Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA) Lemberg PMO School 2023 Website – https://lembs.com/pmoschool Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference

1. Заняття #4.
Developing PMO
Services and
Functions
PMO (Project Management Office) - це ключова
ланка, що відповідає за ефективне впровадження
проєктів та бізнес-процесів у компанії.

2. Загурдаєв Микита
PMO в Houston Association of Realtors
Волонтер в ГО "Фонд розвитку Сил
Територіальної Оборони України"
Хобі: Дайвінг, Спеліологія, Сноубордінг, інші
активності

3. Наша компанія
HAR.com
Х’юстонська асоціація РІЕЛТОРІВ® (HAR) — це організація, що
налічує понад 50 000 членів і об’єднує професіоналів у сфері
нерухомості, які займаються всіма аспектами галузі, включаючи
продаж і оренду житлових і комерційних об’єктів, оцінку, управління
нерухомістю та консультування. Це найбільша індивідуальна
торгова асоціація в Х’юстоні та друга за величиною місцева
асоціація/Рада РІЕЛТОРІВ® у Сполучених Штатах.
Компанія заснована в 1918 році.

4. Мої Функції в компанії
HAR
Оперативна підтримка
Більш операційне реагування
і вирішення кейсів в
короткотривалу або середньо
тривалу перспективу.
Створення бази знань і
можлива адаптація
загального скелету
управління проектами.
Перехід від проектної
структури компанії до
матричної.
Реалізація проекту
Керування проектом, який є
ключовим проектом для
тестування нових процесів.
Впровадження
методів, процесів та
інструментів
Налаштування процесів та
стандартів, підбір методологій і
їхня адаптація, стабілізація
роботи команд і всіх її
учасників. Налаштування
взаємодії стейкхолдерів з
командами і створення умов
для якісної і динамічної
розробки з контролем змін.

5. Давайте познайомимось ;)
Ви працюєте в Аутсорс чи Продуктових компаніях?
Тип організації: Проектний, матричний чи
функціональний?
Тип PMO в моїй компанії: Directive, Supportive,
Controlling?
Структура управління PMO: Централізована,
децентралізована, гібридна?

6. Зміст лекції №4
• Determining the services and functions the PMO will provide
• Designing project management processes and methodologies
• Establishing project portfolio management practices
• Implementing project governance and control mechanisms

7. Determining the services and functions
the PMO will provide
• Стратегічна підтримка
• Оперативна підтримка
• Реалізація проекту
• Моніторинг та контроль виконання проекту/програми
• Управління людськими ресурсами
• Навчання та коучинг
• Впровадження методів, процесів та інструментів
• Управління центральною базою знань
• Управління ризиками
• Предпроектний аналіз
• Управління задоволеністю клієнтів
• Управління задоволеністю топ менеджменту
PMI.org - PMO functions
PMO Functions – Project Management Office Duties (Update 2023)

8. Стратегічна підтримка
Адаптація до стратегії компанії:
• PMO може допомагати узгоджувати проекти та програми із стратегією компанії,
переконуючи, що вони відповідають основним стратегічним цілям.
Реагування на зміни стратегії:
• Коли стратегія компанії змінюється, PMO може допомагати адаптувати проекти та
програми, забезпечуючи вирішення нових стратегічних викликів.
Впровадження стратегічних ініціатив:
• PMO може брати на себе відповідальність за впровадження конкретних стратегічних
ініціатив, сприяючи їхній успішній реалізації.

9. Оперативна підтримка (Supportive
PMO)
• Надання оперативної підтримки при виникненні проблем для швидкого їх вирішення.
• Консультація з PMO про запуск нових проектів і їхня адаптація під вимоги проекту,
стейкхолдерів та загального скелету управління.
• Використання & впровадження методологій та Інструментів:
• Розробка та поширення ефективних методологій та інструментів для управління
проектами, які спрощують процес та забезпечують єдність підходів.

