1. CONVEGNO C/O EXPO EDILIZIA
Le gare telematiche con chiamata da albo per gli
acquisti di lavori edili ed impiantistici.
L’esperienza di Poste Italiane.
Roma, 21/03/2013
ACQ – ALEI
3. Introduzione 3
Premesse
Il modello organizzativo adottato dalla Funzione ACQUISTI di Posteitaliane, in coerenza con
l’assetto organizzativo aziendale, si sviluppa in cinque linee d’acquisto che effettuano gli
approvvigionamenti per conto delle altre Divisioni secondo una logica di cliente/fornitore interno.
Per gli Acquisti di lavori, di servizi immobiliari e di logistica, vista la specificità territoriale del
fabbisogno, si è resa necessaria la presenza di 9 Strutture dislocate su tutto il territorio
nazionale:
Assistenza
ACQUISTI normativa processi
d’acquisto
Acquisti Lavori Acquisti di Acquisti Information Programmazione
edili ed Acquisti Beni e &
Logistica e Acquisti di
impiantistici servizi immobiliari Comm.Technology servizi
Nuclei Acquisti
Territoriali
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4. Premesse Configurazione Acquisti 4
Con il compito di gestire le attività strategiche a maggior
5 Linee Centrali valore aggiunto.
Acquisti > 400 K/€
Acquisti caratterizzati da elevata specificità del fabbisogno e
9 Strutture Territoriali dal prevalente uso di fonti di approvvigionamento locali.
Acquisti < 400 K/€
Le nove Strutture Territoriali sono gestite a livello centrale dall’Area Acquisti Lavori che quindi ha
anche un ruolo di coordinamento delle attività di acquisto con l’obiettivo di:
• Analizzare e consolidare i fabbisogni e sviluppare i relativi piani di acquisto;
• Stabilire criteri e metodologie di controllo delle performance operative (tempi, iter di
approvvigionamento, tipologie di contratto, etc.) e dei saving di acquisto;
• Supportare lo sviluppo, la diffusione e la gestione di strumenti di supporto ai processi di
acquisto (ad es.:Posteprocurement);
• Monitorare la normativa in materia di lavori e curare l’aggiornamento e la diffusione della
normativa interna e degli standard documentali presso le Strutture Territoriali;
• Sviluppare progetti innovativi per il miglioramento delle attività di acquisto;
• Sviluppare e presidiare il processo di Vendor Rating.
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5. Premesse Tipologie di acquisto 5
Le caratteristiche di forte standardizzazione e serialità degli interventi su tutto il territorio
nazionale degli acquisti di lavori di Posteitaliane, hanno consentito di adottare come strategia
principale di acquisto uno strumento innovativo di contrattazione, l’ "Accordo Quadro", a
discapito del classico acquisto "Spot" (mediamente in un anno vengono appaltati circa 8.000
interventi per un importo medio (lordo saving) di € 14.500 nel caso di Accordi Quadro, e
circa 100 interventi per un importo medio di € 500.000 nel caso di Appalti Spot ).
L’Accordo Quadro ha contribuito a rendere più proficuo il rapporto tra l’azienda e i propri clienti
grazie alla flessibilità e possibilità di personalizzazione del prodotto/servizio che lo
caratterizzano. Inoltre si riduce notevolmente l’impatto delle attività amministrative.
Il tipico processo d’acquisto SPOT, infatti, applicato per ogni RDA (anche di modesto importo) e
suddiviso in 8 micro attività:
6
1 2 3 4 5 7 8
Verifica
Definizione Pianificazione Invio RDO Analisi Scelta del Contrattualizza- Emissione
Possesso
RdA acquisto ai fornitori Offerte fornitore zione ODA
requisiti
causava inefficienza dei processi di acquisto, con elevati tempi di attraversamento ed elevati
costi interni, dovuti alla eccessiva frammentazione di RdA ed alle prassi operative adottate.
