[downloadsachmienphi.com] Tuổi Mới Lớn Và Vấn Đề Tình Dục.pdf
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010.pdf
1. Tổng hợp và biên soạn
PHẬN TÍCH
Dữ LIỆU
KINH DÕÁNH
Microsoft
GUYẺIÌ
: LIỆU
SÁ C II KÈM T H E O ĐĨA CD DẠT TẠI
PIIÒ N G N G IIE N IIỈN
E ổ i ổ
Sách kèm CD
2. SÁCH LIÊN KẾT XUẤT BẢN
& ĐỘC QUYỀN PHAT HANH
Tủ sách: Tin học
Trăn trọng giới thiệu sách đã phát hành:
4. V L.C O M P
Tổng hợp & Biên soạn
" í * "
PHÂN TÍCH Dơ u t o fcfflfl DOAM
Microsoft
(Co Ịièm CD bài lập) ^
>Jỉefvĩ
•k Làm việc với bản báo cáo thu nhập
if Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
•k Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
■k Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
•k Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt
•k Phân tích bản báo cáo
•k Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
•k Dự báo và dự đoán
★ Khảo sát m ột trường hợp kinh doanh: Đầu tư
'k Xem xét các tiêu chí quyết định trong m ột trường hợp kinh doanh
•k Tạo m ột bản phân tích độ nhạy cho m ột trường hợp kinh doanh
Hoạch định các lợi nhuận
•k Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
N H À X U Ấ T B ẢN T ừ Đ IỂ N BÁCH KH O A
5. í^ời nói đầu
l ỉ ạ n đọc thân mến!
Chúng tô i nhóm biên soạn, xin hân hạnh giới thiệu cùng quý bạn đọc
quyến sách “
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010”. Sách
được hướng dẫn qua 13 chương bài học và được đính kèm theo “CD Bài
tập”, nhằm giúp bạn nắm bắt những điểm cơ bản và nâng cao của việc sử
dụng Excel trong việc phân tích dữ liệu kế toán doanh nghiệp.
Ngoài ra, với bất kỳ m ột người nào tham gia vào các mức độ kinh
doanh thông thường làm việc các tà i liệu tà i chính chẳng hạn như sổ
cái, báo cáo thu nhập, các phương pháp hoạt động như thống kê kiểm
soát và thủ tục làm co' sở cho việc quyết định đầu tư. Vì vậy, m ỗi chương
nhằm phân tích và cung cấp các thông tin về mỗi công việc kin h doanh
khác nhau và thảo luận về cách tố t nhất để áp dụng Excel trong tình
hình đó như:
★ Làm việc với bản báo cáo thu nhập
★ Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
★ Định giá trị các hàng tồn kho cho bản cân đối
★ Tóm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
★ Phân tích vốn lưu động và luồng tiền mặt
★ Phân tích bản báo cáo
★ Chu kỳ dự toán và lập kế hoạch
•k Dự báo và dự đoán
★ Khảo sát m ột trường hợp kinh doanh: Đầu tư
•k Xem xét các tiêu chí quyết định trong m ột trường hdp kinh doanh
★ Tạo m ột bản phân tích độ nhạy cho m ột trường hợp kinh doanh
★ Hoạch định các lợi nhuận
★ Im port dữ liệu kinh doanh vào Excel
Chúng tôi hy vọng rằng, qua quyển sách này được kèm theo “CD Bài
tập” bạn sẽ áp dụng các ví dụ thực tế và tận dụng các công cụ trong
Microsoft Excel 2010 vào công việc của m ình ngày m ột hoàn thiện hơn.
Chúc bạn thành cõng!
Tác giả
6. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Làm Việc với bản
báo cảo thu nhập
sử DỤNG BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Bản báo cáo thu nhập là m ột công cụ mạnh mẽ để thực hiện quyết
định. Nó miêu tả sự lưu thông của đồng tiề n và m ối quan hệ giữa thu
nhập với chi phí trong m ột khoảng thời gian. Nó cho biết kiếm được bao
nhiêu tiền trong m ột kỳ kế toán, chẳng hạn như m ột năm. Các thuật
ngữ lợ i nhuận (profit), thu nhập ròng (net income), và thu nhập (earn
ing) được sử dụng phổ biến, thay thế cho nhau và đôi k h i thoải m ái để
phát biểu kết quả cuối cùng.
Bản báo cáo thu nhập cung cấp m ột điểm khởi đầu trong việc phân
tích m ột doanh nghiệp.
Chọn một phương pháp báo cáo
Việc đánh giá thu nhập ròng là m ột nỗ lực nhằm làm cho giá tr ị
được tạo ra bởi m ột doanh nghiệp (và thu nhập của nó) tương hợp với
những nguồn tà i nguyên mà nó tiêu thụ (các chi phí của nó). Lời nói
"Trong năm tà i chính 2010, chúng ta đã bán $200 triệ u sản phẩm và
dịch vụ với chi phí $175 triệu, đạt được lợ i nhuận $25 triệu " định lượng
hoạt động của doanh nghiệp trong m ột khoảng th ờ i gian m ột năm. Bây
giờ doanh nghiệp này có m ột kế t quả hoạt dộng, m ột nơi để bắt đầu
phân tích những hoạt động của nó.
Tuy nhiên cần thêm chi tiế t để đánh giá và báo cáo thu nhập bằng
m ột cách được chấp nhận rộng rã i. Các kế toán viện sử dụng m ột loạt
quy ước nhằm củng cố tín h hợp lệ của bản báo cáo thu nhập. Nếu bạn
đọc m ột bản báo cáo thu nhập mà bạn tin đã được chuẩn bị sử dụng
7
7. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
những quy ước này, bạn thường có niềm tin lớn hơn rằng thông tin này
hợp lệ và đáng tin cậy. Có lẽ công ty đáng được đầu tư hoặc cho vay tiền.
Không có cách nào dể tạo cấu trúc một bản báo cáo thu nhập. Lựa chọn
của bạn phụ thuộc vào bạn dự định sử dụng bản báo cáo như thế nào và
hình ảnh nào mà bạn muốn trình bày. Điều cốt yếu là thông tin hữu ích
trong việc hỗ trợ đưa ra quyết định. Người xem có thể là các nhà đầu tư
tiềm năng, người cho vay hoặc các quản lý nội bộ (và dôi kh i bên ngoài).
H ình 1.1 đến 1.4 m inh họa m ột số ví dụ về các dạng bản báo cáo thu
nhập thường được sử dụng.
▼
*
----
-
ầ Ể W£3k
1 FiberOps, hc.
Income statement
.3 Forthe year ended December 31,2012
4 ($000)
;S
'«
Net Safes $ 97
T Cost of Goods Sold $ 42
ỉ§i Gross Margin $ 55
Ị
t ! Selling, General, and Administrative Expenses $ 33
Operating Profit (Earnings Before Interest and Taxes) $ 22
11
12 Nonoperating Income (Expenses)
13 Interest 5 I
14 Other I s (1)
15 Income Before Taxes $ 26
Ị ------ ■
16 Provision for Taxes $ 5 !
Í
17 Net Income $ 22 I
18 Preferred Dividends 5 5 I
19 Net Income Availablefor Common Shareholders i 16
í
RboO ps Incom e statem ent
tã
ã-----
Hình 1.1: Một dạng bản báo cáo thu nhập thích hợp cho việc lập báo cáo bẽn ngoài
thường bỏ qua những chi tiết, chẳng hạn như các mức tồn kho nhưng bao gồm tất
cả hạng mục ảnh hưởng đến thu nhập ròng.
8
8. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Nghiên cứu trường hợp: Tài liệu cho một khoản vay ngân hàng
Công ty của bạn muốn vay tiền ngân hàng để mua th iế t bị xưởng
mối. Là trưởng phòng điều hành công ty, bạn giám sát các hoạt động
hàng ngày. Bạn cũng tập trung vào những chủ đề, chẳng hạn như lượng
chi phí thay đổi liê n quan đến thu nhập và biên lợ i nhuận là bao nhiêu
trên cơ sở từng sản phẩm.
K hi nó đánh giá đơn xin vay của công ty bạn, ngân hàng ít quan tâm
đến những vấn đề đó nhưng rấ t quan tâm đến lượng doanh số, tổng lợi
nhuận và lợ i nhuận kin h doanh. Bạn có thể sử dụng m ột dạng, chẳng
hạn như dạng được m inh họa trong hình 1.1 cho bản báo cáo thu nhập
đính kèm đơn xin vay tiề n của công ty bạn.
Hình 1.1 m inh họa m ột kiểu trìn h bày điển hình của m ột bản báo
cáo thu nhập được sử dụng cho những mục đích lập báo cáo bên ngoài.
Chú ý rằng có các lỗ i toán học rõ ràng trong báo cáo, trong các hàng 17
và 19. Những lỗ i này có thể xuất hiện kh i m ột dạng tiề n tệ che khuất
các chữ số có nghĩa. Vì mục đích khoảng trống và tín h đơn giản, kh i bạn
chia những con số thực tế cho ví dụ $1,000 và biểu th ị bằng m ột tiêu đề
cột rằng các bút toán được thể hiện bằng các $,1000, sử dụng hàm
ROUND ( ) của Excel. Ví dụ:
=ROUND(4690/1000,0)
Công thức này đã được sử dụng trong ô B16 của hình 1.1 thay vì các
mục nhập thực tế là 4.69 (mà dạng ô hiển th ị dưới dạng $5), kế t quả của
phép tính trong ô B17 được thể hiện là $21 thay vì $22.
Để tiếp tục ví dụ này, nếu bạn sử dụng ROUND trong ô B16 của
hình 1.1, ô B17 thể hiện $21 thay vì $22. Nhưng sau đó ô B19 thể hiện
$16 kh i giá tr ị thực của nó là $15. N ói chung bạn phải chọn giữa hai lựa
chọn trong loại tìn h huống này:
♦ Bắt buộc phải chọn hiển th ị các con số chính xác thay vi những giá
tr ị dược làm trò n hoặc được cắt xén. Khuyết điểm là những con số
tà i chính có thế’ trông bề bộn và khó hiểu hơn.
♦ Sử dụng hàm ROUND (hoặc m ột trong các hàm cùng họ, ROUNDUP
và ROUNDDOW N) dể tìm m ột số nguyên hoặc đế’ giới hạn số chữ số
thập phân trong m ột giá trị. Khuyết điểm là trong quá trìn h xử lý
một lỗi toán học rõ ràng, bạn có thể tạo ra m ột lỗi khác.
9. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
CÁC ô TRONG EXCEL
M ộ t ô có thể chứa hoặc m ột giá tr ị hoặc m ột công thức vốn tạo ra
m ột giá trị. Giả sử bạn mở m ột workbook m ới, chọn ô A I trê n S heetl,
gõ nhập số 2.51, và nhấn Enter. Bạn thấy 2.51 trong ô và bạn cũng thấy
2.51 trong hộp Formula, (đó là hộp nằm ngay ở trê n các tiêu dề cột và
ngay bên phải ký hiệu fx). Trong trường hợp này, những gì bạn thây
trong ô là những gì ô chứa.
Bây giờ hãy click tab Home trê n Ribbon, và click hai lầ n trê n nút
Decrease Decimal trong nhóm Number. Bây giờ bạn th ấ y số 3 trong ô
A l, nhưng bạn vẫn thấy 2.51 trong hộp Formula. L ý do là k h i bạn click
nút Decrease Decimal, bạn thay đổi diện mạo của ô - dạng số của nó,
trong ví dụ này - nhưng không phải giá tr ị dược lưu trữ trong ô. Và kh i
bạn giảm số chữ số thập phân nhìn thấy thành zero (không), Excel
phản hồi bằng cách làm tròn số hiển th ị thành số nguyên gần nhất.
Bây giờ nếu bạn sử dụng ô A I làm m ột phần của m ột công thức trong
m ột ô khác, công thức đó sử dụng giá tr ị trong ô A I b ất kể dạng mà bạn
đã chọn sử dụng cho A l. Ví dụ, bạn nhập công thức sau dây:
= 5 - A I
Trong ô A2. Công thức này cho ra giá tr ị 2.49 (nghĩa là 5 - 2.51). Nó
sẽ không cho ra giá tr ị 2 như nếu nó lấy 5 - 3. Việc thay đổi dạng số của
m ột ô sẽ cho bạn thay dổi giá tr ị biểu kiến của nó nhưng không phải giá
tr ị thực tế của nó.
Bây giờ hãy giả sử rằng thay vì nhập 2.51 trong ô A l, bạn b ắt dầu bằng
việc nhập công thức sau đây trong ô A l:
=3 - .49
Bạn vẫn thấ y 2.51 trong ô nhưng bây giờ hộp Form ula hiể n th ị công
thức. Hộp Form ula luôn hiển th ị nội dung của m ột ô nhìn th ấ y được. Ô
thường thể hiện giá tr ị cho dù ô chứa m ột giá tr ị thực tế hoặc m ột công
thức. Ngoại lệ là k h i bạn xác lập m ột tù y chọn Excel để hiển th ị các
công thức, không phải kế t quả của chúng trong các ô.
Với công thức thay vì giá tr ị trong ô, bạn vẫn có th ể sử dụng nút
Decrease Decimal để làm cho ô hiển th ị 3 thay vì 2.51. Do đó trong m ột
trường hợp như vậy có thế’ bạn không thấ y giá tr ị của ô ở bất cứ nơi nào;
hộp hộp Form ula hiển th ị công thức và ô hiển th ị kế t quả của công thức
như được chỉnh sửa bởi dạng số.
