Dokumen tersebut membahas sistem pengadaan barang dan jasa di BPD Kaltim yang meliputi proses pengadaan melalui penyedia barang/jasa dan swakelola serta evaluasi penawaran dan masalah yang dihadapi beserta solusinya.

1. ANALISIS SISTEM PENGADAAN
BARANG DAN JASA OLEH
DEPARTEMEN MBJ DI BPD KALTIM
SAMARINDA
Oleh :
Eka Ayu Yuliantie

2. Latar Belakang
• kegiatan operasional perusahaan pada
dasarnya membutuhkan modal (uang), manusia
(karyawan), dan peralatan (mesin, dll).
• perusahaan perlu memenuhi kebutuhan rumah
tangga dengan melakukan pengadaan barang
dan jasa.

3. Lanjutan
• Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik untuk
menulis Laporan PKL dengan judul “ Analisis
Sistem Pengadaan Barang dan Jasa oleh
Departemen Manajemen Barang dan Jasa di
Bank Pembangunan Daerah Kalimanatan
Timur Samarinda “

4. Tinjauan Pustaka
Pengertian Sistem (Prof. Drs Onong Uchjana E.,
Sistem Informasi Manajemen : 1996)
• Menurut Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang
saling terikat dalam suatu antar relasi diantara
unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
• Menurut Anatol Raporot
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan
perangkat hubungan satu sama lain.

5. Lanjutan
• Menurut L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara
konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-
bagian dalam keadaan saling tergantung satu
sama lainnya.
• Menurut Gordon B. Davis
Sistem terdiri dari bagian-bagian yang bersama-
sama beropeerasi untuk mencapai beberapa
tujuan.

6. Pengertian Pengadaan Barang/Jasa
• Berdasarkan Keppres No 80 Tahun 2003 Pasal
1
• Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah
kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai
dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan
secara swakelola maupun oleh penyedia
barang/jasa.

7. Lanjutan
• menurut Tjokroamidjojo
Pengadaan (Procurement) tidak selalu harus
dilaksanakan dengan pembelian tetapi atas atas
pemilihan berbagai alternatif dengan
berpedoman pada prinsip-prinsip mana yang
paling praktis, hemat, sesuai dengan pembelian,
pinjaman, penukaran, pembuatan, perbaikan.
(Tjokroamidjojo, Pengantar Adminsitrasi
Pembangunan, 1990 : 175).

8. Pelaksanaan PKL
Lokasi PKL
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di
Gedung Pusat Bank Pembangunan Daerah
Kalimantan Timur, jalan Jendral Sudirman No.33
Samarinda.

9. Gambaran Umum Perusahaan
• Bank Pembangunan Daerah (BPD) Kalimantan
Timur Samarinda didirikan pada tanggal 14
Oktober 1965.
• BPD Kaltim merupakan salah satu Perusahaan
Daerah (BUMD) milik Pemerintah Provinsi dan
Pemerintah Kabupaten/Kota se-Kaltim, yang
menyediakan layanan jasa perbankan
sebagaimana Bank Umum Pemerintah dan
Bank Umum Swasta Nasional lainnya.

10. Kegiatan PKL
• Selama masa PKL Penulis di tempatkan pada
Divisi Umum di bagian Departemen
Manajemen Barang dan Jasa. Selama PKL
Penulis ditugaskan untuk membantu pekerjaan
Assisten Departemen MBJ dalam hal
mempersiapkan dokumen yang berhubungan
dengan pengadaan

11. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa di BPD
Kaltim Mulai
User menerbitka Bon Permintaan
Bon Permintaan diserahkan ke Departemen MBJ
No
Persetujuan Pemimpin
Dept.MBJ
Yes
Bon Permintaan masuk ke Ass.Dept. MBJ
Pemilihan dan Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa
Departemen MBJ Menerbitkan SPB/SPK
SPB/SPK diserahkan ke Penyedia Barang/Jasa
Barang/Jasa diserahkan ke Departemen MBJ
Departemen MBJ Menerbitkan Berita Acara untuk menyerahkan Barang/jasa ke
pihak User
Selesai