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6. Tipologie di acquisto 6
Premesse
Sono state individuate quindi le seguenti tipologie di acquisto:
1. ACCORDI QUADRO GENERICI: per l’appalto di interventi caratterizzati da basso/medio
livello di complessità realizzativa e valore economico ma ad alto valore strategico per il
raggiungimento degli obiettivi aziendali (Adeguamenti normativi, Interventi urgenti su
segnalazione ASL, Ristrutturazioni, Implementazione impianti di condizionamento dell’aria e
sicurezza perimetrale degli uffici postali - Implementazione delle sale consulenza all’interno
degli uffici postali). Questa tipologia di interventi copre circa il 50% del fabbisogno
complessivo annuo;
2. ACCORDI QUADRO SPECIALISTICI: per l’appalto di interventi di elevata specializzazione e
caratterizzazione tecnica e da un medio/alto valore economico (Rifacimento delle coperture
- Bonifica da amianto - Impianti di sicurezza presso gli uffici postali - Control Room –
Impianti Fotovoltaici);
3. ACCORDI QUADRO STANDARDIZZATI: per l’appalto di lavori altamente standardizzati da
realizzare sulle tre tipologie più consistenti di immobili: Uffici Postali, Centri di lavorazione
della posta, Uffici direzionali ;
4. ACCORDI QUADRO CENTRI LOGISTICI: per l’appalto di lavori caratterizzati da elevato
livello di complessità realizzativa e valore economico all’interno dei Centri di
Meccanizzazione Postale,;
5. APPALTI SPOT: per l’appalto di lavori di consistente valore economico ed elevata specificità
(Ristrutturazioni e rifacimento facciate di edifici storici - Adeguamenti normativi complessi -
Realizzazione Data Center ).
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7. Criteri di aggiudicazione 7
Premesse
Il criterio di aggiudicazione utilizzato da Posteitaliane per l’aggiudicazione degli appalti è quello
del prezzo più basso rispetto all’importo posto a base di gara attraverso:
a) Offerta a prezzi unitari (c.d. gara spot)
ovvero
b) Ribasso su elenchi prezzi di Poste (accordi quadro)
Nel caso di Accordo Quadro suddiviso in Lotti l’offerta presentata è valida per tutti i Lotti con
la formazione di un’unica graduatoria, essendo i lotti non cumulabili. I singoli Lotti sono attribuiti
seguendo l’ordine di grandezza degli stessi.
Per evitare un’impennata dei ribassi offerti, con il rischio evidente di aggiudicare l’opera ad
un’impresa che non è in grado, con il ribasso offerto, di portare a termine il progetto e/o di
pagare i propri dipendenti (responsabilità in solido della Stazione Appaltante), si è reso
necessario adottare una metodologia, integrata con il portale acquisti online e sviluppata in
concorso con il Politecnico di Torino che consente di verificare tutte le offerte presentate per
una determinata gara, di individuare quelle eventualmente anomale e di aggiudicare la gara
all’effettivo miglior offerente. In alternativa si fa ricorso all’esclusione automatica delle offerte
anomale (c.d. taglio delle ali)
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8. Premesse Verifica congruità dell’offerta 8
La verifica della congruità dell’offerta viene effettuata :
1) in prima analisi rispetto al massimo ribasso rilevato sulla banca dati di Poste Italiane
relativamente ad offerte ricevute per appalti simili già realizzati ed andati a buon fine. Se
la migliore offerta risulterà in linea con il dato di riferimento si procederà ad aggiudicare;
2) in seconda analisi, rispetto ai valori di progetto ed al prezzo di mercato ( valori medi
delle offerte valide ricevute) nei confronti delle voci di prezzo che arrivano a concorrenza
di almeno il 75% dell’opera, ovvero, a tutte le voci comprese nell’“Interventi tipo”, in caso
di Accordo Quadro.
La verifica sarà effettuata analizzando le singole voci di prezzo offerte disaggregandole nei
confronti degli elementi costitutivi delle stesse, rispetto ai valori percentuali dichiarati in sede
di offerta, quali:
• manodopera
• materiali
• spese generali
• utile dell’Impresa
secondo le seguenti fasi:
• Valutazione della congruità del prezzo di mercato.
• Valutazione del costo della manodopera
• Valutazione della congruità dell’organizzazione aziendale
• Valutazione dell’utile
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9. Esempio 9
Premesse
Si riporta di seguito un esempio di aggiudicazione attraverso procedura aperta comunitaria in
modalità telematica per l’Appalto di progettazione ed esecuzione dei lavori di manutenzione
straordinaria presso un immobile patrimoniale di Poste Italiane sulla base del progetto definitivo
posto in gara.
