1. PENGARSIPAN & AKSES
Oleh: Yuni Sugiarti Anwas
yunishanafi@yahoo.co.id

2. TUJUAN
•Dapat memahami organisasi berkas
•Dapat menjelaskan organisasi berkas.
•Dapat menjelaskan file storage.
•Manipulasi file : sorting
•Mampu bekerja dengan berbagai jenis organisasi
berkas.

3. Materi :
Sistem File, media penyimpanan data ,
struktur organisasi file, file seq, index,
index seq, organisasi file multi key,
pengenalan kontrol I/O, hashing,
sorting.

4. Konsep
Sistem Berkas dan Akses
Sistem Berkas dan akses adalah :
Sistem pengorganisasian, pengelolaan dan
penyimpanan data pada alat penyimpan dgn orgn file
ttt.
Suatu sistem untuk mengetahui bagaimana cara
menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file
yang digunakan.(Sistem Berkas, JJ Learning,
Yogyakarta, 2001, hal : 1)
Pengarsipan dan akses adalah : Cara untuk
membentuk suatu arsip / file dan cara pencarian
record-recordnya kembali.

5. Definisi File
File terdiri dari record-record yang menggambarkan
satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file
matakuliah berisi data tentang semua matakuliah
yang ada.(Sistem Berkas dan Akses, Gunadarma,
1998, hal:3)
File adalah kumpulan record yang menyatakan
sekumpulan entitas dengan aspek-aspek tertentu
yang umum dan terorganisasi untuk maksud tertentu.
(Bambang Haryanto, Sistem Berkas dan Akses,
Informatika, Bandung, 2000, hal : 5)

6. Pandangan Umum File
File Logis : (logical file) adalah File yg terdiri
dari data dan operasi pemrosesan apa yang
bisa dijalankan pada file tersebut. Pemakai
file (user) biasanya akan mengadopsi atau
menggunakan pandangan ini.
File fisik : (Physical file) adalah file yang
dipandang berdasarkan bagaimana data
disimpan pada perangkat penyimpanan
seperti disk magnetis dan bagaimana operasi
pemrosesan bisa dilakukan.

7. Karakteristik File
a. UMUM :
Persitence, “bertahan lama” yaitu kemampuan untuk dapat diakses
dimasa datang. Karakterisitk inilah yang dimanfaatkan agar hasil kerja
dimasa lalu masih dapat digunakan aplikasi dimasa datang.
Sharability, “dapat digunakan bersama” oleh beragam pemakai dan
program.
Size, File memiliki ukuran yang relatif lebih besar dibanding memory
utama.
b. KHUSUS :
File dapat diciptakan dan dihapus.
File memiliki nama yang unik.
File memiliki parameter perangkat, karena terdapat banyak perangkat
dalam satu sistem.
File memiliki parameter pemakai dan direktori. Pada sistem multiuser,
tiap pemakai memiliki direktori sendiri.

8. Klasifikasi File
1. Berdasarkan isi
2. Berdasarkan metoda akses

9. Klasifikasi menurut
Isinya
Master file (berkas induk)
 File yang paling penting
 Tidak boleh diperbaharui selama pemrosesan selama kurun waktu
tertentu
 Selalu dipergunakan pada siklus pemrosesan
 Terdiri dari field yang isinya relatif tetap
 Ada dua jenis master file :
 Reference master file (berkas induk penunjuk), bersifat statis
 Berisi record yang tak berubah atau jarang berubah. Contoh :
 File pelanggan : kd_lgn, nama_lgn, alamat, telp_lgn
 File mahasiswa : npm, nama_mhs, tgl_lahir, alamat, telp_mhs
 Dynamic master file (berkas induk dinamik), bersifat dinamis
 Berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu
tertentu (berubah secara berkala), atau berdasarkan peristiwa
transaksi. Contoh :
 File stock barang
 File tabungan

10. Klasifikasi menurut
Isinya
Transaction file (berkas transaksi)
 Dapat diperbaharui
 Bersifat sementara (temporer)
 Dipergunakan untuk memperbaharui master file
 Berisi record-record yang akan mengup-date /
memperbaharui record-record yang ada pada file
induk. Mengup-date dapat berupa : Input data, Edit
data, delete data.
Report file (berkas laporan)
File yang berisi record-record yang disusun
sedemikian rupa, sehingga memudahkan user
mendapatkan informasi dari file tersebut. File ini
dapat dicetak ke kertas, atau cukup ditampilkan
dilayar.

11. Klasifikasi menurut
Isinya
Work file (berkas kerja)
 File ini berisi record-record yang diperlukan
sementara. Dari file ini dapat dibuat sebuah
program, dan dipakai oleh program lain sebagai
input. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses
sortir.
Program file (berkas program)
 File ini berisi perintah-perintah untuk memproses
data. Perintah dapat ditulis dalam bahasa tingkat
tinggi (COBOL, Fortran, Pascal, BASIC, PL/1,
RPG, dll), bahasa rakitan (assembler), atau
bahasa mesin.

