SlideShare a Scribd company logo
1 of 13
Download to read offline
1
PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN
ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR
PENDAHULUAN
Panitia kegiatan adalah institusi yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan
organisasi GP Ansor sesuai tingkatan masing-masing dalam upaya melaksanakan
suatu program organisasi dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus
organisasi sesuai dengan tingkatannya masing-masning.
Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah:
1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan mengevaluasi seluruh
tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan.
2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu
kegiatan.
3. Mengelola materi kegiatan.
4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan
organisasi.
5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan
kegiatan.
6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat
dalam kegiatan
PEMBIDANGAN TUGAS
Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat
yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota
panitia dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara dan
mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara terus menerus
antara anggota-anggota panitia.
PANITIA PENGARAH
panitia pengarah memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan
materi pokok kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia
panitia pengarah adalah sebagai berikut :
1. Ketua Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Memimpin panitia pengarah sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan
kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi .
b. Memimpin rapat-rapat kepanitiaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan
kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.
c. Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan.
2
d. Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas panitia pengarah kepada
orang yang dianggap mampu.
2. Sekretaris Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Membantuk Ketua panitia pengarah dalam melakasanakan tugasnya.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi panitia pengarah.
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretarian panitia pengarah.
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaskanaan tugas-tugas tertentu
sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
3. Anggota Panitia Pengarah memiliki tugas
a. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja panitia pengarah.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yang diemban oleh masing-
masing anggota.
c. Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai dengan pembidangan kerja masing-
masing personal.
d. Melasanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai
dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
PANITIA PELASAKSANA
Pantia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan
teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian
tugas untuk masing-masing personalia adalah sebagai berikut :
1. Ketua Panitia memiliki tugas
a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang
digariskan oleh pimpinan organisasi.
b. Mewakili panitia kedalam dan keluar organisasi sesuai dengan ketentuan-
ketentuan dan kebijaksanan yang digariskan oleh pimpinan organisasi.
c. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang relevan dengan tugas
panitia.
d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan
yang digariskan oleh pimpinan organisasi.
e. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi persiapan dan
pelaksanaan kegiatan.
2. Wakil Ketua Panitia memiliki tugas
a. Mewakili ketua panitia apabila ketua panitia berhalangan sesuai dengan
kebijaksanaan yang ditentukan oleh ketua panitia.
b. Membantu ketua panitia dalam mengarahkan, membimbing dan mengawasi
persiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pembidangan tugas dan
atau kebijaksanaan yang ditentukan.
3
c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas tertentu sesuai
dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh ketua panitia.
3. Sekretaris Panitia memiliki tugas
a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan
tugasnya.
b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan.
c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan.
d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu
sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
5. Wakil Sekretaris Panitia memiliki tugas
a. Mewakili sekretais panitia apabila sekretaris panitia berhalangan sesuai
dengan kebijaksanaan yang ditentukan.
b. Membantu sekretaris panitia dalam melaksanakan tugasnya.
c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas-tugas tertentu
sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh sekretaris panitia.
5. Bendahara Panitia memiliki tugas
a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan
tugasnya.
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana
lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan
dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia.
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang
dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang
digariskan oleh ketua panitia.
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana.
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan.
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan.
6. Wakil Bendahara Panitia memiliki tugas
a. Mewakili bendahara panitia apabila bendahara panitia berhalangan.
b. Membantu bendahara panitia dalam melaksanakan tugasnya.
c. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang
ditentukan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh bendahara panitia.
4
7. Bidang-Bidang Kepanitia memiliki tugas umum
a. Mengikuti perkembangan keadaan dibidangnya masing-masing secara terus
menerus.
b. Menyusus rencana kebijaksanaan dan rencana kegiatan dibidangnya masing-
masing.
c. Melaksanakan rencana kegiatan bidangnya masing-masing.
d. Mengadakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama dengan bidang-bidang
yang bersangkutan dengan pelaksanaan tugasnya.
