Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
VIẾT TẮT GIẢI THÍCH
PL Pháp lệnh
UBTVQH Uỷ ban thường vụ quốc hội
VTNN Vật tư Nông nghiệp
QĐ Quyết định
UB Uỷ ban
VB Văn bản
CP Cổ phần
CNTT Công nghệ thông tin
VT – LT Văn thư – lưu trữ
Table of Contents
CHƯƠNG I ................................................ Error! Bookmark not defined.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ....Error! Bookmark not
defined.
1.1 SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ ...Error! Bookmark not
defined.

2
1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ..Error! Bookmark not
defined.
1.2.1 Một số khái niệm về lưu trữ.............. Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Tính chất............................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.3 Nguyên tắc quản lý............................ Error! Bookmark not defined.
1.2.4 Nội dung công tác lưu trữ ................. Error! Bookmark not defined.
1.3 CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ ..........Error!
Bookmark not defined.
1.3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ.................... Error! Bookmark not defined.
1.3.2 Xác định giá trị tài liệu...................... Error! Bookmark not defined.
1.3.3 Thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ ..... Error! Bookmark not defined.
1.3.4 Thống kê lưu trữ................................ Error! Bookmark not defined.
1.3.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ..................... Error! Bookmark not defined.
1.3.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ.................... Error! Bookmark not defined.
* Khái niệm:............................................... Error! Bookmark not defined.
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:.....Error! Bookmark not
defined.
Nguyên tắc bảo quản tài liệu:.................... Error! Bookmark not defined.
Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ: ......Error! Bookmark not
defined.
Một số biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ:.............Error! Bookmark not
defined.
1.3.7 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ .......Error! Bookmark not
defined.
Khái niệm:.................................................. Error! Bookmark not defined.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ: ............. Error! Bookmark not defined.
Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:.................Error!
Bookmark not defined.
HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN .......................................................................... 18
HỘP SỐ 01........................................................................................................ 18

3
LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành
nhu cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng
nhiều phương tiện, nó là một công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý và
điều hành xã hội. Văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thông tin. Nó
được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh
lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…..Chính vì thế, con người ngày càng
nhận rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng
để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền
cho đời sau.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày
càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não
con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin được ghi chép lại. Vì
thế, con người đã nghĩ ra cách lưu giữ các văn bản, giấy tờ đó để phục vụ cho
các hoạt động xã hội của mình. Công tác lưu trữ ra đời cũng nhằm đáp ứng nhu
cầu cấp bách đó. Hiện nay, nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới công
tác này. Rất nhiều những văn bản quy phạm pháp luật về nội dung này đã được
ban hành tiêu biểu như Pháp lệnh lưu trữ Quốc Gia số 34 năm 2001.
Nhưng trong thực tế, công tác lưu trữ tại số cơ quan đơn vị hiện nay lại
không được coi trọng, ngay cả ở các bộ, ban, ngành, hay ở nhiều địa phương
việc lưu trữ cũng chưa được tổ chức thống nhất theo đúng quy định của Nhà
nước. Chính vì tính cấp thiết đó, em đã có dịp đi sâu vào thực tế tìm hiểu về
thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác lưu trữ không
chỉ đơn giản là đem đi cất một tài liệu vào kho mà nó là cả một quá trình nghiên
cứu kỹ lưỡng, và đánh giá một cách thận trọng tỷ mỉ. Đó là một công việc đòi

4
hỏi tính logíc và tính khoa học cao. Vì vậy, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:
“Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp
Hà Nội - Thực trạng và giải pháp” cho khoá luận tốt nghiệp của mình với mong
muốn có thể góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ trong các cơ
quan tổ chức và đặc biệt là tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Với đối tượng nghiên cứu là công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội,
mục đích của em khi thực hiện đề tài này đó là: Trên cơ sở khảo sát những tình
hình thực tế về việc thực hiện công tác lưu trữ tại công ty như việc tuyển dụng,
sử dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong công ty. Đồng thời,
thu thập các tài liệu, số liệu về công tác lưu trữ, về năng lực xử lý công việc của
cán bộ lưu trữ, từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm yếu trong công tác lưu trữ
của đơn vị; trên cơ sở đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu
quả công tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội nói riêng
và các cơ quan đơn vị khác nói chung, góp phần thúc đẩy nền cải cách hành
chính của nước ta hiện nay.
Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân em đã sử dụng hệ thống các
phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp
phân tích, tổng hợp, và phương pháp quan sát để hoàn thành khoá luận này.
Khoá luận của em được trình bày gồm ba chương:
- Chương I: Lý luận chung về công tác lưu trữ.
- Chương II: Thực trạng về công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư
Nông nghiệp Hà Nội.
- Chương III: Một số đề xuất nhằm nâng cao công tác lưu trữ tại công ty
Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Do khoảng thời gian tìm hiểu có hạn nhưng em đã cố gắng rèn luyện kỹ
năng cho bản thân và học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm từ thực tế. Đồng thời
em nhận thấy mình còn rất nhiều khiếm khuyết trong công việc. Vì vậy mà trong
quá trình thực tế cũng như trong khoá luận này không thể tránh khỏi những

5
thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét của quý thầy cô
cũng như quý nhà trường để khoá luận này của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI.
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG
NGHIỆP HÀ NỘI
- Tên công ty:
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
- Tên giao dịch:
HANOI AGRICULTURAL MATERIEL JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: AGRIMATECO
- Trụ sở chính: 115 Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai,
Thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: (04). 3 8641 489
- Fax: (04). 3 6641 631
- Số ĐKKD: 0103007192
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần vật tư Nông
nghiệp Hà Nội

6
Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội tiền thân là công ty VTNN Hà Nội, vốn là
một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 2815 QĐ/UB
của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội ngày 14 tháng 11 năm 1992, với trụ sở
đặt tại 69 Ngõ Thổ Quan, Phố Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Công ty thành lập nhằm cung cấp vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất Nông
nghiệp (chủ yếu là phân bón các loại). Mang trong mình trọng trách của một
công ty cấp hai, công ty VTNN Hà Nội có nhiệm vụ nhận hàng hoá của Nhà
nước, cấp phát cho các Quận, các cửa hàng, các hợp tác xã và những khu vực
ngoại thành Hà Nội. Với sự phấn đấu không ngừng, công ty đã ngày một phát
triển và khẳng định vị thế cũng như uy tín của mình trên thị trường toàn thành
phố.
Xã hội ngày càng phát triển, diện tích đất nông nghiệp cũng ngày bị thu
hẹp dần, vì thế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng gặp không ít
khó khăn. Trước tình hình đó, Công ty buộc phải mở rộng sản xuất kinh doanh
sang các loại hình khác để phù hợp hơn với cơ chế thị trường. Cụ thể, từ năm
1994-1998 công ty đã bốn lần bổ xung thêm các ngành nghề kinh doanh như:
- Ngày 16 tháng 12 năm 1994: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang kinh
doanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến, thiết bị, máy móc nông
nghiệp, các loại giống cây trồng, kinh doanh vật liệu xây dựng.
- Ngày 25 tháng 01 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang cung
ứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật.
- Ngày 21 tháng 12 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang tổ
chức vận tải thủy để phục vụ yêu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và
khách hàng.
- Ngày 14 tháng 05 năm 1998: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang vận
tải bộ phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và khách hàng, xây
dựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp phát triển nông thôn và nhu
cầu xã hội.

