Näidis projekti aspektidest, mis peaks olema läbi mõeldud enne projekti alustamist.

1. Projekti alustamise kontrollküsimustik (Checklist)
Antud kontrollküsimustikku kasutatakse projekti teostatavuse hindamiseks, et tagada
kõigi oluliste aspektide läbimõtlemist enne projekti alustamist.
Kursiivis on selgitus.
Tegemist on näidisega hüpoteetilise projekti näitel.
Täidetakse väljad, mis antud projektis on kohased. Peaks defineerima kohustuslikud
väljad, ülejäänud on soovitav lisainfo.
Täidab tellija esindaja (sponsor, osakonna juhataja, volitatud projektijuht) ja IT juht
kontrollib üle. Hindab juhtkond, kes võtab vastu otsuse projekti alustamisest.
Projekti nimi: Toetuse taotluste menetlemise infosüsteem
Koostaja: Avo Aasma
Kuupäev: 24.01.2013
Versioon: 1.0
Projekti eesmärk Mida:
• Arendada infosüsteem, mille abil saaks elektroonselt menetleda
toetuse taotlusi.
• Piisav kirjeldus, mis selgitab, mida ollakse tegemas
Kuidas:
• Arendus tellitakse hanke korras
• Kirjeldada, kuidas eesmärk saavutatakse
Tulemus:
• Tulemuseks on testitud ja toimiv infosüsteem. Kasutajad on
koolitatud. Tulemus vastab eesmärkidele, taotlusi saab
elektroonselt menetleda. Soovitud ärikasud on saavutatud: töö
on muutunud efektiivsemaks, läbipaistvamaks ja vigu on
vähem.
• Kirjeldada projekti tulemus ja millal see on saavutatud.
Projekti skoop Taustinfo
• Praeguseks probleemiks on suur käsitöö hulk, taotluste
menetlemiseks kulub palju aega. Esineb vigu. Kasutajatele
ebamugav ja aeganõudev.
• Kirjeldada, mis ajendab projekti ette võtma, mis probleemi
lahendatakse
Oodatavad ärikasud (mõjud tööprotsessidele, infovahetusele,
kulude kokku hoid vms)
• Menetluskäik muutub kiiremaks
• Väheneb käsitööde maht, tööaja kokkuhoid
• Võimalik on protsessi käiku jälgida, kes mida ja millal on teinud,
kelle käes on tööde järg
• Väheneb vigade arv, kuna andmete sisestusel kasutatakse
eelkontrolli ja valideerimist
• Taotlejatele mugavam ja kiirem, juhendab kasutajat, kasutajate
rahulolu
• Väheneb taotluste kontrolli aeg

2. • Kirjeldada, mida tulemusena oodatakse ja mis probleemid
lahendatud saavad
Millised äriprotsessid ja funktsioonid on skoobis ja millised ei ole?
• Skoobis taotluste menetluse protsess ja sellega seotud
raamatupidamise tegevused. Samuti nõukogu protsessid, kes
toetusi kinnitab.
• Skoobis ei ole ärianalüüs (Business Intelligence)
• Kirjeldada, millised äriprotsesid tehtavas projektis osalevad
Millised asukohad on skoobis ja millised mitte?
• Kasutajad on peakontorist ja maakonna keskkustest
• Kui on asukohti rohkem, siis tuua välja, keda projekt puudutab
Millised on projekti liidesed?
• X-tee liides:
o Äriregister
o Maksuamet
o Krediidiinfo
• Liides raamatupidamisega
• Dokumendihaldus
• Pangaliides
• Loetleda elektroonsed liidestused teiste infosüsteemidega
Millised IT tegevusprotseduurid on vajalikud?
• Administreerimine/monitooring
• Varukoopiate tegemine
• Loetleda vajalikud IT tegevusprotseduurid, mis tekivad
süsteemi kasutuselevõtu järgselt
Kas vastuvõtu testimise plaan ja testimine on vajalikud?
• Tarnija esitab testplaani, tellija viib läbi testimised iga etapi järel
ja lõpus terviktestimise.
• Kui tegemist on arendusprojektiga, siis kirjeldada, kuidas
veendutakse tulemuse toimivuses
Kas süsteemi analüüs on vajalik, kui jah, siis mida vaja on?
• Vajalik on algul läbi viia detailanalüüs, mille tulemuseks on
analüüsi dokument. Kinnitatud analüüsi alusel toimub
arendamine
• Infosüsteemi arendusprojekti puhul tuua välja analüüsi ulatus
(eelanalüüs, detailanalüüs, nõuete püstitamine)
Millist koolitust on vaja?
• Vaja on lõppkasutaja koolitust, peakasutaja koolitust ja
administraatori koolitus
• Kirjeldada, kuidas tööprotsessi muudatus kasutajateni viiakse.
Mida on vaja teha, et kasutajad omandaks muutunud protsessi
töövõtted?
Millist dokumentatasiooni on vaja?
• Detailanalüüsi dokument
• Andmemudel
• Kasutusjuhend
• Taasteplaan ja paigaldusjuhend
• Kasutajajuhend

