Secretarisnovells

Octubre 2019
Gestió econòmica
FORMACIÓ SECRETARIS

2
Instrucció 3/2019
Els ingressos aportats per les famílies per tal de
sufragar les despeses d’excursions, sortides, colònies
i activitats assimilades no gratuïtes que tinguin
consideració d’activitat del centre, s’han d’incloure en
les partides pressupostàries i crear les subpartides
corresponents.
Ingressos
de
famílies
• Acta d’arqueig
• Certificats/extractes dels comptes bancaris
• Certificat director/a de les caixes en metàl·lic
• Declaració responsable del director/a
Documents
de
liquidació
de
l’exercici

3
Manual de gestió econòmica
Incorpora els canvis i contingut de la
instrucció 3/2019
Procediment i models de donació
Relleu en la direcció del centre
Participació del centre en programes europeus
Models de diferents documents
Alguns punts destacats

Marc de la responsabilitat en la Gestió
Econòmica dels centres
4
La competència i la responsabilitat de la gestió econòmica recauen en la
DIRECCIÓ
DEL
CENTRE

5
Òrgans unipersonals de direcció
Òrgans de govern implicats en la gestió econòmica d’un centre:
 El director o directora
 El secretari o secretària, per delegació
expressa del director. Ha de constar a
les normes d’organització i funcionament
del centre (NOFC).
Òrgan col·legiat de participació
 El consell escolar, que ha de:
• Ser consultat preceptivament pel
director abans que aquest aprovi el
pressupost.
• Fer el seguiment del pressupost,
comprovant l’aplicació dels recursos
econòmics.
• Valorar la liquidació del pressupost.

6
Funcions del secretari/ària en relació amb la gestió econòmica del centre:
Decret 102/2010, de 2 d’agost, d’autonomia dels centres educatius
Article 33 “.... correspon al secretari/ària del centre l’exercici de les funcions que li delegui la
direcció d’entre les previstes a l’article 147.4 de la Llei 12/2009 i totes les altres que li
encarregui la direcció, preferentment en l’àmbit de la gestió econòmica, documental, dels
recursos materials i de la conservació i manteniment de les instal·lacions, d’acord amb el
que prevegi el projecte de direcció i s’incorpori a les normes d’organització i funcionament
del centre”
Les normes d’organització i funcionament del centre (NOFC), han de recollir les
funcions del secretari. Entre d’altres aquestes funcions poden ser:
 Elaborar el projecte de pressupost
 Obrir i mantenir comptes bancaris juntament amb el director
 Controlar la caixa de diners en efectiu
 Controlar i preparar la documentació relativa als contractes de serveis i subministraments
 Dur a terme la comptabilitat del centre i custodiar la documentació relativa al suport
informàtic i llibres de comptabilitat

7
Funcions del director/a en relació amb la gestió econòmica
Ésser l’òrgan de contractació del centre en serveis i
subministraments necessaris per garantir el correcte funcionament
del centre i, per tant, autoritzar les despeses i ordenar els pagaments
d’acord amb el pressupost aprovat.
01
02
Custodiar la documentació econòmica.
03
04
Comprometre despeses a realitzar en exercicis posteriors al vigent
únicament en els casos de tramitació d’expedients de despesa
anticipada i en expedients pluriennals aprovats pel director del centre
o pel Govern de la Generalitat de Catalunya o si una norma amb
rang de llei ho permet.
Gestionar correctament l’aplicació dels ingressos.

El pressupost del Centre
Característiques
8
Clar Anual
Equilibrat Unitatde caixa

Conforme
director/a
(signatura)
nom i cognoms
(segell centre)
Dades factura
(núm. +data)
1
4
5
7
Dades del
proveïdor (Nom +
NIF + raó social)
Detall dels
productes, preus
unitaris
IVA / impostos +
descomptes +
import total
Conforme
Dades del centre /
pagador (nom + NIF)
2
3
Comptabilització
6
Dades obligatòries
Exemple de factura
9

Models timbres comptabilització
Comptabilització d’operacions d’ingressos i de despeses
10
De l’exercici de la competència del director/a
d’autoritzar les despeses i ordenar els
pagaments, en quedarà constància en el
document o factura de cada despesa, amb
una diligència que farà abans del seu
pagament.

