как создать и провести деловое мероприятие

1. Организация и проведение делового
мероприятий
1

2. Карта проектирования
специального мероприятия:
что важно сделать до «креатива»,
чтобы мероприятие было эффективным и результативным
2

3. Карта предварительного проектирования
специального события
• Целевые Могут быть изначальным
условием
группы Могут быть способом
достижения цели
Special Event
• Цель Может быть изначальным
условием
Может быть способом
удовлетворения целевой группы
• Ключевое В соответствии с целью
В соответствии с мотивами ц.г.
сообщение С учетом повода
Как способ достижения цели
• Формат Как способ донесения KC
Как способ реализации повода
Как наиболее релевантный для
целевой группы
Исходя из цели
• Повод
Релевантный для целевых групп
! Может быть изначальным
условием (повестка дня)
3

4. 1. Целевые группы специальных мероприятий
• Клиенты
• Партнеры
• Представители органов власти
• СМИ
• Лидеры мнений, эксперты,
аналитики
• Сотрудники организации
• Еще?_________________________
4

5. 2. Цели мероприятия = планируемый результат
Цели должны быть «смартными»
от англ. SMART
Specific (четкие)
Measurable (измеримые)
Achievable (достижимые)
Result-oriented (ориентированные на результат)
Time-bounded (определенные во времени)
5

6. Определение целей и задач и
планирование результатов мероприятия
 Отметить 8 марта…
 Встретиться с журналистами…
 Провести финал конкурса «Почтальон Года»…
Инициировать 10 материалов
о деятельности компании по итогам мероприятия…
 Собрать 10 000 рублей для детей-сирот…
 Проинформировать не менее 60 % партнеров об
изменении политики организации …
ТАКОЙ ПОДХОД ПОЗВОЛЯЕТ ВАМ ЗАРАНЕЕ ЗАЛОЖИТЬ
ОЦЕНКУ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕРОПРИЯТИЯ 6

7. Как можно формулировать цели
мероприятия
• Общая формулировка цели
– Smart-цель 1 (задачи)
– Smart-цель 2
–…
7

8. Например…
• Донести до гостей мероприятия мысль о
том, что новый техрегламент может
привести к исчезновению настоящего
пива в России
– Не менее 80% пришедших журналистов должны
отписаться по проблеме с упоминанием того, что пиво
XXX варится с соблюдением Закона о Чистоте пива
– Не менее из приглашенных экспертов должны
высказаться против нового, «упрощенного»
техрегламента
– Г-н N должен включить вопрос об обсуждении
упрощенного техрегламента в повестку заксобрания…
8

9. 3. Ключевое сообщение мероприятия
• XXX возрождает традиции с помощью
инновационных технологий
• Удивительно удобный прибор для ухода за
мужским телом
• XXX – мощная и стабильная компания,
которую поддерживает госвласть
• Каждый принесенный сегодня подгузник
изменит жизнь детей этого Дома Ребенка к
лучшему!
• Ваш пример_________________________
9

10. Детализируйте свое ключевое
сообщение
• Что должны понять и оттранслировать
дальше целевые группы?
Вспомогательные вопросы:
– Что они должны увидеть?
– Что они должны услышать?
– Что они должны почувствовать?
– Что они должны сказать (и кому) по поводу мероприятия?
– Что они должны сделать после мероприятия?
 Все это поможет в дальнейшем для формулировки темы и
концепции мероприятия
10

11. 4. Формат специальных мероприятий
• Празднования и ритуалы (наиболее широкий тип ивентов)
– Национальные праздники
– Ярмарки и фестивали
– Спортивные мега-ивенты (напр. Олимпийские игры)
– Карнавалы
– Праздничные богослужения
– Протокольные мероприятия и др.
– Открытия
– Награждения и др.
• Образовательные. Цель: формирование разделяемого знания на требуемую тему
– Семинары
– Новый тренд – infotainment (+ эмоции)
• Маркетинговые. Цель: продвижение
– Презентации (продукта, услуги, проекта)
– Road-show
– BTL-акции и др.
• Интеграционные (объединение людей по общности). Цель: усиление внутригрупповых
связей
– Конференции, форумы, выставки
– Корпоративные мероприятия и др.
В жизни мероприятие может включать все 4 типа ивентов
11