10. Реалізація проекту (Directive PMO)
• РМО містить команду РМів, які знають стандарти і процеси в компанії і готові бути
призначеними на проект або вже призначені на проект.
• PMи керують проектами і дотримуються стандартів запроваджених PMO
• Тобто звітність PMів може залежати від впроваджених процесів.

11. Моніторинг та контроль виконання
проекту/програми (Controlling PMO)
• Графіки та Термінові Обов'язки:
• Моніторинг дотримання графіків виконання та контроль за вчасністю виконання
обов'язків командами проекту.
• Бюджет та Витрати:
• Постійний контроль за витратами та відповідністю використанням бюджету.
• Залучення людей в проект:
• Слідкування за ефективністю роботи співробітників на проекті та їхнім
розподілом між проектами.
• Оцінка Якості:
• Моніторинг відповідності продуктів чи результатів проекту встановленим
стандартам якості, дотримання процесів.
• Ризик-менеджмент:
• Систематичне визначення, оцінювання та управління ризиками, що можуть
виникнути під час виконання проекту.

12. Управління людськими ресурсами
• Оцінка Проектного Персоналу:
• Проведення оцінки та рецензування проектного персоналу для визначення
сильних та слабких сторін, а також для розробки індивідуальних планів розвитку.
• Управління Кадровими Резервами:
• Визначення та управління кадровими резервами для забезпечення наявності
висококваліфікованих кадрів для майбутніх проектів.
• Управління Конфліктами:
• Реагування на конфлікти в командах та забезпечення шляхів їх вирішення для
збереження продуктивності.
• Управління Звільненням та Перерозподілом:
• Вирішення питань щодо звільнення або перерозподілу персоналу в рамках
проекту чи підприємства.

13. Навчання та коучинг
• Навчальні Програми та Семінари:
• Організація навчальних програм та семінарів з управління проектами, які
охоплюють ключові аспекти методологій, інструментів та найкращих практик.
• Онбординг та Інтеграція:
• Надання програми для нових учасників команди проекту для швидкого їх
включення та адаптації.
• Коучинг Проектних Менеджерів:
• Забезпечення індивідуального коучингу для проектних менеджерів, спрямованого
на розвиток їхніх керівницьких навичок та рішення конкретних завдань.

14. Впровадження методів, процесів та
інструментів
• Методології Управління Проектами:
• Впровадження конкретних методологій, таких як Agile, Scrum чи Waterfall, в
залежності від вимог та характеру проектів.
• Стандартизація Процесів:
• Створення та впровадження стандартів управління проектами, включаючи
планування, виконання, моніторинг та завершення проектів.
• Інструменти Управління Проектами:
• Визначення та впровадження інструментів для ефективного планування,
моніторингу та звітності по проектам, таких як Project Management Software.
• Управління Змінами:
• Створення процесів та інструментів для ефективного управління змінами під час
реалізації проектів.

15. Впровадження методів, процесів та
інструментів
• Управління Змінами:
• Створення процесів та інструментів для ефективного управління змінами під час
реалізації проектів.
• Оптимізація Процесів:
• Проведення аудитів та аналізу проектних процесів з метою їх оптимізації та
вдосконалення.
• Вивчення Інновацій та Нових Технологій:
• Організація сесій з вивчення інновацій та впровадження нових технологій у
сфері управління проектами.

16. Управління центральною базою знань
• Вивчення Кейсів та Аналіз Помилок:
• Проведення сесій вивчення кейсів та аналізу помилок для винесення уроків та
запобігання їх повторенню.
• Створення та Оновлення Документації:
• Розробка та регулярне оновлення документів, які містять стандарти, процеси та
методології управління проектами.
• Шаблони та Зразки Документів:
• Надання шаблонів та зразків документів для стандартизації проектної документації.