Pressupostos
A Esfer@ es poden tenir dos pressupostos: el general i el del menjador
11

Reserves de crèdit
S’utilitza per garantir que el centre disposa del crèdit suficient per a fer les
contractacions.
És una eina que facilita la tasca de control dels crèdits per gestionar el
pressupost.
Són retencions que es practiquen sobre el crèdit de les partides
pressupostaries per tal de garantir la seva disponibilitat quan sigui
necessari dur a terme l’execució d’una despesa. Una reserva no
consumeix crèdit (contràriament al que fa una despesa), però minora
l’import disponible en la partida pressupostària.
 El centre s’ha d’assegurar que disposarà del saldo suficient a la partida
per a pagar el servei de neteja. Aleshores ha de crear una reserva a la
partida de “Neteja i sanejament” (D/227000100/4210) per l’import anual
del contracte de neteja.
Exemple:
Es poden modificar o eliminar
12

Modificacions (I)
Sempre afectaran a més d’una partida perquè el pressupost sempre ha
d’estar equilibrat.
Són l’instrument que permet variar les dotacions del pressupost per adaptar-lo a
les necessitats reals de l’exercici.
El director o directora del centre aprova les modificacions del pressupost.
 Obtenció de nous ingressos que no estaven previstos al pressupost.
 Insuficiència de saldo a una partida que impedeix imputar una despesa o
un ingrés.
 Disminució de la previsió d’ingressos.
 Modificació de la partida del romanent.
Exemples de modificacions del pressupost:
D/i
13

Modificacions (II)
Modificacions de pressupost:
Modificar les
partides
1
Imprimir les
modificacions
2
Tramitar les
modificacions
3
El director/a aprova les modificacions:
Una vegada aprovades, caldrà
informar al Consell Escolar
14

Estats
En elaboració Provisional Aprovat Liquidat pendent Liquidat aprovat
Per fer canvis d’estat
el pressupost sempre
ha d’estar equilibrat
15

Liquidació (I)
Aprovat
Quan passem d’Aprovat a Liquidat Pendent fem el traspàs de fons i es tanquen
automàticament les reserves
Liquidat Pendent: reversible – Liquidat aprovat: bloquejat
16

Liquidació (II)
Fer l’acta d’arqueig.a.
Per a realitzar-la cal seguir el següent procediment:
Es realitza un cop finalitzat l’any i és el moment en el qual es dóna per tancada la
comptabilitat de l’any.
Fer la conciliació bancària dels comptes corrents i l’arqueig de la caixa de metàl·lic.b.
Fer el traspàs de fons de l’estructura extrapressupostària. Aquesta operació
implica:
 El traspàs dels saldos dels comptes extrapressupostaris de l’exercici actual al següent, i
 El traspàs dels sobrants dels comptes extrapressupostaris que el centre determini, a la
partida de romanent pressupostari.
d.
Tancar les reserves.e.
Aprovar la liquidació en sessió del Consell Escolar.f.
El Servei Territorial verificarà i comprovarà la seva correcció i tancarà el
pressupost. Si no és correcta, canviarà l’estat del pressupost a aprovat perquè
el centre faci les modificacions oportunes i torni a realitzar el procés.
g.
Presentar al Servei Territorial o al CEB els documents de la liquidació del
pressupost.
h.
Comprovar que l’equilibri del balanç de situació és 0.c.
17

Liquidació - Documents (III)
Els documents que cal trametre als Serveis Territorials / Consorci són:
1 Acta d'arqueig en data de 31 de desembre
2 Certificat de saldo de cada compte bancari o extracte a nom del centre i
el de totes les caixetes de diners en metàl·lic a 31 de desembre
3 Certificat del director en funció de la seva responsabilitat en referència
a la gestió econòmica
Els certificats o extractes bancaris s’han d’enviar quan es passa el
pressupost a Liquidat Aprovat. El certificat del director/a una vegada
el ST/CEB el deixa en Validat i Tancat
Tots els informes es troben dins Esfer@ a la pestanya
Informes i extraccions / Informes
18

Bones pràctiques (I)
Al Consell Escolar del Centre s’informa del pressupost, les modificacions i la
liquidació. Cal respectar els terminis legalment establerts per a l'aprovació del
pressupost (31 de gener) i de la liquidació (31 de març).
1
Qualsevol operació que suposi un dret/ingrés o obligació/despesa ha de ser
degudament documentada, comptabilitzada al programari Esfer@ i arxivada de
manera conjunta i ordenada.
2
Les factures i els justificants de pagaments han d'incorporar el vist i plau del director/a
del centre. En els tiquets de compra hi ha de figurar, com a mínim, el NIF i la
identificació de l’emissor, la data i el detall dels impostos repercutits.
3
En cap cas és correcte la compensació de factures amb abonaments. Tampoc s’ha
d’imputar un abonament com un ingrés. Cal comptabilitzar cada un dels fets
comptables on correspongui Esfer@.
4
S’han d’integrar a la liquidació del pressupost els saldos de tots els comptes bancaris
amb què opera el centre, inclòs el de la caixeta metàl·lica. Cal efectuar periòdicament
arquejos de caixa.
5
19