e. Dalam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dan koordinasi dengan
bidang-bidang dilingkungan kepanitiaan.
f. Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada ketua panitia tentang
langkah-langkah yang perlu diambil pada bidang-bidangnya masing-masing.
TUGAS BIDANG-BIDANG
Bagian-bagian kepanitian ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program
kerja umumnya dibagi atas bidang-bidang berikut ini :
1. Bagian Dana/Keuangan
a. Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan.
b. Mengupayakan dan mengelola dana.
c. Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas proposal pencarian
dana.
d. Membuat database instansi atau pihak yang akan dijadikan donatur atau
sponsor.
e. Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana usaha dalam upaya
pencarian dana.
f. Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah kas panitia.
g. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
h. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
2. Bagian Kesekretariatan
a. Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan
berikut sarana pendukungnya.
b. Menyusun/membuat dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang
berkepentingan .
c. Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang
berkepentingan .
d. Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dan distribusi surat
undangannya.
e. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana
pendukungnya.
f. Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan secara keseluruhan dan mengatur
tertib administrasi.
5
g. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana
pendukungnya.
h. Mengurus surat-surat perizinan
i. Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak -pihak terkait.
j. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
k. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
3. Bagian Acara
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan
kegiatan.
b. Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib
dokumentasi.
c. Membuat laporan dokumentasi.
d. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan deangan acara.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia .
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
4. Bagian Keamanan
a. Mengatur dan mepersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan keamanan kegiatan.
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan deangan
keamanan kegiatan.
c. Melakukan koordinasi kegiatan keamanan yang berkaitan deangan kegiatan .
d. Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengamanan kegiatan.
e. Menjalin kerja sama dengan instansi terkait.
f. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
5. Bagian Transportasi/Akomodasi
a. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi.
b. Mengatur transportasi pihak-pihak diluar panitia seperti pembicara.
c. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/
penyewaan alat transportasi.
d. Melakukan penataan atas fasilitas kegiatan.
e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
6. Bagian Perlengkapan
a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang
dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya
mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan
perlengkapan sarana .
6
b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman /
penyewaan peralatan.
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan
perlengkapan kegiatan .
d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
e. Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.
HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA
Panitia berhak untuk
1. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik
secara lisan maupun tulisan .
2. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai proseduryang berlaku.
Panitia berkewajiban untuk
1. menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuaai tugasnya
masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja.
2. Menghadiri undangan rapat dan tepast waktu.
3. Mentaatitata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan.
4. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stab ilitas,ketertiban dan keamanan
kepanitian dan kegiatan.
Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/konsekuensinya bila mana
melakukan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan
MEKANISME KERJA
Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk
kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam
pelaksananan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap
personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerja sama
dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan,
menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling
berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat dan waktu yang tepat.
Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu;
1. Koordinasi Vertikal [hierarkis]
Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap
anggota yang dikoordinasikannya.
7
2. Koordinasi Fungsdional
Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian
dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan dalam lingkup tugas yang
saling berkaitan menurut asas fungsionalisasi dikoordinasikan melalui PP GP
Ansor.
MANAJEMEN OPERSIONALISASI KEGIATAN
I. PERENCANAAN KEGIATAN
Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan
membantu tercapainya tujuan kegiatan. Dibawah ini tercantum beberapa hal yang
perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan :
1. Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya perencanaan.
2. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tak tercapai,
mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan.
3. Perencanaana harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan obyektif dan rasional
untuk mewujudkan adanya kerjasama yang efektif.
4. Perencanaaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian
pada masa yang akan datang.
5. Perencananan harus bisa memikirkan secara matang, jelas dan mendetil, serta
terarah, mengenai kebijaksanaan metode, prosedur dan standar hasil kerja untuk
mencapai tujuan yang telah ditertapkan.
6. Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan latar belakang bagi