12. Классификация специальных событий по
типам аудиторий
 Мероприятия для СМИ
 Мероприятия для других внешних
аудиторий
 Внутрикорпоративные мероприятия
 Смешанные мероприятия
12

13. Мероприятия для клиентов
• Акции (например, раздача кваса на
праздновании Масленицы)
• Праздники (например, День Пивовара)
• Образовательные мероприятия (семинары,
мастер-классы)
• Entertainment (концерты, массовые гуляния и
др.)
• Приглашения на культурные мероприятия
• Экскурсии и др.
• ________________ Ваши варианты
13

14. Мероприятия для партнеров
• Форум
• Конференция
• Премия, награждение
• Праздники
• Образовательные мероприятия (семинары, мастер-классы)
• Участие в акциях для клиентов почты (например, СМИ)
• Приемы
• Приглашения на мероприятия для СМИ
• Официальные встречи
• Брифинги
• Отчетные мероприятия
• Благотворительные балы
• Открытия
• Презентации
• Дискуссионные мероприятия
• Деловой завтрак
• _____________________ Ваш вариант
14

15. Мероприятия для представителей власти
• Круглые столы
• Дискуссии
• Специальные слушания и пленарные заседания
(Госдума, Совет Федерации, местные органы власти)
• Приглашение в качестве спикеров на мероприятия
для СМИ
• Презентации
• Социальные отчеты (в виде event)
• Конференции и выставки с участием представителей
госвласти
• Приглашение политиков в качестве волонтеров на
благотворительные акции
• _______________________ Ваш вариант
15

16. Мероприятия для сотрудников
• Праздники
• Конкурсы
• Образовательные мероприятия
• Тим-билдинговые мероприятия
• Внутренние «пресс-конференции»
• Награждения
• Съезды, форумы, конференции и др.
• __________________Ваш вариант
16

17. Специальные события для СМИ
• Пресс-конференция
• Пресс-ланч, пресс-завтрак, пресс-бранч
• Презентация для СМИ
• Пресс-тур
• Образовательный семинар
• Infotainment
• Заседание пресс-клуба
• Дискуссии, круглые столы
• Онлайн-конференция
• Событие-впечатление
• Вовлечение в социальные акции
• Соревнования
• Приглашение в качестве спикеров на свои семинары для
сотрудников/потенциальных доноров и др.
• Приглашение на мероприятия для других целевых аудиторий
• ____________________Ваш вариант
17

18. Если вы приглашаете СМИ на мероприятие для
других аудиторий…
• Убедитесь, что журналистам будет, о чем
писать
• Запланируйте, с кем они должны поговорить,
чтобы у них была тема
• Выделите тех, кто будет заниматься
журналистами во время мероприятия
• Подготовьте пресс-пакет
• Зарезервируйте время спикеров для
интервью и комментариев
• Hospitality (накормите, подарите сувениры)
18

19. Специальные требования к событию для
попадания на ТВ
• Формы присутствия: устное сообщение, видео,
сюжет, синхрон эксперта, ссылка на источник,
передача (например, о «подопечных») или даже
документальный фильм!
• Условия попадания новости в эфир:
– Широкомасштабность новости
– Поддержка темы государством (!)
– Присутствие знаменитостей/первых лиц из органов
власти
– Картинка!
– Условия эфира (надо знать сетку вещания выбранного
канала)
19

20. Повод
В основе каждого из мероприятий
лежит:
• PR-повод – причина, по которой ВЫ
проводите данное мероприятие
• Информационный повод
– причина, по которой мероприятие будет
интересно целевым группам (в частности,
СМИ)
20

21. Повод – пример
• PR-повод («нам надо!»): продвижение
конкурса «Почтальон Года», инициирование
публикаций о конкурсе в региональных СМИ
• Информационный повод («на что придет
целевая аудитория»): «Владивостокский
почтальон едет побеждать на финал
конкурса «Почтальон года» в Москву. На
пресс-завтраке можно будет познакомиться
с героем дня и узнать, как ему удалось
разнести 2 тонны писем и спасти жизнь
двум сотрудникам милиции…»
21

22. Типы поводов
• Самостоятельный повод (ваше событие
настолько значимое, что само по себе
является поводом)
• Повод-присоединение
– присоединение к поводу или событию
властных структур, спонсоров, партнеров и
др.
– присоединение к актуальной на данный
момент теме
22