7
Guồng quay của nền kinh tế xã hội ngày càng nhanh, thực tế đòi hỏi các
doanh nghiệp phải không ngừng phát triển và thay đổi chính mình để phù hợp
hơn với cơ chế thời đại, một lần nữa Công ty VTNN Hà Nội lại có một bước
ngoặt lớn trong lịch sử phát triển của mình. Được sự cho phép của Uỷ ban nhân
dân thành phố Hà Nội, theo Quyết định số 2508/QĐ-UB ngày 26 tháng 4 năm
2004 về việc cho phép công ty VTNN Hà Nội triển khai cổ phần hoá và Quyết
định số 998/QĐ-UB ngày 28 tháng 2 năm 2005 về việc chuyển doanh nghiệp
Nhà nước thành Công ty Cổ phần, Công ty VTNN Hà Nội chính thức chuyển
đổi thành công ty Cổ phần với tên gọi: Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội, có trụ
sở chính đặt tại 115 Đường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội. Với
số vốn điều lệ thành lập gần 5 tỷ đồng, công ty Cổ phần VTNN Hà Nội được
phép tham gia kinh doanh sản xuất các ngành nghề sau:
- Kinh doanh vật tư Nông nghiệp;
- Cung ứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật;
- Kinh doanh các loại giống cây trồng, vật nuôi;
- Kinh doanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến;
- Chế biến nông, lâm sản thực phẩm;
- Buôn bán hàng hoá, hàng tiêu dùng, tư liệu sản xuất, cho thuê bến bãi,
kho tàng;
- Kinh doanh sửa chữa, lắp ráp máy nông nghiệp, nông cụ, công cụ phục
vụ sản xuất nông nghiệp và nông thôn, máy móc thiết bị khác;
- Kinh doanh vận tải, thuỷ, bộ;
- Xây dựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp, nông nghiệp phát
triển nông thôn và nhu cầu xã hội;
- Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng;
- Kinh doanh bất động sản, xây dựng cho thuê nhà ở và văn phòng;
- Kinh doanh các loại phân bón và vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp;

8
- Kinh doanh các mặt hàng cơ kim khí, sắt, thép, phế liêu, thứ liệu (trừ các
loại phế liệu nhập khẩu gây ô nhiễm môi trường).
Khi chuyển sang cổ phần hoá, công ty đã sử dụng và tiếp tục ký hợp đồng
thuê đất với Sở tài nguyên Môi trường: với 15.130,3m2
đất tại 9 địa điểm để
phục vụ sản xuất kinh doanh. Đó là những địa điểm sau:
1. Khu vực văn phòng công ty 115 Đường Giáp Bát;
2. Khu vực Cống Thôn – Gia Lâm;
3. Khu vực Lĩnh Nam – Hoàng Mai;
4. Khu vực Thị trấn Sóc Sơn;
5. Khu vực xã Dương Xá – Gia Lâm;
6. Khu vực xã Xuân Nộn – Đông Anh;
7. Khu vực Vĩnh Quỳnh – Thanh Trì;
8. Khu vực xã Xuân Phương – Từ Liêm;
9. Khu vực xã Ngọc Hồi – Thanh Trì.
“Vạn sự khởi đầu nan”, sau khi Cổ phần hoá, công ty đã gặp không ít khó
khăn về vốn cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vốn ban
đầu công ty còn nhỏ, lại mới chuyển sang kinh doanh những nghành nghề mới,
bỡ ngỡ và cũng không ít lần thất bại, song bằng niềm tin và sự phấn đấu không
ngừng của toàn thể ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty đã từng bước
mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời xây dựng cơ
cấu tổ chức của công ty ngày một hoàn thiện hơn cả về số lượng và chất lượng,
tạo uy tín với các bạn hàng cũng như với người tiêu dùng trên cả nước.
Tính từ khi mới cổ phần đến nay, Công ty đã có rất nhiều thành tích xuất
sắc trong mọi công việc. Công đoàn và Chi bộ công ty đã hoàn thành tốt mọi
nhiệm vụ được giao, luôn đi đầu trong mọi hoạt động cũng như gương mẫu
trong công tác. Chi bộ công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã vinh dự
được nhận bằng khen: “Chi bộ trong sạch, vững mạnh” của Quận uỷ Hoàng
Mai. Không những thế, đội an ninh tự vệ của công ty cũng đã có rất nhiều thành

9
tích xuất sắc trong việc góp phần bảo vệ trật tự an ninh trên địa bàn phường nói
riêng cũng như trên địa bàn thành phố nói chung. Và đã được UBND Quận
Hoàng Mai trao tặng bằng khen: “Đơn vị có thành tích xuất sắc trong phong
trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc năm 2009”.
Với nguyên tắc hoạt động: “Tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng
pháp luật”, hướng tới mục tiêu: “Không ngừng nâng nâng cao lợi ích của các
Cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và góp phần
thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước”.
Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội ngày càng phát triển và khẳng định được vị thế
và uy tín của mình trên trị trường cả nước nói chung và toàn thành phố nói
riêng.

10
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội sau khi Cổ phần hoá
GĐ điều hành
Hội đồng quản trị
Phó GĐ
Ban kiểm soát
Phòng TC-HC P. Kinh doanh
P. Kỹ thuật
P. Kế toán P. VT - LT
Kho &
cửa
hàng
Ngọc
Hồi
Khu
Xuân
Nộn
Đông
Anh
Kho và
cửa
hàng
trạm
Sóc Sơn
Trung
tâm TM
& sản
xuất vật
liệu mới
Nhổn
Kho
Cống
Thôn
Gia
Lâm
Kho
thuốc
BVTV
Vĩnh
Quỳnh
Trạm
VTNN
Dương
Xá Gia
Lâm
TTTM
GD &
cho thuê
căn hộ
Lĩnh
Nam

11
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng ban công ty Cổ
phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội
Tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 05
phòng chức năng. Đó là các phòng sau:
* Phòng kinh doanh
Cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh gồm 6 người: 01 trưởng
phòng, 01 Phó phòng và 04 nhân viên.
Chức năng nhiệm vụ của phòng là:
- Lập các Kế hoạch kinh doanh và giúp Giám đốc trực tiếp triển khai công
tác sản xuất kinh doanh tại công ty;
- Thiết lập và giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và hệ thống nhà
phân phối;
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại lợi
nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp;
- Xây dựng hệ thống marketing, đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm;
- Đồng thời, phối hợp với các phòng chức năng có liên quan nhằm mang
đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
* Phòng Kế toán
Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kế toàn gồm 5 người: 1 trưởng phòng, 1 Phó
phòng và 3 nhân viên.
- Tham mưu và giúp Giám đốc quản lý tài sản, tiền mặt của công ty;
- Cập nhật sổ sách, chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính và hạch toán kết
quả sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước quy
định;