fungsi-fungsi manajemennya, yaitu pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian,
penyelesaian akhir kegiatan dan evaluasi.
Perencanaan kegiatan ini meliputi ;
1. Pembuatan Proposal
Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata cara penyusunan
proposal kegiatan.
2. Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan
Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan penjabaran bentuk teknis dari
konsep umum yang termuat dalam proposal. Didalamnya berisikan hal-hal yang
berkenaaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan dasar pelaksanaan
bagi panitia pelaksana. Sistematika penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara
lain;
8
a. Strategi Kebijakan Kegiatan
Berisikan strategi kebijakan organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan
pencapaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia pelaksana. Misalnya :
1. Strategi penggalangan : upaya menarik simpati masyarakat yang berada dalam
ruang lingkup kegiatan agar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatan
ini.
2. Strategi dalam membuka dan memelihara hubungan baik dengan pihak-pihak
luar yang berkaitan dan berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor atau
lembaga/instansi terkait).
b. Bentuk dan Metode Kegiatan
Menjelaskan metode dan bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Farmat dari
metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik kegiatan. Yang
terpenting adalah bahwa penjelasan yang dibuat diupayakan seteknis mungkin
dan mendetil, misalnya :
1. Metode kegiatan : Ceramah
2. Bentuk teknis : Pengajaran dengan ceramah dan diskusi
di dalam ruangan dengan satu nara sumber
dalam bentuk partisipasi aktif : dialog dua
arah.
3. Nara Sumber : Anggota aktif organisasi yang ahli -
dibidangnya.
4. Bahan /materi : Manajemen organisasi.
5. Pelaksanaan : Ceramah selama 1 jam dan diskusi (tanya
jawab) selama 30 menit.
6. Sarana prasarana : 1 buah kelas, seperangkat alat presentasi
dan makalah.
c. Perangkat Pelaksana
Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan secara jelas, termasuk
pihak-pihak luar terkait yang diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya
penyuksesan kegiatan.
d. Langkah-langkah kegiatan
Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan.
3. Pembuatan Job Deskription
Pemimpin yang tidak melakukan fungsi pengorganisasian/fungsi pembagian kerja
dalam proses kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan proses
manajemen di dalamnya bisa dikatakantidak berfungsi. Pengorganisasian ini
9
dibutuhkan agar pembagian kerja/tugas dapat dilakukan dan spesialisasi
keahlian/keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah
ditetapkan job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah pemimpin
untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan pendelegasian wewenang kepada
setiap pelaksana kegiatan. Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang
diberikan ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job Description ini memiliki
kegunaan antara lain :
a. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen dan penempatan panitia.
b. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang.
c. Sebagai dasar untuk melaksanakan evaluasi jabatan.
Job Description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan yang menjelaskan tugas
dan wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada panitia pelaksana
kegiatan. Sistematika penyusunannya berikut penjelasan adalah :
1. Nama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya.
2. Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pelaksana. Dalam
penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas Umum dan Uraian Tugas. Tugas Umum ini
berisikan penjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengan tugasnya, dan
melalui Uraian Tuga nantinya diuraikan secara terperinci.
3. Tanggung jawab menguraikan sebatasmana ia bertanggung jawab dan kepada
siapa ia harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Job Description ini adalah :
1. Jelas, penyusunan redaksionalnya harus jelas, dengan kata lain tidak
memungkinkan adanya penafsiran lain.
2. Logis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan pelaksanaannya.
3. Terpadu, pembagian tugas dan wewenang setiap pelaksana tidak boleh ada yang
bertabrakan atau saling bersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan
agar tanggung jawab per seksi jelas dan tidak saling melempar tanggung jawab.
4. Mendetil, perincian jabatan yang diuraikan diupayakan semendetil mungkin.
5. Fleksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukan improvisasi dalam
tugasnya sejauh tidak keluar atau menyimpang dari tugasnya dan wewenangnya.
4. Pembuatan Perencanaan Waktu Kerja Kegiatan
Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan
manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif,
dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini
berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan
pelaksana kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi.
Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta pengerjaan yang sifatnya terburu-
buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab
dari seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada salah satu dari
komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai dengan rencana, jelas ini akan
10
mempengaruhi kegiatan lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya
seksi perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula, dan bahkan
jadinya berkesan dipaksakan asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain
menggangu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasi l kegiatan itu sendiri.
Sangat disayangkan, bahwa proses perencanaan dan persiapan yang telah memakan
waktu dan biaya yang tidak sedikit menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak
bertanggung jawab dari satu komponen saja. Dibawah ini adalah contoh dalam
membuat perencanaan waktu kerja.
a. Perencanaan waktu kerja keseluruhan kegiatan.
Contoh:
Waktu Kerja
Februari Maret AprilNo. Seksi Kegiatan
1 2 3 1 2 3 1 2 3
Ket
1 Kesekretariatan
2 Perizinan