23. Проверочные вопросы при разработке
специального мероприятия
 В чем заключается событие?
 Когда и где оно происходит?
 Кому действительно интересно или полезно узнать об этом событии?
 В чем уникальность события?
 Что я могу предпринять, чтобы событие стало уникальным?
 Какие грани события могут быть интересны целевой аудитории?
 Какие грани события могут быть интересны СМИ?
 Как я могу сделать информацию о событии максимально интересной?
 К каким последствиям, важным для рынков или групп, приведет
событие?
 Какие имена, факты и цифры, связанные с событием, представляют
интерес для публики?
 Какая форма подачи события (инструмент PR) будет оптимальной?
 Кого (известные организации, люди) я могу привлечь к участию в
событии для повышения к нему интереса?
 Каковы оптимальные сроки для реализации информационного повода?
23

24. Резюме
• Прежде чем вы сядете за креатив мероприятия, его нужно
спроектировать с учетом:
– Цели
– Целевых групп
– Ключевого сообщения
– Формата
– Повода
• Также вам необходимо определиться:
– Приглашаете ли вы СМИ (если это не пресс-мерорприятие)
– Нужны ли вам спонсоры
• Формат – самая зависимая переменная из всех пяти
вышеперечисленных. Поэтому при выборе формата вам
желательно иметь на руках пространство вариантов
(пользуемся умной картой)
• Заполненная карта проектирования события – входная
информация к разработке концепции мероприятия
24

25. С чего начинаем? Бриф мероприятия
• Целевые группы • Кому…
• с какой целью…
• Цели
• что хотим
• Ключевое сказать/показать...
сообщение =
• как именно/в каком
• Формат формате…
• Повод • и по какому
поводу…
25

26. Алгоритм проектирования
и проведения мероприятия
26

27. Управление мероприятиями
Подготовка мероприятия
 Стадия 0. Разработка «брифа» (карта проектирования мер-я)
 Стадия 1. Разработка концепции
 Стадия 2. Детальное планирование
 Стадия 3. Закупки
 Стадия 4. Подготовка содержания
 Стадия 5. Приглашение и сбор участников/гостей
Проведение мероприятия
 Стадия 1. Чек-ап или репетиция
 Стадия 2. Ход мероприятия
Действия по итогам мероприятия
 Стадия 1. Отработка контактов/результатов
 Стадия 2. Подведение итогов, оценка эффективности
27

28. Подготовка мероприятия
28

29. С чего начинаем? Бриф мероприятия
• Целевые группы • Кому…
• с какой целью…
• Цели
• что хотим
• Ключевое сказать/показать...
сообщение =
• как именно/в каком
• Формат формате…
• Повод • и по какому
поводу…
29

30. Стадия 1. Концепция мероприятия
• Основное сообщение.
– Основное, доминирующее сообщение, вокруг которого
строится весь проект
– Находит отражение в названии мероприятия
• Форма
• Визуальное решение
– Оформление, стиль, атмосфера
– Пространственное решение
• Дополнительные возможности раскрытия концепции
– Продвижение
– Сценарий
– Медийные решения
– Интерактив и др.
30

31. Концепция мерорприятия – пример
• Мероприятие: Philips. Техника Танца. Презентация
бытовой техники
• Основное сообщение: Пользоваться бытовой техникой
Philips также просто, как и танцевать
• Форма: мастер-класс по технике танца со звездами
шоу «Танцы со звездами»
• Визуальное решение:
– торты в виде бытовой техники Philips
– проведение мероприятия в знаменитой танцшколе
– известный балетмейстер Андрис Лиепа в виде ведущего
мероприятия
• Дополнительные возможности:
– Танец с пылесосом
– Приглашение «на танец» (продвижение мероприятия)
– И др.
31

