Uploaded byLviv Startup Club
Anna Kompanets: Проблеми впровадження проєктів, про які б ви ніколи не подумали (UA)
Anna Kompanets: Проблеми впровадження проєктів, про які б ви ніколи не подумали (UA) Kyiv PMDay 2024 Summer Website – www.pmday.org Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference
Anna Kompanets: Проблеми впровадження проєктів, про які б ви ніколи не подумали (UA)
- 1. Управління змінами: Проблеми впровадження проєктів,про які б ви ніколи не подумали Анна Компанець, Kyiv Project Management Day 2024 01.06.2024
- 2. Имя Фамилия Давайте знакомиться Занимаемая должность АннаКомпанець, PMP®, CCMP ™, PMI-ACP®, PMO-CP® Керівник проєктів та програм, керівник з управління змінами Про мене 14 років в управління проєктами та змінами Учасник, тренер, волонтер професійних спільнот з управліннями проєктами та змінами (PMI, ACMP) Захоплююсь людською стороною змін, активно просуваю знання та практики з управління змінами в спільнотах лідерів
- 3. Інтеграція проєктного менеджменту тауправління змінами
- 4. Управління змінами vsпроєктний менеджмент ● Робота проєктного менеджменту та управління змінами є найбільш ефективною, коли вони інтегровані. ● На жаль, у багатьох випадках управління змінами додають тільки після того, як проєкт зіткнувся з перешкодами
- 5. «Проєктний менеджмент —це застосування знань, навичок, інструментів і методів для задоволення вимог, що висуваються до проєкту» (The PMBOK guide) Що таке проєктний менеджмент? Ініціювання Планування Виконання Моніторинг та контроль Закриття Іншими словами, проєктний менеджмент – це процес, необхідний для того, щоб привести команду або продукт з точки А в точку Б. Для цього проєктні менеджери та їхні команди керують процесами в межах п’ яти основних етапів проєкту:
- 6. У той часяк проєктний менеджмент зосереджується на процесах і діяльності, які необхідні для завершення проєкту (наприклад, створення нового програмного застосунку), управління змінами зосереджується на людях, яких торкнулися ці проєкти (або інші зміни в організації). Керівники з управління змінами допомагають здійснити плавний перехід людям, які зазнали впливу від проєкту. Вони досягають цієї мети через три етапи процесу: Планування змін Управління зміною Підкріплення змін Що таке управління змінами?
- 7. Проєктний менеджмент Технічна сторона;процеси та дії, необхідні для ефективного проєктування, розробки та надання рішення Управління змінами Людська сторона; процеси, необхідні, щоб допомогти співробітникам сприйняти, прийняти та вдало використовувати нове рішення Поточний стан Перехідний стан Майбутній стан Ініціювання Планування Виконання Моніторинг та контроль Закриття Планування Управління Підкріплення
- 8. Інтеграція активностей Активності проєктногоменеджменту Активності управління змінами Ініціювання проєкту Визначення обсягу проєкту Планування проєкту ● Встановлення цілей ● Підготовка документації ● Визначення вимог до команди та бюджету Проєктування рішення ● Порівняння та збір даних ● Генерування ідей та вибір концепції ● Модельні рішення ● Вимоги до документів Розробка рішення ● Оцінка альтернатив ● Архітектурні рішення ● Проведення оцінки готовності та аналізу впливу ● Визначення та побудова коаліції спонсорів Обрання та підготовка команди управління змінами ● Визначення та усунення очікуваного опору ● Комунікація причин змін (спонсори) ● Надання ресурсів та підготовка керівників та лідерів ● Продовження комунікаційної та спонсорської діяльності ● Запуск групових та коучингових сесій Підкріплення ключових повідомлень (спонсори) ● Продовження комунікаційної та спонсорської діяльності ● Визначення вимоги до навчання та його навчання ● Продовження комунікаційної, спонсорської та коучингової діяльності
- 9.
- 10. Нова система облікута оцінки персоналу Компанія “Веселі лапки” робить працівників щасливішими! “Веселі лапки” активно розвивалась з моменту свого заснування 10 років тому та виросла до 3000 співробітників. Так, нас тепер багато і ми щасливі від того! Крім успіхів у бізнесі та надбанні величезної кількості клієнтів, ми отримали ще й багато можливостей для професійного розвитку наших співробітників, а також викликів щодо нашої бізнес-моделі та операційної діяльності. Люди та їх навички - наша найвища цінність, тому ми робимо все можливе, щоб цінувати час та таланти кожного, розвивати творчий підхід до справ, а це означає, в тому числі, зменшення операційного навантаження на кожного. Сьогодні ми хочемо оголосити про старт впровадження нової системи обліку та оцінки персоналу, яка покликана зекономити час та зусилля наших людей, а також допоможе ще краще розвивати наші таланти. Почнімо наш шлях разом!