3 ……………………..
4 ………………………
b. Perencanaan waktu kerja per sekesi kegiatan.
Contoh Perencanaan Kegiatan Seksi Kesekretariatan
Waktu Kerja
Februari Maret AprilNo. Kegiatan
1 2 3 1 2 3 1 2 3
Ket
1 Piket Harian
2 Pendaftaran
3 ……………………..
4 ………………………
11
II. PELAKSANAAN KEGIATAN
1. Pemimpin harus memahami benar mengenai konsep dan tujuan kegiatan serta
dituntut untuk mampu menerangkan dan menjabarkannya kepada seluruh
perangkat pelaksana kegiatan. Selain itu juga, ia juga harus tegas dalam
menjalankan kepemimpinannya.
2. Pemilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuai dengan
kemampuan dan keahlian yang dimiliki.
3. Motivasi terhadap pelaksana kegiatan perlu diciptakan agar mereka tidak saja
mampu melaksanakan tugas, melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya.
Untuk tiu pemimpin harus bisa memahami karakteristik dari sifat-sifat dan
perilaku bawahannya.
4. Sebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakan panitia, suara-
suara dan keinginan panitia harus didengar dan diupayakan penerapannya sejauh
tidak menyimpang dari tujuan semula.
5. Setiap panitia harus mempunyai catatan kegiatan sendiri yang berkaitan dengan
tugasnya masing-masing.
6. Pengawasan dan pengendalian harus senantiasa terus dilakukan tidak terjadi
penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan semula.
7. Koordinasi dan kerjasama antara tim yang ada harus selalu dibina; suatu tim
dapat ditentukan kapan harus siap untuk membantu tim yang lain.
8. Sekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya, dimaksudkan bilamana ada
hal-hal penting ataupun ada perubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi
dan koordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan baru bisa secepatnya
diantisipasi dan diselesaikan.
III. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan
sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu
Kerja dijadikan sebagaiacuan untuk pengendalian. Sedangkan Pengawasan
merupakan fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil
kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai dokumentasi diperlukan untuk maksud
ini seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya.
Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara
periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang
menyimpang dari rencana semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam
pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, mingguan atau
dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan evaluasi kerja. Di
dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang
timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.
12
IV. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya, panitia banyak yang
langsung menghilang setelah acara selesai. Padahal sebetulnya masih ada hal-hal
yang belum selesai yang perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak
terselesaikan, dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya, dan juga
nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik dan tujuannya tercapai,
nilainya akan jadi berkurang akibat penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas.
Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini adalah jangan
sampai ada satu pihak pun, terrutama pihak luar yang kecewa atau tidak puas
terhadap penyelesaian akhir kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal
dibawah ini :
1. Persoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan sampai ada yang
terlewat.
2. Sisa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan kembali.
3. Fasilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang digunakan harus
dikembalikan ke tempat semula dalam keadaan semula dengan pengecekan
terlebih dahulu bila terjadi kerusakan pada saat digunakan.
4. Membuat ucapan terima kasih berupa surat atau kenang-kenangan kepada pihak
luar yang telah membantu sebagai upaya membina hubungan yang baik dalam
jangka panjang.
5. Memastikan bahwa setelah acara berakhir, tidak ada satu pun dari perangkat dan
partisipan pelaksana seperti panitia ataupun peserta, mengalami hal-hal yang
tidak dikehendaki seperti gangguan fisik atau pun jasmani sebagai akibat langsung
dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatan tengah berlangsung.
6. Membuat laporan akhir per seksi dan laporan pertanggung jawaban secara
keseluruhan.
V. EVALUASI
Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan rencana baik pada setiap
tingkat sasaran (hasil dan tujuan) maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi
serta faktor-faktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu evaluasi
sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu rencana baik apabila di dalam
rencana tersebut memuat unsur-unsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran
(hasil dan tujuan) serta standar hasil kerja seseorang.
Hasil evaluasi ini berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi dalam
melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan-bahan
pertimbangan untuk kegiatan berikutnya baik yang sejenis maupun yang tidak
sejenis.
Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua maksud dibawah ini,
yaitu :
13
a. Memperbaiki dan menyempurnakan rencana berikutnya melalui reformulasi
perencanaan (perumusan kembali perencanaan).
b. Membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh para pelaksana
kegiatan.
Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi yang digunakan,
yaitu :
1. Tahap Pertama : Evaluasi Perencanaan.
Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana ditetapkan. Tahap ini bertujuan
dimaksudkan untuk menilai kekuatan organisasi dalam mencapai tujuan yang
ditetapkan dan untuk menilai kekuarangan/kelemahan yang perlu ditanggulangi.
2. Tahap Kedua : Evaluasi Pelaksanaan.
Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Banyaknya evaluasi pada
tahap pelaksanaan sangat tergantung dari kebutuhan.
3. Tahap Ketiga : Evaluasi Akhir.
Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk melihat dampak dari
seluruh pelaksanaan rencana pada hasil kegiatan.
VI. PENYUSUNAN LAPORAN
Laporan kegiatan disusun oleh Panitia sebagai salah satu kewajiban kepanitiaan.