32. Контрольные заметки
для разработки концепции мероприятия
• Причины, по которым мы затеяли это мероприятие.
– Почему именно сейчас?
– Для кого мероприятие?
– Каких результатов планируете добиться?
– Стиль, атмосфера-?
• Тип мероприятия, которое мы собираемся организовать
– Мероприятие какого типа сработает на выбранную аудиторию?
– Какие потребуются материалы?
• Учет возможных ограничений и препятствий
– Каким бюджетом вы располагаете?
– Какие еще ограничения есть?
– Какие ресурсы имеются в Вашем распоряжении – команда (персонал),
технические средства, материалы, эксперты…
– Что вы можете позволить себе?
• Креатив
– Мозговой штурм либо бриф агентству-консультанту
• Площадка
– Какой тип места подходит для мероприятия
– Примерное количество ожидаемых гостей
– Большой зал – произведет благоприятное впечатление или смутит аудиторию?
– Какие особенности места требуются – сцена, кафедра, светлое помещение,
whatever. Соответствие предполагаемого помещения тональности и концепции
мероприятия 32

33. Контрольные заметки для разработки концепции
мероприятия – продолжение
• Длительность мероприятия
– Какова предполагаемая продолжительность – полдня, день, два, больше,
два часа?
• Спикеры и приглашенные
– Кого следует пригласить? Кого вы хотели бы обязательно видеть на
мероприятии? Кто может добавить вес мероприятию?
– Is it press friendly? Стоит ли приглашать сотрудников? Партнеров?
– Откуда поедут участники, как будут добираться? За чей счет?
– Потребуется ли кому-то из гостей размещение на ночь? Можете ли вы
это себе позволить?
• Стиль и тональность – как создать нужную атмосферу
– Какого настроения вы ожидаете от гостей? Какую атмосферу вы хотите
создать?
– Хотите ли вы, чтобы все принимали активное участие в мероприятие?
Думайте о «разогреве»
– Какова должна быть общая тональность мероприятия? Формат? Форма
одежды?
• Ведение мероприятия
– Кто ведущий?
– Примерная драматургия. Открытие и закрытие.
– Основные правила
• Оценка результатов. Как будем оценивать?
33

34. «Концепция мероприятия»
Документ обычно включает: Для больших и сложных
 Повод мероприятия мероприятий делается
 Актуальность, причины презентация, где более ярко
проведения представляется креативная
 Цели и задачи мероприятия концепция и механика
 Ключевые сообщения мероприятия
мероприятия
 Концепция, основная идея
 Участники
 Место и время проведения
 Предварительная программа
Документ помещается на
(обычно в виде таблицы) 1-3 стр.
 Необходимые материалы Из прочтения документа
 Предварительный бюджет ясно, что за мероприятие
вы хотите провести
34

35. Стадия 2. Детальное планирование.
– Планируем внутренние ресурсы (люди,
время), понимаем, что будем делать сами,
что отдадим на подряд
– Готовим план подготовки и реализации
мероприятия
– Планируем продвижение мероприятия
– Пишем детальный сценарий
– Готовим и согласовываем бюджет
35

36. Прочитайте надпись
Что неправильно?
Эффект персептивной неготовности:
мы не видим того, чего не ожидаем
36

37. Проблемы бюджетирования
• Недооценка
– В процессе подготовки/проведения
всплывают все новые и новые суммы,
которые не были запланированы
• Избыточная оценка
– Опасность потратить больше, чем
необходимо
37

38. Бюджет
Затраты на event:
• Финансовые затраты
• Временные затраты
• Ресурсы
– Человеческие
– Другие
См. Практическое пособие по бюджету
38

39. Финансовые затраты на event
Прямые (организационные) расходы (самостоятельно или через агентство)
• Аренда площадки
• Фуршет/банкет
• Заказ/аренда оборудования (свет, звук, проекционное, другое)
• Транспорт, логистика
• Шоу (гонорары артистов и др.)
• Декорации, оформление
• Полиграфия
• Реклама, анонсы
• Подарки, сувениры участникам
• Реквизит
• «Накладные» (связь, курьер и т.п.)
• Гонорары режиссеров (режиссер мероприятия, светорежиссер, звукорежиссер и др.)
• Обслуживающий персонал (диджеи, промо-персонал, работники сцены, технические специалисты и др.)
• НЕПРЕДВИДЕННЫЕ РАСХОДЫ (в зависимости от мероприятия от 2 до 8-10%, большее количество говорит
о плохом планировании)
Работа консультанта (Если PR-агентство – финансовые затраты; если самостоятельно – оценка собственных
ресурсов)
• Создание концепции мероприятия, формат, сценарий
• Приглашение гостей
• Подготовка текстов
• Работа со СМИ
• Организационные работы (поиск и выбор площадки, работа с подрядчиками по оборудованию, шоу
• Работа на мероприятии
• И др.
39