- 11. Типові задачі таСМ план такого проєкту
- 12. Побудова СМ підходу Впровадження Підкріпленнязмін ДО початку впровадження ● Зробіть управління змінами частиною проєкту ● Створіть пропозицію щодо управління змінами ● Забезпечте підтримку лідерів та спонсорів змін ● Проведіть воркшоп з планування впровадження ● Створіть команду з управління змінами
- 13. Задача Графік Ключова команда Ранніпташки Глобальне впровадження Підготовка 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Створіть профіль своєї спільноти користувачів Розпочніть програму підготовки Чемпіонів Оцініть вплив змін на всю компанію Оцініть вплив зміни на команду підтримки Надішліть опитування про готовність користувачів Заповніть і виконайте план підтримки Комунікація 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Створіть свою маркетингову стратегію Створіть план комунікацій Надішліть ключові повідомлення користувачам Виконайте програму маркетингу Навчання 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Виконайте план навчання Створіть навчальний сайт і матеріали Проведіть і оцініть навчання Завершіть навчальні матеріали для користувачів
- 14. ПІСЛЯ впровадження Побудова СМ підходу ВпровадженняПідкріплення змін Підготовка ● Перегляньте прогрес щодо цілей проєкту ● Продовжуйте збирати відгуки користувачів ● Заплануйте постійне управління змінами Комунікація ● Святкуйте успіх впровадження ● Налаштуйте постійний процес комунікації Навчання ● Створіть план підтримки навчальних матеріалів ● Забезпечте поглиблене постійне навчання
- 15. Проблеми впровадження проєкту ташляхи їх вирішення
- 16. ДО початку впровадження Проблема1 Ви багато чого навчилися про управління змінами, склали детальний графік і діаграми. Зараз Ви прийшли до своєї команди презентувати підхід до впровадження проєкту своїй команді, але…упс, ніхто нічого не розуміє. Члени команди розповідають Вам про міграцію даних, налаштування доступів і тому подібне та скаржаться, що вони не мають часу на те, щоб розбиратися з новою для них темою. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 17. ДО початку впровадження Проблема2 Ви намагалися запланувати час для перегляду зі Спонсором змін пропозицію щодо управління змінами. Оскільки він виявився дуже зайнятим, Ви вирішили що буде краще надіслати йому запит на перегляд електронною поштою. Спонсор погодив Ваш підхід та закликав Вас рухатись далі самостійно, оскільки був дуже зайнятим іншим проєктом. Ви були задоволені, але пізніше зрозуміли, що без залучення Спонсора не можете створити необхідну комунікаційну та маркетингову кампанію без залучення Спонсора. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 18. ДО початку впровадження Проблема3 У “Веселих лапок” є чудовий департамент з навчання та розвитку. Ви ро це знали і розраховували на їх допомогу в організації навчання роботі в новій системі, але… вже після планування графіку та бюджету виявилось, що Департамент зайнятий іншим проєктом і не може виділити вам ресурс. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 19. ПІД ЧАС впровадження Проблема4 Вам подзвонила невдоволена генеральна директорка щодо скарги своєї персональної помічниці, яка щиро переживала щодо переходу на нову систему. Так само переживали всі інші асистенти підрозділів, адже на них такі впровадження створювали значне навантаження і у минулому вони мали багато проблем з іншими системами, які впроваджувались. Всі асистенти були скептично налаштовані, адже ніхто ніколи не питав їх вимог та думки щодо систем. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 20. ПІД ЧАС впровадження Проблема5 Для своєї першої зустрічі з лідерами змін Ви підготували мотивуючу презентацію про перехід на нову HR систему та склали яскравий меседж: “Ми переходимо на нову систему обліку та оцінки персоналу, яка базується на хмарних рішеннях, допоможе нам стати більш гнучкими. Це дозволить нам зекономити кошти на ІТ-обладнання та ліцензії”. Але щось пішло не так. Аудиторія мовчала та не розуміла реальних вигод від впровадження нової системи. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 21. ПІД ЧАС впровадження Проблема6 Ви знаєте, що минулі проєкти у Вашій компанії були більш успішними, якщо мали гарну назву, тему або яскраве брендування. Вам згадалося успішне впровадження операційним департаментом проєкту з бронювання робочих місць, в якому були використані яскраві образи та всі обговорювали їх постери. Отже, Ви вирішили створити власний бренд проєкту: “Система обліку персоналу 2.0”...