Download to read offline
Uploaded byArik Rizer
המדיה החברתית בארגון – ההזדמנות של עולם משאבי האנוש
מאמר שלי שהתפרסם בירחון משאבי אנוש אוגוסט 2012
המדיה החברתית בארגון – ההזדמנות של עולם משאבי האנוש
- 1. Ú„ ȉ ÏÂ‰È Ë Ò ‚ ‡ ≠ ÈÏÂ È מאת∫ אריק רייזר המדיה החברתית בארגון ≠ ההזדמנות של עולם משאבי אנוש א י ך א פ ש ר ל ה ע צ י ם א ת ה ע ו ב ד י ם , ל ח ז ק א ת ה א י נ גי י ג ßמ נ ט ו ל ה ע ל ו ת א ת רמ ת ה מ ו ט י ב צ י ה ו ה ס י פ ו ק מ ה ע ב ו ד ה øא י ך אפ ש ר ל ש פ ר א ת ה ת ק ש ו ר ת ה פ נ י ם א ר ג ונ י ת , ל י צ ו ר ת ר ב ו ת ש ל ש י ת ו ף ו ז ר י מ ת מ י ד ע øא י ך א פ ש ר ל צ מ צ ם א ת ח ו ס ר ה י ע י ל ו ת , ל ט י י ב תה ל י כ י ע בוד ה ו ל ה גד י ל ה תפ ו קה ø ע ל י ד י ח י ב ו ר ה ע ו ב ד י ם ו המ נ ה ל י ם ב ר ש ת ח ב ר ת י ת פ נ י מ י ת Æ ה מ ד י ה ה ח ב ר ת י ת ש י נ תה א ת פ נ י ה א י נ ט ר נ ט , ה פ כ ה א ו ת ו ל ד ו כ י ו ו נ י ו ה ע ב י ר ה א ת מ ר כ ז ה כ ו ב ד ל ג ו ל ש י ם שה פ כ ו ל מ פ יצ י ה ת ו כ ן Æ נ י ת ן ל ה ת ו ו כ ח ע ל ה י ת ר ו נ ו ת ו הח ס ר ו נ ו ת , ב ס ו פ ו ש ל ד ב ר ה מ ד י ה הח ב ר ת י ת ה י א פ ה ל ה י ש א ר Æא ת ר י ה מ ד י ה ה ח ב ר ת י ת ו ה ר ש ת ו ת ה ם כ ב ר ח ל ק מ ה י ו מ י ו ם ש ל ר ו בנ ו Æב י ן א ם ה א ר ג ו נ י ם א ו ה ב י ם א ת ה ר ע י ו ן א ו ש ל א , כ ל י ה מ ד י ה ה ח ב ר ת י ת מ ת ק ר ב י ם א ל י ה ם Æה ת ה ל י ך ב לת י נ מ נ ע Æו ז ה ר ק ע ני י ן ש ל ז מ ן עד ש יש ו ל בו כ מע ר כ ות א רג ו ני ו ת פ ני מ ה Æ ל ק ח ת א ת י תר ו נ ו ת ה מ ד י ה ה ח ב ר ת י ת , ו ל מ נף א ו ת ם ל ט ו ב ת ה אר ג ו ן Æ ש מ ח ל הצ י ג בפ נ י כם א ת ה ת ח ום ש א נ י כ ל כ ך מ א מ י ן ב ו Æ אריק רייזר, יועץ ומטמיע של רשתות חברתיות פנים ארגוניות Æמפעיל את הבלוג enterprise20.co.il ≤±
- 2. ËÒ‚ ‡ ≠ÈÏÂÈ Ú„ ȉ Ï ‰È זה המקום בו מרוכזים כל פרטי ההתקשרות, תחומי מומחיות ©ולאו דווקא השנה ,≤∞∞μהמושג 0.2 webפורץ לתודעה ועושה מהפכה Æלמעשה הקשורים בצורה ישירה לתחום המקצועי אלא למשל מומחיות באקסלØ מושג זה משנה לחלוטין את פני האינטרנט בכל הקשור להפצה ולצריכה פאוארפוינט®, הצעות לסיוע ועוד Æהפרופיל האישי לדוגמא, עוזר לאתר של התוכן ברשת Æאם בדור הראשון אתרי האינטרנט נוהלו על ידי עורכי מומחים בארגון או לחבר בין עובדים שאין כל סיכוי שהיו נפגשים בצורה תוכן, הרי שבדור השני הוא נוצר על ידי הגולשים בפלטפורמות המאפשרות אחרתÆ שיתוף ופרסום מידע ©ובהמשך חיבור הגולשים ברשתות חברתיות®Æ ג ם הו ו יק י ה יא דו ג מ א נ פל א ה Æכל י ה מא פ ש ר ל מ ש ת מ שי ם ש ו נ י ם לכתוב,להוסיף ולערוך תוכן במסמך משותף השמור ברשימה מאורגנתÆ כיום, המדיה החברתית הפכה לחלק בלתי נפרד מהמציאות היומיומית השימוש המוכר ביותר היא הוויקיפדיה בה כל אחד זכאי ©תחת מגבלות® של רובנו Æגם אם לא משתמשים בצורה פעילה ברשתות חברתיות, חלק להוסיף ערך ©מסמך® משלו ואחרים יכולים לערוך התוכן ≠ המשתמשים נכבד משהשימוש שלנו באינטרנט נוגע לתוכן שהועלה על ידי הגולשיםÆ יצרו יחד מאגר מידע מרכזי ברשת Æגם בארגון אפשר להקים וויקיפדיה שתי דוגמאות בולטות הן הוויקיפדיה, אנציקלופדית ההמון וßיו טיוב ßאתר פנימית שתרכז את כל המידע הרלוונטי לארגון או לאפשר למספר עובדים שיתוף הסרטיםÆ לכתוב מסמך משותף ללא תלות במיקום הפיזי ומבלי להתבלבל בגרסאות המגיעות כקבצים באימיילÆ בצורה מופשטת, ניתן לאפיין את השימוש במדיה חברתית בארבעה עקרונות: תוכן, חיבור, שיתוף, שיחהÆ התוכן מניע והמחולל את המדיה החברתית בכלל והרשתות החברתיות בפרטÆ החיבור מדבר על האפשרות להיקשר למשתמשים אחרים, להתעדכן, למסור מידע, ליצור קשרים ושיתופי פעולה Æהשיתוף הוא הנכונות לפרסם תוכן בכל נושא שרוצים לשתף בו והשיחה היא האפשרות ליצור דיאלוג מול תוכן שהועלה Æ השנה ∂∞∞≤, פרופסור אנדרו מקפי © ®Andrew McAfeeמהרוורד מטביע את המושג 0.2 Enterpriseכשמתמצת את הרעיון להגדרה פשוטה יחסית חשוב לציין, כי הטמעת רשת חברתית בארגון אינה רק טכנולוגית אלא ≠שימוש בפלטפורמות של רשתות חברתיות בתוך הארגון, בין ארגונים או ת ה ל י ך ה ע וס ק ב ת ר ב ות ה א ר ג ונ י ת Æתה ל י ך מ ק ב י לי ב ו מת א י מי ם א ת עם השותפים והלקוחות שלהםÆ הפתרונות והכלים לצרכים הספציפיים של הארגון ובד בבד משפרים את ו מ ש ם ה כ ל ה ת ח יל Æל אמ ץ את ע ק ר ו נ ות ה מ ד י ה הח ב רת י ת ו ל י י ש מ ן התרבות ומתאימים אותה לתנאים החדשים Æהתהליך בגדול כולל: איפיון כתרבות בארגוןÆ צרכים, קביעת מטרות, מיפוי חסמים, התאמת התהליכים העיסקיים, מדדי הצלחה, פיתוח מערכת, שיווק פנים ארגוני ועודÆ נדבך חשוב בתהליך ההטמעה היא ההטמעה הרכה ≠ להפוך את צוות במה מדוברø העובדים והמנהלים לקהילה Æתהליכים שבונים את אנשי הארגון סביב נושא קליטת, קבלת ושימוש הרשת חברתית פנים ארגונית Æהתהליכים מתבצעים רשת חברתית ארגונית היא פלטפורמה בה העובדים מקושרים, התוכן בעיקר כסדנאות ומפגשים עם העובדים והמנהלים שמטרתם העיקרית, ארגוני והשיחות מקצועיות Æזו לא עוד רשת חברתית ©כמו הפייסבוק® אלא