40. План подготовки мероприятия.
Процедура планирования
1. Составление списка заданий
2. Установление взаимосвязей между
заданиями
3. Подбор исполнителя для каждого
задания
4. Оценка ресурсов и времени,
необходимых для исполнения Диаграмма Ганта
каждого задания
5. Составление «дерева»
последовательности заданий,
начиная от последнего,
приводящего непосредственно к
конечной цели, и двигаясь к
исходным работам, с которых можно
«стартовать».
6. Составление календарного плана.
Диаграмма Ганта – ленточная
диаграмма для планирования работ
(см. пример) 40

41. Контрольные заметки
для детального планирования мероприятия
• Детали сценария
– Кто за кем куда выходит
– Необходимый реквизит
• Техническое обеспечение мероприятия
– Оборудование
– Ответственный персонал
• Меню
– Требования к питанию
– Формат (нужен ли алкоголь?)
• Материалы, необходимые для мероприятия
– Повестка дня для участников
– Аудиовизуальные материалы
– Материалы для упражнений и тренингов
– Печатные материалы
– Образовательные материалы
– Материалы для обсуждения
– Анкеты
– Игровой реквизит и др.
• Безопасность
– Ограждения
– Сотрудники милиции или др.
– Страхование мероприятия + мед. страхование участников
– Дежурство скорой помощи и пожарной охраны
• Аудио-и световое сопровождение
– Аудио- и световой сценарии мероприятия 41

42. Стадия 3. Закупки
Утвержденный
план подготовки Площадка
Кейтеринг
Закупки Оборудование
Звезды, артисты, приглашенные
спикеры (если необходимо
оплачивать)
Технический персонал
Сувениры и подарки
Производство видео- и печатной
продукции
Оформление помещения
Реквизит
Другое
42

43. Выбор площадки для мероприятия
• Ресторан, бар, клуб
• Hotel place
• Развлекательный центр
• Концертный зал, «дом культуры»
• Площадка для пресс-конференций и брифингов (Интерфакс,
ИТАР-ТАСС, РИА-Новости, АиФ и др.)
• Outdoor (лес, полянка, военный полигон и др.)
• Sport (гоночная трасса, стадион и др.)
• Музей, галерея
• Завод
• Кинотеатр
• Creative (крыша здания, борт самолета и др.)
• «Смена декораций» (в процессе мероприятия участники
перемещаются между площадками)
• Ваш вариант_______________________________
Помните, площадка = сообщение 43

44. Кейтеринг
• Кейтеринг = еда
• Кейтеринг = еда + сервировка +
внешний вид + вкус + цвет + запах +
столовые приборы + дизайн + другие
элементы оформления
44

45. Кейтеринг. Формат
• Банкет
• Фуршет
• Коктейль
• Кофе (кофе-брейк, welcome-coffee)
• Ланч, завтрак, бранч
• Барбекю
• Ваш вариант___________________
45

46. Техническое оснащение мероприятия
• Звук
• Свет
• Видео
• Оборудование для развлечений
• «Мелочи»
46

47. Селебритиз
• Типы
– Ведущий
– Артисты
– Приглашенные гости
Некоторые особенности при выборе:
• Аутентичность, соответствие концепции
• Бюджет
• Режиссер-постановщик (если есть –возможность)
• Где искать:
– Непосредственно продюсеры артистов
– Продюсерские центы
– Специализированные агентства
– Личный контакт (знакомства, блоги)
47

48. Персонал
• Промо-персонал
• Хостесс
• Шоу-персонал
• Ди-джей
• Звукорежиссер
• Оператор
• Фотограф
• Рабочие (грузчики, сцена и др.)
• Официанты
• Персонал организации
• Другое
48

49. Сувениры и подарки
• Цели подарка. Чего мы можем достичь с помощью подарка?
- Повышение узнаваемости;
- Создание благоприятных условий для дальнейших коммуникаций с
аудиторией;
- Повышение мотивации аудитории;
- Общее продвижение.
• Кому дарим?
– Несколько видов подарков для разных групп
• На каких условиях дарим?
– Всем
– Награда (за заслуги, действия)
– Приз (участие в конкурсе)
• Бюджет
– Производство подарков для нескольких мероприятий – экономия. Чем
больше количество, тем ниже стоимость единицы
• Отслеживание эффективности подарков
– Возможность проверить, воспользовался ли (например, подарочный
сертификат)
– Post-show анкетирование
49