Bones pràctiques (II)
No es pot subscriure cap contracte en què el centre adquireixi unes obligacions
econòmiques més enllà de l’any natural o del curs. En tot cas el contracte és per a
l’any natural/curs escolar prorrogable.
6
Per a imports elevats és necessari disposar de pressupostos de més d’un proveïdor.7
Cal restringir al màxim les domiciliacions bancàries (aigua i energia), reduir els
pagaments mitjançant xec, i generalitzar els pagaments mitjançant transferència
bancària.
8
La signatura en els comptes ha de ser conjunta i no indistinta.9
Cal computar com operacions extrapressupostàries: l’assegurança escolar
obligatòria, els cobraments i pagaments de fiances, les beques en què el centre
només fa d’intermediari i les del menjador escolar (excepte si el centre fa gestió del
menjador i té un pressupost de menjador diferenciat).
10
Les sortides/excursions formen part de la gestió pressupostària i cal garantir que els
potencials dèficits que originin aquestes activitats no siguin assumits per les
aportacions finalistes que el centre rep del Departament.
11
20

Model comunicació ST – CEB
21

22
INGRESSOS
ROMANENT NEGATIU
CAL POSAR-SE EN
CONTACTE AMB ELS
SERVEIS TERRITORIALS

23
INGRESSOS
POT PROVOCAR PROBLEMES GREUS DE
TRESORERIA
ROMANENT NEGATIU

Tresoreria
Comptes Bancaris
Tots els comptes bancaris han de tenir doble signatura conjunta (una de les quals
sempre serà la del director).
Tots els comptes bancaris han d’estar reflectits a l’aplicació de gestió econòmica
 Compte bancari principal: és on es reben les assignacions del Departament i es
gestionen els pagaments.
 Compte bancari auxiliar: per facilitar el control dels ingressos procedents de les
famílies o alumnes.
 Compte bancari de gestió de menjador en el cas que hi hagi un pressupost del
menjador diferenciat.
El mitjà de pagament habitual ha de ser la transferència.
Cal limitar les domiciliacions bancàries a les empreses de subministraments
bàsics.
24

Tresoreria
Caixa en efectiu
Totes les caixes de diner en efectiu han d’estar reflectides a l’aplicació de gestió
econòmica.
Cal garantir el control permanent i la correcta incorporació a la comptabilitat de
les transaccions que s’hi facin. S’han de fer periòdicament, actes d’arqueig i
integrar tots els pagaments i cobraments a la comptabilitat general del centre.
En cas d’existir més d’una caixa d’efectiu al centre, s’haurà de designar el
responsable de cada caixa, que serà qui haurà de facilitar la documentació
justificativa dels moviments al responsable de la comptabilitat. Aquesta persona
serà la responsable dels diners existents a la caixa i serà a qui es demanarà
responsabilitats en cas de desquadrament.
25

Tresoreria
Targetes bancàries
Preferentment targetes de dèbit.
Targetes de prepagament.
Es pot utilitzar targetes de crèdit sempre, i un cop feta l’operació s’avança el
pagament.
Cal defugir el màxim possible les compres realitzades pels professors. Per evitar-
ho es pot obrir un compte a les botigues habituals, que facturin a final de mes i
pagar per transferència.
Es pot comprar a proveïdors per Internet sempre que es compleixin els requisits
legals.
26

Tresoreria
Altres consideracions
Pagaments a proveïdors
Pel que fa al pagament amb xec bancari, cal que en el xec estigui identificat el
receptor i que el seu ingrés es faci a través d’entitats bancàries. En cap cas es
faran pagaments a proveïdors amb xec bancari estès a favor de “qui el porti”,
excepte els fets per personal autoritzat en el compte per tal de disposar en efectiu.
Excepcionalment, i per quantitats petites, es podran fer pagaments en efectiu.
De tots els pagaments a proveïdors, el centre n’obtindrà el rebut corresponent.
Quan el centre efectua un pagament subjecte a retenció a compte de l’IRPF,
s’especificaran tant la quantitat que es percep directament com l’import de la
retenció que legalment ha d’efectuar el centre. Posteriorment, el centre liquidarà la
retenció a l’Agència tributària.
27

