка + 1С

42. Сравнение Скан-Архива с другими
программами

43. Характеристика
Скан-
Архив
Стандарт
Скан-Архив
ПРОФ
1С:Документ
ооборот
ПРОФ
1С:Документ
ооборот
(КОРП, ГУ)
ABBYY
FlexiCapture
Сканировани
е и привязка
вручную
Штрихкоди
р. док-тов в
учётной
системе
Ведение архива документов       
Автоматическое
штрихкодирование документов
при печати
   ?   
Потоковое сканирование
      
Идентификация скан-образов по
штрих-коду    ?   
Идентификация скан-образов по
ключевым реквизитам       
Потоковая идентификация скан-
образов по штрих-коду
   ?   
Автоматическая проверка
корректности заполнения
документов (проверка печатей и
т.п.)
      

44. Характеристика
Скан-
Архив
Стандарт
Скан-
Архив
ПРОФ
1С:Докум
ентообор
от ПРОФ
1С:Докумен
тооборот
(КОРП, ГУ)
ABBYY
FlexiCaptur
e
Сканирован
ие и
привязка
вручную
Штрихкод
ир. док-
тов в
учётной
системе
Ручная привязка скан-образов к
документам учётной системы
(1С:Предприятие)
      
Автоматическая привязка скан-образов
к документам учётной системы
(1С:Предприятие)
      
Автоматическое распознавание и
внесение в базу документов от
контрагентов
    ?  
Работа с реестрами документов
      
Учёт возвращённых и невозвращённых
док-тов       
Контроль полноты архива (наличие по)
      

45. Характеристика
Скан-
Архив
Стандарт
Скан-
Архив
ПРОФ
1С:Докум
ентообор
от ПРОФ
1С:Докумен
тооборот
(КОРП, ГУ)
ABBYY
FlexiCaptur
e
Сканирован
ие и
привязка
вручную
Штрихкод
ир. док-
тов в
учётной
системе
Отбор и экспорт скан-образов
документов по заданным условиям       
Интеграция в произвольную
конфигурацию учётной базы
(1С:Предприятие)
      
Стоимость для конечных покупателей
(руб.)
48 000
200
000
30 000
120 000
(КОРП)
98 000 (ГУ)
97 000* — —
Фиксированная стоимость (НЕ зависит
от объёма документооборота)
Да Да Да Да Нет — —
Сейчас 1С планирует в типовые УТ и УПП встраивать интеграцию с 1C:ДО. Но
внесение сканов и печать штрихкодов всё равно выполняется по-отдельности.
ABBYY FlexiCapture извлекает информацию из скана, а внесение извлечённых данных
в базу 1С необходимо реализовывать отдельно.
* При объёмах сканирования до 3000 страниц в месяц. При больших объёмах требуется версия ПРОФ, для которой стоимость
определяется в результате переговоров.

46. Скан-Архив Альтернативы

47. Что вы приобретете благодаря
«Скан-Архиву»:
Упорядоченный архив
непосредственно в
«1С:Предприятии 8»
Проверку полноты
возвращенных документов в
базе
Мгновенный поиск скана
любого документа прямо из
базы «1С:Предприятия 8»

48. Что вы приобретете благодаря
«Скан-Архиву»:
Экономию времени и ресурсов
Уверенность в том, что ваш
документооборот в полном
порядке
Возможность вести весь документооборот в
электронном виде уже сейчас (независимо
от того, используют ли ваши контрагенты
ЭДО)

49. Не требуется установки дополнительного
программного обеспечения
Архив ведется
непосредственно в
«1С:Предприятии 8» (любые
конфигурации «1С»).

50. Быстрая настройка
Первоначальная настройка
занимает 1-2 часа

51. Высокая окупаемость
Стоимость сопоставима с
зарплатой помощника
бухгалтера за 3 месяца.

52. Скан-Архив и ЭДО
- «СКАН-АРХИВ» ведет архив в
электронном виде независимо от
того, пользуются ли ваши
контрагенты ЭДО или нет
(в отличие от ЭДО).
- В случае ЭДО в организации,
«СКАН-АРХИВ» обеспечивает
электронный документооборот с
теми контрагентами, которые не
используют ЭДО.

53. С программой «Скан-архив» вам не придется:
Нанимать дополнительных сотрудников
для работы с архивом
Тратить время на поиск и проверку
документов
Переплачивать за аренду дорогостоящих
помещений для хранения документов
Постоянно контролировать работу
сотрудников

54. Сокращение издержек на учет
160 часов
120 000 документов
1 документ превращается из бумажного в электронный за 4,5 сек.

55. Скан-Архив Бумага
Сокращение издержек на учет

56. Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет
Хранение 960 рублей
Отчетность 1 250 рублей
Затраты на 100 документов в бумажном
архиве

57. Освобождение дорогих помещений

58. Налог на
собственность

59. Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет
Хранение
Отчетность 1 250 рублей
Затраты на 100 документов в бумажном
архиве

60. Мгновенный поиск электронной
копии нужного документа в 1С за
пару кликов мыши
Поиск занимает от 2-х секунд

61. Печать 40 рублей
Логистика 1 250 рублей
Учет
Хранение
Отчетность
Затраты на 100 документов в бумажном
архиве

62. 36 рублей
12,9 рублей
Документ в электронном архиве

64. Введение
«Скан-Архива» в работу компании

65. Что понадобится для работы?
«1С»
«Скан-Архив»
Потоковый
сканер

66. Что делать с существующим бумажным
архивом?
1. Оставить как есть, начать
вести электронный с
момента внедрения
программы.
2. Оцифровать при помощи
ПРОФ версии «Скан-
Архива» с распознаванием
по основным реквизитам.
3. Передать на оцифровку
нам.

67. Этапы
Сканирование
имеющегося
архива
Старт выписки
документов со
штрих-кодом
Ведение
электронного
архива
«Скан-Архив»
ПРОФ
«Скан-Архив»
Стандартный

68. Что понадобится для работы?
«1С»
«Скан-Архив»
Потоковый сканер
Предпроектное
исследование

69. Предпроектное исследование
Наши специалисты проводят его бесплатно!
Вы ответите на несложные вопросы о
документообороте в вашей компании и получите
консультации по введению электронного архива с
учетом специфики вашего бизнеса.
По итогам вы получите:
Заключение о необходимости перехода на
электронный архив.
Заключение о требуемой версии программного
продукта.
Рекомендации по дальнейшим действиям с
существующим архивом.
Спецификация на внедрение в случае отсутствия
специфических работ.

70. Хотите быть уверены в ваших
финансовых документах?
Ведите архив сразу в «1С:Предприятии 8» с
помощью программы «Скан-Архив»

71. «Скан-Архив» Стандарт
48 000 р.
«Скан-Архив» ПРОФ
200 000 р.

72. Эффективность работы
Современные технологии
Конкурентное преимущество

73. Появились вопросы?
Задайте их нашим менеджерам прямо
сейчас!
Иван Тараненко
E-mail: taiv@gendalf.ru
Тел: (863) 223-66-00
Сайт: scan-archive.ru