Szkolenie zarządzanie projektami

1. Zarządzanie projektem
Ujęcie procesowe

2. Cele:
Po zakończeniu tego projektu, uczestnicy będą wiedzieli:
1. Czym jest projekt i zarządzanie projektem
2. Jak przebiega modelowy proces zarządzania projektem
Po zakończeniu tego projektu, uczestnicy będą potrafili:
1. Rozpoznać sytuacje wymagające zastosowania podejścia projektowego
2. Opracować plan średniej wielkości projektu
Celem tego warsztatu NIE JEST:
1. Przeszkolenie uczestników z oprogramowania do zarządzania projektami
2. Wykształcenie etatowych kierowników projektów

3. Podstawowe pojęcia:
Projekt:
• Powiązane ze sobą działania – złożoność
• Zaplanowany początek i koniec – tymczasowość
• Określony cel – unikalność produktu
Przykłady projektów:
• Zmienić system informatyczny
• Opracować i wdrożyć nową koncepcję pracy działu marketingu
• Wprowadzić nowy produkt na rynek

4. Planowanie
Realizacja
Nadzór
Zarządzanie:
Nie ma zarządzania PROJEKTEM
Zarządza się LUDŹMI realizującymi PROJEKT

5. Proces – systematyczny układ działań
prowadzących do osiągnięcia celu
Proces myślowy
Wejścia Proces Wyjścia
•Potrzeba działania
•Wiedza
•Doświadczenie
•Informacje
•Intuicja
•Przeczucia
•….
•Zbieranie informacji
•Przetwarzanie
informacji
•Planowanie działań
•…
•Rozwiązane
zagadnienie

6. Zarządzanie projektami:
Planowanie i nadzorowanie działań projektowych
Aby zrealizować oczekiwanie zainteresowanych stron
Wejście Proces Wyjścia
•Zidentyfikowana potrzeba
działania
•Plany strategiczne
•Plany operacyjne
•Polityka firmy
•Zasoby
Uruchomienie
•Analizowanie potrzeb/Punkt decyzyjny
• Zrealizowane cele
biznesowe
• Produkty projektu
• Udokumentowana
wiedza
Planowanie
•Planowanie wstępne/Punkt decyzyjny
•Planowanie szczegółowe
•Planowanie pomocnicze
•Weryfikacja planu/ Punkt decyzyjny
Realizacja
•Rozpoczęcie realizacji
•Realizacja prac projektowych
Nadzór
•Monitorowanie
•Modyfikowanie planu/Punkt decyzyjny
Zakończenie
•Zwolnienie zasobów
•Zamkniecie projektu
•Ocena projektu

7. Uruchomienie
•Analizowanie
potrzeb
Planowanie
•Planowanie
wstępne
•Planowanie
szczegółowe
•Planowanie
pomocnicze
Nadzór
•Monitorowanie
•Modyfikowani
e planu
Zakończenie
•Zwolnienie
zasobów
•Zamkniecie
projektu
•Ocena
projektu
Realizacja
•Rozpoczęcie
realizacji
•Realizacja
ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

8. Uruchomienie
Analizowanie potrzeb:
Aby sprecyzować potrzebę działania i umożliwić zaplanowanie projektu, muszą
zostać zdefiniowane „na wejściu”:
• Potrzeba działania
• Plan strategiczny
• Wymagania klienta zewnętrznego lub wewnętrznego
• Informacje dodatkowe
Źródłem projektów są zazwyczaj:
• Zagadnienia biznesowe (wdrażanie strategii)
• Wymogi operacyjne (bieżące podnoszenie efektywności)
• Potrzeby klientów

9. Wejście:
• Analiza potrzeb
• Decyzja o rozpoczęciu
• Plan pracy na planem projektu
• Najlepsze praktyki
• Informacje dodatkowe
Proces:
• Czego dotyczy projekt
• Na kiedy ma / może być osiągnięty
• Ile ma / może kosztować
• Jakie cele biznesowe mamy osiągnąć w wyniku tego projektu
• Jakie cele dodatkowe mamy osiągnąć
• Co nie jest celem projektu
• Jakie produkty mamy osiągnąć
Planowanie zakresu projektu
opisanie i zwymiarowanie produktów oraz celów projektu

10. • Jakie założenie przyjęto (polityka firmy, zasady pracy, priorytety wykorzystania
zasobów, metody zarządzania…)
Wyjścia:
• Sformułowanie zakresu projektu
• Opis celów projektu
• Opis produktów projektu
• Opis przyjętych założeń
• Informacje dodatkowe
Jeżeli nie ma opisu produktu, nie można rozpocząć
planowania projektu, bo skąd wiadomo co planować?
Planowanie zakresu projektu
opisanie i zwymiarowanie produktów oraz celów projektu

