Содержание.
1) Настройка сканирования на компьютере пользователя.
- Установка программ для преобразования сканов в формат pdf.
- Установка параметров сканирования.
2) Штрихкодирование в 1С:Документооборот.
- Добавление штрихкода на документ.
- Поиск документа по штрихкоду.
3) Потоковое сканирование.
- Загрузка документов со сканера.
- Загрузка сканов из каталога.
4) Бумажный архив документов.
- Номенклатура дел.
- Дела/тома. Учет переходящих дел.
- Закрытие, передача в архив и уничтожение дел.
- Журнал передачи.
Потоковое сканирование, штрихкодирование и архивное дело в 1с документооборот
1. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Потоковое сканирование,
штрихкодирование и
архивное дело в
1С:Документооборот
Магистр 1С:Документооборот
Владимир Лушников
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
2. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
О лекторе
Владимир Лушников
• Магистр 1С:Документооборот.
• Основатель 1С-КПД (1С-Корпоративные порталы и
документооборот).
• Преподаватель-методолог по 1С:Документооборот.
• Автор и ведущий курсов «Возможности
1С:Документооборот», «Технологии внедрения
1С:Документооборот», «Настройка и администрирование
1С:Документооборот».
• Автор электронного курса «Работа с прикладным решением
1С:Документооборот».
• Автор книги «1С:Документооборот: 200 вопросов и
ответов».
• Разработчик методологии аудита базы 1С:Документооборот.
• Громадный опыт внедрения СЭД 1С:Документооборот за
последние 8 лет.
• Архитектор на проекте тиражирования 1С:Документооборот
в компании "Полюс Золото" (3 000 рабочих мест).
3. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Содержание
1. Настройка сканирования на компьютере пользователя.
• Установка программ для преобразования сканов в формат pdf.
• Установка параметров сканирования.
2. Штрихкодирование в 1С:Документооборот.
• Добавление штрихкода на документ.
• Поиск документа по штрихкоду.
3. Потоковое сканирование.
• Загрузка документов со сканера.
• Загрузка сканов из каталога.
4. Бумажный архив документов.
• Номенклатура дел.
• Дела/тома. Учет переходящих дел.
• Закрытие, передача в архив и уничтожение дел.
• Журнал передачи.
5. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Схема работы сканирования
• Общая схема работы сканирования «вручную» и
распознавания представлена на рисунке
На клиенте:
1. Сканирование с TWAIN-совместимым
драйвером.
2. Преобразование в PDF с использованием
ImageMagick и GhostScript (опционально).
3. Отправка файла тонким клиентом на
сервер 1С.
Сканированное изображение
На сервере:
1. Размещение файла изображения в СУБД
(или в томах на диске).
2. Запуск регламентного задания
«Распознавание».
2.1. Если изображение не Pdf, то для
распознавания используется CuneiForm.
2.2. Если изображение в формате Pdf, то
сначала с помощью программы
ImageMagick и GhostScript каждая страница
преобразуется в графический файл, а затем
каждый графический файл распознается с
помощью CuneiForm.
6. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Работа сканирования и распознавания
• Работа сканирования и распознавания возможна только под Windows.
• Чтобы настроить распознавание изображений на сервере нужно:
1. Установить программы CuneiForm, ImageMagic и Ghostscript.
2. Задать в настройках программы параметры распознавания и указать путь
к программе ImageMagic.
• Чтобы настроить сканирование изображений на компьютере
пользователя нужно:
1. Подключить сканер к компьютеру пользователя.
2. Установить программы ImageMagic и Ghostscript.
3. Установить компоненту сканирования.
4. Выбрать в персональных настройках сканер, задать параметры
сканирования и указать путь к программе ImageMagic.
7. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Сканирование изображений
• Для сканирования изображений на
компьютере пользователя необходимо, чтобы
сканер поддерживал TWAIN.
• TWAIN — стандартный протокол и интерфейс
(API), определяющий взаимодействие между
программами и устройствами захвата
изображения, такими как сканеры и цифровые
камеры.
• Сканирование изображений работает только в
тонком клиенте (не в веб) и только под
Windows.
8. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Распознавание изображений
• Тексты можно извлекать не только из текстовых файлов, но и из графических
файлов и pdf форматов с графическим слоем.
• Установку программы CuneiForm в файл-серверном варианте следует делать
на компьютере пользователя под тем пользователем, который в дальнейшем
будет с ней работать, а в клиент-серверном варианте на сервере 1С - под
пользователем, под которым работает сервис 1С:Предприятия.