More Related Content

What's hot

Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...
Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...
Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...Dudi Aprillianto
 
tatasusila dan protokol mesyuarat
 tatasusila dan protokol mesyuarat tatasusila dan protokol mesyuarat
tatasusila dan protokol mesyuaraternittasabian
 
ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN
 ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN
ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIANNova Oktaharfianto
 
Laporan AJK kebersihan
Laporan AJK kebersihan Laporan AJK kebersihan
Laporan AJK kebersihan Eeramon
 
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramukaastozone
 
Jukran polmekabin td 2013
Jukran polmekabin td 2013Jukran polmekabin td 2013
Jukran polmekabin td 2013ardi-an
 
Laporan perundingan satu sg buluh
Laporan perundingan satu sg buluhLaporan perundingan satu sg buluh
Laporan perundingan satu sg buluhSida Hashim
 
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan peserta
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan pesertaSpb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan peserta
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan pesertaarnel_goto_fishing
 
Bahasa Melayu Pengurusan - Pengurusan Mesyuarat
Bahasa Melayu Pengurusan  - Pengurusan MesyuaratBahasa Melayu Pengurusan  - Pengurusan Mesyuarat
Bahasa Melayu Pengurusan - Pengurusan MesyuaratNeeta Fhadzilla Yaacob
 
11. manajemen koperasi
11. manajemen koperasi11. manajemen koperasi
11. manajemen koperasiagussetiawan88
 
Anjab jfu pengelola barang
Anjab jfu pengelola barangAnjab jfu pengelola barang
Anjab jfu pengelola barangReddy Prayudie
 
Anjab jfu penyimpan barang
Anjab jfu penyimpan barangAnjab jfu penyimpan barang
Anjab jfu penyimpan barangReddy Prayudie
 
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv Latifah Tio
 

What's hot (20)

Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...
Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...
Petunjuk Penyelenggaraan Dewan Kerja Pramuka Penegak dan Pramuka Pandega Kepu...
 
tatasusila dan protokol mesyuarat
 tatasusila dan protokol mesyuarat tatasusila dan protokol mesyuarat
tatasusila dan protokol mesyuarat
 
Laporan kml mts falaqiyah
Laporan kml mts falaqiyahLaporan kml mts falaqiyah
Laporan kml mts falaqiyah
 
Kml
KmlKml
Kml
 
ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN
 ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN
ANJAB ANALISA JABATAN PENGELOLA KEPEGAWAIAN
 
Rtl baru
Rtl baruRtl baru
Rtl baru
 
Laporan AJK kebersihan
Laporan AJK kebersihan Laporan AJK kebersihan
Laporan AJK kebersihan
 
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka
2011 203 Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar Gerakan Pramuka
 
Jukran polmekabin td 2013
Jukran polmekabin td 2013Jukran polmekabin td 2013
Jukran polmekabin td 2013
 
Laporan perundingan satu sg buluh
Laporan perundingan satu sg buluhLaporan perundingan satu sg buluh
Laporan perundingan satu sg buluh
 
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan peserta
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan pesertaSpb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan peserta
Spb 1 1 pengorganisasian kelas dan ungkapan harapan peserta
 
Struktur organisasi Racana Pandega
Struktur organisasi Racana PandegaStruktur organisasi Racana Pandega
Struktur organisasi Racana Pandega
 
Bahasa Melayu Pengurusan - Pengurusan Mesyuarat
Bahasa Melayu Pengurusan  - Pengurusan MesyuaratBahasa Melayu Pengurusan  - Pengurusan Mesyuarat
Bahasa Melayu Pengurusan - Pengurusan Mesyuarat
 
11. manajemen koperasi
11. manajemen koperasi11. manajemen koperasi
11. manajemen koperasi
 