11. Zakres i cele projektu
Sformułowanie zakresu projektu
Wyłonić grupę 6-12 praktykantów na letni program praktyk,
opracować harmonogram praktyk oraz przeprowadzić spotkanie
powitalne do 2 lipca 2007, po kosztach do ustalenia.
Cele projektu:
Poprzez realizację tego projektu firma osiągnie następujące
korzyści:
• Skuteczna rekrutacja potencjalnych pracowników
• Zwiększenie zasobów ludzkich niezbędnych do przeprowadzenia
strategicznych projektów
Poprzez realizację tego projektu firma osiągnie następujące cele
dodatkowe:
• Poprawienie wizerunku firmy na rynku pracodawców
Celem niniejszego projektu nie jest rekrutacja pracowników.

12. Produkty projektu:
1. Wyłoniona grupa 6-12 kandydatów
2. Przygotowany harmonogram praktyk
3. Przygotowane i przeprowadzone spotkanie powitalne
praktykantów - wdrożenie

13. Produkty podprojektu: REKRUTACJA
1. Zebrane i przeanalizowane aplikacje kandydatów
2. Przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wytypowaną
grupą studentów
3. Opracowane tematy miniprojektów rekrutacyjnych
4. Zweryfikowane miniprojekty przesłane przez
zakwalifikowanych kandydatów
5. Wybrani praktykanci przydzieleni do konkretnych działów

14. Produkty podprojektu: HARMONOGRAM
1. Opracowana koncepcja merytoryczna praktyk
2. Określone zadania do wykonania
3. Koordynacja realizacji przygotowań (sprzęt, logistyka)
4. Opracowane projekty studenckie na lipiec (określenie
zakresu, przydzielenie coachów, przypisanie studentów do
projektów)

15. Produkty podprojektu: WDROŻENIE
1. Zorganizowane spotkanie powitalne (catering, zaproszenie,
prowadzenie)
2. Przygotowana i przeprowadzona prezentacja firmy
3. Koordynacja działań logistycznych (przygotowanie stanowisk
pracy, materiałów wprowadzających – teczka praktykanta)
4. Przypisani opiekunowie praktykantów, wdrożeni coachowie
w ich zadania.

16. Podjęte działania: REKRUTACJA
• Analiza nadesłanych 93 aplikacji, ocena zadań rekrutacyjnych
• Wyłonienie kandydatów do rozmów kwalifikacyjnych
• Zaproszenie kandydatów, ustalenie czasu i składu „komisji”
• Przeprowadzenie rozmów
• Przygotowanie i sprawdzenie rezultatów miniprojektów
rekrutacyjnych
• Organizacja szeregu spotkań rekrutacyjnych – wybór
kandydatów
• Prowadzenie dokumentacji (CV, aplikacje, miniprojekty)

17. Podjęte działania: HARMONOGRAM
• Określenie potrzeb szkoleniowych praktykantów
• Stworzenie koncepcji merytorycznej – plan warsztatów, rozkład
miniprojektów
• Zebranie w Firmie wstępnych zamówień na miniprojekty
• Opracowanie koncepcji miniprojektów
• Przydział wyłonionych praktykantów do konkretnych projektów
• Wdrożenie coachów w ich rolę
• Analiza terminów – ustalenie grafika spotkań i działań
(dostępność pracowników itp..)

18. Elastyczność wymiarów projektu:
Poniższa tabel określa elastyczność trzech podstawowych
wymiarów tytułowego projektu
Niezmienne
Raczej
niezmienne
Zmienne
X
X
X
Zakres
Czas
Koszt

19. Planowanie zakresu prac
opisanie relacji produktów i podproduktów projektu
Wejście
• Sformułowanie zakresu projektu
• Opis celów projektu
• Opis produktów projektu
• Opis przyjętych założeń
• Informacje dodatkowe
Proces
• Jakie podprodukty musimy wykonać, aby otrzymać produkty projektu
• Jakie produkty wiążą się z zarządzaniem tym projektem
• Zapisać strukturę podziału prac (WBS)
• Czy wszystkie elementy WBS wspierają realizację zakresu i celów projektu
Wyjścia
• Struktura podziału pracy (WBS)
• Informacje dodatkowe

20. Planowanie zakresu prac
opisanie relacji produktów i podproduktów projektu WBS
Sformułowanie zakresu projektu
Element Element
Podelement Element terminalny Element terminalny
Element terminalnyElement terminalny
Element terminalny