• Для расчета среднего времени распознавания pdf-файла надо учитывать, что
на конвертацию выделяется 180 секунд (и это не настраивается), на
распознавание - по умолчанию 30 секунд на одну картинку. Если их 10 внутри
pdf - то получится 30*10=300 сек. Поэтому иногда могут возникнуть
сложности с распознаванием больших многостраничных pdf-файлов (с
количеством страниц более 50).
• При распознавании может возникнуть следующая проблема. Она
заключается в том, что при распознавании 1С создает временные процессы
вида v8_xxx_xxx.exe. Распознавание и помещение данных в текстовый образ
успешно завершается, а процессы остаются висеть.
• Данная проблема является достаточно распространенной. Для ее решения
можно использовать запуск регламентного задания ночью, а утром через
планировщик заданий запускать taskkill на процессы вида v8_xxx_xxx.exe.
10. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Штриховой код
• Штриховой код (штрихкод) - графическая информация, наносимая на поверхность, маркировку или
упаковку изделий, представляющая возможность считывания её техническими средствами —
последовательность чёрных и белых полос либо других геометрических фигур.
• Линейными (также называются полосковыми кодами) называются штрихкоды, читаемые в одном
направлении (по горизонтали). Наиболее распространённые линейные символики: EAN (EAN-8 состоит из 8
цифр, EAN-13 — используются 13 цифр), UPC (UPC-A, UPC-E), Code56, Code128 (UPC/EAN-128), Codabar,
«Interleaved 2 of 5». Линейные символики позволяют кодировать небольшой объём информации.
• Исторически сложилось так, что в торговле наиболее часто используется код EAN/UPC. Первоначально была
разработана американская система UPC, содержащая в себе для кодировки товара 12 цифр, и она обрела
такую популярность, что на неё обратили внимание и eвропейские страны. Однако весь диапазон кодов
уже был занят для кодирования товаров США и Канады, а товары и фирмы монопольно регистрировались в
США. Перед разработчиками европейской кодировки EAN-13 встала серьёзная задача — расширить
диапазон кодов и организовать независимую от США систему регистрации, обеспечив максимальную
совместимость с кодировкой UPC. Решением стало добавление тринадцатой цифры в крайней слева
позиции (она обычно указывается арабской цифрой слева от штрихкода) с помощью 12 цифровых
шаблонов, так же как и в UPC. При этом удалось сохранить обратную совместимость EAN-13 с кодировкой
UPC — последняя стала подмножеством кодировки EAN-13 с первой цифрой 0.
• Таким образом:
– кодировка EAN-13 смогла стать независимой от единого регистратора;
– для европейского товара не потребовалось вводить дополнительных полей со штрихкодом или
второго поля с другим штрихкодом;
– штриховка американского товара не требовала никаких изменений.
11. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Логическая структура штрихкода
• Код EAN-13 с точки зрения кодировки товара условно можно разделить на 5
зон:
– Префикс национальной организации GS1 (3 цифры);
– Регистрационный номер производителя
товара (4-6 цифр);
– Код товара (3-5 цифр);
– Контрольное число (1 цифра);
– Дополнительное поле (необязательное штрихкодовое поле, иногда там
ставится знак «>», «индикатор свободной зоны»).
• Отдельно зарезервированы коды, начинающиеся с цифры «2» (префиксы с
200 по 299). Это коды для внутреннего использования предприятиями для
собственных целей. Любое предприятие любых регионов мира, а также
частные лица могут использовать их как угодно, по своему усмотрению, но
исключительно в своих внутренних целях. Использование этих кодов за
пределами предприятия запрещено.
12. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Размеры символа штрихкода
• Номинальные размеры штрихкода:
– Ширина символа – 37,29 мм;
– Высота символа – 25,93 мм;
• Допускается как пропорциональное увеличение символа EAN-13 до
200% от номинальных размеров, так и уменьшение до 80%:
– Номинальный размер (со свободными
зонами): 37,29 мм х 25,93 мм (100%)
– Минимальный размер (со свободными
зонами): 29,83 мм х 20,74 мм (80%)
– Максимальный размер (со свободными
зонами): 74,58 мм х 51,86 мм (200%)
13. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Штрихкодирование в 1С:Документооборот
• Штрихкодирование нужно для того, чтобы быстро идентифицировать
документ. Штрихкодирование используется для:
– Быстрого открытия карточки документа путем сканирования штрихкода
специальным устройством.
– Потокового сканирования.