50. Оформление помещения
 Осмотр и обмер площадки (площадок)
 Разработка дизайна (общего и отдельных частей)
 3D-моделирование
 Выбор и заказ материалов
 Согласование оформления с администрацией
помещения
 Сбор информации, фотографирование
 Подготовка текстов, согласование, корректура
 Подготовка макетов к изготовлению
 Изготовление
 Монтаж
 Демонтаж
50

51. Реквизит
• Чтобы не упустить ничего, в сценарии
сделайте дополнительную графу
«реквизит» (что нужно для конкретного
блока мероприятия)
51

52. Стадия 4. Подготовка содержания
Утвержденный
план подготовки
Закупки Подготовка содержания
(приглашения, пресс-
релиз, принт, видео,
Сбор контактов, тексты выступлений,
рассылка приглашений презентации)
Списки Количество Участники
Обзвон участников участников оповещены,
мероприятия материалы
готовы…
Тиражирование,
закупки (транспорт, гостиница) 52

53. Приглашение
• «Фишка», выгода приглашения
• Срок отправки приглашений (не рано, не
поздно)
• Стиль приглашения, тон
• Адресат
• Список участников и гостей
• Логистическая информация в приглашении
• Инструкции касательно формата, формы
одежды
• Краткое содержание программы
53

54. Производство видеопродукции
 Разработка идеи ролика (фильма)
 Разработка синопсиса
 Сбор информации, существующих фото- и
видеоматериалов
 Написание закадрового текста, разработка
видеоряда (графика, видеопланы, синхроны,
stand up, фото)
 Подготовка графика съемок, договоренности
о встречах
 Съемка
 Монтаж (звук и видео)
 Заверка, корректировка
54

55. Производство печатной продукции
 Разработка макета продукта (расположение
и объемы текстовых блоков, заголовки,
рубрики, описание иллюстративного
материала)
 Разработка дизайна продукта
 Сбор информации
 Написание текстов
 Фотографирование, изготовление графиков,
карикатур, рисунков
 Корректура
 Верстка и вторая корректура
 Подготовка макета к тиражированию
 Тиражирование 55

56. Состав информационного пакета для
СМИ
• Информация о поводе мероприятия
• Программа мероприятия
• Информация об отдельных участниках
мероприятия
• Справка об организации, которая
проводит мероприятие
• Фотоматериалы
56

57. Стадия 5. Приглашение гостей
• Гости (целевая аудитория
мероприятия)
– VIP-гости (селебритиз, власти и др.)
• Клиенты, партнеры, доноры и др.
• Спикеры
• СМИ (если мероприятие не для СМИ)
57

58. Спикеры
• Сотрудники компании
• Приглашенные эксперты
• Представители клиентов
• Представители партнеров
• Authorities
• Celebrities
• Другие гости
58

59. Дополнительно. Подготовка спикера
 Подготовить формат выступления (основные
темы)
 Согласовать формат со спикером
 Оговорить со спикером форму конечного
продукта (тезисы, матрица «вопрос-ответ», текст
выступления, презентация с подстрочником)
 Собрать информацию (документы, эксперты,
материалы СМИ, интервью с самим спикером)
 Подготовить продукт (тезисы, матрица «вопрос-
ответ», текст выступления, презентация с
подстрочником)
 Согласовать со спикером
 Внести коррективы
59

60. Алгоритм работы со СМИ на мероприятии
ПЕРЕД МЕРОПРИЯТИЕМ…
• Определить круг изданий, которым будет интересно мероприятие
• Составить список журналистов (ФИО, телефон, e-mail), которые
освещают тематику мероприятия
• Разослать приглашения
• Сделать два телефонных звонка каждому
• Составить список давших согласие
ВО ВРЕМЯ МЕРОПРИЯТИЯ
• Организовать аккредитацию
• Вручить пресс-пакет
• Организовать подход журналистов к важным людям
• Помочь в видеозаписи
ПОСЛЕ МЕРОПРИЯТИЯ
• Разослать итоговый пресс-релиз
• Провести мониторинг материалов, вышедших по итогам
мероприятия
60