Pp Dewan Kerja 214
Pp Dewan Kerja 214Pp Dewan Kerja 214
Pp Dewan Kerja 214
 
Proposal perubahan
Proposal perubahanProposal perubahan
Proposal perubahan
 
Anjab jfu pengelola barang
Anjab jfu pengelola barangAnjab jfu pengelola barang
Anjab jfu pengelola barang
 
Anjab jfu penyimpan barang
Anjab jfu penyimpan barangAnjab jfu penyimpan barang
Anjab jfu penyimpan barang
 
Gerakan bima mengajar
Gerakan bima mengajarGerakan bima mengajar
Gerakan bima mengajar
 
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv
Proposal Teknis Studio Perencanaan Wonogiri Kelompok 4a Bab iv
 

Viewers also liked

Buku panduan organisasi hipmi ok
Buku panduan organisasi hipmi okBuku panduan organisasi hipmi ok
Buku panduan organisasi hipmi okTeddie Dian Patria
 
Visi Misi Struktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).
VisiMisiStruktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).VisiMisiStruktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).
Visi Misi Struktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).VisualBee.com
 
Visi, misi, goal, objective, [recovered]
Visi, misi, goal, objective, [recovered]Visi, misi, goal, objective, [recovered]
Visi, misi, goal, objective, [recovered]Ega Jalaludin
 
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di Bali
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di BaliANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di Bali
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di BaliSekolahQita
 
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)Freelance, self-employed
 
Peraturan organisasi
Peraturan organisasiPeraturan organisasi
Peraturan organisasirantingsolied
 

Viewers also liked (7)

Buku panduan organisasi hipmi ok
Buku panduan organisasi hipmi okBuku panduan organisasi hipmi ok
Buku panduan organisasi hipmi ok
 
Visi Misi Struktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).
VisiMisiStruktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).VisiMisiStruktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).
Visi Misi Struktur Organisasi (shared using http://VisualBee.com).
 
Visi, misi, goal, objective, [recovered]
Visi, misi, goal, objective, [recovered]Visi, misi, goal, objective, [recovered]
Visi, misi, goal, objective, [recovered]
 
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di Bali
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di BaliANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di Bali
ANGGARAN DASAR HIMPAUDI MUNAS III di Bali
 
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)
Draft renstra-2015-2019-prl 12-sept-2015-pdf (tujuan dansasaran mantap)
 
Panduan Khusus Kepengurusan
Panduan Khusus KepengurusanPanduan Khusus Kepengurusan
Panduan Khusus Kepengurusan
 
Peraturan organisasi
Peraturan organisasiPeraturan organisasi
Peraturan organisasi
 

Similar to Panitia GP Ansor

Kam2011 2012 org-final
Kam2011 2012 org-finalKam2011 2012 org-final
Kam2011 2012 org-finalDiski Naim
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012diski_naim
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012diski_naim
 
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptx
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptxTugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptx
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptxgaharni
 
STRUKTUR_OSIS_PPDB.ppt
STRUKTUR_OSIS_PPDB.pptSTRUKTUR_OSIS_PPDB.ppt
STRUKTUR_OSIS_PPDB.pptlenovobos
 
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptx
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptxSOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptx
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptxbarselona46
 
Struktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoStruktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoQku Zeth
 
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osis
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osisKewajiban dan rincian tugas pengurus osis
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osisAhmadun Ahmadun
 
Tugas pokok dan fungsi
Tugas pokok dan fungsiTugas pokok dan fungsi
Tugas pokok dan fungsihhh_fam
 
Presentasi Ldk Osis 2
Presentasi Ldk Osis 2Presentasi Ldk Osis 2
Presentasi Ldk Osis 2Suedi Ahmad
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012diski_naim
 
2.Umum dan Kepegawaian.docx
2.Umum dan Kepegawaian.docx2.Umum dan Kepegawaian.docx
2.Umum dan Kepegawaian.docxHasyimDrs
 

Similar to Panitia GP Ansor (20)

Kam2011 2012 org-final
Kam2011 2012 org-finalKam2011 2012 org-final
Kam2011 2012 org-final
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012
 
Musyawarah Hasbu.pptx
Musyawarah Hasbu.pptxMusyawarah Hasbu.pptx
Musyawarah Hasbu.pptx
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012
 
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptx
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptxTugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptx
Tugas dan Fungsi Pengurus Kwarcab.pptx
 