Але щось нікого це не вразило… Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 22. ПІД ЧАС впровадження Проблема7 Нова система з обліку персоналу здавалась Вам простою та зрозумілою. Ну що могло піти не так? Ви вирішили провести декілька сесій загального навчання на широку аудиторію в декілька ітерацій перед кожним плановим запуском пілоту. Ви поділили користувачів приблизно на групи по 300 людей і стартували. Але…вже на першому тренінгу Ви отримали купу специфічних запитань, відповіді на які не передбачили у своїй навчальній програмі. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 23. ПІД ЧАС впровадження Проблема8 Ви визначили, що всі співробітники HR департаменту можуть бути Чемпіонами змін - для Вас це було очевидним. Ви потребували їх допомоги і думали, що залучити їх має бути просто. Тож Ви відправили запит на всіх представників HR підрозділу із відповідним запитом, але отримали лише 5 відгуків з очікуваних 30… Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 24. ПІД ЧАС впровадження Проблема9 Ви комунікували основні дати переходу на нову систему виходячи з готовності налаштувань самої системи, але забули, що мали б ще бути прийняті відповідні організаційні рішення та оновлені внутрішні політики компанії, які б регламентували використання нових підходів до обліку та оцінки персоналу. Тепер під час навчання користувачі дізналися про цікаві аспекти та іноді неприємні нюанси, про які б мали довідатись раніше. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 25. ПІД ЧАС впровадження Проблема10 Навчання “Ранніх пташок” проходило відповідно до Вашого плану. Деякі групи користувачів вже закінчили навчання роботі в новій системі. Тепер мали проходити навчання всі інші широкі групи користувачів, для яких Ви створили E-Learning. Але…Ви помітили, що лише 20% користувачів почали навчання в запланований час. Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 26. ПІД ЧАС впровадження Проблема11 Ви здогадувались, що багато підрозділів використовують поточну систему обліку персоналу у своїх бізнес-процесах, але точно не знали як саме. Ви сподівались, що “Ранні пташки” допоможуть Вам виявити та описати такі процеси. Але…Ваша ІТ команда почала отримувати питання щодо конкретних функцій нової системи, яких не було. Виявилось, що нова система не може покрити увесь існуючий функціонал для задоволення поточних бізнес-процесів. Невдоволення користувачів наростало… Що Ви зробили не так та як виправити ситуацію?
- 27. ПІСЛЯ впровадження Проблема, вонаж можливість 12 Проєкт впроваджено. Ви робите опитування користувачів щодо задоволеності роботи в новій системі, аналізуєте відповіді та цифри. Це дає Вам можливість не тільки зрозуміти загальний рівень прийняття системи, а й зрозуміти, де був найбільший опір до впровадження. Також Ви розумієте побажання користувачів щодо майбутніх покращень та розвитку системи. Бінго! Ви знайшли можливість для підвищення бізнес-цінності нової системи. Що Ви будете робити далі?
- 28. ПІСЛЯ впровадження Проблема, вонаж можливість 13 Тепер Ви знаєте, що хмарні та SaaS-рішення - це майбутнє. Після отриманого досвіду впровадження нової облікової системи Ви волієте розвивати підходи до використання подібних технологій у “Веселих Лапках”. Що Ви будете робити далі?
- 29. ПІСЛЯ впровадження Проблема, вонаж можливість 14 Нову систему прийняли і почали успішно використовувати. Ви знали, що нові функції системи будуть подобатись користувачам. Як Ви будете інформувати свою спільноту користувачів щодо усіх чудових новинок, які будете впроваджувати у майбутньому? Що Ви будете робити далі?
- 30. Нову систему впроваджено. Замістьвисновків…
- 31. Управління змінами забезпечуєпідходи, інструменти та методи, що розширюють можливості організації успішно досягти бажаного стану в майбутньому. Чим легший буде перехід для людей організації, тим ефективніше та дієвіше організація буде досягати переваг бажаного майбутнього стану. Інтегруючись з іншими дисциплінами, наприклад, стратегічним плануванням, управлінням проєктами, організаційним розвитком та вдосконаленням процесів, управління змінами забезпечує цінність, даючи людям змогу прийняти зміни та діяти в майбутньому стані. Цінність управління змінами
- 32. Управління змінами зосереджується налюдській стороні Змін. Сприяє відповідальності Подає приклад Включає агентів змін Комунікує ефективно Адресує опір Дає можливості & мотивує Враховує вплив Підтримує бачення Надає інструменти для розвитку Визнає досягнення Прийняття змін — це вибір прийняти та продемонструвати новий спосіб мислення чи поведінки. Ефективне управління змінами
- 33.