Downloaded 12 times
Uploaded byFajar Baskoro
PEDUM_RI-UNICEF 2021-2025_send (2).pdf
Pedoman umum pelaksanaan program kerja sama pemerintah Indonesia dengan UNICEF periode 2021-2025 bertujuan untuk mendukung pemenuhan hak anak di Indonesia dan mengadopsi agenda pembangunan berkelanjutan 2030. Program ini mencakup tujuh komponen, termasuk gizi, kesehatan, dan pendidikan, serta akan dikoordinasikan oleh dua kementerian. Dokumen ini menjadi panduan operasional untuk memastikan program berjalan sesuai target yang ditetapkan.
More Related Content
![Modul Ajar KBC Akidah Akhlak Kelas 5 MI [MODULKELAS.COM]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/modulajarkbcakidahakhlakkelas5mimodulkelas-260205160818-304c5d00-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
PEDUM_RI-UNICEF 2021-2025_send (2).pdf
- 1. PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN PROGRAMKERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BAPPENAS KEMENTERIAN DALAM NEGERI UNICEF INDONESIA 2021
- 3. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 iii PEDOMAN UMUM PELAKSANAAN PROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 Disusun bersama oleh: KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BAPPENAS KEMENTERIAN DALAM NEGERI UNICEF INDONESIA 2021
- 5. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 v KATA PENGANTAR Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF telah diperpanjang secara resmi untuk periode 5 (lima) tahun ke depan, melalui penandatanganan Country Programme Action Plan (CPAP) periode 2021-2025 oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas, perwakilan UNICEF di Indonesia, dan Mendagri. Program ini bertujuan untuk mendukung Indonesia dalam mewujudkan pemenuhan hakhak semua anak, seperti yang tercantum dalam Konvensi Hak Anak (KHA) dan diuraikan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2020-2024 yang merupakan RPJMN tahap ke-empat dari Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (2005-2025). Program ini akan mendukung kebijakan nasional dalam melaksanakan hak-hak anak dengan mengadopsi agenda pembangunan berkelanjutan 2030 (Sustainable Development Goals/SDGs). Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF periode 2021-2025 meliputi 7(tujuh) komponen program, yaitu: (1) Program Gizi; (2) Program Air Bersih, Sanitasi, dan Higiene; (3) Program Kesehatan; (4) Program Pendidikan; (5) Program Perlindungan Anak; (6) Program Kebijakan Sosial; dan (7) Dukungan Efektivitas Program. Program kerja sama ini dilaksanakan melalui kerja sama dengan pemerintah, masyarakat sipil, akademisi, dan sektor swasta, baik nasional maupun daerah. Pada pelaksanaannya terdapat dua kementerian yang bertugas mengoordinasikan dan memfasilitasi pelaksanaan program yaitu Kementerian PPN/Bappenas untuk koordinasi pusat, dan Kementerian Dalam Negeri untuk koordinasi dan pembinaan daerah. Peran Kementerian Dalam Negeri sesuai Undang-Undang 23/2014 tentang Pemerintahan Daerah menjadi sangat penting dan strategis dalam mengkoordinasikan program kerja sama di daerah agar sejalan dengan kebijakan nasional yang disesuaikan dengan kebijakan daerah. Pedoman Umum (PEDUM) Kerja Sama RI-UNICEF 2021-2025 ini disusun sebagai panduan, arahan dan acuan bagi seluruh pelaksana program kerja sama baik di pusat maupun daerah yang mencakup pengaturan umum untuk pelaksanaan operasional program kerja sama mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi. Sebagai panduan operasional pelaksanaan kegiatan diharapkan program kerja sama dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan.
- 6. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 vi Ucapan terima kasih disampaikan kepada seluruh mitra Kementerian/ Lembaga dan UNICEF yang telah secara aktif memberikan masukan pada proses penyusunan dokumen ini. Diharapkan dokumen ini akan akan semakin mendukung operasional pelaksanaan kegiatan program kerja sama agar dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. UNICEF Indonesia Debora Comini Representatif Kementerian Dalam Negeri Hari Nur Cahya Murni Direktur Jenderal Bina Pembangunan Daerah Jakarta, 1 September 2021 Kementerian PPN/Bappenas Subandi Sardjoko Deputi Bidang Pembangunan Manusia, Masyarakat, dan Kebudayaan
- 7. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 vii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.............................................................................................v DAFTAR ISI .........................................................................................................ix DAFTAR TABEL ...............................................................................................xiii DAFTAR GAMBAR ..........................................................................................xiv DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................xv DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN............................................................xvii BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................2 1.1. Latar Belakang............................................................................................2 1.2. Tujuan Penyusunan Pedoman...............................................................3 1.3. Ruang Lingkup Pedoman.......................................................................3 1.4. Dasar Hukum Pedoman Umum ...........................................................4 BAB II GAMBARAN UMUM PROGRAM KERJA SAMA.................................8 2.1. Tujuan dan Prinsip Dasar Program Kerja Sama.............................8 2.2. Komponen Program Kerja Sama.........................................................9 2.3. Lokasi Program Kerja Sama.................................................................10 BAB III STRUKTUR DAN TUGAS ORGANISASI PELAKSANA...................14 3.1. Struktur Organisasi Pengelolaan Program Kerja Sama............14 3.2. Tim Implementasi Pusat........................................................................ 15 3.2.1. Tim Pengarah................................................................................ 15 3.2.2. Tim Teknis....................................................................................... 16 3.2.3. Sekretariat Program Kerja Sama........................................... 17 3.3. Tim Koordinasi Provinsi......................................................................... 18 3.4. UNICEF......................................................................................................... 18 3.4.1 Field Office (FO) UNICEF........................................................ 19 BAB IV PENGELOLAAN PROGRAM KERJA SAMA.................................... 22 4.1. Perencanaan ............................................................................................. 22 4.1.1. Dokumen Program Kerja Sama............................................ 23 4.1.1.1 Country Programme Document (CPD).............. 23 4.1.1.2 Country Programme Action Plan (CPAP).......... 23 4.1.1.3 Programme Document (ProDoc)..........................24 4.1.2 Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (AWP)..................26 4.1.2.1 Proses Penyusunan AWP......................................... 27 4.1.2.2. Rapat Koordinasi Teknis (Rakortek).................... 28 4.1.2.3. Perubahan AWP (Rencana Kerja Tahunan).................30
- 8. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 viii 4.2. Pelaksanaan Kegiatan...........................................................................30 4.3. Pemantauan (Monitoring).................................................................... 31 4.3.1. Tujuan Pemantauan ................................................................... 31 4.3.2. Pelaksana Pemantauan ............................................................ 31 4.3.3. Mekanisme Pemantauan ......................................................... 31 4.3.4. Jenis Pemantauan ..................................................................... 32 4.3.3.1. Monitoring Terpadu (Joint Monitoring).............. 32 4.3.3.2.Rapat Pokja dan Lintas Pokja................................. 32 4.3.3.3.Rapat Koordinasi Manajemen (Rakorman)....... 33 4.4. Siklus Tahunan Perencanaan dan Pemantauan Kegiatan ......34 4.5. Evaluasi........................................................................................................ 35 4.6. Pelaporan.................................................................................................... 35 4.6.1. Laporan Kegiatan....................................................................... 37 4.6.2. Laporan Semester...................................................................... 37 4.6.3. Laporan Tahunan........................................................................39 4.6.4. Laporan Keuangan.....................................................................40 4.6.5. Laporan Akhir..............................................................................40 4.7. Pengawasan ..............................................................................................41 4.7.1. Pengawasan oleh Pemerintah................................................41 4.7.1.1. BPK dan BPKP...............................................................41 4.7.1.2. Internal K/L.....................................................................41 4.7.2. Pengawasan oleh UNICEF.......................................................41 4.8. Pelaporan Pelaksanaan Penggalangan Dana Dalam Negeri (Fundraising in country).......................................................................43 BAB V TATA CARA ADMINISTRASI..............................................................46 5.1. Prinsip Tata Cara Administrasi...........................................................46 5.1.1. Dukungan Pembiayaan............................................................46 5.1.2. Administrasi Pelaksanaan Kegiatan K/L di Pusat......... 47 5.1.3. Administrasi Pelaksanaan Kegiatan K/L di Daerah......48 5.2. Tata Cara Pengelolaan Administrasi Keuangan..........................49 5.2.1. Administrasi Pengelolaan Keuangan Hibah Pemerintah Indonesia........................................................................................49 5.2.1.1. Hibah Bentuk Uang/Cash Assistance ................49 5.2.1.2. Hibah Barang dan Jasa.............................................. 71 5.2.2. Administrasi Pengelolaan Keuangan Hibah Ketentuan UNICEF........................................................................................... 57 5.2.2.1. Penyiapan Kelengkapan Permintaan Dana...... 57 5.2.2.2. Prosedur Pengajuan Permohonan dan Jangka Waktu Penggunaan Dana........................59
- 9. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 ix 5.3. Mekanisme Pengajuan dan Permintaan Dana ke UNICEF.....62 5.3.1. Tipe Permintaan Dana..............................................................62 5.3.2. Pengajuan Surat Permintaan Pemograman Ulang.......63 5.3.3. Amandemen Permintaan Dana ...........................................63 5.3.4. Pernyataan Penyesuaian Dana (NFR)................................64 5.3.5. Pengembalian Dana (Refund) .............................................64 5.4. Mekanisme dan Administrasi Penyaluran Dana..........................66 5.4.1. Usulan Permintaan Dana untuk DCT, Direct Payment dan Reimbursement..................................................................65 5.4.2. Pengiriman Dana........................................................................66 5.4.3. Administrasi Pengelolaan dan Pemanfaatan Dana......66 5.4.4. Pertanggungjawaban (SPJ)................................................... 67 5.5. Pola Kerja Sama Kegiatan Pihak Ketiga........................................69 5.5.1. Kontrak............................................................................................70 5.5.2. Mekanisme PCA..........................................................................70 5.6. Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa..................................... 72 5.6.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa.................................. 72 5.6.2. Prosedur Pengiriman Barang................................................ 75 5.6.2.1. Barang dari Luar Negeri........................................... 75 5.6.2.2.Barang dan Bahan Cetakan dari Dalam Negeri............................................................................... 75 5.6.3. Pencatatan Kepemilikan Barang (Inventory).................. 75 5.6.4. Fasilitas Bea Masuk dan Pajak yang Ditanggung Negara............................................................................................. 75 5.7. Standar Satuan Biaya............................................................................ 76 5.7.1. Tarif Biaya...................................................................................... 77 5.7.1.1. Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya Dalam Kota..................................................................... 77 5.7.1.2. Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya/ Perjalanan Dinas Luar Kota..................................... 77 5.7.1.3. Perjalanan Luar Negeri.............................................. 78 5.7.1.4. Tunjangan untuk Kontributor................................. 79 5.7.1.5. Biaya Pendukung Kegiatan..................................... 79 5.7.2. Kriteria Standar Biaya Kegiatan...........................................80 5.7.2.1. Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan.....80 5.7.2.2. Pengaturan Operasional Pembiayaan Kegiatan........................................................................... 82 5.7.2.3. Kegiatan Pemantauan...............................................85 5.7.2.4. Operasional Sekretariat............................................85
- 10. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 x 5.7.2.5. Studi, Pengembangan KIE dan Penelitian........86 5.7.2.6. Biaya Penyusunan Modul ........................................86 5.7.2.7. Biaya Penyusunan Laporan Kegiatan dan Keuangan........................................................................86 5.7.2.8. Penyesuaian atau Perubahan Anggaran Kegiatan ......................................................................... 87 BAB VI PENDOKUMENTASIAN PRAKTEK BAIK DAN INOVASI PROGRAM ..........................................................................................90 6.1. Kriteria Praktik Baik ...............................................................................90 6.2. Sistimatika Penyusunan Laporan/Dokumentasi .......................90 6.3. Perluasan Program ................................................................................94 BAB VII PENUTUP............................................................................................ 96 Lampiran...............................................................................................................................98
- 11. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xi DAFTAR TABEL Tabel 1. Jenis-jenis pelaporan Program Kerja Sama Pemerintah . RI-UNICEF...........................................................................................................35 Tabel 2. Penerimaan dan Pemanfaatan Penggalangan Dana Dalam Negeri.................................................................................................................. 44 Tabel 3. Penyelenggaraan Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya . Dalam Kota.........................................................................................................77 Tabel 4. Penyelenggaraan Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya/ Perjalanan Dinas Luar Kota.........................................................................77 Tabel 5. Penyelenggaraan Perjalanan Luar Negeri.............................................78 Tabel 6. Penyelenggaraan Tunjangan untuk Kontributor.................................79 Tabel 7. Penyelenggaraan Biaya Pendukung Kegiatan.....................................79 Tabel 8. Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan........................................ 80 Tabel 9. Kriteria Praktik Baik (Best Practices)..................................................... 90
- 12. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xii DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Lokasi Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF Periode 2021-2025.................................................................................... 11 Gambar 2. Struktur Organisasi Pengelolaan Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF 2021-2025...........................................14 Gambar 3. Bagan Dokumen Program Kerja Sama RI-UNICEF................... 22 Gambar 4. Alur Penyusunan ProDoc dan Cover Page................................... 25 Gambar 5. Alur Mekanisme Penyusunan AWP..................................................26 Gambar 6. Alur Koordinasi Perencanaan Teknis...............................................29 Gambar 7. Bagan Pelaksanaan Kegiatan.............................................................30 Gambar 8. Alur Perencanaan dan Pemantauan Kegiatan Tahunan..........34 Gambar 9. Alur Pelaporan Semester....................................................................38 Gambar 10. Alur Mekanisme Transfer Dana dan Pertanggungjawaban... 47 Gambar 11. Alur Mekanisme Transfer Dana dan Pelaksanaan......................48 Gambar 12. Struktur Organisasi Pejabat Perbendaharaan Penyaluran...... 51 Gambar 13. Pengesahan Pendapatan dan Belanja yang Bersumber dari Hibah Uang........................................................................................ 53 Gambar 14. Bagan Pengesahan Hibah Langsung Barang dan Jasa...........56 Gambar 15. Alur Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Melalui Pihak Ketiga............................................................................................................ 72
- 13. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xiii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Format Laporan Semester Tingkat Pusat (Pembiayaan Bentuk Uang ke K/L)*.........................................................................98 Lampiran 2. Laporan Kerja Sama Pihak Ketiga Program Kerja Sama RI-UNICEF................................................................................................99 Lampiran 3. Jenis Bantuan UNICEF.....................................................................100 Lampiran 4. Formulir Spesimen Tanda Tangan............................................... 102 Lampiran 5. FACE DCT/Pengiriman Dana Langsung................................... 103 Lampiran 6. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana (SPJ).....104 Lampiran 7. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dan Permintaan Dana Baru..................................................................... 105 Lampiran 8. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dengan (Refund)................................................................................................. 106 Lampiran 9. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana Sebagai Refund......................................................................................................107 Lampiran 10. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dengan Usulan Penggunaan Sisa Dana (Reprogramming)............... 108 Lampiran 11. FACE Reimbursement - Permintaan Alokasi untuk Penggantian Dana.............................................................................. 109 Lampiran 12. FACE Reimbursement Permintaan Penggantian Dana.......110 Lampiran 13. FACE Permintaan Alokasi Dana Pembayaran Langsung (Direct Payment)...................................................................................111 Lampiran 14. FACE Permintaan Pembayaran Langsung (Direct Payment)................................................................................................. 112 Lampiran 15. Tabel Ringkasan Jumlah Anggaran VS Penggunaan Anggaran per Jegiatan, berserta Informasi............................. 113 Lampiran 16. Format Rencana Anggaran Biaya (RAB)..................................125 Lampiran 17. Contoh Alur Proses Pengajuan Dana dan Pelaporan Kegiatan di Daerah (Penyaluran Dana Ditjen Bina Bangda ke Bappeda Provinsi).........................................................................126 Lampiran 18. Tabel Mekanisme Pengesahan Hibah (Uang) (Hibah Langsung/Pencairan Dana Tanpa Melalui KPPN)..................127 Lampiran 19. Laporan Penggunaan Hibah Langsung......................................129 Lampiran 20. Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL)............................................................................................... 130
- 14. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xiv Lampiran 21. Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung (SP2HL)........ 131 Lampiran 22. Surat Pemberitahuan Pengiriman Dana.....................................132 Lampiran 23. Formulir Tanda Terima Pengiriman Dana..................................133 Lampiran 24. Laporan Keuangan Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran...........................................................................................134 Lampiran 25. Laporan Kegiatan................................................................................135 Lampiran 26. Proses Melakukan Fasilitas Bebas Bea Masuk dan Pajak......136 Lampiran 27. Pelaksanaan Pengawasan oleh UNICEF....................................139 Lampiran 28. Surat Perintah Membayar.................................................................143 Lampiran 29. Surat Permintaan Pengadaan Barang........................................ 144 Lampiran 30. Daftar Distribusi Pengadaan Barang...........................................145 Lampiran 31. Surat Permintaan Pengadaan Jasa............................................. 146 Lampiran 32. Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa (MPHL-BJS)............................................................................................147 Lampiran 33. Format Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa................... 149 Lampiran 34. Contoh Form Request Reprogramming ...................................152 Lampiran 35. Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM).............153 Lampiran 36. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab PJOK, PUMK dan Staf Keuangan.......................................................................................154 Lampiran 37. Format Laporan Tahunan.................................................................155 Lampiran 38. Tabel Alur Rincian Proses Perencanaan, Peninjauan Capaian, dan Monitoring..................................................................156
- 15. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xv DAFTAR ISTILAH DAN SINGKATAN APBN : Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara ASIA : Analisis Situasi Ibu dan Anak AWP : Annual Work Plan Bangda : Pembangunan Daerah Bappeda : Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Bappenas : Badan Perencanaan Pembangunan Nasional BNPB : Badan Nasional Penanggulangan Bencana CPAP : Country Programme Action Plan CPD : Country Programme Document DCT : Direct Cash Transfer FACE : Funding Authorization and Certificate of Expenditures K/L : Kementerian/Lembaga Kemendagri : Kementerian Dalam Negeri Kemen PPN : Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional KHA : Konvensi Hak Anak KHPPIA : Kelangsungan Hidup, Perkembangan, Perlindungan Ibu dan Anak KIE : Komunikasi, Informasi dan Edukasi HACT : Harmonized Approach to Cash Transfers LSM : Lembaga Swadaya Masyarakat Musrenbang : Musyawarah Perencanaan Pembangunan OPD : Organisasi Perangkat Daerah PA : Payment Advice PCA : Project Cooperation Agreement PD : Perangkat Daerah PJOK : Penanggung Jawab Operasional Kegiatan Pokja : Kelompok Kerja PT : Perguruan Tinggi PUMK : Pemegang Uang Muka Kegiatan PP : Peraturan Pemerintah ProDoc : Programme Document Rakor : Rapat Koordinasi Rakorman : Rapat Koordinasi Manajemen
- 16. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 xvi Rakorda : Rapat Koordinasi Daerah Rakormanda : Rapat Koordinasi Manajemen Daerah Rakortek : Rapat Koordinasi Teknis Renstra : Rencana Strategis RKP : Rencana Kerja Pemerintah RKPD : Rencana Kerja Pemerintah Daerah RPJMD : Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah RPJMN : Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional RPJP : Rencana Pembangunan Jangka Panjang SDM : Sumber Daya Manusia UNDP : United Nations Development Programme UNFPA : United Nations Population Fund UNICEF : United Nations Children’s Fund UNSDCF : United Nations Sustainable Development Cooperation Framework
- 17. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 1 PENDAHULUAN
- 18. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 2 1.1. Latar Belakang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional (RPJPN) Tahun 2005– 2025 memberikan arah yang jelas untuk mewujudkan Bangsa Indonesia yang berdaya saing, salah satunya melalui pembangunan sumber daya manusia yang berkualitas. Hal ini ditandai dengan meningkatnya Indeks Pembangunan Manusia (IPM) dan tercapainya pertumbuhan penduduk yang seimbang. Pembangunan kualitas sumber daya manusia mengamanatkan urgensi percepatan berbagai prioritas program di bidang kesehatan, pendidikan, pemberdayaan perempuan, dan perlindungan anak yang didukung dengan kegiatan lain bidang sosial untuk percepatan capaian target seperti tersedianya data-data yang kuat dan akurat. RPJPN 2005-2025 dijabarkan lebih lanjut setiap lima tahun dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN). Saat ini RPJMN 2020-2024 menjadi acuan pelaksanaan program pembangunan lima tahunan yang sedang berjalan di tanah air (sesuai Peraturan Presiden Nomor 18 tahun 2020). RPJMN 2020-2024 memiliki 7 (tujuh) agenda prioritas, salah satunya adalah peningkatan SDM berkualitas dan berdaya saing. Adapun ketujuh agenda prioritas adalah sebagai berikut: 1. Memperkuat ketahanan ekonomi untuk pertumbuhan berkualitas yang dititikberatkan pada peningkatan daya dukung dan kualitas sumber daya ekonomi berkelanjutan serta meningkatkan nilai tambah, lapangan kerja, ekspor, dan daya saing ekonomi; 2. Mengembangkan wilayah untuk mengurangi kesenjangan yang dititikberatkan pada pemenuhan pelayanan dasar dan peningkatan ekonomi wilayah; 3. Meningkatkan SDM berkualitas dan berdaya saing yang difokuskan pada pemenuhan layanan dasar seperti pemerataan layanan pendidikan berkualitas dan meningkatkan akses dan mutu pelayanan kesehatan menuju cakupan kesehatan semesta, memperkuat pelaksanaan perlindungan sosial, meningkatkan kualitas anak, perempuan, dan pemuda, mengentaskan kemiskinan, meningkatkan produktivitas dan daya saing SDM, serta mengendalikan pertumbuhan penduduk; 4. Revolusi mental dan pembangunan kebudayaan dengan meningkatkan karakter dan budi pekerti yang baik, membangun etos kerja; 5. Memperkuat infrastruktur dalam mendukung pengembangan ekonomi dan pelayanan dasar;
- 19. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 3 6. Membangun lingkungan hidup, meningkatkan ketahanan bencana/ perubahan iklim; 7. Memperkuat stabilitas politik, hukum, pertahanan dan keamanan, serta transformasi pelayanan publik. Dalam rangka percepatan pencapaian prioritas pembangunan nasional, Pemerintah Republik Indonesia melaksanakan kemitraan strategis dengan mitra pembangunan, salah satunya UNICEF. Kerja Sama Pemerintah RI dengan UNICEF sudah dimulai secara resmi sejak tahun 1966 melalui penandatanganan dokumen Basic Cooperation Agreement (BCA). Saat ini Program Kerja Sama memasuki siklus ke-12 dengan ditandatanganinya Country Programme Action Plan (CPAP) Kerja Sama RI-UNICEF periode 2021-2025 pada tanggal 23 Desember 2020. Program Kerja Sama akan mendorong pengembangan model inovasi yang berdaya ungkit terhadap percepatan pencapaian prioritas nasional sebagaimana diamanatkan dalam RPJMN 2020-2024 khususnya pembangunan SDM berkualitas. Program Kerja Sama juga akan mendukung Pemerintah RI dalam memantau dan mengukur kemajuan pelaksanaan hak-hak anak melalui SDGs yang berfokus pada anak. 1.2. Tujuan Penyusunan Pedoman Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan bagi pelaksanaan program kerja sama Pemerintah RI dengan UNICEF untuk periode 2021- 2025 yang dilaksanakan oleh K/L di pusat, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di daerah, dan mitra kerja sama lainnya. 1.3. Ruang Lingkup Pedoman Ruang lingkup pedoman ini mencakup pengaturan umum tentang pelaksanaan program kerja sama yang meliputi: 1) Gambaran umum program kerja sama; 2) Organisasi pelaksana program kerja sama; 3) Pengelolaan program kerja sama (perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pelaporan, dan evaluasi); 4) Tata Cara Administrasi; 5) Pendokumentasian praktik baik dan inovasi program kerja sama.
- 20. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 4 1.4. Dasar Hukum Pedoman Umum Pelaksanaan Kerja Sama 1) Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005 - 2025. 2) Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. 3) Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara. 4) Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. 5) Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah. 6) Undang-undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah. 7) Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2017 tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 8) Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pedoman Laporan dan Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. 9) Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. 10) Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 Tentang Standar Akuntansi Pemerintah. 11) Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman Luar Negeri dan Penerimaan Hibah. 12) Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2012 Tentang Hibah Daerah. 13) Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. 14) Peraturan Pemerintah Nomor 47 Tahun 2014 tentang Pemberian Pembebasan Pajak Pertambahan Nilai atau Pajak Pertambahan dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah kepada Perwakilan Negara Asing dan Badan Internasional serta Pejabatnya. 15) Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah jo Peraturan Pemerintah No 28/2020.
- 21. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 5 16) Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan APBN. 17) Peraturan Presiden Nomor 59 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan. 18) Agreement between The United Nations Children’s Fund and The Government of Indonesia yang ditandatangani tanggal 17 November 1966. 19) Country Programme Document UNICEF 2021 – 2025 20) Country Programme Action Plan (CPAP)/Rencana Aksi Program Kerja Sama tahun 2021-2025 antara Pemerintah Republik Indonesia yang ditandatangani oleh UNICEF dan Pemerintah Indonesia pada tanggal 23 Desember 2020. 21) UNICEF HACT Policy Procedure. 22) Guidance for Civil Society Organization on Partnership with UNICEF. 23) UNICEF Financial Supplement for cash assistance (Supplement 5). 24) United Nations Sustainable Development Cooperation Framework (UNSDCF) 2021-2025: inclusive human development, economic transformation, climate and disaster resilience, innovation to accelerate SDGs achievement.
- 22. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 6
- 23. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 7 GAMBARAN UMUM PROGRAM KERJA SAMA
- 24. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 8 2.1 Tujuan dan Prinsip Dasar Program Kerja Sama Tujuan umum program kerja sama antara Pemerintah RI dan UNICEF sebagaimana dituangkan dalam dokumen Country Programme Action Plan (CPAP) 2021-2025 adalah untuk mendukung Indonesia dalam mewujudkan perlindungan dan pemenuhan hak anak, seperti yang tercantum dalam Konvensi Hak Anak (KHA), visi RPJMN untuk peningkatan sumber daya manusia di seluruh negeri, serta pilar Kerangka Kerja Sama Pembangunan Berkelanjutan PBB (UNSDCF) dan Pemerintah Indonesia terkait pembangunan manusia yang inklusif. Adapun prinsip dasar kerja sama antara lain: 1. Sinergi Pusat dan Daerah Dalam pelaksanaan program kerja sama, pemerintah pusat dan daerah harus bersinergi dengan berlandaskan pada dokumen Rencana Aksi Program Kerja Sama (CPAP). 2. Transparansi Proses pelaksanaan kerja sama dilakukan secara transparan pada semua aspek, termasuk yang menyangkut administrasi dan keuangan. 3. Penciptaan Praktik Baik Program kerja sama diharapkan bisa mendorong terciptanya praktik baik dan pembelajaran melalui model-model inovatif yang dapat dijadikan sebagai masukan dalam rangka merumuskan kebijakan pemerintah dan mobilisasi sumber daya. 4. Terintegrasi Program kerja sama diharapkan bisa terintegrasi dalam dokumen perencanaan (termasuk penganggaran) pusat dan daerah sehingga tercipta keselarasan dalam pelaksanaannya. 5. Penguatan Peran Daerah Dalam pelaksanaan program kerja sama diharapkan terjadi penguatan peran pemerintahan daerah (terutama provinsi) sesuai dengan kewenangannya dalam rangka mengoptimalkan upaya pemerataan kesejahteraan dan pemenuhan hak anak di daerah. 6. Partisipatif Pelaksanaan program kerja sama melibatkan berbagai pemangku kepentingan seperti Organisasi Masyarakat Sipil (OMS), institusi pendidikan, dunia usaha, dsb. Selain itu diharapkan ada interaksi yang positif dan dinamis antara semua pelaku pembangunan.
- 25. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 9 2.2 Komponen Program Kerja Sama Untuk mencapai tujuan umum tersebut, ruang lingkup program kerja sama terdiri dari beberapa komponen program (Program Component), yaitu: 1) Program Gizi (Nutrition) menitikberatkan pada penanganan ‘triple burden’ malnutrisi melalui siklus kehidupan termasuk gizi maternal, pencegahan stunting, wasting pada balita, dukungan gizi anak usia sekolah dan remaja, serta pencegahan obesitas. 2) Program Air Bersih, Sanitasi dan Higiene (WASH) mencakup prioritas mendukung isu-isu tentang penghapusan buang air besar sembarangan di tempat terbuka, akses ke air minum dan sanitasi yang dikelola dengan aman, WASH dalam keadaan darurat dan perubahan iklim. UNICEF akan terus bekerja di daerah pedesaan, namun memberikan penekanan yang lebih besar pada sanitasi perkotaan, penguatan sistem pendukung untuk memastikan prioritas dan sumber daya dialokasikan ke sektor yang berdampak besar terhadap anak. 3) Program Kesehatan (Health) mencakup peningkatan kelangsungan hidup dan status kesehatan bayi baru lahir, anak, dan remaja melalui intervensi yang berkualita dan berfokus pada kesetaraan dan penguatan sistem kesehatan. Melanjutkan dukungan dalam advokasi kebijakan untuk mengurangi angka kematian bayi baru lahir, meningkatkan pencegahan dan pengendalian penyakit menular serta memfasilitasi peningkatan dan penguatan kualitas layanan kesehatan 4) Program Pendidikan (Education) menitikberatkan dukungan penguatan sistem pemberian layanan dan peluang pendidikan yang inklusif dan berkualitas, terutama melalui pendidikan anak-anak yang tidak bersekolah, perluasan pendidikan anak usia dini yang berkualitas, dan peningkatan pengajaran dan pembelajaran tentang kemampuan membaca dan berhitung dasar serta keterampilan abad ke-21 bagi remaja perempuan dan laki-laki. 5) Program Perlindungan Anak (Child Protection) meliputi dukungan penguatan pembangunan sistem untuk menangani isu-isu krusial pencegahan dan penghapusan kekerasan terhadap anak, pencegahan perkawinan anak, meningkatkan akses untuk penguatan perlindungan hukum, serta memastikan bahwa semua anak dilindungi dari kekerasan, eksploitasi, penelantaran dan praktik berbahaya melalui penguatan sistem perlindungan anak yang berkualitas dan norma-norma sosial yang positif.