Tresoreria
Acta d’arqueig
L’acta d’arqueig permet comprovar que el saldo real de la tresoreria del centre
(comptes bancaris + caixetes en efectiu) coincideix amb el saldo anotat a la
comptabilitat.
Inclou també una relació dels diferents comptes bancaris de l'entitat.
Quan l'import dels saldos comptables i els saldos bancaris no coincideixen
exactament, l‘acta d‘arqueig ha d'anar acompanyada d'una Conciliació Bancària on
es justifiquin les diferències.
És obligatori fer una acta d’arqueig anual (a 31 de desembre) i recomanable fer-la
en períodes més curts.
28

Tresoreria
Conciliació bancària
Cal fer-la periòdicament per comprovar que els saldos de les entintats financeres
i els de la compatibilitat són equivalents, i quan els saldos dels comptes que ens
faciliten les entitats financeres amb què treballem no coincideixen exactament amb
els saldos d'aquests comptes segons la nostra comptabilitat a la mateixa data.
En cas d’existir diferències, cal conèixer quines són les operacions que les
motiven i justificar-les.
Quan la conciliació bancària hagi d'acompanyar una acta d‘arqueig de confecció
obligatòria (anual ordinària, extraordinària per canvi de mandat, etc.) cal
acompanyar-la d’un certificat/extracte bancari del saldo per a cadascun dels
comptes en la data corresponent.
29

Relacions dels centres docents amb l’AMPA
Com pot col·laborar econòmicament l’AMPA amb el centre?
Pot fer aportacions econòmiques en diners o béns amb
caràcter finalista, d’acord amb el procediment de donació
establert.
Pot pagar les despeses d’una activitat realitzada al centre si
la factura d’aquesta despesa va a nom de l’AMPA.
• Es podrà tramitar un sol expedient de donació per cada centre
docent, de caràcter anual, i, per anys naturals, en el que hi consti la
relació detallada de totes les aportacions de béns i diners rebudes.
30

32
PROCEDIMENT
Cal comunicar-ho als serveis territorials / consorci, que
facilitaran la documentació corresponent.

PREGUNTES FREQÜENTS
Qui aprova el pressupost
L’aprova el director/a, abans del 31 de
gener, en sessió del Consell Escolar.
Qui aprova la liquidació del pressupost
L’aprova el director/a, abans del 31 de març,
prèvia valoració del Consell Escolar.
Es pot modificar el pressupost
El pressupost es pot modificar tantes
vegades com sigui necessari.
34

Quins recursos addicionals poden tenir els centres
Projectes europeus, Comenius, Erasmus.
Acord de coresponsabilitat.
Ús social.
Venda de productes generats per l’activitat
normal del centre (fotocòpies...).
Venda de material i mobiliari obsolet o
deteriorat (amb permís del ST/Consorci).
Com s’han de comptabilitzar les aportacions de les famílies
Tant les aportacions de sortides com
les de material s’han de consignar a
la partida pressupostària I/4800001
en les subpartides corresponents.
35

Es poden pagar dietes al professorat
No es pot pagar per quilometratge!!!! Es
poden pagar tiquets/factures de benzina,
peatge, pàrquing, transport públic, restaurant,
hotel...
El decret 138/2008 de 8 de juliol fixa els valors
màxims. El centre, en sessió de consell
escolar, ha d’aprovar els preus del decret o
decidir-ne uns d’inferiors.
NO ES POT PAGAR SI NO HI HA LA
FACTURA/TIQUET CORRESPONENT
El cost total de les sortides ha
d’incloure les dietes al professorat
36

Com es paga un professional que ens fa una xerrada / taller
1. Porta una factura. En aquest cas la mateixa
factura ja ens indicarà si hi ha retenció
d’IRPF.
2. No porta cap factura. Aleshores cal fer una
minuta de professional i fer la retenció
corresponent de l’IRPF.
TAMPOC ES POT PAGAR QUILOMETRATGE.
EL PREU DEL DESPLAÇAMENT HA D’ESTAR
INCLÒS A LA FACTURA/MINUTA.
SÍ QUE ES PODEN PAGAR BITLLETS DE
TRANSPORT PÚBLIC, PEATGES…
37

Quin és el romanent mínim recomanable
Depèn de les necessitats de cada centre però és
recomanable que sigui, com a mínim, equivalent a
tres mensualitats de despeses de funcionament.
Perquè serveix el codi finalista
Per conèixer els ingressos i les despeses associades
a una aportació. Per exemple, l’aportació per comprar
materials pels alumnes amb necessitats econòmiques.
Cal llegir molt bé les instruccions d’aquestes
aportacions i utilitzar el codi finalista associat.
38

