Документ описывает этапы подготовки, продвижения и проведения конференции, включая планирование, организацию и финальный анализ. Он освещает ключевые аспекты, такие как анализ рынка, разработка концепции, маркетинговые и финансовые планы, а также организационные детали. Завершающий этап включает сбор отзывов, публикацию материалов и подведение итогов для повышения эффективности будущих мероприятий.

1. Этапы подготовки конференции
Этап 1. Планирование конференции
Цель данного этапа - создание продукта, о котором можно заявлять рынку - гостям, клиентам,
спонсорам, спикерам, СМИ, партнерам.
1. Анализ рынка
Грамотный анализ позволяет понять текущую ситуацию и основные проблемы, выявить
конкурентов, показать количественные и качественные характеристики рынка (объем, структуру,
динамику), выделить наиболее интересные темы, тренды и перспективы. Есть и другие тонкости.
2. Разработка концепции
Подготовка презентации, содержащей общую информацию о конференции - название, тематику,
цели, задачи, формат, программу, спикеров, площадку, цены, маркетинг, финансы, ключевые лица,
конкурентные преимущества мероприятия и т.д. Это ядро, без которого не возможна дальнейшая
подготовка.
3. Организационный план
Организационный план - исходный документ при подготовке конференции. Описывает зоны
ответственности, ключевые точки, показатели эффективности и порядок действий при организации.
Без организационного плана конференция развалится на части.
4. Маркетинговый план
План привлечения участников и гостей на конференцию. Описывает все каналы коммуникаций,
тактические действия по работе с каналами, ключевые показатели эффективности и зоны
ответственности по каждому каналу.
5. Финансовый план
План, рассчитывающий доходы и расходы при организации конференции с динамикой по неделям.
6. Программа конференции
Программа конференции - это внешний документ. Объясняет рынку, что будет происходить на
конференции и в каком порядке.
7. Стиль конференции
Разработка всех элементов фирменного стиля и полиграфии для конференции, начиная с логотипа
и заканчивая пресс-воллами и одеждой команды поддержки.
8. Сайт конференции
Сайт - это лицо конференции. Оценивать качество, уровень и совершать покупку гости и партнеры
будут именно через сайт.
9. Согласование спикеров
Последний шаг перед началом продвижения - согласовать выступления спикеров на конференции.

2. Этап 2. Продвижение конференции
Цель этапа продвижения - собрать необходимую аудиторию для мероприятия, обеспечить
присутствие гостей и продать билеты для делегатов.
1. Привлечение СМИ
СМИ позволяют создать для мероприятия качественное информационное поле, что обеспечивает
доверие, узнаваемость и продажи.
2. Привлечение партнеров
Информационные партнеры позволяют улучшить контакт с аудиторией и получить признание
рынка.
3. Привлечение спонсоров
Наличие спонсоров позволяет увеличить доходность конференции, а также распределить ее
расходы.
4. Offline-реклама
Флаеры, постеры, рекламные щиты, поддержка радио и телевидении, персональные приглашения,
размещение рекламных блоков в СМИ, лидеры мнений и т.д.
5. Интернет-реклама
Контекстные и баннерные сети, селективная реклама, партнерский маркетинг, поисковая реклама,
ремаркетинг и так далее.
6. Социальные сети
Реклама в ключевых социальных сетях, группы и продвижение в сообществах вконтакте, фейсбуке,
твиттере и других социальных медиа.
7. Телемаркетинг
Приглашение гостей на конференцию с помощью телефонных звонков по базе контактов, а также
холодных звонков.
8. Директ маркетинг
Персональные почтовые и Email приглашения для гостей, выстраивание многошаговой системы
контактов.
9. Мобильный маркетинг
Привлечение гостей с помощью мобильного маркетинга, SMS-напоминаний и уведомлений.

3. Этап 3. Проведение конференции
Программа максимум данного этапа - выполнить бизнес-задачи.
Программа минимум - оставить о себе хорошее впечатление.
1. Подготовка площадки
Выбор площадки, установка декораций, расстановка пресс-воллов и ролл-апов, подготовка сцены,
создание welcome-зоны. Установка ограничителей.
2. Техническое обеспечение
Подготовка звука и света, отстройка микрофонов, сбор всех презентаций в одну точку, установка
невидимого переключения.
3. Раздаточные материалы
Включает всю работу с раздаточными материалами - подготовка, печать, сбор в пакеты участников -
папки, ручки, блокноты, бейджики, программы, диски, презентации и т.д.
4. Координация конференции
Ключевая работа на площадке, которая, при этом должна оставаться невидимой для участников.
5. Регистрация участников
То, как проходит встреча участников, влияет на первое впечатление о конференции. Регистрация
должна быть быстрой, четкой, но с душой.
6. Кофе-паузы и обеды
Гости предполагают, что их покормят, и, желательно, не советскими закусками. Найти бюджетный
способ угостить своих гостей на высоком уровне - сложная задача, которую нужно решить.
7. Фото и видео-съемка
Необходимое условие для послевкусия - это наличие фото и видеозаписей с конференции. По фото
и видео о конференции судят все те, кто на ней не был, но захочет приехать в следующем году.
8. Online-трансляция
Далеко не все гости смогут приехать на мероприятие, поэтому одна из ключевых задач -
организация качественной online-трансляции, которая позволит смотреть мероприятие из любой
точки мира через интернет.

4. Этап 4. Пост-PR и подведение итогов
После конференции наступает этап закрытия, пост-PR, выполнения обязательств и подведения
итогов.
1. Сбор отзывов
Все свои ошибки организаторы знают и сами. Но когда о них говорят клиенты - это гораздо лучше
мотивирует исправлять их.
2. Подготовка пост-релиза
Отправка информации представителям СМИ и информационным партнерам - это важнейший шаг
для медийности и успеха мероприятия в следующем году.
3. Публикация фото и видео
Также как и пост-релиз, работает на медийность и является заделом на будущее, без которого
сборы следующей конференции будут затруднены.
4. Рассылка доп.материалов
Гости будут благодарны, если после конференции им будут направлены дополнительные
материалы и то, что обещали им спикеры.
5. Закрывающие документы
Выдача актов, договоров и подписание отпускных часто затруднительна во время конференции,
поэтому этот этап проводится после ее окончания.
6. Отчет по PR
Одна из ключевых задач, ради которых проводятся конференции - это медийный эффект. Задача -
измерить результаты. Посчитать число публикаций, объемы траффика, суммарный охват, и т.д.
7. Финансовый отчет
Подведение финансовых итогов. Вышла ли конференция в минус, в ноль или в плюс? Все ли
финансовые обязательства выполнены?
8. Анализ эффективности
Ключевой документ, в который должен войти финансовый отчет, отчет по PR, отчет по продажам и
отчет по полученным заказам. Иными словами, подводится финальный итог. Что на балансе?