10
11. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
M ột công ty chế tạo có thể sử dụng m ột dạng khác cho m ột bản báo
cáo thu nhập (xem hình 1.3). Sự khác biệt chính giữa cấu trúc của bản
báo cáo thu nhập của công ty chế tạo và cấu trúc bản báo cáo thu nhập
của công ty kin h doanh là chi phí của hàng hóa bán được. Đ ối với nhà
chế tạo, chi phí của các hàng hóa được sản xuất được cộng vào hàng tồn
kho đầu kỳ. Có thế’ nhà sản xuất có những loại chi phí phụ khác nhau
bên trong chi phí của hàng hóa được sản xuất, chẳng hạn như các vật
liệu thô, tổng phí nhà xưởng và các chi phí nhân công; những chi phí
này thường được nêu chi tiế t nhằm bổ sung cho bản báo cáo thu nhập.
Những loại phụ này không xuất hiện trong bản báo cáo thu nhập của
nhà buôn bán; chi phí của các vật mua hiếm k h i được phân tích thêm.
M ột loại bản báo cáo thu nhập đặc biệt hỗ trợ việc quản lý doanh
nghiệp từ khía cạnh về những sản phẩm và chi phí cụ thể. Lượng chi
tiế t trong bản báo cáo thu nhập được điều chỉnh theo những yêu cầu dữ
liệu của nhà quản lý. H ình 1.4 m inh họa m ột ví dụ.
Bản báo cáo thu nhập loại trừ các mục, chẳng hạn như lã i (interest)
và khấu hao (am ortization) và m ột nhà quản lý có thể sử dụng nó để
phân tích các hoạt động hàng ngày. Nó đưa ra m ột cái nhìn có mục tiêu
hon về thu nhập và chi phí và là m ột ví dụ về loại bản báo cáo thu nhập
mà m ột nhà quản lý cần đế’ dẫn dắt m ột bộ phận.
Hình 1.3: Một bản báo
cáo thu nhập cho một
công ty chế tạo được
định dạng cho những
mục đích hoạch định,
thường bao gồm thông
tin chi tiết về chi phí của
các hàng hóa được sản
xuất để bổ sung.
12
12. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
toMBtitt ề m m t
I
1 Jensen Consisting. Inc. %
2 kicome Statement
3- Forthe year ended December 31,2012
1 Revenues
Hardware Resale $60.965
Software Development $23/26
1 Systems hstaiabon $38.697
9 Total $123,388
10
n Expenses m
Waqes and Salaries $86.372
Pensions and Benefits $14,807
Coherence and Travel s 5.284
. Communeaborts * 1.532
Trainmq $ 865
.. - Office Supptes $ 498
IS Materials s 3S6
-•Ị Total $109,714
m
21 Direct Mamn $ 13,674
22 Ị
23, ■
1M < ► M1J Jensen Income statement/ ll IWIL. ___HK Msrssfi!
1 ____L. í 1t o d n r™ fM v r ' n ___I
LHSW-I z rS i.J
Hình 1.4: Một dạng bản báo cáo thu nhập được sử dụng cho việc quản lý các thu
nhập và chi phí cho thấy tiền thu được và chi ra như thế nào.
Đưa dữ liệu sổ nhật ký vào sổ cái
Cho dù bạn nhập trực tiếp dữ liệu sổ nhật ký chung vào Excel hoặc
im port nó từ m ột ứng dụng phần mềm khác, bước kế tiếp thường là thu
thập các giao dịch trong các tà i khoản thích hợp của chúng bên trong số
cái tổng hợp. H ình 1.5 m inh họa m ột ví dụ về các bút toán trong m ột số
nhật ký chung và hình 1.6 m inh họa cách bạn có thế’ thu thập những
bút toán này trong số cái tổng hợp.
Đế dễ dàng thu thập các bút toán sổ nhật ký chung vào số cái tống
hợp, bốn tên dãy được định nghĩa trên sheet số’ nhật ký chung được
m inh họa trong hình 1.5: E ntryD ate ($A$5:$A$26).
AccountNumber ($c$5:$c$2 6) , JournalDebits ($D$5:$D$2 6)
và JournalCredits ($E$5:$E$26).
13. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
H ai tên nữa được định nghĩa trong General Ledger (sổ cái tổng hợp)
được m inh họa trong hình 1.6: LedgerDate, m ột tên được định nghĩa
bằng m ột tham chiếu tuyệt đối, tham chiếu đến ô $A$4. GLAccount
(viết tắ t của general ledger account (tài khoản sổ cái tổng hợp)) tham
chiếu đến m ột ô trong cột D.
Hình 1.5: Tổng bút toán ghi lại các giao dịch cá nhãn trong thời gian thứ tự như ghi
nợ và các khoản tính dụng.
ị{=S4JM(IF(MOffrH(tữitryOate)^MO*íTH(L«lgerO^E)^MJỊ*lF(
AccountNumber=GIAccount.l«0)*JoumalCredB5tf____________
Q»iwral Li ậgi r
Accourt Debt CmM
1 X 6 5 6 1
OAce Equipment
Tetehone Expense
Hình 1.6: Các bút toán sổ cái tổng
hợp tích lũy các giao dịch riêng lẻ từ
sổ nhật ký chung vào các tài khoản
cụ thể.
ị....... subscriptions___ j 29 $ 10 $ ____
Accountspayabễe ____3Òj~$ - I 7/2
50 $3,458 t
ẽ ữ $ 717
t6.T44 E6.V44
Â
14. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Giả sử ô hiện hành nằm trong hàng 6 - ví dụ E6. Nếu bây giờ bạn click
tab Formulas và click Define Name trong nhóm Defined Names, bạn có
thể gõ nhập GLAccount trong hộp Name. Trong hộp Refers To, gõ nhập
công thức sau đây:
=$D6
Tham chiếu hỗn hợp này có nghĩa là bạn có thể nhập công thức sau đây:
=GLAccount
vào bất kỳ cột và bất kỳ hàng. Bởi vì cột của nó cố định và hàng của
nó tương đối, công thức thứ hai này trả về giá tr ị nào nằm trong hàng
nơi công thức được nhập trong cột D.
Trên worksheet General Ledger, công thức mảng sau đây trong cột
Debit (bên nợ) của nó tích lũy các bút toán thích hợp từ General Journal
(sổ nhật ký chung).
=SUM(IF(MONTH(EntryDate)=MONTH(LedgerDate),i,0)*IF
(AccountNumber =GLAccount, 1,0) *JournalDebits)
Công thức mảng sau dây tích lũy các bên có thích hợp:
=S U M (I F (M O N T H (E n t r y D a t e )=M O N T H (LedgerDate) ,1,0)
*IF(AccountNumber =GLAccount, 1, 0) *JournalCredits)
Các công thức yêu cầu Excel làm những điều sau đây:
1. IF(M ONTH(EntryDate)=M ONTH(LedgerDate),l,0): đánh giá mỗi bút
toán trong cột EntryD ate của General Journal. Nếu tháng của ngày
tháng đó bằng với ngày tháng cho General Ledger, trả về 1; nếu
không trả về 0.
2. IF(AccountNumber = GLAccount,l,0): Đánh giá mỗi bút toán trong
cột AccountNumber của General Journal. Nếu số tà i khoản giống
như số tà i khoản cho tà i khoản sổ cái tổng hợp (General Ledger)
hiện hành, trả về 1; nếu không trả về 0.
3. N hân kết quả của bước 1 với bước 2. Chỉ kh i cả hai điều kiện đúng
(true), bước này sẽ trả về 1; nếu không nó sẽ trả về 0.
4. Nhân kế t quả của bước 2 với các bút toán của sổ nhật ký chung
(General Journal) trong dây JournalDebits (hoặc dãy Joum alCredits)
của nó trong công thức thứ hai của hai công thức trước). K h i cả điều
kiện ngày tháng và điều kiện tà i khoản là true, kế t quả là bên nợ
(hoặc bên có). Nếu không kế t quả là 0.
15. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
5. Trả về tổng của bước 2 kh i được áp dụng vào tấ t cả bút toán sổ nhật
ký: cụ thể m ột bên nợ hoặc bên có nêu bút toán thông qua cả điêu
kiện ngày tháng và điều kiện kê toán, nếu không trả về 0.
DƯA Dữ LIỆU SỔ CÁI VÀO BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Bạn có thể sử dụng m ột phương pháp tương tự đế tích lũy thông '
trong sồ cái tổng hợp vào bản báo cáo thu nhập.
Giả sử bạn đà quyết định đánh sô tấ t cả tà i khoản chi tiêu hành
chính cố định sử dụng các số tà i khoản năm chữ số bắt đầu với 63. Bảo
hiểm sức khỏe có thế’ là số tà i khoản 63310, bảo hiểm xe cộ 63320, chi
phí lã i 63400...Nếu bạn đặt tên cho dãy trong sổ cái tổng hợp chứa các
số tà i khoản là LedgerAccounts, dãy chứa các bên có là LedgerCredits
và dãy các bên nợ là LedgerDebits, công thức mảng sau đây tín h tổng
các hiệu giữa các bên có của số cái tồng hợp và các bên nợ của sổ cái
tống hợp cho các tà i khoản được đánh số từ 63000 đến 63999:
=S U M (I F (L EFT(LedgerAccounts, 2)="63",LedgerCredits-
LedgerDebits,0))
(Nhớ nhập công thức dưởi dạng m ột công thức mảng. Sử dụng
C trl+ S h ift và sau dó nhấn Enter).
Đầu tiê n công thức mảng đánh giá các phần tử trong dãy có tên là
LedgerAccounts và loại bỏ hai ký tự tận cùng bên trá i trong m ỗi sô tà i
khoản. Sau đó nếu hai ký tự đó bằng 63 (như vậy nếu số tà i khoản là
giữa 63000 đên hêt 63999), công thức trả về tồng của hiệu giữa các bên
nợ và bên có của các tà i khoản.
Bạn có thế’ sử dụng công thức này đế’ trả về bút toán trong bản báo
cáo thu nhập liê n quan đến các chi phí hành chính cố dịnh. Tương tự
nếu biếu đồ của các tà i khoản chỉ định tấ t cả hạng mục tà i khoản liên
quan đến các chi phí sản xuất cố định cho các số năm chữ số bắt đầu với
64, bạn sử dụng công thức sau đây:
=SUM(IF(LEFT(LedgerAccounts,2)=”64”,LedgerCredits-LedgerDebits,
Bạn có thế tích lũy hầu hết các bút toán trê n m ột bán báo cáo thu
nhập m ột cách tương tự làm việc tự số nhật ký chung đến số cái tống
hợp vào bán báo cáo thu nhập. H ai loại bút toán - các bút toán, chẳng
hạn như các khoản phải trá và các chi phí trả trước bao gồm sự tích lũy
và các tà i sán phái chịu sự khấu hao - thường đòi hỏi sự chú ý đặc biệt.
Cá hai ảnh hướng đến th ờ i gian thu nhập cùa công ty.
16 % i.
16. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
QUẢN LÝ CÁC PHƯƠNG THỨC TÀI CHÍNH VỚI K Ế TOÁN PHÁT SINH.
Kế toán phát sinh đòi hỏi hai bước: nhận dạng các thu nhập cho một
thời hạn nào đó và làm cho các chi phí đi kèm, chẳng hạn như chi phí
của các hàng hóa được bán và hoa hồng bán hàng tương hợp với các lợi
nhuận đó. Đây được gọi là nguyên tắc tương hợp và là m ột khái niệm C
O
'
bản được sử dụng xuyên suốt tiến trìn h kế toán.
Khái niệm về việc làm cho thu nhập tương hợp với các chi phí đã chi
để tạo ra thu nhập có thể dường như rõ ràng nhưng nó có m ột số ngầm
định tin h tế. Giả sử bạn mua các bảng số cho m ột xe công ty. Bạn trả
$400 cho các bảng số vào tháng Giêng. Bạn xóa bỏ đầy đủ $400 trong
tháng Giêng (nghĩa là bạn thể hiện nó dưới dạng m ột chi phí mà bạn đã
chi đầy đủ trong tháng đó). Bạn tạo ra thu nhập hoặc điều hành doanh
nghiệp bằng việc sử dụng xe trong tháng Giêng và cho 11 tháng tiếp theo.
Trong trường hợp này, bạn đã cường điệu chi phí diều hành kinh
doanh trong tháng giêng, nói giảm bớt nó từ tháng H ai đến tháng Mười
Hai và không làm cho các thu nhập tiếp theo tương hợp với chi phí ban
đầu. Kế toán phát sinh cho phép bạn dàn trả i chi phí của các biển số xe
trên (trong trường hợp này) 12 tháng đầy đủ và đế’ tương hợp với các
thu nhập mà xe giúp tạo ra với chi tiêu cho các bảng số xe.
Thu nhập không giống như tiền m ặt nhận được và chi phí không
giống như tiề n m ặt đã chi. Bạn thường nhận biết thu nhập kh i đòi hỏi
rấ t nhiều nỗ lực để tạo ra doanh số và điều chắc chắn hợp lý là bạn sẽ
nhận được khoản thanh toán. Kế toán viên xem thờ i gian của các khoán
thu tiền m ặt thực tế hoặc chi tiêu tiền m ặt thực tế chỉ là m ột vấn đề
chuyên môn.