12
- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh,
kế hoạch thu chi tài chính của công ty; việc nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ
gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn;
- Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế
độ quy định của công ty;
- Đồng thời, kết hợp với những bộ phận khác tạo nên hệ thống mạng lưới
thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
* Tổ chức hành chính tổng hợp
Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng tổ chức hành chính tổng hợp gồm 12 người:
1 trưởng phòng, 1 Phó phòng và 10 nhân viên.
- Giúp Giám đốc quản lý và tổ chức tuyển dụng cán bộ công nhân viên
trong công ty;
- Xác định nhu cầu nguồn nhân lực cần có trong công ty;
- Xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ trong công ty sao cho phù hợp;
- Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, biên chế cho công nhân viên của công ty;
- Tổ chức các hoạt động hành chính của công ty phục vụ cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của toàn công ty;
- Đồng thời, tổ chức các hoạt động nghỉ dưỡng cho cán bộ công nhân viên
trong công ty theo tiêu chuẩn công ty đề ra.
* Phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm
Cơ cấu tổ chức của phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm gồm 3
người: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên.
- Giúp Giám đốc quản lý về kỹ thuật, các khâu sản xuất và chất lượng sản
phẩm, vật tư hàng hoá;

13
- Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất và
xác định chất lượng sản phẩm;
- Quản lý, cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất cho các đơn vị trực
thuộc theo kế hoạch của công ty đề ra;
- Kiểm tra, giám sát chất lượng của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường;
- Tư vấn, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế kỹ thuật phục vụ cho
sản xuất;
- Đồng thời, kết hợp với phòng kinh doanh nghiên cứu xác định được
những sản phẩm tốt theo yêu cầu của thị trường.
* Phòng văn thư - lưu trữ
Cơ cấu tổ chức của phòng văn thư lưu trữ gồm 2 người kiêm cả công tác
văn thư và công tác lưu trữ.
- Giúp lãnh đạo soạn thảo ban hành các văn bản trong và ngoài công ty;
- Có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại và xử lý các văn bản đi và văn bản đến
của công ty;
- Quản lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu của công ty theo đúng quy định;
- Xắp xếp và bảo quản các hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ của công ty một
cách khoa học và hợp logic;
- Tìm hiểu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ;
- Tổ chức việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của
công ty sao cho phù hợp và đúng theo quy định của công ty đề ra;
- Chủ động thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ theo sự chỉ
đạo của ban giám đốc công ty.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT
TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Trình tự công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội
bao gồm 5 bước cơ bản và có thể được khái quát bằng sơ đồ sau:

14
Bước1:
Bước 2:
Bước 3:
Bước 4:
Bước 5:
Sơ đồ 2.2: Trình tự công tác lưu trữ của công ty CP VTNN Hà Nội.
Bước đầu tiên của công tác lưu trữ đó là việc thu thập và tiếp nhận hồ sơ.
Thông thường cứ khoảng 1 năm/lần, những tài liệu từ các phòng ban sẽ được
chọn lọc và chuyển về kho lưu trữ của công ty. Trước khi tài liệu được chuyển
sang kho lưu trữ, mỗi phòng ban sẽ phải tự tập hợp các tài liệu của mình lập
Thu thập và tiếp
nhận hồ sơ
Khai thác sử
dụng hồ sơ tài
liệu
Bảo quản hồ sơ
tài liệu
Xác định giá trị
hồ sơ tài liệu
Chỉnh lý hồ sơ
tài liệu

15
thành hồ sơ tài liệu, bên ngoài có ghi rõ số lượng tài liệu và tên các tài liệu nộp
lưu. Các tài liệu trong hồ sơ phải được xắp xếp theo trình tự thời gian và theo
vần a, b, c....Khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng ban khác, cán bộ phụ trách
công việc lưu trữ sẽ lập một biên bản giao nhận để chứng minh việc tiếp nhận hồ
sơ. Biên bản bao gồm đầy đủ các thông tin về tài liệu như: tên tài liệu, số lượng
tài liệu, hay chất lượng của tài liệu,... và phải có xác nhận giữa đại diện của
phòng ban giao nộp tài liệu với đại diện của đơn vị nhận tài liệu là cán bộ phòng
văn thư – lưu trữ. Các văn bản sau khi được chuyển về kho lưu trữ của công ty
trước hết sẽ được làm vệ sinh sơ bộ, sau đó được đưa vào kiểm tra và xác định
giá trị. Công tác này đảm bảo tài liệu sẽ được phân loại một cách chi tiết hơn và
rõ ràng hơn. Những văn bản có tính chất quan trọng hay còn gọi là những văn
bản mật sẽ được phân loại riêng và được lưu trữ trong tủ lưu trữ hồ sơ mật để
đảm bảo an toàn và tính quan trọng của hồ sơ. Đối với những tài liệu có giá trị
khác sẽ được phân loại và lưu trữ tại kho lưu trữ của công ty. Còn đối với những
tài liệu không còn giá trị sẽ được đem đi tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp
luật. Vì vậy, công việc này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và sự hiểu
biết rộng mới có thể thẩm định một cách chính xác giá trị của tài liệu đem đi lưu
trữ. Khi xác định giá trị của tài liệu, cán bộ thực hiện công tác thẩm định cần căn
cứ vào một số các tiêu chuẩn như sau:
- Căn cứ vào ý nghĩa, nội dung của tài liệu;
- Căn cứ vào tác giả của văn bản;
- Căn cứ vào tiêu chuẩn trùng lặp thông tin;
- Căn cứ vào thời điểm, địa điểm hình thành tài liệu;
- Căn cứ vào mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của văn bản;
- Căn cứ vào hiệu lực pháp lý của văn bản;
- Căn cứ vào tình trạng vật lý của văn bản;
Tám tiêu chuẩn này luôn được kết hợp với nhau nhuần nhuyễn, trong quá
trình xác định giá trị tài liệu, tám tiêu chuẩn này bổ xung và hỗ trợ cho nhau góp
phần nâng cao hiệu quả xác định giá trị tài liệu một cách chính xác nhất. Do tính