STRUKTUR_OSIS_PPDB.ppt
STRUKTUR_OSIS_PPDB.pptSTRUKTUR_OSIS_PPDB.ppt
STRUKTUR_OSIS_PPDB.ppt
 
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptx
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptxSOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptx
SOTK IAI 2022-2026 untuk PD NTT.pptx
 
Struktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoStruktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eo
 
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osis
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osisKewajiban dan rincian tugas pengurus osis
Kewajiban dan rincian tugas pengurus osis
 
Tugas pokok dan fungsi
Tugas pokok dan fungsiTugas pokok dan fungsi
Tugas pokok dan fungsi
 
Contoh Administrasi OSIS
Contoh Administrasi OSISContoh Administrasi OSIS
Contoh Administrasi OSIS
 
Presentasi Ldk Osis 2
Presentasi Ldk Osis 2Presentasi Ldk Osis 2
Presentasi Ldk Osis 2
 
Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012Pengurus KAM 2011-2012
Pengurus KAM 2011-2012
 
Tanggungjawab setiausaha kokurikulum
Tanggungjawab setiausaha kokurikulumTanggungjawab setiausaha kokurikulum
Tanggungjawab setiausaha kokurikulum
 
Kasi pem
Kasi pemKasi pem
Kasi pem
 
Anjab sekretaris
Anjab sekretarisAnjab sekretaris
Anjab sekretaris
 
2.Umum dan Kepegawaian.docx
2.Umum dan Kepegawaian.docx2.Umum dan Kepegawaian.docx
2.Umum dan Kepegawaian.docx
 
Struktur organisasi perusahaan
Struktur organisasi perusahaanStruktur organisasi perusahaan
Struktur organisasi perusahaan
 
Anjab sekretaris
Anjab sekretarisAnjab sekretaris
Anjab sekretaris
 
Kasubag umum
Kasubag umumKasubag umum
Kasubag umum
 

More from Narto Wastyowadi

analisis materi pembelajaran
analisis materi pembelajarananalisis materi pembelajaran
analisis materi pembelajaranNarto Wastyowadi
 
Perubahan kur pp kn revisi
Perubahan kur pp kn revisiPerubahan kur pp kn revisi
Perubahan kur pp kn revisiNarto Wastyowadi
 
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )Narto Wastyowadi
 
Contoh instrumen dan rubrik penilaian
Contoh instrumen dan rubrik penilaianContoh instrumen dan rubrik penilaian
Contoh instrumen dan rubrik penilaianNarto Wastyowadi
 
Berita acara pengembang kurikulum
Berita acara pengembang kurikulumBerita acara pengembang kurikulum
Berita acara pengembang kurikulumNarto Wastyowadi
 
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplin
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplinModul 3-sikap-jujur-dan-disiplin
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplinNarto Wastyowadi
 
Modul 1-karakteristik-kewirausahaan
Modul 1-karakteristik-kewirausahaanModul 1-karakteristik-kewirausahaan
Modul 1-karakteristik-kewirausahaanNarto Wastyowadi
 
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulum
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulumA. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulum
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulumNarto Wastyowadi
 

More from Narto Wastyowadi (14)

Instrumen kisi kisi
Instrumen kisi kisiInstrumen kisi kisi
Instrumen kisi kisi
 
analisis materi pembelajaran
analisis materi pembelajarananalisis materi pembelajaran
analisis materi pembelajaran
 
Perubahan kur pp kn revisi
Perubahan kur pp kn revisiPerubahan kur pp kn revisi
Perubahan kur pp kn revisi
 
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )
Membuat soal keterampilan berpikir tingkat tinggi ( hots )
 
Instrumen EDS
Instrumen EDSInstrumen EDS
Instrumen EDS
 
Contoh instrumen dan rubrik penilaian
Contoh instrumen dan rubrik penilaianContoh instrumen dan rubrik penilaian
Contoh instrumen dan rubrik penilaian
 
Program kerja osis
Program kerja osisProgram kerja osis
Program kerja osis
 
Berita acara pengembang kurikulum
Berita acara pengembang kurikulumBerita acara pengembang kurikulum
Berita acara pengembang kurikulum
 
Kunci sukses akreditasi
Kunci sukses akreditasiKunci sukses akreditasi
Kunci sukses akreditasi
 