Đối với bán hàng chịu, nguyên tắc phát sinh nghĩa là bạn nhận biết
thu nhập vào th ờ i điểm bán hàng, không nhất th iế t là kh i khách hàng
thanh toán. Giả sử bạn sử dụng thẻ tín dụng đế’ mua m ột bộ gậy đánh
Efolf mới tạ i cửa hàng đồ thế thao ở địa phương. Cửa hàng nhận biết thu
nhập khi bạn ký tên vào phiếu trả tiền nhưng nó không nhận được tiền
m ặt cho đến kh i công ty thẻ tín dụng gởi cho nó khoản thanh toán. Thời
gian giữa việc nhận biết thu nhập và thanh toán tiề n m ặt có thể đáng
kể. Việc m ột công ty có lã i không bảo đảm rằng luồng tiề n m ặt của nó
sẽ đủ đế giữ cho nó có đủ khả năng thanh toán.
Nếu ban quản lý của m ột công ty hiếu đúng m ối quan hệ giữa các
thu nhập của công ty và những chi phí của nó trong m ột khoảng thời
gian nào đó, nó cần th ấy các bản báo cáo thu nhập. Các bản cân đối cần
th iế t đế ban quản lý hiểu mối quan hệ giữa các tà i sản của công ty và
các khoản nợ của nó - giá tr ị của nó - vào m ột th ờ i điếm nào đó.
17. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Các bản báo cắo luồng tiền m ặt cho phép ban quản lý đánh giá khả
năng thanh toán của công ty. N ói cách khác, những bản báo cáo này cho
thây có và sẽ có đủ vốn lưu dộng để tiếp tục các hoạt động của doanh
nghiệp hay không.
Ba loại bản báo cáo sau đây - các bản báo cáo thu nhập, bản cân đôi
và bản báo cáo luồng tiề n m ặt - có liên quan m ật th iế t mặc dù chúng
phục vụ các mục đích khác nhau và đưa ra những viễn cảnh khác nhau
về tìn h hình tà i chính của m ột công ty. Những m ối quan hệ này được
quyết định phần lớn bằng nguyên tắc làm cho các chi phí tương hợp với
các thu nhập trong bản báo cáo thu nhập thông qua sự phát sinh.
Ví dụ việc tăng các thu nhập làm tăng vốn của chủ trê n bên có của
bản cân đối và việc tăng các chi phí phát sinh làm giảm vốn của chủ
trên bên nợ của bản cân đối.
Các khoản thu tiề n m ặt thực tế và các chi tiêu được thể hiện trên
các bản báo cáo luồng tiề n m ặt tổng kế t những ảnh hưởng của việc tăng
và giảm thu nhập và chi phí trê n lượng vốn lưu động của công ty.
Các luồng tiền m ặt có thể phản ánh hoặc không phản ánh sự phát
sinh của các thu nhập và chi phí. Ví dụ, m ột thứ gì đó bạn mua trong
tháng Ba có thể giúp bạn tạo ra thu nhập cho các tháng còn lạ i của năm
lịch nhưng toàn bộ việc mua được ghi chép trong tháng Ba. Điều này nêu
rõ việc cần đến các bút toán điều chỉnh nhằm giúp phân bố chi tiêu ban
đầu qua m ột vài kỳ kế toán. K hi công ty thu mua m ột tà i sản, chẳng hạn
như m ột chính sách bảo hiểm, bạn có thể sử dụng hoặc không sử dụng hết
tà i sán đó đế’ tạo ra thu nhập trong kỳ kế toán cụ thể k h i bạn đã mua nó.
Nghiên cứu trường hựp: Các bút toán điểu chình
M a rtin Consulting là m ột doanh nghiệp nhỏ chuyên hỗ trợ các khách
hàng đánh giá chất lượng của nước ngầm. H ình 1.7 m inh họa m ột số ví
dụ về cách M a rtin Consulting sử dụng các bút toán điều chỉnh đế’ ghi
chép các giao dịch thông qua sự tích lũy.
M a rtin bất đầu bằng việc tìm m ột bản cân đối tạm . T iến trìn h này
đòi hỏi tín h tổng các số dư của những tà i khoản có số dư bên nợ và sau
đó làm tương tự đối với các tà i khoản có số dư bên có. K h i hai tổng khớp
nhau, sổ cái được cân đối. Xem các cột B và c trong hình 1.7.
Cuối tháng Bảy (July), M a rtin Consulting chuẩn bị worksheet được
m inh họa trong hình 1.7 làm cơ sở cho bản báo cáo thu nhập và bản cân
đối của nó. N ội dung còn lạ i của phần này nêu chi tiế t các bước mà
M a rtin thực hiện để di chuyển từ worksheet cơ bản sang các báo cáo tà i
chính cho tháng.
18 < *6 .
18. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Vào ngày 1 tháng Bảy, m ột chính sách bảo hiểm sai sót được mua
đầy đủ để bảo vệ nhằm ngăn lờ i tư vấn sai sót mà có thể được cung cấp
cho các khách hàng của công ty. Chính sách sẽ vẫn có hiệu lực trong 12
tháng. Chi phí của chính sách này được ghi vào bên có của m ột tà i
khoản tà i sản cho hàng 5, cột B của worksheet. K h i worksheet được
chuẩn bị vào cuối tháng; 1/12 giá tr ị của chính sách đã hết hạn; bây giờ
giá tr ị trở thành m ột chi phí được trả trong tháng Bảy. Hàng 5, cột E
chứa $57 dưới dạng m ột bút toán ghi có điều chỉnh phản ánh rằng 1/12
giá tr ị tà i sản của chính sách đã hết hạn. Hàng 5 cột F cho thấy giá tr ị
còn lạ i của tà i sản tức là $627. Bút toán ghi nợ xuất hiện trong hàng 17,
cột D.
Chú ý chi phí của chính sách bảo hiểm được xử lý như th ế nào. Phí
bảo hiểm đầy đủ $684 được trả thực sự trong tháng Bảy từ tà i khoản séc
của công ty. Do đó số dư của tà i khoản séc cuối tháng Bảy là $684. Cân
bằng chi phí đó là sự hiện diện của m ột tà i sản mói: m ột chính sách bảo
hiểm 12 tháng có giá tr ị $684 kể từ 1/7/2012.
(&ÊL. u - - . . . . n s
T i A I B I c r ~ 0 ~ I E r F 1
I G I B
M IM artii Consulting worksheet, 7/31/2012 I TrisrfBalance I Adjustmenls Adjusted Trial Balance 5a|
Debit Credit Debit i Credit Deb* Credit
jr: Cash Í 32,650 s 32,650 Ỉ
Accounts Receivable $ 3,472 ! $ 3,472I $
:■ Unexpired Insurance Ỉ 684 I $ 57 t 627 s
QjSuppSes ! * 592 I I $ 136 t 456 ' $
V: Office Equipment 1 3 .4 7 0 t 3.470 Ị $
Office Equipment Accumulated Depreciation $ 1.15/ $ §6 t 7| Í 1,253
Accounts Payable $ 4.223 $ _____ zl « 4.223
tii Unearned ConsuRiig Fees $ 1,280 Í - ■
>: s
1
s 1.120
11 Salaries Payable $ 465 s r j $ 465
12 Chris Martin, Capital $31,884 $ - ị $ 31,884
13 Analysis Fees Í 6,250 Ỉ $ 6,250
M Advertising % ■!-«, * 145 $
15 Salaries $ 3,600 $465 s 4,065 *
p Communications $ 181 $ 181 I $
insurance expense $ 57 * 57 i t
Supplies consigned $136 s 136 s
Consulting Fees Earned $ 160 * Tj Ỉ 160
20 Depreciation Expense: Office Eqiipment $ ■
< t 96 $
21
I $ 45.355
22 Total $44.794 : $44794 $914 $ 914 t 45.355
-no. ■ tíEl
M*4I'►'•M IJ Martin Trãi BalanceA H I tu _ .....—
ỊT" " v n 1
If i n h m
n /T 1
L Z 2 J ___ _____ _________ ___ w • ■
—
Hình 1.7: Các bút toán điều chỉnh giúp tích lũy các thu nhập và chi phí trong kỳ hạn
thich hợp.
19. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Cuối tháng Bảy,’ 1/12 giá tr ị chính sách đã hết hạn.'Việc giảm giá trị tà i
sản được ghi chép ở hai nơi:
♦ Để điều chỉnh cho giá tr ị của m ột tà i sản trong hàng năm cuạ
worksheet. Giá tr ị được điều chỉnh được sao chép sang bản cân đôi
nơi nó xuất hiện như là m ột phần của giá tr ị hiện hành của công ty.
♦ Như là m ột chi phí được ghi chép trong hàng 17. C hi phí này dược
ghi chép cho tháng Bảy mặc dù chi tiêu tiề n m ặt thực tê cho bảo
hiểm trong tháng Bảy là $684. Đây là cơ cấu được sử dụng đê làm
cho th ờ i gian của chi phí khớp với thời gian của thu nhập mà nó đã
giúp tạo ra.
Trong cùng m ột kỳ hạn, M a rtin Consulting sử dụng các v ậ t dụng
văn phòng tr ị giá $136 để giúp tạo ra thu nhập của nó. M ộ t bút toán
điều chỉnh khác là $136 xuất hiện trong hàng 6, cột E phản ánh việc
giảm giá tr ị của tà i sản vậ t dụng văn phòng ban dầu là $592, và được áp
dụng trên số tiề n đó trong hàng 6, cột F đế’ thể hiện giá t r ị còn lạ i của
nó là $456 vào cuối tháng. Bút toán ghi nợ điều chỉnh xuất hiện trong
hàng 18, cột D.
Cơ sở hợp lý cho những bút toán điều chỉiih này th ì kh á rõ ràng.
Vào ngày 1 tháng Bảy, công ty được bảo hiểm 12 tháng và nó được bảo
hiếm có giá tr ị trong 11 tháng vào ngày 21 tháng Bảy. Tương tự, nó mua
các vậ t dụng văn phòng tr ị giá $592 vào ngày 1 tháng Bảy và tr ị giá
$456 vào ngày 31 tháng Bảy. Những số tiề n này có thể trực tiế p đánh
giá và M a rtin Consulting có thể dễ dàng nhập, dưới dạng các bên nợ và
bên có điều chỉnh, các phần hết hạn hoặc được sử dụng làm chi phí
trong tháng Bảy.
Nhưng th iế t bị văn phòng là m ột vấn đề khác. Đầu tháng Bảy, công
ty sở hữu th iế t bị có giá tr ị ban đầu là $3,470 (xem hàng 7, cột B). Bao
nhiêu phần của $3,470 đó được sử dụng hết trong việc tạo ra thu nhâp của
tháng? T hiêt bị vẫn nằm ở đó: máy tính vẫn đang tạo các worksheet, máy
photocopy vẫn đang tạo ra các bản copy, điện thoại vẫn đang reo. Tuy
nhiên, m ột giá tr ị nào dó đã được rú t ra từ th iế t bị để tạo ra thu nhập.
Khấu hao là phương tiệ n để giải thích cho việc th iế t bị đã cung cấp
giá tr ị cho tiế n trìn h tạo ra thu nhập. T rá i với việc đánh dấu m ột tháng
khác đã hết hạn trê n m ột chính sách bảo hiểm hoặc đếm số phong bì
thư đã được ghi địa chỉ và được gởi, M a rtin phải ước tín h giá t r ị của
th iế t bị văn phòng "được sử dụng" trong tháng Bảy. A nh ta làm điều này
bằng sự khấu hao.
20 ^
20. Chương 1. Làm việc với bàn báo cáo thu nhập
SỬ DỤNG Sự KHẤU HAO ĐƯỜNG THANG
M â rtin có. .thể sử dụng m ột trong vài phương pháp để tín h sự khấu
hao cho m ột tháng (hoặc m ột quý hoặc cho m ột năm).<
Giả sử M a rtin sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Giả
định là th iế t bị văn phòng có m ột tuổ i thọ hữu dụng là ba năm và sẽ
không có giá tr ị sau th ờ i gian đó. Do đó đối với mỗi tháng đi qua trong
vòng đời th iế t bị ba năm, giá tr ị của th iế t bị giảm 1/36 giá tr ị gốc của nó
- nghĩa là th iế t bị khấu hao mỗi tháng 1/36 tức là $96. B út toán bên có
điều chỉnh ở hàng 8, cột E và bút toán bên nợ điều chỉnh được thế hiện
trong hàng 201
>cột D.
Bằng việc ước tín h lượng khấu hao hàng tháng, M a rtin có thể tính
một chi phí th iế t bị văn phòng cho tháng. Điều này cho phép kế t hợp
chi phí với thu nhập và thấy được rõ hơn thu nhập của tháng. Lần nữa
nguyên lý tương hợp vẫn đúng rằng các thu nhập nên được tương hợp
với các chi phí vốn đã giúp tạo ra chúĩig.
Bạn sử dụng các bút toán điều chỉnh không chỉ với các chi phí mà
còn với các thu nhập. Giả sử cuối tháng Bảy, M a rtin đã ký m ột hợp
đồng và chấp nhận thanh toán bằng tiề n m ặt ‘để tiế n hành tư vấn tám
giờ với chi phí $160 mỗi giờ. Số tiền đầy đủ $1;280 được ghi vào bên có
trong m ột tà i khoản tà i sản được gọi là Unearned Consulting Fees.