16
chất quan trọng của công tác thẩm tra xác định giá trị tài liệu nên công ty đã
thành lập một Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu bao gồm:
- Ông Nguyễn Minh Toàn, Giám đốc – Chủ tịch Hội đồng;
- Ông Lê Duy Lộc, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Uỷ viên;
- Bà Nguyễn Thị Kha, Trưởng phòng Kế toán - Uỷ viên;
- Bà Nguyễn Thị Chi, cán bộ văn thư lưu trữ - Uỷ viên.
Kết quả xác định giá trị hồ sơ tài liệu sẽ được lập thành biên bản để thống
nhất trong toàn công ty. Kết thúc công tác, tài liệu lưu trữ sẽ được xắp xếp và
phân loại thành từng nhóm hay từng tập hồ sơ theo các tiêu chuẩn thứ tự được
ưu tiên như sau: theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản,
theo tên hay nội dung văn bản. Sự phân chia các nhóm chi tiết đến mức nào là
phụ thuộc vào nội dung của khối tài liệu đó. Sau khi phân loại xong, cán bộ lưu
trữ phải tiến hành đánh mục lục hồ sơ tài liệu để tiện cho việc quản lý văn bản
và tra tìm văn bản sau này. Mục lục hồ sơ phải soạn thảo theo mẫu quy định
(mẫu được trình bày bên dưới), được in sẵn đính kèm với mỗi hồ sơ và được bố
trí ở ngay trang đầu mỗi hồ sơ.
Mẫu 2.3: Mục lục hồ sơ tài liệu:
STT Số VB Ngày tháng
VB
Tác giả
VB
Trích yếu nội dung
VB (Tên VB)
Ghi chú
1
2
Hoàn tất công tác, hồ sơ sẽ được đóng bìa cẩn thận và được đưa vào kho để
tiến hành lưu trữ.
Kho lưu trữ của công ty (trực thuộc sự quản lý của phòng văn thư - lưu
trữ), được đặt tại tầng 2 gồm có 1 phòng duy nhất quay mặt về phía Đông nam
với diện tích gần 35m2
trên toà nhà chính diện, có môi trường trong sạch, địa
chất ổn định, rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Chiều cao tính từ sàn kho
đến trần kho là 3m, có hệ thống chống nóng gồm 2 lớp: dưới được ốp bằng các

17
tấm cách nhiệt, trên có mái che cao 1m50 đảm bảo cho kho luôn mát mẻ vào
mùa hè. Tường kho dày 22cm có khả năng chống nóng tốt được sơn bằng sơn
chống ẩm tránh ngấm nước vào mùa mưa. Hệ thống thoát nước thẳng từ trên
mái xuống đất đảm bảo nước mưa không bị đọng lâu ngày. Kho được bố trí ở
cuối hành lang nơi có ít người qua lại, yên tĩnh là điều kiện tốt cho việc nghiên
cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Với diện tích 35m2
, công ty đã bố trí dành
khoảng 22m2
làm khu lưu trữ với hệ thống gồm 5 giá đựng tài liệu, các giá được
xắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải như sau:
- Giá 1: Phòng Kế toán;
- Giá 2: Phòng Kinh doanh;
- Giá 3: Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp;
- Giá 4: Phòng Văn Thư – Lưu trữ;
- Giá 5: Phòng Kỹ thuật và Quản lý chất lượng sản phẩm.
Và được bố trí như hình 2.4 (Trình bày bên dưới). Mỗi giá gồm 5 khoang,
chiều dài mỗi giá là 2m40, cao 2m00, rộng 0,4m. Lối đi giữa mỗi giá là 0,6m;
khoảng cách giữa các giá đến tường là 0,6m. Khoảng cách cuối giá đến mặt sàn
là 0,2m. Trong kho được sắp xếp tiện lợi và ngăn nắp bố trí phù hợp, thuận tiện
cho việc tra tìm và nghiên cứu được dễ dàng. Ngoài ra trong kho còn có một tủ
sắt dùng để lưu trữ và bảo quản những tài liệu mật và những tài liệu quan trọng
của công ty. Tủ có khoá rất chắc chắn nhằm đảm bảo độ an toàn cẩn mật của tài
liệu. Những tài liệu này chỉ được nghiên cứu khi có sự đồng ý của giám đốc
công ty.
Giá 1:
P.Kế
toán
Bàn
đọc
Bàn
NV
Giá 2:
P.
Kinh
doanh
Giá 5:
P. Kỹ
thuật
Giá 3:
P. Tổ
chức -
Hành
chính
Giá 4:
P. Văn
thư
1 2
2
3 3
Tủ
lưu
tài
liệu
mật
Bàn
đọc
4

18
Sơ đồ 2.4: Phòng lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội
Ghi chú:
1 : Cửa ra vào 3 : Quạt thông gió
2 : Cửa sổ 4: Máy điều hoà
Do công ty có sự chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty Cổ
phần, nên tài liệu trong mỗi kệ được phân chia thành 2 khối:
- Khối tài liệu hình thành trước năm 2004.
- Khối tài liệu được hình thành từ năm 2004 đến nay.
Trong mỗi khối, tài liệu được xắp xếp theo thứ tự từ trong ra ngoài, từ trên
xuống dưới theo quá trình hoạt động của công ty và theo vần a, b, c... đảm bảo
cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nhanh chóng. Hồ sơ trong phòng lưu trữ
được bảo quản trong các hộp chuyên dụng, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi tên
hộp, số hộp, bắt đầu từ hồ sơ số bao nhiêu đến hồ sơ số bao nhiêu. Nhãn của mỗi
hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm kiếm hồ sơ được diễn ra thuận lợi và nhanh
chóng nhất.
Mẫu 2.5: Nhãn bên ngoài hộp hồ sơ
CÔNG TY CP VTNN HÀ NỘI
KHO LƯU TRỮ
PHÒNG TC - HC
HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN
HỘP SỐ 01
Từ hồ sơ số : 01
Đến hồ sơ số : 04

19
Trong kho ngoài diện tích 22m2
dành cho công tác lưu trữ, số diện tích còn
lại khoảng 13m2
được dành làm nơi nghiên cứu tài liệu tại chỗ, bao gồm: hai bàn
đọc và một bàn làm việc của nhân viên lưu trữ. Đây cũng chính là nơi dùng để
thực hiện các công tác khác như: Công tác xác định giá trị tài liệu, công tác
chỉnh lý tài liệu và phân loại tài liệu.....
Kho được thiết kế với một cửa đi và hai cửa sổ đều quay về phía Đông nam
(theo hướng chính của kho) đều có rèm che. Cửa kho gồm hai cánh được mở từ
trong ra ngoài có khoá chống trộm chắc chắn, bên ngoài có thêm song sắt bảo vệ
để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kho lưu trữ, ngoài ra còn có đệm cao su khít để
cách nhiệt và hơi ẩm đảm bảo điều kiện tốt nhất cho kho. Hệ thống hai cửa sổ
được thiết kế với hai lớp: trong kính ngoài chớp đảm bảo sự thông thoáng và
ánh sáng trong kho. Ngoài hệ thống gồm hai cửa sổ kho còn được bố trí thêm
hai chiếc quạt thông gió (cụ thể được biểu diễn ở hình 2.4) tạo sự đối lưu khí
trong kho làm cho kho luôn có độ thoáng thích hợp. Hệ thống đèn điện trong
kho bao gồm: một cầu giao làm bằng cáp chì; hệ thống cụm bốn đèn huỳnh
quang mỗi cụm gồm hai bóng đều có công tắc riêng biệt, có chụp thủy tinh dày
và lưới sắt bảo vệ tránh làm nóng và gây cháy trong kho; hai ổ cắm điện đều có
nắp; một quạt trần và một máy điều hoà nhiệt độ được bố trí phía gần bàn đọc để
điều tiết nhiệt độ trong phòng. Bên ngoài kho cũng được bố trí một bóng đèn
compắc và một cầu giao điện toàn kho để đề phòng những trường hợp cấp bách.
Trong và ngoài kho đều được bố trí một nhiệt kế và một ẩm kế để đo và so sánh
nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho sao cho nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn giữ
ở mức quy định: Với nhiệt độ là 18o
C - 22o
C, và độ ẩm trương đối là 45% -
55%. Đặc biệt công ty còn sử dụng hoá chất hút ẩm bằng silicagel để chống ẩm
cho các hộp đựng tài liệu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy ở trong kho cũng rất
được coi trọng bao gồm một chuông báo cháy đặt tại kho và bốn bình xịt cứu
hoả. Do tài liệu trong kho đều là tài liệu giấy nên công ty chỉ trang bị trong kho
hai loại bình cứu hoả là bình bột Tetraclorua cacbon và bình CO2 để đảm bảo
không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa khi chữa cháy. Ngoài ra, công ty còn
thường xuyên hút bụi trong kho và có rất nhiều các biện pháp khác nhau để

