Otomatisasi kantor melibatkan penggunaan perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk mengolah dan menyebarkan informasi secara digital di lingkungan kerja. Tujuannya adalah meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan memperbaharui proses bisnis. Aplikasi utamanya meliputi pengolahan kata, email, konferensi audio dan video. Namun, otomatisasi juga dapat mengurangi interaksi personal dan menimbulkan masalah kesehatan j

1. SISTEM OTOMATISASI KANTOR
I PUTU PUTRAYASA

2. LATAR BELAKANG
 Beberapa ratus tahun
yang lalu, ada satu
konsep yang
dipikirkan tentang
masa depan, yaitu
otomatisasi.
Sumber:
http://thinktextiles.blogspot.com/2009/01/joseph-
marie-jacquard-1752-1834-tokoh.html
Mesin jacquard, 1801 menggunakan
kartu berlubang (punch card)

3. LATAR BELAKANG
 Komputer identik dengan otomatisasi.
 Otomatisasi kantor merupakan penerapan
sistem otomatisasi , seperti penerapan
teknologi informasi dan komputer.
 Tahun 1960-an IBM memasarkan mesin ketik
memperkenalkan istilah pengolahan kata
(word processing).
 Kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada
pengolahan kata-kata.

4. LATAR BELAKANG
 Otomatisasi dibutuhkan untuk produksi yang
memerlukan akurasi tinggi
 Otomatisasi diperlukan untuk penyelesaian
pekerjaan dalam waktu yang lebih cepat dan
skala besar
Sumber:https://delialestari38.
wordpress.com/2014/11/11/or
ganisasistruktur-organisasi-
matriksorganisasi-
informalformal-sentralisasi-
vs-desentralisasi-pada-
organisasirentang-kendali/

5. LATAR BELAKANG
 Otomatisasi
dibutuhkan pada
saat tidak ada
sumber daya
manusia yang
mampu
melaksanakan
pekerjaan secara
kontinuSUMBER:
http://news.okezone.com/read/2015/02/13/18/1105365/ketika-
domba-menjadi-pemancar-wifi-di-pedesaan
Domba sebagai pemancar Wi-fi di
pedesaan

6. DEFINISI
 Office automation mengacu
pada berbagai mesin
komputer dan perangkat
lunak yang digunakan
secara digital untuk
membuat, mengumpulkan,
menyimpan, mengubah dan
meneruskan informasi
diantara grup-grup kerja
yang terintegrasi.
SUMBER: http://www.anneahira.com/prinsip-prinsip-
organisasi.htm

7. MAKSUD
 Otomatisasi kantor pada awalnya
dimaksudkan untuk membantu pekerjaan-
pekerjaan administratif
 Memudahkan komunikasi berkaitan dengan
komunikasi informasi orang-orang didalam
maupun diluar perusahaan untuk
meningkatkan produktivitas

8. TUJUAN
 Memperbaharui proses pelaksanaan
pekerjaan
 Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
 Memudahkan komunikasi dan koordinasi
yang lebih cepat

9. PENGGUNA
Pengguna
Otomatisasi
Kantor
Manajer
Profesional
Bagian
Administrasi
Sekretaris
SUMBER: http://accounting-media.blogspot.com/2013/06/sentralisasi-
desentralisasi.html

10. APLIKASI
 Word processing
 E-mail
 Voice mail
 Electronic calendaring
 Audio video conferencing
 faxmile
 Desktop publishing
 Dll.

11. APLIKASI
 Word processing
penggunaan perangkat keras dan perangkat
lunak untuk mengolah kata-kata dan
menyiapkan dokumen yang tercetak.
Contoh : mesin tik, aplikasi word.
 E-mail
Surat elektronik, merupakan metode
mengirimkan pesan, menyimpan dan
meneruskan secara elektronik.

12. APLIKASI
 Voice mail
Metode pengiriman pesan berupa suara
melalui telepon.
 Electronic calendaring
Pengelolaan kalender secara elektronik dapat
berupa organizer maupun telah disediakan
oleh e-mail

13. APLIKASI
 Audio conferencing
Penggunaan peralatan komunikasi ataupun
aplikasi komunikasi oleh pengguna yang
tersebut secara geografis dengan membuat
hubungan audio.
Contoh: conference call (telepon), skype

14. APLIKASI
 Video conferencing
Penggunaan peralatan komunikasi ataupun
aplikasi komunikasi oleh pengguna yang
tersebut secara geografis dengan membuat
hubungan audio.
Video conferencing ini membutuhkan
koneksi yang handal dan stabil, karena yang
ditransmisikan berupa gambar dan audio
yang real time.

15. APLIKASI
 Faxmile
Penggunaan perangkat komunikasi khusus
yang mampu membuat citra dokumen pada
perangkat pengirim dan mencetak salinan
dokumen pada perangkat penerima
Citra
Dokumen
Salinan
Dokumen
Mesin Fax
Pengirim
Mesin Fax
Penerima

16. APLIKASI
 Desktop Publishing
Penggunaan aplikasi pengolahan citra dan
komputer dengan layar dan alat pencetak
yang memiliki resolusi tinggi
Citra yang ditampilkan pada layar adalah
sama persis dengan salinan yang dicetak
menggunakan printer laser.
WYSIWYG (what you see is what you get)

17. DAMPAK NEGATIF
 Mengurangi kebutuhan Sumber Daya
Manusia (SDM)  sebaiknya sebagai
pelengkap bukan sebagai pengganti
 Terlalu mengandalkan kemampuan mesin
(machine minders) pengguna tetap
memiliki motivasi kerja

18. DAMPAK NEGATIF
 Kehilangan kontak secara personal, karena
penyampaian informasi telah diambil alih
oleh mesin  tetap ada koordinasi langsung
face to face
 Menimbulkan masalah kesehatan karena
kurang aktivitas bergerak dan terlalu lama
menggunakan mesin  lebih banyak
melakukan refresh dan aktivitas gerak.

19. DAMPAK POSITIF
Internal:
1. Efisiensi biaya dan
meningkatkan
produktifitas
2. Kesempatan bagi SDM
perusahaan untuk
memperpendek hari kerja
3. Memperbaiki kesalahan-
kesalahan kerja lebih
mudah mengunakan
otomatisasi
4. Pekerjaan yang
menjemukan dapat
dialihkan ke mesin-mesin
Eksternal:
1. Bertambahnya kesempatan
di bidang pemeliharaan
sehingga kebutuhan akan
SDM teknisi, programer
untuk memperbaiki
kerusakan mesin
2. Bertambahnya kesempatan
dan kebutuhan akan
trainner dalam
menggunakan mesin-
mesin
3. Bertambahnya kesempatan
dalam bisnis otomatisasi
(penjualan, purnajual)

20. KETERBATASAN
 Otomatisasi juga memiliki kendala:
1. Suatu mesin ataupun perangkat lunak
dirancang hanya untuk kebutuhan tertentu
dan tidak dapat mengerjakan seluruh
pekerjaan secara terintegrasi
2. Kerusakan mesin dan perangkat lunak
otomatisasi dapat menghentikan kinerja dan
produktifitas perusahaan

21. REFERENSI
 McLeod, R. Schell, G.P.2008. Sistem Informasi
Manajemen. Edisi Kesepuluh. Salemba
Empat. Jakarta.
 http://thinktextiles.blogspot.com/2009/01/jos
eph-marie-jacquard-1752-1834-tokoh.html