Rencana Pembuatan Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor Bekas "DEWI NURA MOTOR GROUP"

1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Perkembangan teknologi saat ini yang meliputi banyak aspek, seperti
dalam bidang sistem informasi. Perkembangan tersebut memiliki banyak penemuan yang
mutakhir untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan, maka perlu kiranya informasi yang
dihasilkan lebih praktis, cepat, dan akurat. Selain itu, mudah dalam memasukan data, cepat
dalam memproses data, dan hasil informasi dapat mudah dibaca dan dipahami, sehingga
perkembangan dalam bidang penjualan juga mengalami peningkatan dalam setiap harinya,
terutama penjualan sepeda motor. Dewi Nura Motor Group merupakan perusahaan yang
bergerak dalam bidang penjualan kendaraan roda dua, dimana ada dukungan penjualan secara
kredit pada perusahaan yang akan menentukan keberhasilan dalam usaha penjualan sepeda
motor. Dengan adanya sistem informasi yang berbasis komputer, akan lebih mudah
mendapatkan data mengenai jenis dan type sepeda motor, harga, kesulitan dalam pencarian
data konsumen yang lama, tenor angsuran dan besarnya angsuran,laporan transaksi penjualan
baik cash maupun kredit.
Proses penyajian data penjualan pada Dewi Nura Motor Group dilakukan dengan cara
data yang diterima oleh bagian counter sales harus dicatat kedalam lembar kerja sebagai arsip
dan belum menggunakan media penyimpanan data seperti Cd, Flashdisk, Hardisk dan lain
sebagainya. Mulai dari pemesanan barang, pencatatan dalam buku stok, pembuatan kwitansi,
sampai dengan pembuatan laporan. Masalah yang timbul dari sistem yang sedang berjalan yang
ada di Dewi Nura Motor Group adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran karena
masih di tulis tangan dan proses laporan penjualan masihberbentuk laporan buku, dengan begitu
banyak waktu yang dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalampencatatan buku stok juga masih
dalam tulis tangan maka sering terjadi kesalahan pencatatan barang masuk dan barang keluar.

2. Semakin cepat tersaji sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah perusahaan merupakan
hal yang baik bagi efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan operasional
perusahaannya.Pencatatan penjualan sepedamotor diDewi Nura Motor Group ini masihbersifat
manual.
Dari pandangan umum dan pengamatan langsung yang telah di terapkan banyak di
temukan permasalahan dalam pengolahan data secara manual diantaranya waktu yang di
perlukan dalam pengolah data yang lebih lama sering terjadi kesalahan dalam memasukan data
– data ke dalam laporan dan sering terjadi keterlambatan dalam pemprosesan pemberian kredit.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka pembuatan di Tugas ini, penulis akan merancang Sistem
Informasi Penjualan Sepeda Motor Pada Dewi Nura Motor Group sebagai solusi perusahaaan
untuk mempermudah dalam pengolahan data masuk berupa data konsumen dan transaksi
penjualan sepeda motor sehingga dalam pemprosesan data tersebut dapat dihasilkan:laporan
data motor, laporan data pembeli,laporan transaksi penjualan kendaaraan secara kredit, serta
laporan transaksi penjualan tunai yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
menyelesaikan masalah atau pengambilan keputusan dalam penjualan.
1.2 Rumusan Masalah
Dari penjelasan diatas maka dapat dirumuskan permasalahan pokok,diantaranya
adalah“Bagaimana cara membuat Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Kredit)
yang dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, relevan dan efisien”.
Tujuan Dan Manfaat
Tujuan
1. Membuat sisteminformasi pejualan kendaraan bermotor secara cepat, tepat dan efisien yang
diharapkan dapat membantu dalam proses operasional perusahaan dan informasi yang

