تحرير الكتب الرسمية وكتابة المختصر

1. َ‫ض‬ْ‫ح‬َ‫م‬‫ال‬ ‫وكتابة‬ ‫الرسمية‬ ‫الكتب‬ ‫تحرير‬
‫ر‬
‫إعداد‬
‫أ‬
.
‫د‬
.
‫صالح‬ ‫مهدي‬ ‫ميثم‬

2. ‫الرسمي‬ ‫الكتاب‬
•
‫بأنه‬ ‫ف‬ّ‫يعر‬
‫مؤسستين‬ ‫بين‬ ‫رسمية‬ ‫تخاطب‬ ‫رسالة‬
‫أ‬
‫و‬
‫أ‬
‫كث‬
‫ر‬
‫بين‬ ‫أو‬
‫وأفراد‬ ‫مؤسسة‬
•
‫الكتاب‬ ‫يحتوي‬ ‫ماذا‬
:
•
‫على‬ ‫الرسمي‬ ‫الكتاب‬ ‫يحتوي‬
‫الدولة‬ ‫وشعار‬ ‫اسم‬
‫أ‬
‫وشعارها‬ ‫التابعة‬ ‫الدائرة‬ ‫واسم‬ ‫والوزارة‬
‫وبال‬
‫ل‬
‫واإل‬ ‫العربية‬ ‫غتين‬
‫وتس‬ ‫بالكردية‬ ‫وأيضا‬ ‫نكليزية‬
‫تعمله‬
‫التابعة‬ ‫والمديريات‬ ‫العامة‬ ‫والدوائر‬ ‫الوزارات‬
•
‫وتار‬ ‫الصادر‬ ‫الكتاب‬ ‫تسلسل‬ ‫رقم‬ ‫كتاب‬ ‫كل‬ ‫يحمل‬ ‫ان‬ ‫يجب‬
‫يخ‬
‫باليوم‬ ‫صدوره‬
/
‫والشهر‬
/
‫أص‬ ‫التي‬ ‫الجهة‬ ‫ختم‬ ‫وعليه‬ ‫والسنة‬
‫درته‬
‫الصادرة‬ ‫ختم‬
..
•