20
chống lại các loại nấm mốc, mối mọt hay các loại côn trùng gây hại: Sử dụng
các loại thuốc diệt mối, mọt hay gián.... để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho công
tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác chỉnh lý tài liệu cũng được công ty đặc biệt chú trọng. Công tác
này thường được tổ chức làm định kỳ hoặc có thể tiến hành đột xuất nếu cần
thiết. Ngoài mục đích kiểm tra các văn bản tài liệu để phát hiện ra các văn bản bị
mối mọt, hư hỏng hay hết thời hạn lưu trữ thì công tác chỉnh lý lại tài liệu còn
nhằm nâng cao hơn nữa sự chính xác của tài liệu lưu trữ. Trước khi tiến hành
chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ phải dùng chổi lông chuyên dụng phủi sạch bụi
bẩn và làm vệ sinh sơ bộ cho tài liệu, sau đó tiến hành nghiên cứu mục lục tài
liệu để nắm được những thông tin sơ bộ của tài liệu hay hiện trạng của tài liệu,
cuối cùng tập hợp các thông tin lại và viết một báo cáo kết quả khảo sát lên lãnh
đạo kèm theo một đề cương biên soạn về kế hoạch chỉnh lý tài liệu bao gồm các
nội dung sau:
- Tên khối, nhóm tài liệu cần chỉnh lý
- Tình trạng của tài liệu cần chỉnh lý: thiếu, sai, hư hỏng....
- Phương pháp chỉnh lý: bổ xung, làm mới, phục chế...
- Thời gian chỉnh lý: 2 ngày, 3 ngày, 1 tuần...
Sau khi được sự đồng ý và thông qua của Ban lãnh đạo công ty, cán bộ lưu
trữ bắt đầu công tác chỉnh lý của mình. Nguyên tắc khi chỉnh lý đó là chỉnh lý
từng nhóm hay từng tập hồ sơ và không làm sáo trộn và hư hỏng tài liệu đã được
phân loại. Đối với những tài liệu có những tài liệu bổ xung hỗ trợ thì phải đánh
dấu lại và kẹp chung với tài liệu chính. Đối với những văn bản đã bị hư hại qua
thời gian dài cần có các biện pháp phục chế lại để sử dụng. Nếu không phục chế
được thì phải sao thành một bản khác có công chứng để đảm bảo giữ nguyên giá
trị tài liệu. Những văn bản đã hết hạn lưu trữ sẽ được phân loại riêng và được
tiêu huỷ theo đúng quy định của Pháp luật. Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập
thành văn bản. Kết thúc công tác chỉnh lý cán bộ lưu trữ phải đánh lại mục lục
hồ sơ rồi mới đưa vào lưu trữ tiếp. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng phải được lập
thành biên bản để làm căn cứ sau này.

21
Công tác xác định giá trị tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu của đều được
tiến hành tại kho lưu trữ công ty.
Hình 2.6 Kho lưu trữ công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ, cũng như để đảm bảo
việc quản lý lưu trữ tài liệu được dễ dàng và tạo thuận lợi cho việc tra cứu và
kiểm tra lài liệu sau này, sau khi tiến hành lưu tài liệu trong kho cán bộ lưu trữ
tiến hành lập sổ hồ sơ lưu trữ. Sổ hồ sơ lưu trữ có tác dụng lưu lại vị trí của từng
hồ sơ tài liệu đề phòng trường hợp tài liệu bị mất mát lại, thất lạc không rõ
nguyên nhân đồng thời phục vụ cho công tác kiểm tra việc lưu trữ tài liệu sau
này. Sổ hồ sơ lưu trữ thể hiện các thông tin như: Số hồ sơ, tên hồ sơ và tổng số
văn bản trong hồ sơ. Sổ hồ sơ lưu trữ cũng được lập theo cách xắp xếp bố trí của
kho lưu trữ để thuận tiện hơn cho việc quản lý. Mỗi kệ tương ứng với mỗi phòng
ban sẽ có một sổ hồ sơ lưu trữ riêng để dễ dàng cho việc theo dõi. Sổ hồ sơ lưu
trữ sẽ do cán bộ lưu trữ giữ và kiểm tra. Sổ hồ sơ lưu trữ có mẫu như sau:
Mẫu 2.7: Sổ hồ sơ lưu trữ
HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN
HỘP SỐ:.....
Từ hồ sơ số......... đến hồ sơ số........
Số hồ sơ Tên hồ sơ
Số văn bản
trong hồ sơ
Ghi chú
01 Bà Đỗ Thị Viện 12

22
........ ................. ...............
Về công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, công ty cũng đặc biệt chú
trọng. Bởi Tài liệu lưu trữ là những tài liệu vô cùng quan trọng cần được lưu trữ
của mỗi công ty, doanh nghiệp. Nó không chỉ mang những thông tin quan trọng
của công ty qua các thời kỳ mà nó còn mang tính chất bảo mật của mỗi công ty.
Chính vì vậy việc khai thác sử dụng tài liệu là một khâu rất quan trọng. Nhận
thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật
tư Nông nghiệp Hà Nội đã ra rất nhiều nội quy cho việc sử dụng này nhằm đảm
bảo giữ an toàn, cẩn mật cho những thông tin của doanh nghiệp, tránh thất thoát,
hay để lộ thông tin ra bên ngoài gây ảnh hưởng không tốt tới sự phát triển của
công ty. Nội quy của kho lưu trữ có quy định rõ: “Người muốn sử dụng tài liệu
trong kho lưu trữ công ty phải là cán bộ công nhân viên của công ty, có nhu cầu
chính đáng, phải viết phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu (Mẫu 2.9) mẫu có tại
phòng văn thư - lưu trữ, điền đầy đủ thông tin và phải có xác nhận cho phép của
Phó Giám đốc công ty. Đối với những tài liệu mật thì phải có sự đồng ý của
Giám đốc công ty. Trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu cần tuân thủ mọi
nội quy của công ty đã đề ra”. Khi mượn tài liệu trong kho lưu trữ cần tuân thủ
theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.8: Quy trình khai thác sử dụng tài liệu
Sau khi có sự đồng ý của Lãnh đạo công ty, người có nhu cầu sử dụng tài
liệu phải đăng ký mượn tại liệu tại kho lưu trữ. Cán bộ lưu trữ tiến hành xem xét
phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu, nếu hợp lệ cán bộ lưu trữ sẽ ký tên và ghi mã số
mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu. Phiếu yêu cầu sẽ do người có nhu cầu sử dụng
tài liệu giữ, khi trả tài liệu phải mang theo để làm căn cứ.
Mẫu 2.9: Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu
CÔNG TY CP VTNN HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Phiếu yêu
cầu
Phó giám
đốc ký
Khai thác sử
dụng tài liệu
Cán bộ
kho ký