3. • Loetleda kõik projekti tulemusena tekkivad dokumendid
Millised on kriitilised nõuded?
• Olulised protsessid on hõlmatud, ei tohi tekkida pudelikaelu
protsessis
• Mida tuleb kindlasti silmas pidada, et projekti eesmärgid
saavutada
Eeldused Organisatsioonilised eeldused:
• Pädev projekti organisatsioon (sponsor, projektijuhid, juhtrühm)
• Tellija esindajate aktiivne osalus
• Hea kommunikatsioon, kasutajate varane kaasamine,
huvigruppide informeerimine
• Mida on vaja organisatsiooni poolt tagada
Keskkonna eeldused:
• Vajaliku riistvara ressursi tagamine
Välised eeldused:
• X-tee liidestuse tagatus
• Kui projekt sõltub välistest teguritest (kolmandad osapooled,
infrastruktuur, seadusandlus vms), siis tuua need siin välja
Piirangud Projekti makimaalne maksumus: 120 000 €
Mis on eeldatava maksumuse ülempiir, mis on eelarve piir
Projekti lõpetamise hiliseim tähtaeg: 1.11.2014
Mis ajaks hiljemalt tulemust on vaja, et projektil oleks mõtet
Millised on projektidevahelised sõltuvused?
• Dokumendihalduse infosüsteemi arendused on lõpetatud
• Raamatupidamise tarkvara versioon on uuendatud
• Kui on projekte, millest antud projekt sõltub, siis tuua siin välja
Organisatsioonilised piirangud:
• Arvestada tuleb puhkuste perioodiga
• Vaja on kasutada välist projektijuhti
• Mida on vaja arvestada organisatsiooni ressursside kasutamisel
Keskkonna piirangud:
• Olemasolev Interneti kiirus on 16 Mb/s
• Kas on keskkonna piiranguid, mida peab arvestama
Välised piirangud:
• Kasutada tuleb X-tee uut formaati
• Arvestada tuleb kehtiva seadusandluse nõudeid
• Kas on väliseid piiranguid, mida peab arvestama
Lahtised Kirjelda lühidalt lahtised küsimused, mida tuleb lahendada enne
küsimused projekti algust või projekti käigus?
• Detailanalüüsi käigus selgitada, kas liidestus XXX välise
infosüsteemiga on võimalik ja vajalik
• Kas on nõudeid või asjaolusid, mis praegu veel selged ei ole
Sponsor Kes kinnitab projekti skoobi?
• Finantsjuht

4. • Kes on sponsor (amet)
Kes kinnitab projekti nõuded?
• Osakonna juhataja
• Sponsor või äriüksuse juht, kes ärikasusid saab
Kes kõrvaldab projekti takistused?
• Finantsjuht
• Tüüpiliselt sponsor
Kes võtab vastu valmis tulemuse?
• Osakonna juhataja
• Sponsor või äriüksuse juht, kes ärikasusid saab
Projekti juht Kes juhib projekti?
Organisatsioon: Organisatsiooni nimi
Amet: Praegune amet
Nimi: Projektijuhi nimi
Õigused:
• Skoobi, eelarve ja tähtaja sees olevate muudatuste otsustamine
• Kui õigusi on vaja piirata, siis tuua välja õiguste piirid
Huvigrupid Keda projekt mõjutab?
• Omad töötajad
• Välised taotlejad, kliendid
• Kellega peab projekti läbiviies arvestama, kes saavad
mõjutatud projekti tulemusest (näit. avalikkus)
Kes projekti mõjutavad?
• Juhtkond
• Omad töötajad
• Kes võivad projekti käiku mõjutada, kelle mõjuga peab
arvestama
Ressursid ja Milliseid ressursse on vaja?
vastutus • Tellijapoolne projektijuht
• Peakasutaja
• Testijad
• Valdkondade esindajad
• Väline arendaja
• Keda on projekti läbiviimiseks vaja, rollid
Mida nad tegema peavad?
• Korraldama tellijapoolsete ressursside tööd projektis
• Osalema detailanalüüsis ja andma edasi äriprotsessi teadmuse
• Testima etappide vahetulemusi ja lõpptulemust
• Kirjeldada mitte-enesestmõistetavad rollide tegevused
Ajakava Projekti algus: 1.05.2013
Projekti lõpp: 1.11.2013
Kui palju töötunde läheb vaja: Täita, kui on teada
Millised eeldused on tehtud?
• Töömahu osas on saadud eksperthinnang