• Нанести штрихкод на бумажный документ можно несколькими
способами:
– напечатать штрихкод на наклейке и наклеить в то или иное место
документа,
– надпечатать поверх уже существующего документа (например
входящего) в нужном месте,
– вставить в только формируемый документ, например исходящий.
• Помимо этого 1С:Документооборот умеет хранить и использовать не
только «свои» штрихкоды, но и сторонние. Такие штрихкоды вводятся
вручную, а далее используются как родные.
14. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Компоненты штрихкодирования
• При вставке родного штрихкода в, например, файл
формата doc, вставляется специальным образом
приготовленная картинка. Формированием картинки
занимается встроенная компонента
КомпонентаПечатиШтрихкодов (работает в 32-х и 64-х
разрядными Windows и Linux).
• Для поиска документов по штрихкоду, полученному со
специального сканера, используется встроенная
компонента ДрайверСканераШтрихкодов (работает в
32-х и 64-х разрядными Windows и Linux).
• Для распознавания штрихкодов используется
компонента КомпонентаРаспознаванияШтрихкодов.
15. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Уникальность и унификация штрихкодов
• При присвоении штрихкодов нужно обеспечить
уникальность внутренних штрихкодов в
информационной базе. При использовании
распределенной базы данных уникальность номеров
штрихкодов позволяет обеспечить префикс узла в
штрихкоде, который задается в каждой
информационной базе.
• При нанесении штрихкодов для единообразия
желательно унифицировать местоположение
штрихкода, например, всегда вставлять штрихкод в
левый верхний угол.
• Также важно определить список видов документов, где
будут использоваться штрихкоды, и определить в
инструкциях и/или шаблонах файлов правила вставки
изображений штрихкодов.
16. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Поиск документа по штрихкоду
• Есть два способа поиска документа по штрихкоду: с
помощью сканера штрихкодов и через ручной ввод
номера штрихкода. Если подключен сканер
штрихкодов, то достаточно просто провести
сканером по штрихкоду документа. Для ручного
ввода нажмем комбинацию клавиш Ctrl + Shift + I
или Ctrl + Shift + Ш. После чего откроется форма
поиска по штрихкоду.
• Введем номер штрихкода любого документа,
который у нас есть в системе. Должна сразу
открыться его карточка, либо карточка задачи (если
у текущего пользователя есть активная задача по
данному документу).
18. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Потоковое сканирование
Потоковое сканирование состоит из
следующих этапов:
1. Получение изображений со сканера (или из
каталога) путем сканирования пачки листов напрямую
в программу (в сетевой каталог);
2. Автоматическое распознавание штрихкодов и
привязка распознанных сканов к карточкам
документов;
3. Проверка результатов и ручная обработка сканов,
штрихкоды которых определить не удалось (те
изображения, которые программа не смогла
распознать, оператору надо будет привязать
вручную).
19. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Что нужно для потокового сканирования?
Для работы потокового сканирования нам
потребуются:
• Документы со штрихкодами или документы,
разделенные чистыми листами со штрихкодами;
• Сканер с автоподачей или каталог, где уже
располагаются отсканированные файлы;
• Рабочее место оператора 1С:Документооборот,
где установлены GhostScript, ImageMagic и
компоненты сканирования и распознавания
штрихкодов (встроенная в 1С:Документооборот
или ABBYY Recognition Server).
20. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Настройки потокового сканирования
• Права роли «Выполняющие потоковое сканирование».
• Параметры сканирования для
цветного сканирования:
– DPI: от 200,
– цветность: цветное,
– формат: jpg (качество 75).
• Для черно-белового сканирования:
– DPI: от 200,
– цветность: монохром,
– формат: png. В организации должны
использоваться единые правила
сканирования.
21. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Проблемы, которые были до релиза 2.1.7.9
При загрузке файлов из каталога нужно было помнить следующее:
• Формат файлов лучше png или tiff, так как конвертация
многостраничных pdf может представлять проблему;
• Файлы форматов tiff и pdf бывают многостраничными, однако
разные страницы в одном файле по штрихкоду не попадут в
разные документы;
• При загрузке из каталога порядок файлов определяется по дате
файла.
В описании релизе 2.1.7.9 написано следующее:
Исправлена ошибка «При потоковом сканировании (загрузка из
каталога, pdf файлы) используется только один штрихкод из pdf
файла – нельзя было множество картинок в pdf файле
распределить по разным документам».
22. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Архивное дело
23. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Номенклатура дел
• Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве
организации, с указанием сроков их хранения, по
установленной форме.