- 26. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 10 6) Program Kebijakan Sosial (Social Policy) mencakup penguatan pembelajaran yang telah dilaksanakan pada periode program kerja sama sebelumnya serta penyempurnaan yang tertuang dalam dokumen perencanaan pemerintah yaitu melalui Reformasi Sistem Perlindungan Sosial yang dimulai tahun 2021. Dukungan penguatan mencakup perencanaan dan pembiayaan untuk anak, sistem perlindungan sosial yang universal dan responsif gender, serta kapasitas kelembagaan untuk memantau dan menganalisis risiko sosial dan lingkungan untuk anak-anak, termasuk anak penyandang disabilitas. Dukungan juga akan memastikan bahwa anak-anak dan remaja, terutama yang termiskin dan paling rentan, mendapat manfaat dari pengembangan perencanaan berbasis bukti, melalui pengeluaran publik yang berkualitas, data yang dapat diandalkan serta peningkatan sistem perlindungan sosial universal yang memperhitungkan risiko lingkungan dan bencana. 7) Komponen Efektivitas Program (Programme Effectiveness) yang mencakup dukungan lintas sektor dalam koordinasi program, komunikasi, advokasi, kemitraan, perencanaan, pemantauan, evaluasi, manajemen pengetahuan, dan manajemen bencana. Selain itu dalam komponen ini ada juga terkait prioritas program multi-sektoral remaja, gender, lingkungan dan iklim. 2.3. Lokasi Program Kerja Sama Penentuan lokasi kerja sama dilakukan berdasarkan kriteria tertentu yang disepakati bersama oleh pemerintah dan UNICEF. Proses pemilihan provinsi lokasi kerja sama 2021-2025 dilakukan berdasarkan kriteria berikut: Indeks SDGs terkait anak Indeks pemberat (jumlah kemiskinan anak terbanyak) Prioritas berdasarkan outcome dan output program Optimalisasi konvergensi dan efisiensi program Berdasarkan kriteria tersebut maka dalam periode 2021-2025 ada 8 (delapan) provinsi fokus area kerja sama yaitu Aceh, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi Selatan, Nusa Tenggara Timur (NTT), Nusa Tenggara Barat (NTB), Papua, dan Papua Barat. Selain delapan provinsi fokus, masih dilaksanakan kerja sama dengan 3 (tiga) provinsi pada periode sebelumnya yaitu Maluku, Maluku Utara, dan Sulawesi Barat, yang bertujuan untuk
- 27. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 11 melihat keberlanjutan program yang telah dilakukan dengan dukungan sumber daya dari masing-masing provinsi. Dalam kondisi tertentu (misalnya: terjadi kondisi darurat/bencana), program kerja sama bisa dilaksanakan di luar wilayah yang sudah ditetapkan dengan melihat kebijakan pemerintah terkait dengan skala kebencanaan dan kebutuhan penanganan bencana. UNICEF menjalankan kegiatan di 8 fokus provinsi dengan beberapa kegiatan yang dilakukan secara terbatas di provinsi-provinsi lainnya melalui kantor pusat di jakarta, kantor lapangan di 5 kota dan kantor pembantu di 2 kota. Hal ini dilakukan demi mencapai hasil yang direncanakan di tingkat daerah yakni dengan mendorong perencanaan dan alokasi sumber daya agar mencakup peningkatan intervensi yang telah terbukti. Sejalan dengan rekomendasi evaluasi, kehadiran di lapangan akan diintegrasikan secara lebih sistematis dengan penemuan bukti, advokasi, dan saran kebijakan. Gambar 1. Delapan Fokus Provinsi Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF Periode 2021-2025 Terkait penentuan kabupaten/kota, akan dilaksanakan melalui kesepakatan antara Bappenas, Kemendagri, dan UNICEF dengan mempertimbangkan masukan dari pemerintah provinsi. Pembahasan lokasi final kabupaten/ kota dilakukan dalam forum Rapat Koordinasi Teknis (RAKORTEK) yang dilaksanakan setiap awal tahun. 1. Aceh 2. Jawa Tengah 3. Jawa Tmur 4. NTB 5. NTT 6. Sulawesi Selatan 7. Papua Barat 8. Papua
- 28. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 12
- 29. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 13 STRUKTUR DAN TUGAS ORGANISASI PELAKSANA
- 30. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 14 3.1 Struktur Organisasi Pengelolaan Program Kerja Sama Struktur Organisasi Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF periode 2021-2025 terdiri dari Tim Implementasi Program Kerja Sama di tingkat Pusat (Tim Pengarah dan Tim Teknis) dan Tim Koordinasi di tingkat Provinsi. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN)/Bappenas sebagaiExecutingAgency(KoordinatordanClearingHouse)yangberperan dalam mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi program. Tim Implementasi di tingkat Pusat ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas, seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Struktur Organisasi Pengelolaan Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF 2021-2025 TIM TEKNIS Ketua : Direktur KGM, Bappenas Wakil Ketua : Direktur SUPD IV, Kemdagri Anggota : Eselon 2 dari Kementerian/Lembaga terkait atau setara KELOMPOK KERJA (POKJA) Koordinator : Eselon 2 dari Kementerian PPN/Bappenas Anggota : Eselon 2 terkait di Kementerian/Lembaga selaku Mitra Pelaksana & Mitra Pendukung TIM KOORDINASI PROVINSI Ketua : Kepala Bappeda Provinsi Anggota : OPD terkait dan LSM/PT/Organisasi Profesi/ Organisasi Sosial Masyarakat Sekretariat Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF E f e k t i v i t a s P r o g r a m UNICEF FO UNICEF Pokja Gizi Pokja WASH Pokja Kesehatan Pokja Pendidikan Pokja Perlindungan Anak Pokja Kebijakan Sosial TIM PENGARAH Ketua I : Menteri PPN/Kepala Bappenas Ketua II : Menteri Dalam Negeri Penanggungjawab : Deputi PMMK, Bappenas Wakil Penanggungjawab : Dirjen, Bangda kemdagri Anggota : Eselon 1 dari Kementerian/Lembaga terkait atau setara
- 31. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 15 Di tingkat daerah, dibentuk Tim Koordinasi Tingkat Provinsi yang ditetapkan berdasarkan SK Gubernur, dengan penentuan tugas sesuai kebutuhan masing-masing daerah, berdasarkan dokumen Rencana Aksi Program Kerja Sama (CPAP) 2021-2025. Field Office UNICEF bekerja sama dengan Tim Koordinasi Provinsi untuk efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan di daerah. 3.2. Tim Implementasi Pusat Tim Implementasi Pusat terdiri dari Tim Pengarah dan Tim Teknis dengan 6 (enam) Pokja dan 1 (satu) dukungan efektivitas program yang mendukung seluruh kelompok kerja. Tim Implementasi Pusat telah ditetapkan berdasarkan SK Menteri PPN/Kepala Bappenas. 3.2.1. Tim Pengarah Tim pengarah terdiri dari Ketua 1 (satu) yaitu Menteri PPN/Kepala Bappenas dan Ketua 2 (dua) yaitu Menteri Dalam Negeri, dengan penanggung jawab Program Kerja Sama adalah Deputi Bidang Pembangunan Manusia, Masyarakat dan Kebudayaan (PMMK) Kementerian PPN/Bappenas, dan Wakil Penanggung Jawab adalah Direktur Jenderal Bina Pembangunan Daerah (Bangda), Kemendagri, serta beranggotakan para pejabat Eselon I K/L pelaksana dan pendukung. Tim Pengarah mempunyai peran dan tugas: 1) Mengarahkan pelaksanaan koordinasi strategis kerja sama RI-UNICEF tahun 2021-2025 sesuai dengan CPAP dan kebijakan pembangunan pemerintah seperti yang tertuang dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2020 - 2024; 3) Mengarahkan proses perencanaan program tahunan yang disepakati dalam AWP; 3) Mengarahkan dan memberi masukan kepada Tim Teknis Kerja Sama RI-UNICEF periode 2021–2025 terkait pelaksanaan substansi 6 (enam) Pokja dan 1 (satu) dukungan efektivitas program kerja sama; 4) Memberikan masukan atau arahan percepatan penanganan isu strategis terkait pemantauan pelaksanaan program kerja sama di pusat dan daerah, serta melakukan evaluasi pelaksanaan program kerja terhadap kesepakatan dalam CPAP, Annual Work Plan (AWP), dan Programme Document (ProDoc);
- 32. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 16 5) Mengarahkan replikasi praktik baik dalam kebijakan perencanaan pembangunan nasional; 6) Mengarahkan pengintegrasian kebijakan dan keberlanjutan program kerja sama ke dalam dokumen perencanaan dan penganggaran di tingkat pusat dan daerah. 3.2.2. Tim Teknis Tim Teknis diketuai oleh Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat Kementerian PPN/Bappenas dengan Wakil Ketua adalah Direktur Sinkronisasi Urusan Pemerintah Daerah IV, Ditjen Bina Bangda, Kemendagri. Tim Teknis beranggotakan pejabat Eselon II satuan kerja terkait di Kementerian PPN/Bappenas selaku koordinator Pokja serta Eselon II Kementerian/Lembaga terkait selaku mitra pelaksana dan mitra pendukung. Tim Teknis terbagi dalam 6 (enam) Pokja dan 1 (satu) dukungan efektivitas program sesuai dengan komponen program, yaitu: 1) Pokja Gizi; 2) Pokja Air Bersih, Sanitasi dan Higiene (WASH); 3) Pokja Kesehatan; 4) Pokja Pendidikan; 5) Pokja Perlindungan Anak (PA); 6) Pokja Kebijakan Sosial (KS); dan 8) Efektivitas Program Tim Teknis mempunyai peran dan tugas: 1) Mengoordinasikan penyusunan AWP dengan memperhatikan dan mempertimbangkan sinergi kegiatan antar komponen program; 2) Menyusun dan mengoordinasikan pelaksanaan rencana kerja kegiatan koordinasi Program Kerja Sama; 3) Mengoordinasikan pemantauan pelaksanaan program kerja sama Pemerintah RI-UNICEF di tingkat pusat dan daerah sesuai dengan kebutuhan; 4) Memberikan masukan atau arahan percepatan penanganan isu teknis terkait pemantauan pelaksanaan program kerja sama di pusat dan daerah;
- 33. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 17 5) Memfasilitasi pertemuan lintas Pokja sekurang-kurangnya 2 (dua) kali dalam setahun untuk membahas isu teknis lintas sektoral (termasuk sinkronisasi kegiatan pusat dan daerah) dengan melibatkan mitra pelaksana dan mitra pendukung terkait; 6) Melaksanakan asistensi dan fasilitasi program yang bersifat lintas K/L kepada pemerintah provinsi hingga pemerintah kabupaten/kota, apabila diperlukan; 9) Memfasilitasi penyempurnaan Pedum dan dokumen tata kelola terkait; dan 10) Memfasilitasi pengidentifikasikan praktik baik bersama Pokja terkait, termasuk langkah-langkah replikasi di tingkat pusat dan daerah. 3.2.3. Sekretariat Program Kerja Sama Sekretariat Program Kerja Sama merupakan organ pendukung administrasi program kerja sama baik administrasi umum, administrasi keuangan, dan dukungan lain yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan program kerja sama. Sekretariat Program Kerja Sama terdiri dari personil sekretariat di Kedeputian Bidang Pembangunan Manusia, Masyarakat dan Kebudayaan c.q. Direktorat Kesehatan dan Gizi Masyarakat Kementerian PPN/Bappenas, dan personil sekretariat di Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah c.q. Direktorat Sinkronisasi Urusan Pemerintahan Daerah IV. Tugas dan peran Sekretariat Program Kerja Sama: 1) Memberikan dukungan teknis administratif kepada Tim Implementasi Program Kerja Sama di tingkat pusat dalam menjalankan peran dan tugas terkait program kerja sama RI-UNICEF, termasuk dukungan penyiapan bahan dan pelaporan di tingkat pusat; 2) Memberikan dukungan terkait administrasi dan pertanggungjawaban keuangan atas pelaksanaan program kerja sama di tingkat pusat (dikoordinasikan oleh sekretariat di bawah Kedeputian Bidang Pembangunan Manusia, Masyarakat, dan Kebudayaan, Bappenas) dan daerah (dikoordinasikan oleh sekretariat di bawah Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah, Kemendagri) . 3) Mendukung Ketua Tim Teknis dan Wakil Ketua Tim Teknis dalam berkoordinasi dengan UNICEF, K/L (pelaksana dan pendukung) dan pemangku kepentingan terkait. 4) Menyusun dan memastikan pelaksanaan jadwal terkait kegiatan- kegiatan program kerja sama.
- 34. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 18 3.3. Tim Koordinasi Provinsi Tim Koordinasi Provinsi merupakan organ yang dibentuk oleh kepala daerah untuk mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan di daerah. Tim ini diketuai oleh Kepala Bappeda dengan para anggota yang terdiri dari staf OPD yang menangani pelaksanaan kegiatan dan pihak terkait pelaksanaan kegiatan seperti unsur perguruan tinggi, organisasi profesi tingkat daerah, organisasi kemasyarakatan, kelompok masyarakat, dan pemangku kepentingan kunci. Peran dan tugas Tim Koordinasi Provinsi: 1) Menyelenggarakan forum perencanaan program di daerah; 2) Memberikan fasilitasi dan asistensi kepada pemerintah daerah yang relevan dengan tupoksi masing-masing serta dukungan teknis dalam pelaksanaan program kerja sama di daerah; 3) Melakukan promosi dan publikasi kajian pengembangan dalam rangka mendukung program kerja sama; 4) Melakukan pemantauan dan evaluasi program kerja sama selanjutnya disampaikan dalam forum pertemuan tim koordinasi; 5) Menyusun laporan hasil pemantauan (monitoring report) terkait capaian dan pelaksanaan di daerah (pemantauan ke kabupaten/kota, laporan Rakortek dan laporan Rakorman); 8) Berkoordinasi dengan Field Office UNICEF untuk menyampaikan laporan kemajuan kegiatan di tingkat daerah. 3.4. UNICEF UNICEF sebagai pemberi hibah berperan bersama dengan Tim Implementasi Program Kerja Sama di tingkat Pusat dan Tim Koordinasi di tingkat Provinsi melaksanakan program kerja sama baik dari sisi substantif maupun administratif. Peran UNICEF dalam program kerja sama: 1) Menyusun dan menyepakati CPAP, AWP, ProDoc, dan Cover Page; 2) Memberikan bantuan teknis untuk memastikan tercapainya target komponen Program Kerja Sama Pemerintah RI dan UNICEF 2021-2025, dan berkontribusi terhadap pencapaian target RPJMN 2020-2024 dan UNSDCF 2021-2025, terutama dalam hal perumusan kebijakan, advokasi, dan knowledge management;
- 35. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 19 5) Memberikan dukungan teknis dalam bidang administrasi dan mitigasi resiko pengelolaan keuangan melalui dan/atau audit, dan kegiatan penguatan kapasitas; 6) Menyusun dan melaksanakan AWP bersama K/L terkait selaku mitra pelaksana dan mitra pendukung; 7) Memantau pelaksanaan kegiatan secara berkala bersama Tim Implementasi Program Kerja Sama di tingkat pusat; 9) Melaporkan kegiatan yang dieksekusi langsung oleh UNICEF secara berkala kepada K/L terkait selaku pengampu kegiatan dan menyusun BAST pada akhir kegiatan; 10) Dalam situasi kebencanaan, UNICEF akan berkoordinasi dengan Tim Implementasi Program Kerja Sama di tingkat pusat dalam mekanisme pelaksanaan penanganan bencana. 3.4.1. Field Office UNICEF Dalam rangka mendorong efektivitas dan efisiensi pelaksanaan program kerja sama di daerah, Field Office (FO) UNICEF bertugas untuk: 1) Bekerja sama dengan OPD dalam melakukan identifikasi awal rencana program dan kegiatan sebagai bahan masukan dalam penyusunan AWP; 2) Memfasilitasi OPD terkait penyusunan proposal program dan kegiatan di daerah untuk selanjutnya bersama kepala OPD terkait menandatangani proposal tersebut, lalu dilaporkan kepada K/L teknis pengampu di pusat untuk mendapatkan persetujuan dan pengesahan; 3) Bersama Tim Koordinasi Provinsi melakukan pemantauan (monitoring) dan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan di daerah; 4) Memberikan dukungan teknis pelaporan kegiatan di tingkat daerah kepada Kemendagri (c.q. Direktur SUPD IV) dan Kementerian PPN/ Bappenas (c.q. Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat).
- 36. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 20
- 37. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 21 PENGELOLAAN PROGRAM KERJA SAMA
- 38. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 22 4.1. Perencanaan Pelaksanaan Program Kerja Sama Pemerintah RI - UNICEF diharapkan dapat berjalan dengan efektif dan efisien di pusat dan daerah sesuai dengan prioritas pembangunan nasional dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) dan prioritas pembangunan daerah dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD). Program kerja sama juga akan mendorong terwujudnya pencapaian tujuan dan target Sustainable Development Goals (SDGs) sebagaimana tertuang dalam kerangka kerja sama antara Pemerintah Indonesia dan Lembaga Perserikatan Bangsa-bangsa di Indonesia, United Nations Sustainable Development Cooperation Framework (UNSDCF) 2021-2025. Perencanaan program kerja sama dimulai dengan penyusunan Country Programme Document (CPD) yang dapat dilihat pada gambar 4.1 sebagai dokumen internal UNICEF yang memerlukan endorsement letter dari Pemerintah RI dan dilanjutkan dengan penyusunan Country Programme Action Plan (CPAP) sebagai Rencana Program Kerja Sama lima tahunan. Lalu CPAP diterjemahkan ke dalam bentuk rincian kegiatan setiap tahun (per K/L pelaksana) yang disebut Annual Work Plan (AWP). Penyusunan AWP dilakukan berdasarkan masukan dari K/L pelaksana dan pertimbangan dari daerah melalui forum perencanaan berjenjang. Perencanaan di daerah perlu mempertimbangkan prioritas daerah dan kebijakan lokal. Gambar 3. Bagan Dokumen Program Kerja Sama RI-UNICEF Country Programme Development Dokumen acuan UNICEF dalam penyusunan CPAP Country Programme Action Plan Dokumen perjanjian kerja sama 5 tahunan antara Pemerintah Indonesia dan UNICEF Programme Document Dokumen perjanjian kerja sama 5 tahunan Kementerian/ Lembaga dan UNICEF Annual Work Plan Rencana kerja tahunan antara satuan kerja Kementerian/Lembaga dan UNICEF AWP CPD ProDoc CPAP
- 39. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 23 4.1.1. Dokumen Program Kerjasama 4.1.1.1 Country Programme Document (CPD) Country Programme Document (CPD) merupakan dokumen internal UNICEF yang menjadi acuan strategis perencanaan lima tahunan yang memerlukan dukungan dari Pemerintah RI (melalui Bappenas). Dokumen CPD disusun melalui mekanisme partisipatif yang melibatkan lintas pemangku kepentingan. Draf CPD disampaikan melalui surat resmi Kepala Perwakilan UNICEF di Indonesia (UNICEF Representative) kepada Bappenas untuk memperoleh masukan strategis. Selanjutnya Bappenas mengirimkan endorsement letter yang ditandatangani Deputi PMMK sebagai dukungan terhadap kelanjutan program kerja sama untuk lima tahun ke depan (2021-2025). 4.1.1.2 Country Programme Action Plan (CPAP) Dokumen CPAP (Country Programme Action Plan) merupakan Rencana Program Kerja Sama lima tahunan (disepakati Pemerintah RI dan UNICEF) yang mendeskripsikan dasar hubungan, situasi anak, komponen program, manajemen program, anggaran indikatif, dan komitmen kedua belah pihak. Sebelum penyusunan CPAP, UNICEF terlebih dahulu menyusun CPD sebagai dokumen internal dengan meminta masukan dari Pemerintah Indonesia. Selanjutnya UNICEF menyusun draf CPAP 2021-2025 dengan mengacu pada CPD, UNSDCF, dan isu-isu strategis. Draf CPAP dikirim secara resmi kepada Kementerian PPN/Bappenas selaku Koordinator Pelaksanaan Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF. Kementerian PPN/Bappenas memberikan telaah awal draf CPAP dengan memperhatikan prioritas pemerintah dalam RPJMN 2020-2024. Langkah selanjutnya adalah meminta masukan dari K/L terkait (pelaksana kegiatan) dalam rangka menyelaraskan draf CPAP dengan prioritas program dan kebutuhan K/L. Pembahasan CPAP dilakukan secara simultan mulai dari outcome, output, dan target capaian dengan lampiran results framework dan penganggaran. Pembahasan CPAP dilakukan secara paralel antara konsep narasi dengan lampiran results framework dalam level Pokja. Setelah K/L memberi masukan (melalui berbagai pertemuan dan komunikasi formal), Kementerian PPN/Bappenas merangkum dan merevisi draf CPAP dan menyampaikan secara resmi kepada UNICEF. Setelah CPAP disepakati, maka dilaksanakan penandatanganan oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas, Kepala Perwakilan UNICEF Indonesia, dan Menteri Dalam Negeri.
- 40. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 24 Perubahan Outcome dan Output Perubahan outcome dan output bisa dilakukan sesuai dengan kebutuhan di tengah pelaksanaan program kerja sama. Kemajuan pelaksanaan kegiatan (berdasarkan outcome, output dan indikator yang disepakati) secara sistematis ditinjau dan didokumentasikan melalui tinjauan pertengahan tahun maupun tinjauan tahunan yang dilakukan bersama dengan mitra pemerintah di tingkat pusat maupun daerah. Apabila diperlukan penyesuaian, tim teknis bisa meninjau dan menyepakati perubahan outcome dan output (melalui forum koordinasi). Perubahan tersebut akan diformalkan dengan surat resmi dari UNICEF kepada Bappenas. Dokumen revisi harus mendapatkan kesepakatan dalam pertemuan tiga pihak. 4.1.1.3 Programme Document (ProDoc) Program Kerja Sama RI-UNICEF dilaksanakan melalui beberapa mitra pelaksana K/L (Implementing Partners) yang disepakati, berdasarkan substansi kegiatan yang tertuang di dalam komponen program pada CPAP. Para mitra pelaksana (K/L) akan menjadi “pengampu” dan bertanggungjawab serta memberikan dukungan atas pelaksanaan program/kegiatan baik di tingkat pusat maupun daerah. Mengacu pada Peraturan Pemerintah (PP 10/2011) dan ketentuan turunannya yang diatur melalui Peraturan Menteri Keuangan (PMK), diperlukan perjanjian hibah sebagai dasar acuan pelaksanaan program/ kegiatan untuk masing-masing K/L dan UNICEF dalam bentuk ProDoc. ProDoc merupakan turunan CPAP yang mengatur pelaksanaan program kerja sama yang disepakati oleh setiap mitra K/L pelaksana sesuai periode waktu yang disepakati, urutan penyusunanya terlihat pada Gambar 4. Selain sebagai dasar acuan pelaksanaan kegiatan, keberadaan ProDoc K/L berkaitan dengan ketentuan Tata Kelola Administrasi Hibah yang harus dikuti oleh setiap mitra pelaksana K/L. Penyusunan ProDoc dilakukan setelah ada kesepakatan antara unit pelaksana pada mitra K/L dengan UNICEF untuk pelaksanaan program/kegiatan pada periode lima tahun yang dapat mencakup satu atau beberapa komponen program. Kesepakatan tersebut selanjutnya dituangkan dalam Rencana Kerja Tahunan (AWP) sebagaimana tersebut pada butir 4.1.3.
- 41. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 25 Dalam pelaksanaan program/kegiatan yang tersebar pada beberapa unit pelaksana yang berbeda lingkup satuan kerja (Satker), apabila dianggap perlu (berdasarkan pertimbangan agar kegiatan lebih fokus dan kesediaan unit pelaksana menjadi pengampu kegiatan), maka bisa dibuat perjanjian kerja sama khusus dengan unit pelaksana dalam bentuk “Cover Page” yang merupakan turunan dari ProDoc K/L, yang menjadi dasar dengan administrasi pengelolaan hibah. Cover Page menjadi dasar acuan perjanjian kerja sama antara Satker atau Unit Pelaksana (UKE II) K/L dengan UNICEF, yang berisikan: (1) Kegiatan utama Satker atau unit pelaksana K/L; (2) Rincian alokasi anggaran per tahun dan jumlah totalnya (termasuk bentuk dukungan: Cash Assistance, Technical Assistance, atau Supply Assistance); (3) Kesepakatan (penandatanganan) oleh pimpinan UKE II (Direktur/Kepala Biro) dan Kepala Seksi Program (Head of Programme Section) UNICEF. Gambar 4. Alur Penyusunan ProDoc dan Cover Page Alur tambahan bagi K/L yang membuat Cover Page: 1 6 2 7 3 8 4 9 5 10 Bappenas menyampaikan surat rencana penyusunan ProDoc K/L dengan UNICEF kepada K/L Mitra Pelaksana UNICEF menanda- tangani ProDoc dari K/L dan menyampaikan ke Bappenas Biro Perencanaan/ Kerja Sama LN atau Satker K/L dengan tusi koordinasi kerja sama/hibah LN mengidentifikasi UKE II K/L yang terlibat dalam Program Kerja Sama RI-UNICEF 2021-2025 Bappenas menandatangani ProDoc sebagai saksi dan mengirimkan 1 rangkap asli dokumen ke K/L dan UNICEF Penyusunan ProDoc dilakukan bersama UNICEF, Satker K/L terkait dan Biro Perencanaan/ Kerja Sama LN K/Lmeregistrasi hibah UNICEF ke Dit. EAS, Kemkeu dengan lampiran ProDoc UNICEF mengirimkan 3 rangkap ProDoc Final ke K/L terkait untuk ditandatangani pejabat Eselon I K/L membuat Cover Page untuk UKE II ProDoc ditandatangani oleh Penjabat Eselon I yang berwenang di K/L terkait dan dikirimkan kembali ke UNICEF UKE II meregistrasi hibah UNICEF ke Dit. EAS dengan lampiran Cover Page
- 42. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 26 4.1.2. Penyusunan Annual Work Plan (Rencana Kerja Tahunan) Perencanaan kegiatan beserta anggarannya melalui Annual Work Plan (AWP), dilakukan oleh mitra pelaksana dan UNICEF untuk 1 (satu) tahun anggaran dalam rangka mencapai output program kerja sama. AWP menjabarkan kegiatan yang sudah disesuaikan antara kebijakan nasional dan dokumen lain seperti SDGs dan KHA. Selain itu dalam AWP terdapat rincian kegiatan dan sub-kegiatan dengan sandingan indikatif anggaran yang diperlukan dalam satu tahun anggaran (estimasi kebutuhan sumber dana). Rincian kegiatan dan alokasi anggaran yang sudah disusun berdasarkan prioritas program pusat dan daerah akan digunakan untuk seluruh mitra pelaksana baik di pusat maupun daerah. Dalam perumusan AWP (Gambar 5), mitra pelaksana bekerja sama dengan penanggung jawab program di UNICEF, mengidentifikasi kegiatan-kegiatan spesifik yang akan dilaksanakan. Rancangan AWP dari seluruh komponen program dikonsolidasikan oleh UNICEF, lalu ditelaah oleh Kementerian PPN/ Bappenas sebagai Executing Agency dan Koordinator, bersama seluruh mitra pelaksana (Implementing Agency) melalui pertemuan pembahasan khusus AWP di setiap komponen program. Selanjutnya AWP disepakati dan ditandatangani sebagai acuan pelaksanaan kegiatan. Gambar 5. Alur Mekanisme Penyusunan AWP Forum/Pertemuan Bappeda Rakorman Reviu Usulan Daerah Trilateral Meeting (K/L, Bappenas, UNICEF) Persetujuan (Bappenas & UNICEF) Tinjauan AWP tahun berjalan, RPJMD/RKPD SDGs Triwulan III Triwulan IV ACUAN: RPJMN DAN RKP, CPAP, SDGs, UNSDCF Desember Kesepakatan Final AWP Tahun Selanjutnya
- 43. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 27 4.1.2.1 Proses Penyusunan AWP MekanismedantahapanpenyusunanAWPsetiapK/L,disusunberdasarkan: 1) Pelaksanaan forum perencanaan untuk menampung masukan/ pertimbangan dari daerah (bisa melalui Rakormanda atau rapat koordinasi). Forum ini diselenggarakan oleh Bappeda Provinsi dengan tujuan harmonisasi dan sinkronisasi program dan kegiatan yang akan dikerjasamakan dalam rangka merespon isu dan permasalahan pembangunan daerah. Kegiatan ini dapat dijadwalkan pada sekitar awal triwulan ketiga dengan mengacu pada hasil telaah dan capaian program pada pertemuan koordinasi Lintas Pokja Tengah Tahun. 2) Hasil perencanaan di tingkat provinsi menjadi bahan yang dibahas lebih lanjut pada Rapat Koordinasi Manajemen (RAKORMAN) di tingkat pusat yang diselenggarakan melalui koordinasi Unit Pelaksana terkait di Direktorat Jenderal Bina Pembangunan Daerah (Kemendagri), guna menyepakati rencana kegiatan daerah yang akan dituangkan dalam AWP. 3) Pada proses selanjutnya dilakukan pengembangan rencana kegiatan yang dilaksanakan melalui koordinasi antara penanggung jawab program di UNICEF dengan masing-masing unit pelaksana pada K/L, untuk menyepakati rincian kegiatan yang akan ditetapkan dalam AWP (kegiatan di pusat maupun daerah). Rencana kegiatan dalam AWP perlu memperhatikan dan diselaraskan dengan dokumen perencanaan di tingkat unit pelaksana/satuan kerja (Rencana Strategis/Renstra dan Peta Jalan/Roadmap Program). 4) Selanjutnya pada triwulan ke-4 (Oktober-November), usulan AWP tahun berikutnya akan dipresentasikan dalam pertemuan pembahasan khusus AWP di setiap komponen program, yaitu Tim Teknis (Eselon 2 Mitra Pelaksana K/L) dengan Tim UNICEF serta Bappenas sebagai Koordinator Teknis Program Kerja Sama RI-UNICEF. Hasil kesepakatan final dari setiap mitra K/L didokumentasikan dan ditandatangani oleh penanggung jawab terkait K/L dan UNICEF (sebagai lampiran untuk AWP final). 6) Hasil konsolidasi final AWP yang merupakan kompilasi dari seluruh rencana kegiatan (telah ditandatangani oleh seluruh mitra K/L), selanjutnya akan ditandatangani oleh Kementerian PPN/Bappenas (Penanggung jawab) dan Kepala Perwakilan UNICEF Indonesia melalui rapat Tim Pengarah, selambat-lambatnya pada bulan Desember tahun berjalan.
- 44. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 28 4.1.2.2 Rapat Koordinasi Teknis (Rakortek) Rapat Koordinasi Teknis (Rakortek) merupakan pertemuan rutin yang diselenggarakan untuk membahasa mengenai perencanaan tahun berjalan. Gambar 6. menggambarkan alur koordinasi dalam membantu pemerintah daerah untuk memahami arah dan tujuan pelaksanaan program kerja sama Pemerintah RI-UNICEF 2021-2025. Secara khusus Rakortek Pusat bertujuan untuk melakukan tinjauan dan penajaman terhadap rencana program dan kegiatan dalam AWP agar selaras dengan arah kebijakan rencana pembangunan (RPJMD Prov/Kab/Kota). Sebelum Rakortek Pusat, di masing-masing provinsi dilaksanakan Rapat Koordinasi Teknis Daerah (Rakortekda) yang dikoordinasikan oleh Bappeda Provinsi.RakortekdasekaligusmenjadiRapatKoordinasiTriwulan I dan dihadiri oleh Bappeda tingkat Provinsi/Kabupaten, Organisasi Perangkat Daerah, Ditjen Bangda, Pihak ketiga mitra UNICEF, Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda, dan UNICEF Field Office (FO). Rakortekda melakukan tinjauan terhadap rencana program dan kegiatan di tingkat sub-nasional (Provinsi/Kabupaten/Kota) agar selaras dengan RPJMD Provinsi/Kab/Kota dan mendiskusikan detail pelaksanaan kegiatan sesuai dengan AWP tahun berjalan termasuk usulan penajaman AWP dari sisi waktu, penanggung jawab dan lokasi kegiatan. Hasil dari RAKORTEKDA kemudian dibawa ke Rakortek Pusat yang diselenggarakan pada setiap awal tahun (Februari-Maret) yang difasilitasi Ditjen Bina Bangda Kemendagri. Pelaksanaan Rakortek Pusat melibatkan peserta daerah (Bappeda Provinsi dan Kabupaten/Kota, OPD terkait provinsi dan Kabupaten/kota, mitra pelaksana/pihak ketiga dan UNICEF) serta unit pelaksana program di tingkat pusat akan menghasilkan dukungan terhadap pelaksanaan program kerja sama yaitu: 1) Pemahaman daerah terhadap rencana program dan kegiatan dalam AWP K/L yang akan dilaksanakan di daerah; 2) Keselarasan rencana program dan kegiatan dalam AWP K/L dengan arah kebijakan rencana pembangunan daerah; 3) Penetapan lokasi Kabupaten/kota pelaksanaan program; 4) Ketepatan waktu pelaksanaan dan penanggung jawab kegiatan; 5) Kesimpulan, rekomendasi dan rencana tindak lanjut;
- 45. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 29 Laporan hasil pelaksanaan rapat, disampaikan kepada Ditjen Bina Bangda. Gambar 6. Alur Koordinasi Perencanaan Teknis OrganisasiPerangkatDaerah(OPD)terkaitdiprovinsimaupunKabupaten/ Kota adalah OPD yang terlibat dalam Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF 2021-2025 di masing-masing daerah. OPD tersebut antara lain Bappeda, Dinas Pendidikan, Dinas Kesehatan, Dinas Sosial, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana, dan dinas terkait. Penjelasan detail mengenai pelaksanaan Rakortek pusat dan daerah tersaji di tabel pada Lampiran 39. Rakortek Pusat Rakortek Daerah (Per Provinsi) Bappenas Bappeda Provinsi UNICEFJakarta OPD Provinsi Kemdagri Bappeda Kab/Kota K/L Teknis OPD Kab/Kota Berita Acara Kesepakatan Rapat disampaikan kepada Ditjen. Bangda, Kemdagri dan cc K/L Teknis terkait
- 46. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 30 4.1.2.3 Perubahan AWP (Rencana Kerja Tahunan) Rencana Kerja Tahunan (AWP) yang telah disusun sebagai acuan pelaksanaan kegiatan pada setiap tahun berjalan, bisa dirubah atau direvisi dalam pelaksanaan berdasarkan kesepakatan antara unit pelaksana di K/L dengan penanggung jawab program terkait di UNICEF. Revisi dapat berupa penambahan/pengurangan rencana kegiatan dan anggaran di tahun berjalan. Revisi ini disampaikan dan disepakati dalam rapat koordinasi Pokja dan selanjutnya revisi ini diformalkan pada pertemuan Lintas Pokja pada tengah tahun. Setiap perubahan AWP yang telah disepakati akan disampaikan kepada seluruh K/L setelah mendapatkan persetujuan dari Ketua Tim Teknis (Bappenas) serta Deputy Representative UNICEF. 4.2. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan program kerja sama RI-UNICEF dilaksanakan di level pusat dan daerah (Provinsi dan Kab/Kota) yang diuraikan pada Gambar 7. Pelaksanaan kegiatan kerja sama di level pusat, akan diampu oleh Satker K/L pelaksana sebagai pengelola program yang didukung PIC UNICEF dan dikoordinasikan oleh Bappenas. Untuk kegiatan di daerah dilaksanakan melalui pihak ketiga mitra UNICEF yang didukung FO UNICEF dan dikoordinasikan oleh Bangda Kemendagri. Kegiatan program dilaksanakan sesuai dengan rencana dan anggaran yang telah disepakati sebagaimana tertuang dalam ProDoc dan AWP. Dalam rangka koordinasi pelaksanaan program, dilakukan rapat rutin seperti Rapat Pokja, rapat koordinasi, atau rapat tim teknis yang dikoordinir oleh Bappenas dan Kemendagri. Tim Teknis Bappenas/ Kemendagri (didukung Sekretariat Kerja Sama) berkoordinasi dengan Satker K/L Pengampu dan PIC UNICEF dalam mendukung, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di daerah. Gambar 7. Bagan Pelaksanaan Kegiatan Tim Teknis Bappenas/ Kemendagri Satker K/L Pengampu PIC Kegiatan UNICEF Country Office UNICEF FO Kegiatan Level pusat Kegiatan di daerah Bappeda Prov/Kab/ Kota OPD Prov/Kab/ Kota Pihak Ketiga
- 47. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 31 4.3. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan merupakan tahapan penting untuk memastikan kegiatan program berjalan on the track sesuai dengan rencana yang telah disepakati (CPAP dan AWP). Pemantauan akan mempertajam pelaksanaan program di daerah sekaligus sarana untuk mendapatkan informasi sebagai input bagi penyusunan rencana kerja berikutnya dan replikasi program di daerah lain. Pemantauan dilakukan secara bersama-sama oleh para pihak terkait di tingkat pusat dan daerah. 4.3.1. Tujuan Pemantauan Tujuan kegiatan pemantauan adalah: 1) Untuk memastikan kegiatan berjalan on the track dijalankan sesuai dengan rencana yang telah disepakati. 2) Untuk melakukan perubahan kegiatan (apabila diperlukan), sesuai dengan kebutuhan dan kondisi aktual. 4.3.2. Pelaksana Pemantauan Pihak yang melaksanakan pemantauan antara lain: 1) Kementerian PPN/Bappenas dan Kemendagri; 2) Pokja dan K/L yang bekerja sama dengan UNICEF; 3) UNICEF; 4) Bappeda/Tim Koordinasi Provinsi/OPD; 5) K/L terkait bukan penerima hibah UNICEF, namun berperan dalam regulasi terkait prosedur pengaturan Organisasi Internasional (OI) yang beroperasi di Indonesia: Kementerian Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Keuangan. 6) Pihak ketiga mitra UNICEF; 7) Tim independen eksternal yang ditunjuk. 4.3.3. Mekanisme Pemantauan Mekanisme pemantauan dapat dilakukan melalui: 1. Forum Koordinasi: dapat dilakukan pertemuan tatap muka dengan meminta pelaksana daerah datang ke pusat atau dilakukan secara daring untuk membahas isu-isu relevan, sebagai contoh: Rapat Pokja/ Lintas Pokja, Rapat koordinasi daerah, dll.