5. • Mis alustel ajakava on koostatud
Tulemus Mis on projekti lõpptulemus?
• Projekt on tähtajaks ja eelarve piires juurutatud
• Oodatud ärikasud on saavutatavad
• Uus tööprotsess on juurutatud ja kasutajad vajalikud töövõtted
omandanud
Kes vastutab tulemuste eest?
• Arendaja vastutab eesmärkidele vastava detailanalüüsi
koostamise eest ja sellele vastava arendustöö teostamise eest
ning juurutuse läbiviimise eest
• Sponsor vastutab ressursside eraldamise eest ja tulemuse
vastuvõtmise eest
• Tellijapoolne projektijuht vastutab organisatsiooni sisese
töökorralduse ja selle tulemuslikkuse eest
Etapid Millised on projekti etapid?
• Detailanalüüs
• 3 arendusetappi
• Juurutus
• Testperiood/pilootprojekt
• Loetleda projekti etapid
Vahetulemused Millised on etappide vahetulemused?
• Kui saab vahetulemused eraldi välja tuua, siis kirjeldada need
siin
Ärianalüüs Miks seda projekti tehakse?
• Et tõsta töö efektiivsust, parandada töö kvaliteeti, suurendada
klientide rahulolu ja parandada ülevaadet tööprotsessist, et teha
paremaid juhtimisotsuseid
Mis juhtub, kui me ei tee?
• Olemasolevad vahendid ei ole jätkusuutlikud, võimalikud on
suuremad häired tööprotsessis
Miks seda praegu teha?
• Olemas on organisatsiooni ootus parema töökorralduse järele
Kui kriitiline on projekti mõju?
• Mõjutab oma töötajate tööprotsessi töökoormuse vähenemise
suunas, lihtsustab klientide suhtlust meie organisatsiooniga
Tasuvuse hinnang:
• Eeldatav investeeringu tasuvusaeg on 1,5 aastat
Riskid Mis võib valesti minna?
• Arenduspartner osutub ebapädevaks
• Detailanalüüs ei too kogu protsessi olemust välja
• Juurutusel on kasutajate vastuseis
• Tuua välja sel hetkel teadaolevad suuremad riskid
Millised on riskide mõjud?

6. • Projekti tähtaeg ületatakse
• Vead tarkvaras
• Tarkvara ei toeta kogu äriprotsessi, tekivad pudelikaelad
protsessis
• Kasutajad ei võta tarkvara omaks ja töötavad selle
kasutuselevõtul vastu
• Millised võimalikud negatiivsed mõjud võivad tekkida
Millised on vastumeetmed?
• Hanketingimustega tuleb välistada ebapädevad arendajad
(hinna osakaal ei või olla suur)
• Detailanalüüsi ülevaatamiseks tuleb varuda aega ja tutvuda
projekteeritud lahendusega põhjalikult. Vajadusel kaasata
väline ekspert
• Kaasata lõppkasutaja esindajad juba projeti algusest
• Kuidas vähendada riskide mõju
Kvaliteedi Püstitatud kvaliteedi nõuded:
kriteeriumid • Detailanalüüs vastab äriprotsessile ja protsessi on optimeeritud
• Arendus on tehtud tähtaegselt ja vastab detailanalüüsile
• Testimised annavad soovitud tulemuse
• Kasutajad on koolitatud ja omandanud peamised kasutusvõtted
• Eesmärgiga püstitatud ärikasud on saavutatud
• Seada mõõdetavad kriteeriumid tulemuse hindamiseks
Kulud Loetle kõik riistvara, tarkvara, võrgu, personali, ruumide ja muud
kulud:
• Riistvara:
• Tarkvara: Tarkvara litsensid xxx €
• Võrk:
• Personal:
• Ruumid:
Kokku: YYY €
Projektijuhtimise Plaan asub /Server/projektijuhtimise plaan.docx
plaan
Kinnitused Kinnituse tähtaeg:
Roll Nimi Kuupäev Allkiri
Kliendi esindaja Sponsor
Osakonna juht
IT projekti juht
IT direktor