3. dihasilkan akan diberikan kepada semua pihak yang membutuhkan sebagai bentuk pertanggung
jawaban.
2.Untuk membantu pengambilan keputusan yang dirancang untuk mempermudah proses
transaksi penjualan sepeda motor, yang merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi
informasi.
3.Merancang Sistem Informasi Penjualan Sepeda Motor (Cash And Credit) yang diharapkan
mampu meningkatkan efisiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.
1.3.2 Manfaat
1. Dapat meningkatkan penghasilan penjualan,serta memberikan kenyamanan pelayanan
terhadap pelanggan.
2.Dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam proses transaksi penjualan
sepeda motor.
3.Mampu meningkatkan efesiensi kerja dan waktu sehingga dapat memuaskan semua pihak.
BAB II
Pembahasan
2.1 Definisi Sistem Informasi Penjualan
Definisi Sistem Informasi Penjualan adalah sistem informasi yang dirancang untuk
melakukan pemrosesan data konsumen, penyediaan data konsumen dan untuk membantu
kelancaran proses penjualan baik cash maupun kredit. Dalam sistem informasi ini data - data
yang diolah adalah data konsumen, data motor, data penjualan cash/kredit. Pengertian Kredit
adalah kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian atau mengadakan suatu pinjaman
dengan suatu janji, pembayaran akan dilaksanakan pada jangka waktu yang telah disepakati(
Astiko,1996).

4. Alur Dari Proses Penjualan Unit
1.Penjualan unitsecaraTunai
a)Tahapan proses pemesanan kendaraan
1)Permintaan Customer
Tahapan penjualan baru akan terjadi bila ada permintaan yang dari customer yang datang ke
showroom, dimana tentunya customer tersebut datang untuk membeli, ataupun tukar tambah
kendaraannya dengan kendaraan yang lebih baik .
2) Sales melakukan pengecekan inventory sesuai permintaan customer jika customer tersebut
bertujuan untuk membeli kendaraan secara tunai maka bagian marketing / sales akan meminta
Fotocopy KTP customer lalu membuka SPK (Surat Pemesanan Kendaraan) yang diisi data
customer dan unit yang akan dipesan. Selanjutnya sales akan mengecek pada inventory
kendaran, adakah kendaraan yang sesuai dengan permintaan customer tersebut dari jenis , tipe,
tahun pembuatan dan jika ternyata tidak ada, sales akan memberikan alternatif-alternatif pilihan
yang dirasakan mungkin akan disukai customer tersebut.Sales juga akan menjelaskan spesifikasi
tipe-tipe unit.
3) Sales melakukan pengecekkan inventory di cabang Jika di dalam showroom tersebut tidak ada
kendaraan yang diinginkan oleh customer, Pengecekkan di tiap cabang masih dilakukan dengan
cara manual sehingga di rasakan oleh perusahaan sangat tidak praktis dan membuang-buang
waktu dan biaya.
4) Customer melihat kendaraan yang ditawarkan Proses ini akan terjadi bila customer telah
menemukan kendaraan yang diinginkan, dimana tentunya customer akan melihat dengan teliti

5. kondisi kendaraan tersebut, apakah kondisi kendaraan tersebut sesuai dengan keinginannya
5) Penetapan harga oleh pihak showroom sesuai pricelist yang berlaku. Serta tawar menawar
harga sampai terjadi kecocokan harga makan proses penjualan baru dapat berjalan kembali.
6) Customer memberi tanda jadi Sebagai tanda keseriusan customer setelah terjadi kecocokan
harga antara pihak showroom dengan customer sebagai tanda ikatan bahwa customer akan
membeli kendaraan tersebut. Sehingga kendaraan tersebut tidak dapat dijual lagi kepada pihak
lain, sampai batas waktu tertentu sesuai dengan perjanjian dari kedua belah pihak.
7) Pembuatan dan pengiriman surat pengambilan kendaraan ke cabang ,setelah Customer
memberi uang tanda jadi, jikakendaraan yang terjual itu berada di cabang lain,maka bagiansales
akan membuat dan mengirim surat pengambilan kendaraan.
8) Cabang membuat bukti form pengiriman kendaraan Jika kendaraan tersebut berada di cabang,
maka pada saatkendaraan tersebut diambil untuk dibawa ke showroom tempat pembeli berada,
maka cabang akan membuat bukti form pengiriman kendaraan yang akan ditandatangani oleh
yang mengambil kendaraan tersebut, sebagai bukti bawa kendaraan tersebut telah di serahkan.
9) Pengiriman kendaraan ke showroom tempat pembeli berada. Langkah selanjutnya ialah
kendaraan tersebut akan dikirim ke showroom tempat pembeli/customer melakukan transaksi
pembelian. Dan jika deperlukan maka kendaraan tersebut akan dicuci dan dipoles kembali agar
terlihat lebih menarik
b) Proses Pembayaran
Setelah adanya kesepakatan hargaantara pihak customer dan pihak dealer. Maka customer akan
melakukan pembayaran secara tunai didealer atau secara tranfer rekening bank yang