ליצור תרבות התומכת בזרימה חופשית של אינפורמציהÆ מערכת ייעודית המותאמת לדרישות ארגוניות Æלמשל איחזור מידע יעיל ומהיר ©ניסיתם לחפש מידע בפייסבוק ,®øתמיכה בקבלת החלטות תוך שימת דגש על תהליכים עיסקיים ועודÆ התועלות שמביאה הרשת החברתית לארגון, לעובדים ולמשאבי כיצד ניתן לקחת ממגוון הכלים והיישומים של המדיה החברתית ולמנף האנוש את היתרונות שלהם לטובת הארגון Æכלים כמו: בלוג, פרופיל אישי, וויקי, מיקרובלוגינג, שיתוף מדיה, קיר מידע, פורום דיונים ועוד Æלכל אחד מהם עבור הארגון, הרשת משפרת את השורה התחתונה בעזרת העובדיםÆ שימושים שונים מחוץ לארגון ובתוכוÆ כאמור, הרשת החברתית משמשת כפלטפורמה Æבסיס ליצירת תרבות ניקח לדוגמא את הבלוג, ההקשר הראשון הוא יומן≠רשת בו כותבים של זרימת מידע ושיתוף Æהיא למעשה ערוץ תקשורת מאורגן ומנוהל הגיגים ותוכן אישי Æלמעשה הבלוג הוא כלי המאפשר להכניס תוכן ©כמו המאפשר למידה, תיעוד הצלחות, איתור וקיבוע תוצאות מצויינות, גילוי בתוכנת וורד לצורך העניין® ולפרסמו Æהפרסומים משויכים לכותב ומופיעים מומחים ועוד Æמה שמאפשר לבצע את המשימות בצורה יותר אפקטיבית, בסדר כרונולוגי Æבארגון, כאשר עובד צריך למסור דיווח, במקום לשלוח לשפר את התפוקות ולהשיג את היעדיםÆ מייל שבועי הוא מפרסם אותו בבלוג שלו Æכך למעשה מופעים הדיווחים החיבור של העובדים בינם ובין עצמם והחיבור למנהלים, יחד עם זרימת אחד מתחת לשני ללא צורך בבזבוזי הזמן בחיפוש אחר דיווחים ישנים מ י ד ע ד ו כ י ו ו נ י ת , מ ח ד ד י ם א ת ה מ ט ר ו ת , מ על י ם א ת ר מ ת ה ש ק י פ ו ת , ועם אפשרות לעקוב ולבקר בצורה ממוקדת אחר ההתקדמותÆ ומורידים אי ודאויות Æהתוצאה, העלאת רמת האמון בין העובדים והמנהלים או למשל, הפרופיל האישי ≠ זה לא המקום להציג תחביבים ותחומי ענייןÆ ∑ ≥±
- 3. Ú„ ȉ ÏÂ‰È Ë Ò ‚ ‡ ≠ ÈÏÂ È שלהם מה שגורם לעבודה להתבצע טוב יותר Æבמקביל, העלאת האמון בין העובדים ובין עצמם מאפשרת לייעל את תכנון העבודה, ביצועה והתיאום בין חלקי הארגוןÆ היעילות משתפרת מהאפשרויות שנותנת הרשת ≠ הצוות מ חו בר ו המי דע זו רם ב צ ור ה מוב נ ת ומ ש תל ב בת ה לי כי העבודה Æהתקשורת זורמת בערוצים ייעודיים ©ולא רק דרך המייל® Æבזבוזי הזמן מצטמצמים ©חיפושי מידע, פגישות מיותרות, עבודה על גרסאות שונות וכד Æ®ßרמת הביורוקרטיה יורדת , תהליכים מתקצרים ועוד Æהרשת החברתית מ אפש רת להור יד ע לו יות , ל שפ ר א ת יכ ולת המ נה לים להוביל ולייעל העבודה Æכפועל יוצא משפרת את התוצאות העיסקיותÆ עבור העובדים, הרשת משפרת את סביבת העבודה