23
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG HỒ SƠ – TÀI LIỆU
- Họ tên người mượn:
- Cơ quan, bộ phận:
- Hình thức mượn: hồ sơ gốc
Số ký hiệu văn
bản
Ngày ban hành
văn bản
Trích yếu
…… …….. ……….
- Mã số mượn tài liệu:
Hà Nội, ngày…… tháng….. năm….
Cán bộ kho Phó Giám đốc Người mượn
Ký tên Ký tên Ký tên
Sau khi ký xác nhận vào phiếu yêu cầu, cán bộ lưu trữ sẽ vào sổ đăng ký
mượn tài liệu. Sổ đăng ký mượn tài liệu bao gồm các thông tin: Mã số mượn tài
liệu, tên tài liệu mượn, ngày mượn, họ tên người mượn, chức vụ, ký tên, và có
mẫu như sau:
Mẫu 2.10: Sổ đăng ký mượn tài liệu
Mã số
mượn
Tên tài liệu
Ngày
mượn
- Tên
- Chức vụ
Ký tên
...... ............ ......... ........................ ...
Trong thời gian mượn tài liệu, người mượn có thể mang về phòng làm việc
của mình để nghiên cứu đối với những tài liệu lưu trữ thông thường, còn đối với
những tài liệu quan trọng và tài liệu mật của công ty thì bắt buộc người sử dụng
phải ngồi nghiên cứu tại phòng, xong phải trả lại ngay, không được mang tài
liệu ra khỏi phạm vi của kho lưu trữ. Người mượn phải có trách nhiệm bảo quản
và giữ tài liệu đã mượn cẩn thận, không làm quăn, rách hay làm mất tài liệu. Sau
khi sử dụng xong tài liệu đã mượn người mượn tài liệu trả tài liệu tại kho lưu trữ
và phải ký nhận đã trả. Khi nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ tiến hành kiểm tra tài

24
liệu lưu trữ xác nhận tài liệu còn nguyên vẹn và đầy đủ sau đó vào sổ trả tài liệu
để hoàn tất thủ tục. Mẫu sổ trả tài liệu cũng giống với mẫu sổ đăng ký mượn tài
liệu đã trình bày ở trên. Kết thúc quá trình, cán bộ lưu trữ lại tiến hành vào sổ
theo dõi việc mượn và trả tài liệu. Công việc này giúp cho cán bộ lưu trữ có thể
nắm được số liệu về mức độ mượn tài liệu trong phòng một cách chính xác và
nhanh chóng, giúp cho công việc rà soát kiểm tra sau này được nhanh chóng. Sổ
theo dõi việc mượn trả tài liệu là tổng hợp của hai sổ mượn tài liệu và sổ trả tài
liệu. Mẫu sổ theo dõi việc mượn trả tài liệu như sau:
Mẫu 2.11: Sổ theo dõi việc mượn, trả tài liệu
Mã số
mượn
Tên tài liệu
Ngày
mượn
Ngày trả
- Tên
- Chức vụ
........ ............... ...... ........ .........
Sổ mượn trả tài liệu cũng do cán bộ lưu trữ cất giữ và bảo quản. Cán bộ
lưu trữ phải có trách nhiệm ghi chép lại đầy đủ thông tin về việc mượn, trả tài
liệu trong kho lưu trữ, thường xuyên quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, có
quyền xử lý các vi phạm trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu trong phạm vi
quyền hạn của mình. Đối với những trường hợp đặc biệt cần phải trình lãnh đạo
rồi mới được giải quyết.
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT
TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
2.3.1 Ưu điểm
Trước hết cần phải khẳng định rằng công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp
Hà Nội đã rất thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại công ty. Xây
dựng một hệ thống làm việc khá chuyên nghiệp và có hiệu quả cao. Tiếp thu và
thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ do Nhà nước đề ra.
Đội ngũ công tác trong công ty có nhiều kinh nghiệm, đã được tham gia tập
huấn các lớp huấn luyện nghiệp vụ khi công ty bắt đầu bước vào Cổ phần hoá.
Trình tự công tác lưu trữ hợp logíc, phù hợp với thực tế công ty, cách quản lý hồ

25
sơ lưu trữ trong kho cũng được thực hiện rất tốt, đúng trình tự, đảm bảo cho
công tác lưu trữ được diễn ra một cách hợp lý và nhanh chóng.
Các nội quy đối với việc lưu trữ cũng rất chặt chẽ giúp lãnh đạo có thể
kiểm tra giám sát công tác này một cách dễ dàng, kịp thời phát hiện ra những sai
sót để khắc phục, xử lý đồng thời cũng phát hiện ra những cách làm cũng như
những phương pháp hay trong công việc để kịp thời động viên và khen thưởng.
Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo công ty rất chú trọng và
quan tâm. Công ty đã thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu nhằm xác
định một cách chính xác nhất giá trị của từng loại tài liệu được đem vào lưu trữ,
những tài liệu nào được coi là mật, những tài liệu nào thì được lưu trữ lại, từ đó
nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ hiện nay tại thực tế công ty.
Ban lãnh đạo cũng như toàn thể nhân viên trong công ty đều đã nhận thức
được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó mỗi cá nhân đều cố gắng thực
hiện tốt công tác lưu trữ để ngày mọt hoàn thiện hơn công tác này của mình.
Cách bố trí kho lưu trữ khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
nghiên cứu tài liệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Kho được bố trí
trên tầng hai ở cuối hành lang ngay cạnh phòng văn thư, lưu trữ đã tạo thành
một khu riêng biệt vừa ít người đi lại lại vừa đảm bảo tính chất quan trọng của
kho lưu trữ cơ quan. Các giá, kệ bàn làm việc trong kho được xắp xếp hợp lý
thuận tiện cho việc tra cứu. Vị trí bàn làm việc của nhân viên lưu trữ nằm ngay
sát cửa ra vào và quay mặt vào trong phòng tạo điều kiện cho cán bộ lưu trữ có
thể vừa quan sát được mọi người trong phòng lại vừa có thể quan sát được người
ra vào kho lưu trữ. Hệ thống cửa sổ, cửa ra vào đều được quay về hướng Đông
nam - là hướng chính của khu nhà là một điều kiện rất thuận lợi cho công tác lưu
trữ tài liệu do đặc điểm của hướng này là mùa hè thì mát mà mùa đông thì ấm,
lại không phải chịu ánh nắng gay gắt của mùa hè. Hệ thống quạt 2 thông gió
đảm bảo luồng không khi lưu thông trong kho luôn được ổn định ở mức độ cho
phép. Hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy trong và ngoài kho lưu trữ
cũng được đảm bảo đúng theo quy định và có sự chuẩn bị rất tốt.