Trước cuối tháng, M a rtin đă tiến hành m ột trong tám giờ tư vấn dã ký
hợp đồng. Việc thực sự tiế n hành công việc đó sẽ'chuyến đổi m ột số phí
không kiếm được thành m ột trạng th á i kiếm đứợc. Các bút toán điều
chỉnh trong hàng 10, cột D, và hàng 19, cột E, cho thấy $160 của phí
không kiếm được đã .được chuyển đối thành trạng th á i kiếm được trong
tháng Bảy.
Bốn bút toán điều chỉnh cho các vật dụng và sự khấu hao được mô tá
trước đó liên quan đến những hoạt động đều bắt đầu và kết thúc trong
một kỳ kế toán. V í dụ việc sử dụng $136 ước tính trong các vật dụng văn
phòng xảy ra giữa ngày 1 tháng Báy và 31 tháng Bảy. M ột bút toán đều
chỉnh cũng có thế ghi chép m ột hoạt động mỏ' irộng qua các kỳ kế toán.
Giả sử M artin đã chuẩn bị séc lương của m ột trợ lý thanh toán cho hai
tuần trước, m ột tuần trước cuối tháng. Sau đó trợ lý đã phát sinh một
tuần lương từ 25 tháng Bảy đến 31 tháng Bảy. Đế cho thấy rằng lương
phát sinh này là m ột chi phí có thế quy cho tháng Bảy thay vì tháng Tám,
M artin ghi m ột bút toán điều chỉnh trong hàng 15 cột D. Đế cho thấy
rằng nó là m ột khoản nợ mà sẽ được đáp ứng sau đó (có lã trong tháng
Tám), nó cũng được ghi dưới dạng một bên có nợ trong hàng 11, cột E.
21
21. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
CHUẨN BỊ BẢN CÂN ĐỐI TẠM
Excel làm cho dễ dàng tích lũy bản cân đối tạm và các bút toán điều
chỉnh thành m ột bản cân đối tạm được điều chỉnh. H ãy chú ý những
điều sau đây:
♦ M ỗi bút toán ghi nợ được điều chỉnh dựa vào công thức này mà sau
đó được điều chỉnh để triệ t tiêu các lượng âm:
= ( T r ỉ a l D e b i t s - T r i a l C r e d i t s )+(A d j u s t D e b i t s -
AdjustCredits)
♦ M ỗi bút toán ghi có được điều chinh dựa vào công thức này cũng
dược điều chỉnh để triệ t tiêu các lượng âm:
= ( T r i a l C r e d i t s - T r i a l D e b i t s ) +(A d j u s t C r e d i t s -
AdjustDebits)
Tổng của các bút toán điều chỉnh xuất hiện trong hình 1.7, trong
hàng 22, các cột D và E. Tổng của các bút toán được điều chỉnh xuất
hiện trong hình 1.7, ở hàng 22, các cột F và G. Sự cân bằng của các tổng
bên nợ và bên có cho thấy các bút toán được cân đối.
DI CHUYỂN THÔNG TIN VÀO MỘT BẢN BÁO CÁO THU NHẬP
Sau cùng đến lúc di chuyển thông tin này vào m ột báo cáo thu nhập
và m ột bản cân đối. (xem hình 1.8).
Các hàng 3 đến 12 đại diện cho tà i khoản tà i sản và tà i khoản nợ.
Chúng được sao chép từ bản cân đối tạm được điều chỉnh sang các cột
bản cân đối. Cấc hàng 13 đến 20 đại diện cho tà i khoản thu nhập và tài
khoản chi phí và được sao chép sang các cột Income Statement. Sau dó,
trong hàng 21 của các cột H và K, các bên có và bên nợ được tín h tổng.
Chú ý rằng chúng không còn cân đối nữa. Các thu nhập cùa công ty
trong tháng Bảy vượt quá chi phí của nó và sự chênh lệch là thu nhập
kinh doanh của nó. Đế đạt được sô liệu này, lấy tống thu nhập trong ô
121 trừ cho tổng chi phí $4,680 trong ô H21. K ết quả là $1,730 xuất hiện
trong ô H22 và là thu nhập kin h doanh cho tháng Bảy. Cộng kế t quá
này cho tống chi phí $4,680 sẽ cho ra $6,410 cân đối với tổng thu nhập
cho tháng.
22
22. Chương 1. Làm việc với bản báo cáo thu nhập
Hình 1.8: Các bút toán được sao chép từ các cột của bản cân đối tạm được điều
chình sang các cột Income statement và Balance Sheet.
Bạn sử dụng m ột tiế n trìn h tương tự để nhận được thông tin cho bản
cân đối kế toán.
23. Phăn tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excet2010
Cân đối ịié toán: Các
tài sản hiện hành
Bản cân đối bổ sung bổn báo cáo thu nhập được thảo luận trong
chương 1. Bạn cần cả hai báo cáo đế theo dõi tìn h hình tà i chính của
công ty. M ột bản cân đối có hai phần chính.
♦ Tài sản nêu rõ các số dư trong cấc tà i khoản tà isản của công ty vào
m ột ngày nào đó.
♦ Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu các số dư trong tà i khoản nợ của
công ty và tà i khoản vốn góp vào cùng m ột ngày.
H ai phần này phải cản đối; nghĩa là tổng các tà i sản của công ty
phải bằng với tống các khoản nọ' của nó và vốn góp của nó. (Đôi k h i bạn
sẽ thấy điều này được gọi là vốn chủ sở hữu hoặc vốn tự có.
Bản báo cáo thu nhập cho thấy m ột công ty dã kiếm được bao nhiêu
tiền và nó đã chi bao nhiêu trong m ột kỳ hạn nào đó. Bản cân đối tống
kêt phần tà i chính của công ty vào cuối kỳ hạn đó. Cho dù kỳ hạn đó là
m ột tháng, m ột quý, hoặc m ột năm, nó cho bạn b iế t giá tr ị tà i sản của
công ty. Nó cũng mô tả những phân loại khác nhau về các khoản nợ,
chắng hạn như các khoản phải trả , nọ' và vốn góp vốn có những trá i
quyền đối với tà i sản của công ty.
Ví dụ, công ty cua bạn có hàng tồn kho tr ị giá $5,000. Đó là m ột tà i
sản: Bạn có thế và có ý định chuyến đổi nó thành tiề n m ặt bàng việc
bán nó cho các khách hàng. Bây giò' hãy giả sử công ty cùa bạn dã thu
mua hàng tồn kho đó m ột phần bằng tiền m ặt $2,500 và sô còn lạ i ghi
vào bên có cùa tà i khoán.
24. Chương 2. Cân dối kẽ' toán: Các tài sản hiện hành
Số tiền này là khẳng định của công ty tà i sản. Công ty đã giả định
$2,500 trong các khoản phải trả , đây là m ột phần của vậ t mua được ghi
vào bên có của tà i khoản. Giá tr ị hàng tồn kho $2,500 còn lạ i thuộc về
vốn chú sdr hữu, đây là m ột phần trong tổng tà i sản của công ty được sỏ'
hữu bởi các nhà đầu tư của nó. Vốn chủ sở hữu được nhóm với các khoản
nợ, chẳng hạn như các khoản phải trả bởi vì nó đại diện cho bất kỳ sự
chênh lệch tồn, tạ i giữa các tà i sản và các khoản nợ.
Bằng việc thể hiện giá tr ị hàng tồn kho $5,000 cả trong các tà i sản và
trong các khoản nợ, bổn cân đối giữ cho các cổ phần và các nghĩa vụ trả
nọ' của công ty được cân bằng. Nếu đây là tấ t cả những gì cần có cho một
bản cân đối thì nó không có gì nhiều dế’ gây chú ý, nhưng như bạn sẽ thấy
sau đó trong sách này, bán cân đối là điểm khởi đầu cho nhiều phân tích
khác nhau. Sử dụng Excel đế phân tích bản cân đối có thể cho bạn hiếu rõ
một công ty được điều hành như thê nào, nó quản lý các nguồn tà i nguyên
của nó tố t như thế nào và nó tạo ra lợi nhuận như thế nào.
Dù vậy trước tiên'cần phải xây dựng bản cân đối. Chương này cùng
với chương 3 và chương 4 mô tả tiến trình này.
THIẾT KẾ BẢN CÂN ĐỐI
T rái với bàn báo cáo thu nhập được thảo luận trong chương 1, bản
cân đối thường đi theo m ột dạng khá cứng nhắc. H ình 2.1 m inh họa m ột
ví dụ điển hình.
Hình 2.1: Bản càn đối cho Bell
Books, Inc. December 2011 cho
thấy tổng tài sản của nó bằng
với tổng các khoản nợ và vốn
chủ sở hữu của nó.
|Bel Books, Inc.
s 17.724
s 25.000
$ 308.502 1
]«MLaa»<a
25. Phăn tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Phần đầu của bản cân đối mô tả các tà i sản của công ty. Phần hai
của bản cân dối tóm tắ t các khoản nợ và vốn chủ sở hữu của công ty.
TÌM HIỂU CÁC BÚT TOÁN NỢ VÀ TÍN DỤNG
H ình 2.1 m inh họa m ột bản cân dối cho m ột đại lý sách, B ell Books,
Inc. H ình 2.2 m inh họa worksheet tiền m ặt hỗ trợ m ột số phần của bản
cân đối của Bell Books.
C13 ▼ =AcrtsRecefvablelD13
Hate Explanation Defaft CrecS H m c e
11/30/11ỉClosiig balance. November *29.344
12/1/11!Purchase medcalinsurance poicy $6,864 $22.480
!
I
«
1
$3.19« *19.286
12/4/11ỈCash Receipts $ 4.690 $23.976
12/4/11{Checkfor returnsto suppfeer L$ 91 s 24.067
12^7/11’Cash Receipts $ 1,006 1 26.073
12/11/11 Cash Receipts s 8.207 s 33.290
12/14/11 Cash Receipts $ 9,592 $42.872
12/14/11 Purchase ofbooksfrom Neal Pubfestvng $6.023 *36,849
12/14/11 Purchase ofbooksfrom Lenny D isfrixiing $8.474 $ 28,375
12/18/11 Cash Receipts s 4.663 $33.038
12/18/11;Accounts Receivable paymentfor November $17.951 *50,989
12/21/11 ;Cash Receipts s 5,514 $56.503
12/23/11 Cash ReceiJts $ 3.791 *6 0 3 4
12/27/11 Telephone bfl, November $1.835 Í 58.459
12/27/1IC ash Receipts $ 9,050 $67.509
12/27/1IjP ifrtia se ofbooksfrom Neal Pubfestinq $6.440 s 61,069 I
12/29/11 Salay check. Rodgers $2.950 $58.119
12/29n 1 Safe*Ycheck. Rouse *Z761 s 55.358
12/29/1lisaiary check, Tafoya .... *4377 Ỉ 50,961
12/29/1l A dveffeiigbi, November *3.116 Ỉ 47.865
12/30/11 Cast* Recess $ 6,841 *54,706
1
= 2 = £3
Hình 2.2: Worksheet tiền mặt ghi chép các chi tiêu tiền mặt dưới dạng các bẽn có
và các khoản thu tiền mặt dưới ơạng các bên nợ.
Chú ý rằng các khoản tiề n gởi vào worksheet tà i khoản tiề n mặt
của Bell Books được ghi nhãn là Debits và các khoản tiề n rú t ra từ tà i
khoản được ghi nhãn là Credits.
K hi bạn thế hiện hoạt động tà i khoản trong m ột worksheet, bạn
thường có hai cột: m ột cột đế’ ghi chép việc tăng số dư tà i khoản và một
cột đê ghi chép việc giảm số dư tà i khoán. (Dạng này được gọi là m ột tà i
khoản T bởi vì m ột đường nằm ngang được vẽ bên dưới các tiêu đề cột
và m ột đường thắng đứng được vẽ giữa chính các cột hợp lạ i giống như
m ột chữ T).
26 ^
26. Chương 2. Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
Trong ngữ cảnh của các tà i khoản của doanh nghiệp, các từ bên nợ
(debit) và bên có (credit) không có nghĩa như trong việc sử dụng mỗi
ngày - ví dụ m ột bên nợ với m ột tà i sản. Thay vào đó, những thuật ngữ
này đơn giản ám chỉ đến cột trá i (Debit) và cột phải (C redit) của m ột tà i
khoản T. Các kế toán viên có bốn quy tắc cơ bản để ghi cấc lượng trong
những cột này:
♦ Nếu tà i khoản là m ột tà i khoản tà i sản, ghi chép việc tăng số dư tà i
khoản trong cột trá i (Debit).
♦ Nếu tà i khoản lá m ột tà i khoản tà i sản, ghi chép việc giảm số dư
tà i khoản trong cột phải (Credit).
♦ Nếu tà i khoán là m ột tà i khoản nợ hoặc tà i khoản vốn góp, ghi
chép việc giảm số dư tà i khoản trong cột phải (Credit).
♦ Nếu tà i khoản là m ột tà i khoản nợ hoặc tà i khoản vốn góp, ghi
chép việc giảm số dư tà i khoản trong cột trá i (Debit).