שלהם השימושים בתחום משאבי האנוש שילוב רשת חברתית משנה את ההשקפה של העובדים כלפי הארגוןÆ הארגון הופך לחדשני המשתמש בטכנולוגיה עכשווית Æארגון הקשוב לדעות להלן סקירה קצרה על חלק מהאפשרויות שהרשת הפנימית נותנת העובדים, מעודד שקיפות ושיתוף מידע Æשינוי השקפה זה בא לידי ביטוי לשיפור וטיוב תהליכי העבודה בתחום משאבי האנוש ©מבלי לדבר על גיוס®Æ בהעצמת העובדים ושביעות הרצון שלהם Æהעובד חש שיש לו מקום להיות שותף, להתבטא, לתרום Æמקום שיש בו יותר נגישות למנהלים Æסביבת חיזוק הקשר עם הארגון ≠ העבודה החדשנית מחזקת את האינגייגßמנט שלו לארגוןÆ הרשת החברתית מעמיקה את הקשר של משאבי האנוש עם העובדיםÆ בנוסף יש לעובדים תועלת אישית מהרשת המשמשת להם כבמה בניגוד לפורטל הארגוני, הקשר פה הוא דו כיווני הכולל קבלת משובים היחידה בארגון ומאפשרת להתבלט מעבר למעגל הראשון שלהם ומעבר מהעובדים Æההודעות הופכות לשיחות Æה¢אזור¢ של משאבי האנוש ברשת לשאלונים המופצים מזמן לזמן בארגון Æמקום בו העובד יכול לקבל את כל ה ח ב ר ת י ת יכ ו ל ל ה פ ו ך ב ק ל ו ת ל ¢ כי כ ר ה ע י ר ¢ ב ו א נש י מ ש א ב י הא נ ו ש התמונה סביב הפעילות שבתחום האחריות שלו, לפעול בצורה יעילה יותר מעדכנים ©במקום אחד® מידע ומשתפים את העובדים Æהעובדים מצידם ולהגדיל את הסיפוק מהעבודה ©ובכך גם מגבירים את המוטיבציה ותחושת יותר נגישים למידע, מקבלים עדכונים שוטפים ויכולים לפנות בקלות בכל האחריות אצל העובדים® בקשה או שאלה Æהרשת הארגונית מנגישה את משאבי האנוש לארגוןÆ קליטה ≠ עבור אנשי משאבי האנוש, הרשת משפרת את הערך המוסף עובד חדש נתקל בכמויות מידע עצומות מהחומר הרשמי והמקצועי הנתפס שלהם בארגון ש ל ה א ר ג ו ן Æל ע י ת ים המ י ד ע נ מ צ א ב מ ק ו מ ו ת ש ו נ י ם ו ת ה ל י ך ה חי פ ו ש והאיתור יכול להעיב על תהליך הקליטה Æיתכן שבחלק מהארגונים קיים עם שילוב הרשת בארגון משאבי האנוש נתפסים כמובילים ואקטיבייםÆ תהליך קליטה מוסדר, עדיין הרשת החברתית נותנת אפשרויות חדשות מ ובילים לשיפ ור הת רבות וה תקשו רת הארגוני ת וד ו חפי ם מהלכים לתהליך Æראשית מאפשרת לאגד למקום אחד תכנים שונים בעלי אופי המשפרים הלכה למעשה את שביעות הרצון, המוטיבציה והאינגייגßמנט שונה הקשורים לתהליך הקליטה ©לדוגמא סרטוני הדרכה יחד עם חוברת של העובדיםÆ נהלים ומסמכים שונים® Æשנית, היות והתקשורת היא דו כיוונית, העובד משאבי אנוש תורמים להצלחה העיסקית של הארגון Æלאור היתרונות החדש יכול לבקש עזרה ולקבל תמיכה מקהילת העובדים ולא רק מהחונך שהוצגו מעלה ניתן לומר כי רשת חברתית