- 48. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 32 2. Kunjungan Lapangan: mekanisme ini dilakukan untuk melihat hasil capaian dari pelaksanaan kegiatan secara langsung. Kunjungan lapangan dapat dilakukan secara terpadu dengan mengundang institusi lintas sektor yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, sebagai contoh: monitoring terpadu (joint monitoring), kunjungan ke lapangan (joint field visit) 4.3.4. Jenis Pemantauan 4.3.3.1. Pemantauan Terpadu (Joint Monitoring) Monitoring terpadu adalah kunjungan regular atau tertentu (berdasarkan kebutuhan) ke wilayah lokasi pelaksanaan kerja sama yang dilakukan bersama oleh Pemerintah Indonesia dan perwakilan UNICEF. Kegiatan ini dikoordinasikan oleh Ditjen Bina Bangda Kemendagri dan melibatkan lintas sektor, pemerintah pusat dan daerah termasuk pihak ketiga mitra UNICEF dan penerima manfaat langsung. Tujuan pemantauan terpadu adalah untuk melihat kemajuan capaian program dan memastikan agar pelaksanaan program berjalan sesuai dengan rencana dan mampu mencapai target yang dituju serta mendiskusikan tantangan, peluang dan perbaikan dalam mekanisme koordinasi pusat-daerah dalam implementasi kerjasama RI-UNICEF. Detail penjelasan mengenai monitoring terpadu tersaji di tabel pada Lampiran 39. Selain monitoring terpadu reguler, bisa juga dilakukan kunjungan lapangan (joint field visit) sesuai kebutuhan yang melibatkan sektor tertentu dari Pemerintah dan UNICEF serta tim koordinasi provinsi. 4.3.3.2. Rapat Pokja dan Lintas Pokja Rapat Pokja merupakan mekanisme pemantauan program melalui pelaksanaan rapat yang dipimpin para koordinator pokja dari Bappenas. Rapat lintas pokja adalah tinjauan integrasi program secara menyeluruh dan validasi dari hasil Rapat Pokja. Rapat pokja dan lintas pokja dilakukan dua kali setahun: tengah dan akhir tahun. Rapat pokja tengah tahun membahas perkembangan atau capaian pelaksanaan program tengah tahun, yang ditindaklanjuti dengan pemberian masukan dari peserta rapat untuk memastikan program berjalan sesuai yang direncanakan maupun alternatif perubahan (jika diperlukan penyesuaian). Setelah rapat untuk seluruh Pokja selesai,
- 49. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 33 maka dilaksanakan Rapat Lintas Pokja (melibatkan semua Pokja) yang akan melihat dan menelaah koordinasi dan integrasi program secara keseluruhan serta area mana yang memerlukan perbaikan. Rapat pokja akhir tahun membahas perkembangan atau capaian pelaksanaan program akhir tahun dan mendiskusikan usulan-usulan yang akan masuk dalam AWP tahun berikutnya. Rapat Lintas Pokja (melibatkan semua Pokja) akan meninjau dan memvalidasi capaian akhir tahun serta merumuskan draf AWP tahun berikutnya untuk disahkan oleh Rapat Tim Pengarah. Penjelasan mengenai Rapat Pokja dan Lintas Pokja tengah/akhir tahun tersajikan di tabel pada Lampiran 39. 4.3.3.3. Rapat Koordinasi Manajemen (Rakorman) Rapat Koordinasi Manajemen (Rakorman) diselenggarakan untuk meningkatkan koordinasi dan evaluasi terhadap pelaksanaan program kerjasamadidaerahgunamemperbaikidanmeningkatkankualitascapaian program di daerah. Secara rinci tujuan yang akan dicapai mencakup: 1) Identifikasi capaian pelaksanaan program di daerah (outcome, output, dan indikatornya); 2) Identifikasi berbagai isu dan permasalahan serta solusi yang diperlukan untuk perbaikan pelaksanaan program di daerah; 3) Identifikasi berbagai inovasi dan praktik baik (best practice) program yang dilaksanakan di daerah; 4) Melihat peran koordinasi yang dilakukan oleh para pihak terkait (OPD Provinsi dan Kabupaten/Kota, Pihak Ketiga, FO UNICEF dan termasuk evaluasi peran K/L) dalam mendukung pencapaian rencana program di daerah; 6) Identifikasi dan merencanakan lebih lanjut pelaksanaan replikasi program di daerah. Sebelum Rakorman, dillakukan Rakorman daerah (Rakormanda) di masing-masing provinsi. Penjelasan lebih lanjut mengenai Rakorman dan Rakormanda bisa dilihat di Lampiran 39.
- 50. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 34 4.4. Siklus Tahunan Perencanaan dan Pemantauan Kegiatan Berdasarkan penjelasan mengenai penyusunan dan pemantauan pelaksanaan AWP di atas, disusun suatu alur proses perencanaan dan pemantauan dapat dilihat pada Gambar 8. di bawah ini. Gambar 8. Alur Perencanaan dan Pemantauan Kegiatan Tahunan Rapat Koordinasi TriwulanIVBAPPEDAProv JOINTFIELDMONITORING (FOANDSECTORALAUTHORITIES) JOINT MONITORING VISIT Signed AWP Mar Mei Jul Mar Feb Jun Agt Agt Des Okt Nov Jan Sep Oct Jadwal tingkat nasional Jadwal tingkat daerah Proses lanjutan Tabel berisi penjelasan rinci (meliputi waktu/lokasi, kegiatan, deskripsi maupun tujuan, pihak yang terlibat, dokumen rujukan, dan keluaran) mengenai alur ini dapat dilihat pada Lampiran 39. RAKORTEKDA RapatKoordinasi TriwulanI BAPPEDA Prov Rapat Koordinasi TriwulanII BAPPEDAProv RAPAT POKJA TENGAHTAHUN RAPAT LINTASPOKJA TENGAHTAHUN RAKORMAN RAPAT POKJA AKHIRTAHUN RAPAT LINTASPOKJA AKHIRTAHUN NASIONAL DAERAH RAKORMANDA RapatKoordinasi TriwulanIII BAPPEDAProv JOINT MONITORING VISIT RAKORTEKPUS RAPAT TIM PENGARAH
- 51. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 35 4.5. Evaluasi Evaluasi program bisa dilaksanakan pada pertengahan pelaksanaan program (mid-term evaluation) maupun di akhir program kerja sama (final evaluation). Evaluasi program bertujuan untuk menilai atau mengukur capaian program, dampak program (termasuk daya ungkit terhadap pencapaian prioritas nasional), efisiensi dan efektivitas pengelolaan program secara komprehensif. Hasil evaluasi akan menjadi masukan dan rekomendasi penting untuk perbaikan strategi, pendekatan, dan pengelolaan program (apabila dilanjutkan) dan pengembangan atau replikasi program. Mekanisme dan pembiayaan evaluasi bisa disepakati secara bersama-sama antara pemerintah dengan UNICEF. Pelaksanaan evaluasi bisa melibatkan konsultan independen yang memiliki kompetensi teruji. 4.6. Pelaporan Pelaporan merupakan salah satu tahapan penting dalam pelaksanaan program kerja sama. Pelaporan dilakukan untuk memberikan data dan informasi yang cepat, tepat, dan akurat kepada seluruh pihak terkait terkait implementasi program dan kegiatan, capaian outcome, output, dan penggunaan dana. Dalam pelaksanaannya, kegiatan pelaporan dilakukan secara berkala dan berjenjang. Pelaporan dan pertanggungjawaban hasil pelaksanaan program dan kegiatan di pusat, provinsi, dan kabupaten/kota disusun oleh K/L terkait sebagai pelaksana dan pengelola dana hibah UNICEF. Untuk mengoordinasikan data dan informasi terkait implementasi program/ kegiatan (khususnya kegiatan relevan yang berlangsung di daerah) diperlukan dukungan dari OPD dan tim koordinasi di daerah. Tim Teknis/ PokjadidukungolehSekretariatKerjaSamaRI-UNICEF,mengonsolidasikan laporan seluruh K/L untuk selanjutnya dilaporkan kepada tim pengarah. Alur pelaporan untuk pelaksanaan kegiatan terdapat pada Tabel 1. Tabel 1. Jenis-jenis Laporan Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF No. Jenis Laporan Isi laporan Frekuensi Format Laporan 1. Laporan Kegiatan laporan pertanggungjawaban pasca kegiatan yang disusun oleh tiap unit/organisasi pelaksana masing-masing K/L dan Bappeda Provinsi. Pasca Kegiatan Lampiran 25
- 52. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 36 No. Jenis Laporan Isi laporan Frekuensi Format Laporan 2. Laporan Semester Kompilasi Laporan Kegiatan yang telah dilaksanakan selama periode tersebut, baik untuk kegiatan dengan dukungan transfer dana ke K/L (Cash Assistance), maupun melalui Pihak Ketiga (Supply dan Technical Assistance). Catatan: Laporan Semester ini mencakup laporan triwulanan dari koordinasi tingkat provinsi setiap tiga bulan yang dikoordinasikan Bangda 6 Bulanan (Juni dan November) 3. Laporan Tahunan Kompilasi dari Laporan semester, yang disampaikan dalam Rapat Lintas Pokja akhir tahun. Melalui laporan tahunan dapat diketahui capaian output, outcome, dan penggunaan dana tiap unit/organisasi pelaksana kegiatan kerja sama serta kesesuaiannya dengan AWP. 1 Tahunan Lampiran 37 4. Laporan Keuangan pengesahan dan pertanggungjawaban atas penggunaan dana hibah (sesuai yang tertera pada Bab V, butir 5.4.1) 1 Tahunan Bentuk Uang Lamp. 19; 20; dan 21 Bentuk Barang/Jasa: Lamp. 32 dan 33 5. Laporan Akhir Penjelasan capaian output, outcome, dan penggunaan dana sesuai CPAP periode tersebut. Kontribusi pada pencapaian tujuan utama kerja sama yang juga berkontribusi pada pembangunan nasional, praktik baik kegiatan kerja sama. 5 Tahunan
- 53. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 37 4.6.1 Laporan Kegiatan Laporan Kegiatan adalah laporan pertanggungjawaban pasca kegiatan yang disusun oleh tiap unit/organisasi pelaksana masing-masing K/L dan BappedaatauOPDdiProvinsi.LaporandisampaikanolehK/LdanBappeda Provinsi kepada UNICEF sebagai kelengkapan Laporan Per-Mata Anggaran (LPMA) pada saat penyampaian pertanggungjawaban penggunaan dana (SPJ). Salinan (softcopy) Laporan Kegiatan ditembuskan (melalui email) kepada Tim Teknis di Direktorat Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas melalui Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF (email: sekretariat.unicef@ bappenas.go.id) dan kepada Tim Koordinasi Daerah di Direktorat SUPD IV, Ditjen Bina Bangda, Kemendagri melalui Sekretariat KHPPIA-UNICEF (email: khppia.bangda@gmail.com). Laporan Kegiatan digunakan untuk memantau kemajuan pelaksanaan program di unit/organisasi terkait oleh Tim Pengarah dan Tim Teknis dan dapat dikembangkan sesuai kebutuhan tiap komponen program. Untuk keseragaman pola informasi, susunan laporan kegiatan dapat menggunakan format laporan kegiatan sesuai pada Lampiran 25. 4.6.2 Laporan Semester (Enam Bulanan) Laporan Semester merupakan laporan yang disusun setiap 6 (enam) bulan berisi kompilasi laporan kegiatan yang telah dilaksanakan selama periode tersebut. Laporan disusun sesuai format pada Lampiran 1 dan Lampiran 2, disampaikan sebagai bagian bahan rapat Pokja tengah tahun dan akhir tahun. Laporan Semester digunakan untuk menilai atau mengevaluasi kinerja unit/organisasi pelaksana program masing-masing K/L. Hal yang dievaluasi meliputi konsistensi dalam pencapaian outcome, output dan penggunaan dana yang disalurkan melalui K/L (cash assistance) serta kegiatan yang dilaksanakan melalui Pihak Ketiga (supply dan technical assistance). Format evaluasi akan disusun sesuai kebutuhan pelaksanaan program. Laporan Semester (Gambar 9) disusun oleh tiap unit/organisasi pelaksana masing-masing K/L. Untuk pelaksanaan kegiatan oleh Pihak Ketiga dimana kontrak kerja dilakukan langsung oleh UNICEF dengan pihak ketiga (PCA/ SSFA), FO UNICEF mendukung penyampaian kemajuan pelaksanaan kegiatan (progress achievement) melalui Organisasi Perangkat Daerah (OPD) terkait, untuk disampaikan ke unit pelaksana K/L di pusat dan ditembuskan kepada Tim Koordinasi Provinsi (Bappeda Provinsi).
- 54. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 38 Gambar 9. Alur Pelaporan Semester Unit/organisasi pelaksana K/L menyampaikan laporan (bisa melalui surat resmi atau email) kepada Koordinator Pokja, yang ditembuskan kepada Ketua Tim Teknis Kerja Sama melalui Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF, KGM Bappenas (sekretariat.unicef@bappenas.go.id) dan kepada Wakil Ketua Tim Teknis melalui Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF Bangda Kemdagri (khppia.bangda@gmail.com). Penanggung jawab program dan FO UNICEF membantu pelaporan kegiatan dengan menyediakan informasi berkala kepada unit pelaksana K/L, Tim Teknis, dan Tim Koordinasi Provinsi. Penjelasan Tahapan Pelaporan Semester 1) OPD Kabupaten/Kota dan Provinsi mengirim data dan informasi sebagai kelengkapan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan yang dilaksanakan di daerah ke K/L pelaksana. Selain itu, OPD Kabupaten/Kota mengirimkan tembusan ke Bappeda Kabupaten/ Kota dan OPD Provinsi mengirimkan tembusan ke Bappeda Provinsi. SKPD Kabupaten/Kota Kementerian/ Lembaga Kementerian/ Lembaga BAPPEDA Provinsi • Ketua Tim Teknis (Bappenas) • Wakil Ketua Tim Teknis (Kemendagri) SKPD Provinsi UNICEF FO UNICEF Penyampaian data, informasi, atau laporan Tembusan
- 55. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 39 2) K/L pelaksana mengumpulkan data dari daerah lalu menyusun laporan sesuai format pada Lampiran 1 dan Lampiran 2. 3) K/L pelaksana mengirim laporan ke Koordinator Pokja dengan tembusan kepada Ketua Tim Teknis Program Kerja Sama (Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat Bappenas) melalui Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF (sekretariat.unicef@bappenas.go.id) dan Wakil Ketua Tim Teknis (Direktur SUPD IV, Bina Bangda, Kemendagri) melalui Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF, Kemendagri (khppia. bangda@gmail.com). 4) Untuk mendukung kelengkapan informasi perkembangan program di daerah, FO UNICEF bisa memberikan informasi yang dibutuhkan kepada Ketua Tim Koordinasi Provinsi (Kepala Bappeda Provinsi). 5) Bappeda Provinsi (Ketua Tim Koordinasi Provinsi) mengumpulkan data dari daerah, menyusun laporan sesuai format, lalu meneruskan kepada Ketua Tim Teknis Bappenas c.q. Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF (sekretariat.unicef@bappenas.go.id) dan kepada Wakil Ketua Tim Teknis Kemendagri, Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF, Kemendagri (khppia.bangda@gmail.com). 6) Untuk mendukung kelengkapan informasi tentang perkembangan program, Tim PME UNICEF bisa mengirim informasi kepada Ketua Tim Teknis di Bappenas (c.q. Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF, Bappenas) dan Wakil Ketua Tim Teknis di Kemendagri (c.q. Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF Kemendagri). 4.6.3 Laporan Tahunan Laporan Tahunan merupakan kompilasi dari Laporan Semester, yang disampaikan dalam rapat Lintas Kelompok Kerja (Pokja) akhir tahun. Melalui laporan tahunan dapat diketahui capaian output, outcome, dan penggunaan dana tiap unit/organisasi pelaksana kegiatan kerja sama serta kesesuaiannya dengan AWP. Laporan Tahunan disusun pada tiap akhir tahun (triwulan ke-empat) kemudian disampaikan secara formal dalam Rapat Koordinasi Program Lintas Pokja (Annual Review). Hasil rapat koordinasi tersebut menjadi masukan untuk Country Office Annual Report dan Progress Statement di dalam Result Asessment Module (RAM) UNICEF. Laporan Tahunan digunakan untuk menilai atau mengevaluasi program kerja sama pada periode tersebut, lalu dijadikan sebagai masukan perencanaan tahun selanjutnya. Laporan tahunan disusun oleh PME UNICEF dan Sekretariat Kerja Sama RI-UNICEF. Format penyusunan laporan tahunan menggunakan template pada Lampiran 37.
- 56. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 40 4.6.4 Laporan Keuangan Mitra Pelaksana (IP) di K/L pelaksana program kerja sama selaku penerima hibah melakukan proses pengesahan dan pertanggungjawaban atas penggunaan dana hibah. Pelaporan pengesahan dana hibah dilakukan minimal satu kali dalam satu tahun anggaran, dengan mengikuti Peraturan Menteri Keuangan (PMK) yang berlaku tentang Administrasi Pengelolaan Hibah. Penjelasan lengkap tentang proses pengesahan hibah kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) diuraikan pada Bab 5 Sub- Bab 5.2 yaitu sebagai berikut: 1) Pengesahan dan pencatatan hibah langsung bentuk uang diuraikan pada 5.2.1.1 butir 4 2) Pengesahan dan pencatatan hibah langsung bentuk barang dan jasa diuraikan pada butir 5.2.1.2 butir 3; dan 3) Pengesahan dan pencatatan bantuan hibah bentuk barang dan jasa pada saat bencana diuraikan sebagaimana pada butir 5.2.1.2 butir 4. 4.6.5 Laporan Akhir Laporan Akhir merupakan laporan yang disusun pada akhir periode kerja sama (lima tahunan). Laporan akhir berisi penjelasan capaian output, outcome, dan penggunaan dana sesuai CPAP periode tersebut. Pada laporan ini dapat diketahui, sejauh mana kegiatan kerja sama dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan utama kerja sama yang juga berkontribusi pada pembangunan nasional. Laporan akhir juga memuat praktik baik kegiatan kerja sama yang dapat direplikasi, disebarluaskan, dan diintegrasikan ke dalam dokumen perencanaan Pemerintah RI maupun kegiatan kerja sama Pemerintah RI-UNICEF selanjutnya.
- 57. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 41 4.7. Pengawasan 4.7.1 Pengawasan oleh Pemerintah 4.7.1.1 BPK dan BPKP Berdasarkan ketentuan yang berlaku, pelaksanaan kegiatan K/L yang dibiayai dana hibah luar negeri akan diawasi oleh Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP). Untuk hibah kerja sama RI-UNICEF dilakukan audit oleh BPKP minimal 1 (satu) kali pada setiap periode CPAP (lima tahunan). Pemeriksaan audit yang dilakukan berkaitan dengan laporan keuangan maupun tertib administrasi dalam pelaksanaan kegiatan. Sesuai Peraturan Menteri Keuangan (PMK) tentang Administrasi Pengelolaan Hibah, maka Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) juga akan melakukan audit terhadap K/L berkaitan dengan kepatuhan terhadap tata cara pengelolaan administrasi sebagaimana diatur dalam PMK tersebut. Apabila dari hasil audit dan pemeriksaan BPK ditemukan bahwa K/L tidak melaksanakan tata kelola administrasi hibah, maka dikenakan sanksi kepada K/L bersangkutan yaitu tidak boleh menerima hibah sampai dengan telah dipenuhi ketentuan yang berkaitan dengan hasil rekomendasi temuan BPK tersebut. 4.7.1.2 Internal K/L Pengawasan pelaksanaan kegiatan hibah luar negeri pada internal K/L dapat dilakukan sebagai berikut: 1) Penyampaian laporan keuangan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan secara triwulanan kepada Biro Perencanaan atau Biro Kerja Sama Luar Negeri (KSLN) pada masing-masing K/L sesuai PMK No. 180/ PMK.08/2012 tentang Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pinjaman Hibah Luar Negeri (LPK-PHLN). 2) Pemeriksaan audit yang dilakukan apabila dianggap perlu berdasarkan adanya indikasi penyimpangan atau dalam rangka tertib administrasi, dilakukan oleh Inspektorat/Pengawasan Internal K/L. 4.7.2 Pengawasan oleh UNICEF Sesuai dengan kerangka kerja Harmonized Approach to Cash Transfer (HACT)1 , UN agencies, maka UNICEF wajib melaksanakan pengawasan yang bertujuan untuk memastikan kegiatan program kerja sama 1 HACT training dapat diakses di https://agora.unicef.org/course/view.php?id=1312
- 58. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 42 dilaksanakan sesuai perencanaan dan dikelola sesuai dengan ketentuan yang disepakati antara Pemerintah RI dengan UNICEF. Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas kepada masing-masing K/L pelaksana program kerja sama. Terdapat beberapa jenis pengawasan (assurance) yang dilakukan oleh UNICEF: 1) Penilaian Mikro (Micro Assesment) bertujuan untuk mengetahui tingkat risiko K/L dalam mengelola dukungan dana UN Agencies, yang kemudian digunakan untuk menentukan mekanisme pendanaan dan pengawasan yang diperlukan selama program kerja sama berlangsung. Tingkat risiko tersebut bisa berubah sesuai dengan kinerja K/L pelaksana program kerja sama dalam mematuhi peraturan dan tata administratif yang diatur dalam PEDUM. 2) Kunjungan Program (Programmatic Visit) merupakan komponen pemantauan program untuk menentukan keakuratan laporan pelaksana program dan membuktikan kemajuan dalam pencapaian hasil program (fokus pada isu-isu program). Kegiatan ini dilakukan beradasarkan karakteristik program. Staf UNICEF akan melakukan kunjungan program ke lokasi/lapangan, pertemuan dengan pihak yang berkepentingan, dan/atau observasi langsung terhadap penyelesaian kegiatan/output. Kegiatan ini dilaksanakan secara berkala sesuai tabel frekuensi kegiatan pemantauan program di atas dan rekomendasi dari hasil penilaian mikro maupun spot check sebelumnya. Program officer UNICEF akan mengirim surat pemberitahuan sebelum kunjungan dilaksanakan. Khusus di daerah, dilaksanakan pula pemantauan lapangan untuk memperoleh gambaran dan kelengkapan informasi tentang pemanfaatan dana terhadap pelaksanaan program kerja sama. 3) Spot check dilakukan untuk meninjau catatan keuangan pelaksana program yang dilakukan pada pelaksana program tempat catatan keuangan tersebut disimpan. Spot check bukan merupakan audit karena pengujian transaksi yang dilakukan relatif terbatas. Staf UNICEF dan/atau auditor yang ditunjuk akan melaksanakan pemeriksaan keuangan secara berkala mengikuti spot check/ checklist sesuai dengan tingkat risiko atas kemampuan pengelolaan dana program kerja sama dengan UNICEF di setiap K/L pelaksana program (implementing partner). UNICEF akan mengirim surat pemberitahuan dan lampiran checklist sebelum pelaksanaan kunjungan tim spot check. Apabila dipandang perlu, staf UNICEF bisa memeriksa pelaksanaan kegiatan ataupun dokumen dan catatan penggunaan dana UNICEF.
- 59. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 43 4) Audit Berkala (Scheduled Audit) merupakan pengujian secara independen dan sistematik atas data-data keuangan (laporan, catatan, operasi dan prestasi pelaksana program yang dilakukan oleh penyedia layanan eksternal). Dalam hal ini auditor yang ditunjuk adalah lembaga audit tertinggi (BPKP) dan/atau auditor independen terdaftar lainnya, yang akan melakukan audit program pada semua instansi pelaksana program secara berkala apabila diperlukan. 5) Audit Khusus (Special Audit) adalah audit yang dilakukan jika ditemukan masalah yang signifikan dan mengkhawatirkan dari hasil temuan dalam pemantauan program dan spot check selama siklus program. Jika terdapat hal yang cukup serius dan mengkhawatirkan dari hasil temuan dalam pemantauan program dan hasil spot check periode sebelumnya, UNICEF dan K/L dapat menunjuk auditor (BPKP dan auditor independen yang terdaftar lainnya) untuk melakukan audit program secara khusus. Auditor tersebut akan memeriksa laporan keuangan dan dokumen pendukung lain secara lebih mendalam yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran dana program kerja sama UNICEF. Audit khusus dapat dilakukan pada semua intansi pelaksana program serta difokuskan pada aspek khusus yang mencakup hal-hal dan kerangka kerja sebagaimana yang terdapat dalam audit berkala. Audit dilakukan dengan lebih terinci dan mendalam. K/L pelaksana program kerja sama wajib memfasilitasi pemeriksaan berkaitan dengan audit khusus ini. Rincian dokumen dan kelengkapan yang diperlukan dalam pelaksanaan pengawasan UNICEF dapat dilihat pada Lampiran 27. 4.8. Pelaporan Pelaksanaan Penggalangan Dana Dalam Negeri (Fundraising in country) Dengan menurunnya alokasi bantuan dana dari sumber luar negeri (internasional) sebagai konsekuensi peningkatan status Indonesia menjadi negara berpendapatan menengah ke atas, sebagaimana yang telah disepakati dalam CPAP 2021-2025, UNICEF bisa melakukan pengumpulan dana dari dalam negeri (fundraising in country). Penggalangan dana diperoleh dari individu, yayasan, dan perusahaan (korporasi), termasuk penggalangan dana yang dilakukan UNICEF pada kejadian bencana atau keadaan darurat (emergency).
- 60. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 44 Mekanisme penggalangan dilakukan antara lain melalui dukungan agensi khususyangmelatihpara“fundraiser”untukmelakukanpenggalangandana masyarakat di berbagai tempat/lokasi publik, telemarketing serta melalui situs UNICEF yang menjangkau masyarakat yang akan mendonasikan dananya. Dana yang diperoleh dari kegiatan ‘fundraising’ dalam negeri (individu, perusahaan, yayasan) dipergunakan dan dialokasikan UNICEF untuk mendukung kegiatan program kerja sama, pelaksanaan koordinasi manajemen dan efektivitas program, serta mendukung kegiatan penggalangan dana. Dalam rangka transparansi dan akuntabilitas dari‘fundraising in country’ serta dalam kaitan adanya fasilitas pembebasan pajak (tax exemption) sesuai ketentuan yang berlaku kepada UNICEF selaku Badan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB), merujuk pada ketentuan paragraf 99 dari CPAP 2021-2025, UNICEF berkewajiban menyampaikan laporan atas pelaksanaan penggalangan dana (fundraising) berikut pemanfaatannya. Format pelaporan pada Tabel 2. dikirimkan UNICEF kepada Kementerian PPN/Bappenas setiap tahun. Kemudian laporan tersebut disampaikan kepada Kementerian Keuangan dan Kementerian Sekretariat Negara. Tabel 2. Penerimaan dan Pemanfaatan Penggalangan Dana Dalam Negeri Penerimaan Penggalangan Dana Pemanfaatan Hasil Penggalangan Dana Rp Rp Donor Perorangan Pembiayaan Program Korporasi Gizi Yayasan WASH Kesehatan Pendidikan Perlindungan Anak Kebijakan Sosial Efektivitas Program Pembiayaan Lainnya Alokasi pembiayaan lanjutan (Future Year) Kontribusi untuk Headquarter (Regular Resources) Pembiayaan untuk kegiatan Penggalangan Dana Total Penerimaan Dana Total Pemanfaatan Dana
- 61. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 45 TATA CARA ADMINISTRASI
- 62. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 46 5.1. Prinsip Tata Cara Administrasi Tata cara administrasi didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: 1) Digunakan untuk kegiatan pengembangan yang menunjang peningkatan pelayanan pemerintah bagi kesejahteraan anak dan perempuan; 2) Dimanfaatkan dalam rangka mendukung penyelenggaraan desentralisasi dan otonomi daerah; 3) Digunakan untuk upaya melembagakan kegiatan-kegiatan peningkatan pelayanan pemerintah bagi kesejahteraan anak dan perempuan; Disalurkan kepada institusi pelaksana yang mempunyai garis pertanggungjawaban dan pelaporan yang jelas dalam penggunaan dana serta distribusi barang dan peralatan sesuai ketentuan yang berlaku di Pemerintah dan UNICEF. Dalam tata kelola dan administrasi pelaksanaan kegiatan, akuntabilitas merupakan bagian penting dari pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan. Untuk itu, pelaksanaan kegiatan harus mengacu pada ketentuan yang berlaku sehingga pada akhir pelaksanaan terdapat pertanggungjawaban administrasi yang sesuai dengan pengaturan dan tertib administrasi yang seharusnya. Hal-hal pokok yang diatur dalam tata kelola dan administrasi hibah program kerja sama RI-UNICEF mencakup: 5.1.1. Dukungan Pembiayaan Dukungan pelaksanaan kegiatan program kerjasama RI-UNICEF direalisasikan melalui: 1) Dukungan pembiayaan dalam bentuk dana (Cash Assistance), bantuan hibah uang tunai yang langsung disalurkan dananya kepada K/L pelaksana dengan tidak melalui Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) selaku Kuasa Bendahara Umum Negara/BUN. 2) Dukungan penyediaan bantuan teknis serta barang dan jasa (Supply and Technical Assistance) yang dilaksanakan melalui kontrak oleh UNICEF dengan pihak ketiga pelaksana kegiatan. Prosedur dan mekanisme terkait hal ini diuraikan dalam Sub-Bab 5.5.