17. Управління ризиками
• Ідентифікація Ризиків:
• Проведення сесій ідентифікації ризиків з участью ключових учасників проекту для
виявлення можливих загроз та можливостей.
• Оцінка Ризиків:
• Визначення ймовірності та впливу ризиків для розробки проекту та їх пріоритизація.
• Розробка Планів Заходів:
• Визначення конкретних заходів для мінімізації впливу негативних ризиків та
використання можливостей.
• Реагування на Зміни Середовища:
• Спостереження за змінами в зовнішньому середовищі та адаптація стратегій
управління ризиками відповідно.

18. Предпроектний аналіз
• Стратегічний Аналіз:
• Оцінка, наскільки потенційний проект відповідає стратегії та меті організації.
Визначення, чи проект спрямований на досягнення ключових стратегічних цілей.
• Фінансова Оцінка:
• Аналіз витрат та можливостей для визначення фінансової вигідності проекту та
його відповідності бюджетним обмеженням.
• Оцінка Ризиків та Вигід:
• Визначення потенційних ризиків, пов'язаних із проектом, та оцінка можливостей,
які він може відкрити для компанії.
• Оцінка Ресурсів:
• Аналіз доступності та витрат ресурсів (людських, технічних, фінансових) для
реалізації проекту.

19. Предпроектний аналіз
• Визначення Строків та Метрик Проекту:
• Визначення часових рамок для проекту та встановлення ключових метрик для
вимірювання його успіху.
• Оцінка Впливу на Організаційні Процеси:
• Визначення та оцінка впливу проекту на існуючі організаційні процеси та
можливість їхньої оптимізації.
• Аналіз Запиту на Ринку:
• Вивчення попиту на ринку та аналіз конкурентів для визначення
конкурентоспроможності проекту.

20. Управління задоволеністю клієнтів
• Визначення Очікувань Клієнтів:
• Збір та аналіз вимог та очікувань клієнтів від проекту чи програми на початковому етапі.
• Зворотний Зв'язок від Клієнтів:
• Здійснення систематичного збору зворотного зв'язку від клієнтів під час та після
завершення проектів для оцінки їхнього рівня задоволення.
• Організація Клієнтських Сесій:
• Проведення сесій для обговорення та врахування думок та побажань клієнтів
щодо ходу та результатів проекту.
• Створення Системи Вимірювань Задоволеності:
• Розроблення та використання системи ключових показників для вимірювання та
моніторингу рівня задоволеності клієнтів.
• Клієнтське Вирішення Конфліктів:
• Вирішення конфліктів та робота з вимогами різних клієнтів.

21. Управління задоволеністю топ-
менеджменту
• Регулярна Звітність Топ-Менеджменту:
• Підготовка та представлення регулярних звітів та дашбордів про стан та прогрес
проектів перед топ-менеджментом.
• Узгодження Стратегічних Цілей:
• Визначення, як проекти та програми відповідають стратегічним цілям компанії та
забезпечення взаємодії з топ-менеджментом у цьому контексті.
• Адаптація до Потреб Топ-Менеджменту:
• Сприяння в адаптації стратегії проекту чи програми відповідно до змін в стратегії
компанії або побажань топ-менеджменту.
• Вимірювання Вартості та ROI:
• Аналіз вартості проектів та програм у контексті стратегічної важливості та
обґрунтування їхньої ефективності.

22. Designing project management
processes and methodologies
• Огляд існуючих процесів та методологій
• Аналіз компанії
• Адаптація до конкретних потреб
• Розробка внутрішніх стандартів
• Застосування технологій
• Навчання та впровадження
• Вимірювання ефективності

23. Огляд існуючих процесів та
методологій
• Спостереження за комунікацією.
• Аналіз існуючих процесів.
• Чи є база знань і скелет управління.
• Які ролі вже є на проектах і які повинні з'явитися.
• Які методології чи комбінації яких методологій використовують.
• Чи є залежності між командами і проектами.
• Які показники використовуються в проектах.