ארגונית, בעזרת העובדים, שלו או ממנהלו הישיר Æהדבר החשוב ביותר הוא האפשרות של העובד משפרת את הקשר בין חלקי הארגון, חוסכת בהוצאות, מגבירה תפוקה לקלוט מידע א≠פורמלי: לזהות את הקהילה, לעבוד עם אנשי הקשר ועוד Æהרשת החברתית מאפשרת לטייב את המשאב האנושי והתפוקה המתאימים, לגשת למידע הנכון, ללמוד תהליכים חדשים לביצוע עבודה בארגוןÆ ועוד Æהרשת החברתית מאיצה את התחברות העובד, קליטתו ושימורו עבור משאבי האנוש, הרשת הפנימית היא כלי אבחוני Æמבט≠על על מה בארגוןÆ שקורה Æניטור נכון של המידע ומעקב אחר פעילויות חריגות, מאפשרות להם להיות עם ¢אצבע על הדופק¢ על המתרחש בארגון Æגילוי וטיפול מוקדם של גורמים מערערים, מונע משברים עתידיים Æחשוב לציין כי לא מדובר פה על עיקוב ובילוש אחר העובדים אלא, על כלי עבודה נוסף העומד לרשות משאבי האנושÆ ¥±
- 4. ËÒ‚ ‡ ≠ÈÏÂÈ Ú„ ȉ Ï ‰È משפרת את התוצאות בעזרת התחום אותו מוביליםÆ כתיבת ועדכון נהלים והנחיות ≠ ≤ Æנכון להיום יש שלושה דורות העובדים יחד בארגון ©והרביעי כ א ח ר אי ם ע ל כת י ב ת ו ת חז ו ק ת נ ה ל י ה א ר גו ן ©ב כ ל ה ק ש ו ר ל תח ו ם מ ע ב ר ל פ י נ ה ® Æל מ ר ו ת ה פ ע ר י ם ה ד מו ג ר פ י י ם ו ה שו נ י ב תפ י ס ו ת אחריותם® והפצת הנחיות ©אם בעקבות רגולציה או הוראות ההנהלה® ©ולעיתים גם בתכונות האישיות®, המדיה החברתית היא המכנה נתקלים במקרים בהם יש לפנות לגורמים שונים בארגון להשלמת מידעÆ המשותף שלהם ©גם של הבומרס® Æהרי רובנו משתמשים במדיה קורה לא מעט פעמים בהם מספר עובדים נדרשים לנסח יחד מסמך Æכיום ח ב ר תית Æה ר ש ת ה ח ב ר ת י ת ה ארגו נ ית ה י נה הא מ צ עי ל גש ר ע ל הדרך הנפוצה היא לשלוח במייל ולעדכן כל גירסא בתוכנת ה≠וורד Æשיטה הפערים בין הדורות בארגון ולאפשר להם לעבוד יחד טוב יותרÆ זו מזמי נ ה לא מעט בעי ות ע ד ל ה שלמ ת המסמ ך Æה ר שת החב ר תי ת ©באמצעות ה≠ וויקי לצורך העיניין® מאפשרת למשתמשים שונים לערוך ≥ Æבדומה למהנדסים האחראים על הגדלת הכנסות הארגון על מסמך משותף, להוסיף נדבכים, לשמור גרסאות והכל בשקיפות מלאה ידי פיתוח מוצרים כך גם אנשי משאבי אנוש אחראים על שיפור בצורה מובנת Æבנוסף, מקבלי ההחלטות יכולים לעקוב אחר הכתיבה התוצאות העיסקיות על ידי הובלה והפעלה נכונה של העובדיםÆ ולהעביר הערותיהם בזמן הכתיבה ©דבר המקצר את זמן עד להפצת הרשת החברתית נועדה בדיוק לצורך זה Æהובלת מהלך של שינוי המסמך® ובכך גם לייעל את התהליךÆ התרבות לתרבות של קולבורציה על גבי רשת חברתית ארגונית נותן את כל התנאים לשפר הריווחיות בעזרת העובדיםÆ ניהול כשרונות ≠ ברוב הארגונים הליך הערכת העובד מתבצע אחת לשנה או בעקבות לאחר שסקרתי את רעיון הרשת החברתית הארגונית, התועלות שנותנת פעולות יזומות ©דוגמאת סקרים® של ההנהלה Øמשאבי האנוש Æנשאלות וכיצד יכולה לעזור ולתרום לארגון ולפעילות משאבי אנוש, רציתי לסכם ≠ השאלות, האם דיווח שנתי נותן תמונה אמיתית על העובדים במיוחד לאור כמויות המידע העצומות ממגוון מקורות יוצרים אתגרים חדשים, מצבים הדינאמיות של השוק כיום øאו לחילופין האם העובד מרגיש שהערכה ל א פ שו טי ם ו ב עי ות מו ר כ בו ת ב ארג ונ י ם Æהר שת ה ח בר ת י ת האר גונ י ת השנתית מספיקה על מנת להציג את ביצועיו ולהכיר בתרומתו לארגוןø מאפשרת להתמודד עם אתגרים אלה על ידי שיפור התקשורת והתאמת ב ר ש ת ה ח ב ר ת י ת ה י ו ת ו כ ו ל ם מ ח ו ב ר י ם ו מ ש ת פ י ם , נ ית ן ל ע ק ו ב א ח ר שיטות העבודה לשינויים המתחוללים סביבנוÆ המשתמשים, אחר התוכן ששיתפו והאינטרקציה שנוצרה Æמה שאומר לדעתי, למשאבי האנוש תפקיד חשוב בהובלת השינויÆ שניתן בזמן אמת לאתר מי תרם רעיונות חדשניים וקיבל פידבקים תומכים, מי עזר ותמך בעמיתים עובדים וכיוב Æßרשת חברתית מאפשרת לספק תודה תמונה עדכנית של העובדים הבולטים והמתבלטים בכל הרמות ומרחבי הארגון ©ולאו דווקא מיחידה ספציפית®Æ הדרכה ≠ לתחום ה ≠ social learningאפשר לייחד מאמר נפרד Æבגדול זה שלב נ ו ס ף ב א ב ו ל ו צי ה ש ל ה ל מ י ד ה הא ר ג ו נ י ת אח ר י ה ק ו ר ס י ם ה פ ר ו נ ט ל י י ם והמיכון שלהם © Æ®e-learningהרשת החברתית מרחיבה את תחום הלמידה הארגונית ומאפשרת תנאים נוספים שלא היו אפשריים עד כהÆ מערכת למידה המעודדת להשתתף, ליצור יחד, לשתף פעולה, לחלוק את הידע באופן מלא Æמשפרת את תהליך הלמידה הארגונית: ניתן למשל לכנס מספר עובדים בזירה ©כיתה® אחת ללא תלות במקומם הפיזי ולנהל שיעור ©ע¢י שימוש בשיחת וידאו ניתן להעמיק את האינטרקציה®, מאפשרת חווית למידה חזקה וממושכת יותר על ידי התחברות לקהילות ממוקדות, קבלת מידע נוסף ותגובות מעובדים עמיתים המשפר את החומר המתודי, מענה יחידני לעובדים מתקשים ©כולל צירוף קישורים נוספים להרחבה® ועוד ועוד Æהרשת החברתית מאפשרת לטייב את מערך הלמידה הארגונית ופותחת הזדמנויות נוספות בתחוםÆ שלוש סיבות שבגללן משאבי אנוש יובילו את מהפכת הסושיאל בארגון ± Æהרשת החברתית הארגונית פועלת סביב אותו משאב עליו אחראי תחום משאבי האנוש ≠ העובדים Æכמו שלתפעול יש את מערכת ה ≠ ERPאו לשירות הלקוחות יש את ה ≠ ¨CRMכך גם למשאבי אנוש יש מערכת ארגונית שעל פיתוחה הם אחראים ואשר ∑ ±μ