- 63. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 47 5.1.2. Administrasi Pelaksanaan Kegiatan K/L di Pusat Kegiatan di tingkat pusat dilaksanakan oleh masing-masing unit pelaksana di K/L terkait dengan mengacu pada Rencana Kerja Tahunan (AWP) dan Programme Document. Untuk pelaksanaan pembiayaan dalam bentuk uang akan disalurkan langsung kepada K/L Pengampu (Implementing Partner), dengan mengikuti ketentuan yang berlaku sesuai Peraturan Menteri Keuangan (PMK) No.182/PMK.05/2017, sebagaimana pada bagan/ alur Gambar 10. Gambar 10. Alur Mekanisme Transfer Dana dan Pertanggungjawaban K/L Register RPH RPH RPH SATKER A SATKER B SATKER C RPDHL Revisi DIPA Pengesahan SP2HL/SPHL NPH Transfer DANA UNICEF Alur Dana Alur SPJ Keterangan: NPH : Naskah Perjanjian/ ProDoc RPH : Rekening Penyaluran Hibah SPHL : Surat Pengesahan Hibah Langsung RPDHL : Rekening Penampungan Dana Hibah Langsung SP2HL : Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung BP : Bendahara Pengeluaran BPP : Bendahara Pengeluaran Pembantu BPP BP BPP BPP
- 64. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 48 5.1.3. Administrasi Pelaksanaan Kegiatan K/L di Daerah Berdasarkan hasil masukan dan persetujuan dari K/L Pengampu di pusat, pelaksanaan kegiatan K/L di daerah dilaksanakan melalui koordinasi dengan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) terkait, Tim Koordinasi Provinsi, dan FO UNICEF. Apabila disepakati diperlukan kegiatan yang akan dilaksanakan melalui OPD dalam bentuk dukungan dana tunai (cash assistance), dapat dilakukan dengan prosedur penyaluran dana hibah melalui rekening penampungan pada OPD, sebagaimana diilustrasikan pada Gambar 11. Gambar 11. Alur Mekanisme Transfer Dana dan Pelaksanaan Penjelasan: K/L membuat FACE form dan kelengkapannya untuk diajukan ke UNICEF, selanjutnya UNICEF mentransfer dana hibah ke K/L. Terkait kegiatan yang dilaksanakan K/L di daerah, K/L melakukan koordinasi dengan OPD, Tim Koordinasi, dan FO UNICEF melalui penyusunan bersama PROPOSAL/TOR dan RAB. Prosedur dan ketentuan penyaluran dana ke daerah diuraikan pada 5.2.1.1 butir 2. Untuk kegiatan yang dilaksanakan di daerah melalui pihak ketiga (Supply and Technical Assistance) prosedur dan mekanisme pelaksanaan diuraikan pada Sub-Bab 5.5. Kementerian/ Lembaga SKPD Tim Koordinasi UNICEF Jakarta Field Office UNICEF Penyampaian FACE Transfser Penerusan Dana
- 65. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 49 5.2. Tata Cara Pengelolaan Administrasi Keuangan Pada prinsipnya, pengelolaan dan administrasi/mekanisme keuangan hibah kerjasama RI-UNICEF diharuskan mengikuti ketentuan Pemerintah yang berlaku. Di lain pihak administrasi dan manajemen keuangan juga diharapkan tidak bertentangan dan sejalan dengan peraturan dan kebijakan keuangan UNICEF yang mengacu pada Harmonized Approach to Cash Transfer (HACT) yang berlaku untuk Badan PBB. Pengelolaan Administrasi yang diatur melalui PEDUM 2021-2025 telah berpedoman pada peraturan Pemerintah yang berlaku berkaitan Administrasi Hibah yaitu PP.10/2011 tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan Hibah Luar Negeri; PMK. 99/PMK.05/2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah; serta PMK.182/PMK.05/2017 terkait Pengelolaan Rekening Milik Satuan Kerja Lingkup Kementerian Negara/Lembaga. 5.2.1. Administrasi Pengelolaan Keuangan Hibah Pemerintah Indonesia Berdasarkan kriteria penyaluran dana maka hibah kerja sama RI-UNICEF dikategorikan sebagai hibah langsung, dimana bentuk penarikan dana (uang) tidak melalui Kuasa Bendahara Umum Negara (BUN) dan dilaksanakan melalui transfer dana langsung kepada mitra pelaksana pada K/L untuk mendukung pelaksanaan kegiatan dalam bentuk uang (Cash Assistance). Selain dalam bentuk uang hibah langsung dilakukan dalam bentuk hibah Barang/Jasa (Supply/Technical Assistance). 5.2.1.1. Hibah Bentuk Uang/Cash Assistance Prosedur dan ketentuan yang berlaku mengacu pada PMK No. 99 Tahun 2017 tentang Administrasi Pengelolaan Hibah dengan tahapan yaitu: Pengajuan Nomor Register, Pembukaan Rekening, Revisi DIPA dan Pengesahan kegiatan hibah (3R1P). 1) Pengajuan Nomor Register Pengajuan nomor register dilakukan setiap 5 (lima) tahun sesuai siklus kerjasama Pemerintah RI-UNICEF yang tertuang dalam CPAP atau Rencana Program Kerja Sama. Berdasarkan ketentuan yang berlaku, penerbitan nomor register berlaku 1 (satu) nomor register untuk setiap dokumen perjanjian/kerja sama. Dengan demikian sesuai Programme Document (ProDoc) yang merupakan turunan CPAP dan menjadi dokumen teknis acuan kegiatan di setiap mitra pelaksana, setiap K/L mitra pelaksana harus mengajukan Nomor Register Hibah kepada
- 66. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 50 Direktur Evaluasi, Akuntasi dan Setelmen - DJPRR, Kementerian Keuangan yang kemudian akan digunakan sebagai dasar untuk membuka rekening program kerja sama di K/L. 2) Pengelolaan Rekening Kementerian/Lembaga Proses pembukaan dan pengelolaan rekening bagi K/L merujuk pada Peraturan Menteri Keuangan/PMK Nomor 182/PMK.05/2017. Pengajuan pembukaan rekening penampungan dana hibah langsung (RPDHL) dilakukan dengan pengajuan surat Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) pada K/L Pengampu yang ditujukan kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Khusus Pinjaman dan Hibah (KPPN-KPH) dengan melengkapi dokumen sebagai berikut: Surat Keterangan yang memuat penjelasan terkait: jenis rekening, bank, tujuan penggunaan, sumber dana, perlakuan jasa giro, dan mekanisme penyaluran dana; Surat kuasa KPA/Kepala Satuan Kerja kepada Kuasa BUN; Surat pernyataan kesanggupan untuk memasukkan dana hibah kedalam DIPA; Salinan/copy Penerbitan Surat Nomor Register Hibah kerja sama Pemerintah RI-UNICEF yang diterbitkan oleh Dit. EAS- Kemenkeu. Untuk setiap persetujuan penerbitan Nomor Register oleh Direktur EAS hanya dapat digunakan untuk pembukaan 1 (satu) Rekening Penampungan Dana Hibah Langsung (RPDHL). Pengelolaan RPDHL dilaksanakan oleh Bendahara Pengeluaran (BP) pada unit pelaksana/ satuan kerja terkait. Proses penyiapan dan dukungan kelengkapan permintan dana mengacu pada ketentuan yang berlaku di UNICEF sebagaimana diatur dalam butir 5.2.2.1. Apabila diperlukan KPA dapat mengajukan permohonan persetujuan pembukaan Rekening Penyaluran Hibah (RPH) secara kolektif untuk tujuan penggunaan kegiatan yang sama, termasuk untuk penyaluran dana hibah ke daerah area kerjasama RI-UNICEF. Dalam hal ini tahapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: a) Rekening Penyaluran Hibah (RPH) merupakan rekening pembantu bagi Rekening Penampungan Dana Hibah Langsung (RPDHL/rekening induk). b) Pengajuan ditujukan kepada KPPN-KPH dengan mempertimbangkan efektivitas penggunaan rekening, dilengkapi dengan penjelasan tujuan penggunaan rekening dan mekanisme penyaluran dana.
- 67. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 51 c) Seluruh pelaksanaan penerimaan dan pengeluaran dana harus dilaporkan melalui RPDHL/rekening induk, sebagai pertanggungjawaban atas penggunaan dana, sehubungan dengan kewajiban terkait pencatatan DIPA atas pembiayaan dan pelaksanaan kegiatan oleh Bendahara Pengeluaran (BP). d) KPA menetapkan/menunjuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) sebagai penanggung jawab dan pengelola dana/ kegiatan (Gambar 12). Gambar 12. Struktur Organisasi Pejabat Perbendaharaan Penyaluran KPA PPK PPK DAERAH Bendahara BPP BPP BPP • PUSAT.......................... • PUSAT.......................... • PUSAT.......................... DAERAH
- 68. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 52 3) Pencantuman Dana Hibah Kas dalam DIPA K/L (Revisi DIPA) Mitra Pelaksana harus mencantumkan dan mencatatkan pagu belanja yangberasaldaridanahibahkedalamDIPAK/Lmasing-masing,melalui proses Revisi DIPA (penambahan pagu DIPA) dan diajukan kepada Direktur Jenderal Anggaran/Direktur Jenderal Perbendaharaan, sesuai Peraturan Menteri Keuangan tentang tata cara revisi anggaran. Proses pencantuman dana hibah kedalam DIPA, diajukan pada tahun berjalan dan berkoordinasi dengan Biro Perencanaan pada masing- masing K/L untuk mendapatkan informasi dan petunjuk terkait mekanisme di internal K/L. Beberapa hal dan tahapan yang perlu diperhatikan: a) Besaran alokasi hibah yang dicantumkan dalam pengajuan revisi DIPA adalah besaran pagu belanja berupa uang (transfer dana kas) ke mitra pelaksana K/L dalam 1 (satu) tahun berjalan dan bukan nilai total AWP; b) Menggunakan kode Fungsi, Sub-fungsi, Kegiatan dan Output yang sesuai dan dijabarkan kedalam akun belanja yang berlaku (dalam 6 digit); c) Dalam hal terdapat sisa pagu TA berjalan yang akan digunakan pada TA berikutnya, dapat menambah pagu belanja DIPA tahun anggaran berikutnya (maksimal sebesar sisa uang yang bersumber dari dana hibah pada akhir tahun berjalan). d) Penggunaan dana hibah tetap dapat dilakukan tanpa menunggu terbitnya revisi anggaran (persetujuan pengesahan revisi DIPA). e) Dukungan dokumen yang disyaratkan: (a) Ringkasan Hibah; (b) Nomor Register dari Direktur EAS, Kemenkeu; (c) Persetujuan pembukaan rekening dari KPPN; (d) Surat pernyataan KPA bahwa perhitungan dan penggunaan dana sesuai standar biaya dan peruntukan (SPTMHL). 4) Pengesahan Pendapatan dan Belanja Hibah dalam Bentuk Uang Mengacu pada PMK No. 99 Tahun 2017 maka seluruh pendapatan dan belanja yang bersumber dari hibah kerja sama RI-UNICEF harus dilakukan proses pengesahan. Tahapan yang harus dilakukan yaitu:
- 69. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 53 a) Penyampaian Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung (SP2HL) Atas pendapatan hibah langsung dalam bentuk uang dan/ atau belanja yang bersumber dari hibah langsung, disampaikan pengajuan SP2HL ke PA/Kuasa PA dengan dilampiri: Copy Rekening Koran terakhir atas rekening hibah; Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL); Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM); Copy penerbitan Nomor Register dan surat persetujuan pembukaan rekening untuk pengajuan SP2HL pertama kali b) Penyampaian Surat Perintah Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung (SP4HL) Penyampaian SP4HL ke KPPN dilakukan segera setelah semua kegiatan selesai dilaksanakan dan pengembalian dana hibah telah dilakukan kecuali dinyatakan lain dalam perjanjian. Sesuai ketentuan PMK 271/2014, pada setiap akhir tahun sisa, dana hibah yang tidak digunakan harus dikembalikan kepada pemberi hibah, untuk kemudian dilakukan pencatatan sebagai pengurangan pendapatan hibah. Gambar 13. Pengesahan Pendapatan dan Belanja yang Bersumber dari Hibah Uang K/L menyampaikan SP2HL/SP4HL Sistem Aplikasi Satker KPPN – DJPB menerbitkan SPHL/SP3HL Lampiran SP2HL: 1. SPTMHL 2. Register dan Izin Rekening 3. Rekening Koran 4. ADK Lampiran SP4HL: 1. Rekening Koran 2. Bukti Transfer 3. ADK 3 Rangkap SPHL/SP3HL: 1. 1 (Satu) untuk K/L sebagai dokumen realisasi belanja. 2. 1 (Satu) untuk DJPPR sebagai dokumen pencatatan pendapatan hibah. 3. 1 (Satu) untuk pertinggal KPPN.
- 70. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 54 5.2.1.2. Hibah Barang dan Jasa Sesuai Peraturan Menteri Keuangan No. 271/PMK.05/2014, pendapatan hibah dalam bentuk barang/jasa diakui dan dicatat pada saat pengesahan oleh Kuasa BUN, sebesar nilai barang/jasa yang diterima berdasarkan Berita Acara Serah Terima (BAST). 1) Pengajuan Nomor Register Hibah Barang/Jasa Proses dan administrasi pengajuan nomor register sama dengan pengajuan nomor register untuk hibah bentuk uang, namun apabila pelaksanaan kegiatan mencakup penerimaan hibah dalam bentuk uang (cash assistance) serta bentuk barang/jasa (supply/technical assistance) sesuai lampiran AWP, maka pengajuan nomor register cukup dilakukan sekaligus untuk 1 (satu) nomor register. 2) Penandatanganan Berita Acara Serah Terima (BAST) a) K/L yang menerima hibah dalam bentuk barang/jasa, membuat dan menandatangani BAST bersama dengan UNICEF selaku pemberi hibah. BAST sekurang-kurangnya memuat: Tanggal serah terima; Pihak Pemberi dan Penerima; Nilai nominal; Bentuk hibah; Tujuan BAST; dan Rincian harga per barang/jasa b) Dalam hal tidak terdapat nilai barang/jasa, K/L penerima hibah melakukan estimasi nilai wajar atas barang/jasa yang diterima. c) Nilai barang/jasa dalam mata uang asing, dikonversi ke rupiah berdasarkan kesepakatan yang tertuang dalam BAST atau kurs tengah Bank Indonesia (BI) pada tanggal BAST. d) Ketentuan dan pencantuman bahwa penerimaan kegiatan hibah bentuk jasa disertai kelengkapan Laporan Hasil Kegiatan.
- 71. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 55 3) Pengesahan dan Pencatatan Pendapatan dan Beban/Aset Hibah Langsung Barang/Jasa a) K/L melalui PA/KPA menerbitkan Surat Perintah Pengesahan Pendapatan Hibah Langsung Bentuk Barang/Jasa/Surat Berharga (SP3HL-BJS) dalam rangkap 3 sebagai bukti pengesahan pendapatan hibah langsung barang/jasa; b) K/L melalui PA/KPA menerbitkan Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa (MPHL-BJS) sebagai bukti pencatatan beban/aset yang diperoleh dari hibah langsung barang/jasa; c) SP3HL-BJS dan MPHL-BJS yang telah diterbitkan dan diverifikasi disampaikan kepada KPPN-KPH, dengan dilampiri: Surat Penetapan nomor register hibah, Lembar BAST yang telah diverifikasi; dan SPTMHL (yang telah mencantumkan nilai barang/jasa dalam nilai Rupiah). d) Penyampaian SP3HL-BJS dan MPHL-BJS ke KPPN dilakukan minimal 1 (satu) kali setelah penetapan BAST dalam tahun anggaran berjalan. Dalam hal penyampaian lebih dari 1 (satu) kali, penyampaian yang berikutnya dilampiri dengan persetujuan KPPN atas MPHL-BJS sebelumnya. e) Atas dasar MPHL-BJS yang disampaikan oleh K/L, KPPN menerbitkan Persetujuan MPHL-BJS dalam rangkap 3 (lembar ke-1 untuk K/L; lembar ke-2 untuk DJPPR-Kementerian Keuangan; lembar ke-3 untuk arsip KPPN). 4) Pengesahan dan Pencatatan Pendapatan dan Beban/Aset Hibah Langsung Barang/Jasa terkait Bantuan Bencana Alam dan Bantuan Kemanusiaan Bantuan hibah untuk mendukung penanggulangan bencana alam dan/atau bantuan kemanusiaan termasuk bencana non alam antara lain gagal teknologi, gagal modernisasi, epidemi, dan wabah penyakit, dan/atau bencana sosial meliputi konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat, serta teror. Pengaturan pengesahan dan pencatatan pendapatan dan belanja dilaksanakan sebagai berikut:
- 72. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 56 a) Dalam hal tidak terdapat kelengkapan dokumen: perjanjian hibah, ringkasan hibah dan surat kuasa/pendelegasian kewenangan untuk menandatangani perjanjian hibah; pengajuan permintaan penetapan Nomer Register Hibah cukup dilampiri dokumen Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL). b) Ketentuan lain berkaitan dengan penandatanganan BAST serta pengesahan dan pencatatan pendapatan maupun beban/ aset, mengikuti mekanisme yang berlaku pada administrasi pengelolaan pendapatan hibah barang dan jasa. Gambar 14. Bagan Pengesahan Hibah Langsung Barang dan Jasa Pendapatan Hibah Grant Agreement APBN SP3HLBJS Donor LN SKPD Provinsi BAST Register Laporan Keuangan LKPP MPHLBJS Persetujuan MPHL BJS 5.2.2. Administrasi Pengelolaan Keuangan Hibah Ketentuan UNICEF Prosedur dan tatakelola keuangan hibah kerjasama RI-UNICEF mengikuti ketentuan sesuai Harmonisasi Mekanisme Penyaluran Dana (Harmonized Approach to Cash Transfer/HACT) sebagaimana yang berlaku pada pada badan/lembaga Perserikatan Bangsa-Bangsa/PBB. Executing Agency
- 73. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 57 5.2.2.1. Penyiapan Dukungan Kelengkapan Permintaan Dana 1) Pengajuan Pejabat Penanggung Jawab Pengelola Dana a) Unit pelaksana program/kegiatan kerjasama mengajukan formulir contoh/spesimen tanda tangan pejabat penanggung jawab dan pengelola dana kepada UNICEF (sesuai dengan Lampiran 3); b) Secara prinsip formulir contoh tandatangan berlaku selama 5 tahun sesuai periode CPAP. Apabila terjadi pergantian pejabat selama periode tersebut harus segera diperbaharui; c) Berisi contoh tanda tangan pejabat yang dikuasakan untuk: 1) mengajukan permintaan, menyetujui pembayaran dan mempertanggungjawabkan bantuan dana dan barang (PJOK); 2) mengelola keuangan dana bantuan UNICEF (PUMK); 3) menandatangani pentransferan dana/cek (minimum 2 orang atau lebih, kecuali PUMK); dan 4) staf keuangan yang bertanggungjawab untuk membuat laporan pembukuan dan rekonsiliasi bank; d) Pejabat yang berhak mengajukan permintaan adalah pejabat Penanggung Jawab Operasional Kegiatan (PJOK) atau pejabat lainnya yang namanya tercantum di bagian A dari formulir contoh tanda tangan; e) Pejabat yang bertanggungjawab mengelola dana dan melakukan pembayaran adalah Pemegang Uang Muka Kegiatan (PUMK); f) Sesuai dengan prinsip dasar akuntasi dan keuangan yang berlaku umum, PUMK seharusnya tidak terlibat dalam penandatangan cek, pencatatan transaksi keuangan/pembukuan dan pembuatan laporan rekonsiliasi bank. Oleh karena itu, perlu ditunjuk (i) pejabat untuk menandatangani cek dan (ii) staf keuangan lain yang bertanggungjawab untuk membuat pembukuan dan rekonsiliasi bank; g) Untuk K/L pemerintah, persyaratan PJOK dan PUMK adalah pegawai negeri sipil yang membidangi dan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan program kerja sama; h) Pejabat yang memberikan wewenang untuk program kerjasama UNICEF adalah Pejabat setingkat Eselon I atau atas nama Eselon I; i) Pejabat yang berhak mengajukan permintaan dana ke UNICEF tidak boleh sama dengan pejabat yang mengelola dana;
- 74. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 58 j) Untuk menghindari keterlambatan pengajuan dana karena pejabat yang berwenang berhalangan atau sedang bepergian keluar kota/negeri, sebaiknya diajukan minimal dua nama pejabat yang berhak mengajukan permintaan dana; k) Setiap penarikan atau pentransferan dana dari rekening bank, harus didahului dengan penerbitan dokumen SPP (Surat Permintaan Pembayaran) dan SPM (Surat Perintah Membayar) yang disiapkan oleh PUMK (sesuai dengan Lampiran 28). Setelah dokumen SPP diverifikasi oleh PJOK, staf keuangan kemudian menerbitkan dokumen SPM yang diserahkan ke PUMK untuk mendapatkan persetujuan, sebelum perintah transfer bank atau cek dibuat dan ditandatangani; l) Nama penandatangan rekening yang ditulis dalam formulir contoh tanda tangan harus tepat sesuai dengan nama yang tercatat di bank. 2) Tata Tertib Rekening Penampungan Dana Pelaksana Kegiatan a) Rekening bank yang dipakai adalah bukan rekening pribadi atau rekening tabungan, tetapi rekening giro yang khusus dibuka untuk program kerjasama RI-UNICEF dan tidak digunakan untuk sumber dana lainnya; b) Proses pembukaan dan penggunaan rekening bagi K/L merujuk kepada Peraturan Menteri Keuangan yang berlaku; c) Penarikan uang dari bank baik melalui cek (cheque) atau perintah transfer harus ditandatangani oleh dua orang yang nama dan tanda tangannya terdaftar di spesimen tanda tangan bank dan formulir contoh tandatangan; d) Untuk pertimbangan keamanan, pengeluaran dana yang melampaui Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) sebaiknya tidak menggunakan uang tunai dan dilakukan melalui transfer bank; e) Rekening Hibah yang sudah tidak digunakan harus ditutup dan saldonya disetor ke UNICEF, kecuali ditentukan lain dalam Perjanjian Hibah atau dokumen yang dipersamakan; f) Jumlah maksimal sisa dana atas pencairan atau penarikan uang tunai untuk pelaksanaan kegiatan sebesar Rp 10.000.000 (sepuluh juta rupiah) yang dapat digunakan untuk rencana anggaran biaya kegiatan yang belum direalisasikan.
- 75. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 59 g) Jika terjadi kelebihan penarikan uang tunai dari bank yang tidak akan dipakai dalam waktu 2 (dua) hari kerja ke depan dan menyebabkan jumlah uang tunai di brankas melampaui jumlah persyaratan pada butir (g) di atas, kelebihan tersebut harus segera disetorkan kembali ke bank. 5.2.2.2. Prosedur Pengajuan Permohonan dan Jangka Waktu Penggunaan Dana 1) Pengajuan Permohonan Dana Pelaksanaan Kegiatan a) Untuk kelancaran proses, perencanaan permohonan dana agar disiapkan bersama antara unit pelaksana pengelola kegiatan dengan staf UNICEF terkait; b) Permohonan tersebut diajukan ke UNICEF dengan mengirimkan: FACE (Funding Authorization and Certificate of Expenditures) Form untuk seluruh mekanisme yaitu DCT, Direct Payment maupun Reimbursement yang mengacu pada kegiatan sebagaimana tertulis di dalam AWP (sesuai dengan Lampiran 5). Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang ditandatangani oleh PUMK dan PJOK dan disahkan (certified) oleh Program Officer (sesuai dengan Lampiran 16). c) Surat permohonan dari K/L pelaksana di tingkat pusat dikirim kepada UNICEF Country Office di Jakarta; d) Apabila dianggap perlu berdasarkan kesepakatan, penyaluran dana untuk tingkat daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) dapat dilakukan dengan prosedur sebagai berikut (sesuai dengan Lampiran 17): Pengajuan proposal dalam bentuk Rencana anggaran biaya (RAB) dan Proposal kegiatan disampaikan kepada PPK dan FO UNICEF untuk mendapatkan persetujuan dan ditandatangani. Proposal yang telah disetujui selanjutnya lalu diajukan kepada Unit Pelaksana K/L di Pusat. Unit Pelaksana K/L sebagai pelaksana dan penanggung jawab program perlu melakukan kajian terlebih dahulu terhadap proposal daerah dan apabila dipandang perlu dapat memperbaiki proposal permohonan permintaan/penggantian dana sebelum diajukan ke UNICEF Jakarta;
- 76. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 60 Pengajuan permintaan/penggantian dana yang telah diproses dan disetujui oleh UNICEF akan ditranfer ke rekening Unit Pelaksana K/L di Pusat, untuk selanjutnya di transfer ke rekening OPD terkait. (RPH: Rekening Penampungan Hibah khusus kegiatan kerjasama RI-UNICEF). e) Untuk pengajuan permintaan dana lanjutan harus dipenuhi persyaratan sebagai berikut: Tidak ada dana tunggakan yang jangka waktu pertanggungjawaban dananya melampaui 6 (enam) bulan setelah dana dikeluarkan oleh UNICEF; Permintaan dana pada triwulan sebelumnya telah dilaporkan ke UNICEF minimal sebesar 50% dari total jumlah dana yang ditransfer; Sisa dana dan/atau dana kegiatan yang tidak direalisasikan selama 6 (enam) bulan telah dikembalikan terlebih dulu kepada UNICEF. f) Apabila ada perubahan tata cara pengajuan dana, UNICEF akan menyampaikan secara resmi ke Pemerintah RI. 2) Jangka Waktu Permintaan dan Penggunaan Dana a) Agar kegiatan dapat berlangsung sesuai dengan jadwal yang direncanakan, maka K/L pelaksana kegiatan harus menyampaikan surat permintaan pencairan dana ke UNICEF minimal satu bulan sebelum kegiatan berlangsung; b) Pengajuan pendanaan dilakukan setiap triwulan untuk mekanisme DCT sedangkan untuk mekanisme Direct Payment dan Reimbursement, dapat diajukan setiap saat; c) UNICEF dapat memberikan uang muka untuk membiayai kegiatan dalam jangka waktu maksimal tiga bulan. Dana tersebut hanya bisa digunakan sesuai dengan tujuan yang diuraikan dalam usulan kegiatan yang telah disetujui bersama; d) K/L harus segera mengembalikan ke UNICEF (Refund) bila ada kelebihan dana dari kegiatan yang telah selesai dilaksanakan, dan tidak diperkenankan digunakan untuk membiayai kegiatan lain (kecuali melalui persetujuan UNICEF); e) Mekanisme Direct Payment dan Reimbursement hanya dapat dilakukan apabila FACE form pengajuan direct payment dan reimbursement sudah mendapatkan persetujuan dari UNICEF.
- 77. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 61 Pengajuan FACE form ini harus mendapatkan persetujuan sebelum pelaksanaan kegiatan. f) Sisa dana yang tidak dapat digunakan atau direalisasikan kegiatannya harus dikembalikan ke UNICEF, antara lain disebabkan oleh: Sisa dana atas kegiatan yang telah dilaksanakan dan tidak memenuhi syarat dilakukan pemrograman ulang (reprogramming); Kegiatan yang dibatalkan dan tidak memenuhi syarat dilakukan reprogramming; Tertundanya kegiatan lebih dari 5 bulan (walaupun belum mencapai batas waktu berlakunya delinquent/6 bulan). 3) Dokumen Administrasi Keuangan K/L yang menerima dana program kerja sama RI-UNICEF diharuskan untuk: a) Membukukan seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran perbankan di Buku Bank, transaksi uang tunai di Buku Kas Tunai, serta transaksi uang muka di Buku Bantu. Bentuk pembukuan tersebut disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum; b) Meminta dan menyimpan rekening koran dari Bank setiap bulan; c) Melakukan rekonsiliasi rekening koran dengan Buku Bank setiap bulan; d) Menyimpan seluruh dokumen pembukuan, rekening koran serta seluruh bukti dan laporan pertanggungjawaban penggunaan dana UNICEF minimum selama 7 (tujuh) tahun. Bila diperlukan sewaktu-waktu staf UNICEF berhak memeriksa dokumen tersebut. Khusus untuk kegiatan yang dilaksanakan oleh Perangkat daerah (PD) Provinsi/Kabupaten/Kota yang dananya merupakan penerusan/ penyaluran hibah dari rekening penampungan dana hibah K/L di pusat, maka penyimpanan dokumen asli pembayaran seperti kuitansi/nota pembelian/faktur, dokumen kontrak kerja serta berita acara pengadaan/pembelian/serah terima barang/jasa dan dokumen pertanggungjawaban keuangan lainnya (termasuk formulir FACE), harus diserahkan ke Unit Pelaksana pada K/L tersebut untuk disimpan sebagai arsip.
- 78. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 62 5.3. Mekanisme Pengajuan dan Permintaan Dana ke UNICEF 5.3.1. Tipe Permintaan Dana 1) DCT (Direct Cash Transfer) – Pengiriman dana langsung: penyaluran dana kegiatan dari UNICEF ke K/L sebelum kegiatan dimulai. 2) Reimbursement – Penggantian dana atas pelaksanaan kegiatan yang belum diajukan dalam RAB Awal. a) Persetujuan atas permintaan dana dilakukan sebelum kegiatan dimulai, persetujuan ini berupa pengajuan FACE form beserta dokumen pendukung berupa RAB oleh K/L dan harus mendapat persetujuan dari UNICEF. b) Dokumen FACE yang telah disetujui menjadi dasar bagi UNICEF untuk melakukan pengganggaran dana melalui “funds commitment.” c) Penggantian dana adalah sesuai dengan jumlah Laporan Per Mata Anggaran (LPMA), dan ditransfer dari UNICEF ke K/L pelaksana setelah kegiatan selesai dilaksanakan. d) Dokumen pendukung untuk reimbursement adalah: FACE Form, Permohonan Permintaan/Penggantian Dana, LPMA dan Laporan Kegiatan. e) Apabila permintaan reimbursement dilakukan tanpa ada persetujuan terlebih dahulu, UNICEF berhak untuk tidak melakukan penggantian. 3) Direct Payment – Pembayaran langsung a) Persetujuan atas permintaan dana dilakukan sebelum kegiatan dimulai, persetujuan ini berupa pengajuan FACE form beserta dokumen pendukung oleh instansi pelaksana dan harus mendapat persetujuan dari UNICEF. b) Dokumen FACE yang telah disetujui menjadi dasar bagi UNICEF untuk melakukan pengganggaran dana melalui “funds commitment.” c) Setelah mendapat persetujuan, pembayaran dilakukan secara langsung oleh UNICEF atas permintaan K/L, dengan melampirkan
- 79. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 63 FACE form, Permohonan Permintaan/Penggantian Dana, invoice asli dan/atau kalkulasi perhitungan per diem untuk perjalanan dinas dan atau travel claim (dilengkapi boarding pass, invoice asli dan laporan perjalanan). d) Apabila permintaan Direct Payment dilakukan tanpa ada persetujuan terlebih dahulu, UNICEF berhak untuk tidak melakukan pembayaran. Petunjuk pengisian formulir FACE dapat dilihat pada Halaman 114 s.d 124. 5.3.2. Pengajuan Surat Permintaan Pemograman Ulang Apabila ada dana sisa dapat diajukan untuk reprogramming/pemrograman ulang dengan persyaratan sebagai berikut: 1) Permintaan reprogramming hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap FACE Form yang sudah di setujui sebelumnya. 2) Reprogramming dapat dilakukan dengan pertimbangan bahwa kegiatandariproposalawaltelahselesaidilaksanakanataupembatalan kegiatan tetapi tidak tertunda pelaksanaannya. Sisa dana yang tidak terpakai dari DCT dapat di-reprogram untuk kegiatan serupa dalam proyek yang sama, konsisten dengan tujuan dan kerangka waktu dari sumber pendanaan. Reprogramming harus melalui permintaan resmi dan memerlukan persetujuan dan konsultasi dengan UNICEF. 3) K/L dapat mengindikasikan pada FACE Form bahwa permintaan untuk pemrograman ulang berasal dari sisa dana. Dalam hal ini tidak perlu melaporkan penyelesaian kegiatan (refund), melainkan dana tersebut akan diusulkan untuk kegiatan yang lain; K/L mengirimkan surat permintaan persetujuan reprogramming secara tertulis, dilakukan sebelum kegiatan baru dilaksanakan. 4) Di dalam FACE Form likuidasi, K/L menunjukkan bahwa kegiatan telah selesai dan mengajukan untuk permintaan reprogramming dari sisa dana yang tidak terpakai dari DCT aslinya dengan melampirkan tabel reprogramming, Proposal dan RAB/detail mata anggaran yang diajukan. (sesuai dengan Lampiran 35).
- 80. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 64 5.3.3. Amandemen Permintaan Dana Apabila dipandang perlu, K/L dapat mengajukan amandemen permintaan dana dari proposal permintaan dana yang telah disetujui sebelumnya, dengan ketentuan sebagai berikut: 1) Permintaan amandemen hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap FACE form yang sudah di setujui sebelumnya. 2) Amandemen dapat dilakukan dengan pertimbangan bahwa anggaran yang telah disetujui sebelumnya masih belum sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. 3) Amandemen harus melalui permintaan resmi dan memerlukan persetujuan dan konsultasi dengan UNICEF, biasanya dilakukan apabila ada penyesuaian anggaran (kekurangan dana/kesalahan proposal) dari pengajuan anggaran yang telah disetujui di dalam proposal permintaan dana sebelumnya. 4) K/Lmengirimkansuratpermintaanperubahananggaran,melampirkan FACE form, Permohonan Permintaan/Penggantian Dana, RAB yang mengindikasikan RAB lama dan RAB perubahan. 5.3.4. Pernyataan Penyesuaian Dana/Note for the Record NotefortheRecordmerupakancatatantambahanberupasuratpernyataan penyesuaian dana dan atau kegiatan yang ditandatangani oleh PJOK dengan persetujuan diawal dari pihak UNICEF. Intansi Pelaksana harus melampirkan catatan dimaksud pada saat mengajukan reprogramming dan/atau amendment. (alasan mengapa dilakukan penyesuaian dana/ reprogramming/amendment). 5.3.5. Pengembalian Dana (Refund) Apabila ada sisa dana atas kegiatan yang dilaksanakan dan/atau kegiatan yang dibatalkan, maka dana tersebut harus dikembalikan ke UNICEF dengan catatan sebagai berikut: 1) Melengkapi FACE form sesuai dengan Lampiran 8., dengan persetujuan dari PJOK dan UNICEF. 2) Pelaporan sisa uang kegiatan dalam satu baris pelaporan kegiatan dalam kolom ”B” sesuai dengan Lampiran 8.
- 81. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 65 3) Melakukan transfer dana ke UNICEF Jakarta hanya bila sudah menerima copy FACE form yang sudah disetujui oleh UNICEF. Transfer dana harus dilakukan melalui rekening program UNICEF, dan tidak diperkenankan melakukan transfer melalui rekening pribadi atau transaksi ATM. Dana tersebut supaya dikirimkan melalui transfer bank ke: UNITED NATIONS CHILDREN’S FUND Standard Chartered Bank A/C. No. 306-0882789-1 (IDR) Menara Standard Chartered Bank Jl. Prof. DR. Satrio No. 165 Jakarta 12930 4) Melampirkan bukti transfer asli di pembukuan K/L beserta copy FACE form. Mengirimkan copy bank transfer ke UNICEF. Apabila ada pengembalian uang atas kegiatan tahun sebelumnya yang belum dilaporkan sebagai biaya, maka dapat mengikuti mekanisme di atas. Untuk pengembalian uang hasil rekomendasi audit, dana tersebut ditampung terlebih dahulu di rekening program kerja sama UNICEF, kemudian diseproposal (transfer) ke rekening UNICEF Jakarta. Mekanisme pengembalian uang tersebut harus melalui koordinasi dengan staf program UNICEF. 5.4. Mekanisme dan Administrasi Penyaluran Dana 5.4.1. Usulan Permintaan Dana untuk DCT, Direct Payment dan Reimbursement Setiap permintaan dana diteliti terlebih dahulu oleh UNICEF terkait dengan hal-hal berikut: 1) FACE form ditinjau atas mekanisme pendanaan dan jumlah dana yang disetujui 2) RAB ditinjau atas:
- 82. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 66 Rincian biaya berdasarkan satuan biaya yang telah dibakukan dan jumlah dana yang telah disepakati bersama; Dana K/L yang tersedia; Alokasi AWP atas RAB Apabila kegiatan yang diusulkan sesuai AWP dan RAB, maka Program Officer/Specialist UNICEF bersangkutan mengesahkan (certify). Selain Program Officer/Specialist UNICEF bersangkutan, permintaan tersebut juga harus diperiksa dan ditandatangani oleh Head of Section/CFO/ Deputy Representative sebelum usulan tersebut diproses lebih lanjut. UNICEF wajib mengirim“Surat Pemberitahuan” apabila terjadi hambatan persetujuan dana atas usulan yang tidak disetujui kepada intansi pelaksana/kegiatan bersangkutan paling lambat 2 (dua) minggu setelah proposal diterima oleh UNICEF. 5.4.2. Pengiriman Dana 1) Penyaluran dana program kerjasama UNICEF ke K/L dilakukan melalui bank transfer; 2) Penyaluran dana program kerjasama UNICEF ke rekening giro lembaga pemerintah tingkat Provinsi/Kabupaten/Kota dilakukan melalui bank yang memiliki kapasitas on-line dengan bank di Jakarta; 3) UNICEF wajib segera mengirimkan surat pemberitahuan pengiriman dana dan fotokopi Payment Advice, Fund Commitment (FC), juga menyebutkan nomor FACE dan fotokopi FACE form yang sudah disetujui dan menyampaikan formulir tanda terima dana kepada K/L setelah dana dikirim ke K/L (paling lambat satu minggu setelah dana dikirim). 4) K/L melengkapi formulir tanda terima dana, sebagai konfirmasi bahwa dana sudah diterima di rekening bank. K/L wajib mengirimkan dokumen asli ke UNICEF dan menyimpan fotokopi tanda terima tersebut sebagai dokumen pendukung pembukuan. 5.4.3. Administrasi Pengelolaan dan Pemanfaatan Dana 1) Semua K/L yang mengelola dana program kerja sama UNICEF, baik yang menerima langsung maupun tidak langsung dari UNICEF harus:
- 83. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 67 a) Menyimpan tanda bukti/kuitansi pengeluaran dana; b) Membuat Buku Bank untuk mencatat seluruh transaksi perbankan termasuk penerimaan, pengiriman, pengembalian serta penarikan uang tunai dari bank; c) Membuat Buku Kas Tunai untuk seluruh transaksi tunai, termasuk penarikan tunai dari bank, pemberian uang muka ke staf pelaksana kegiatan, pengembalian uang muka serta seluruh transaksi pembayaran tunai lainnya; d) Membuat buku bantu uang muka kegiatan apabila sebagian dana program kerja sama UNICEF diserahkan oleh PUMK ke staf pelaksana kegiatan untuk melakukan pembayaran selama kegiatan berlangsung; e) Mencocokkan laporan bulanan bank dengan pembukuan yang ada setiap bulan. 2) Dana program kerja sama UNICEF harus digunakan sesuai dengan rencana yang tercantum dalam pengajuan dana program kerja sama (Proposal/Kerangka Acuan). Variasi biaya antara input dapat diajukan dalam rangka untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam melakukan kegiatan. Perubahan input (penambahan atau penghapusan input) membutuhkan mitra pelaksana untuk mendokumentasikan secara tertulis alasan untuk perubahan dan mendapatkan persetujuan dari UNICEF. 3) Perubahan penggunaan dana di atas 20% per kegiatan juga perlu mendapatpersetujuanUNICEF,dantotalkeseluruhantidakmelampaui jumlah persetujuan awal (apabila terjadi, K/L harus membuat Note for the Record). 5.4.4. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) 1) Proses Pertanggung-Jawaban a) Setelah kegiatan selesai dilaksanakan, K/L yang menerima dana langsung dari UNICEF harus mengirim FACE form, Laporan Per Mata Anggaran (LPMA), dan Laporan Kegiatan (sesuai dengan Lampiran 10 dan 11); b) K/L dapat membuat dan mengirim SPJ secara bertahap sesuai dengan bagian kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan;
- 84. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 68 c) Dana program kerja sama UNICEF harus dipertanggung- jawabkan selambat lambatnya 4 (empat) bulan terhitung dari tanggal pengiriman dana yang tercantum dalam Payment Advice baik pelaporan sebagian atau pun pelaporan keselurahan; d) Jika ada dana program kerja sama UNICEF yang sudah lebih 6 (enam) bulan dan belum dipertanggungjawabkan, maka UNICEF akan menunda pengiriman dana berikutnya. 2) Tanda bukti pengeluaran a) Tanda bukti pengeluaran dana harus memenuhi persyaratan akuntansi dan ketentuan yang berlaku di UNICEF. b) Kuitansi yang dianggap sah adalah: Kuitansi untuk pembiayaan yang tercantum dalam Rencana Anggaran Biaya yang disetujui bersama. Nota kuitansi asli yang dikeluarkan oleh pemberi jasa, supplier, hotel yang ditandatangani dan/atau stempel serta dibubuhi alamat. Khusus untuk pemberi jasa/supplier yang tidak mempunyai cap/stempel, kuitansi ditandatangani oleh pemberi jasa dan dicantumkan alamat yang jelas. Kuitansi ditandatangani hanya oleh orang yang berwenang untuk menerima. 3) Hal-hal yang perlu diperhatikan pada bukti pengeluaran: Jumlah uang yang tercantum dalam setiap tanda bukti pengeluaran harus sesuai dengan jumlah uang yang diterima dan ditandatangani oleh pihak ketiga; Apabila sebagian dana lumsum peserta dipakai untuk biaya penginapan dan/atau makan peserta, maka tanda bukti penginapan dan/atau makan dibuat terpisah dari daftar penerimaan sisa lumsum yang diterima/ditandatangani oleh peserta; Pembayaran jasa hotel, makan, minum, fotokopi dan jasa lainnya harus dilengkapi dengan kuitansi atau nota kontan yang dikeluarkan oleh si pemberi jasa (untuk pengeluaran pribadi atau lumpsum, agar dikelompokkan); Pembayaran untuk pembelian ATK atau barang lainnya juga harus dilengkapi dengan kuitansi atau nota kontan dari toko atau supplier bersangkutan;
- 85. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 69 Tanda bukti pembayaran untuk pembelian ATK, makanan, sewa mobil/gedung/peralatan, akomodasi peserta rapat/ pelatihan serta pengadaan barang dan jasa lainnya harus menggunakan kuitansi/nota kontan yang dikeluarkan oleh toko, rumah makan, katering, tempat penyewaan mobil/ gedung/peralatan atau hotel/penginapan bersangkutan; Keterangan mengenai transaksi pembayaran yang tercantum dalam tanda bukti pembayaran/kuitansi/nota kontan harus jelas, termasuk jenis dan jumlah barang/ makanan/jasa yang dibeli, jenis dan jumlah barang yang disewa, nomor polisi kendaraan yang disewa, perincian biaya dan nomor kamar hotel yang disewa, tanggal pembayaran dan nama si penerima uang; Jika menggunakan angkutan udara/laut/sungai/kereta api diharuskan melampirkan tiket asli, boarding pass pesawat udara, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan atau Surat Perintah Tugas (SPT). 4) Pembuatan kuitansi gabungan hanya dibenarkan apabila disertai dengan kuitansi/bon setiap pengeluaran. 5) Dengan demikian, semua dokumen yang terkait dalam proses pengadaan dan pembayaran atas transaksi tersebut harus tersedia sebagai bukti pendukung. 6) K/L yang menerima dana langsung dari UNICEF berkewajiban menyimpan seluruh tanda bukti penggunaan dana paling sedikit selama 7 (tujuh) tahun yang setiap saat dapat diperiksa untuk keperluan audit baik Pemerintah maupun diproposal yang ditunjuk UNICEF. 5.5. Pola Kerja Sama Kegiatan Pihak Ketiga Kerja sama UNICEF dengan pihak ketiga (Lembaga Swadaya Masyarakat, Organisasi Masyarakat Sipil, Perguruan Tinggi, organisasi profesi dan konsultan) diatur dengan perjanjian antara UNICEF dengan pihak ketiga tersebut. Rencana kegiatan mengacu kepada AWP yang telah disepakati bersama antara K/L pengampu dan UNICEF. Kegiatan yang melibatkan pihak ketiga maka Kerangka Acuan Kerja yang menjadi dasar acuan kegiatan sudah disepakati bersama antara K/L pengampu dan UNICEF. Hal ini karena hasil dan laporan kegiatan akan diserahterimakan kepada K/L pengampu sesuai prosedur BAST untuk ditandatangani. Bentuk kerja
- 86. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 70 sama pelaksanaan kegiatan dengan pihak ketiga dilakukan melalui pola/ prosedur Kontrak dan Programme Cooperation Agreement (PCA) atau Small Scale Funding Agreement (SSFA). Mekanisme Kerjasama dengan Pihak Ketiga dilakukan melalui kontrak, yaitu : 1) Individual /perorangan: Kesepakatan dalam bentuk kontrak, dengan seseorang yang memiliki keahlian yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan program kegiatan. 2) Institusi: kesepakatan dalam bentuk kontrak dengan institusi yang akan menyediakan jasa atau barang untuk mendukung pelaksanaan program kegiatan. Hal-hal yang disepakati dituangkan dalam proposal dan kontrak sesuai dengan format dari UNICEF. 5.5.1 Jenis Kontrak 1) Programme Cooperation Agreement (PCA) adalah perjanjian kerja sama yang sah ditandatangani antara UNICEF dan mitra CSO dengan jangka waktu kerja sama adalah sepanjang country programme yang berjalan (2021-2025). PCA menetapkan hak dan kewajiban UNICEF dan mitra sesuai proposal umum; disertai dengan satu atau lebih program dokumen untuk pelaksanaan kerja sama tersebut. Beberapa program dokumen, dengan durasi sama atau lebih pendek dari PCA, dapat dilakukan dengan menandatangani satu PCA saja. 2) Small Scale Funding Agreement (SSFA) adalah perjanjian kerja sama yang sah ditandatangani antara UNICEF dan mitra CSO di mana transfer uang tunai dan perlengkapan dari UNICEF tidak lebih dari $50.000 selama periode 12 bulan. Biasanya digunakan oleh UNICEF untuk memulai kemitraan awal dengan CSO baru dengan tujuan membangun kapasitas organisasi tersebut dalam melaksanakan kegiatan kerja sama dengan UNICEF. Apabila CSO sudah memiliki perjanjian Kerjasama yang valid dengan UNICEF maka tidak dapat mempunyai perjanjian SSFA dalam waktu bersamaan. 5.5.2 Mekanisme PCA a) Kegiatan melalui PCA di pusat dan daerah dikoordinasikan dan dikonsultasikan terlebih dahulu dengan unit pelaksana pada K/L terkait tujuan, ruang lingkup, dan sasaran/hasil yang ingin dicapai sesuai kesepakatan bersama (melalui minutes of meeting
- 87. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 71 yang ditandatangani atau melalui email/surat pemberitahuan). Dukungan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh mitra pihak ketiga di daerah direalisasikan setelah melalui koordinasi awal dengan OPD terkait dan dilaporkan kepada Tim Koordinasi di BAPPEDA, berdasarkan masukan dari Unit Pelaksana di K/L Pusat dan Programme Section UNICEF terkait. b) UNICEF Jakarta melaksanakan kontrak kegiatan (PCA/SSFA) dengan Pihak Ketiga. Sebelum PCA ditandatangani, pihak LSM/ PerguruanTinggi/organisasimasyarakatatauprofesibersangkutan harus menyerahkan fotokopi akte pendirian yang dibuat atau disahkan di kantor notaris dan telah terdaftar di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) ke UNICEF. c) K/L Pusat melakukan proses BAST sesuai kesepakatan (Per- termin atau setelah seluruh kegiatan selesai), dilengkapi Laporan Kegiatan. 7) Pelaporan pelaksanaan kegiatan pihak ketiga dilakukan pada setiap semester sebagaimana tertera dalam Butir 4.4.2 “Pelaporan Semester Kegiatan, yaitu OPD terkait menyampaikan hasil laporan semester kegiatan pihak ketiga kepada unit pelaksana K/L di pusat, serta ditembuskan kepada Tim Koordinasi Provinsi (Kepala Bappeda Provinsi). Dalam kaitan ini diperlukan tahapan koordinasi proses pelaporan sebagai berikut: a) Pihak ketiga bersama FO UNICEF dalam pelaksanaan kegiatan agar selalu berkordinasi dengan Dinas/OPD terkait di Kabupaten/ Kota area kerja sama; b) Dalam pelaksananaan, apabila diperlukan dapat dilakukan konsultasi serta masukan/koreksi oleh OPD atau unit pelaksana K/L yang bertujuan agar capaian atau kemajuan kegiatan tetap sejalan dengan target Renstra/Renja di pusat ataupun daerah; c) Selanjutnya hasil dan laporan kegiatan akan diserahterimakan kepada K/L pengampu sesuai prosedur BAST, sebagaimana digambarkan pada alur mekanisme pelaksanaan kegiatan melalui pihak ketiga (Gambar 15.).
- 88. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 72 Kegiatan Level pusat Gambar 15. Alur Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Melalui Pihak Ketiga 5.6. Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Mengacu pada rencana pelaksanaan kegiatan yang tertuang dalam AWP, dukungan yang diberikan oleh UNICEF dapat berupa bantuan dan pembiayaan untuk pengadaan barang dan jasa dengan ketentuan dan prosedur mengikuti baik yang berlaku dalam Peraturan Pemerintah/ Pepres maupun ketentuan pengadaan yang berlaku pada Supply Unit di UNICEF. 5.6.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Berikut adalah hal-hal yang perlu menjadi perhatian dalam pengadaan barang dan jasa: 1) Mekanisme usulan permintaan barang dan jasa adalah sama seperti usulan permintaan dana. Untuk barang yang digunakan secara nasional, usulan permintaan berasal dari K/L, sedangkan untuk barang yang digunakan secara lokal, usulan permintaan berasal dari OPD provinsi dan OPD Kabupaten/Kota. Koordinasi BAST UNICEF JAKARTA Kesepakatan Koordinasi KEMENTERIAN/ LEMBAGA FO UNICEF OPD PCA/ SSFA TIM KOORDINASI
- 89. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 73 2) Batas maksimum pengadaan barang dan jasa yang boleh dilakukan oleh K/L pengelola program adalah hingga jumlah sebesar Rp. 200.000.000,-. K/L pengelola melakukan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku, dengan ketentuan: a) Mekanisme pengadaan barang adalah per vendor untuk pembelian di waktu 1 (satu) tahun periode kerja sama; b) Mekanisme pengadaan jasa individu adalah per vendor untuk jasa yang sama dalam waktu 1 (satu) tahun periode kerja sama. 3) Keterlibatan pihak UNICEF untuk pengadaan barang dan jasa institusi yaitu sebagai berikut: a) Pengadaan barang dan jasa sampai dengan Rp. 20.000.000,- tidak melibatkan UNICEF b) Pengadaan barang dan jasa diatas Rp. 20.000.000,- sampai Rp. 50.000.000,- memerlukan izin (clearance) dari UNICEF sebelum menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa. c) PengadaanbarangdanjasadiatasRp.50.000.000sampaidengan Rp. 200.000.000,- dengan melibatkan supply unit UNICEF dari proses awal pengadaan sampai penetapan pemenang dengan mendapatkan persetujuan dari UNICEF. 4) Keterlibatan pihak UNICEF untuk pengadaan jasa individu yaitu sebagai berikut: a) Pengadaan jasa sampai dengan Rp. 20.000.000,- tidak melibatkan UNICEF b) Pengadaan jasa diatas Rp. 20.000.000,- sampai Rp. 50.000.000,- memerlukan izin (clearance) dari UNICEF sebelum menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Jasa individu. c) Pengadaan jasa diatas Rp. 50.000.000 sampai dengan Rp. 200.000.000,- dengan melibatkan Programme Officer terkait dan HR unit di UNICEF dari proses awal pengadaan sampai penetapan pemenang dengan mendapatkan persetujuan dari UNICEF. 5) Jika menggunakan mekanisme permintaan dana melalui pengiriman dana langsung (DCT-Direct Cash Transfer) atau penggantian pengeluaran (Reimbursement) UNICEF akan mengirimkan dana kepada K/L pengelola program atau jika menggunakan mekanisme permintaan dana melalui pembayaran langsung (Direct Payment), UNICEF akan mengirimkan dana langsung kepada vendor.
- 90. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 74 6) Pengadaan barang dan jasa dengan nilai diatas Rp. 200.000.000,- dilakukan oleh UNICEF melalui tender yang mengikuti persyaratan yang berlaku di UNICEF. Agar UNICEF dapat mengadakan pengadaan barang dan jasa sesuai waktu yang diminta, K/L pengelola program diminta untuk mengirimkan pengajuannya minimal 2 (dua) bulan sebelum waktu pelaksanaan. K/L pengelola program harus mengirimkan surat permintaan untuk pengadaan barang dan jasa beserta daftar distribusinya (sesuai dengan Lampiran 29-31) kepada Programme Specialist/Officer UNICEF untuk diajukan lebih lanjut kepada bagian Supply Unit di UNICEF agar diproses lebih lanjut. 7) Walaupun UNICEF akan mendukung pengadaan barang dan jasa oleh K/L pengelola program hingga Rp. 200.000.000,- tetapi khusus untuk barang tertentu yang digunakan secara universal seperti vaksin, obat-obatan, alat-alat kedokteran, rantai vaksin dan lain lain, pengadaannya hanya dapat dilakukan oleh UNICEF Copenhagen. Oleh karena itu, usulan permintaan untuk vaksin, obat-obatan, alat- alat kedokteran, rantai vaksin dan lain lain, harus diajukan oleh K/L di tingkat pusat, kecuali ada kesepakatan lain sebelumnya. 8) Berdasarkan usulan yang diterima, UNICEF akan memproses pengadaan barang tersebut mengikuti persyaratan yang berlaku di UNICEF. 9) K/L pelaksana program kerja sama, diharuskan: a) Segera membuat Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB) dan atau Berita Acara Serah Terima Jasa (BASTJ) apabila telah menerima bantuan berupa barang dan atau jasa dari UNICEF yang didapat melalui pengadaan yang diselenggarakan oleh K/L pengelola dengan format sesuai dengan Lampiran 33. b) Menandatangani tanda serah terima barang yang didapat melalui pengadaan yang diselenggarakan oleh UNICEF. c) Melakukan proses BAST setelah kegiatan selesai per PCA/ per SSFA/ per kontrak – dengan pihak ketiga, atau minimal dilaksanakan sekali setiap tahun untuk keperluan proses pengesahan dan pertanggungjawaban hibah langsung bentuk barang/jasa.
- 91. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 75 5.6.2. Prosedur Pengiriman Barang 5.6.2.1. Barang dari Luar Negeri Biaya pengiriman barang yang pengadaannya berasal dari luar negeri ditanggung oleh UNICEF sampai tiba di dermaga pelabuhan Tanjung Priok, Bandara Cengkareng, atau pelabuhan lain yang mempunyai sarana kepabeanan. Distribusi barang dari dermaga hingga tujuan akhir ditanggung oleh K/L terkait di tingkat pusat, kecuali ada kesepakatan lain sebelumnya. 5.6.2.2. Barang dan Bahan Cetakan dari Dalam Negeri Distribusi barang yang berasal dari dalam negeri akan ditanggung oleh UNICEF hingga diterima oleh K/L terkait di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten sesuai kebutuhan. 5.6.3. Pencatatan Kepemilikan Barang (Inventory) Kepemilikan atas barang yang dibeli dengan menggunakan dana dari UNICEF akan diserahterimakan kepada K/L pengelola program terkait, pada saat barang tersebut diterima oleh K/L pengelola program tersebut. Barang tersebut harus dicatat dan masuk daftar inventaris sesuai prosedur dan ketentuan pemerintah yang berlaku. Pemeliharaan atas barang yang dibeli dengan menggunakan dana dari UNICEF dan biaya konsumsi lainnya harus diperhitungkan dan menjadi tanggung jawab K/L pengelola program. 5.6.4. Fasilitas Bea Masuk dan Pajak yang Ditanggung Negara 1) Pada prinsipnya PP No. 19 Tahun 1955 masih menjadi acuan untuk proses pengadaan barang yang dilakukan oleh badan asing dan lembaga PBB termasuk UNICEF sehingga untuk pengadaan barang tersebut mendapatkan fasilitas bebas bea masuk dan pajak. 2) UNICEF menyampaikan daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tahunan yang berkaitan dengan program kegiatan kerjasama dengan rincian informasi berupa data pihak yang akan menerima barang/jasa (nama lembaga, jabatan, alamat dan nomor telepon), jenis, jumlah dan spesifikasi umum atas barang/jasa kepada Unit Pelaksana pada Kementerian/Lembaga.
- 92. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 76 3) Daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tidak bersifat tetap tetapi dinamis bergantung kepada kebutuhan sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan (AWP). Perubahan terhadap rencana kerja akan dilaporkan UNICEF kepada Bappenas. 4) Daftar Supply Plan akan diteliti mengacu kepada AWP yang telah disetujui dan apabila telah sesuai akan mendapatkan persetujuan dari Unit Pelaksana K/L dengan menerbitkan Surat Konfirmasi Persetujuan kepada UNICEF dengan tembusan kepada Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara. 5) Untuk mendapatkan fasilitas bea masuk bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri dan bebas pajak bagi pengadaan barang UNICEFyangberasaldaridalamnegerimengikutiprosessebagaimana tercantum dalam Lampiran 26. 6) Dalam situasi darurat, permintaan fasilitas bebas bea masuk dalam rangka bantuan kemanusiaan berdasarkan PP No. 23 Tahun 2008 bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri atau fasilitas bebas pajak bagi barang UNICEF yang berasal dari dalam negeri mengikuti proses sebagai berikut: a) UNICEF menyampaikan surat perihal pengadaan barang kepada Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB); b) BNPB melakukan penelitian atas surat permintaan pengadaan barang tersebut dan jika tidak ada hal-hal yang memberatkan dapat memberikan persetujuan yang ditujukan kepada Ditjen Bea dan Cukai untuk mendapatkan fasilitas bebas masuk serta merekomendasikan kepada kantor pelayanan pajak setempat untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi non kendaraan bermotor. 5.7. Standar Satuan Biaya (Unit Cost) Standar satuan biaya ditetapkan atas persetujuan UNICEF dengan Pemerintah RI untuk memudahkan dalam membuat rencana anggaran biaya kegiatan. Sesuai dengan prinsip program kerja sama, maka satuan biaya yang digunakan untuk dana dukungan UNICEF sedapat mungkin mengikuti peraturan pemerintah. Akan tetapi mengingat adanya perbedaan satuan biaya dari satu daerah dengan daerah lain, maka disusun satuan biaya maksimum. Namun jika dipandang perlu UNICEF dan K/L dapat menyusun satuan biaya sendiri yang besarannya tidak melebihi satuan biaya maksimum.
- 93. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 77 K/L bersama UNICEF juga perlu menetapkan satuan biaya untuk transportasi antar kota, kecamatan dan desa di dalam provinsi dan kabupaten berdasarkan infrastuktur dan model transportasi yang tersedia, serta biaya transportasi ke bandara (PP). Satuan biaya yang diatur dalam PEDUM adalah satuan biaya per mata anggaran, yang dapat berubah sewaktu-waktu atas persetujuan Pemerintah RI dan UNICEF. 5.7.1. Tarif Biaya 5.7.1.1. Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya Dalam Kota Tabel 3. Penyelenggaraan Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya Dalam Kota Kategori Penyelenggaraan Rapat di Dalam Kota (Rp) Transportasi lokal Pusat Provinsi Kabupaten/Kota Kecamatan 280.000 200.000 200.000 150.000 Konsumsi Pusat Provinsi Kabupaten/Kota Kecamatan Kegiatan Dalam Kantor 100.000 100.000 75.000 75.000 Kegiatan Luar Kantor Biaya nyata yang dilaksanakan di Gedung Pertemuan / Hotel di dalam kota 5.7.1.2. Kegiatan Rapat/Seminar/Temu Karya/Perjalanan Dinas Luar Kota Tabel 4. Penyelenggaraan Kegiatan Rapat/Seminar/Perjalanan Dinas Luar Kota Kategori Pembiayaan (Rp) Dokumen Pendukung Perjalanan (Darat/Laut/Udara) Pusat Provinsi Kabupaten/Kota Kecamatan Sesuai SBM tahun berjalan (Pusat, Provinsi, Kab/kota, Kecamatan) Kelas Ekonomi dengan Biaya Nyata Transportasi Taksi/Bandara Sesuai SBM Tahun Berjalan Biaya yang tidak diatur mengacu pada SBM (diajukan dalam RAB)
- 94. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 78 Kategori Pembiayaan (Rp) Dokumen Pendukung Transportasi antar Kota/ Kabupaten Sesuai SBM Tahun Berjalan Sewa Kendaraan dimungkinkan (sesuai persetujuan RAB) Lumsum Pusat ke daerah Pusat ke daerah (Papua/Paba) Provinsi ke Pusat dan Papua Provinsi ke Provinsi Lain Provinsi ke Kab/Kota Provinsi Papua ke Kab/kec Papua Kab/Kota ke Pusat Kab/Kota ke Provinsi Kab/kota ke Kab lain (Provinsi sama) Kab/kota ke Kecamatan 1.200.000 1.300.000 1.200.000 1.000.000 900.000 1.100.000 1.200.000 900.000 800.000 600.000 Unsur biaya lumsum mencakup akomodasi (hotel dan makan), transportasi lokal dan uang saku harian Biaya Representasi Sesuai SBM Tahun Berjalan Khusus untuk Eselon 1 dan 2 (sesuai persetujuan RAB) 5.7.1.3. Perjalanan Luar Negeri Tabel 5. Penyelenggaraan Perjalanan Luar Negeri Kategori Pembiayaan Keterangan Perjalanan (Darat/Laut/Udara) Tiket Airport Tax Transportasi ke/dari Airport Sesuai standar UNICEF/Biaya Nyata Kelas Ekonomi dengan Biaya Nyata Lumsum Sesuai DSA UNICEF Nilai USD dikonversikan kedalam Rupiah (IDR) Biaya Administrasi Registrasi / Tuition fee Biaya Nyata Sesuai persyaratan
- 95. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 79 5.7.1.4. Tunjangan untuk Kontributor Tabel 6. Penyelenggaraan Tunjangan untuk Kontributor Kategori Pembiayaan (Rp) Catatan Pembicara/Narasumber Menteri/Ketua Komisi DPR Eselon 1/Gubernur Eselon 2/Bupati/Walikota Pembicara lainnya/Pembahas 1.900.000 1.500.000 1.100.000 900.000 Per Sesi (maksimal 2 jam per kegiatan) Pakar / Profesional 1.400.000 Per Sesi Moderator 700.000 Per Sesi Jasa Penerjemah/Interpreter Sesuai kontrak Persetujuan UNICEF Pelatihan/Sosialisasi Pelatih/Fasilitator 400.000 Per sesi/2 jam pelajaran Penyusunan Modul (Jurnal/ Panduan/Pedoman/Petunjuk) 500.000 per Orang/ pertemuan/hari Jasa Pendukung Lainnya Notulensi Penyusunan Laporan Kegiatan / Laporan Keuangan 350.000 350.000 Per Orang/kegiatan 5.7.1.5. Biaya Pendukung Kegiatan Tabel 7. Penyelenggaraan Biaya Pendukung Kegiatan Kategori Pembiayaan (Rp) Keterangan Administrasi Kegiatan ATK Penggandaan Bahan Sewa Peralatan Biaya Nyata Sesuai kebutuhan Pertemuan Secara Daring / Virtual Paket Data/Internet 100.000 Per kegiatan/ maksimum 8 jam Protokol Kesehatan Rapid test/Swab Antigen/PCR; dan Healthy Kit (contoh : masker, hand sanitizer, dan sebagainya) Biaya Nyata Sesuai kebutuhan dan persyaratan
- 96. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 80 5.7.2. Kriteria Standar Biaya Kegiatan 5.7.2.1. Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Tabel 8. Keterangan Jenis Mata Anggaran Kegiatan Kategori Mata Anggaran Keterangan 1. Non-lokal Lumsum Diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator, notulen dan pelatih/fasilitator (kegiatan sosialisasi/ pelatihan) dari luar kota. Biaya transportasi luar kota Biaya transportasi ke Airport PP Biaya Representasi Khusus Eselon 1 dan 2 Biaya Pembuatan Laporan Diberikan pada staf yang bertugas membuat laporan kegiatan dan keuangan. Penjelasan detail dari biaya ini dapat dilihat pada butir (g) di bawah. 2. Lokal Biaya transportasi Diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen dari dalam kota (kota yang sama) untuk kegiatan di luar kantor. Paket Pertemuan Dikelola panitia; Apabila terdapat pertemuan dalam kantor yang mencapai 8 jam, biaya konsumsi akan ditambahkan sebesar biaya 1 kali coffee break sesuai biaya nyata. Biaya pembuatan laporan Diberikan pada staf yang bertugas membuat laporan kegiatan dan keuangan. 3. Umum Narasumber/ Pembicara Diberikan ke narasumber lokal dan/ atau non-lokal yang menyediakan bahan materi presentasi Moderator Diberikan ke moderator non-lokal dan/ atau lokal per sesi. Notulen Diberikan ke notulen non-lokal dan/atau lokal per hari.
- 97. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 81 Kategori Mata Anggaran Keterangan Biaya Profesional Hanya untuk tenaga profesional yang berasal dari kementerian/ lembaga/perorangan di luar K/L yang mengundang. Fasilitator/Pelatih Diberikan ke pelatih/fasilitator non-lokal dan lokal yang melakukan pelatihan, dengan biaya satuan per sesi per orang. Biaya Penyusunan Mata Ajar Diberikan ke pelatih non-lokal dan lokal untuk biaya pembuatan mata ajar per jam pelajaran (JPL). ATK Untuk peserta berupa map, pensil/ ballpoint, block note, penggaris termasuk bahan – bahan pendukung kegiatan. Administrasi Dikelola panitia untuk pembelian kertas dan alat tulis serta biaya surat menyurat, komunikasi, dokumentasi, CD, fotokopi, spanduk, kebersihan ruang pertemuan dan sewa ruang rapat/pertemuan. Protokol Kesehatan Rapid test/Swab Antigen/PCR dan Healthy Kit (contoh: masker, hand sanitizer, dan sebagainya). 4. Khusus Penggantian Paket Data/ Koneksi Internet Diberikan penggantian biaya internet/ paket data untuk jangka waktu maksimal 8 jam pada setiap peserta pertemuan yang dilakukan secara virtual/daring.
- 98. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 82 5.7.2.2. Pengaturan Operasional Pembiayaan Kegiatan Rapat/Seminar/ Lokakarya Kategori Non-Lokal 1) Kategori Non-Lokal berlaku untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang bekerja di luar kota tempat kegiatan berlangsung. 2) Lokasi kegiatan adalah tempat dimana kegiatan diselenggarakan. 3) Cakupan dan proporsi lumsum per hari adalah sebagai berikut: a) Biaya akomodasi sebesar 50% dari total lumsum untuk biaya penginapan/hotel b) Biaya konsumsi per hari sebesar 30% dari total lumsum c) Biaya transport lokal dan uang saku per hari sebesar 20% dari total lumsum 4) Biaya paket meeting tidak termasuk biaya konsumsi peserta. 5) Bagi peserta dari kementerian/lembaga pemerintah, lumsum hanya bisa dibayarkan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang membawa SPT dan atau SPPD. 6) Bagi peserta dari kementerian/lembaga pemerintah, lumsum hanya bisa dibayarkan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang membawa SPT dan atau SPPD. 7) Apabila panitia mengelola pembayaran akomodasi dan konsumsi peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen ke hotel/ penginapan tempat kegiatan berlangsung, maka uang lumsum peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen akan dipotong sebesar biaya nyata yang dikeluarkan panitia. Namun apabila total biaya per orang melampaui 80%, maka para peserta tersebut tetap akan menerima 20% dari total lumsum. Ketentuan ini harus tercantum secara jelas di surat undangan. 8) Prinsip yang sama, juga berlaku apabila panitia hanya menyediakan makan dan minum. Peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima sisa lumsum setelah dipotong biaya konsumsi. Apabila biaya konsumsi per orang yang harus dibayar oleh panitia ke hotel lebih besar dari 30% biaya lumsum, maka para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen tetap menerima 70% dari biaya lumsum.