24. Аналіз компанії
• Тип організації і проектів.
• Які стратегічні цілі стоять перед компанією.
• Як Топ Менеджмент залучений в життя компанії та проектів.
• Які зараз очікування Топ Менеджменту від PMO.
• Наскільки Топ Менеджмент налаштований до кооперації.
• Аналіз Топ Менеджменту та колег з одної вертикалі (побудова моделі поведінки).
• Які показники використовує вище керівництво.
• Аналіз стейкхолдерів і їхньої залученості.

25. Адаптація до конкретних потреб
• Аналіз доступних ресурсів для втілення поставлених цілей.
• Аналіз того, як зміни в компанії будуть відбуватися, чи є пілотні проекти.
• Створення покрокового плану реалізації всіх цілей.
• Врахування різноманітності проектів та бізнес-процесів і їхні спільності.
• Підбір методологій, та процесів.

26. Розробка внутрішніх стандартів
• Визначення хто повинен бути залучений в розробку стандартів.
• Визначення внутрішніх стандартів управління проектами.
• Визначення області діяльності, яку охоплюють ці стандарти.
• Відокремлення стандартів від того що буде залишатися на розсуд кожного проекту.

27. Застосування технологій
• Аналіз базових потреб для підбору технологій: кібербезпека, інтеграція з наявними
інструментами.
• Визначення того, які показники хоче бачити Топ Менеджмент в розрізі проектів і компанії.
• Виявлення найбільш придатних інструментів, які зможуть бути підлаштовані під наші
процеси та стандарти.
• Виявлення чи є процеси не покриті інструментами.
• Виявлення того що може бути автоматизовано.

28. Навчання та впровадження
• Визначення критеріїв успіху та метрик для впроваджених процесів та методологій.
• Покрокове або повне впровадження стандартів, процесів, технологій в пілотний проект,
або в усі проекти.
• Тренування персоналу з нових процесів та методологій.
• Зворотній зв'язок і аналіз впровадження.
• Кроки по впровадженню змін та виправлення можливих проблем.
• Опис всіх процесів і стандартів.
• Адаптація покрокового плану реалізації всіх цілей.

29. Вимірювання ефективності
• Аналіз впливу на цілі компанії.
• Вимірювання та аналіз ефективності впровадження, розповсюдження та застосування.
• Оновлення метрик під зміни цілей та стандартів, або для впровадження більш дієвої метрики.
• Аналіз задоволеності і покриття потреб Топ Менеджменту.
• Аналіз задоволеності і покриття потреб команд.
• Визначення майбутніх кроків.

30. Establishing project portfolio
management practices
• Portfolio > Program > Project
• Рівні стандартизації в розрізі портфелів та програм/проектів
• Project Portfolio Management Practices

31. Portfolio > Program > Project
Зрілість процесів

32. Рівні стандартизації в розрізі
портфелів та програм/проектів
• Скелет будуємо зверху > вниз.
• Крос-організаційне впровадження.

33. Project Portfolio Management Practices
• Стратегічне узгодження: узгоджуйте проекти зі стратегіями організації:
• Визначення Стратегічних Цілей.
• Поради з Вибору та Пріоритетів Проектів.
• Вибір і пріоритетність: визначте критерії відбору та визначення пріоритетів проектів:
• Визначення Критеріїв Відбору.
• Визначення Пріоритетів Проектів.
• Оптимізація ресурсів: оптимізація розподілу та використання ресурсів:
• Оптимізація Розподілу Ресурсів.
• Ефективне Використання Ресурсів.
• Управління ризиками: впровадження процесів управління ризиками на рівні портфеля:
• Впровадження Процесів Управління Ризиками.
• Моніторинг та Зменшення Ризиків.
• Управління та нагляд: створення структур управління портфелем:
• Створення Структур Управління.
• Гарантія Дотримання Процесів.