3. •
‫ب‬ ‫يكتب‬ ‫ان‬ ‫يجب‬
‫أ‬
‫المرسل‬ ‫الجهة‬ ‫اسم‬ ‫الكتاب‬ ‫على‬
‫إ‬
‫بحرف‬ ‫مسبوقة‬ ‫باالسم‬ ‫وتذكر‬ ‫ليها‬
‫الجر‬
"
‫إ‬
‫لى‬
"
‫هكذا‬ ‫مائل‬ ‫وخط‬
(
‫الى‬
) /
‫مثال‬
:
‫إ‬
‫لى‬
/
‫الصحة‬ ‫وزارة‬
-
‫والقانونية‬ ‫والمالية‬ ‫اإلدارية‬ ‫األمور‬ ‫دائرة‬
/
‫واأل‬ ‫الدراسات‬ ‫شعبة‬
‫ل‬
‫قاب‬
‫العلمية‬
.
-
‫يجب‬
‫أ‬
‫وي‬ ‫يكتب‬ ‫ن‬
‫بي‬
‫الموض‬ ‫أي‬ ‫عنه‬ ‫ومعبر‬ ‫الكتاب‬ ‫يحتويه‬ ‫الذي‬ ‫الموضوع‬ ‫اسم‬ ‫ن‬
‫وع‬
‫حرف‬ ‫ب‬ ‫اختصارا‬
(
‫م‬
) /
‫مثال‬
:
‫م‬
/
‫استفسار‬
-
‫و‬ ‫النص‬ ‫بكتابة‬ ‫الشروع‬ ‫قبل‬ ‫تحية‬ ‫يحمل‬ ‫ان‬ ‫يجب‬
‫طيبة‬ ‫تحية‬ ‫مثال‬
.
‫وغيرها‬ ‫التحايا‬ ‫أطيب‬ ‫نهديكم‬ ‫او‬
-
‫بالعامية‬ ‫ويسمى‬ ‫النص‬ ‫كتابة‬
(
‫الكليشة‬
)
‫ي‬ ‫خبرة‬ ‫يمتلك‬ ‫الذي‬ ‫هو‬ ‫األقدم‬ ‫والموظف‬
‫ستطيع‬
‫نص‬ ‫تأليف‬
(
‫كليشة‬
)
‫أخطا‬ ‫دون‬ ‫الفصحى‬ ‫بالعربية‬ ‫عبارات‬ ‫و‬ ‫الكلمات‬ ‫هنا‬ ‫ويراعى‬
‫وتراعى‬ ‫ء‬
‫العربية‬ ‫اللغة‬ ‫قواعد‬ ‫به‬
(
‫جر‬ ‫نصب‬ ‫رفع‬
)
‫مقدارها‬ ‫مسافة‬ ‫وترك‬
(
2
‫سم‬
)
‫لبداية‬ ‫كفراغ‬
‫األ‬ ‫السطر‬
‫النص‬ ‫وكتابة‬ ‫ول‬
.
‫بعبارة‬ ‫ويختمه‬
(
‫االحترام‬ ‫مع‬ ‫التقدير‬ ‫ولكم‬ ‫هذا‬
. )
‫واختصر‬ ‫ودل‬ ‫قل‬ ‫ما‬ ‫الكالم‬ ‫وخير‬
.
-
‫ان‬ ‫يجب‬ ‫المرفقات‬ ‫تسمى‬ ‫ترفق‬ ‫سابقة‬ ‫كتب‬ ‫او‬ ‫قوائم‬ ‫ارسال‬ ‫الكتب‬ ‫تحتاج‬ ‫احيانا‬
‫الى‬ ‫يشار‬
‫المرفقات‬
‫إ‬
‫مرفقة‬ ‫قائمة‬ ‫على‬ ‫يحتوي‬ ‫الكتاب‬ ‫كان‬ ‫ن‬
(
‫قائمة‬
‫أ‬
‫مثال‬ ‫سماء‬
‫أ‬
‫ق‬ ‫من‬ ‫نسخة‬ ‫و‬
‫انون‬
‫أ‬
‫و‬
‫لم‬ ‫سابق‬ ‫كتاب‬
‫تت‬
‫اإل‬ ‫م‬
‫علي‬ ‫جابة‬
‫ه‬
)
‫ت‬
‫اإل‬ ‫تم‬
‫شار‬
‫ة‬
‫للمرفقات‬