6. direkomendasikan sebelum unit tersebut dikirim ke rumah customer. Pihak dealer akan
membuat kwitansi pelunasan yang telah dibayarkan oleh customer sesuai nominal yang
disepakati dengan menulis manual.
c) Proses Pengiriman Unit
Pada proses ini sebelum unit diterima customer, pihak dealer akan melakukan PDC terhadap unit
yang akan dikirim yaitu
1) Gesek nomor rangka/mesin
2) Memeriksa kebenaran nomor rangka/mesin sesuai surat jalan
3) membersihkan unit sehingga terlihat lebih bersih
4) memeriksa keadaan fisik unit dalam keadaan tanpa cacat
5) memeriksa part unit berfungsi dengan baik
6) mengecharge aki unit, menghidupkan unit agar siap pakai
7) mengecheck perlengkapan unit meliputi toolkit, kunci kontak, helm, jaket dll,
setelah proses tersebut dilakukan, maka driver meminta surat jalan serta tanda terima unit
kepada bagian admin untuk ditandatangani saat unit diterima di rumah customer.
Selanjutnya unit dinaikan oleh driver di mobil pengiriman dan unit siap diantar. Saat sampai
dikediaman customer, driver juga akan menjelaskan prosedur pemakaian unit kepada
customer.
2. Penjualan unit secara kredit
Penjualan secara kredit adalah penjualan unit yang pembayarannya secara bertahap oleh
customer, yaitu dengan menggunakan jasa perusahaan leasing, dari customer dealer hanya akan

7. menerima uang muka yang berkisar sekitar 30% dari harga unit, sedangkan sisanya delaer akan
dibayar oleh perusahaan leasing. Untuk customer, pembayaran selanjutnya dilakukan dengan
pembayaran kepada perusahaan leasing. Pada dealer ini mengunakan leasing Adira Finance, FIF,
OTO Finance, serta leasing-leasing lain yang sedang dalam proses MOU.
Tahap-tahap prosesnya adalah :
a. Proses Pemesanan unit
Pada tahap ini, proses pemesanan unit hampir sama dengan pembelian unit
secara tunai, sales akan meminta fotocopy KTP atas nama pemohon kemudian
membukakan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) meliputi nama pemohon, alamat domisili,
nomor telepon yang bisa dihubungi serta spesifikasi unit yang di pesan. Setelah data
sudah lengkap, sales kemudian akan menjelaskan pricelist perhitungan aplikasi kredit
kepada customer, meliputi jumlah uang muka minimal, jangkawaktu kredit, angsuran per
bulan, ataupun promo yang diberikan oleh dealer bagi pembelian kredit . Selain itu sales
juga akan menjelaskan syarat-syarat kredit yaitu :
1) Fotocopy KTP suami dan istri
2) Fotocopy Kartu Keluarga
3) Fotocopy slip gaji/keterangan penghasilan
4) Fotocopy rekening listrik/telepon/PBB dan lain sebagainya yang dirasakan perlu
sebagai syarat pengajuan kredit kendaraan
Data –data tersebut harus disiapkan oleh customer saat pihak leasing akan melakukan
survey dikediaman customer saat sudah ada kesepakatan kapan customer siap disurvey
oleh pihak leasing.
b. Proses Survey Leasing