26
Công ty đã rất chú trọng và có nhiều biện pháp để chống ẩm, chống mối
mọt, hay các loại côn trùng gây hại khác nhằm nâng cao hơn nữa tuổi thọ của hồ
sơ lưu trữ.
Trong kho tài liệu lưu trữ được xắp xếp bố trí gọn gàng, ngăn nắp tạo thuận
lợi cho việc tìm kiếm và tra cứu một cách dễ dàng. Tài liệu được xắp xếp theo
từng phòng rồi được chia nhỏ theo các năm hoạt động, cách xắp xếp này giúp
cho người có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ có thể tìm thấy tài liệu mà mình
cần một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Có thể nói rằng công tác lưu trữ của công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp
Hà Nội đã đặt thêm nhiều viên gạch mới bồi đắp cho Công tác lưu trữ của nước
nhà. Ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tu Nông nghiệp Hà Nội đang phấn đấu
dần trở thành một đơn vị kiểu mẫu trong công tác lưu trữ toàn Thành Phố.
2.3.2 Hạn chế
Nhìn chung, công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà
Nội đều có những nét vô cùng nổi bật. Nhưng xét trên nhiều phương diện, công
tác lưu trữ của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội vẫn còn nhiều điểm
vướng mắc và hạn chế.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên tuy giàu kinh nghiệm, được đi học những
lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ nhưng đều là những cán bộ lớp trước,
điều này đã gây rất nhiều hạn chế cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác lưu trữ. Toàn bộ công tác lưu trữ hiện tại đều được theo dõi trên giấy tờ
gây rất nhiều khó khăn cho việc thống kê sau này.
Khi lập hồ sơ văn bản, cán bộ lưu trữ không có thói quen đánh số tờ trên
văn bản dẫn đến tình trạng nhiều văn bản cũ nhưng còn giá trị của công ty đã bị
mất hay thất lạc đồng thời cũng gây rất nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm tài
liệu. Trong mỗi tập hồ sơ lưu trữ cũng không có tờ kết thúc ghi tóm tắt về tình
trạng vật lý, số lượng tài liệu cũng như những chỗ khó đọc trong các văn bản
của mỗi hồ sơ, tài liệu khiến người đọc cũng như công tác chỉnh lý tài liệu sau

27
này gặp nhiều khó khăn và làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nghiên
cứu.
Không những thế, trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ, Hội đồng
xác định giá trị tài liệu đều là những người trong công ty, không có các chuyên
viên cấp cao hơn tham gia vào công tác này nên việc thẩm tra và xác định giá trị
tài liệu còn nhiều thiếu sót và còn nhiều điểm bất cập. Tài liệu lưu trữ trong kho
chỉ được phân loại theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản
hay theo nội dung văn bản, mà không được phân loại theo tên loại văn bản như:
công văn, quyết định, nghị quyết.... Điều này cũng gây rất nhiều khó khăn cho
việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
Trang thiết bị trong kho tuy đủ về số lượng nhưng chất lượng một số máy
còn lạc hậu, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và khả năng lao động. Các
kệ giá tuy đạt tiêu chuẩn về lưu trữ những đối với thực tế công ty lại không phù
hợp. Do đặc điểm công ty là công ty cổ phần, không có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ cũng không nhiều, điều kiện bảo quản của công
ty tuy được chú trọng song vẫn còn nhiều điểm hạn chế. Tài liệu được bảo quản
trên các giá, kệ trong kho nên sự tiếp xúc với tài liệu với môi trường bên ngoài
là khá lớn, dễ bị bụi bẩn, ẩm thấp, nấm mốc.... Điều kiện bảo quản trong kho lưu
trữ nhìn chung là tốt, có đầy đủ các phương tiện như: máy điều hoà, quạt thông
gió, máy đo nhiệt độ, độ ẩm... nhưng vẫn không đảm bảo cho tài liệu được ở
trong môi trường tiêu chuẩn 24/24 giờ. Nên hiện tượng tài liệu bị ẩm mốc hay bị
mối mọt, bị mục nát, bị nhoè đặc biệt là những tài liệu cũ vẫn còn khá nhiều.
Thực tế đã có rất nhiều những tài liệu cũ đã không còn có thể sử dụng được
buộc phải sao chép lại và sử dụng tiếp.
Vị trí kho được đặt tại tầng hai ở cuối hành lang là nơi thoáng mát và yên
tĩnh rất tốt cho việc nghiên cứu và bảo quản tài liệu nhưng lại được bố trí khá xa
so với cầu thang. Nên nếu xảy ra hoả hoạn thì việc di rời tài liệu khỏi phòng lưu
trữ sẽ gặp không ít khó khăn. Điều này gây rất nhiều bất lợi cho việc bảo quản
tài liệu lưu trữ.

28
Hơn nữa, sau mỗi lần chỉnh lý lại tài liệu lưu trữ cán bộ lưu trữ không có
những báo cáo tổng kết ghi chép lại những công việc mình đã làm cũng như
những kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý tài liệu, có chỗ nào khó khăn, thuận
lợi, có chỗ nào khó giải quyết hay những vấn đề phát sinh, từ đó không rút được
kinh nghiệm cho những lần chỉnh lý sau. Dẫn đến tình trạng những lần chỉnh lý
sau vẫn lặp lại những sai lầm cũng như mắc phải những khó khăn của những lần
chỉnh lý trước. Điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian, công sức cũng như tiền
bạc của công ty.
Văn phòng có sử dụng máy tính nhưng lại không được sử dụng vào đúng
mục đích công việc gây lãng phí nhiều tiền của của công ty. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cũng như việc thu thập các thông tin trên
mạng còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của công việc.
2.3.3 Nguyên nhân
Như đã khẳng định ở trên, công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã
rất thành công trong việc tổ chức công tác lưu trữ. Thế nhưng sự thành công
phải tự nhiên mà có mà phải rất nguyên nhân tác động. Chính vì thế, để có
những thành công như vậy là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Do tính cấp thiết của kho lưu trữ trong cơ quan tổ chức nên trong những
thời gian gần đây doanh nghiệp đã ngày một quan tâm hơn tới công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp của mình.
Do nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công ty đã có
những trang bị rất tốt cho việc lưu trữ về cơ sở vật chất cũng như địa điểm kho
lưu trữ.
Do sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty đã tổ chức cho các cán bộ lưu trữ
đi tập huấn thêm về nghiệp vụ nhằm nâng cao hơn trình độ cũng như tầm nhận
thức của các cán bộ công nhân viên với công tác lưu trữ hiện nay.
Trong những năm gần đây, Nhà nước ta cũng ngày một quan tâm hơn tới
công tác lưu trữ bằng việc ra một số các văn bản pháp luật quy định về công tác
lưu trữ một cách cụ thể và rõ ràng hơn.

