18. Het moeras van de conversie. Sprekers: Liesbeth Langenhuysen Zaal: Galenus, 94 Tijdvak sessie: 2

1. Het moeras van de conversie
Liesbeth Langenhuysen
Projectmanager Epic implementatie

4. Converteren en koppelen met Epic
Bestaande systemen
Bestaande systemen Bestaande systemen
Epic
Epic

5. Lichtfoto’s, Röntgenfoto's, MRI,
Echo, PDF, scans worden alleen
getoond in de viewer
Resultaten in tekst en getal, codes,
afkortingen, tekstblokken
Ca. 100.000.000 records
3
Regels
16
Groepen
75+
Objecten
1. Maximale historie bewaren
2. Kwaliteit gegevens zinvol
3. Kosten / baten verhouding
1. Patiënt en allergieën
2. Afspraak
3. Opname Overplaatsing Ontslag
4. OK / IC / SEH
5. Labresultaat en verslag
6. Medicatie
7. Beelden
8. DBC, Zorgactiviteiten
9. Transcripties
10. Klinische Notities
11. Afdeling Dossiers
12. Eigen Lijsten
13. Overdracht
14. Formulieren
15. Tekeningen
16. Dossierbeheer
NB: Facturen out of scope

6. Conversie
• Planning
• Conversie is het meest verrassende onderdeel, hoge volumes aan data,
verschillende hardware, applicaties, databases, licenties, structuren,
eigenbouw, onwillige leveranciers
• Heeft last van scope wijzigingen indien applicaties toch uitgefaseerd worden
• Is qua planning hoog afhankelijk van andere teams
• Conversie duurt lang, veel langer dan je ooit dacht of had gepland
• Conversie gaat door na Go Live
• Storage voor conversie
• Zorg voor snelle hardware en ruim voldoende TB, dit gaat je redden indien
extracties en mappings overnieuw uitgevoerd moeten worden.
• Zorg voor een tussenplatform vanwaar uit de conversie bestanden voor Epic
gemaakt worden.

7. Conversie
• Omgeving management
• Zorg voor extra CNV (minimaal 4) en een eigen 1 REL omgeving (refresh van
PRD)
• Uitgekiende CNV strategie ontwikkelen: welke omgeving is wanneer en
waarvoor beschikbaar
• Data Courier werkwijze goed doorzien:
de migratie van POC – TST – PRD en CNV levert problemen
Een test levert dan 0 fouten op in POC, echter 10.000 in SUP
• Conversie criteria
• Oude codestelsels (afdeling, dokter, personeelsnummer, labcode, …)
vroegtijdig identificeren en bepalen wie de mapping tabellen oplevert.
• Documenteer conversie beslissingen t.b.v. audit en jaarrekening

8. Conversie
• Algemene aanpak en risico’s
• Bij de aanloop naar Go Live neemt het aantal iteraties snel toe en daarmee
de kans op fouten
• Converteer backwards: actuele zaken eerst, oudere zaken daarna.
• Definieer Buckets per gegevenstype, bepaal of je ze voor of na Go Live gaat
laden
• Belangrijke conversie mijlpalen:
• PRD beschikbaar, Masterfiles geladen (let op: vaak is dit niet de finale versie)
• Patiënten en allergieën geladen in PRD
• Early Go Live: actuele labresultaten iteratief gaan laden, let op het iteratief
bijladen van patiënt mutaties of via Micro ADT
• Soft Go Live: reeds geplande afspraken na Go Live met de hand converteren;
Micro ADT koppeling is dan nodig.
• DBC/Zorgactiviteiten conversie gereed (is kritisch voor Go Live)

9. Epic en conversie
• Conversie en koppelingen in een team
• Epic kijkt naar de toekomst, niet naar het verleden
• Meer ervaring met papier naar digitaal
• Conversie niet geïntegreerd in WBW planning van applicatie teams
• Conversie niet geïntegreerd in planning Integrated areas
• 8 iteraties DBC en zorgactiviteiten
• Conversie noodzakelijk kwaad, niet kijkend vanuit patiënt of arts
• Voorbeelden:
Patiënten Radboudumc maakten al gebruik van patiëntenportaal
• Brieven
• Afspraken in verleden
• Geconverteerde data staan onder een ander tabblad in dossier

10. Conversie en testen
• Detailtestplan conversie
• Per entiteit vastgesteld
• Tellingen
• Uitvallijsten
• Steekproeven
• Checklist
• Conversie is ICT, dus valideren met beroepsgroep
• Van plan naar uitvoering
• Van uitvoering naar vastlegging

11. Een volgende keer
• Mooiste project ooit