2. Контакты между организациями и
частными лицами часто
устанавливаются и
поддерживаются при помощи
деловой корреспонденции, поэтому
профессионал любой
специальности должен уметь
правильно составить и оформить
письмо
4. 1.
Письмо печатается на бланке
организации или ее структурного
подразделения либо на именном
бланке должностного лица.
Для писем используются бланки
либо с угловым, либо с
продольным расположением
реквизитов
5.
6.
7. Информация об авторе:
- наименование организации
(в соответствующих случаях и ее
структурного подразделения),
- название вышестоящей организации
(если она есть),
- юридический адрес, телефон, факс,
адреса электронной почты и сайта,
- эмблему или товарный знак организации
(для государственных организаций — изображение
Государственного герба Российской Федерации)
8. Ниже на бланке проставляются (от
края левого поля листа) дата
подписания и регистрационный
номер письма, а если этот документ
является ответом на полученное
письмо, то на следующей строке
указываются номер и дата
входящего документа
10. 3.
Адресат указывается в правой
верхней части листа.
Первая строка этого реквизита на
«угловом» бланке находится на
одном уровне с реквизитом
«Наименование организации»
(при наличии вышестоящей
организации — на уровне ее
наименования)
11.
12. На «продольном» бланке
находится на одном уровне с
датой и номером письма.
Каждая строка реквизита
«Адресат» начинается на
одном расстоянии от края
левого поля
13.
14. Если адресатом является организация
или ее структурное подразделение,
наименование адресата указывается в
именительном падеже, причем сначала
пишется название организации, а под
ним (через полуторный или двойной
межстрочный интервал) — название
управления, отдела, факультета,
комитета и пр.:
Государственная Дума
Комитет по образованию и науке
15. Если письмо адресовано конкретному
должностному лицу, его должность и
фамилия указываются в дательном
падеже, а инициалы ставятся перед
фамилией:
Председателю Комитета по
образованию и науке
Государственной думы
Н. Н. Николаеву
16. 4.
Заголовок письма (необязательный элемент)
размещается ниже углового штампа.
Он отражает суть письма и формулируется как ответ
на вопрос «о чем?», поэтому всегда начинается с
предлога «О».
Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют
жирным шрифтом или курсивом и печатают
шрифтом того же размера, что и основной текст.
Точка после заголовка не ставится.
Заголовок должен быть кратким, но информативным
и содержать сведения, позволяющие отличить
данное письмо от других писем на аналогичную
тему:
Об открытии Омского филиала торговой сети
«Парус»
17. Заголовок размещается под чертой,
предусмотренной для проставления
даты и номера письма, и отделяется от
этой черты двумя межстрочными
интервалами.
При необходимости допускается
перенос слова по слогам.
В некоторых организациях заголовки
писем и других документов принято
писать посередине страницы
18.
19. 5.
Обращение.
Наиболее распространенная форма
обращения в деловом письме:
«Уважаемый…» – это нейтральная форма
вежливости, обычно в сочетании либо с
именем и отчеством адресата, либо со
словами господин (плюс фамилия адресата),
коллега (плюс фамилия адресата).
Может употребляться также с наименованием
должности, звания или социального
положения
21. *Отсутствие пофамильного и
поименного обращения допустимо
только при наличии коллективного
адресата и в трафаретных письмах,
а также при адресовании письма
юридическому лицу
22. 6.
Текст служебного письма, как
правило, должен касаться одного
вопроса или нескольких
вопросов, если они
взаимосвязаны и будут
рассматриваться в одном
структурном подразделении
организации-адресата
23. Текст письма, как правило, состоит из
двух частей.
В первой части излагается причина,
основание или обоснование
составления письма, приводятся
ссылки на документы, являющиеся
основанием подготовки письма.
Во второй части, начинающейся с
абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т. д.
24. Если письмо оформлено на бланке
должностного лица, то его текст
излагается от 1-го лица ед. ч.:
"прошу...", "направляю... ", мн.ч.
"просим...", "направляем... ",
В остальных случаях текст письма
излагается от 3-го лица ед. ч.
Например: "Министерство
считает...", "Государственный
комитет рассмотрел..."
25. 7.
Завершение делового письма всегда
связано с обозначением перспектив
(сотрудничества, деловых отношений,
проекта, решения вопроса и пр.).