- 99. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 83 9) Apabila pada hari kedatangan dan keberangkatan, panitia hanya menyediakan akomodasi, maka para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima uang lumsum 50%. 10) Apabila panitia tidak menyediakan akomodasi dan konsumsi pada hari kegiatan berlangsung, maka para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen luar kota akan menerima uang lumsum 100%. 11) Jumlah hari lumsum yang dapat dibiayai UNICEF adalah sesuai dengan jumlah hari kegiatan ditambah hari kedatangan (bila harus datang sehari sebelumnya) dan hari keberangkatan (bila harus kembali pada hari berikutnya). Apabila jumlah hari perjalanan dari kota asal ke kota tujuan dan/atau sebaliknya memerlukan waktu 2 (dua) hari, maka jumlah hari lumsum yang diberikan adalah jumlah hari kegiatan ditambah 2 hari kedatangan dan/atau 2 hari keberangkatan dan dengan memperhatikan komposisi uang lumsum sebagaimana telah dijelaskan di awal; dengan mendapatkan persetujuan lebih dulu dari panitia tentang jadwal perjalanan. 12) Biaya transportasi untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang berasal dari luar kota dihitung berdasarkan biaya nyata. 13) Transportasi lokal dan uang saku merupakan tunjangan transportasi setempat untuk menuju tempat pertemuan. 14) K/L harus mencantumkan secara jelas di dalam RAB yang diserahkan ke UNICEF, biaya mata anggaran yang meningkat karena adanya porsi biaya konsumsi dan akomodasi yang lebih besar dari 30% dan 50% dari biaya lumsum. 15) Pertanggungjawaban keuangan untuk biaya akomodasi dan konsumsi ke hotel adalah invoice dan dokumen bukti bayar yang diterbitkan oleh hotel/penginapan bersangkutan, bukan kuitansi yang dibuat panitia kemudian dimintakan tanda tangan dan stempel hotel. 16) Pertanggungjawaban keuangan untuk pembayaran sisa lumsum adalah kuitansi/dokumen pembayaran nyata yang ditandatangan oleh setiap peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen. 17) Pertanggungjawaban keuangan untuk tiket udara, harus disertai invoice dan bukti bayar ke travel agent apabila tiket dibeli di travel agent, atau sesuai jumlah yang tertera di e-ticket apabila dibeli melalui internet.
- 100. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 84 18) Apabila tiket pesawat udara dibeli oleh peserta, panitia, moderator, narasumber dan notulen dari luar kota, maka selain menyerahkan dokumen tiket, peserta, narasumber, panitia, moderator, dan notulen tersebut harus menandatangani Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM) untuk mendapatkan penggantian biaya tiket tersebut. 19) Dalam rangka perencanaan penganggaran, bagi peserta yang karena faktor transportasi memerlukan waktu tambahan untuk berangkat/ pulang di luar waktu pelaksanaan kegiatan dapat dialokasikan biaya penginapan dan uang harian perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku, untuk 1 (satu) hari sebelum dan atau 1 (satu) hari sesudah pelaksanaan kegiatan. 20) Para peserta luar kota diminta untuk mengirim bukti tiket kembali ke kota asal, boarding pass dan bukti pembayaran airport tax setelah selesai melakukan perjalanan. 21) Panitia tidak berkewajiban untuk memotong pajak penghasilan (PPh) dari total penerimaan yang dibayarkan kepada peserta, narasumber, moderator, dan notulen. Kategori Lokal 1) Kategori ini berlaku untuk peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang bekerja di kota yang sama dengan tempat kegiatan berlangsung. 2) Biaya transport lokal hanya bisa diberikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen yang berasal dari luar kantor tempat kegiatan berlangsung, termasuk kegiatan yang diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan. 3) Biaya konsumsi dikelola oleh panitia dan tidak dibagikan ke peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen. 4) Apabila kegiatan berlangsung hingga tengah malam dan para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen lokal terpaksa menginap di hotel tempat kegiatan berlangsung, maka biaya akomodasi dan konsumsi akan dibayarkan ke hotel oleh panitia. Sedangkan para peserta, panitia, narasumber, moderator dan notulen lokal hanya menerima biaya transport lokal. Lumpsum tidak dapat dibagikan ke peserta, panitia, moderator, narasumber dan notulen lokal. 5) Panitia tidak berkewajiban untuk memotong pajak penghasilan (PPh) dari total penerimaan yang dibayarkan kepada peserta, narasumber, moderator, dan notulen.
- 101. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 85 Umum 1) Seorang moderator hanya dapat dihadirkan apabila diperlukan dan disesuaikan dengan sifat pertemuan. 2) Apabila seseorang mempunyai dua fungsi atau lebih, misalnya sebagai panitia dan sebagai peserta, maka lumsum/biaya penyelenggaraan atau biaya transportasi yang dapat diberikan hanya untuk satu fungsi saja. 3) Jumlah anggota panitia rapat/seminar/temukarya yang dapat dibiayai oleh UNICEF adalah 20% dari jumlah peserta, tapi tidak melampaui 10 orang. 4) Panitia tidak berkewajiban untuk memotong pajak penghasilan (PPh) dari total penerimaan yang dibayarkan kepada peserta, narasumber, moderator, dan notulen. 5) Pada pelaksanaan kegiatan pelatihan, satuan biaya untuk setiap jenis pengeluaran lumsum, biaya konsumsi dan biaya transportasi peserta, panitia, pelatih/fasilitator lokal dan non-lokal adalah sama seperti dengan penjelasan untuk kegiatan rapat/seminar/lokakarya. 6) Untuk kegiatan pelatihan, para pelatih tidak diberikan uang narasumber, moderator, dan notulen, melainkan biaya pelatih/ fasilitator, yang besarannya dihitung berdasarkan jumlah sesi/jam pelatihan per orang. 5.7.2.3. Kegiatan Pemantauan Pada pelaksanaan kegiatan pemantauan/pengawasan, jenis pengeluaran yang dapat dibiayai oleh UNICEF yaitu: 1) Transportasi darat/laut/sungai/udara ke tempat yang akan dipantau atau disupervisi; 2) Lumsum. Penjelasan biaya satuan untuk jenis pengeluaran di atas adalah sama seperti penjelasan kegiatan lain seperti tersebut di atas. 5.7.2.4. Operasional Sekretariat 1) Biaya administrasi bulanan sekretariat kerja sama di tingkat pusat didukung oleh UNICEF. Diharapkan biaya tersebut dapat mendukung pembiayaan sekretariat yang disediakan oleh dana pemerintah.
- 102. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 86 2) Biaya administrasi Sekretariat Program Kerja Sama RI-UNICEF dapat dipergunakan untuk biaya bank, surat menyurat, penggandaan dokumen, fotokopi, alat tulis menulis, kertas komputer, biaya telepon, dan lain-lain. 3) Besarnya satuan biaya administrasi Sekretariat adalah sesuai dengan biaya nyata (actual cost) yang dikeluarkan. 5.7.2.5. Studi, Pengembangan KIE dan Penelitian Usulan dana untuk kegiatan rapat/seminar, pelatihan dan pemantauan yang merupakan bagian dari kegiatan studi, pengembangan KIE dan penelitian harus mengacu pada satuan biaya yang tercantum dalam tabel standar biaya. Sedangkan biaya enumerator dan pemrosesan data hasil penelitian akan ditentukan secara khusus antara staf UNICEF dan K/L sesuai dengan kebutuhan penelitian. 5.7.2.6. Biaya Penyusunan Modul (Jurnal/Panduan/ Pedoman/Petunjuk) Usulan dana untuk penyusunan laporan Modul/Jurnal/Panduan/Pedoman/ Petunjuk yang merupakan bagian dari kegiatan harus mengacu pada satuan biaya sebagaimana tercantum dalam tabel “tarif biaya” diatas. Sedangkan jumlah anggota tim penyusun dan durasi penyusunan laporan akan ditentukan secara khusus antara UNICEF dan kementerian/lembaga sesuai dengan kebutuhan dan dilakukan secara efektif dan efisien. Hasil final dari penyusunan Modul/Jurnal/Panduan/Pedoman/Petunjuk Teknis dilampirkan sebagai pertanggungjawaban. 5.7.2.7. Biaya Penyusunan Laporan Kegiatan dan Keuangan 1) Biaya penyusunan laporan kegiatan dan keuangan dapat diberikan kepada staf yang bertugas untuk menyusun laporan tersebut. Satuan anggaran untuk biaya ini diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a) Lama proses penyusunan maksimal 5 (lima) hari kerja Jumlah staf yang menyusun laporan maksimal 3 orang 2) Laporan keuangan yang dimaksud terdiri dari: a) Penyiapan FACE form pengajuan dan pertanggungjawaban dana b) Laporan Pengeluaran per Mata Anggaran c) Pencatatan ke dalam Buku Kas dan Buku Bank d) Buku Bantu dan Dokumen Pendukung terkait.
- 103. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 87 5.7.2.8. Penyesuaian atau Perubahan Anggaran Kegiatan Penyesuaian atas anggaran yang telah disetujui dapat dimungkinkan, jika perubahan tersebut tidak melebihi 20% dari total anggaran per kegiatan; namun secara total tidak melebihi jumlah DCT yang sudah dibayarkan. Jika diindikasikan akan terjadi perubahan atas anggaran tersebut yang melebihi 20% dari total anggaran per kegiatan, maka kementerian/ lembaga diharuskan untuk mengajukan permohonan tertulis kepada UNICEF dan memperoleh persetujuan perubahan anggaran (amendment) sebelum kegiatan tersebut dilaksanakan. Staf UNICEF yang berwenang untuk menyetujui perubahan anggaran tersebut adalah Kepala Seksi Program (Head of Programme Section) untuk kegiatan yang dikoordinir oleh UNICEF Jakarta atau tingkat pusat. Apabila terjadi pengeluaran aktual yang jumlahnya melebihi 10% dari jenis mata anggaran pada saat kegiatan berlangsung, atau penyesuaian pengeluaran lainnya (actual cost), maka kementerian/lembaga juga diharuskan untuk membuat catatan/pernyataan (note for the record) mengenai penyesuaian pengeluaran dimaksud sebagai lampiran pendukung atas kelengkapan dokumen pertanggungjawaban dana. Atas jumlah kelebihan biaya tersebut, Kementerian/Lembaga dapat meminta UNICEF untuk melakukan penggantian biaya, proses permintaan penggantian biaya dalam hal ini mengikuti proses permintaan dana untuk metode reimbursement sebagaimana dijelaskan di atas.
- 104. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 88
- 105. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 89 PENDOKUMENTASIAN PRAKTIK BAIK DAN INOVASI PROGRAM
- 106. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 90 Pelaksanaan Program Kerja Sama diharapkan bisa menghasilkan praktik baik (best practices) di tingkat nasional maupun daerah. Praktik baik merupakan suatu teknik atau metode yang dianggap lebih unggul (efisien dan efektif), yang melalui pengalaman dan penelitian bisa memberikan hasil optimal dan bisa diajukan sebagai standar untuk diadopsi secara luas. Beberapa praktik baik dan inovasi terus dikembangkan pada lokasi kerja sama dan direplikasi ke daerah lain. Pendokumentasian praktik baik dan inovasi program sangat penting agar para pemangku kepentingan bisa mempelajari, memanfaatkan, dan mengembangkannya. Identifikasi dan pembahasan praktik baik bisa dilakukan dalam forum khusus atau diintegrasikan dalam kegiatan pemantauan dan review program seperti Rakorman, dsb. 6.1. Kriteria Praktik Baik Dalam proses identifikasi dan penilaian praktik baik, perlu ditetapkan kriteria yang disepakati agar ada kesepahaman bersama. Dalam program kerja sama ini, ada 5 (lima) unsur kriteria penilaian praktik baik, yaitu: Tabel 9. Kriteria Praktik Baik (Best Practices) Unsur Penjelasan Relevansi Sejauh mana kegiatan kerja sama yang dihasilkan secara strategis telah sesuai dan relevan dengan prioritas kebijakan (Nasional maupun daerah). Efektivitas Sejauh mana kegiatan kemitraan mencapai hasil sesuai yang direncanakan ataupun melebihi target (outcome) dan cost effective Keberlanjutan Sejauh mana manfaat kemitraan yang diperoleh tetap akan berlanjut tanpa dukungan pendanaan UNICEF Efisiensi Sejauh mana program/kegiatan telah menggunakan sumber daya yang seminimal mungkin dalam mencapai hasil/target yang direncanakan Pemerataan/ Kesetaraan Sejauh mana anak-anak yang rentan mendapatkan manfaat dari hasil program/kegiatan 6.2. Sistematika Penyusunan Laporan/ Dokumentasi Penyusunanlaporan/dokumentasipraktikbaikdaninovasiharusdilakukan secara sistematis dan mencakup seluruh aspek secara komprehensif. Sistematika penyusunan laporan bisa mencakup:
- 107. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 91 1) Pengantar/Penjelasan Awal a) Ringkasan Eksekutif: rangkuman singkat Pendahuluan, Desain dan Tujuan, Hasil-hasil dan Pembelajaran) b) Kata Pengantar c) Daftar Isi d) Daftar Singkatan e) Daftar Gambar f) Daftar Tabel 2) Pendahuluan (Deskripsi terkait Praktik Baik/Inovasi) a) Latar Belakang, yang menguraikan tentang: Gambaran tentang permasalahan apa yang perlu diatasi/ diselesaikan, dapat disertai dengan bukti-bukti (evidence). Tujuan dan hal-hal yang mendorong pelaksanaan kegiatan b) Lokasi dan institusi dimana kegiatan atau uji coba dilaksanakan c) Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan d) Dampak dari hasil pelaksanaan kegiatan 3) Proses Pelaksanaan Kegiatan a) Desain dan Metode Uraian terkait desain yang digunakan, termasuk apakah ada kontrol atau pembanding Indikator-indikator yang digunakan untuk menentukan keberhasilan dan pencapaian target. Ketersediaan data dasar (baseline). Uraian tentang bagaimana intervensi dan pengumpulan data dilakukan. b) Pelaksanaan Kegiatan Proses awal/ persiapan, antara lain termasuk sosialisasi, advokasi, rapat/pertemuan. Operasional pelaksanaan kegiatan, termasuk mekanisme dan koordinasi yang dilakukan dengan pihak-pihak yang terlibat (Pemerintah pusat dan daerah, ormas, mitra pembangunan lain). Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kegiatan. 4) Hasil atau Capaian Kegiatan Uraian hasil capaian pelaksanaan kegiatan dengan penjelasan apakah target-target yang direncanakan sudah tercapai dan sesuai dengan tujuan yang telah disepakati.
- 108. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 92 a) Evaluasisejauhmanahasilkegiatandibandingkanperencanaan mencakup antara lain: Hasil capaian output/outcome dan indikator keberhasilan Hasil intervensi yang dilakukan Dukungan/penggunaan sumber daya (pembiayaan, tenaga/pelaksana, sarana lainnya) Perbandingan rencana sesuai dengan pelaksanaan Hasil survei akhir (end-line survey) b) Kontribusi/manfaat yang diperoleh dan dampak pelaksanaan kegiatan: Regulasi/kebijakan, target SDGs, aspek teknis dan tatakelola, peningkatan mutu, peningkatan kapasitas. c) Lampiran Pendukung: MoU, Perda, dokumentasi foto, dsb. 5) Aspek Pembelajaran (Lessons Learnt) Pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh selama pelaksanaan kegiatan (positif maupun negatif) merupakan suatu “Pembelajaran (lessons learnt)”, menjadi masukan dan informasi yang sangat bermanfaat bagi penerima manfaat maupun ketika inovasi/pilot model/praktik baik akan digunakan dan direplikasi oleh pihak lain. Aspek pembelajaran bisa mencakup hal-hal berikut: a) Apakahhasilkegiatanmendukungtercapainyatujuannormatif unsur-unsur kemitraan kerja sama RI-UNICEF (relevansi, efektivitas, keberlanjutan, efisiensi dan pemerataan/equity). b) Bagaimana strategi keberhasilan dari aspek: kelembagaan, dukungan lintas sektor, kemitraan, komitmen politis, pengembangan kapasitas, dan lain-lain. c) Hambatan dan permasalahan: sumber daya (pembiayaan, SDM, sarana/prasarana), ekonomi, sosial budaya, politik, dan lain-lain. d) Bagaimana mengatasi hambatan/kendala yang timbul selama pelaksanaan kegiatan. 6) Penyiapan Exit Strategy Strategi pengakhiran (exit strategy) suatu program/kegiatan adalah perencanaan yang dibuat untuk memastikan bahwa meskipun kegiatan program telah selesai, namun pencapaian
- 109. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 93 tujuan tidak terganggu. Keberlanjutan dampak positif dari program perlu dipertahankan, namun dampak negatif harus direduksi atau dihilangkan. Hal ini mencakup rencana sistematis terkait berakhirnya dukungan sumber daya hibah UNICEF (bagaimana pengakhiran atau pengalihan program/kegiatan akan dilakukan), tahapan yang diperlukan agar kemajuan yang telah dicapai dapat dipertahankan dan dilanjutkan oleh penerima manfaat maupun pemangku kepentingan terkait. Exit Strategy yang terdokumentasi dengan baik akan menjadi bahan advokasi yang efektif. Exit Strategy sebaiknya mencakup beberapa hal berikut: a) Rencana Aksi (Action Plan) untuk menjamin kesinambungan kegiatan: Komitmen stakeholder terkait untuk keberlanjutan kegiatan Estimasi dukungan pendanaan, termasuk potensi sumber pembiayaan Prospek dukungan manajemen dan kelembagaan (perbaikan yang perlu dilakukan termasuk usulan kegiatan, mis: pelatihan lanjutan) Rumusan strategi keberhasilan yang perlu dilakukan Proyeksi/perkiraan hal-hal yang menghambat b) Peluang dan tahapan yang telah dijajaki, antara lain: Dukungan regulasi : SK, Perda, Naskah Kerja Sama Peningkatan kapasitas: pelatihan, bimbingan teknis, knowledge sharing Integrasi dengan lembaga/organisasi yang berkaitan Kemitraan dengan LSM, swasta, lembaga pendidikan, CSR, dsb Kaderisasi: fasilitator, tenaga kader, kelompok pemberdayaan 7) Saran dan Rekomendasi Dokumentasi atau laporan bisa dilengkapi dengan saran/ rekomendasi yang relevan.
- 110. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 94 6.3 Perluasan Program Sejalan dengan tujuan kerja sama untuk mendukung Pemerintah Indonesia dalam percepatan pemenuhan hak anak, maka praktik baik dan inovasi bisa dikembangkan dan direplikasi di daerah lain sesuai kondisi dan kebutuhan. Replikasi yang dilakukan bisa sebagian atau keseluruhan, yang disesuaikan dengan kondisi setempat tanpa menghilangkan manfaat yang diperoleh, termasuk kemungkinan adanya perbaikan dan penyempurnaan yang menghasilkan inovasi atau capaian yang lebih baik dari aslinya. Beberapa tahapan untuk proses replikasi praktik baik dan inovasi program: 1) Replikasi pada Area Lokasi Kerja Sama a) Penyampaian capaian hasil melalui rapat/pertemuan koordinasi lintas sektor di tingkat daerah (Tim Koordinasi Provinsi), untuk peluang atau pertimbangan inovasi model atau best practices akan dilakukan pada Kabupaten/Kota yang bukan lokasi kegiatan. b) Advokasi pada pemangku kepentingan (stakeholder) yang berpeluang melakukan replikasi, berkaitan dengan kepastian ketersediaan faktor pendukung dan penyusunan rencana operasional replikasi. c) Fasilitasi kunjungan lapangan ke lokasi pelaksanaan kegiatan (studi banding). 2) Replikasi untuk Area Lokasi di Luar Kerja Sama a) Sosialisasi capaian hasil melalui pertemuan koordinasi lintas sektor di tingkat provinsi dan pusat, sebagai masukan untuk peluang dan pertimbangan inovasi model atau best practices dapat dilakukan pada area lokasi di luar kerja sama RI- UNICEF. b) Koordinasi dengan pihak terkait, baik di tingkat provinsi maupun K/L di pusat untuk proses diseminasi yang lebih efektif dan disinkronisasikan dengan program atau kebijakan di tingkat yang lebih tinggi (penyiapan Perda, SE, SK untuk replikasi).
- 111. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 95 PENUTUP
- 112. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 96 Pedoman Umum (PEDUM) Pelaksanaan Program Kerja Sama ini merupakan acuan bagi semua komponen terkait Program Kerja Sama Pemerintah RI-UNICEF yang mulai berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh pejabat yang berwenang hingga akhir periode program kerjasama (31 Desember 2025). Pedoman ini disusun sebagai acuan untuk mendukung pengelolaan pelaksanaan Program Kerja Sama Pemerintah RI – UNICEF 2021-2025 dalam rangka mendampingi pelaksanaan kegiatan K/L guna mendukung pencapaian prioritas nasional yaitu Pembangunan SDM yang berkualitas dan berdaya saing. Keberhasilan pelaksanaan program maupun kegiatan kerja sama sangat ditentukan oleh kesiapan kelembagaan, ketatalaksanaan, sumber daya manusia, sumber pendanaan, komitmen pemerintah pusat, dan pemerintah daerah. Selain itu, untuk menjamin keberhasilan pelaksanaan akan dilakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala. Pengelolaan pelaksanaan Program Kerja Sama Pemerintah RI – UNICEF 2021-2025 diharapkan bisa dilakukan dengan akuntabel, transparan, dan senantiasa berorientasi pada pencapaian target pembangunan. PEDUM akan memperkuat tata kelola pelaksanaan program kerja sama sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dengan PEDUM ini diharapkan pelaksanaan Program Kerja Sama Pemerintah RI – UNICEF bisa berjalan secara efisien dan efektif sehingga berkontribusi optimal dalam percepatan pencapaian prioritas pembangunan.
- 113. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 97 LAMPIRAN
- 114. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 98 Lampiran 1. Format Laporan Semester Tingkat Pusat (Pembiayaan Bentuk Uang ke K/L) Contoh Matriks (isinya disesuaikan) No. Kegiatan Berdasarkan AWP Satuan Kerja di K/L Nama Kegiatan Alokasi Dana (AWP) (Rp) Realisasi s.d sekarang/ Disbursement (Rp) Hasil Kegiatan Rencana Tindak Lanjut Lain-Lain (Isu & Rekomendasi) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1. 1.2.1.3 Support implementation of the Global Action Plan for child wasting Dit. Gizi, KemKes Fasilitasi partisipasi Pem. dalam inisiatif global 140.000.000 - Pelembagaan program wasting anak di 62 kabupaten Peluncuran rencana aksi global terkait gizi buruk anak, penyelesaian penelitian RUTF lokal Produksi lokal RUTF dengan pemanfaatan kemitraan publik dan swasta 2 Dst… TOTAL Lampiran: Dokumentasi kegiatan
- 115. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 99 Lampiran 2. Laporan Kerja Sama Pihak Ketiga Program Kerja Sama RI-UNICEF FORM LAPORAN KERJA SAMA PIHAK KETIGA PROGRAM KERJAS AMA RI-UNICEF KOMPONEN PROGRAM (OUTCOME) : .................... SEMESTER : .................... NO OUTPUT AWP KEGIATAN UNIT (K/L PENGAMPU) PELAKSANA PROGRES PERMASALAHAN PRODUK 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 DST Petunjuk Pengisian 1. Output AWP: Nama output dan kode kegiatan dalam AWP 2. Kegiatan : Nama kegiatan yang menggunakan jasa pihak ketiga 3. Unit (K/L Pengampu): Unit PenanggungJawab K/L Pusat 4. Pelaksana : Nama pelaksana Pihak Ketiga 5. Progres : Status Kemajuan Pelaksanaan Kegiatan 6. Permasalahan: Permasalahan dan kendala pelaksanaan kegiatan 7. Produk : Produk yang merupakan hasil/capaian kegiatan (mis : Kebijakan, Modul, dll) Lampiran: Dokumentasi kegiatan
- 116. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 100 Lampiran 3. Jenis Bantuan UNICEF JENIS KEGIATAN RINCIAN KEGIATAN 1. Manajemen Program 1. Pelaksanaan koordinasi 2. Perumusan kebijakan baru 3. Pelaksanaan studi dan penelitian 4. Pelaksanaan studi banding 5. Penyusunan rencana 5 tahun kerjasama RI/ Pemerintah 6. Penyusunan rencana tahunan 7. Advokasi dan Sosialisasi 8. Bantuan jasa konsultan 9. Biaya administrasi 10. Pertemuan konsultasi 2. Pelatihan 1. Perencanaan kebutuhan latihan 2. Pengembangan materi latihan 3. Pelatihan untuk pelatih (TOT) 4. Pelatihan untuk pelatih inti (MOT) 5. Penyediaan bahan pelatihan 6. Penyelenggaraan pelatihan 7. Evaluasi pasca pelatihan 8. Pelatihan untuk meningkatkan kapasitas tim (Pokja) 3. KIE 1. Studi KAP 2. Pengembangan materi KIE 3. Penyediaan bahan KIE 4. Penyelenggaraan KIE 5. Evaluasi KIE 4. Pemantauan dan Evaluasi 1. Pengembangan instrumen pemantauan dan evaluasi 2. Penyelenggaraan pemantauan, rapat Pokja dan Lintas Pokja tengah tahun 3. Penyelenggaraan pemantauan, rapat Pokja dan Lintas Pokja akhir tahun 4. Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi tengah periode (mid-term review) 5. Penyelenggaraan evaluasi akhir proyek 6. Penyelenggaraan tinjauan lapangan (joint monitoring)
- 117. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 101 JENIS KEGIATAN RINCIAN KEGIATAN 5. Penyediaan Barang 1. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan KIA 2. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan imunisasi 3. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan Sanitasi dan Air Bersih (WASH) 4. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan gizi 5. Penyediaan barang untuk menunjang kegiatan KIE 6. Penyediaan barang untuk kondisi Darurat (Emergency) 6. Bantuan Teknis 1. Penyediaan tenaga ahli UNICEF 2. Penyediaan tenaga ahli perorangan dan lembaga di luar UNICEF
- 118. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 102 Lampiran 4. Formulir Spesimen Tanda Tangan DAFTAR PEJABAT YANG BERWENANG MEMINTA, MENYETUJUI PEMBAYARAN, MEMPERTANGGUNGJAWABKAN, MENGELOLA, MENANDATANGANI CEK DAN TRANSFER DANA SERTA MEMBUAT PEMBUKUAN DAN REKONSILIASI BANK DANA BANTUAN UNICEF PROGRAM KERJASAMA REPUBLIK INDONESIA – UNICEF TAHUN 2021-2025 Nama K/L Pengelola Program: ………………………………………………………………………………… A. Pejabat yang berwenang mengajukan permintaan, menyetujui pembayaran dan mempertanggungjawabkan bantuan dana dan barang1 Nama Jabatan Spesimen tanda tangan 1. (PJOK) 2. (Eselon II/Kepala Kantor Pejabat lain yang ditunjuk) B. Pejabat yang berwenang mengelola keuangan dana bantuan UNICEF (PUMK)2 Nama Jabatan Nama, alamat dan no.rek bank khusus untuk menerima dana UNICEF3 C. Daftar pejabat yang berwenang menandatangani cek/transfer dana di bank (minimum 2 orang atau lebih)4 Nama 1. 2. 3. Jabatan Spesimen tanda tangan D. Nama staf keuangan yang bertanggungjawab atas pembukuan dan rekonsiliasi bank (minimum 1 orang) Nama Jabatan Spesimen tanda tangan 1. (Pembukuan) 2. (Rekonsiliasi Bank) Pejabat yang memberikan wewenang2 Nama: Jabatan: Tanggal: 2 Pejabat yang berwenang (ditunjuk oleh Eselon I/II) mengajukan permintaan dan mempertanggung- jawabkan penggunaan dana (A) tidak boleh sama dengan pejabat yang mengelola dana (B). Pejabat yang menyetujui pembayaran tidak boleh sama dengan yang membuat pembukuan dan menandatangani cek/transfer bank. 3 Pejabat yang mengelola dana (B) tidak boleh sama dengan pejabat yang menandatangani cek/transfer dana (C) dan yang melakukan rekonsiliasi bank/pembukuan (D) 4 Rekening bank yang resmi digunakan oleh Instansi/Pengelola Program untuk program KHPPIA bantuan UNICEF 5 Pengeluaran dana dari bank minimal dengan 2 tanda tangan yang masuk dalam daftar nama di C yang berstatus PNS dan berasal dari Unit yang terkait. 6 Direktur Jenderal atau setingkat Direktur Jenderal untuk K/L
- 119. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 103 Lampiran 5. FACE DCT/Pengiriman Dana Langsung
- 120. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 104 Lampiran 6. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana (SPJ)
- 121. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 105 Lampiran 7. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dan Permintaan Dana Baru
- 122. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 106 Lampiran 8. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dengan (Refund)
- 123. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 107 Lampiran 9. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana Sebagai Refund
- 124. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 108 Lampiran 10. FACE Pertanggung-Jawaban Penggunaan Dana dengan Usulan Penggunaan Sisa Dana (Reprogramming)
- 125. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 109 Lampiran 11. FACE Reimbursement - Permintaan Alokasi untuk Penggantian Dana
- 126. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 110 Lampiran 12. FACE Reimbursement Permintaan Penggantian Dana
- 127. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 111 Lampiran 13. FACE Permintaan Alokasi Dana Pembayaran Langsung (Direct Payment)
- 128. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 112 Lampiran 14. FACE Permintaan Pembayaran Langsung (Direct Payment)
- 129. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 113 Lampiran 15. Tabel Ringkasan Jumlah Anggaran VS Penggunaan Anggaran per Kegiatan, berserta Informasi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran Kegiatan (AWP) RAB (Rp) Pengeluaran (Rp) Perbedaan/ Variance (Rp) % Perbedaan/ Variance Activity 1.1. (Diisi Nama Kegiatan) Activity 1.2 (Diisi Nama Kegiatan) Total
- 130. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 114 Penjelasan Pengisian Formulir FACE Ketentuan Umum FACE Form dibuat dalam format menggunakan dua bahasa (Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris), dengan penjelasan pada masing-masing bagian, sebagai berikut: 1. Bagian atas formulir - Negara: Indonesia - Kode dan Nama Program: Outcome - Kode dan Nama Proyek: Output - Pejabat yang bertanggung jawab: Nama pejabat dari K/L/ Organisasi yang berwenang meminta dan melaporkan dana bantuan UNICEF (sebagaimana tercantum dalam formulir contoh tandatangan, bagian A) - K/L Pengelola Program: Nama lembaga/K/L/organisasi yang menerima kiriman dana dari UNICEF - Mata uang: Rupiah atau USD (untuk transaksi / kegiatan yang diadakan di luar negeri). - Tipe permintaan dana (dicontreng sesuai tipe): • DCT/Pengiriman Dana Langsung (Direct Cash Transfer): Penyaluran dana kegiatan dari UNICEF ke K/L pengelola program sebelum kegiatan dimulai • Penggantian Dana (Reimbursement): Penggantian dana kegiatan dari UNICEF ke K/L pengelola program setelah kegiatan selesai dilaksanakan • Pembayaran Langsung (Direct Payment): Pembayaran langsung dana kegiatan oleh UNICEF kepada pihak ketiga atas persetujuan K/L/Organisasi pengelola program - Tanggal: Tanggal/bulan/tahun pengisian formulir FACE (harus dicantumkan) - No Referensi: Nomor yang memberikan informasi mengenai nomer arsip K/L/Organisasi dan tahun anggaran, misalnya No.Ref: Bappenas/15/DCT Q2/WASH
- 131. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 115 2. Kolom Nama Kegiatan, AWP & Kurun Waktu - Kode referensi sesuai AWP - Nama kegiatan sesuai dengan AWP yang telah disetujui. - Kurun waktu kegiatan (triwulan) - UNICEF akan melengkapi Nomer FC (Funds Commitment) referensi pada saat memroses permintaan dana. 3. Kolom Kode untuk Badan PBB Lain --- Tidak Perlu diisi. 4. Kolom Laporan Pengeluaran (Kolom A – D) - Kolom A: Kegiatan yang disetujui oleh UNICEF dan/atau Jumlah dana yang telah diterima oleh K/L pengelola program. - Kolom B: Jumlah dana yang dilaporkan, sesuai laporan keuangan dan laporan kegiatan yang didukung oleh bukti pengeluaran aktual yang bisa diperiksa sewaktu-waktu oleh staf UNICEF. - Kolom C: Jumlah pengeluaran yang disetujui UNICEF, sesuai dengan perincian biaya yang telah disetujui bersama dan laporan keuangan (diisi oleh UNICEF). - Kolom D: Selisih dana, antara dana yang telah disetujui dikurangi biaya pengeluaran aktual (diisi oleh UNICEF). 5. Kolom Permintaan/Persetujuan Dana (Kolom E – G) - Kolom E: Permintaan dana dari K/L. Dana kegiatan sesuai dengan AWP yang telah disetujui dengan mencantunkan kurun waktu permintaan (triwulan). - Kolom F: Dana yang disetujui oleh UNICEF, berdasarkan permintaan dari K/L/Organisasi pengelola program (diisi oleh UNICEF). - Kolom G: Jumlah dana baru dan/atau sisa dana lama yang masih harus dipertanggungjawabkan. (diisi oleh UNICEF). 6. Pengesahan: - Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada saat mengajukan permintaan dana dan atau penggantian dana kegiatan: ”Permintaan dana diatas telah sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan (AWP). - Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – pada saat melaporkan pengeluaran dana kegiatan: ”Pengeluaran di atas telah dipergunakan untuk kegiatan sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan (AWP) dan lampiran Rencana Anggaran Biaya (RAB)
- 132. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 116 7. Tanda Tangan - FACE Form harus direview dan ditandatangani oleh staf UNICEF yang terkait - FACE Form harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang meminta/melaporkan penggunaan dana bantuan UNICEF sebagaimana tercantum dalam formulir contoh tanda tangan, bagian A. Cara Pengisian Formulir FACE Cara Pengisian Permintaan Dana DCT/Pengiriman Dana Langsung – ref. Lampiran 5: Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: DCT/Pengiriman Dana Langsung 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Masukan jumlah permintaan dana pada KOLOM E. 5. Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada bagian pengesahan 6. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi rencana anggaran biaya (RAB). Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 7. Staf program UNICEF yang bertanggung-jawab akan melengkapi KOLOM F dan KOLOM G, mengisi nomor FC (pada KOLOM nama kegiatan), mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program section/kepala perwakilan UNICEF. 8. Setelah pembayaran dilakukan, kemudian staf keuangan UNICEF akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis mengenai pengiriman dana, copy formulir FACE dan RAB yang sudah di setujui.