21. Planowanie zakresu prac
opisanie relacji produktów i podproduktów projektu
1. Praca może być wykonywana wg różnego klucza
2. WBS może mieć formę konspektu lub wykresu
3. WBS nie uwzględnia kolejności elementów
4. Należy używać języka wyników, a nie czynności lub przedmiotów
5. Rozpiętość nie więcej niż 7 (+/- 2); głębokość nie więcej niż 3
6. Przewidywany czas realizacji elementów zwykle ok. 2 tygodni
7. Jeżeli WBS ma ok. 100 elementów terminalnych należy wykorzystać podprojekty
8. Nie nadużywać oprogramowania
9. Uważaj na mikrozarządzanie – wykorzystaj tabelę odpowiedzialności do
uchwycenia zadań i innych szczegółów

22. Planowanie zasobów
zidentyfikowanie i zwymiarowanie zasobów niezbędnych
do realizacji projektu
Wejścia:
• Sformułowanie zakresu projektu
• Opis celów projektu
• Opis produktów projektu
• Opis przyjętych założeń
• Struktura podziału pracy (WBS)
• Informacje dodatkowe
Proces:
Rozważ każdy element terminalny z osobna
• Jakie będą potrzebne: kompetencje, środki trwałe, materiały eksploatacyjne,
zasoby specjalne, standardowy zestaw zasobów
• Jakie są jednostki miary
• Jaka jest cena jednostkowa

23. • Jaka jest potrzebna ilość zasobów
• Jakie są koszty
• Który z zasobów jest „wąskim gardłem”
Wyjścia:
• Tabela zapotrzebowania na zasoby
• Szacunkowe koszty projektu
• Informacje dodatkowe
Dobry WBS jest podstawą. W razie trudności rozważ podział
elementu na podelementy.
„Wąskie gardło” będzie limitować postęp prac w projekcie
Planowanie zasobów
zidentyfikowanie i zwymiarowanie zasobów niezbędnych
do realizacji projektu

24. Standardowy zestaw zasobów, którego koszty nie są wliczane do kosztów projektu,
obejmuje:
• Rozmowy telefoniczne
• Koszty związane z funkcjonowaniem biura (czynsz, prąd..)
• Obsługę administracyjną projektu
• Dostęp komputerów, drukarek itp.
• Materiały biurowe
Planowanie zasobów
zidentyfikowanie i zwymiarowanie zasobów niezbędnych
do realizacji projektu

25. Punkt decyzyjny
podjęcie decyzji o kontynuacji planowania projektu
Wejścia:
• Sformułowanie zakresu projektu
• Opis celów projektu
• Opis produktów projektu
• Opis przyjętych założeń
• Szacunkowe koszty projektu
• Kryteria wyboru projektów
• Informacje dodatkowe
Proces:
• Czy jesteśmy gotowi ponieść zidentyfikowane koszty, aby uzyskać produkty i cele
projektu
• Czy jesteśmy gotowi ponieść koszty planowanie, aby uzyskać więcej informacji

26. • jeśli tak, to należy udokumentować decyzję i udzielić autoryzacji do dalszych prac
• jeśli nie, to należy udokumentować decyzję i poinformować o wstrzymaniu prac
• jeśli niezbędne są modyfikacje, to należy udokumentować i zakomunikować
wytyczne
Wyjścia:
• Decyzja GO / NO GO / MODIFY
• Modyfikacje zakresu projektu
• Informacje dodatkowe
Planowanie projektu też pochłania zasoby
Uwaga na nadmiar inicjatyw
Punkt decyzyjny
podjęcie decyzji o kontynuacji planowania projektu

27. Planowanie szczegółowe
Ustalenie kolejności – identyfikowanie zależności między elementami terminalnymi;
umożliwia opracowanie harmonogramu projektu
• Który element terminalny można wykonać bez oczekiwania na inne
• Jakiego rodzaj zależność występuje
• Czy zależności pomiędzy elementami terminalnymi są poprawne
Szacowanie czasochłonności
• Mając dane zapotrzebowanie na zasoby, ile jednostek kalendarzowych będzie
trwała realizacja tego elementu terminalnego
Opracowanie harmonogramu
• Jaka jest ścieżka krytyczna – wyznaczenie zadań, których jakiekolwiek opóźnienie
w realizacji spowoduje wydłużenie czasu trwania całego projektu
• Jakie są ścieżki podkrytyczne
• Jakie będą przewidywane daty rozpoczęcie i zakończenia realizacji każdego z
elementów terminalnych