Dati di Gara
Oggetto dell’appalto: Appalto integrato (prevalente; OG2 VI – scorporabile: OG11 V)
Importo complessivo a base gara: circa 14 mln/€ (di cui circa 0,6 mln/€ per oneri di sicurezza)
Criterio di aggiudicazione: Massimo ribasso su importo posto a base di gara (offerta a prezzi unitari)
Ditte invitate: n° 23
Ditte partecipanti: n° 23
Durante la fase di verifica amministrativa dei documenti contenuti nella Busta di qualifica, sono
stati esclusi dalle fasi successive di gara 2 concorrenti:
Concorrenti Motivazione
Vengono, quindi, ammessi alla fase
mancata presentazione dell’Istanza di ammissione
X (file danneggiato e firma digitale non presente) della successiva di Apertura della Busta
mandante.
mancato raggiungimento dei requisiti economici economica n° 21 concorrenti.
Y richiesti per le categorie e classi INDICATE NEL
Disciplinare di gara.
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10. Esempio 10
Premesse
Esito di gara Concorrenti Ribasso Esito È stata svolta una verifica di congruità
offerto %
delle prime cinque migliori offerte
A 42,009 ESCLUSA IN SEDE DI GARA
risultate anomale, ovvero che superano
B 41,083 ESCLUSA IN SEDE DI GARA
la soglia di anomalia calcolata (media
C 37,370 ESCLUSA IN SEDE DI GARA
Soglia anomalia: ribassi + 1/5 della stessa media).
D 36,908 ESCLUSA IN SEDE DI GARA
35,037% Tali offerte, alla luce delle verifiche
E 35,944 ESCLUSA IN SEDE DI GARA
F 33,817 AGGIUDICATARIA effettuate rispetto ai prezzi che
G 33,280 concorrono a formare il 75% dell’importo
H 33,185 totale dell’opera, sono risultate
I 33,028 eccessivamente basse e non congrue
L 32,640 nei confronti del costo della
M 32,113 manodopera.
N 31,264
O 30,900
P 24,770
Q 23,747
R 22,098
S 21,855
T 21,815
U 17,407
V 15,009
Z 12,904
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12. Introduzione 12
Albo fornitori
In data 01.02.2009 è stato istituito l’Albo Fornitori di Posteitaliane per la categoria Lavori Edili
ed Impiantistici, gestito in modalità online attraverso il portale www.posteprocurement.it.
25/03/2013
13. Introduzione 13
Albo fornitori
Principali caratteristiche:
GESTIONE ON-LINE → la procedura di iscrizione e delle successive fasi di mantenimento
online della qualificazione consentono un monitoraggio continuo dei requisiti di iscrizione;
CORRISPETTIVO DI QUALIFICAZIONE → Pagamento di una quota conteggiata in
funzione del numero di categorie lavori - fasce di appaltabilità - ambito geografico prescelti;
GARE ON LINE ad INVITO → Affidamento degli appalti mediante l’utilizzo del portale
Posteprocurement;
MECCANISMO DI ROTAZIONE → la selezione automatizzata dei fornitori da invitare
basata su criteri oggettivi garantisce la massima trasparenza e par condicio tra tutte le ditte
iscritte;
FIRMA DIGITALE → Consente la totale eliminazione dell’uso della carta, anche per la
sottoscrizione delle offerte e delle lettere commerciali;
VENDOR RATING → Adozione di un sistema che monitora il comportamento del fornitore
sin dalla fase di partecipazione alla gara e per tutta la fase di esecuzione delle opere.