8. Pada tahap ini pihak Surveyor akan datang ke kediaman customer dan melakukan
survey tempat tinggal, pekerjaan, data berapa jumlah uang muka serta jangka waktu
kredit yang diambil. Dengan menandatangani surat kontrak yang sudah disiapkan
surveyor berarti customer sudah menyetujui prosedur yang ada. Pihak Survey akan
meminta aplikasi data yang sudah disiapkan customer dan surat kontrak yang sudah
ditandatangani untuk diajukan ke kebagian marketing leasing.
c. Proses Verivikasi data
Proses iniakan dilakukan oleh pihak leasing dan akan membutuhkan waktu sekitar
2-3 hari untuk cetak PO (Purchase Order) kepada pihak dealer, Tergantung manajemen
dari setiap leasing. Apabila data sudah disetujui, pihak leasing akan mengirimkan PO
tersebut kepada dealer yang maksud untuk melakuan penagihan PO apabila unit sudah
dikirim.
d. Proses Pembayaran uang muka
Setelah adanya persetujuan , berarti pengajuan kredit customer sudah disahkan
oleh pihak leasing. Maka pihak dealer secepatnya melakukan pengiriman unit ke
customer. Sebelum unit dikirim customer terlebih dahulu melakukan pembayaran uang
muka kepada pihak dealer.
e. Pengiriman unit
Proses Pengiriman unit inisama dengan pengiriman unit secaratunai, driver harus
memperhatikan prosedur yang berlaku
f. Pengajuan pelunasan leasing
Pengajuan pelunasan ini dilakukan setelah unit dikirim oleh pihak dealer.
pelunasan ini akan diajukan kepihak leasing dengan melampirkan PO unit, kwitansi uang
muka, kwitansi insentif, kwitansi pelunasan (bermaterai 6000), BAST (Berita Acara Serah
Terima) unit, gesekan no rangka dan mesin. Semua berkas tersebut ditandatangani oleh

9. Owner dan di stampel dealer. Proses pencairan ini biasanya sekitar 2-3 hari kerja melaui
tranfer rekening.
g. Proses pembayaran angsuran oleh customer
customer bisa melakukan pembayaran angsuran langsung ke kantor leasing atau
melaui bank/atm, kantor pos terdekat serta melampirkan nomor kontrak/no.PK yang
diberikan oleh pihak leasing. Biasanya jatuh tempo pembayaranya sesuai dengan tanggal
pengiriman unit bulan berikutnya.
3. Pengurusan STNK dan BPKB
Setelah taransaksi selesai pihak dealer akan langsung menyerahkan STNK dan
BPKB kepada customer yang membeli tunai. Bagi yang kredit, dealer hanya akan
menyerahkan STNK saja dan akan menyerahkan BPKB langsung ke pihak leasing. Proses
kepada customer pun selesai, selanjutnya proses customer ke pihak leasing baik
pembayaran angsuran sampai pengambilan BPKB apabila pembayaran kredit telah lunas.
2.2 Sistem Informasi Penjualan yang Sedang Berjalan
Laporan penjualan unit sangat penting bagi owner karena merupakan salah satu alat untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatandalamperencanaan, pengendalian, pengawas dan pengambilan
keputusan. Laporan ini berisi jumlah penjualan motor dan margin setiap bulannya. Selain itu juga
untuk menentukan strategi penjualan unit agar selalu meningkat setiap bulannya. sistem
penjualannya masihbersifat manual. Mulai dari pemesanan barang, pencatatan dalambuku stok,
pembuatan kwitansi, sampai dengan pembuatan laporan.
Masalah yang timbul dari sistem yang sedang berjalan yang ada di Dewi Nura Motor
Group adalah lambat dalam membuat kwitansi pembayaran karena masih di tulis tangan dan
proses laporan penjualan masih berbentuk laporan buku, dengan begitu banyak waktu yang
dikeluarkan untuk membuat laporan. Dalampencatatan buku stok juga masih dalam tulis tangan
maka sering terjadi kesalahanpencatatan barang masuk dan barang keluar. Semakin cepat tersaji

10. sebuah laporan yang tepat dan akurat bagi sebuah perusahaan merupakan hal yang baik bagi
efisiensi dan aktifitas dalam menjalankan operasional perusahaannya.Pencatatan penjualan
sepeda motor di Dewi Nura Motor Group ini masih bersifat manual.
2.3 Rancangan Sistem Informasi Penjualan
1. Menu master terdiri dari
1.Input user
2.Input pembeli
3.Input data motor
Contoh menu master tersebut adalah sebagai berikut
1.Gambar Menu Master
 Input user
Input user berfungsi untuk masuk mengguna program yang akan digunakan sesuai
dengan kewenangannya masing – masing .Berikut ini contoh form input data user.

11. 1.1 Gambar Input User
 Input Data Motor
Input data motor berfungsi untuk memasukan data motor/stok motor yang ada.Berikut
ini contoh form input data motor.