12. Untuk pengadaan barang/jasa di BPD Kaltim
dilakukan melalui Penyedia barang/jasa dan
swakelola
1. Penyedia Barang/Jasa; pekerjaan yang
melibatkan badan usaha atau
orang/perseorangan yang menyediakan
barang/jasa lainnya.
2. Swakelola; pekerjaan yang direncanakan,
dikerjakan, dan atau diawasi sendiri oleh bank

13. Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa
1. Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

14. 2. Metode Penyampaian dokumen penawaran
barang/jasa
1. Metode satu sampul
Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang
terdiri dari persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran harga
yang dimasukan ke dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada
panitia/pejabat pengadaan.
2. Metode dua sampul
Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul
tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul
tertutup II, selanjutnya sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam
1 (satu) sampul (sampul penutup) dan disampaikan kepada
panitia/pejabat pengadaan.

15. 3. Metode dua tahap
metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang
persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul
tertutup I, sedangkan harga penawaran dimasukkan dalam sampul
tertutup II, yang penyampaiannya dilakukan dalam 2 (dua) tahap
secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

16. 3. Evaluasi Penawaran Barang/Jasa
a. Sistem gugur
evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa dan
membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan
persyaratan yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa dengan urutan proses evaluasi dimulai dari
penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan
kewajaran harga, terhadap penyedia barang/jasa yang tidak lulus
penilaian pada setiap tahapan dinyatakan gugur.
a. Sistem nilai
evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai
angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria
dan nilai yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa, kemudian membandingkan jumlah nilai dari
setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

17. c. Sistem penilaian biaya
evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan nilai pada
unsur-unsur teknis dan harga yang dinilai menurut umur ekonomis
barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan nilai yang
ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa,
kemudian nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satuan
mata uang tertentu, dan dibandingkan dengan jumlah nilai dari
setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

18. Pengadaan dengan Swakelola
1. Penetapan sasaran
2. rencana kegiatan
3. Penyusunan jadwal pelaksanaan;
4. Pengawasan dan Pertanggungjawaban
5. Pelaporan

19. Permasalahndan Evaluasi Kegiatan PKL
1. Identifikasi Masalah
a. User yang tidak mengikuti alur sistem
pengadaan, seperti halnya membuat Bon
Permintaan.
b. Adanya kemungkinan terhambatnya sistem
pengadaan karena Vendor tidak melengkapi
syarat Dokumen Pengadaan pada waktu
mengikuti seleksi pemilihan Penyedia
Barang/Jasa.

20. 3. Akibat Masalah
a. kesalahpahaman antara User dengan
Departemen MBJ karena User menginginkan
pengadaan segera terpenuhi, sedangkan untuk
pengadaan sendiri harus mengikuti aturan yang
berlaku.
b. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa tidak bisa
segera dilakukan, karena Panitia Pengadaan
harus melakukan Pengumuman Ulang untuk
pengadaan, sehingga menjadi kurang efektif.

21. 2. Sebab Masalah
• Kurangnya pemahaman User tentang sistem
pengadaan yang harus mengikuti aturan yang
berlaku.
• Kurangnya pemahaman Vendor dalam
mengikuti seleksi penyedia barang/jasa.

22. 4. Alternatif Pemecahan Masalah
a. User tidak mengikuti alur sistem pengadaan karena kurangnya
pemahaman tentang prosedur pengadaan barang/jasa
dilingkungan BPD Kaltim yaitu dengan memberikan sosialisasi
tentang Sistem Pengadaan Barang/Jasa kepada Karyawan BPD
Kaltim, bahwa kegiatan pengadaan harus mengikuti sistem yang
berlaku, yang telah diatur dalam SOP Tentang Pengadaan
Barang/Jasa di Lingkungan BPD Kaltim.
b. Memberikan Sosialisasi melalui Papan Pengumuman atau website,
dan sosialisasi langsung kepada Vendor, bahwa Vendor yang
mendaftar seleksi, penting untuk melengkapi syarat Dokumen
Pengadaan. Demi kelancaran bersama dalam seleksi pemilihan
Penyesdia Barang/Jasa.