Выступление Натальи Храмцовской об становлении сроков хранения документов и двух подходах к этому вопросу: государственном и корпоративном на XV международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот», октябрь 2008 Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Determining records retention periods: Public sector's and business approaches" at the VNIIDAD conference, Moscow, October 21, 2008.

1. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 11
УстановлениеУстановление сроковсроков храненияхранения документовдокументов::
государственныйгосударственный ии корпоративныйкорпоративный подходыподходы
ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровна
ВедущийВедущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией
компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»»,,
членчлен ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией ии ARMA InternationalARMA International

2. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 22
СрокиСроки храненияхранения сталостало
устанавливатьустанавливать сложнеесложнее
УстанавливаютсяУстанавливаются нене толькотолько ии нене столькостолько перечнямиперечнями,,
сколькосколько законамизаконами ии нормативныминормативными правовымиправовыми
актамиактами министерствминистерств ии ведомствведомств..
ЗаконодательствоЗаконодательство сс каждымкаждым днемднем становитсястановится всёвсё
сложнеесложнее,, ии кк томутому жеже онооно часточасто меняетсяменяется
ВВ связисвязи сосо вступлениемвступлением вв силусилу законазакона оо
персональныхперсональных данныхданных,, срокисроки храненияхранения впервыевпервые вв
отечественнойотечественной практикепрактике сталистали ограничиватьсяограничиваться нене
толькотолько ««снизуснизу»»,, ноно ии ««сверхусверху»»

3. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 33
СрокиСроки храненияхранения сталостало
устанавливатьустанавливать сложнеесложнее -- 22
ПриПри установленииустановлении сроковсроков храненияхранения приходитсяприходится
учитыватьучитывать региональныерегиональные особенностиособенности
ВсеВсе большеебольшее значениезначение длядля установленияустановления сроковсроков
храненияхранения приобретаютприобретают срокисроки исковойисковой давностидавности,, илиили,,
вв рядеряде случаевслучаев,, ихих отсутствиеотсутствие
ПриходитсяПриходится учитыватьучитывать собственныесобственные интересыинтересы вв
сохранениисохранении рядаряда документовдокументов,, -- преждепрежде всеговсего,, исходяисходя
изиз своихсвоих деловыхделовых потребностейпотребностей

4. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 44
СрокиСроки храненияхранения сталостало
устанавливатьустанавливать сложнеесложнее -- 33
РаботуРаботу попо решениюрешению судьбысудьбы
документовдокументов приходитсяприходится всёвсё
чащечаще строитьстроить нана основеоснове
анализаанализа рисковрисков,, выбираявыбирая
решениярешения,, минимизирующиеминимизирующие
ожидаемыйожидаемый ущербущерб
ПриходитсяПриходится такжетакже учитыватьучитывать требованиятребования международногомеждународного
законодательствазаконодательства ии законодательствазаконодательства странстран--
контрагентовконтрагентов

5. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 55
НекоторыеНекоторые ключевыеключевые вопросывопросы
ЧтоЧто мымы разрабатываемразрабатываем –– нормативныйнормативный документдокумент,, илиили жеже
методическиеметодические рекомендациирекомендации??
КаковаКакова первостепеннаяпервостепенная рольроль ПеречняПеречня:: инструментинструмент длядля
отбораотбора документовдокументов нана архивноеархивное хранениехранение,, илиили жеже
инструментинструмент длядля организацииорганизации уничтоженияуничтожения документовдокументов??
ИзИз какихкаких соображенийсоображений определяютсяопределяются срокисроки храненияхранения??
ДопустимоДопустимо лили устанавливатьустанавливать срокисроки храненияхранения ии иныеиные
требованиятребования,, нене опирающиесяопирающиеся нана законодательствозаконодательство РФРФ??

6. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 66
НекоторыеНекоторые ключевыеключевые вопросывопросы -- 22
ДопустимоДопустимо лили устанавливатьустанавливать постоянныепостоянные срокисроки храненияхранения
длядля документовдокументов,, которыекоторые государственныегосударственные архивыархивы нене
собираютсясобираются приниматьпринимать нана хранениехранение??
НужноНужно лили вв статьяхстатьях ПеречняПеречня подробнейшимподробнейшим образомобразом
перечислятьперечислять видывиды документовдокументов??
НеНе лучшелучше лили использоватьиспользовать функциональныйфункциональный
подходподход,, когдакогда подпод статьюстатью ПеречняПеречня подпадаютподпадают всевсе видывиды
документовдокументов,, выполняющиевыполняющие указаннуюуказанную вв этойэтой статьестатье
функциюфункцию??
НужныНужны лили вв статьяхстатьях ПеречняПеречня нормативныенормативные ссылкиссылки нана
законызаконы ии нормативныенормативные актыакты??

7. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 77
ПредложенияПредложения
ОбсудитьОбсудить этуэту проблемупроблему вв сообществесообществе
специалистовспециалистов вв областиобласти управленияуправления документамидокументами
ии архивногоархивного деладела ((сс привлечениемпривлечением такжетакже юристовюристов
ии представителейпредставителей другихдругих профессийпрофессий))
ЗакрепитьЗакрепить наиболеенаиболее приемлемыеприемлемые подходыподходы ии
решениярешения вв методическихметодических рекомендацияхрекомендациях попо
разработкеразработке перечнейперечней
ЭтоЭто позволилопозволило быбы заложитьзаложить нана будущеебудущее единуюединую
методологическуюметодологическую основуоснову длядля ихих разработкиразработки..

8. 2222 октябряоктября 20082008 гг.. XVXV конференцияконференция ««ДокументацияДокументация вв информационноминформационном обществеобществе:: корпоративныйкорпоративный документообротдокументооброт»» 88
Вопросы?