61. Проведение мероприятия
61

62. Стадия 1. Чек-ап/репетиция. Перед мероприятием
• Обязательно предварительное посещение места
проведения! Убедитесь, что получаете то, за что
платите
• Встретьтесь с администратором, который будет
обслуживать ваш заказ. Кто будет его замещать в
случае отсутствия? Мобильный телефон
• Убедитесь, что во время мероприятия не будет
производиться никаких строительных и ремонтных
работ
• Где будут напитки, кофе-брейк, обед?
• Нарисуйте «логистическую карту мероприятия»
62

63. Стадия 1. Чек-ап/репетиция. Перед мероприятием
• Обязательно предварительное посещение места
проведения! Убедитесь, что получаете то, за что
платите
• Встретьтесь с администратором, который будет
обслуживать ваш заказ. Кто будет его замещать в
случае отсутствия? Мобильный телефон
• Убедитесь, что во время мероприятия не будет
производиться никаких строительных и ремонтных
работ
• Где будут напитки, кофе-брейк, обед?
• Нарисуйте «логистическую карту мероприятия»
63

64. Стадия 2. Ход мероприятия
 Распределение ответственных за общение
с целевыми группами или персонами
 Распределение ответственных за сектора (за
происходящее на сцене, за свет и звук, за звезд,
за фуршет и др.)
 Инструктаж для поставщиков услуг
64

65. Стадия 2. Ход мероприятия. Потенциальные
проблемы
• Ведущий: опоздает, заболеет и т.п.
• «Материальные проблемы»
• Неполадки с оборудованием
• Не готов фуршет
• Не приехали звезды, спикеры/приехали не по
расписанию
• Люди уходят
• Погода (для open air)
• Несчастные случаи, драки
• _______________________ Ваш вариант
Show must go on! 65

66. Действия по итогам мероприятия
66

67. Действия по итогам мероприятия
Отработка контактов Рассылка итогового
(что нам нужно получить от ц.а.)
пресс-релиза
Оценка результатов Мониторинг публикаций
мероприятия СМИ
Критерии оценки результата:
1. Какова посещаемость мероприятия?
2. Достигнуты ли цели мероприятия?
3. Позитивны ли отзывы участников?
4. Соответствует ли мероприятие сценарию?
5. Удовлетворен ли клиент/руководитель?
67

68. Продвижение мероприятия
68

69. Продвижение мероприятия
• Помните, мы продвигаем именно ЭТО
КОНКРЕТНОЕ МЕРОПРИЯТИЕ (не
товар, не идеологию, не модель
поведения…)
• Нам надо рассказать целевой
аудитории о мероприятии так, чтобы
они пришли, а СМИ так, чтобы они
написали
69

70. Инструменты продвижения мероприятия
• Прямая реклама
– Пресса
– Радио и ТВ (расходы, оправдано лишь масштабом
мероприятия!)
– Интернет
• PR
– Работа со СМИ
– Работа непосредственно с целевыми аудиториями
70

71. Этапы продвижения мероприятия
• Pre-event
– Главная задача – привлечение посетителей
• Event
– Главная задача (если таковая стоит) –
инициирование публикаций (за этим
приглашаются СМИ)
• Post-event
– Рассылка материалов по итогам мероприятия
– Follow up в прессе
– Обратная связь от гостей
71

72. Резюме
72

73. Самое главное
• Четко выделяйте для себя стадии подготовки мероприятия.
Выделите время на разработку мероприятия – на концепцию и
креативную идею
• Помните, что место проведения мероприятия – это тоже
сообщение
• Используйте принципы драматургии при разработке сценария
мероприятия
• Составляйте диаграмму Ганта при планировании мероприятия и
четко распределяйте ответственность между участниками
проекта
• «Распилите» мероприятие на подотчетные территории
• Предусмотрите все типовые «неожиданности». Помните, что бы
ни произошло – show must go on
• Заложите способы оценки мероприятия еще на уровне
разработки концепции – или сценария
• Отрабатывайте потенциальные результаты мероприятия
(публикации в СМИ, контакты, продажи…), по горячим следам
73