34. Project Portfolio Management Practices
• Звітування та комунікація: розробіть надійну стратегію звітності та комунікації:
• Розробка Системи Звітності.
• Стимулювання Відкритої Комунікації.
• Моніторинг продуктивності: контроль ефективності проектів у портфоліо:
• Визначення Ключових Показників Ефективності (KPI).
• Аналіз та Звітність про продуктивність проектів та портфоліо.
• Гнучкість і адаптивність: залишайтеся гнучкими та адаптуйтеся до змін:
• Створення Процесу Змін.
• Система Адаптації до Змін.
• Навчання та підтримка: проведення навчання для проектних команд:
• Проведення Навчання для Проектних Команд.
• Постійне вдосконалення: розвивайте культуру постійного вдосконалення:
• Аудит та Оцінка Процесів.
• Запровадження Змін за Результатами Оцінок.
• Аналіз бест-практіс які можуть бути використані.

35. Implementing project governance
and control mechanisms
• Технології та Інструменти
• Комунікації та розповсюдження інформації
• Оцінка та Аналіз Даних
• Контрольні механізми

36. Технології та Інструменти
• Вибір та Впровадження ІТ-Інструментів:
• Розгляд можливостей та вибір інструментів для ефективного моніторингу та
управління проектами.
• Інтеграція ІТ-Систем:
• Розробка плану інтеграції різних інструментів між собою і з уже наявними
інстрментами для забезпечення синхронізації та доступності даних.
• Автоматизація і оптимізація процесів і інструментів
• Аналіз того, що потребує оптимізації та автоматизації всередині інструментів, та що
треба виносити за межі інструментів.

37. Комунікації та розповсюдження
інформації
• Розробка Порталів та Дашбордів:
• Створення централізованих платформ для доступу до ключових інформаційних
ресурсів та статусів проектів та загальної інформації по компанії.
• Комунікаційні Канали:
• Установлення ефективних каналів комунікації для обміну інформацією між
командами та стейкхолдерами.

38. Оцінка та Аналіз Даних
• Визначення Метрик та Звітів:
• Розроблення ключових метрик та звітів для оцінки ефективності проектів та портфелів.
• Аналіз Даних для Прийняття Рішень:
• Розробка методів та процедур для аналізу даних та використання їх у процесах
прийняття рішень.

39. Контрольні механізми
• Внутрішній Аудит Проекту:
• Проведення незалежного внутрішнього аудиту для оцінки відповідності проекту
внутрішнім стандартам та процедурам.
• Ключові Дати та Майлстоуни:
• Встановлення контрольних точок на ключових етапах проекту для визначення
відхилень від графіка.
• Моніторинг Бюджету:
• Постійний моніторинг витрат та порівняння їх з запланованим бюджетом.
• Якість Результатів:
• Систематична перевірка та оцінка якості вироблених продуктів або результатів проекту.

40. Контрольні механізми
• Управління Ризиками:
• Реалізація процесів управління ризиками для визначення, аналізу та мінімізації ризиків.
• Внутрішній Контроль Якості:
• Систематичний внутрішній контроль для забезпечення відповідності процесів та
результатів внутрішнім стандартам.
• Управління Змінами:
• Реалізація механізмів для ефективного контролю за змінами у проекті та їх впровадження.
• Стейкхолдерський Контроль:
• Залучення стейкхолдерів для оцінки та контролю ходу проекту.
• Контроль Доступу:
• Визначення та контроль доступу до інформації та ресурсів проекту.
• Експертна Оцінка:
• Залучення експертів для об'єктивної оцінки проекту.

41. Домашнє завдання!
1. Визначити services та functions свого PMO
2. Визначити project management processes та methodologies, які будуть
використовуватися
3. Процедура запровадження чи дотримання project portfolio management
practices

42. Дякую за увагу!
Додавайтесь в друзі і давайте разом робити Український PMO кращим.
І давайте почнемо з підтримки потужного проекту Очі Яструба.
Слава ЗСУ!