- 133. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 117 Cara Pengisian Pertanggung-jawaban Penggunaan Dana (SPJ) - ref. Lampiran 6 Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: DCT/Pengiriman Dana Langsung 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B. 6. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran dan laporan kegiatan. 7. Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – bagian pengesahan Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 8. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM C, D, dan G dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari Pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF. 9. Setelah pembayaran dilakukan, kemudian staf keuangan UNICEF akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis mengenai pengiriman dana, copy formulir FACE dan RAB yang sudah di setujui. Cara Pengisian Pertanggung-jawaban penggunaan dana dan permintaan dana baru untuk triwulan berikutnya – ref. Lampiran 7 Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: DCT/Pengiriman Dana Langsung
- 134. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 118 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B. 6. Isi kolom nama kegiatan sesuai AWP di baris yang baru dan cantumkan jumlah permohonan dana di KOLOM E. 7. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran dan laporan kegiatan. 8. Cantumkan tanda (V) pada kedua kotak pertama dan kedua – bagian pengesahan Langkah yang dilakukan oleh staff UNICEF: 9. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari dari Pimpinan UNICEF daerah/ kepala unit/kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF 10. Setelah pembayaran dilakukan, kemudian staf keuangan UNICEF akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis mengenai pengiriman dana, copy formulir FACE dan RAB yang sudah di setujui. Cara Pengisian Pertanggung-jawaban penggunaan dana dengan Pengembalian Sisa dana (Refund) – ref. Lampiran 8 dan Lampiran 9 Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: DCT/Pengiriman Dana Langsung 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan)
- 135. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 119 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B. 6. Pejabat berwenang menanda-tangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran dan laporan kegiatan. 7. Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – bagian pengesahan 8. Lampirkan copy bukti transfer pengembalian dana (refund) Langkah yang dilakukan oleh staff UNICEF: 9. Staf program UNICEF yang bertanggungjawab akan melengkapi KOLOM C, dan D, sesuai angka pada laporan pengeluaran yang disetujui. Jumlah siasa dana yang dikembalikan (refund) diisi pada kolom F dengan angka negatif, mengisi KOLOM G = D + F, dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari Pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program section/kepala perwakilan UNICEF. Cara Pengisian Pertanggungjawaban penggunaan dana dengan usulan pengunaan sisa dana (Reprogramming) – ref. Lampiran 10 Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: DCT/Pengiriman Dana Langsung. 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan). 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B. 6. Buat baris yang baru, dan isi kolom nama kegiatan baru dengan nama kegiatan reprogramming
- 136. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 120 7. Cantumkan jumlah dana reprogramming pada KOLOM E 8. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran, laporan kegiatan dan lampirkan ringkasan permintaan reprogramming (Lampiran 35). 10. Cantumkan tanda (V) pada kedua kotak pertama dan kedua – bagian pengesahan Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 11. Staf program UNICEF memastikan bahwa kegiatan yang dimaksud bukanlah kegiatan yang disebabkan oleh keterlambatan, 12. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM C, dan D, sesuai angka pada laporan pengeluaran yang disetujui, melengkapi kolom F dengan angka negatif (sesuai besarnya reprogramming), Melengkapi Kolom G = D + F. 13. Sebagai persetujuan pada baris usulan kegiatan reporgramming, staf UNICEF mengisi KOLOM F dan G, dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF. Cara pengisian formulir reimbursement (permintaan alokasi untuk penggantian dana) - ref. Lampiran 11 (Formulir yang disiapkan sebelum kegiatan selesai dilaksanakan) Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi: 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: Penggantian Dana 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Masukan informasi kurun waktu kegiatan (triwulan kegiatan) dan jumlah permintaan dana pada KOLOM E . 5. Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada bagian pengesahan 6. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi dan lampiran perincian biaya.
- 137. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 121 Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 7. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM F dan KOLOM G, mencantumkan nomer Funds Commitment, mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF. 8. Setelah FACE permintaan alokasi dana disetujui, kemudian staf program UNICEF akan mengirimkan copy formulir FACE yang sudah disetujui. Cara Pengisian formulir reimbursement - permintaan penggantian dana ref. Lampiran 12. (Formulir yang disiapkan setelah kegiatan selesai dilaksanakan) Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi: 1. Lengkapi bagian atas formulir 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: Penggantian Dana 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah Jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B 6. Cantumkan tanda (V) pada kotak kedua – pada bagian pengesahan 7. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran dan laporan kegiatan. Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 8. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari Pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF 9. Setelah pembayaran dilakukan, kemudian staf keuangan UNICEF akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis mengenai pengiriman dana dan copy formulir FACE yang sudah disetujui.
- 138. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 122 Cara pengisian permintaan alokasi dana pembayaran langsung (direct payment) ref. Lampiran 13 (Formulir yang disiapkan sebelum kegiatan dilaksanakan) Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi: 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan dana: Pembayaran langsung 3. Isi nomer referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan) 4. Masukan Jumlah permintaan alokasi dana di KOLOM E. 5. Cantumkan tanda (V) pada kotak pertama – pada bagian pengesahan 6. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi dan lampiran rencana anggaran biaya (RAB). Langkah yang dilakukan oleh staff UNICEF: 7. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan melengkapi KOLOM F dan G, mengisi nomer Funds Commitment, mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari Pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program cluster/ kepala perwakilan UNICEF. 8. Setelah FACE permintaan alokasi dana disetujui, kemudian staf program UNICEF akan mengirimkan copy formulir FACE yang sudah disetujui. Cara Pengisian permintaan pembayaran langsung (direct payment) -ref. Lampiran 14 (Formulir yang disiapkan setelah kegiatan selesai dilaksanakan) Langkah yang dilakukan oleh K/L/Organisasi: 1. Lengkapi bagian atas formulir. 2. Pilih dan tandai tipe permintaan: Pembayaran langsung 3. Isi nomor referensi kegiatan sesuai AWP dan Nama Kegiatan sesuai dengan AWP pada kolom nama kegiatan, beserta informasi kurun waktu kegiatan (triwulan)
- 139. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 123 4. Cantumkan jumlah dana yang disetujui di KOLOM A (acuan yang digunakan adalah jumlah dana KOLOM G dari copy Formulir FACE yang sudah disetujui UNICEF). 5. Cantumkan jumlah pengeluaran dana kegiatan yang dilaporkan di KOLOM B. 6. Pejabat berwenang menandatangani dan mengirim formulir FACE dengan dilengkapi Laporan Keuangan Per Mata Anggaran, laporan kegiatan dan invoice yang berisi informasi Nama dan nomer rekening pihak ketiga, untuk keperluan pembayaran. Langkah yang dilakukan oleh staf UNICEF: 7. Staf program UNICEF yang bertanggung jawab akan mengisi nomor vendor sesuai SAP yang dimaksud dan melengkapi KOLOM C, D, F dan G dan mengesahkan dokumen, untuk kemudian mendapatkan persetujuan dari Pimpinan UNICEF daerah/kepala unit/kepala program cluster/kepala perwakilan UNICEF 8. Setelah pembayaran dilakukan, kemudian staf keuangan UNICEF akan mengirimkan pemberitahuan secara tertulis mengenai pengiriman dana, copy formulir FACE dan RAB yang sudah disetujui. Cara Pengisian Permintaan Perubahan Rencana Anggaran Sebelum Kegiatan- . Perubahan anggaran terjadi sebelum kegiatan, dan besarnya tidak melebihi 20% dari biaya per kegiatan dan tidak melebihi total keseluruhan anggaran yang telah disetujui. Cara pengisian FACE adalah sama seperti
- 140. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 124 Permintaan DCT Pengiriman Dana Langsung dengan juga melampirkan revisi RAB yang baru. K/L harus melampirkan surat permohonan dan justifikasi yang dapat menjelaskan perlunya perubahan anggaran per kegiatan tersebut. Cara Pengisian Permintaan Perubahan Pelaporan Anggaran Setelah Kegiatan Perubahan anggaran terjadi setelah kegiatan selesai dilaksanakan, dan besarnya tidak melebihi 20% dari biaya per kegiatan dan tidak melebihi total keseluruhan anggaran yang telah disetujui. Cara pengisian FACE adalah sama seperti proses pertanggungjawaban penggunaan dana, dengan melampirkan: - Surat penjelasan tentang perlunya perubahan anggaran per kegiatan tersebut. - Table ringkasan jumlah angaran VS penggunaan anggaran per kegiatan, berserta informasi variance perubahan anggaran (Lihat Lampiran 15.). Jika ada perubahan anggaran yang melebihi 20% anggaran per kegiatan, maka diperlukan persetujuan tertulis dari program officer UNICEF terlebih dahulu. Catatan: Kenaikan anggaran yang melebihi total anggaran yang telah disetujui sebelumnya tidak disarankan, maka diperlukan persetujuan dari program officer UNICEF terlebih dahulu dan K/L diwajibkan melakukan permintaan dana dengan menggunakan formulir FACE yang baru (Lihat FACE form Permintaan Dana Langsung).
- 141. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 125 Lampiran 16. Format Rencana Anggaran Biaya (RAB) Rencana Anggaran Biaya (RAB)/Itemized Cost Estimate (ICE) Instansi Pelaksana Program (Implementing Partner) Program / Project: Kegiatan di AWP/Activity in AWP: No Rekening Nama Rekening Nama dan Alamat Bank No. Kegiatan Unit Satuan Biaya (Rp) Rencana Biaya (Rp) Training Travel Meeting Lainnya Sub Total TOTAL BIAYA Dibuat oleh: Mengetahui: PUMK PJOK
- 142. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 126 Lampiran 17. Contoh Alur Proses Pengajuan Dana dan Pelaporan Kegiatan di Daerah (Penyaluran Dana Ditjen Bina Bangda ke Bappeda Provinsi) Transfer Dana Transfer Dana Pelaporan TOR & RAB Pengajuan Dana BAPPEDA PROVINSI (Area Kerjasama) BAPPEDA • Pengajuan TOR dan RAB yang ditandatangani PPK dan BPP • Format RAB sesuai PEDUM • Draft Usulan dikirim kepada Ditjen Bina Bangda (konsultasi/ finalisasi usulan) diperiksa dan disetujui PJOK • Surat Pengantar Usulan dari Kepala Bappeda • Waktu pengajuan usulan lengkap dari daerah (3 hari Kerja) • Usulan dikirim kepada Ditjen Bina Bangda (Dir. SUPD IV) dan copy ke Sekretariat KHPPIA. DITJEN BINA BANGDA • Mereviu usulan Daerah (3 hari Kerja) • Proses persetujuan dan perintah bayar dari PJOK Ditjen Bina Bangda ke Bank (2 hari Kerja) • Ditjen Bina Bangda mengirim Face Form ke UNICEF 3. UNICEF • Mereviu Face Form dan memproses transfer dana kepada Ditjen Bina Bangda (5 hari Kerja) 4. DITJEN BINA BANGDA • Melakukan transfer dana ke rekening provinsi yang disetujui oleh PJOK (1 hari Kerja) 5. BAPPEDA • Bappeda Provinsi menginformasikan kepada Sekretariat Ditjen Bina Bangda dengan melampirkan bukti penerimaan dana dan penyampaian laporan setelah kegiatan selesai dilaksanakan UNICEF Ditjen Bina Bangda, Kemendagri Pembukaan Rekening Daerah diatur dalam PMK No. 182/PMK.05/2017 tentang Pengelolaan Rekening Milik Satuan Kerja Lingkup Kementerian Negara/ Lembaga 3 2 4 1 5
- 143. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 127 Lampiran 18. Tabel Mekanisme Pengesahan Hibah (Uang) (Hibah Langsung/Pencairan Dana Tanpa Melalui Kppn) Tahapan Pengesahan Dokumen Pendukung Pengajuan Kepada (Instansi yang berwenang Memproses) Diajukan Oleh Pengajuan No. Register Surat Permohonan dilengkapi lampiran: a) Naskah Perjanjian Hibah atau dokumen lain yang dipersamakan; : b) Ringkasan Hibah;) (Grant Summary); c) Surat Kuasa/ Pendelegasian kewenangan untuk menandatangani perjanjian hibah Dirjen Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko (DJPPR) c.q. Direktur Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen (EAS), Kemen Keuangan Pimpinan Kementerian /Lembaga/ Satker selaku PA/ KPA Pengajuan Persetujuan Pembukaan Rekening Hibah Surat Permohonan persetujuan pembukaan rekening hibah langsung, dilengkapi lampiran: a) Surat Kuasa KPA/Kepala Satuan Kerja kepada Kuasa BUN; b) Salinan/ copy persetujuan Nomer Register dari Dit. EAS, Kemenkeu. Kepala KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah (KPPN- KPH) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) “Satu Rekening untuk satu Register Hibah” Revisi DIPA: Pencantuman/pencatatan pagu belanja dana hibah Kas kedalam DIPA K/L, melalui Biro Perencanaan dilengkapi: 1. Ringkasan Hibah; b) Copy Nomer Register; c) copy persetujuan pembukaan rekening; d) SPTMHL, sesuai standar biaya dan peruntukan. Direktur Jenderal Anggaran / Direktur Jenderal Perbendaharaan, Kemenkeu PA/KPA dari Kementerian /Lembaga
- 144. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 128 Tahapan Pengesahan Dokumen Pendukung Pengajuan Kepada (Instansi yang berwenang Memproses) Diajukan Oleh Pengesahan Pendapatan dan Belanja Dokumen yang disahkan: SP2HL (Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung) SP4HL (Surat Perintah Pengesahan Pengembalian Pendapatan Hibah Langsung) Lampiran dokumen: Copy R/K atas rekening hibah SPTMHL (Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung) SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) Copy No. Register dan surat persetujuan pembukaan rekening untuk pengajuan SP2HL pertama kali KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah Luar Negeri; Satker Terkait / KPA
- 145. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 129 Lampiran 19. Laporan Penggunaan Hibah Langsung Laporan Penggunaan Hibah Langsung Uang LAPORAN PENGGUNAAN HIBAH LANGSUNG UANG TAHUN ....... Kode/Nama Satker : Eselon I : Register Hibah : Sudah / Belum No: ................. Nilai Total Hibah yang Diterima : Rp. Periode Realisasi (Rp) Sisa Rekening / Dana yang belum digunakan Keterangan Belum disahkan Sudah disahkan Triwulan I Triwulan II Triwulan III Triwulan IV Jumlah .................., ..................... Disiapkan: Mengetahui: PUMK PJOK
- 146. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 130 Lampiran 20. Surat Pernyataan Telah Menerima Hibah Langsung (SPTMHL) SURAT PERNYATAAN TELAH MENERIMA HIBAH LANGSUNG (SPTMHL) Nomor:............... Menyatakan bahwa saya atas nama: Kementerian / Lembaga : Eselon I : Satker : Nomor & Tgl. DIPA : Nomor & Tgl. DIPA Revisi : Bertanggung jawab penuh atas segala penerimaan hibah berupa uang yang diterima langsung dari: Pemberi Hibah : UNICEF Tgl dan Nomor Perjanjian Hibah : Nomor Register : Nilai Komitmen Hibah : Digunakan dalam rangka.....(sebutkan tujuan hibah: ..................), tanpa melalui KPPN dengan rincian sebagai berikut: No Pendapatan Belanja Akun Jumlah Uang (Rp) Akun Jumlah Uang (Rp) 1 431232 521211 524119 522151 522191 524114 521231 524111 Total Bukti-bukti terkait hal tersebut diatas disimpan sesuai ketentuan yang berlaku pada Satuan Kerja K/L untuk kelengkapan administrasi dan keperluan pemeriksaan aparat pengawas fungsional. Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenarnya. Jakarta, .... Bulan... TA ... Pejabat Eselon I K/L Selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) ttd
- 147. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 131 Lampiran 21. Surat Perintah Pengesahan Hibah Langsung (SPTMHL) SURAT PERINTAH PENGESAHAN HIBAH LANGSUNG (SPTMHL) Nomor: ............. Kuasa Bendahara Umum Negara, KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah Agar melakukan pengesahan sejumlah: Saldo Awal Rp. .......................................................................... Pendapatan Hibah Rp. .......................................................................... Belanja terkait Hibah Rp. .......................................................................... Saldo Akhir Rp. .......................................................................... Tahun Anggaran .................................. Dasar Pengesahan Satker Kewenangan Nama Satker DIPA Awal, Tgl No. DIPA DIPA Revisi, Tgl Kewenangan Pelaksanaan (KP/KD/DK/TP): Fungsi/Subfungsi/Program: Kegiatan, Output, Lokasi, Jenis Belanja: Sumber Dana / Cara Penarikan: Nomer Register: BELANJA PENDAPATAN Akun Belanja Jumlah Uang (Rp) BA/Unit Eselon 1/ Lokasi/ Akun/Satker Jumlah Uang (Rp) 521211 524119 522151 522191 524114 521231 524111 Jumlah Belanja Jumlah Pendapatan Kepada : Bendahara Umum Negara untuk dibukukan seperlunya Yaitu : Pengesahan Realisasi Hibah Langsung Bentuk Uang Untuk Belanja Hibah Periode ....................... 2021, Program RI-UNICEF Register No: ........... Jakarta, 2021 A.n. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat panandatangan SPM ....................................
- 148. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 132 Lampiran 22. Surat Pemberitahuan Pengiriman Dana Surat Pemberitahuan Pengiriman Dana Tanggal – No surat Dengan hormat, Perihal: Pengiriman Dana Bersama ini diberitahukan bahwa kami telah mengirimkan dana sebesar Rp. Xxx (.................. Rupiah) Proyek Kode di AWP Kegiatan FC No. Dokumen Pembayaran Jumlah (Rp.) No. Tanggal TOTAL: sesuai dengan surat permintaan Bappenas No. Pusat/13/PME/ Kerja Sama RI-UNICEF (Bappenas)/00 melalui: Bank : Bank XXX-XXX A/C No. : XXX-XXX Atas nama : Guna kelancaran administrasi keuangan, kami mohon agar Bapak/ Ibu melengkapi dan mengembalikan segera formulir "Tanda Terima" transfer dana terlampir serta melampirkan fotokopi nota kredit penerimaan uang dari bank ke: UNICEF Jakarta (up: XX /Cluster/ Unit) Gedung World Trade Centre II, Lt. 22 Jl. Jend Sudirman Kav. 31, Jakarta 12920 Demikian harap maklum. Hormat kami, UNICEF Programme Officer UNICEF Kepada PJOK
- 149. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 133 Lampiran 23. Formulir Tanda Terima Pengiriman Dana Formulir tanda terima pengiriman dana Dengan ini menyatakan bahwa uang yang ditransfer oleh UNICEF untuk: Nama Kegiatan No. Acuan RKT No. Acuan FC No. Dokumen Pembayaran Sejumlah Rp ___________ (_______________) Ke: Bank : Rekening No : AtasNama : Alamat: Telah dikredit oleh pihak Bank ke rekening kami diatas pada tanggal ....... (isi tanggal transaksi penerimaan dana yang tertera pada rekening koran) Demikian pemberitahuan dari kami. PJOK ____________
- 150. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 134 Lampiran 24. Laporan Keuangan Per Mata Anggaran/Jenis Pengeluaran Kementerian/lembaga Program : ................................................................................................................................................................................ Program / Proyek : ................................................................................................................................................................................ Nama Kegiatan : ................................................................................................................................................................................ PA No.: FC No. Jumlah: Rp. Tanggal Laporan: Mata Anggaran/ Jenis Pengeluaran Detail Rencana Biaya Total Rencana Biaya (Rp.)-(A) Detail Pengeluaran Aktual Total Pengeluaran Aktual (Rp.)-(B) Sisa (Rp.) (A-B) Catatan Orang Hari Frekuensi Satuan Biaya (Rp.) Orang Hari Frekuensi Satuan Biaya (Rp.) Total Diperiksa oleh, Mengetahui, Disiapkan Ttd & tgl Ttd & tgl Ttd & tgl (_______________) (______________) (______________)
- 151. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 135 Lampiran 25. Laporan Kegiatan LAPORAN KEGIATAN Program/Proyek : ………………………………………………………............................……… Nama Kegiatan : …………………………………………………...............................………… No. acuan pengiriman dana : No. FC ……….. No. PA ………… tanggal ………………………. Jumlah dana : Rp. ………....................…...............……. Pelaksanaan : Lokasi ……………………………………………......................………… Proses : Tanggal …………………………………………......................………… : ………………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… Keluaran : ………………………………...........................……………………………… Rencana tindak lanjut ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… : ………………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… ………..………………………...........................……………………………… …………….., …….-20…... Di ttd oleh Ka. Dinas / PJOK Kementerian/Lembaga
- 152. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 136 Lampiran 26. Proses Melakukan Fasilitas Bebas Bea Masuk dan Pajak 1. Untuk mendapatkan fasilitas bebas bea masuk bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri mengikuti proses sebagai berikut: a) UNICEF menyampaikan surat perihal permintaan pembebasan bea masuk, PPN & PPN-BM, dan pajak lainnya atas pengadaan barang luar negeri dilengkapi dengan dokumen pendukung seperti: PP19, Bill of Lading/Airway bill, Invoice/Proforma Invoice, dan Packing List kepada Pimpinan Unit Pelaksana selaku Pengampu Program Kerjasama RI-UNICEF pada Kementerian/Lembaga penerima barang, dengan tembusan Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat. b) Berdasarkan daftar rencana pengadaan barang/jasa (supply plan) tahunan yang tercantum dalam AWP, Pimpinan Unit Pelaksana K/L terkaitakanmenelitisuratpermintaanUNICEFtersebutdanjikatidak ada hal-hal yang memberatkan dapat menyampaikan persetujuan atau rekomendasi atas surat permintaan pembebasan bea masuk, PPN & PPN-BM, dan pajak lainnya atas pengadaan barang luar negeri tersebut langsung kepada Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara serta Kepala Bagian Kerjasama Teknik Multilateral, Biro KTLN Sekretariat Negara dengan tembusan kepada UNICEF, serta Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat. c) Sekretariat Negara kemudian akan mempelajari persetujuan atau rekomendasi tersebut, serta meneliti kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen pendukungnya seperti: Formulir PP 19 (sesuai lampiran II KMK 89/2002) yang telah diisi, dicap dan ditandatangani oleh pejabat UNICEF. Bill of Lading (bila barang dan/atau peralatan didatangkan melalui laut) atau Airway Bill (bila barang dan/atau peralatan didatangkan melalui udara). Packing List (daftar barang). Invoice/Proforma Invoice. d) Dalam hal tidak ada hal-hal yang memberatkan untuk memberikan rekomendasi pemberian fasilitas kepabeanan, Sekretariat Negara dapat menyampaikan surat rekomendasi kepada Ditjen Bea Cukai (dengan tembusan ke UNICEF dan KetuaTim Teknis di Bapennas) untuk memberikan fasilitas bebas bea masuk, PPn, PPnBM, dan pajak lainnya atas pengadaan barang UNICEF yang didatangkan dari luar negeri.
- 153. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 137 2) Untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi pengadaan barang UNICEF yang berasal dari dalam negeri mengikuti proses sebagai berikut: a) UNICEF mengajukan permintaan rekomendasi pembebasan PPN dan atau PPN-BM kepada Pimpinan Unit Pelaksana selaku Pengampu Program Kerjasama RI-UNICEF pada Kementerian/ Lembaga penerima barang, mengikuti proses seperti tercantum pada pengadaan barang dari luar negeri, akan tetapi dengan kelengkapan dokumen sebagai berikut: Proforma Invoice. Faktur Pajak dari supplier. Perjanjian pengadaan barang/jasa dengan pihak supplier (misalnya : contract agreement, lease agreement, dsb). Untuk pejabat/tenaga ahli dilengkapi dengan Surat Persetujuan Pemerintah yang bersangkutan. b) Pimpinan Unit Pelaksana K/L terkait akan meneliti surat permintaan UNICEF tersebut dan jika tidak ada hal-hal yang memberatkan dapat menyampaikan persetujuan atau rekomendasi atas surat permintaan pembebasan PPN dan pajak lainnya atas pengadaan barang tersebut langsung kepada Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara serta Kepala Bagian Kerjasama Teknik Multilateral, Biro KTLN Sekretariat Negara dengan tembusan kepada UNICEF, serta Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas selaku Ketua Tim Teknis Tingkat Pusat. c) Biro KTLN, Sekretariat Negara melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan, dalam hal tidak ada hal-hal yang menberatkan Biro KTLN, Sekretariat Negara menerbitkan Surat Rekomendasi yang ditujukan kepada KPP BADORA Ditjen Pajak; d) Berdasarkan surat rekomendasi tersebut, Biro KTLN, Sekretariat Negara, KPP BADORA dapat menindaklanjuti persetujuan pembebasan/ restitusi PPN/PPN-BM tersebut;
- 154. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 138 1) Dalam situasi darurat (emergency) permintaan fasilitas bea masuk dalam rangka bantuan kemanusiaan berdasarkan PP. No. 23 Tahun 2008 bagi barang UNICEF yang berasal dari luar negeri atau fasilitas bebas pajak bagi baran UNICEF yang berasal dari dalam negeri mengikuti proses sebagai berikut: a) UNICEF menyampaikan surat perihal pengadaan barang kepada Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB); b) BNPB melakukan penelitian atas surat permintaan pengadaan barang tersebut dan jika tidak ada hal-hal yang memberatkan dapat memberikan persetujuan yang ditujukan kepada Ditjen Bea dan Cukai untuk mendapatkan fasilitas bebas masuk serta merekomendasikan kepada kantor pelayanan pajak setempat untuk mendapatkan fasilitas bebas pajak bagi pengadaan barang tersebut.
- 155. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 139 Lampiran 27. Pelaksanaan Pengawasan oleh UNICEF Penilaian Mikro (Micro Assesment) Dalam rangka pelaksanaan HACT (Harmonized Approach to Cash Transfers) oleh Badan PBB, UN agencies akan melakukan penilaian mikro atas kemampuan manajemen keuangan kementerian/ lembaga pelaksana yang akan menerima dana dari UN Agencies di setiap periode Country Program. Penilaian mikro akan dilakukan secara transparan oleh UN agencies atau Kantor Akuntan Publik yang ditunjuk oleh Komisi Eksekutif Badan PBB (UNICEF, UNDP dan UNFPA) dengan melibatkan kementerian/lembaga pelaksana program kerjasama terkait. Penilaian mikro merupakan penilaian terhadap kapasitas manajemen keuangan pelaksana program yang meliputi akuntansi, pengadaan, laporan dan internal control yang dilakukan oleh auditor independen terdaftar untuk seluruh pelaksana program, minimal satu kali terhadap pelaksana program yang telah menerima transfer dana langsung (Direct cash transfer/ DCT) $100,000 atau lebih dan berlaku sampai dengan 5 tahun. Resiko tinggi (high risk) diberlakukan untuk pelaksana program yang belum selesai melakukan penilaian mikro. Untuk pelaksana program yang menerima transfer dana langsung (Direct cash transfer/ DCT) di bawah $100,000 dilakukan penilaian dengan Simplified financial management checklist. Mengingat pentingnya pemahaman yang jelas mengenai tujuan dan proses penilaian, serta informasi yang diperoleh selama proses penilaian berlangsung, UN agencies akan mengirimkan surat pemberitahuan beserta daftar pertanyaan dan dokumen pendukung yang diperlukan sebelum proses penilaian dimulai. Hasil dari penilaian mikro tersebut dapat digunakan oleh semua UN agencies. Penilaian tersebut mencakup: Kemampuan teknis kementerian/lembaga sebagai suatu institusi; Kualifikasi dan jumlah staf keuangan yang menangani dana program kerjasama; Prosedur dan sistem aliran dana; Prosedur dan sistem akuntansi yang digunakan; Hasil laporan audit dari bagian audit kementerian/lembaga yang bersangkutan; Hasil laporan audit dari badan/perusahaan audit dari luar kementerian/lembaga;
- 156. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 140 Sistem monitoring dan pelaporan; serta Sistem informasi yang digunakan oleh kementerian/lembaga tersebut. Spot check Spotcheck dilakukan pada instansi pelaksana di semua tingkat administrasi serta dititikberatkan pada aspek tertib administrasi keuangan yang mencakup hal-hal sebagai berikut: Kelengkapan pencatatan penerimaan dan transaksi pengeluaran; Kelengkapan rekening koran bulanan; Kelengkapan dan keabsahan bukti pengeluaran dan persetujuan dari PJOK dan PUMK; Kelengkapan pencatatan buku bank, buku kas, buku pembantu uang muka dan bank rekonsiliasi yang harus harus ditandatangani oleh PJOK dan PUMK setiap tanggal 5 bulan berikutnya; Kesesuaian sisa uang dalam kas dan bank dengan pembukuan; Kesesuaian pemanfaatan dana antara rencana dan pelaksanaan kegiatan; Kepatuhan penerapan Pedoman Umum (Pedum) dan standar satuan biaya yang ditetapkan. Kementerian/lembaga pelaksana program wajib memfasilitasi, memberikan tanggapan, membuat rencana tindak lanjut atas temuan/ rekomendasi dan menandatangani laporan spotchek tersebut. Tindak lanjut dari rekomendasi tersebut harus dilaksanakan paling lambat 1 (satu) bulan dan dilaporkan ke UNICEF. Apabila rekomendasi tidak ditindaklanjuti dan bisa mempengaruhi tingkat resiko kementerian/lembaga pelaksana dan atau ditemukan hal-hal yang menyimpang dari ketentuan administrasi yang telah ditetapkan, maka UNICEF akan melaksanakan langkah-langkah sebagai berikut: Mengirim surat peringatan pertama kepada kementerian/lembaga pelaksana program; Apabila tidak ada tanggapan atas surat peringatan pertama dalam jangka waktu 2 (dua) bulan, maka UNICEF akan menghentikan pengiriman uang muka dana program kerjasama dan merubah mekanisme pendanaan menjadi reimbursement, yaitu penggantian biaya penyelenggaraan yang ditanggung terlebih dahulu oleh kementerian/lembaga pelaksana program kerjasama;
- 157. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 141 • Apabila pada spotcheck kedua tidak ada perubahan atas temuan dari spotcheck sebelumnya, maka akan segera direkomendasikan untuk dilakukan special audit, yaitu pelaksanaan audit yang lebih mendalam dan terperinci. Audit Berkala (Scheduled Audit) Pada pelaksanaan audit berkala Auditor akan memeriksa laporan keuangan dan dokumen pendukung lainnya yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran dana program kerjasama Pemerintah RI-UNICEF. Kementerian/Lembaga pelaksana program kerjasama wajib memfasilitasi pemeriksaan ini, yang mencakup antara lain: 1) Otorisasi biaya termasuk FACE forms dan permintaan pembayaran langsung Kesesuaian otorisasi biaya-biaya dengan peraturan dan prosedur yang ada Kesesuaian biaya-biaya dengan RAB yang telah disepakati Supporting dokumen atas biaya-biaya konsisten dengan peraturan dan prosedur yang ada 2) Kontrak-kontrak pengadaan Penawaran yang berkompetitif atas biaya-biaya yang telah disepakati dalam RAB Konsistensi penggunaan vendor dengan peraturan dan prosedur dan memiliki perjanjian dengan agency Pengadaan supplies dan service konsisten dengan peraturan dan prosedur yang telah disepakati dalam RAB 3) Akuntansi; keuangan dan laporan Panduan atau pedoman akuntansi keuangan Metode dan standar akuntansi keuangan yang dipakai Pemisahan tugas antara komponen akuntansi dan komponen manejemen Pemisahan staf akuntansi sebagai pencatat transaksi dan yang melakukan pembayaran Rekonsiliasi bulanan atas transaksi bank dan transaksi keuangan lainnya
- 158. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 142 4) Memelihara keamanan atas catatan-catatan dan laporan keuangan Prosedur fasilitas pengamanan dokumen-dokumen keuangan Peraturan cara penyimpanan dokumen-dokumen keuangan 5) Sampel pengeluaran Memeriksa apakah kesediaan dokumen pendukung pengeluaran seseuai dengan peraturan dan prosedur Memeriksa apakah aktivitas program sesuai dengan RAB Memeriksa apakah pengeluaran telah diperiksa dan disetujui sesuai dengan peraturan dan prosedur Memeriksa apakah pengeluaran telah tercermin dalam FACE form yang dibuat Memeriksa apakah sampel transaksi telah tercatat dalam catatan akuntansi dan R/K bank Memeriksa apakah semua supporting document yang telah dibayarkan di stamped “PAID” Memeriksa apakah FACE form disajikan dengan periode yang konsisten Memeriksa apakah harga barang dan jasa dalam pengadaan sesuai dengan standar harga jika ada.