Заключительные фразы письма особенно
важны для закрепления положительных
эмоций, которые должны поддерживать
нормальное деловое общение.
Именно поэтому последние фразы должны
выражать надежду, уверенность, радость,
одобрение, признательность
26. !
Заключительная формула вежливости «С
уважением...» употребляется только в
случаях, когда текст письма начинается
без обращения или с обращения, которое
не содержит слово
«уважаемый» /«уважаемая»: «Господин
директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п.
Выражать уважение к адресату и в
обращении, и в заключительной фразе
излишне
27. С наилучшими пожеланиями...
С наилучшими пожеланиями и надеждой на
сотрудничество...
Всегда рады оказать Вам услугу...
Надеюсь на дальнейшие добрые и
взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено
в ближайшее время и т. п.
Пожелание может быть высказано прямо, а
может быть и завуалировано, дано в
подтексте:
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества
нашего проекта и примете участие в...
Формулу «Заранее благодарим»
лучше не использовать
28. 8.
Письма, имеющие приложения, должны
содержать отметку об их наличии.
Эта отметка помещается между
основным текстом и подписью,
отделяется сверху и снизу двумя -
четырьмя межстрочными интервалами и
начинается от края левого поля без
абзацного отступа
29. Если приложение упомянуто в основном
тексте письма (например: «Направляем
Вам пресс-релиз, рассказывающий о
новом продукте нашей компании...»),
отметка о наличии приложения имеет
следующий вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
30. Если приложение не упоминается в
основном тексте, то отметка о нем
содержит не только сведения о
количестве листов и экземпляров, но и
наименование приложения:
Приложение: пресс-релиз «Новое
поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.
31. Несколько приложений указываются в порядке
их следования за основным документом. При
перечислении приложения нумеруются
арабскими цифрами, причем эти цифры
располагаются строго друг под другом:
Приложения:
1. Пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1
экз.
2. Факт-лист «Компания "Веселые ребята"» на 1 л. в 2
экз.
3. Статья «Кто такие "Веселые ребята"?»,
опубликованная в журнале «Клиент» за июль 2005 г.,
на 3 л. в 2 экз.
32. 9.
Область подписи отделяется от текста письма
двумя - четырьмя межстрочными интервалами.
Должность лица, подписывающего письмо,
печатается от края левого поля с большой
буквы.
При наличии ученого или воинского звания
(профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.)
оно указывается под должностью, причем
после наименования должности запятая не
ставится
33. Наименование должности не должно
включать в себя название организации
или структурного подразделения, на
бланке которых печатается письмо.
Достаточно написать «Декан
факультета», «Начальник Управления»,
«Председатель Правления»и т.д.
34. Расшифровка подписи (инициалы и
фамилия) помещается без скобок на
уровне последней строки должности или
звания у края правого поля. Как и в
реквизите «Адресат», инициалы ставятся
перед фамилией:
Декан факультета профессор М. М. Михайлов
35. 10.
В деловых письмах обязательно
проставляется отметка об исполнителе:
фамилия (или фамилия, имя и отчество
полностью) и телефон лица,
подготовившего проект письма,
независимо от занимаемой должности.
Эти сведения необходимы, потому что у
получателя письма могут возникнуть
вопросы либо ему может понадобиться
дополнительная информация
36. Отметка об исполнителе располагается в левом
нижнем углу последней страницы письма.
Фамилия (без слова «исполнитель» или сокращения
«исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной
строке от края левого поля.
Инициалы исполнителя писать не принято, потому что
никто не будет просить к телефону «Н. Н.»или «М. М.».
Номер телефона (без слова «телефон» или
сокращения «тел.» либо «т.») указывается на
следующей строке под фамилией. Можно также
добавить адрес электронной почты:
Иванова Мария Степановна
ХХХ-ХХ-ХХ
37. 11.
Для основного текста применяется
одинарный межстрочный интервал,
причем это требование касается и
расстояния между абзацами.
Отступ в начале каждого абзаца
(«красная строка») составляет 1,25 см
38. Если письмо занимает несколько
страниц, текст должен быть размещен
таким образом, чтобы на последней
странице было не менее четырех строк,
не считая подписи.
Первая (или единственная) страница не
нумеруется, на следующих страницах
номер проставляется вверху, в центре,
без кавычек или черточек и без
сокращения «с.» или «стр.»