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14. Albo fornitori “Vecchio” Albo 14
L’Albo Fornitori di Lavori Edili ed Impiantistici al termine della suo periodo di validità ha
presentato i seguenti dati (a titolo esemplificativo riferiti alla cat. OG11):
Fornitori qualificati: 570
N° fornitori con sede N° fornitori iscritti per la OG11 che hanno espresso preferenza per operare nelle aree
Ambito territoriale legale nell’area indicate
indicata
Classe 1 Classe 2 Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 6 Classe 7
ABRUZZO 22 96 85 121 71 52 25 14
BASILICATA 8 78 65 105 65 47 25 14
CALABRIA 13 45 41 97 56 44 23 13
CAMPANIA 101 93 77 94 56 45 23 13
EMILIA ROMAGNA 34 94 82 124 71 53 26 14
FRIULI V.G. 10 50 43 107 64 50 27 14
LAZIO 118 156 132 126 72 55 28 14
LIGURIA 10 60 53 116 67 52 26 14
LOMBARDIA 55 81 72 126 74 55 28 14
MARCHE 10 82 71 119 69 53 26 14
MOLISE 5 75 62 110 67 49 25 14
PIEMONTE 18 61 55 118 68 53 26 14
PUGLIA 28 85 72 108 67 50 27 14
SARDEGNA 9 33 31 92 55 44 23 13
SICILIA 51 68 54 90 54 43 23 14
TOSCANA 31 111 93 124 71 52 26 14
TRENTINO 5 45 40 105 62 48 26 13
UMBRIA 10 99 84 118 68 53 27 14
VALLE D’AOSTA 37 33 103 60 46 25 14
VENETO 32 70 61 118 69 55 28 14
TOTALE 570
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15. Albo fornitori “Vecchio” Albo 15
Gare espletate con chiamata da albo: 709 per una media annua di circa 200
Categoria N° gare Le gare svolte si suddividono in due tipologie:
prevalente espletate
• SPOT
OG11 352
• ACCORDI QUADRO
OG1 262
OG2 23 Ciascun Accordo Quadro si suddivide in due o
OS28 19 più lotti che vengono aggiudicati fornitori
OS30 12 diversi.
OS8 11
OS5 10
OG12 9
OS4 6
OG9 4
OS3 1
Totale 709* * di cui n°4 in corso
Fornitori mai invitati
N° N° inviti I fornitori non invitati risultano:
fornitori
• Privi di qualifiche adeguate (Es.:Ditte qualificate per appalti
72 0
< 150.000
• Titolari di SOA per categorie non pertinenti (OS6, OS5,
OS4, OG12…)
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16. Albo fornitori “Vecchio” Albo 16
Fornitori invitati almeno una volta
N° N° inviti I fornitori maggiormente invitati:
fornitori
• Sono stati selezionati per gare su territori (Nord Est, Centro
282 da 1 a 10
Nord) con scarsa numerosità di ditte locali;
132 Da 11 a 20 • Sono quelli iscritti in concomitanza con l’entrata in vigore
dell’albo.
72 da 21 a 40
12 da 41 a 70
Aggiudicazioni
N° N° Motivi più frequenti di mancata aggiudicazione:
fornitori gare/lotti
aggiudicati • Esclusione dalle gare per inosservanze delle Regole di
partecipazione
226 0
• Offerta non competitiva
246 da 1 a 5
L’applicazione del Vendor Rating consentirà di individuare aree
44 da 6 a 10
di miglioramento.
7 da 11 a 18
25/03/2013
17. Obiettivi raggiunti 17
Albo fornitori
1. Incremento del livello di partecipazione delle Imprese: azzeramento delle gare “deserte”
(o con un unico partecipante) rispetto al periodo pre-albo, rapporto imprese
partecipanti/imprese invitate superiore al 70%;
2. Consistente miglioramento della qualità degli interventi e dei tempi di realizzazione,
netta riduzione delle perizie di variante e suppletive;
3. Condizioni di “sana” concorrenza a vantaggio delle aziende meglio organizzate e più
competitive; Importo dei lavori contrattualizzati aderente ai reali valori di mercato;
4. Contenimento dei tempi di attraversamento delle procedure di affidamento rispetto a
quelli necessari per l’espletamento delle procedure aperte e “neutralizzazione” degli effetti,
sui tempi di gara, prodotti dal terzo decreto correttivo al codice in tema di offerte
anormalmente basse (art. 86 e seguenti del codice) grazie all’introduzione della metodologia
di valutazione dell’anomalia integrata alla RDO;
5. Riduzione dei costi interni e di quelli derivanti da pubblicazione su GURI e quotidiani
sostenuti per le procedure aperte;
25/03/2013
18. Obiettivi raggiunti 18
Albo fornitori
6. Ulteriore spinta verso l’integrazione di tutto il processo d’acquisto tramite un unico
strumento (il portale) che raccoglie tutte le informazioni inerenti le fasi di predisposizione
della gara (RDA, capitolati, Progetti, richieste chiarimenti, verbali sopralluoghi, nomina
Commissione…), svolgimento della gara (RdO, valutazione dell’anomalia, verbali,
aggiudicazione, …), contrattualizzazione e post gara ( casellari, carichi pendenti, polizze,
contratti, subappalti, atti aggiuntivi, …) messi a disposizione di tutti i buyer, delle funzioni
utilizzatrici e dei fornitori, tramite il modulo e-collaboration.