- 159. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 143 Lampiran 28. Surat Perintah Membayar SURAT PERINTAH MEMBAYAR (SPM) TAHUN ANGGARAN ………………… Nama K/L: PUMK/PihakKetiga*): Nomor Rekening Bank: Dasar Pembayaran/No. dan Tanggal SPP: Untuk Keperluan/Kegiatan: Jumlah SPP yang diminta: Rp……………. (terbilang …………………………………..) ……………, tanggal………………… Direktur/Kepala **) (tanda tangan) (nama lengkap) NIP Catatan: *) Coret salah satu **) PJOK jika menjabat sebagai Direktur/Kepala
- 160. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 144 Lampiran 29. Surat Permintaan Pengadaan Barang Surat Permintaan Pengadaan Barang Catatan: Surat ini harus ditandatangani oleh Kepala Kantor/ PJOK atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Program Jakarta paling lambat 2 bulan sebelum barang tersebut diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Surat ini kemudian akan diajukan lebih lanjut kepada UNICEF Supply Unit. Tanggal: ………………..... No. Surat: …./…./….. Dengan ini kami ingin meminta pengadaan barang berikut untuk kegiatan seperti yang disebutkan di bawah ini dan untuk didistribusikan sesuai daftar distribusi terlampir. Kegiatan ini telah ditinjau dan dibahas bersama dengan Programme Officer UNICEF dan sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan) dan output proyek. No Spesifikasi Barang Nama Proyek Jumlah Satuan Unit Barang Perkiraan Harga Total (Rp) Penerima (alamat lengkap sesuai daftar distribusi terlampir) (Mohon berikan sedetil mungkin spesifikasinya agar barang yang dibeli sesuai nantinya) Permintaan sebelumnya (jika ada): …………….(No. Surat dan tanggal) Tujuan kegiatan:…………………………………………………….. Dengan Hormat, (Tanda tangan dan Stempel) Kepala Kantor/ PJOK
- 161. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 145 Lampiran 30. Daftar Distribusi Pengadaan Barang No. Nama Barang Jumlah Satuan Unit Barang Alamat Lengkap Penerima Barang Nama Penerima Barang Penerima Barang Telp No. dan HP
- 162. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 146 Lampiran 31. Surat Permintaan Pengadaan Jasa Surat Permintaan Pengadaan Jasa Catatan: Surat ini harus ditandatangani oleh Kepala Kantor/ PJOK atau yang setingkat dan disampaikan kepada UNICEF Programme Jakarta paling lambat 2 bulan sebelum jasa tersebut diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Surat ini kemudian akan diajukan lebih lanjut. Tanggal: ………………........ No. Surat: ….. /…... /….. Dengan ini kami ingin meminta pengadaan jasa ……………………………………… untuk kegiatan …………….……………………………………………… seperti tertera di dalam PROPOSAL terlampir. Kegiatan ini telah ditinjau dan dibahas bersama dengan Programme Officer UNICEF dan sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan) dan output proyek. Dengan Hormat, (Tanda tangan dan Stempel) Kepala Kantor/ PJOK Catatan: PROPOSAL dilampirkan bersamaan dengan surat ini
- 163. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 147 Lampiran 32. Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa (MPHL-BJS) Contoh Memo Pencatatan Hibah Langsung Barang/Jasa (MPHL-BJS) KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL / BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL (BAPPENAS) MEMO PENCATATAN HIBAH LANGSUNG BENTUK BARANG/JASA/SURAT BERHARGA Tanggal 31 Desember 2021 Nomor : Kuasa Bendahara Umum Negara, KPPN Jakarta II (019) Agar melakukan pencatatan atas penerimaan hibah langsung bentuk barang/ jasa/surat berharga : Tahun Anggaran : 2021 Dasar Pencatatan MPHL-BJS TAHUN 2018 Satker Kewenangan Nama Satker 017312 KP Kantor Menteri Negara PPN/ Bappenas Fungsi, Sub-fungsi, BA, Unit Eselon I, Program 01.01.055.01.06 Kegiatan.Output.Lokasi. 2937.608.01.51 Sumber Dana/Cara Penarikan 15/- Nomor Register 2XFJZUTA ASET / BEBAN JASA PENDAPATAN Akun Jumlah Uang BA/Unit Eselon I/Lokasi/ Akun/Satker Jumlah Uang 522131 18.295.601.881,- 999.02.01.51.431222.977263 18.295.601.881,- Jumlah Aset/Beban Jasa 18.295.601.881,- Jumlah Pendapatan 18.295.601.881,-
- 164. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 148 Kepada: Bendahara Umum Negara untuk dibukukan seperlunya Yaitu : Pencatatan Realisasi Hibah Langsung Bentuk Jasa Periode Januari- November 2021, Program Kerja Sama RI-UNICEF Periode 2021- 2025 (ProDoc Bappenas dari Donor United Nations Children’s Fund (UNICEF) Register No. 2XFJZUTA Jakarta, 31 Desember 2021 Kuasa Pengguna Anggaran Himawan Hariyoga Djojokusumo NIP. 19590427 198511100
- 165. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 149 Lampiran 33. Format Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa Contoh Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa BERITA ACARA SERAH TERIMA (BAST) HIBAH BERUPA JASA PELAKSANAAN PROGRAM KERJA SAMA RI-UNICEF PERIODE 2021- 2025 Tahun Anggaran 2021 Nomor : JKPME/18/14 Pada hari ini Selasa, ………… 2021 yang bertanda tangan di bawah ini: I. Nama : Silas Rapold Jabatan : Chief Planning, Monitoring & Evaluation, UNICEF Indonesia Alamat : WTC 2, Lt.22 Jl. Jend. Sudirman Kav. 31, Jakarta 12920 Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama pemberi hibah yaitu UNICEF yang tertuang pada Perjanjian Hibah Program Kerja Sama RI-UNICEF Periode 2021-2025, sesuai Programme Document (ProDoc) tanggal ........ untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA II. Nama : Pungkas Bahjuri Ali, STP, MS, Ph.D Jabatan : Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat, Bappenas Alamat : Jalan Taman Suropati No.2, Jakarta 10310 Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama penerima hibah Program Kerjasama RI-UNICEF Periode 2021-2025 yaitu Kementerian PPN/ Bappenas untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA. PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA secara bersama-sama untuk selanjutnya disebut PARA PIHAK bersepakat untuk mengadakan serah terima hibah barang dan jasa sesuai ProDoc tanggal 28 Maret 2021 yang telah diregistrasi ke Direktorat Evaluasi Akuntansi dan Setelmen,
- 166. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 150 Direkproposalat Jenderal Pengelolaan Pembiayaan dan Risiko Kementerian Keuangan dengan Nomer Register 2XFJZUTA : a. PIHAK PERTAMA menyatakan telah menyerahkan haknya atas kegiatan hibah Tahun Anggaran 2021 berupa jasa senilai USD ……. atau setara IDR ………… dengan rincian sebagai berikut : No. Komponen Program (Cluster) Kurs yang digunakan: Nilai USD Setara IDR 1. Gizi (Nutrition) 14,383 (UN rate Desember 2021) xxx xxxxxx 2 Air Bersih, Sanitasi dan Higiene (WASH) xxxx xxxxxxxx 3. Kesehatan (Health) xxxxxx xxxxxxxxxx 4. Pendidikan (Education) xxxx xxxxxxx 5. Perlindungan Anak (Child Protection) xxxxxx xxxxxxxxx 6. Kebijakan Sosial (Social Policy) xxxxx xxxxxxxx 7. Efektivitas Program xxxxx xxxxxxxxx TOTAL xxxxxxx xxxxxxxxxxxx b. Hal yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan termasuk seluruh dokumen pendukung dan tanggungjawab pengadaan jasa termasuk biaya yang dikeluarkan sebagaimana tersebut dalam Berita Acara Serah Terima ini seluruhnya dilakukan dan sepenuhnya menjadi akuntabilitas dan tanggungjawab PIHAK PERTAMA. c. PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima hibah kegiatan jasa sebagaimana tersebut pada lampiran yang disertai dengan Laporan Hasil Kegiatan, dan dengan ditandatanganinya Berita Acara Serah Terima ini maka pengelolaan atas hasil kegiatan Jasa beralih pada PIHAK KEDUA.
- 167. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 151 Demikian Berita Acara Serah Terima ini dibuat dalam rangkap tiga untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA Silas Rapold Pungkas Bahjuri Ali Chief of Planning, Monitoring & Evaluation UNICEF Indonesia Direktur Kesehatan dan Gizi Masyarakat Kementerian PPN/Bappenas Mengetahui, Himawan Hariyoga Djojokusumo Sekretaris Kementerian PPN/Sestama Bappenas Selaku Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
- 168. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 152 Lampiran 34. Contoh Form Request Reprogramming Reprogramming Cluster XX . IR XXX Laporan Keuangan Per Mata Anggaran Reprogramming Rencana Kegiatan Kegiatan (AWP) RAB (Rp) Pengeluaran (Rp) Sisa Dana (Rp) Kegiatan (AWP) Reprogramming Coordination and cross pokja meeting at National Level 18,425,000 17,125,000 1,300,000 Coordination of Country Programme implementation by BAPPENAS secretariat at central level 63,850,000 Cross pokja meeting for IR Mid Year Review at national level 190,055,000 127,160,945 62,894,055 Total 208,480,000 144,285,945 64,194,055 Total Reprogramming 63,850,000 Sisa Dana 344,055
- 169. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 153 Lampiran 35. Surat Keterangan Tanggung Jawab Mutlak (SKTM) SURAT KETERANGAN TANGGUNGJAWAB MUTLAK Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Asal K/L : Kegiatan : Jumlah Penggantian Biaya Perjalanan Dinas : Rp. (……………………………………………………………………………………...) Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa saya: 1. Bertanggungjawab atas penggunaan biaya perjalanan dinas sebagaimana disebut di atas dan berkewajiban untuk melampirkan bukti fisik pengeluaran dana yang sah berdasarkan tata cara pertanggungjawaban penggunaan anggaran sebagaimana telah diatur dalam Pedoman Umum Kerja Sama RI-UNICEF 2021-2025; dan 2. Bersedia mengembalikan sisa dana perjalanan dinas apabila dikemudian hari ditemukan adanya selisih biaya perjalanan dinas yang tidak dilaporkan dan dibuktikan sebagaimana mestinya. Sisa dana tersebut akan saya serahkan kepada pengelola program kerja sama RI-UNICEF. Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab. ……………, …………… 2021 Yang membuat pernyataan, Meterai Rp.10.000,- ……………..…………………….
- 170. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 154 Lampiran 36. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab PJOK, PUMK dan Staf Keuangan Tugas Pokok dan Tanggung Jawab PJOK, PUMK dan Staf Keuangan 1.1.1.1. PJOK a) Berhak mengajukan permintaan dan mempertanggungjawabkan bantuan UNICEF. b) Bertanggungjawab atas pelaksanaan teknis kegiatan. c) Berwenang memverifikasi permintaan pengeluaran uang dari bank melalui dokumen Surat Pengajuan Uang Muka Kegiatan (SPUMK) dan Surat Perintah Membayar (SPM) yang disiapkan oleh PUMK. d) Berwenang menyetujui pelaksanaan kegiatan dan penggunaan uang dengan menandatangani kuitansi pembayaran tunai yang ada di kas tunai. 1.1.1.2. PUMK a) Bertanggungjawab dalam mengelola keuangan dana bantuan. b) Menyiapkan dokumen SPUMK, SPM dan cek/surat transfer bank hanya bila kegiatan akan dimulai. c) Menandatangani kuitansi pembayaran tunai. d) Berkoordinasi dengan Bagian Keuangan K/L bersangkutan. 1.1.1.3. Staf Keuangan a) Membuat pembukuan. b) Membuat rekonsiliasi bank. c) Membantu PJOK dan PUMK.
- 171. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 155 Lampiran 37. Format Laporan Tahunan Hasil/Outcome : Output/Keluaran Indikator Kinerja Utama Kegiatan Berdasarkan AWP Alokasi Dana Realisasi Evaluasi dan Rekomendasi Indikator Data Awal (Tahun) Target Akhir (Tahun) Capaian Tahun … (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Output 1.1 (Malnutrisi pada balita): Meningkatnya kapasitas Pemerintah dan mitra, baik di pusat dan daerah, dalam perencanaan, pendanaan, implemetasi, pemantauan dan evaluasi program multi-sektor, untuk mencegah stunting dan masalah gizi lainnya 1. Jumlah provinsi yang melaksanakan pelatihan Pemberian Makan Bayi dan Anak (PMBA) melalui pembelajaran jarak jauh dengan pendampingan UNICEF 0 (2020)/ Materi pelatihan jarak jauh dan laporan kegiatan 8 (2025)/ Materi pelatihan jarak jauh dan laporan kegiatan Keterangan pengisian: Kolom 1-4 diisi sesuai CPAP Kolom 5 diisi sesuai capaian tahun yang dilaporkan
- 172. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 156 Lampiran 38. Tabel Alur Rincian Proses Perencanaan, Peninjauan Capaian, dan Monitoring Keterangan: Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Februari Di masing- masing provinsi RAKORTEKDA/ Rapat Koordinasi Triwulan I Bappeda Provinsi Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Bappeda Provinsi • • Membantu pemerintah daerah dalam memahami arah dan tujuan pelaksanaan program kerja sama di tahun berjalan. • • Melakukan koordinasi antar stakeholder dari tingkat provinsi/kabupatan/kota • • Melakukan tinjauan terhadap rencana program dan kegiatan di tingkat sub-nasional (provinsi/ kabupaten/kota) agar selaras dengan RPJMD Provinsi/Kab/Kota • • Mendiskusikan detail pelaksanaan kegiatan sesuai dengan AWP tahun berjalan termasuk usulan penajaman AWP dari sisi waktu, penanggung jawab dan lokasi kegiatan. Hasil RAKORTEKDA menjadi laporan triwulanan 1. • • Bappeda Provinsi/ Kota/Kabupaten terkait • • Organisasi Perangkat Daerah • • Ditjen Bangda • • Pihak ketiga • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Ditjen Bangda • • UNICEF Field Office (FO) • • Bagian relevan dari AWP UNICEF tahun berjalan yang telah ditandatangi dengan pemerintah • • Prioritas pembangunan Kab/Kota/Provinsi (RPJMD/RKPD) • • Laporan kegiatan pihak ketiga • • Catatan rapat beserta rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan termasuk usulan detail pelaksanaan AWP tahun berjalan • • Laporan Triwulan I Catatan rapat dan Laporan triwulan 1 dikirimkan dan ditujukan ke Dirjen Bangda dengan cc: Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bangda dan Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas
- 173. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 157 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Maret Di pusat RAKORTEKPUS Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Ditjen Bangda. • • Melakukan koordinasi antar pusat (K/L Teknis) dan daerah (yang diwakili Pemerintah Daerah Provinsi). • • Membahas rencana pelaksanaan kegiatan di daerah dengan K/L terkait. • • Mengidentifikasi dukungan yang akan diberikan oleh K/L pusat untuk pelaksanaan kegiatan di daerah. • • Menyepakati rencana implementasi di daerah (lokasi dan waktu) • • Mengidentifikasi kontribusi daerah untuk indikator CPAP and target tahunan AWP di tingkat nasional • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • K/L Teknis • • Bappeda Provinsi terkait • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF- Bappenas • • UNICEF (PME, Sections, Field Ops) • • Catatan rapat RAKORTEKDA • • Laporan triwulan I • • RKP (Rencana Kerja Pemerintah) • • Dokumen perencanaan pemerintah lainnya. • • AWP RI-UNICEF tahun berjalan yang telah ditandangani • • Catatan rapat beserta rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan termasuk usulan detail pelaksanaan AWP tahun berjalan • • Kerangka kerja hasil capaian daerah (results framework) Kerangka kerja hasil capaian daerah (results framework) menjadi acuan di dalam rapat koordinasi triwulan II, III, dan IV di daerah
- 174. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 158 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Mei Di masing- masing provinsi Rapat Koordinasi Triwulan II BAPPEDA Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Bappeda Provinsi • • Melakukan koordinasi antar stakeholder dari tingkat provinsi /kabupatan/kota • • Mendiskusikan kemajuan dan hambatan pelaksanaan kegiatan AWP tahun berjalan • • Hasil rapat menjadi laporan triwulanan II. • • Bappeda Provinsi/ Kota/Kabupaten terkait • • Organisasi Perangkat Daerah • • Ditjen Bangda • • Pihak ketiga • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • UNICEF Field Office (FO) Kerangka kerja hasil capaian daerah (results framework) menjadi acuan di dalam rapat koordinasi triwulan daerah Laporan kegiatan pihak ketiga Laporan kegiatan tiap output AWP berjalan. • • Catatan rapat beserta rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. • • Laporan Triwulan II dan status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. • • Usulan revisi atau penyesuaian AWP tahun berjalan (jika ada) Catatan rapat dan Laporan triwulan II dikirimkan dan ditujukan ke Dirjen Bangda dengan cc: Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bangda dan Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas.
- 175. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 159 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Juni Di Pusat Rapat Pokja Tengah Tahun Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Focal Point Pokja Bappenas. • • Mereview pelaksanaan AWP di tengah tahun untuk masing-masing output. • • Menyepakati status capaian output sesuai dengan rating output (on-track/off-track- discontinued). • • Mengidentifikasi tantangan- tantangan dan peluang- peluang bagi pelaksanaan AWP. • • Mendiskusikan revisi atau penyesuaian AWP tahun berjalan (jika ada). • • Revisi dapat berupa penambahan atau pengurangan rencana kegiatan dan anggaran. • • Focal point Pokja Bappenas • • K/L Teknis terkait • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF- Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • UNICEF (PME, Sections) • • Bagian yang relevan dari AWP yang telah ditandatangani • • Result Framework AWP masing- masing output. • • Kompilasi laporan kegiatan masing- masing output termasuk laporan kegiatan pihak ketiga dari daerah (disediakan oleh sekretariat Bangda) • • Catatan rapat pokja yang berisikan rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. • • Status status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework dan status rating yang disepakati (on- track/off-track- discontinued) • • Revisi atau penyesuaian AWP tahun berjalan (jika ada). • • Laporan dikonsoli-dasikan oleh Sekretariat UNICEF- Bappenas • • Laporan menjadi masukan bagi Rapat Lintas Pokja Tengah Tahun untuk diformalkan oleh Ketua Tim Teknis dan Deputy Represen-tative UNICEF
- 176. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 160 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Juli Di provinsi/ kabupaten/kota terpilih Joint Monitoring Visit Joint Monitoring Visit dikoordinasikan oleh DitJen Bangda • • Kunjungan lapangan bersama oleh Pemerintah dan perwakilan UNICEF ke area lokasi kerja sama. • • Kunjungan ini untuk meninjau kemajuan capaian program dan mendokumentasikan inovasi/praktek-praktek baik. • • Kunjungan bersifat lintas sektor, pemerintah pusat dan daerah termasuk pihak ketiga dan penerima manfaat langsung. • • Mendiskusikan tantangan, peluang dan perbaikan dalam mekanisme koordinasi pusat-daerah dalam implementasi kerjasama RI-UNICEF. • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • Bappeda Provinsi • • Bappeda Kabupaten • • OPD terkait • • K/L Teknis terkait • • Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • Perwakilan Kementrian Luar Negeri & Setneg • • Pelaksana Pihak Ketiga • • UNICEF (FO,Field Ops, Section, PME) • • Laporan Triwulan dan status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. • • Laporan kegiatan pihak ketiga • • Dokumentasi inovasi dan praktek baik. • • Lokasi kunjungan lapangan di tentukan bersama antara BANGDA dan UNICEF (setiap tahun lokasi akan berbeda) Laporan hasil Joint Monitoring Visit Monitoring tools - programmatic visits Pemantauan aktivitas: • • Apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai rencana dan dilaporkan oleh mitra pelaksana. • • memberikan pengamatan, komitmen dukungan dari pemerintah pusat ke daerah • • Tindak lanjut yang disepakati bersama Pemantauan Output: • • Apakah hasil telah tercapai seperti yang direncanakan dan dilaporkan sesuai dengan results framework yang disepakati? verifikasi sumber laporan • • Identifikasi tantangan dan peluang khusus untuk pelaksanaan program kerjasama selanjutnya Laporan dikonsolidasikan dan dipresentasikan oleh DitJen Bangda di pertemuan lintas pokja tengah tahun
- 177. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 161 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Agustus Di Pusat Rapat Lintas Pokja Tengah Tahun Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Ketua tim teknis, Dit KGM Bappenas. • • Membahas laporan hasil rapat pokja tengah tahun tentang capaian pelaksanaan kegiatan AWP tahun berjalan. • • Menyepakati status capaian seluruh output sesuai dengan rating output (on-track/off-track/ discontinued). • • Menyepakati revisi atau penyesuaian AWP tahun berjalan (jika ada). • • Mendiskusikan aspek-aspek lintas sektoral dan outcome 7 terkait efektivitas program (PME, komunikasi & advokasi, C4D, adolescent, kebencanaan, perubahan iklim, dan data) • • Ketua Tim Teknis, Bappenas • • Deputy Representative UNICEF • • Direktur SUPD IV Bangda • • Focal Point Pokja • • K/L Teknis terkait • • Sekretariat RI- UNICEF-Bappenas • • Sekretariat RI- UNICEF-Bangda • • UNICEF (Head of sections, PME, Field Ops, Output manager) • • Catatan rapat pokja yang berisikan rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. • • Status status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework dan status rating yang disepakati (on-track/off-track- discontinued) • • Catatan rapat beserta rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. • • Laporan Triwulan II dan status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. • • Usulan revisi atau penyesuaian AWP tahun berjalan (jika ada) Status capaian seluruh output. AWP revisi yang disetujui oleh Ketua Tim Teknis (Bappenas) serta Deputy Representative UNICEF. • • Revisi AWP menjadi acuan untuk pelaksanaan kegiatan Q3 & Q4
- 178. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 162 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Agustus Di masing- masing provinsi RAKORMANDA Rapat Koordinasi Triwulan III BAPPEDA Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Bappeda Provinsi • • Melakukan koordinasi antar stakeholder dari tingkat provinsi /kabupatan/kota • • Mendiskusikan kemajuan dan hambatan pelaksanaan kegiatan AWP tahun berjalan • • Mengidentifikasi dan mendokumentasikan berbagai inovasi dan praktik baik (best practice) pelaksanaan program di daerah • • Mengidentifikasi prioritas daerah yang sejalan dengan outcome program kerjasama RI-UNICEF. • • Berdasarkan prioritas pembangunan daerah dan ketersediaan sumber daya UNICEF, merumuskan usulan kegiatan untuk AWP tahun berikutnya. • • Hasil rapat menjadi laporan triwulanan III. • • Bappeda Provinsi/ Kota/Kabupaten terkait • • Organisasi Perangkat Daerah • • Ditjen Bangda • • Pihak ketiga • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • UNICEF Field Office (FO) Kerangka kerja hasil capaian daerah (results framework) menjadi acuan di dalam rapat koordinasi triwulan daerah Dokumen acuan prioritas pembangunan daerah Laporan kegiatan pihak ketiga Laporan kegiatan tiap output AWP berjalan. • • Catatan rapat beserta rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. • • Laporan Triwulan 3 dan status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. • • Dokumentasi inovasi dan praktek baik. Catatan rapat, dokumentasi inovasi dan praktek baik, serta Laporan triwulan III dikirimkan dan ditujukan ke Dirjen Bangda dengan cc: Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF- Bangda dan Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas. Seluruh dokumen menjadi masukan untuk materi paparan Ditjen Bangda di RAKORMAN Pusat.
- 179. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 163 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya September Di pusat RAKORMAN PUSAT Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Ditjen Bangda • • Melakukan koordinasi antar stakeholder daerah dan pusat. • • Mengidentifikasi capaian akhir pelaksanaan program di daerah (outcome, output, dan indikatornya) • • Untuk mengidentifikasi dan mengkonsolidasikan berbagai inovasi dan praktik baik (best practice) program yang dilaksanakan di daerah; • • Untuk mengevaluasi peran koordinasi antara pusat (K/L terkait) dan daerah dalam implementasi kegiatan RI-UNICEF. • • Untuk mengevaluasi peran K/L) dalam mendukung pencapaian rencana program di daerah • • Mengidentifikasi serta merencanakan lebih lanjut pelaksanaan replikasi program di daerah. • • Mereview usulan daerah untuk masukan AWP tahun berikutnya • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • K/L Teknis • • Bappeda Provinsi terkait • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF- Bappenas • • UNICEF (PME, Sections, Field Ops) Catatan rapat, dokumentasi inovasi dan praktek baik, hasil RAKORMANDA serta Laporan triwulan III yang dipresentasikan oleh Ditjen Bangda • • Catatan rapat • • Dokumentasi inovasi dan praktek baik di daerah • • Rencana replikasi daerah • • Dokumentasi usulan daerah untuk AWP berikutnya. Seluruh dokumen menjadi masukan untuk materi paparan Ditjen Bangda di Rapat Pokja Akhir Tahun.
- 180. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 164 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Oktober Di provinsi/ kabupaten/kota terpilih Joint Monitoring Visit Joint Monitoring Visit dikoordinasikan oleh DitJen Bangda • • Kunjungan lapangan bersama oleh Pemerintah dan perwakilan UNICEF ke area lokasi kerja sama. • • Kunjungan ini untuk meninjau kemajuan capaian program dan mendokumentasikan inovasi/praktek-praktek baik. • • Kunjungan bersifat lintas sektor, pemerintah pusat dan daerah termasuk pihak ketiga dan penerima manfaat langsung. • • Mendiskusikan tantangan, peluang dan perbaikan dalam mekanisme koordinasi pusat-daerah dalam implementasi kerjasama RI-UNICEF. • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • Bappeda Provinsi • • Bappeda Kabupaten • • OPD terkait • • K/L Teknis terkait • • Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • Perwakilan Kementrian Luar Negeri & Setneg • • Pelaksana Pihak Ketiga • • UNICEF (FO,Field Ops, Section, PME) • • Laporan Triwulan dan status capaian pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. • • Laporan kegiatan pihak ketiga • • Dokumentasi inovasi dan praktek baik. • • Lokasi kunjungan lapangan di tentukan bersama antara BANGDA dan UNICEF (setiap tahun lokasi akan berbeda) Laporan hasil Joint Monitoring Visit Monitoring tools - programmatic visits Pemantauan aktivitas: • • Apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai rencana dan dilaporkan oleh mitra pelaksana. • • memberikan pengamatan, komitmen dukungan dari pemerintah pusat ke daerah • • Tindak lanjut yang disepakati bersama Pemantauan Output: • • Apakah hasil telah tercapai seperti yang direncanakan dan dilaporkan sesuai dengan results framework yang disepakati? verifikasi sumber laporan • • Identifikasi tantangan dan peluang khusus untuk pelaksanaan program kerjasama selanjutnya Laporan dikonsolidasikan dan dipresentasikan oleh DitJen Bangda di pertemuan pokja akhir tahun
- 181. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 165 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Oktober Di Pusat Rapat Pokja Akhir Tahun Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Focal Point Pokja Bappenas. • • Mereview pelaksanaan AWP di akhir tahun untuk masing-masing output dan melaporkan pencapaian target indikator tahunan. • • Menyepakati hasil akhir capaian output dan indikator sesuai dengan rating output (on-track/ off-track) • • Mengidentifikasi tantangan- tantangan dan peluang- peluang bagi pelaksanaan AWP tahun berikutnya. • • Berdasarkan prioritas pemerintah dan ketersediaan sumber daya UNICEF untuk tahun berikutnya, merumuskan usulan kegiatan untuk AWP tahun berikutnya. • • Focal point Pokja Bappenas • • K/L Teknis terkait • • Dit SUPD IV, Ditjen Bangda • • Dit KGM, Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF- Bappenas • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • UNICEF (PME, Sections) Bagian yang relevan dari AWP yang telah ditandatangani Result Framework AWP masing-masing output. Kompilasi laporan kegiatan masing- masing output termasuk laporan kegiatan pihak ketiga dari daerah (Dipresentasikan oleh Sekretariat RI-UNICEF- Bangda) Catatan rapat pokja yang berisikan rekomendasi dan tindak lanjut pelaksanaan kegiatan. Laporan hasil akhir capaian output dan indikator sesuai dengan rating (on-track/off- track) berdasarkan results framework AWP masing-masing output Draft AWP tahun berikutnya Laporan dikonsolidasikan oleh Sekretariat UNICEF- Bappenas Laporan menjadi masukan bagi Rapat Lintas Pokja Akhir Tahun untuk diformalkan oleh Ketua Tim Teknis dan Deputy Representative UNICEF
- 182. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 166 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya November Di masing- masing provinsi Rapat Koordinasi Triwulan IV BAPPEDA Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Bappeda Provinsi • • Melakukan koordinasi antar stakeholder dari tingkat provinsi /kabupatan/kota • • Mendiskusikan kemajuan dan hambatan pelaksanaan kegiatan AWP tahun berjalan • • Mengkaji kembali usulan kegiatan untuk AWP tahun berikutnya. • • Hasil rapat menjadi laporan triwulanan IV. • • Bappeda Provinsi/ Kota/Kabupaten terkait • • Organisasi Perangkat Daerah • • Ditjen Bangda • • Pihak ketiga • • Sekretariat Program Kerjasama RI-UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda • • UNICEF Field Office (FO) • • Kerangka kerja hasil capaian daerah (results framework) menjadi acuan di dalam rapat koordinasi triwulan daerah • • Dokumen acuan prioritas pembangunan daerah • • Laporan kegiatan pihak ketiga • • Laporan kegiatan tiap output AWP berjalan. Catatan rapat beserta rekomendasi dan laporan akhir pelaksanaan kegiatan tahun berjalan. Laporan Triwulan IV dan laporan akhir pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework. Catatan rapat dan laporan triwulan IV dikirimkan dan ditujukan ke Dirjen Bangda dengan cc: Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF, Direktoral Jenderal Bangda dan Sekretariat Program Kerjasama RI- UNICEF-Bappenas. Seluruh dokumen menjadi masukan untuk materi paparan Ditjen Bangda di Rapat Lintas Pokja Akhir Tahun.
- 183. PPEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 167 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Desember Di Pusat Rapat Lintas Pokja Akhir Tahun Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Ketua tim teknis, Dit KGM Bappenas. • • Membahas laporan hasil rapat pokja akhir tahun tentang capaian akhir pelaksanaan kegiatan AWP tahun berjalan. • • Menyepakati status capaian seluruh output sesuai dengan rating output (on- track/off-track). • • Menyepakati status capaian seluruh target indikator tahunan di AWP sesuai dengan rating indikator(met/unmet). • • Mendiskusikan capaian akhir aspek-aspek lintas sektoral outcome 7 terkait efektivitas program (PME, komunikasi & advokasi, C4D, adolescent, kebencanaan, perubahan iklim, dan data) • • Menyepakati draft AWP tahun berikutnya. • • Ketua Tim Teknis, Bappenas • • Deputy Representative UNICEF • • Direktur SUPD IV Bangda • • Focal Point Pokja • • K/L Teknis terkait • • Sekretariat RI- UNICEF-Bappenas • • Sekretariat RI- UNICEF-Bangda • • UNICEF (Head of sections, PME, Field Ops, Output managers) • • Perwakilan pihak ketiga • • • • Laporan Triwulan IV daerah dan laporan akhir pelaksanaan kegiatan berdasarkan results framework; Dokumentasi inovasi dan praktek baik di daerah; Rencana replikasi daerah (di sampaikan oleh Sekretariat RI- UNICEF-BANGDA) • • Kompilasi hasil rapat pokja akhir tahun (di sampaikan oleh Sekretariat BAPPENAS) • • Laporan hasil akhir capaian output dan indikator sesuai dengan rating (on-track/off-track) berdasarkan results framework AWP masing-masing output • • Draft AWP Tahun berikutnya Draft AWP untuk dibawa ke Rapat Dewan Pengarah untuk memperoleh persetujuan
- 184. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 168 Waktu dan lokasi Kegiatan Deskripsi/Tujuan Pihak yang terlibat Dokumen Rujukan Keluaran Tahapan berikutnya Desember/ Januari (tahun berikutnya) Di Pusat Rapat Tim Pengarah Rapat koordinasi ini dipimpin oleh Ketua tim Pengarah, Deputi SDMK, Bappenas • • Memberi masukan kepada Tim Teknis mengenai laporan substansi materi komponen program kerjasama, capain akhir tahun dan praktik baik. • • Memberi arahaan untuk finalisasi perencanaan program rencana kerja AWP tahun berikutnya • • Ketua Tim Pengarah, Bappenas • • DitJen Bangda • • Representative UNICEF • • Eschelon I - anggota Tim Pengarah dari masing masing K/L Teknis terkait • • Sekretariat RI- UNICEF-Bappenas • • Sekretariat RI- UNICEF-Bangda • • UNICEF (Head of sections, PME, Field Ops, Output managers) • • Laporan hasil akhir tahun capaian program kerjasama • • Final draft AWP Tahun berikutnya Catatan rapat tim pengarah beserta rekomendasi dan laporan akhir pelaksanaan kegiatan tahun berjalan. Penandatanganan AWP tahun berikutnya AWP tahun berikutnya untuk menjadi acuan pelaksanaan program kerjasama di tingkat pusat dan daerah
- 186. PEDOMAN UMUM PELAKSANAANPROGRAM KERJA SAMA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA DENGAN UNICEF PERIODE 2021-2025 170 Kementerian PPN/ Bappenas DIREKTORAT KESEHATAN DAN GIZI MASYARAKAT KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL (BAPPENAS) Jl. Taman Suropati No. 2 Jakarta Pusat, 10310 Telp. (021) 3196603 Email : kgm@bappenas.go.id