Còn về các tà i khoản thu nhập và tà i khoản chi phí th ì sao? Những quy
tắc cho các tà i khoản này bắt nguồn logic từ những quy tắc cho các tà i
khoản tà i sản và tà i khoản nợ/vốn góp như sau:
♦ Thu nhập tăng vốn góp và do đó kh i bạn ghi chép thu nhập, bạn ghi
chép giao dịch dưới dạng m ột bên có vào tà i khoản thu nhập tương
tự việc tăng vốn góp được ghi chép dưới dạng m ột bên có.
♦ Khi bạn có được doanh thu, bạn gởi nó vào m ột tà i khoản tà i sản
nơi nó được ghi chép dưới dạng m ột bên nợ - việc tăng các tà i sản
được ghi chép dưởi dạng các bên nọ' như được ghi chú trước đó. Bút
toán nợ này bố sung cho bên có thu nhập.
♦ Các chi phí giảm vốn góp. Do đó khi bạn ghi chép m ột giao dịch chi
phí, bạn ghi chép nó dưới dạng m ột bên nợ vào tà i khoản chi phí
tương tự việc giảm vốn góp được ghi chép dưới dạng m ột bên nợ.
♦ K hi bạn trả chi phí, việc làm như vậy sẽ giảm m ột tà i khoản tà i
sản - thường là m ột tà i khoản ngân hàng. Việc giảm các tà i sản
được ghi chép dưới dạng các bên có, do đó bạn ghi chép giao dịch
dưới dạng m ột bên có vào tà i khoản tà i sản lần nữa như được ghi
chú trước đó. B út toán có này bố’ sung cho bên nợ chi phí.
Theo những quy tắc này, cốc khoản gởi và một tà i khoản tiền mặt
được ghi chép trong cột trá i hoặc cột Debit của tà i khoản: tiền m ặt là một
tài khoán tài sán và khoản tiền gỏ'i sẽ tăng sô dư cùa nó. Tương tự, bởi vì
việc viết m ột tấm séc sẽ giảm số dư của tài khoản tiền mặt, lược của tấm
séc được ghi chép trong cột phải hoặc cột Credit. Hây nhó' rằng trong bối
cảnh này ghi nọ' chi có nghĩa là cột trá i và bên có chỉ có nghĩa là cột phải.
27. Phăn lích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
TẠO MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT TÀ! SẢN M ỆN HÀNH:
Trong bản cân đối được m inh họa trước đó trong hình 2.1, sự phân loại
tiền m ặt của phần tà i sản hiện hành chứa công thức sau đây:
=NovemberEndCashBalance+SUM(DecemberCash.Debits)-
SUM(DecemberCashCređits)
Các tên trong công thức này tham chiếu đến các dãy trong worksheet tiền
m ặt được m inh họa trước đó trong hình 2.2. Tên của các dãy như sau:
♦ NovemberEndGashBalance, tham chiếu đến ô E2. Lượng này là sô
dư tiề n m ặt cuối kỳ vào cuôi tháng 11, tháng trước.
♦ DecemberCashDebits, tham chiếu đến các ô C3:C23. Dãy này chứa
tấ t cả khoản tiền gởi vào tà i khoản séc công ty cúa B ell Books đã
được gởi trong tháng 12.
*
♦ DecemberCashCredits, .tham chiếu đến các ô D3:D23. Dãy này chứa
tấ t cả khoản tiề n được rú t từ tà i khoản séc công ty của B e ll Books
trong tháng 12.
Ô E2 có tên là DecemberCashCredits, chứa giá tr ị $29,344. Ỏ E3 chứa
công thức sau đây:
=E2 + C3 - D3
M ỗi bút toán trong worksheet tiền m ặt là m ột bên nợ hoặc m ột bên
có. Không có các bút toán nào chứa cả m ột bên nợ và m ột bên có. Do đó
công thức trong ô E3 cộng số dư trước (ô E2) với m ột số liệu bên nợ
trong cột c hoặc lấy số dư trước trừ cho m ột số liệu bên có trong cột D.
Công thức được sao chép từ ô E3 và được dán vào dãy E4:E23. Tiến
trìn h sao chép và dán công thức điều chỉnh các tham chiếu ô tương đối
của nó, do đó m ỗi số dư phụ thuộc vào số dư trước cũng như phụ thuộc
vào bên nọ' hoặc bên có hiện hành. 0 E23 chứa số dư cuối kỳ cho tháng
12 và số dư này sẽ được sử dụng làm số dư tiề n m ặt đầu kỳ k h i đến lúc
tạo worksheet tiề n m ặt cho tháng Giêng.
Có thê Ưu tiê n tạo tên DecemberEndCashBalance đế đại diện cho ô
E23 của hình 2.2. Do đó sự phân loại tiề n m ặt trong hình 2.1 có thế
chứa công thức sau đây:
=DecemberEndCashBalance
K hi các worksheet được tạo, số dư tiền m ặt cuối kỳ cho tháng 12
được tín h hai lần: m ột lần trê n worksheet tiền m ặt và m ột lần trê n bản
cân đối. Điều này được thực hiện m ột phần đế m inh họa và m ột phần đê
làm rõ ràng các phép tính.
28
28. Chương 2 Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
SỬ DỤNG' CÁC TÊN CẤP SHEET
K hi m ột tên dãy không- chứa tên của m ột worksheet, nó là m ột tên
cấp workbook; các công thức được nhập ở bất cứ nơi nào trong workbook
có thế sử dụng nó. Nếu bạn định nghĩa tên cấp workbook F IC A là tham
chiếu đến ô $A$1 trê n S heetl, bạn có thế' nhập công thức sau đây trên
bất kỳ worksheet.
-PICA * C2
Công thức này sẽ trả về giá tr ị trong ô $A$1 của S heetl nhân với
bất kỳ giá trị nào nằm trong ô C2 của worksheet chứa công thức. Phạm
vi (scope) của bất kỳ tên cấp workbook là toàn bộ workbook: bất kỳ
worksheet trong workbook có thể sử dụng m ột tên cấp workbook. M ột
tên cấp workbook có thế được định nghĩa chỉ m ột lần trong m ột w ork
book.' Bạn không thể định nghĩa tên cấp workbook Adjustments m ột lần
để tham chiếu đến C1:C20 trên Sheetl và m ột lần để tham chiếu đến
D1:D30 trên Sheet2.
Các worksheet m inh họa trong các hình 2.3 và 2.4 sử dụng các tên
cấp sheet. W orksheet trong hình 2.3 chứa các tên cấp sheet này.
1 .. “
» =StartBalance+SUM(Debits) SUM(Credtts)
: Ả iđ . . ■
... ■.. V m Q
I
■
Rrst National endnq balance, December I *2.747
Date Explanation Debit Credt Balance
11/30/11 CJosinq balance, November *27.844
is
12/1/11 Pirchase medical insurance pofecy $6.864 $20,980
ỉJ ■ 12M/11 Purchase of office supples $3.194 *17.786
M 12/27/11 Telephone M . November $1.835 $15.951 ■
' r 12/29/11 Salary check, Rodgers $2,950 $13.001
12/29/11 Salary check, Rouse $2,761 $10,240
12/29/11 Salary check. Tafoya $4.377 $ 5,863 ■1
>
'/. 12/29/11 Advotisinq b i. November $3.116 * 2,747
m Ằ
hJl
— r W 2
Hình 2.3: Worksheet tiền mặt cho tài khoản First National thể hiện tất cả chi phí điều
hành ngoại trừ các chi phí liên quan đến các nhà cung cứng.
29. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
__ C2 ~ n m =startBalarKe+5UM(Debn5)-SUM(Credfts) 1
Â
sru-
8
M i n
!
ị
ỉ
I
Qịì Dale Explanation Deb* Credi Balance
& 11/30Í11 Ctoíáiq balance. November s 1.500
12/4/11 Cash Receipts Ỉ 4.690 16.190
■
'7 12M/11 Checkfor returns to suppler $ 91 s 6.281
8 12/7/11 Cash Recejtfs $ 1.006 Ỉ 7.287
ể
12M1/11 Cash Recevts $ 8.207 $15.494
12/14/11 Cash Recevts $9,592 *25.066
12/14/11 Purchase ofbooksfrom Neal PiAfertnq *6.023 $19.063
12 12/14/11 Purchase ofbooksfrom Lemey Distributing $8.474 s 10.589
13 12/18/11 Cash Receipts Ỉ 4.663 s 15,252
l ĩ 12/18/11 Accounts Receivable paymentfor October $17.951 s 33.203
12/21/11 Cash Receipts Ỉ 5.514 $38.717
1203/11 Cash Recess ỉ 3,791 S42.S08 r
12/27/11 Cash Receipts $ 9.050
18 12/27/11 PiFchase of books from Neal Pubfchiig $6,440 Ị *45.118 1
m 12/30/11 Cash Receipts s 6.841 $51.999
-20. L____a
—
____ . jtrmm-----------------------z------ I
p .r r r r ’rra .s g *""*"**” * £2 Mầmm m
tÊKÊtm
........Mmmmm...■ tttm
1
Hình 2.4: Worksheet tiền mặt cho tài khoản Second National thể hiện tất cả các
khoản thu tiền mặt và các giao dịch liên quan đến các nhà cung ứng.
♦ Tên F irstN a tio n a l!D e b its tham chiếu đến dãy F irs tN a tio n a l!
$c$6:$c$12.
♦ Tên F irstN a tio n a l!C re d its tham chiếu đấn dãy F irstN a tio n a l!
$D$6:$D$12.
♦ Tên FirstN ational!StartB alance tham chiếu đến ô F irstN ational!
$E$5.
Các tên cấp sheet cực kỳ hữu dụng. Giả sử bạn có một workbook có một
worksheet khác cho mỗi tháng của năm JanuaryResults , FebruaryResults
, MarchResults v.v..., Nếu bạn định nghĩa các tên cấp sheet, chẳng hạn như
JanuaryResultslRevenues và FebruaryResults!Revenues, bạn có thế sử dụng
công thức sau đây (hoặc công thức tương tự) trên từng worksheet đó:
=SUM(Revenues)
Công thức này sẽ trổ về tổng của dãy có tên là Revenues cho chí
worksheet đó. Các thu nhập của tháng Giêng (January) được tách biệt
với thu nhập của tháng hai (February) và tách biệt với các thu nhập
trên tấ t cả worksheet khác.
30 -**6 *
30. Chương 2. Cân đối kế toán: Các tài sàn hiện hành
TÌM MỘT BẢN CÂN ĐỐI TIỀN MẶT CHO NHIỀU TÀI KHOẢN TIỀN MẶT
Việc m ột'công ty có bất kỳ quy mô duy trì chỉ m ột tà i khoản tiền
m ặt th ì th ậ t khác thường. Các công ty thường sử dụng m ột số tà i khoản
ngân hàng, dành cho những mục đích khác nhau. Trong trường hợp
này, m ột tham chiếu 3D có thể hữu dụng bởi vì nói chung bạn muốn m ột
worksheet khác cho m ỗi tà i khoản tiền mặt. Bạn sử dụng tham chiếu
3D để tính tổng sô' dư của tà i khoản trên m ỗi worksheet.
Giả sử Bell Books sử dụng m ột tà i khoản tạ i ngân hàng F irst Na
tional Bank để xử lý tấ t cả giao dịch tiền m ặt ngoại trừ các khoản thu
tiền m ặt và các đồ mua sắm từ các nhà cung ứng kho hàng được trả
bằng tiền mặt. H ình 2.3 m inh họa những giao dịch này cho tháng 12
(December).
Ô C2 trong hình 2.3 chứa công thức sau đây:
=StartBalance+SUM(Debits)-SUM(Credits)
Nó trả về số dư trong tà i khoản F irst N ational cuối tháng 12. Tại
sao công thức như đã biết trả về số dư cho tà i khoản F irs t N ational thay
vì m ột tà i khoản khấc nào đó? Bởi vì công thức được nhập trên worksheet
nơi các tên cấp sheet Debits và Credits được định nghĩa. Do đó nếu tên
là các tên cấp sheet, các tham chiếu phải đi đến các dãy được đặt tên
trên sheet nơi công thức được nhập.
Giả sử B ell Books sử dụng m ột tà i khoản tạ i ngân hàng Second
National Bank để xử lý tấ t cả khoản thu tiền m ặt và các hàng hóa mua
sắm từ những nhà cung ứng kho hàng. H ình 2.4 m inh họa những giao
dịch này cho tháng 12.
W orksheet trong hình 2.4 chứa các tên cấp sheet này:
♦ Tên SecondNationallDebits tham chiếu đến dãy SecondNational!
$c$6:$c$19.
♦ Tên SecondNationallCredits tham chiếu đến dãy SecondNational!
$D$6:$D$19.
♦ Tên SecondNationallStartBalance tham chiếu đến ô SecondNational!
$E$5.
o C2 trong hình 2.4 chứa công thức sau đây:
=StartBalance+SUM(Debits)-SUM(Credits)
Nó giống như công thức trong ô C2 của hình 2.3. Nhưng do sử dụng
các tên cấp sheet, Debits trong hình 2.4 cụ thể tham chiếu đến tên
31. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Debits trê n worksheet có tên là SecondNationál. Tương tự, Debits trong
hình 2.3 tham chiếu cụ thế đến tên Debits trê n worksheet có tên là
FirstN ational. Do đó những đôi sô cho các hàm SUM đại diện cho các
dãy khác nhau, vì vậy chúng thường trả về các kế t quả khác nhau.