Quin és l’import màxim d’una despesa simplificada
L’import màxim recomanable és de 60 €. El programa
permet fins a 300 € per casos molt puntuals (dietes a
l’estranger). Cal fer un ús molt esporàdic de la
despesa simplificada i sempre per imports molt
petits.
Pot l’AMPA contractar un auxiliar de conversa pel centre
Els auxiliars de conversa poden venir del
Departament o poden prestar serveis al
centre a través d’una empresa.
39

Com pot col·laborar l’AMPA amb el centre
Pot pagar les despeses d’una activitat realitzada al
centre si la factura d’aquesta despesa va a nom de
l’AMPA.
Les aportacions econòmiques (diners o material)
s’han de tractar com a donacions.
Poden col·laborar les famílies amb el centre.
Quan una mare o pare intervé d’una manera
continuada en el centre, cal que estigui donada
d’alta en una associació de voluntariat.
40

Pot un centre cedir espais (pati, aules, gimnàs...) a un altre
centre públic.
Un ajuntament pot concedir subvencions sempre que
faci una convocatòria pública a tots els centres
educatius de la ciutat. Només pot donar una ajuda
directa a un centre quan, prèviament, s’ha fet un
conveni entre el centre i l’ajuntament. Aquest conveni
cal fer-lo a la DG de Centres Públics.
Sí, sempre que hagi un conveni fet des de la Direcció
General de Centres Públics.
Pot un Ajuntament donar diners (o material) a un centre
públic.
41

Com s’ha de gestionar l’AEO (assegurança escolar
obligatòria)
Des del curs 2017/2018 només es pot tramitar
electrònicament.
A partir del curs 2018/2019 no s’ha de
presentar el model TA1 (ja no serà necessària
l’assignació del NUSS als alumnes).
A Esfer@ s’ha de gestionar com un
concepte extrapressupostari
42

Per donar transparència en l’àmbit econòmic, quins
documents ha de publicar el centre educatiu, i a on
Als documents d’organització i gestió del centre
(2019-2020) s’indica que els centres educatius
han de publicar al seu web: el pressupost, amb
la descripció de les partides pressupostàries
anuals i les dades de l’execució i liquidació
d’aquest. Els informes que cal mostrar són els
de “Consulta les dades del pressupost” i
“Liquidació del pressupost”, els quals genera
l’aplicació Esfer@.
43

GUAC
PERMISOS
EL DIRECTOR/A I EQUIP DIRECTIU PODEN
DONAR PERMISOS PER ACCEDIR A ESFER@
CAL ENTRAR AL PORTAL DE CENTRE
GESTIÓ DEL PERSONAL DOCENT
45

Cal seleccionar el centre
46
GUAC
PERMISOS

Selecció
de la
persona
47
GUAC
PERMISOS

Cal clicar a Autoritzacions
48
GUAC
PERMISOS

S’assigna el rol
d’Equip directiu a
l’aplicació ESFER@
i es clica “Desa”
49
GUAC
PERMISOS

50
GUAC
CONTRASENYA CIGAR
Des del GUAC es pot regenerar la contrasenya GICAR (fins fa poc es feia des
d’ATRI)
1. Seleccionar la persona
2. Autoritzacions
3. Clicar a Regenera contrasenya GICAR
El professor/a rebrà en el
seu correu xtec la nova
contrasenya GICAR

51
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Des del GUAC es gestionen les contrasenyes XTEC (nova funcionalitat
assignada als equips directius)

52
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Gestió d’usuaris de la xtec Opció per donar d’alta, consultar i/o
modificar usuaris del centre
Cal cercar l’usuari

53
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Cal escriure el càrrec
S’ha de comprovar el correu on
rebrà la nova contrasenya

54
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Reactivar usuari bloquejat

56
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Alta usuari
Cal cercar l’usuari

57
GUAC
CONTRASENYA XTEC
El programa avisa que l’alta s’ha fet correctament

58
GUAC
CONTRASENYA XTEC
Validació de sol·licituds
d’alta d’usuari de la XTEC
Opció per validar les sol·licituds que
s’hagin donat d’alta al centre

Secretarisnovells

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Secretarisnovells

Similar to Secretarisnovells (20)

More from crpsabadell

More from crpsabadell (19)

Secretarisnovells