12. 1.2.Gambar Input Data Motor
 Input Data Pembeli
Input data pembeli berfungsi untuk memasukan data konsumen yang nanti akan menjadi
arsip data pembeli.Berikut contoh form input data pembeli.

13. 1.3.Gamabar Input Data Pembeli
2. Menu Transaksi Terdiri Dari
1.Transaksi penjualan cash
2.Transaki penjualan kredit
Berikut adalah contoh form menu transaksi.

14. 2.Gambar Menu Transaksi
 Penjualan Cash
Transaksi penjualan cash berfungsi memasukan data pembeli,merk/type motor dalam
pemebelian cash.Berikut ini contoh form penjualan cash.

15. 2.1.Gambar Transaksi Penjualan Cash
 Penjualan Kredit
Transaksi penjualan kredit berfungsi untuk memasukan data pembeli dan data motor
dalam penjualan kredit.Berikut ini contoh form transaksi penjualan kredit.

16. 2.2. Gambar transaksi penjualan kredit
3. Menu Laporan
Menu laporan terdiri dari
1.Laporan data motor
2.Laporan data pembeli
3.Laporan data penjualan cash
4.Laporan data penjualan kredit
Berikut adalah contoh gambar menu laporan

17. 3.Gambar Menu Laporan
 Laporan Data Motor
Laporan data motor berfungsi untuk melaporkan data atau jumlah motor yang tersedia
didealer.Berikut contoh form data motor.
3.1.Gambar Laporan Data Motor.
 Laporan Data Pembeli
Laporan data pembeli berfungsi untuk melaporkan data pembeli selama 1 bulan.
Berikut ini contoh form laporan data pembeli.
3.2.Gambar Laporan Data Pembeli

18.  Laporan Transaksi Penjualan Cash
Laporan transaksi penjualan cash berfungsi untuk melaporkan hasil penjualan cash dalam
1 bulan(laporan tergantung dari kebijakan masing – masing perusahaan ).Berikut ini
contoh form laporan transaksi penjualan cash.
3.2.Gambar Transaksi Penjualan Cash
Contoh kwitansi penjualan cash
 Laporan Transaksi Penjualan Kredit

19. Laporan transaksi penjualan kredit berfungsi untuk melaporkan hasil penjualan kredit
selama 1 bulan (laporan tergantung kebijakan dari perusahaan)kepada pihak yang
berkepentingan.Berikut ini contoh form laporan transaksi penjualan kredit.
3.4.Gambar Laporan Transaksi Penjualan Kredit
Contoh kwitansi penjualan kredit
BAB III

20. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data
sehingga menjadi informasi guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat
manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Dalam hal ini Dewi Nura Motor Group
masih belum berkembang dengan baik terutama manajemen komputersasinya. karena masih
banyak pengolahan data secara manual.
Sistem perangkat lunak (software) yang dibuat sangat memungkinkan untuk dapat
meningkatkan efektifitas kerja, dapat menghasilkan sistem pengolahan data yang cepat, tepat,
dan akurat serta laporan-laporan sesuai dengan yang dibutuhkan pihak yang berkepentingan.
1. Sistem lama yang belum efisien sehingga proses kerja menjadi lebih lambat karena dalam
proses mencari data-data penjualan masih dengan membuka banyak arsip sehingga memakan
waktu yang lama.
2. Dengan adanya aplikasi sistempenjualan kredit untuk pengolahan transaksi penjualan kredit
sepeda motor ke konsumen akan lebih mudah dilakukan.
3. Dengan menggunakan komputer dengan spesifikasi yang tinggi maka proses pengolahan data
dapat di lakukan dengan cepat.
3.2. Saran
Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran yang
nantinya diharapkan akan bermanfaat dan berguna dalam menjalankan program pengolahan
data penjualan ini, dengan tujuan untuk mendukung proses kelancaran tersebut. Saran yang
dapat penulis berikan adalah sebagai berikut :

21. 1. Perlu diadakannya pelatihan agar pemilik toko dapat dengan benar mengoperasikan sistem
penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer.
2. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan
perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak
(software).
3. Dalampenggunaan komputer, dibutuhkan ketelitian serta disesuaikan dengan kebutuhan dan
penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya.
4.Perlu adanya pembagian kerja yang tersistem sehingga pekerjaan dapat berjalan secara
optimal.