• После утверждения номенклатуры дел организации
структурные подразделения получают выписки
соответствующих ее разделов для использования в работе.
• Номенклатура дел организации на предстоящий календарный
год составляется в последнем квартале текущего года.
• Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в
конце каждого года уточняется, утверждается руководителем
организации и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
• Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и
содержания документов, образующихся в деятельности
организации.
24. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Форма номенклатуры дел
• Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура
(штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими
делениями номенклатуры дел как правило являются названия
подразделений.
• В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в
организации цифрового обозначения структурного подразделения и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах
структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 -
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
Индекс
дела
Заголовок дела Количество дел Срок хранения
дел и № статей по
перечню
Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела
25. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Заполнение номенклатуры дел
• Сроки и номера статей нужно брать из документа «Перечень
типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения». Приложение к приказу Министерства культуры
Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
• Отметка ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) проставляется
на бумажной обложке дела и означает, что часть документов
этого дела не могут быть уничтожены без предварительной
экспертизы.
• При печати номенклатуры дел, если включен отбор по
подразделению, то вместо руководителя организации будет
подставлен руководитель подразделения.
• Можно автоматически заполнить разделы по структуре
предприятия и скопировать номенклатуру дел на следующий
год.
26. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Дела / тома
• Если не указать дату начала дела, то она
автоматически заполнится датой первого
документа.
• При закрытии дела запрещается списывать в него
документы.
• Новый том удобнее создавать копированием.
• Можно учитывать переходящие дела, такие как
учредительные документы или личные дела. Такие
дела не надо закрывать. При создании новой
номенклатуры дел переходящие дела связываются
автоматически.
• Для переноса документов из тома в том есть
команда «Перенести документы дела».
27. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Архив организации
• Документы, образующиеся в деятельности
организации, в дальнейшем:
– либо остаются в архиве организации на длительное
архивное хранение,
– либо хранятся в установленные сроки и затем
передаются на длительное хранение в
соответствующие государственные организации,
– либо подлежат уничтожению.
• До передачи в архив дела хранятся в
соответствующих подразделениях организации (в
канцелярии, в секретариате), в ряде случаев
(особенно это касается крупных организаций)
непосредственно в структурных подразделениях.
28. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Места хранения бумажных документов
• Места хранения указываются по
помещениям и территориям. Но если не
используются схемы помещений, то
справочник места хранения будет
линейным.
• Права на редактирование помещений и
территорий есть у ответственного за НСИ.
• Права на редактирование мест хранения
есть у делопроизводителей, у всех
остальных – на чтение.
29. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93 www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Журнал передачи
• Можно создать на основании запись
журнала передачи сразу для нескольких
документов в списке.
• Передать документ можно как сотруднику,
так и контактному лицу контрагента.
• Можно передать оригинал или копию. При
передаче фиксируется номер экземпляра.
30. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
1С-КПД: сплошные плюсы!
1С-КПД – дочернее предприятие Фирмы «1С»
1 место в рейтинге ЦКД
15 000 автоматизированных рабочих мест
3 авторских курса по продукту «1С:Документооборот 8 КОРП»
Docstore – площадка полезных приложения для 1С:Документооборот
Док-шеринг – ваш личный делопроизводитель, склад и СЭД
Более 100 обучающих видеороликов на YouTube
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
31. Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Корпоративные порталы и документооборот
www.1c-kpd.ru+7 (495) 640-00-93
Спасибо за внимание
+7 (495) 640 00 93
info@1c-kpd.ru
Editor's Notes
Компания «1С-КПД» – дочернее предприятие Фирмы «1С», специализированное на внедрение продукта 1С:Документооборот.
Мы занимаем первое место в рейтинге 1С среди Центров компетенции по Документообороту.
Имеем статус ЦСО (центр сертификационного обучения) и проводим обучения в собственном Учебном центре.
Являемся разработчиками и ведущими курсов «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8» для организации электронного документооборота», Технология внедрения "1С:Документооборот".
Разработчики Электронного курса обучения «Возможности прикладного решения «1С:Документооборот 8».
Совместно с компанией iDecide разработали iPad клиент для 1С:Документооборот.
Активно расширяем возможности продукта 1С:Документооборот, разрабатывая полезные приложения Docstore http://elektronnij-dokumentooborot.1c-kpd.ru/docstore/
Готовим обучающие видеоролики и презентации на Youtube http://www.youtube.com/user/1ckpd .
Имеем большой и подтвержденный опыт внедрений 1С:Документооборот http://1c.ru/rus/partners/solutions/solutions.jsp?PartID=3947.