4. •
‫كذلك‬ ‫وتكتب‬
‫المرفقات‬
:-
•
‫باأل‬ ‫قائمة‬
‫سماء‬
.
•
‫المرقم‬ ‫كتابكم‬ ‫من‬ ‫نسخة‬
(
‫كذا‬
)
‫بتاريخ‬
(
‫كذا‬
(
‫مالحظة‬
/
‫و‬ ‫تكتب‬ ‫ال‬ ‫وتلغى‬ ‫المرفقات‬ ‫تكتب‬ ‫ال‬ ‫الكتاب‬ ‫مع‬ ‫مرفقات‬ ‫توجد‬ ‫لم‬ ‫وان‬
‫أ‬
‫وجدت‬ ‫ان‬ ‫ما‬
‫ف‬
‫يجب‬
‫أ‬
‫تكتب‬ ‫ن‬
‫أع‬
‫المدير‬ ‫توقيع‬ ‫من‬ ‫لى‬
.
-
‫يجب‬
‫أ‬
‫الوزير‬ ‫توقيع‬ ‫وتاريخ‬ ‫وتوقيع‬ ‫اسم‬ ‫يحمل‬ ‫ن‬
‫أ‬
‫العام‬ ‫المدير‬ ‫و‬
‫أ‬
‫و‬
‫أ‬
‫اإلداري‬ ‫معاونيه‬ ‫حد‬
‫ويكون‬ ‫عنه‬ ‫بالوكالة‬
‫أ‬
‫والمرفقات‬ ‫النص‬ ‫سفل‬
(
‫إ‬
‫وجدت‬ ‫ن‬
)
‫بالجهة‬
(
‫اليسرى‬ ‫السفلى‬
)
‫من‬
‫الرسمية‬ ‫صفته‬ ‫مع‬ ‫للمدير‬ ‫الثالثي‬ ‫االسم‬ ‫ويكتب‬ ‫الكتاب‬
...
-
‫يجب‬
‫ت‬
‫ذي‬
‫ي‬
‫وتكتب‬ ‫بالنسخ‬ ‫الكتاب‬ ‫ل‬
(
‫منه‬ ‫نسخة‬
‫إل‬
‫ى‬
:
-
‫و‬
‫أ‬
‫خط‬ ‫سفلها‬
)
‫التي‬ ‫الجهات‬ ‫وهي‬
‫ت‬
‫ذهب‬
‫إ‬
‫مخاطبتها‬ ‫المزمع‬ ‫المعنية‬ ‫الجهة‬ ‫فيها‬ ‫بما‬ ‫الكتاب‬ ‫من‬ ‫نسخ‬ ‫ليها‬
..
‫مثال‬
:
‫من‬ ‫نسخة‬
‫ه‬
‫إ‬
‫لى‬
/ ...
*
‫العام‬ ‫المدير‬ ‫مكتب‬
.
‫الشكر‬ ‫مع‬ ‫باالطالع‬ ‫التفضل‬
.
*
‫التفتيش‬ ‫قسم‬
.
‫الشكر‬ ‫مع‬ ‫باالطالع‬ ‫التفضل‬
.
*
‫والقانونية‬ ‫والمالية‬ ‫اإلدارية‬ ‫األمور‬ ‫قسم‬
/
‫في‬ ‫المؤرخة‬ ‫مطالعتكم‬ ‫البشرية‬ ‫الموارد‬ ‫شعبة‬
(
‫كذا‬
)
‫بتاريخ‬
(
‫كذا‬
(
*
‫الحسابات‬
.
*
‫التدقيق‬
.
*
‫اإل‬
‫األوليات‬ ‫مع‬ ‫الشخصية‬ ‫ضبارة‬
.
‫اإل‬
‫العامة‬ ‫ضبارة‬
.

5. •
-
‫خاصة‬ ‫عبارات‬ ‫مراعاة‬
‫إ‬
‫مرسال‬ ‫الكتاب‬ ‫كان‬ ‫ذا‬
‫أعلى‬ ‫جهة‬ ‫من‬
‫إ‬
‫األدنى‬ ‫لى‬
‫أ‬
‫و‬
‫أدنى‬ ‫جهة‬ ‫ومن‬
‫إ‬
‫أعلى‬ ‫لى‬
‫أ‬
‫الوظي‬ ‫بالتوصيف‬ ‫متساويتين‬ ‫دائرتين‬ ‫من‬ ‫و‬
‫في‬
...
‫كلمات‬ ‫مثال‬
‫الرجاء‬ ‫مع‬ ‫الطلب‬ ‫بصيغة‬
‫يرجى‬
‫أو‬
‫األ‬ ‫للجهات‬ ‫الرجاء‬
‫على‬
‫االمر‬ ‫بصيغة‬
‫تنسب‬
‫أو‬
‫تزويدنا‬
‫أعلى‬ ‫من‬
‫إ‬
‫لى‬
‫أ‬
‫دنى‬
‫بالتساوي‬
‫كذا‬ ‫الى‬ ‫اشارة‬ ‫او‬ ‫تزويدنا‬ ‫مثال‬ ‫عادي‬ ‫طلب‬ ‫بصيغة‬
-
‫ورقة‬ ‫تستخدم‬ ‫الدوائر‬ ‫بعض‬ ‫الكتاب‬ ‫ورق‬ ‫نوع‬
( A4 )
‫ملون‬ ‫الغير‬ ‫العادي‬
‫الوز‬ ‫شعار‬ ‫عليه‬ ‫مطبوع‬ ‫مائي‬ ‫زيتي‬ ‫ملون‬ ‫ورق‬ ‫تستخدم‬ ‫الدوائر‬ ‫وبعض‬
‫او‬ ‫ارة‬
‫رقم‬ ‫ويحمل‬ ‫الحفر‬ ‫بطريقة‬ ‫الدائرة‬ ‫اسم‬ ‫وطباعة‬ ‫الدائرة‬
(
‫كود‬
)
‫تسلسل‬
‫ال‬ ‫لكي‬ ‫ي‬
‫التالعب‬ ‫او‬ ‫التزوير‬ ‫يتم‬
...
‫الحراري‬ ‫الختم‬ ‫واستخدام‬