M ột ví dụ khác, nếu bạn kích hoạch worksheet F irstN a tio n a l và sau
đó cuộn qua các mục nhập trong hộp Name của thanh công thức (for
mula bar), bạn th ấy các tên StartBalance, C redits và Debits. Những tên
dặy nạy sẽ không được định tính bằng các tên sheet của chúng bởi vì
sheet nơi chúng hiện hữu được kích hoạt.
Mặc dù công việc sơ bộ này với các tên dường như quá mức cần th iết
nhưng nó giúp làm cho các công thức workbook dễ hiểu hơn và làm cho
mọi thứ cuối cùng dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, chú ý rằng số dư cuối kỳ
cho mỗi tà i khoản ngân hàng trong các h ìn h -2.3 và 2.4 nằm trong ô C2
của mỗi sheet. Điều này cho phép bạn tạo m ột tham chiếu 3D trong
workbook đi qua nhiều sheet. Bắt đầu bằng việc sắp xếp các tab sheet
sao cho các worksheet mà bạn muốn đưa vào tham chiếu 3D nằm gần
kề. Ví dụ với ô A I được chọn, làm theo những bước sau đây.
1. Click tab Formulas và click Define Name trong nhóm Defined Names.
Hoặc, 'trong các phiên bản Excel trước 2007, chọn Insert, Name, Define.
2. Trong hộp biên tập Name, gõ nhập CashBalance. Đế’ lựa chọn W ork
book tạ i chỗ dưởi dạng phạm (scope) của tên.
3. Trong hộp biên tập Refers To, chọn bất kỳ tham chiếu nào xuất
hiện ở đó bằng việc rê ngang qua nó bằng con trỏ chuột. Bạn có thế’
nhấn Delete nếu bạn muốn, hoặc chỉ việc để bước tiếp theo thay thế
mục nhập hiện hành.
4. Click tab sheet có tên là FirstNational, nhấn giữ phím Shift, và sau đó
click tab sheet có tên SecondNational. Cả hai tab được chọn và hộp
biên tập Refers To bây giờ chứa =FirstNational:SecondNational! $A$1-
5. Sheet hiện hành là sheet có tab mà bạn đã click đầu tiên. Trong ví
dụ này, sheet đó có tên là FirstN ational. C lick ô C2 chứa số dư cuối
kỳ cho tháng 12.
6. C lick OK.
Bây giò' bạn có m ột tên 3D. CashBalance tham chiếu đến ô C2 trong các
worksheet có tên là F irstN ational và SecondNational. Sau cùng bạn ở
trong một thê sử dụng tấ t cả tên cấp sheet và tên 3D này. Trong worksheet
bán cân đối, ô C4 của hình 2.1, bạn có thể nhập công thức sau đ â y
=SUM(CashBalance)
32
32. Chướng 2. Cán đối kế toán: Các tài sản hiện hành
Công thức này trả về tổng của tấ t cả ô tạo nên tên 3D CashBalance.
Trong trường hợp này, công thức cộng giá tr ị trong ô C2 của worksheet
F irs tN a tio n a l ($2,747) v ớ i giá t r ị tro n g ô C2 của w o rksh e e t
SecondNational ($51,959) để trả về giá tr ị $54,706. Đây là tổng tà i sản
hiện hành của B ell Books cho các tà i khoản tiề n m ặt của nó.
TÌM MỘT BẢN CÂN ĐỐI CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA TÀI SẢN HIỆN HÀNH
Bán chịu là m ột thực tế. Nếu bạn kinh doanh bán lẻ với bất kỳ đối
thủ thực sự, hầu như chắc chắn bạn phải chấp nhận thẻ tín dụng như là
m ột phương thức thanh toán hoặc bạn gặp rủ i ro bị m ất di công việc
kinh doanh với các công ty đối thủ. Nếu bạn bán các sản phẩm cho
những doanh nghiệp khác, bạn cũng phải giải quyết việc họ phải sử
dụng tà i sản của m ình m ột cách hiệu quả. M ột cách mà họ làm điều đó
là tận dụng m ột lịch sử tín dụng tố t để mua chịu thậm chí được nhiều
hàng hóa hơn.
Kết quả là bạn phải tạm thời thể hiện những lần bán chịu này là
tiền mà bạn mong đợi nhận được m ột thời điểm nào đó trong tương lai.
Nguyên lý tương hợp được thảo luận trong chương 1 được áp dụng ỏ' đây:
nó đòi hỏi bạn tương hợp các thu nhập từ m ột th ờ i điểm với các thu
nhập mà bạn phải trả i trong việc tạo ra các thu nhập đó. Bởi vì bạn
chưa nhận được tiề n m ặt thanh toán cho các lần bán chịu này, bạn phải
ghi chép chúng là số tiề n phải thu - do đó m ới có thuật ngữ accounts
receivable (các khoản phải thu). H ình 2.5 m inh họa m ột ví dụ về các
khoản phải thu cho B ell Books.
Chú ý rằng số dư cuối kỳ cho Accounts Receivable được thể hiện
trong ô E23 của hình 2.5 giống hệt như bản cân đối Accounts Receivable
được thế hiện trong bản cân đối của Bell Books (xem hình 2.1).
Bell Books ghi chép các các lần bán chịu m ới trong cột D ebit của tà i
khoản Accounts Receivable. Điều này tuân theo quy tấc ghi chép các
khoản tăng vào các tà i khoán tà.' bạn ghi chép những khoản tăng
đó vào cột D ebit của tà i khoản tà i san.
Trong hình 2.5, Accounts Receivable ghi chép m ột bút toán bên có
là $17,951 trong ô D13 đại diện cho m ột khoản thanh toán cho Bell
Books bởi hãng xử lý thẻ tín dụng của nó. Điồu này tuân theo quy tắc
ghi chép các khoản giảm sang các tà i khoản tà i sản: bạn ghi chép các
khoản giảm vào cột C redit của tà i khoản tà i sản. Số tiề n $17,951 cũng
xuất hiện trong hình 2.2 cho thấy số dư tà i khoản tiề n m ặt của Bell
Books đã tăng theo lượng tiền gởi của séc vào ngân hàng.
33. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
■
1 ỈD^e Accoirts Receivable: Ejmfan^km
Ctoána bataice. November
ICredl sales
12W11
12/4/11 O e d í sales
1Z/W11 C roB sates
H anm
12/18/11
*14 12/21/11
Iis 12/23/11
12/27/11
122*11
12/29/11
112/29/11
12/29/11
C redt sates
Debt C rag BJm ce
$1.127
$1.258
$ <97
s 288
t 187
t 977
1 1.236
s 454
t 855
Panmertfcotn servce bueau. 11/11 chafges
Gtems&es
Credt sales
C redlsales
Cicdt sales
C ro ft sales
CrecSt sates
s 882
t 789
$1,337
$ 382
$ 856
$1.291
S1.418
t 390
S1.337
S1.277
B jjH H
I
$17.951
« U M
J H M .
$18.827
$19.954
S21.212
Ỉ 21,700
>21.987
$22.184
$23.161
s 24.387
$24.851
$25.706
s 7.756
s 8.637
s 9.426
$10.763
$11.155
$12.011
$13.302
$14.720
$15.110
$16.447
$17,724
Hình 2.5: Worksheet các khoản phải trả cho Bell Books nêu chi tiết các lẩn bán chịu
trong tháng 12 năm 2011.
TÌM MỘT BẢN CÂN ĐỐI TÀI SẢN HIỆN HÀNH
Bởi vì hàng tồn kho của m ột công ty là m ột tà i sản hiện hành. M ột
số cơ cấu di chuyển các lượng tà i sản hàng tồn kho giữa những tài
khoản khác nhau k h i bản cân đối đang được chuẩn bị được thảo luận
trong phần này.
Vào cuối m ột kỳ kế toán, khi bạn chuẩn bị m ột bản báo cáo thu
nhập và m ột bản cân đối, bạn thường đưa các số dư của tà i khoản thu
nhập và tà i khoản chi phí khác nhau trớ về không (zero). L ý do là lần
kê tiêp bạn chuấn bị những bản báo cáo này, bạn muốn chúng phán ánh
hoạt động đã xáy ra trong kỳ ký toán kế tiếp.
M ột giá tr ị bắt đầu là không (zero) trong tà i khoản thu nhập và tài
khoản chi phí cho phép bạn quyết định chính xác lợi nhuận mà bạn kiếm
được trong thời hạn đó. Nếu các số tiền đô la từ một kỳ hạn trước vẫn còn
trong những tà i khoản đó, bạn sẽ không thế’ lấy đúng lượng thu nhập trừ
cho đúng lượng chi phí đế đạt được m ột doanh thu ước tính chính xác
34. Chưdng 2. Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
Ba bước kế tiếp định nghía tiến trìn h đưa tà i khoản thu nhập và tà i
khoản chi phí trở về không (zero) còn được gọi là kế t số các tà i khoản:
1. Đối với các tằ i khoản thu nhập thường chứa các số dư bên có, tạo ra
m ột bút toán nợ bù trừ để đưa số dư của nó trở về không (zero). Đối
với những tà i khoản chi phí thường chứa các số dư bên nợ, ghi m ột
bút toán bên có bù trừ để kết sổ chúng.
2. Ghi những bút toán kết số’ này trong m ột tà i khoản tạm th ờ i đặc
biệt trong sổ nhật ký chung được gọi là m ột bản tóm tắ t thu nhập.
Bút toán bên nợ của tà i khoản thu nhập được bù trừ bằng m ột bên
có ghi sang bản tóm tắ t thu nhập. Bút toán bên có của tà i khoản chi
phí được bù trừ bằng m ột bên nọ' ghi sang bản tóm tắ t thu nhập. Sự
chênh lệch giữa tổng của các bút toán thu nhập và tổng của các bút
toán chi phí đại diện cho lợ i nhuận cho kỳ han do các hoat đông.
Ánh hưởng là xác lập lạ i tà i khoản thu nhập và tà i khoản chi phí
trở về zero nhằm chuẩn bị cho kỳ hạn kế tiếp và để tạm th ờ i di
chuyến cấc số dư của chúng sang tà i khoản tóm tắ t thu nhập.
3. K ết số’ tà i khoản tóm tắ t thu nhập tạm th ờ i bằng m ột bút toán bên
nợ trong lượng số dư của nó và ghi cùng m ột lượng dưới dạng m ột
bên có ghi sang lợ i nhuận đế lạ i hoặc như dược thực hiện trong ví dụ
của chương này trực tiếp sang vốn chủ sở hữu.
Kết quả của tiế n trìn h này là kỳ hạn kế tiếp có thế’ bắt đầu bằng các
lượng zero trong tà i khoản thu nhập và tà i khoản chi phí. Nó cũng đặt
lợi nhuận từ kỳ hạn hiện hành (cho dù dương hoặc âm) trong tà i khoản
cân đối tà i sản thích hợp.
Thủ tục cho tà i khoản tà i sản và tà i khoản nợ khác với thủ tục cho
tà i khoản thu nhập và tà i khoản chi phí. Các lượng đô la trong tà i
khoản tà i sần và tà i khoản nọ' thay đối theo thời gian kh i các nguồn tà i
nguyên tăng lên và các món nọ' được trả . Việc sắp xếp sao cho m ột tà i
khoản tà i sản có m ột số dư là không vào đầu m ột kỳ kế toán sẽ cho thấy
rằng bằng m ột cách nào đó các tà i sản của công ty biến m ất vào cuối kỳ
hạn trước đó. Thay vào đó, bạn muốn quy sự thay đổi trong số dư tà i
khoản hoặc nọ' thường là do m ột tà i khoản vốn góp m ột cách phù hợp.
M ột tà i khoản tà i sản như vậy là tà i khoản tồn kho. Nếu doanh
nghiệp của bạn sản xuất các sản phẩm hoặc bán lạ i chúng cho các đại lý
hoặc người tiêu dùng, bạn có hàng tồn kho đế làm số sách. (Nếu doanh
nghiệp cùa bạn chỉ cung cấp các dịch vụ cho các khách hàng, có thế bạn
không có hàng tồn kho).
35. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
KẾT SỔ TÀI KHOẢN KHO HÀNG
Vào cuối kỳ hạn, m ột công ty thưởng phải làm m ột bản đếm hàng
tồn kho cuối kỳ. Sau đó công ty sứ dụng m ột trong những phương pháp
dánh giá được mô tả ở chương tiếp theo và giá tr ị vừa có được sử dụng
trong phần tà i sản hiện hành của bản cân đối (xem h ình 2.6).
H ình 2.6 có bảy phần dược biểu th ị bằng các đường viền đậm nét
của chúng. Những phần này có thể được duy trì trong các w orksheet của
Excel riêng biệt, nhưng để bảo toàn khoảng trống, chúng được m inh họa
ỏ' đây trên m ột sheet.