7. Adozione di un unico strumento (il portale) per il governo delle attività sia centrali che
eseguite territorialmente al fine di verificare l’esecuzione delle gare conformemente alla
normativa, ai regolamenti interni e agli standard in uso.
8. Il portale permette anche di soddisfare al massimo le esigenze in termini di privacy e la
disponibilità dei documenti a favore delle altre strutture aziendali eventualmente interessate
(ad esempio controllo interno).
25/03/2013
19. Albo fornitori “Nuovo” Albo 19
In data 03.09.2012 è stato istituito il nuovo Albo Fornitori, anch’esso con durata triennale che
entrerà in vigore il 1° aprile 2013.
Le principali novità:
1. Istituzione di due sottocategorie all’interno delle quali il fornitore potrà qualificarsi:
Sottocategoria A: per l’affidamento prevalentemente di attività relative all’esecuzione di un
numero ristretto di interventi caratterizzati ciascuno da un importo economico e complessità
realizzativa e rilevanza tecnica medio/alta;
Sottocategoria B: per l’affidamento di più interventi di manutenzione straordinaria
programmata, ciascuno dei quali caratterizzato da importo economico ridotto e complessità
realizzativa medio/bassa, nell’ambito di un’area geografica omogenea (aggregato di
province limitrofe o ambiti regionali)
2. Eliminazione della classe NO SOA.
3. Introduzione della OHSAS 18001 (sistema di gestione della sicurezza e della salute dei
lavoratori) e SA8000 (sistema di gestione della responsabilità sociale d’impresa ed etica) tra
le certificazioni di qualità da possedere in caso di iscrizione dalla Classe III in su.
25/03/2013
20. Albo fornitori “Nuovo” Albo 20
4. Per l’iscrizione alla Sottocategoria A dalla II Classifica e alla Sottocategoria B dalla III
Classifica, dovranno essere soddisfatti almeno due requisiti tra quelli sotto elencati:
Attivo liquido su Passivo Corrente (Indice di liquidità immediata o AcidTest) ≥ 0,5
Incidenza Debiti a breve su fatturato ≤ 75%
Risultato Operativo su Capitale Investito (R.O.I.) ≥ 2%
Risultato Operativo su Ricavi (R.O.S.) ≥ 4%
Valore della produzione meno costo della produzione > 0
Patrimonio netto ≥ al 5% del valore della produzione
Si farà riferimento ai dati dell’ultimo bilancio approvato e depositato indicato ai fini della
qualificazione.
25/03/2013
21. Albo fornitori “Vecchio” e “Nuovo” Albo 21
Oggetto OLD NEW
1) Categorie 10 differenti tipologie di cui 4 generali 11 differenti tipologie di cui 5 generali (OG1,
(OG1, OG2, OG11 e OG12) e 6 OG2, OG9, OG11 e OG12) e 6 specialistiche
specialistiche (OS3, OS4, OS5, OS6, (OS3, OS4, OS5, OS8, OS28 e OS30)
OS28 e OS30)
2) Fasce di Fascia 1: lavori fino a € 150.000 (classe Fascia 1: lavori fino a 516.000 (classifiche SOA
appaltabilità NO SOA); I e II);
Fascia 2: lavori da € 150.001 a 516.457 Fascia 2: lavori da € 516.001 a 2.582.000
In relazione ai (classifiche SOA I e II); (classifiche SOA III, III bis e IV);
requisiti posseduti le Fascia 3: lavori da € 516.458 a 2.582.254 Fascia 3: lavori da € 2.582.001 a 5.165.000
aziende possono (classifiche SOA III e IV); (classifiche SOA IV bis e V);
iscriversi ad una
delle 4 fasce previste
Fascia 4: lavori da € 2.582.255 a Fascia 4: lavori da € 5.165.001 a 15.494.000
15.493.707 (classifiche SOA V, (classifiche SOA VI, VII e VIII) ;
VI e VII) ;
3) Ambito Nell’ambito di ciascuna delle 4 Fasce le La qualificazione potrà essere richiesta:
geografico aziende dovranno manifestare l’ambito
geografico di interesse secondo i Sottocategoria A: una o più regioni per tutte le
seguenti criteri: categorie
Fascia 1, una o più province;
Fascia 2, una o più regioni; Sottocategoria B: una o più Aree Territoriali per
Fascia 3, intero territorio nazionale; ciascuna categoria, purché corredate da
Fascia 4. intero territorio nazionale. idonea referenza.