29
Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ của các cơ quan tổ chức cấp trên đã tạo điều kiện
cho các cán bộ công nhân viên trong công ty đi học tập thêm về chuyên môn
nghiệp vụ nhằm nâng cao hơn hiệu quả lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. Không
những thế công ty còn được phát một quyển hướng dẫn về việc thực hiện công
tác văn thư – lưu trữ những quy định của Nhà nước về vấn đề này, nhờ vậy mà
công tác lưu trữ tại công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội ngày càng hoàn
thiện hơn.
Bên cạnh đó do còn một số mặt hạn chế nên công tác lưu trữ của công ty
còn có nhiều điều bất cập. Nguyên nhân chủ yếu là do đội ngũ cán bộ công nhân
viên làm công tác lưu trữ còn ít, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ làm
công tác lưu trữ vẫn chưa cao theo kịp những yêu cầu cấp thiết mà xã hội đề ra.
Ngoài ra còn do trình độ tiếp cận và áp dụng công nghệ thông tin vào công
tác lưu trữ còn yếu nên chưa phát huy hết được vai trò của nó vào trong công
việc của mình.
Không những thế, do một số nhân viên còn có tư tưởng sai lệch về công
tác này nên họ không có sự nhiệt huyết với công việc của mình. Phần lớn họ đều
nghĩ rằng: công việc này là một công việc rất đơn điệu không có gì là khoa học
cả, đôi khi chẳng cần bằng cấp gì cũng có thể làm được. Hơn nữa, công việc này
cũng không có nhiều đãi ngộ, và nếu so với mức độ phát triển của cơ chế thị
trường như hiện hay mức lương họ nhận được là rất thấp. Xét một cách tổng thể,
công việc này không phù hợp với những người trẻ tuổi, bởi lớp trẻ hiện hay họ
thường thích những công việc có tính chất năng động, sáng tạo hơn là những
công việc pahỉ suốt ngày ngồi trong phòng. Chính vì những nguyên nhân đó nên
hầu hết không ai muốn làm công tác lưu trữ vì họ thấy rằng công việc này nhàm
chán không có sự thăng tiến trong nghề nghiệp nên phần lớn những cán bộ trẻ
trong công ty có trình độ chuyên môn, có khả năng bắt kịp với sự phát triển của
xã hội đều chuyển sang những công việc khác hoặc những công ty khác tốt hơn.
Những người còn lại trong công ty đều đã có tuổi hoặc chưa có trình độ chuyên
môn cao.

30
Hơn nữa do nguồn kinh phí của công ty còn có nhiều hạn chế nên chưa có
những đãi ngộ xứng đáng cho những cán bộ làm công tác lưu trữ, tiền lương còn
thấp nên việc chảy máu chất xám vẫn diễn ra tại công ty. Không những thế,
nguồn kinh phí của công ty có hạn nên việc trang bị thêm một số máy móc hiện
đại phục vụ cho công tác lưu trữ vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên với
những nền tảng đầu tiên đã đạt được chắc chắn trong tương lai, công ty Cổ phần
còn ngày một thành công và phát triển hơn nữa trên con đường của chính mình.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG
NGHIỆP HÀ NỘI
3.1 PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY VỀ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ TRONG THỜI GIAN TỚI

31
Để thực hiện có hiệu quả về công tác văn thư – lưu trữ, Công ty cũng đã đề
ra những phương hướng nhằm hoàn thiện hơn công tác này trong công ty mình
đồng thời nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty.
Ban lãnh đạo công ty đã chỉ rõ nhiệm vụ về công tác trong thời gian tới như
sau:
Thứ nhất: Tiếp tục tuyên truyền về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tới
các cán bộ làm công tác này. Đây chính là nhiệm vụ quan trọng nhất và cấp thiết
nhất hiện nay. Việc tuyên truyền giúp cho các cán bộ lưu trữ có những nhận
thức đúng đăn hơn về công tác lưu trữ, giúp họ thấy được tầm quan trọng của
công tác này từ đó họ sẽ có ý thức hơn trong công viêc, và hiệu quả công việc sẽ
cao hơn. Tuyên truyền thường xuyên sẽ giúp cho họ hiểu sâu hơn về tính chất
cũng như vai trò của công tác này trong mỗi cơ quan tổ chức, giúp họ thêm yêu
công việc của mình hơn, và có sự say mê trong công việc hơn. Việc tuyên truyền
sâu rộng trong công ty không chỉ giúp những cán bộ làm công tác nà nhận thức
về công tác lưu trữ mà tất cả công nhân viên trong công ty cũng đều biết về tính
chất của công tác, từ đó họ cũng có ý thức hơn trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
của công ty, đồng thời họ có thể hiểu và thông cảm hơn với những người đang
trực tiếp làm công việc này, tạo sự gắn kết giữa các phòng ban.
Thứ hai: Nâng cao nhận thức sâu sắc về các quy định của Nhà nước về
công tác này. Nhà nước ta đã nêu rõ, công tác lưu trữ có vai trò vô cùng quan
trọng đối với mỗi tổ chức nói riêng và với toàn đât nước nói chung. Chính vì
thế, muốn làm tốt được công tác này, đầu tiên phải có những nhận thức một cách
đúng đắn nhất về nó. Bởi khi hiểu sâu sắc về nó ta sẽ có thể làm việc tốt hơn,
thêm yêu công việc của mình hơn và có ý thức tốt hơn trong công việc. Nhận
thức một cách sâu sắc về công việc của mình sẽ giúp cho những cán bộ lưu trữ
có những sự sáng tạo hơn trong công việc, nhờ vậy công việc sẽ được hoàn
thành tốt hơn.
Thứ ba: Chấn chỉnh tác phong làm việc và nâng cao hơn nữa trình độ
chuyên môn của cán bộ công nhân viên trong công ty. Ngoài việc nâng cao nhận
thức của con người về công tác lưu trữ, ban lãnh đạo công ty Cổ phần vật tư

32
Nông nghiệp Hà Nội cũng chú trọng tới việc chấn chỉnh tác phong làm việc và
nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên trong công ty. Đây chính là điều kiện để
có thể hoà mình vào với xu thế phát triển của xã hội ngày nay. Xã hội ngày càng
phát triển và biến động không ngừng thì con người trong đó cũng phải luôn luôn
biến động nếu không muốn mình bị tụt hậu so với thế giới. Tác phong làm việc
cũng cần phải thay đổi để phù hợp với cơ chế thị trường. Là một nhân viên trong
thời đại mới, cần phải có óc quan sát, sự sắp xếp một cách hợp lý, linh hoạt
trong công việc, những yếu tố đó kết hợp với trình độ chuyên môn cao sẽ làm
nên một con người của thời đại mới, thời đại của nền kinh tế thị trường.
Thứ tư: Thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác lưu trữ; Tiếp tục chỉnh lý
bổ xung những hồ sơ tài liệu còn tồn đọng. Ngoài những việc cần phải nâng cao,
chấn chỉnh thì việc duy trì tốt công tác cũng là một vấn đề trọng tâm và rất cần
thiết.
Thứ năm: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện quản lý công tác lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
3.2 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp.docx

Similar to Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói ☎☎☎ Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 👍👍 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp.docx