Phần đầu được ghi nhãn là Inventory thế hiện sô lượng tồn kho đầu
kỳ ($21,820) và số dư cuối kỳ ($25,760). Bên dưới m ột hệ thống kiểm kê
định kỳ (xem chương 3 đế’ biết chi tiết), không có những thay đồi đối với
tài khoán kho hàng trong suốt kỳ hạn; các đợt mua sắm được ghi chép
trong tà i khoản riêng của chúng và COGS có thế’ được tín h ỏ' cuối kỳ. Một
bút toán kết sổ bằng với giá tr ị tồn kho đầu kỳ được ghi trong cột Credit
của tà i khoản được thể hiện như nó xuất hiện trong sồ cái trong ô D4 và
trong số’ nhật ký trong ô H3. Lượng này cũng được ghi dưới dạng m ột bên
nọ’ trong tà i khoản tóm tắ t thu nhập của số' nhật ký chung (ô G2). M ột
bản kiềm kê hàng tồn kho được tiến hành và giá tr ị vừa có được được ghi
dưới dạng m ột bên nợ (25,760 trong ô C5) đế th iế t lập hàng tồn kho đầu
kỳ cho kỳ hạn kê tiêp. Hàng tồn kho cuối kỳ cũng được ghi vào bên có
trong bản tóm tắ t thu nhập của số’ nhật ký trong ô H7.
Do đó, sự chênh lệch giữa hàng tồn kho đầu kỳ và hàng tồn kho cuối
kỳ nhập tà i khoản tóm tắ t thu nhập dưới dạng sự kế t hợp của giá trị
đầu kỳ, m ột bên nọ' và giá tr ị cuối kỳ, m ột bên có. Nếu tà i sản kho hàng
tăng trong suốt kỳ hạn, tà i sản tóm tắ t thu nhập sẽ lớn hơn. D ĩ nhiên
điều ngược lạ i cũng đúng.
Các Ịần mua hàng trong hàng tồn kho trong suôt kỳ hạn cũng được
kêt số bằng m ột bút toán bên có trong số cái (ô D ll ) và được chuyên
sang bản tóm tắ t thu nhập có m ột bút toán bên có (ô H l l )
KẾT SỔ TÀI KHOẢN THU NHẬP VÀ TÀI KHOẢN CHI PHÍ
Trước đó chương này đề cập rằng vào cuối kỳ kế toán, tà i khoán thu
nhập và tà i khoán chi phí có sô dư là không, nhưng tà i khoan tà i sán và
tà i khoán nợ, chẳng hạn như tà i khoản kho hàng th ì không có số dư
bằng không. Ví dụ, tà i khoản bán hàng được cho số dư là không cuối
m ột kỳ hạn, và do đó đầu kỳ kế tiếp. Số dư cuối kỳ cùa nó được ghi hai
lần lúc kết sổ: m ột lần dưới dạng m ột bên nọ' ghi trên tà i khoán sô cái
36. Chương 2. Cân đối kế toán: Các tài sản hiện hành
đế’ kết sổ nó và m ột lần dưới dạng m ột bên có ghi trong tà i khoản tóm
tắ t thu nhập. Bên nợ trong bản tóm tắ t thu nhập bắt đầu tiế n trìn h di
chuyển thu nhập ra khỏi tà i khoản sổ cái của nó và đưa vào bản cân đối.
Trong hình 2.6, công thức được sử dụng trong ô D7 để tín h doanh số là
một công thức mảng:
= S U M ( I F ( S e c o n d N a t ỉ o n a l ! B 5 : B I 9 = " C a s h
Receipts",SeconđNational!C 5 :C19,0))+
S U M (I F (Acct sReceỉvable!B3:B23 = "Credit Sales",
AcctsReceivable!C3:C23,0))
Công thức mảng này nhìn vào worksheet có tên là SecondNational
để tìm bất kỳ giá tr ị trong các ô B5:B19 tương hợp với giá tr ị Cash
Receipts. Đối với bất kỳ giá tr ị tương hợp, công thức tín h tổng các lượng
đô la tương ứng trong các ô C5:C19 (xem hình 2.4).
Tiến trìn h tương tự được sử dụng với các lần bán chịu được ghi lạ i
trong worksheet Accounts Receivable, và kế t quả của hai hàm SUM
được tin h tổng để cho ra toàn bộ lượng doanh số trong tháng. Thực tế,
bạn giữ riêng biệ t hai tà i khoản này và cộng các số dư cuối kỳ của chúng
lạ i với nhau cho mục đích của tà i khoản tóm tắ t thu nhập.
Ba phần trong hình 2.6 được ghi nhãn là Advertising, Communica
tions, và Salaries, mỗi lần phần đại diện cho các chi phí phải chịu trong
kỳ hạn hiện hành. Các chi tiế t về hoạt động trong mỗi tà i khoản trong kỳ
hạn đã được bỏ qua; chỉ số dư cuối kỳ và bút toán kết sổ được trìn h bày.
Các bút toán k ế t sổ trong các tà i khoản sổ cái cũng xuất hiện trong
tà i khoản tóm tắ t thu nhập tạm th ờ i của sổ nhật ký chung. Chú ý rằng
các giá tr ị trong các ô D14, D17, và D20 giống hệt như các giá tr ị trong
các ô H12:H14 trong hình.
Cũng chú ý giá tr ị $34,226 trong ô H15 của hình 2.6. Nó là kế t quả
của việc lấy thu nhập bán hàng ($70,202) của kỳ hạn trừ cho các chi phí
của kỳ hạn (mua, quảng cáo, truyền thông và lương bổng).
37. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Hình 2.6: Việc kết sổ cấc tài khoản cuối một kỳ hạn sẽ đưa tài khoản thu nhập và
tài khoản chi phí trở về một giá trị không (zero) nhưng thường để lại một giá trị
trong tài khoản tài sản và tài khoản nợ.
Ô G18 chứa công thức sau đây:
=H15+(H7-G2)
Công thức này cộng hiệu giữa hàng tồn kho cuối kỳ và hàng tồn kho
đầu kỳ với bản tóm tắ t thu nhập. Tổng lượng này $38,166 đại diện cho
sự thay đổi trong vốn góp trong kỳ hạn: doanh số trừ cho chi phí kinh
doanh cộng với sự thay đổi trong việc đánh giá hàng tồn kho. Bởi vì giá
tr ị của hàng tồn kho đã tăng lên trong suốt kỳ hạn, nó tăng lượng được
cộng với vốn chủ sở hữu. Nếu giá tr ị tồn kho giảm đi, ảnh hưởng của nó
sẽ giảm lượng được cộng vào vein chủ sở hữu.
Incomesummary_____ __
Starting ịnytỵHory (12/1/2011)
To close storting inventory
Starting iwCTtory (12H/20Ĩ1)
Toclosestatingiwcntoty__
Beginning balance (1/1/2012)
in
v
e
n
to
ry(1
2
/3
1
/2
0
1f5
Income summay _____
Establish ending inveriory
i 70 20 2
$ 20.937
Ending balance (12/31)
Ending balance (12/31)
To close_________________
38
38. Chướng 3. Định giá trị các hàng lổn kho cho bản càn đối
Đỉnh giá trị các hàng
tồn (l
Íiocho bản cân đoi
Cụ thể cho m ột doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lạ i hàng hóa hữu
hình, quy mô hàng tồn kho của công ty có m ột ảnh hưởng mạnh đối với
khả năng sinh lợ i của nó. Hàng hóa tồn kho thường là tà i sản hiện
hành chính của công ty và do đó đóng góp nhiều cho giá tr ị tà i sản của
công ty. Hơn nữa, chi phí của hàng hóa được bán (COGS) phụ thuộc vào
giá tr ị của cổ phiếu được tiếp th ị, do đó hàng tồn kho cũng tín h vào tồng
lợi nhuận của công ty và thu nhập ròng của nó.
M ột phần vì hàng tồn kho rấ t quan trọng đối với giá tr ị tà i sản và
khả năng sinh lã i của m ột công ty, bạn có sẵn m ột số phương pháp đế’
định giá tr ị hàng tồn kho. Bởi vì bạn phải nhất quán trong việc định giá
trị hàng tồn kho trong các phương pháp định giá tr ị qua kế toán hàng
tồn kho từ năm này qua năm khác, điều quan trọng là phải đưa ra sớm
các lựa chọn hợp lý. Việc sử dụng các công cụ và tín h năng của Excel
một cách phù hợp có thế’ giúp bạn thực hiện những lựa chọn này.
Chương này mô tả những phương pháp khác nhau được sử dụng đế
ấn định m ột giá tr ị cho hàng tồn kho và những cách khác nhau mà bạn
có thế giái thích cho điều này. Bạn sẽ thấy rằng cách bạn ấn định một
giá tr ị cho hàng tồn kho ảnh hưởng đến cả khả năng sinh lã i và giá trị
tà i sản của doanh nghiệp.
ĐỊNH GIÁ TRỊ CÁC HÀNG TỔN KHO
Nguyên lý định giá tr ị hàng tồn kho cơ bản là giá tr ị của m ột đơn vị
tồn kho là chi phí của nó. Ví dụ nếu công ty mua các sán phẩm với giá
sỉ và bán lạ i chúng cho những người tiêu thụ bằng giá bán lẻ, giá tr ị của
hàng hóa tồn kho được quyết định bởi số tiền mà bạn trả đê’ thu mua các
sản phẩm - không phải bằng số tiền mà bạn mong đợi bán chúng.
39. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
Bản thân hàng tồn kho bao gồm tấ t cả những gì bạn đã mua và bạn
mong đợi bán trong chu kỳ hoạt động kin h doanh bình thường. Do đó
hàng tồn kho sẽ không bao gồm th iế t bị mà bạn sử dụng hoặc nhà mà
bạn đã mua dành cho không gian văn phòng. Mặc dù có thế bạn bán lại
nó nhưng bạn sẽ mong đợi làm như vậy như là m ột phần trong các hoạt
động kin h doanh bình thường.
M ặ t khác, nếu công ty sản xuất hàng hóa, tìn h huống có thế phức
tạp hơn, nhưng nguyên lý cơ bản vẫn được áp dụng: các chi phí th iế t lập
các giá tr ị. Các nhà sản xuất thường có ba hạng mục hàng tồn kho: các
vật liệu thô, công việc đang tiến triể n và thành phẩm. Bạn định giá trị
mỗi hạng mục m ột cách khác nhau. Giá tr ị của các vậ t liệu thô đơn giản
là chi phí thu mua chúng. Giá tr ị của các công việc (hoặc công trình)
đang tiế n triể n là chi phí của cấc vật liệu thô cộng với b ất kỳ chi phí
nhân công liê n quan trong việc xử lý chúng. Và giá tr ị của thà nh phẩm
gồm chi phí vật liệu cộng với tấ t cả chi phí nhân công liê n quan trong
việc hoàn thành sản phẩm kể cả chi phí nhà xưởng.
CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH GIÁ TRỊ
Có ba họ phương pháp được sử dụng phố biến để th iế t lập giá tr ị của
hàng tồn kho. Chúng được tóm tắ t ngắn gọn ỏ' đây. Các phần sau thảo
luận chi tiế t hơn m ỗi phương pháp này.
Nhận dạng cụ thể
Phương pháp này ấn định chi phí thực tế của việc thu mua và xử lý
mỗi đơn v ị tồn kho vào đơn v ị cụ thể đó. Thông thường các công ty bán
lạ i tương đối ít các sản phẩm nhưng là các sản phẩm tương đối đất sử
dụng sự nhận dạng cụ thể. Nêu doanh nghiệp bán nữ tra n g hoặc mỹ
thuật đắt tiền, bạn thấy khá dễ dàng gắn m ột chi phí thu mua cụ thể
vào môi đơn vị. Nhưng nếu công ty bán th iế t bị nữ trang hoặc các vật
dụng nghệ thuật, bạn thây khó làm như vậy. Theo dõi sô tiề n mà bạn
trả cho m ôi trong 100 đá ngọc lam quý hoặc cọ sơn th ì khó hơn nhiều.
Chi phí trung bình
Phương pháp này dễ làm người ta ngộ nhận là định nghĩa đơn giản.
Chi phí trung bình m ôi đơn vị của m ột sản phẩm chỉ là tổng của các
khoản thanh toán cho những nhà cung ứng sản phẩm được chia cho số
đơn v ị mà bạn đã mua. Chi phí giá thành đơn vị thực tế thường thay đổi
do những thay đối trong việc định giá cả của nhà cung ứng theo thời
gian và do việc lựa chọn các nhà cung ứng.
40 ^
40. Chương 3. Định giả trị các hàng tổn kho cho bàn cân đối
Do đó, chi phí trung bình ít chính xác hơn sự nhận dạng cụ thế của
m ột đơn v ị cụ thể: nó là m ột sự ước tính dựa vào lịch sử mua sắm, không
phải m ột giá tr ị cụ thế’ được ấn định riêng biệt vào m ột món cụ thể.
Nhưng chi phí trung bình thường khả th i kh i sự nhận dạng cụ thể
không khả thi.
FIFO Và LIF0
Cả FIFO (fìrst-in first-out) và LIF O (last-in first-out) dưa ra những
giả định về kh i nào bạn đã thu nhận m ột đơn vị tồn kho và về kh i nào
bạn bán nó. FIFO giả định rằng đơn v ị mà bạn vừa bán là m ột phần của
vật mua sắm sớm nhất vẫn còn trong kho - và cho bạn biết chi phí của
nó. LIFO giả định rằng đơn vị mà bạn vừa bán là m ột trong những đơn
vị mà bạn đã mua gần đây nhất - và cho bạn biết chi phí của nó.