12. Klasifikasi menurut
Isinya
Dump file (berkas tampung)
 File ini digunakan untuk tujuan pengamanan
(security), mencatat tentang kegiatan peng-
update-an, sekumpulan transaksi yang telah
diproses atau sebuah program yang mengalami
kekeliruan.
Library file (berkas pustaka)
 File ini digunakan untuk penyimpanan program
aplikasi, atau program utility, atau program
lainnya.

13. Klasifikasi menurut
isinya
History file (berkas sejarah)
 File tidak aktif selama suatu kurun waktu
 Data tersimpan secara kompak atau padat
 Kecepatan pengaksesan tidak terlalu penting
 Kadang disebut sebagai master file lama
 File ini merupakan tempat akumulasi dari hasil
pemrosesan file induk dan file transaksi. File ini
berisikan data yang selalu bertambah, sehingga
file ini terus berkembang seiring dengan
kegiatan yang terjadi.

14. Klasifikasi menurut
Metoda akses
Input file
File yang hanya dapat dibaca oleh sebuah program.
Contoh :
File transaksi merupakan file input untuk meng-update file input
File program adalah file input untuk program compiler (program compiler ini
akan mengubah source code (.prg) menjadi object code (.obj)
Output file
File yang hanya dapat ditulis oleh sebuah program.
Contoh :
File laporan merupakan file output dari file program.
File program yang berupa object code merupakan file output dari program
compiler.
Input/output file
File ini dapat dibaca dari dan ditulis ke selama eksekusi berlangsung. Contoh :
File induk, file kerja

15. Pengaksesan terhadap
file
Pengambilan rekord, dapat berupa operasi berikut :
 pengambilan satu rekord tertentu
 pengambilan sekumpulan rekord dengan kriteria
tertentu
 pengambilan seluruh rekord
Pembaruan rekord, dapat berupa operasi berikut :
Perubahan nilai di rekord
penghapusan
Penambahan rekord ke file.
Reorganisasi file, yaitu rekonstruksi file untuk
meningkatkan kinerjanya.

16. Organisasi File
Menurut cara pengaksesannya :
Direct Acces
 suatu cara pengaksesan record yang
langsung, tanpa mengakses seluruh record
yang ada.
Sequensial Accses
 suatu cara pengaksesan record, yang
didahului pengaksesan record-record
didepannya.

17. Model Operasi File
Cara memilih organisasi file tidak lepas
dari 2 aspek utama, yaitu :
Model Penggunaannya
Model Operasi file

18. Model Penggunaannya
 Batch, suatu proses yang dilakukan secara
bertumpuk kmdian dieks.(akses lambat)
 Iterative, suatu proses yang dilakukan
secara satu per satu, yaitu record demi
record.

19. Model
Operasi file / aktivitas
pemrosesan
1. Creation
 Pembuatan ada 2 cara :
 mebuat struktur file lebih dahulu dan menentukan
banyaknya record, baru kemudian record-record
dimuat (load) kedalam file tersebut.
 Membuat file dengan cara merekam record demi
record.

20. Model
operasi file / aktivitas
pemrosesan
2. Update
 Pengubahan isi dari file diperlukan untuk menjaga
file itu tetap up to date. Ada tiga :
 Insert / Add (penyisipan atau
penambahan record)
 Modification (perbaikan record)
 Deletion (penghapusan record)

21. 3. Retrieval
Pengaksesan sebuah berkas untuk mendapatkan informasi.
 Menurut ada tidaknya persyaratan retrieval dibagi
:
 Comprehensive Retrieval
 Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah
berkas.
Contoh :
 - Display All
 List Nama, Alamat
 Selective Retrieval
 Mendapatkan informasi dari record-record tertentu
berdasarkan persyaratan tertentu.
Contoh :
 List for gaji = 70000
 List Nama, NPM for angkatan = 85/86

22. Model
operasi file / aktivitas
4. Maintenance
pemrosesan
 Perubahan yang dibuat terhadap berkas dengan tujuan
memperbaiki program dalam mengakses berkas tertentu. Ada
dua cara yaitu :
 Restructuring
 Perubahan struktur berkas.
 Misalnya :
 - panjang field diubah
 penambahan field baru
 panjang record diubah
 Reorganization
 Perubahan organisasi berkas dari organisasi yang satu, menjadi
organisasi berkas yang lain.
 Misalnya :
 dari sequensial menjadi indexed sequensial
 dari direct menjadi sequensial

23. Kriteria Sisber
Kriteria teknis
 kecepatan akses dalam pengambilan data
 kemudahan peremajaan (up-date/insert/delete)
 kemudahan reorganisasi data
 pemakaian penyimpanan (storage) seminimal
mungkin.
Kriteria non teknik
 Ekonomis (segala sesuatu yang berhubungan dengan
perancangan)
 Pemeliharaan (maintenance) dan integritas data
mudah dan konsisten
 Andal
 Proteksi (keamanan perusahaan)

24. Latihan
Jelaskan & Beri contoh ttg file, record,
field, char & Key.