28. Planowanie odpowiedzialności
• Kto posiada lub zarządza zasobami do realizacji tego elementu terminalnego
• Jaka będzie rola każdego uczestnika
• Który z uczestników będzie wąskim gardłem
Określenie dostępności zasobów
• Jaka jest dostępność zasobu / uczestnika w trakcie trwanie projektu
• Jakie są ograniczenia
• Jakie są zasoby / uczestnicy alternatywni
Planowanie szczegółowe

29. Ćwiczenie
Przygotować imprezę weselną dla 80 osób
1. Sala wybrana
6. Sprawy
Kościelno-formalne
załatwione
5. ‘Logistyka’ gości
zorganizowana
4. Firma
cateringowa wybrana
3. Goście
zaproszeni
2. Zespół muz.
wybrany
1.1 Przygotowana
lista inter.
lokalizacji
1.2 Wysłane
zapytania
ofertowe
2.1 Preferencje
muz. ustalone
2.2 Nagrania
zespołów
zdobyte
2.3 Taśmy
zespołów
przesłuchane
3.1 Lista gości
przygotowana
3.2 Przygotowane
zaproszenia
3.3. Wysłane
zaproszenia
4.1 Przygotowana
lista poten.
firm
4.2 Oferty firm
zebrane
5.1 Hotel
zarezerwowany
5.2 Transport
zorganizowany
3.2.1 Projekt
wybrany
3.2.2 Zaproszenia
wydrukowane

30. Zapobieganie i przygotowywanie się na potencjalne problemy
Wejście:
• Plan projektu
• Informacje dodatkowe
Proces:
• Jakie cele lub produkty projektu wzbudzają niepokój
• Jakie ryzyko może wystąpić w trakcie realizacje tego celu lub produktu
• Jakie mogę być przyczyny
• Jakie działania możemy podjąć wobec każdego z ryzyk
• Jak możemy przygotować działania minimalizujące
• Skąd będziemy wiedzieć, kiedy podjąć każde z tych działań
• Kto będzie odpowiedzialny za monitorowanie wyzwalaczy i podjęcie działań
Planowanie pomocnicze
Zarządzanie ryzykiem

31. Planowanie pomocnicze
Zarządzanie ryzykiem
Wyjście:
• Plan zarządzania ryzykiem
• Modyfikacje do planu projektu
• Informacje dodatkowe
Ryzyko
(skutek/przyczyna)
Ryzyko
(skutek/przyczyna)
Działania
minimalizujące
Działania
przygotowawcze
Ryzyko
(skutek/przyczyna)
Działania
minimalizujące
Ryzyko
(skutek/przyczyna)
Wyzwalacz
Wyzwalacz
Wyzwalacz

32. Realizacja
1. Zakomunikowanie realizacji
• przeprowadzone spotkanie inicjujące; zapewnione pozyskanie
zasobów, przegląd prac na najbliższy czas, wyjaśnione
wątpliwości, ustalone zasady pracy w projekcie, zbudowany
entuzjazm dla projektu
2. Pozyskanie zasobów
• Poinformowanie z odpowiednim wyprzedzeniem zasobów i
menedżerów zasobów, przekazane oczekiwania co do wyników
3. Realizacja prac projektowych
Aby rozpocząć realizację należy posiadać zatwierdzony i
zweryfikowany plan projektu
Należy wyraźnie oddzielić planowanie projektu od jego
realizacji

33. Nadzór
1. Monitorowanie projektu
2. Zapewnienie i kontrola jakości
3. Raportowanie
4. Punkt decyzyjny
5. Modyfikowanie planu
Główne obszary monitorowania:
cele projektu, harmonogram, zużycie zasobów,
dostępność zasobów, praca zasobów, nowe ryzyka

34. Zakończenie
1. Zwolnienie zasobów
2. Zamknięcie projektu
3. Ocena projektu

35. Grzechy główne
zarządzania projektami
1. Używanie imienia nadaremno
czyli wszystko jest projektem
2. Nieumiarkowanie
czyli nadmiar projektów
3. Grzech pierworodny
czyli pokalane poczęcie projektów
4. Bałwochwalstwo
czyli kult świętego Perta, Gantta i Projecta
5. Popędliwość
czyli zaczynanie bez planowania

36. Zasady zarządzania projektami
• Stosuj proces zarządzania projektami
– uruchomienie
– planowanie wstępne
– planowanie szczegółowe
– realizacja
– nadzór
– zakończenie
• Zapewnij warunki konieczne dla procesu zarządzania
projektami
– poziom organizacji
– poziom komunikacji
• Okresowo dokonuj przeglądu portfela prowadzonych w firmie
projektów