1. 10 jaar BVP in Nederland
Ervaringen uit de praktijk 2002-2012
Jeroen van de Rijt

2. 1

3. Het proces
SELECTIE/ MANAGEMENT
VERDUIDELIJKING/ DOOR
BEOOGDE
MINIMALISEREN
GUNNING PRE-AWARD
CLARIFICATION VAN RISICO’S

4. Best Value zit in uitvoering
Valkuil: Focus op de selectie/gunningsfase
SELECTIE/ MANAGEMENT
VERDUIDELIJKING/ DOOR
BEOOGDE
MINIMALISEREN
GUNNING PRE-AWARD
CLARIFICATION VAN RISICO’S

5. Agenda
• Gunningsfase
– Lessen vanuit de OG kant
– Lessen vanuit de ON kant
• Pre-award fase
– Lessen vanuit de OG kant
– Lessen vanuit de ON kant
• Uitvoeringsfase
– Lessen vanuit de OG kant
– Lessen vanuit de ON kant
• Risico’s bij implementatie
• Overall lessen en conclusies
4

6. Lessen vanuit opdrachtgeverskant
• Kies zorgvuldig het eerste project
• Besteed veel aandacht aan opleiding interne team
• Besteed (heel) veel aandacht aan het beoogde projectresultaat
• Ga niet lopen ‘rommelen’ in/aan de criteria
• Belang van “huidige baseline” bij dienstverlening
• Houd continu het begrip “dominante informatie” voor ogen
• Zorg voor voldoende tijd om het inkoopproject te doorlopen
• Probeer niet de details van het project in te duiken
5

7. Lessen vanuit inschrijverskant
• De meeste aanbieders vinden BVP prettig om mee te werken
• Het blijkt lastig om de inschrijving met verifieerbare performance-
informatie te onderbouwen
• Goede inschrijvers begrijpen het belang van kwalitatief goede
sleutelfunctionarissen
• In de helft van de gevallen heeft de beste inschrijver ook de laagste
prijs
• De minder goede aanbieders vragen om heel veel detailinformatie
rondom het project
• Een aantal inschrijvers ziet BVP als een “inkooptrucje” en zoekt een
manier om de tender te winnen
6

8. Lessen vanuit opdrachtgeverskant
• Veel opdrachtgevers zijn blij dat ze de selectie/gunningsfase achter
de rug hebben en willen de uitvoering in (en snappen het belang
van de pre-award niet)……
• Juridische discussie of de pre-award bij een publieke OG
voorafgaand aan de gunning mag plaatsvinden
– (ja dat mag!!!!)
• Veel OG’s hebben behoefte aan een “gestandaardiseerde” manier
van het doen van de pre-award fase
– (net zoals het format uit de selectiefase!)
• Er zijn projectleden van OG’s die er op uit zijn om de beoogd ON te
“tackelen”
7

9. Lessen vanuit inschrijverskant
• De beoogde gunning leidt niet automatisch tot daadwerkelijke
gunning
• Voor de beoogd ON is het (in de regel) best lastig om de leiding van
het project over te nemen en de OG aan te sturen
• Er is in de private sector soms neiging om te gaan onderhandelen
• Er moet een teamlid van de OG “naar de overkant springen” om de
beoogd ON te helpen
– Mentoring!!! (door bv de contracting officer)
• Er is een behoefte om de pre-award fase zo kort mogelijk te houden
en “gewoon aan het werk te gaan”
– “wanneer kan het contract worden getekend”
8

10. Lessen vanuit opdrachtgeverskant
• De doelstelling die de OG oorspronkelijk voor ogen had bij de start
van de aanbesteding wordt vaak overtroffen
– Lagere prijs en/of betere kwaliteit
• Veel OG’s vinden het prettig om alsnog te “managen, inspecteren &
te controleren”
• De meeste risico’s worden veroorzaakt door OG
• Er is soms behoefte aan OG kant om zaken niet expliciet te maken
• Het werken met de WRR en het RMP is dé manier om BVP
“sustainable” te maken in de organisatie
– Rijkswaterstaat is de enige organisatie die al zo ver is
9

11. Lessen vanuit inschrijverskant
• Aanbieders realiseren betere resultaten dan de OG oorspronkelijk
voor ogen had bij de start van de aanbesteding
– Betere performanceline
• De visionaire aanbieders snappen het belang van de WRR
• De visionaire aanbieders doen aan scenario-planning en hebben
proactieve en correctieve acties op de plank liggen
• De beste ON’s leunen weinig op de OG;
– de mindere ON’s hebben de steun van de OG nog nodig
10

12. Soorten van risico’s bij implementatie
Performance Risk
– Vendors may not know how to accept accountability
– Vendors may not know how to perform in best-value environment
– Agency does not implement correctly or makes changes to the process
Political Risk
– “Program is not legal”
– “Process is wasting money”
– “Process is not being fair or process only picks favorite contractors”
– “Process is not open and it limits competition”
– Non-performing vendors who don’t like the program
– Internal personnel that do not want to change
Program Risk
– Agency loses discipline once program has been successful
– Agency expands the program too rapidly (speed is our enemy)
– Agency does not buy into the basic concepts and theory

13. Overall take-aways
Het is niet altijd even makkelijk,
maar het toepassen van BVP loont!!
Leer van de ervaringen van anderen!
12