25/03/2013
23. Vendor Rating Introduzione 23
Il modello di valutazione ipotizzato garantisce la possibilità di monitorare le
performance del fornitore lungo due diverse dimensioni, trasversali tra loro, attraverso
l’introduzione dei concetti di Fase e di Categoria
Analisi a ciclo intero
Utilizzata per valutare la
prestazione del fornitore in
relazione ad un intero contratto
di lavoro attraverso la
suddivisione dell’appalto nelle 3
fasi costituenti (momenti
intermedi di valutazione)
Analisi degli aspetti di
dettaglio
Utilizzata per il monitoraggio
del comportamento del
fornitore lungo dimensioni di
analisi ben definite e ricorrenti
all’interno di più fasi
25/03/2013
24. Vendor Rating Principali caratteristiche 24
Immediata disponibilità delle valutazioni
Dal termine della fase di Gara/Progettazione, saranno
a disposizione dati utili a valutare la performance del
fornitore senza dover attendere la chiusura
dell’appalto;
Confronti più approfonditi e interventi mirati
• Individuazione delle carenze della ditta rispetto alla
singola fase (es.: Gara), categoria (es.: Sicurezza) o,
in dettaglio, categoria all’interno della fase (es.:
Puntualità in Esecuzione)
• Attivazione di interventi in corso d’opera mirati a
correggere la carenza evidenziata dal fornitore per
riportare la prestazione ad un livello idoneo (c.d.
politica di sviluppo delle performance)
Valutazioni flessibili in funzione delle esigenze
La prestazione del fornitore potrà essere rilevata
rispetto al singolo appalto o in relazione a più lavori
effettuati in un periodo temporale
25/03/2013
25. Vendor Rating Obiettivi da raggiungere 25
Costruire una graduatoria oggettiva basata sul livello di
MIGLIORAMENTO
QUALITA’ FORNITORI prestazione erogata al fine di selezionare più
frequentemente i fornitori qualitativamente migliori.
I fornitori vengono classificati in quattro categorie:
I. 0<IVR<29: Insufficiente (due trimestri di
sospensione)
II. 30<IVR<59: Mediocre (un trimestre di sospensione)
III. 60<IVR<85 : Normale
IV. 86<IVR<100: Eccellente
Poste ha scelto di riservare, nell’invito a gare le cui liste di
fornitori sono ottenute mediante l’utilizzo del Meccanismo di
Rotazione, il 30% degli inviti (arrotondato all’unità
superiore), a fornitori con tipologia di IVR “Eccellente”,
previa effettiva presenza di fornitori con tali caratteristiche
nel risultato della ricerca.
25/03/2013
26. Vendor Rating Obiettivi da raggiungere 26
MIGLIORAMENTO Strutturare in maniera oggettiva i dati per favorire lo
PROCESSI INTERNI scambio di informazioni all’interno dell’azienda in
relazione al ciclo di interazione tra il fornitore e Poste
Italiane
Basare gli interventi penalizzanti verso i fornitori non
idonei (es.: sospensione dall’albo, risoluzione del
contratto) su valutazioni certificate dal sistema di Vendor
Rating
Acquisire dati oggettivi sulle performance in modo tale
da definire piani di sviluppo per i fornitori con prestazioni
non soddisfacenti
25/03/2013
