De module Factuurdistributie is gebaseerd op Document Store voor SharePoint en distribueert facturen binnen uw organisatie. Het is mogelijk op één centrale of meerdere locaties binnenkomende facturen in te scannen en naar de betrokken personen te distribueren voor accordering. Tevens is automatische escalatie, vragen van informatie aan betrokkenen en uitgebreide logging van factuurbehandeling mogelijk.

1. SharePoint module Factuurdistributie
Beter beheer van uw inkomende facturen in SharePoint middels de
module Factuurdistributie.
Facturen kunnen op verschillende wijze een De module Factuurdistributie begint bij een
organisatie binnen komen waarbij deze binnenkomende factuur die m.b.v. Document
op een centrale plaats verwerkt moeten Store bij de afdeling administratie in Share-
worden. Tijdens de verwerking van facturen Point aankomt. Dit triggert een proces waarbij
is het noodzakelijk om één of meerdere de volgende stappen doorlopen worden:
personen bij de verwerking te betrekken, • Er wordt een taak uitgezet voor de afdeling
omdat deze personen of de initiële bestelling administratie voor de behandeling van
geplaatst hebben en moeten bevestigen of de factuur. De afdeling ontvangt hiervoor
de order geleverd is of financieel verant- een bericht (e-mail) zodat het niet nodig
woordelijk zijn voor een bepaald budget om de site van de afdeling in de gaten te
danwel administratief verantwoordelijk zijn. houden. Door de taak te bewerken kunnen
er behandelaars geselecteerd worden die
De betrokken personen moeten de factuur een akkoord op de factuur moeten geven.
in kunnen zien en daarna een beslissing • De behandelaars krijgen een taak en wor-
nemen of ze akkoord gaan met de verdere den hiervan geïnformeerd met een e-mail.
verwerking hiervan. Dit proces kan moei- Door de taak te openen krijgen ze inzicht
zaam verlopen omdat er verschillende in de volgende gegevens:
personen van verschillende afdelingen bij - Kenmerken van de factuur
betrokken zijn. Indien een bedrijf meerdere - Behandelhistorie, hierin staat het com-
vestigingen heeft en/of de administratie mentaar en de keuzes van de vorige
heeft uitbesteed, kan het informeren van behandelaars
alle betrokkenen de nodige tijd kosten. Het - De factuur zelf wordt getoond op
gehele proces is moeilijk te overzien en er dezelfde pagina
is weinig inzicht in de behandelgeschiedenis • Door een factuur goed te keuren, kan de
van een factuur. behandelaar de taak afsluiten en loopt
Ricoh heeft voor deze problematiek de het behandelproces verder naar de vol-
module Factuurdistributie ontwikkeld. Deze gende behandelaar. Bij afkeur wordt de
module is gebaseerd op het SharePoint- afdeling administratie geïnformeerd zodat
platform en verbetert het inzicht en versnelt deze vervolgstappen kan ondernemen.
het behandelproces Indien een behandelaar zijn taak niet bin-
nen gesteld periode heeft gedaan, wordt
Wat is de module factuurdistributie? de afdeling administratie geïnformeerd en
De module Factuurdistributie is gebaseerd kan deze vervolgstappen ondernemen.
op Document Store voor SharePoint en • Nadat alle behandelaars de factuur heb-
distribueert facturen binnen uw organisatie. ben geaccordeerd, wordt de afdeling
Het is mogelijk op één centrale of meerdere administratie geïnformeerd en kan de
locaties binnenkomende facturen in te factuur administratief worden verwerkt.
scannen en naar de betrokken personen
te distribueren voor accordering. Tevens
is automatische escalatie, vragen van
informatie aan betrokkenen en uitgebreide
logging van factuurbehandeling mogelijk.
factuurdistributie

2. Het is niet nodig dat alle gebruikers toegang Wat kan de module factuurdistributie
hebben tot de administratieve site om voor u betekenen?
de factuur te kunnen behandelen. Indien Het proces is eenvoudig in te richten en
een gebruiker een behandeltaak ontvangt, af te stemmen op de situatie binnen uw
krijgt hij automatisch tijdelijk toegang tot organisatie en in de gewenste layout. Het
het desbetreffende document. Gebruikers maakt niet uit of één of vijf personen een
die normaal geen toegang hebben tot de factuur moet accorderen. Het behandel-
administratieve site krijgen hierdoor alleen proces informeert de betrokkenen actief
toegang tot de documenten die hij/zij onder zodat er geen facturen vergeten worden en
behandeling heeft. de doorlooptijd wordt verkort.
Alle facturen kunnen dankzij de geavan- De afdeling administratie hoeft geen
ceerde zoekmogelijkheden van SharePoint, mensen te zoeken om hun akkoord te
eenvoudig gevonden worden. Door het geven, maar selecteert eenvoudig de juiste
invoeren van een paar sleutelwoorden personen die nodig zijn voor een akkoord.
worden alle relevante documenten getoond. Dankzij de automatische escalatie komen de voordelen die de module
Hierbij kan er worden gezocht op zowel facturen die niet op tijd behandeld worden factuurdistributie u biedt:
kenmerken als inhoud. weer terug bij de administratie en wordt • Geen verdwenen facturen meer
voorkomen dat deze te laat worden betaald.
• Status van een factuur is direct
Door te zoeken op een factuurnummer en/
of klantnaam kan de juiste factuur (en de in te zien
status daarvan) snel gevonden worden en • Gebruikers worden actief
heeft u geen verdwenen facturen meer. geïnformeerd en de factuur
daardoor niet vergeten
• Facturen zijn eenvoudig te
vinden dankzij de uitgebreide
zoekmogelijkheden
• Behandeltijd wordt bewaakt
door de automatische escalatie
• Snellere verwerkingstijd van
facturen
• Locatieonafhankelijk werken
• Look en feel eenvoudig aan te
passen met standaard thema’s
Waarom ricoh?
Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken. Informatie-
logistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw
informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt
kunnen worden. Voor het optimaliseren van informatiestromen binnen en
tussen organisaties leveren wij onze klanten een creatieve totaaloplossing die
consultancy, hard-en software, services, training en outsourcing omvat.
Als u de visie op informatielogistiek van Ricoh onderschrijft, kunnen wij
voor u als regie-organisatie optreden. De werkwijze van Ricoh is even
transparant als effectief: het is een voortdurend proces - in deze volgorde
- van analyseren, adviseren, implementeren en continueren.
ISO9001: 2008, ISO14001: 2004,
ISO27001: 2005 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen
in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze
software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties
die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn.
Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde
handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.
www.ricoh-europe.com
Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900. Ricoh Nederland B.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 60
RISPFACTUUR2NLNO
Fax: +31 (0)73 645 18 44
www.ricoh.nl