CAMPFIREの新卒研修向け資料 タスクマネジメント ドキュメンテーション

1. 新卒者向け資料
タスクマネジメント
ドキュメンテーション

2. 目的
● なるべく早く活躍してもらうために、会社で働く上で欠かせない「タスクマネジメント」
と「ドキュメンテーション」に関する考え方をお伝えします
● 今日全てをマスターする必要はなく、日々の業務の中で少しずつ身に付けていって
ください
● 質問あれば随時どうぞ！終わった後でもどうぞ！

3. © 2019 スタートアップ 2019新卒合同入社式 All Rights Reserved.
久津 佑介/ ひさつ ゆうすけ
金融事業部 PdO/PdMなど
ひさつです。
元々エンジニアで今はプロダクトマネージャーとして生きてま
す。顔色悪いのはデフォルトなので心配しないでください。
メインは金融ですが社内の色々なことに顔出してます。
好きなもの：浦和レッズ/音楽（バンド活動）/読書/欅坂46
嫌いなもの：トマト/ピーマン/ホタテより大きい貝/冷房の強い部屋
@Nunerm
https://productmanager55.hatenablog.com/
誕生日：1986/09/18 入社日：2019/03/01
@Hisatsu Yusuke
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プロフィールマットです
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4. タスクマネジメント

5. タスクマネジメント - ３つのポイント
チームでのタスクフローを意識する
タスクをカテゴライズする
できる限りチーム内で共有する

6. チームでのタスクフローを意識する
● 組織で働く上で、１人で完結するタスクはそんなに多くない
● 特に「後続タスクに必要なインプットは何か」「クリティカルパスは何か」を常に意識
して進め方やスケジュールを考える
例：プレスリリースの準備
構成考える
イラスト作る
文章作る
内容確認
イラスト修正
文章修正
プレスリリース
実行
クリティカルパス
＝ここが遅れると全て遅
れる
必要なインプット
＝揃っていないと次に進
まない4/1 1d 4/2 1d
4/2 2d
4/4 1d
4/5 1d
4/5 2d
4/7 1d

7. チームでのタスクフローを意識する
● 慣れてきたらタスクフローのボトルネックを探す
● 自分がボトルネックの場合、自分のタスクの優先度の考え方を見直す（後述）
● 他者がボトルネックの場合、時間がかかる原因を見極めて打ち手を考える
構成考える
イラスト作る
文章作る
内容確認
イラスト修正
文章修正
プレスリリース
実行
4/1 1d 4/2 1d
4/2 5d
4/7 1d
4/8 1d
4/8 2d
4/10 1d
インプット量を増
やす？
サポートする？
早めに始める？

8. チームでのタスクフローを意識する
参考：VSM（Value Stream Mapping） The Goal

9. タスクをカテゴライズする
● 緊急度と重要度でカテゴライズして優先度をつける
領域①【緊急】
● とにかくすぐにやる
● 後続タスクがある場合は特に
領域②【価値】
● これを後回しにしがち
● いつやるのか予定を立てる
領域③【錯覚】
● 仕事した感を得やすい
● 効率的に捌けるように工夫する
領域④【無駄】
● やらなくていいように工夫する
緊急度・重要度は
一人で判断せずに
チームに確認すること
③に時間を取られて
②ができていなかったら
要注意

10. タスクをカテゴライズする
参考：GTD（Getting Things Done）

11. できる限りチーム内で共有する
● １日１回はチーム内に状況を共有する
● 監視が目的ではなく、遅れ・ズレ・トラブルの検知を早くすることが目的
Aやってます Aやってます Aやってます
そろそろBや
らないと？
・・・ ・・・ (やべえ…)
もう間に合わ
ん
すいません
むりぽっす
おけ
まかせろ
・・・ ・・・
タスクA、Bの期限
▼
すいません
むりぽっす
(順調かな？)
リカバリ期間

12. できる限りチーム内で共有する
参考：日報 カンバン

13. タスクマネジメント - まとめ
タスクマネジメントは
組織・チーム・個人ごとに
最適なやり方が異なります
「より良い方法」に改善していく
意識を常に持ちましょう

14. ドキュメンテーション

15. ドキュメンテーション - ３つのポイント
目的に応じて書き方を変える
目的に応じて管理方法を変える
テキストだけでいつも正確に伝えられると
思い込まない

16. 目的に応じて書き方を変える
種類 内容例 期待するアクション ポイント
議事録 日時・参加者・アジェンダ・決定事項・
議論内容・TODO（誰が何をいつまで
に）・議論に使った資料
決定事項やTODOに関する認識のズレが
ある人に正してもらう
事実と推測を、決定事項と未決事項
を明確に区別して書く
あまり作成に時間をかけない
マニュアル 目的・手順（フローチャート）・アカウン
ト情報・参考資料
業務のミス防止、効率化、オンボーディン
グ
人によって解釈が異なることがない
ように正確に書く
社内向け共有 結論・前提・内容・依頼事項・期限 依頼事項を正確にやってもらう 読むのに苦労しないように、依頼事
項を明確に書く
社外向け提案 （いろいろ） 数多ある選択肢の中から自社を選んでもら
う
とにかく丁寧に、魅力的に、かつ絶
対に間違いのないように書く（必ずレ
ビューを入れること！）
● 「読んだ人にどのようなアクションをしてほしいのか？」を意識して書く

17. 目的に応じて書き方を変える
参考：（議事録）フォーマット例
定例フォーマット
日時 ：2020/1/1
参加者：大野・相葉・二宮・桜井・松本
1.全体共有（大野）
2.メンバー報告
相葉：
二宮：
桜井：
松本：
3.個別アジェンダ
4.決定事項
5.未決事項
6.TODO
・パズドラをマスターする（二宮：〜1/15）
単発フォーマット
日時 ：2020/1/1
参加者：城島・松岡・長瀬・国分（欠席：山口）
1.この場の目的/ゴール
2.決定事項
3.議論内容
4.TODO
5.次回予定
事
前
に
書
い
て
おく

18. 目的に応じて書き方を変える
参考：（社外向け）ノンデザイナーズ・デザインブック

19. 目的に応じて管理方法を変える
● ストック情報：後で見返すことが多いもの
○ アクセスしやすい場所に置く（例： Notion、GoogleDrive）
○ 体系化して整理する（例：フォルダ分け）
○ 常に最新化できるようなルールや仕組みを作る
○ 最新化するのが大変すぎる場合は作らないという選択もあり
● フロー情報：後で見返すことが少ないもの
○ 関係者が普段見ている場所に流す（例： Slackチャンネル）
○ 読まない人も一定数いるという前提で、要点を強調する
○ 後で見返す必要が出た際に、多少探すのが大変でもドンマイ

20. テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない
● テキストだけで全て伝えようとすると確実に認識齟齬が起きる
● 読む人が持つ前提情報や知識によって、解釈が大きく異なる
● 基本的に相手は「知らない」という前提でドキュメントを作るべき
● 必要に応じて直接説明する場を設けること
新しいキャンペーンや
るので準備よろ
ああいつも通り
準備すればいいのね
準備？
うち関係ないやつか
新しいキャンペーンや
るので〇〇は△△を
よろ
ああいつも通り
準備すればいいのね
御意

21. テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない
参考：ナラティヴ・アプローチ
ドキュメントに関する本ではないですが、
人とのコミュニケーションにおける大事な
考え方がまとまっていてヒントになるはず

22. ドキュメンテーション - まとめ
「うまく伝わらなかったな」
「書いたのに見てもらえてないな」
という場面に遭遇したら
ドキュメントの作り方を見直してみましょう
練習あるのみ