Bởi vì các chi phí mua thường thay đổi theo th ờ i gian, COGS cũng
thay đổi. Cả khả năng sinh lợ i và tổng tà i sản phụ thuộc vào việc bạn
đã mua m ột đơn v ị với giá $50 năm vừa rồ i và bán nó với giá $75 hôm
nay hay không (có lẽ bạn sử dụng FIFO ) hoặc việc bạn đã mua m ột đơn
vị giống hệt với giá $60 sáng nay và bán nó với giá $75 chiều nay hay
không (có lẽ bạn sử dụng LIFO).
M ột số công ty sử dụng FIFO hoặc LIF O để chuẩn bị các báo cáo
quản lý để dẫn dắt những quyết định liên quan đến khả năng sinh lợi
của các dòng sản phẩm khác nhau. D ĩ nhiên bạn tự do sử dụng bất kỳ
phương pháp mà bạn nghĩ mang lạ i thêm thông tin k h i mục đích là sử
dụng nõ làm m ột công cụ quản lý.
Các phần còn lạ i của chương này thảo luận chi tiế t từng phưong
pháp này.
SỬ DỤNG Sự NHẬN DẠNG cụ THỂ
Mặc dù sự nhận dạng cụ thể có lẽ là phượng pháp thỏa mãn nh ất về
m ặt trực giác trong các phương pháp định giá trị, nhưng bạn sẽ thấy
rằng thường tố t hơn nên chọn m ột phương pháp khác đặc biệt từ quan
điểm về khả năng sinh lợi. Hãy xem xét trường hợp của m ột cửa hàng
bán lẻ bán th iế t bị điện tử.
Nghiên cứu trường hợp: Evans Electronic
Evans Electronic, m ột cửa hàng bán lẻ m ới được mở trong m ột
trung tâm mua sắm, bán các máy tín h cá nhân, th iế t bị truyền thông dữ
liệu và th iế t bị ngoại vi, chẳng hạn như máy in và ố’ đĩa. Cửa hàng đã
cài đặt m ột cơ sở dữ liệu nhỏ sử dụng M icrosoft Access làm hệ thống
41. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
ProductID Number
Costofitem
Currency
DatePurchased
DateSold Date/Time Datethatitem wassold
OisplfControl
RowSourceType liiMe/Queff
quản lý cơ sỏ dữ liệu. Cơ sở dữ liệu này cho nhân viên bán hàng ghi sô
serial và mã sản phẩm của mọi m ặt hàng mà cửa hàng bán. Mặc dù
Evans sử dụng m ột phương pháp định giá tr ị hàng tồn kho, nhưng người
sỏ' hữu nó muốn biết kết quả của mọi phương pháp định giá tr ị cho một
kỳ kế toán cụ thể nhằm chuẩn bị cho việc gặp m ặt nhân viên kê toán
của mình liê n quan đến các vấn đề hàng tồn kho.
Sử dụng một hệ thõng ctf sở dữ liệu để duy trì thõng tin hàng tổn kho
Hệ thống co' sứ dữ liệu cũng duy trì thông tin về các hàng tồn kho,
Nó ghi chép ngày tháng mà m ột đơn vị tồn kho được mua, chi phí của nó
và mã sản phẩm của nó. Thông tin này được lưu trong m ột bảng cơ BỞ
dữ liệu có cấu trúc như được m inh họa trong hình 3.1.
Item identifier. Differentmanufacturers'usedifferentpatterns.ioiM Ugtd asprinmytey
Hình 3.1: Băng cách xác định một sự dò tìm bảng cho một nguồn hàng bạn có thể
hiên thị (VI dụ) text mô tả thay vì các sô nhận dạng không mõ tả.
Cơ sở dữ liệu cũng chứa m ột số mẫu truy vấn (query) được ân định
săn. Bạn có thế sử dụng các mẫu tru y vấn để thực hiện m ột số loại tác
vụ khác nhau, chắng hạn như biên tập dữ liệu và thêm hoặc xóa các bán
ghi (record). Nhưng m ột trong những chức năng chính cùa các mẫu truy
vân là chọn dữ liệu từ các bảng (table), sau đó di chuyến nó sang các file
bên ngoài, hiên th ị nó trê n m onitor của người dùng và làm cho dữ liệu
42
42. Chương 3. Định giá trị các hàng tổn kho cho bản cân đối
có sẵn đối với những ứng dụng khác. M ột số mẫu tru y vấn trả về dữ liệu
từ cơ sở dữ liệu trê n cơ sở từng record và những mẫu truy vấn khác tóm
tắ t dữ liệu theo các nhóm.
Bằng cách sử dụng m ột mẫu truy vấn (query) được ấn định sẵn,
Evans Electronic trích xuất dữ liệu từ cơ sỏ' dữ liệu của nó vào worksheet
Excel. H ình 3.2 m inh họa thông tin tóm tắ t về hàng tồn kho đầu kỳ kể
từ ngày 1 tháng 4 năm 2010. Và các số lượng được mua trong tháng đó.
ProductName *)
w „ fe. 2 0 . 5 .'.'" 'fflE E W S %
r - a
E
ProductNine ProductID Shrtàg_Unìts Porchised ( nits Dite Purchased Unit Colt 1
Bd DVDDrive 7708 1 04/05/10 13413 ..........
BlueIshndLass Prinlo 9248 3 M/05/10: 1020.51
ơramoỉđ InkjetPitas 3665 2 04/05/10! 62133
ChromoJetInkjetPrinter 3665 0 (M/20/10 632.52!
Dado Route 4877 5 10 04/05/10 95J2
S3 Dado Roots «77 0 04/20/10 100-36
ỉ - M Ih m m iPTW 6773 » 04/05/10 162088
Mfecnsm PCP3 6773 0 i 04/20/10: 1820.88
RudolfDSLModem 4910 *i 04/0S/10! 110.42; 0
KnidfDSLModem 4980 0 12 04/20/10! 117.421 1 .
► N| D atab**Im port/
Hình 3.2: Hàng tồn kho đầu kỳ của Evans Electronic và các số lượng được mua
trong tháng 4 năm 2010 làm cơ sở cho việc định giá trị vào cuối kỳ.
Nhà cung cấp của cửa hàng nâng giá trong tháng 8 năm 2010: chú ý
rằng các sản phẩm giống hệt đã được nhập vào hàng tồn kho vào những
thời điểm khác nhau và với chi phí khác nhau. Ví dụ, Evans đã mua 7
modem DSL vào ngày 5 tháng 4 năm 2010 với đơn giá $110,42 và 12
đơn vị nữa của cùng m ột modem vào ngày 20 tháng 4 năm 2010 với đơn
giá $117,42.
K hi đến lúc k ế t số’ vào cuối mỗi tháng, thông tin về các sản phẩm
được bán được sao chép từ cơ sở dữ liệu sang m ột worksheet Excel như
trong hình 3.3.
43. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
M à s ố sà n p h ổ m E)ơn giá
Hình 3.3. Bản ghi chép doanh số sản phẩm cho tháng 4 năm 2010 cho thấy một số
đơn vị đã được bán có các chi phí mua khác nhau.
Thiết lập các mẫu truy vấn cơ sở dữ liệu
Bạn thường th iế t lập các mẫu tru y vấn (query) trong M icrosoft Ac
cess bằng m ột giao diện người dùng đồ họa (G UI).
Bằng cách rê xung quanh các bảng (table) và trường (field) trê n màn
hình, bạn chỉ định các trường nào mà bạn muôn mẫu tru y vấn trả về.
Bạn th iế t lập các tiêu chí xác định những record đế’ trả về theo cùng
một cách. G U I che giâu những mưu đồ như Torquemada xảy ra đằng sau
hậu trường và kế t quả tạo ra mã Structured Query Language (SQL) thực
sự trích xuất dữ liệu từ cơ sd dữ liệu. Ví dụ sau đây mã trả về doanh số
Evans Electronics cho tháng Tư (A pril):
SELECT Products. [Product Name], Products. [Product
ID] ,
[Resale I n v e n t o r y ] . [Serial
Inventory] . [Unit Cost] ,
Number], [Resale
44. Chương 3. Định giá trị các hàng tốn kho cho bản cân đối
[Resale Inventory] .[Sales Price]
FROM [Resale Inventory] LEFT JOIN Products ON
[Resale Inventory] .[Product ID] = Products. [Product
ID]
WHERE ((([Resale Inventory] .[Date Sold] )
Between #4/1/2010# And #4/30/2010#) )
ORDER BY [Resale Inventory] .[Serial Number] ;
K hi các mẫu truy vấn dã được th iế t lập, bạn sẩn sàng đưa dữ liệu
vào Excel trong lần đầu tiên hoặc để làm m ới sau đó.
G h i chú
Dể làm mới (refresh) dữ liệu, bắt đầu bàng việc chọn bất kỳ ô trong bảng.
Click tab Data của Ribbon và sau đó click Refresh All trong nhóm Connec
tions. Trong các phiên bản trước 2007 của Excel, chọn Refresh Data từ
menu Data của Excel.
Ghi chép doanh số sản phẩm bằng sự nhận dạng cụ thể
H ình 3.3 m inh họa worksheet cho doanh số trong tháng Tư, đưựe
truy tìm từ cơ sở dữ liệu. Bởi vì phương pháp nhận dạng cụ thể được sứ
dụng, mỗi hàng chứa thông tin về Product ID và Serial Number của mỗi
đơn vị được bán. Că Product ID và Serial Number cùng nhận dạng duy
nhất một đơn vị cụ thế’. Bởi vì cơ sở dữ liệu bán hàng có thế nhận dạng
duy nhất m ột đơn vị cụ thế. Co' sỏ' dữ liệu cũng có thê báo cáo chi phí
mua đơn vị cụ thế đó của Evans Electronics. Dữ liệu chi p lf (lược chuyên
sang Excel kh i bạn chạy mẫu truy vấn.
Sử dụng phương pháp định giá tr ị bằng sự nhận dạng cụ thế, Evans
Electronics có thé phân tích hàng tồn kho của nó cho tháng Tư như được
minh họa trong hình 3.4.
0 G8 chứa công thức mảng. (G8 chi là m ột ví dụ; các ô G3:G7 và
G9:G12 chứa những công thức tương tự).
=SUM((B8=Sales_Produc£_Code)* (C8=Sales_Unit_Cost))
Công thức máng trả về 2 là kết quả cùa nó. Hai router Dado được
mua mỗi cái giá $100.36 được bán trong tháng Tư. Đẽ hiếu công thức
này làm việc như th ế nào, hãy kiếm tra các thành phần của nó.
Dãy có tên là Sales_Product_Code chiếm các ô B2:B21 trong hình
3.3. Đoạn này cùa công thức mảng.
45. Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
B8=Sales_Product_Code
đánh giá thành
{TRUE;TRUE;TRUE;FALSE;FALSE; . . . ;FALSE}
Đơn vị chi phi hànci tổn kho
M ã sàn phẩm hàna tổn kho I Đơn vi mua
017 intory Close'!B16 |>
3j
• 1Product Ị Ưnk 1 Staring Purchased Cost ofGoods Units Ending Inventoryj
m ProductName m z Units Units Available for Safe Sold Units Costs Ỉ
BeQDVD Drive 7708 134.23 1 4 671.15 2 3 402-69
Bbe Island Laser Printer 9248 1020-51 ____ 3 3 6123.06 __1___ 5 5102.55
m
1
ChromoJrt Inkjet Printer 3665 621.33 2 6 4970.64 ___ 3 ___ 5 3106.65 ___'
ChromoJct Inkjet Printer 366S 632-52 0 ______ 4 2530.08 2 ___ 2 1265.04
Dado Rotter 4*77 95J2 5 10 1429.8 1 _
_ 14 1334.48
Dado Rooter 4877 100J6 0 8 802.88 2 ___ 6 602.16
m MfflennmmPC P3 6773 1620 88 9 8 27554.96 2 15 243Ỉ3.2
If? MiTWtninmPC P3 6773 1820.88 _
_ 0 8 14567.04 3 5 9104.4
f t RudolfDSL Modem 4980 110.42 8 7 1656J 2 13 1435.46
l i RudolfDSL Modem 4980 117.42 0 12 1409.04 2 10 1174-2
s>i
rí! Totals ____28 70 $61,71455 __ 20 78 S47J40.S3
m 1
m
i n
Cost ofgoods soli $13.874.121
L—
I
Gross profit 1 S3.221.04l
JẫJ I 1
1H
R
sw1f Hnfl Immntnni flnrn 4 1 an
----L Z 1
_______IPm n
Hình 3.4: Bằng việc tương hợp các mã và chi phí sản phẩm với cơ sở ơữ liệu bán
hàng, Evans Electronics có thể biết bao nhiêu đơn vị của mồi sản phẩm đã được
bán.
Công thức này trả về m ột mảng các giá tr ị là TRUE hoặc FALSE.
Giá tr ị logic phụ thuộc vào việc giá tr ị trong B8 có bằng với bất kỳ giá
tr ị trong dây Sales_Product_Code hay không. Trong trường hợp này, ba
giá tr ị đầu tiên trong mảng là TRUE. Đó là do giá tr ị 4877 trong ô B8
trong hình 3.4 bằng với ba phần tử dầu tiê n trong Saỉes_Product_Code.
(Xem B2:B4 trong hình 3.3).
Đoạn sau đây cùa công thức mảng '
C8=Sales_Unit_Cost
đánh giá thành như sau:
fFA LS E;TR U E;TR U E;FALS E ;FA LSE ;. . . ;FALSE|