6. ‫الكتب‬ ‫أنواع‬
•
‫المخاطبات‬
:
•
‫األدنى‬ ‫إلى‬ ‫األعلى‬ ‫من‬
•
‫األعلى‬ ‫إلى‬ ‫األدنى‬ ‫من‬
•
‫مساوية‬ ‫إخرى‬ ‫إلى‬ ‫جهة‬ ‫من‬
•
‫وتشمل‬ ‫اإلدارية‬ ‫األوامر‬
•
‫التكليف‬
•
‫التشكرات‬
•
‫العقوبات‬
•
‫غيرها‬

7. ‫المخاطبات‬ ‫شروط‬
•
‫المخاطبة‬ ‫في‬ ‫طريقة‬ ‫جهة‬ ‫لكل‬
•
‫مطلوب‬ ‫هو‬ ‫ما‬ ‫الخطاب‬ ‫يتضمن‬ ‫أن‬
•
‫السليمة‬ ‫اللغة‬
•
‫والوضوح‬ ‫والدقة‬ ‫اإليجاز‬
•
‫بالخطاب‬ ‫المتعلقات‬ ‫كل‬ ‫تذكر‬ ‫أن‬
•
‫م‬ ‫كتاب‬ ‫على‬ ‫ردا‬ ‫كان‬ ‫إن‬ ‫السابق‬ ‫الكتاب‬ ‫إلى‬ ‫اإلشارة‬ ‫تتم‬
‫وجه‬
‫للمؤسسة‬
•
‫نفسه‬ ‫العنوان‬ ‫إبقاء‬

8. ‫اإلدارية‬ ‫األوامر‬ ‫شروط‬
•
‫اإلسناد‬
•
‫السليمة‬ ‫اللغة‬
•
‫واالعتبارات‬ ‫السياقات‬
•
‫الفورمة‬
•
‫التذييالت‬
•
‫المرفقات‬
•
‫النسخ‬ ‫وتعدد‬ ‫التفريقات‬

9. ‫المحاضر‬
•
‫بحسب‬ ‫فرد‬ ‫أو‬ ‫لجنة‬ ‫بها‬ ‫قامت‬ ‫ألعمال‬ ‫تدوين‬ ‫إجراء‬ ‫هي‬
‫يتضمن‬ ‫لهم‬ ‫صدرت‬ ‫أوامر‬
:
•
‫التكليف‬ ‫أمر‬ ‫إلى‬ ‫اإلشارة‬
•
‫اإلجراءات‬
•
‫االستنتاجات‬
•
‫التوصيات‬
•
‫أنواع‬ ‫وله‬
(
‫وص‬ ، ‫كشف‬ ، ‫جرد‬ ، ‫تحقيق‬ ، ‫تدقيق‬ ‫محاضر‬
‫ف‬
‫عام‬
)

10. ‫شروطه‬
•
‫محددة‬ ‫فورما‬ ‫أو‬ ‫كليشة‬ ‫وجود‬ ‫المحضر‬ ‫في‬ ‫يشترط‬ ‫ال‬
•
‫سليمة‬ ‫بلغة‬ ‫التفصيالت‬ ‫كتابة‬
•
‫التبويب‬
•
‫اإلدارية‬ ‫السياقات‬ ‫مراعاة‬