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplin
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplinModul 3-sikap-jujur-dan-disiplin
Modul 3-sikap-jujur-dan-disiplin
 
Modul 1-karakteristik-kewirausahaan
Modul 1-karakteristik-kewirausahaanModul 1-karakteristik-kewirausahaan
Modul 1-karakteristik-kewirausahaan
 
Rambu2 mapel dapodikmen
Rambu2 mapel dapodikmenRambu2 mapel dapodikmen
Rambu2 mapel dapodikmen
 
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulum
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulumA. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulum
A. permendikbud nomor-81a-tahun-2013-tentang-implementasi-kurikulum
 
Bab i pancasila
Bab i pancasilaBab i pancasila
Bab i pancasila
 

Recently uploaded

Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...
Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...
Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...NiswatuzZahroh
 
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaModul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaAbdiera
 
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxKISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxjohan effendi
 
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptx
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptxSBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptx
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptxFardanassegaf
 
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaDinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaEzraCalva
 
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdf
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdfPanduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdf
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdfandriasyulianto57
 
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxUNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxFranxisca Kurniawati
 
Workshop penulisan buku (Buku referensi, monograf, BUKU...
Workshop penulisan buku                       (Buku referensi, monograf, BUKU...Workshop penulisan buku                       (Buku referensi, monograf, BUKU...
Workshop penulisan buku (Buku referensi, monograf, BUKU...Riyan Hidayatullah
 
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian KasihTeks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasihssuserfcb9e3
 
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfslide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfNURAFIFAHBINTIJAMALU
 
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptx
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptxMata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptx
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptxoperatorsttmamasa
 
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptx
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptxElemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptx
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptxGyaCahyaPratiwi
 
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.doc
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.docSilabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.doc
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.docNurulAiniFirdasari1
 
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............SenLord
 
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxAksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxdonny761155
 
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfPelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfEmeldaSpd
 
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKA
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKAPPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKA
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKARenoMardhatillahS
 
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxKAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxjohan effendi
 
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptx
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptxKeberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptx
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptxLeniMawarti1
 
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfAPRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfVenyHandayani2
 

Recently uploaded (20)

Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...
Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...
Pembuktian rumus volume dan luas permukaan bangung ruang Tabung, Limas, Keruc...
 
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaModul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
 
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxKISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
 
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptx
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptxSBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptx
SBM_Kelompok-7_Alat dan Media Pembelajaran.pptx
 
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaDinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
 
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdf
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdfPanduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdf
Panduan Mengisi Dokumen Tindak Lanjut.pdf
 
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxUNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
 
Workshop penulisan buku (Buku referensi, monograf, BUKU...
Workshop penulisan buku                       (Buku referensi, monograf, BUKU...Workshop penulisan buku                       (Buku referensi, monograf, BUKU...
Workshop penulisan buku (Buku referensi, monograf, BUKU...
 
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian KasihTeks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
 
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfslide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
 
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptx
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptxMata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptx
Mata Kuliah Etika dalam pembelajaran Kristen.pptx
 
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptx
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptxElemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptx
Elemen Jurnalistik Ilmu Komunikasii.pptx
 
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.doc
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.docSilabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.doc
Silabus Mata Pelajaran Biologi SMA Kelas X.doc
 
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............
PERTEMUAN 9 KESEIM 3 SEKTOR.............
 
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxAksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
 
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfPelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
 
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKA
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKAPPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKA
PPT TEKS TANGGAPAN KELAS 7 KURIKUKULM MERDEKA
 
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxKAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
 
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptx
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptxKeberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptx
Keberagaman-Peserta-Didik-dalam-Psikologi-Pendidikan.pptx
 
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfAPRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
 

Panitia GP Ansor

  • 1. 1 PEDOMAN TATA LAKSANA PANITIA KEGIATAN ORGANISASI GERAKAN PEMUDA ANSOR PENDAHULUAN Panitia kegiatan adalah institusi yang berfungsi sebagai pelaksana kebijakan organisasi GP Ansor sesuai tingkatan masing-masing dalam upaya melaksanakan suatu program organisasi dan bertanggungjawab kepada seluruh pengurus organisasi sesuai dengan tingkatannya masing-masning. Tujuan umum pembentukan kepanitiaan adalah: 1. Merencanakan, mengelola, melaksanakan memonitor dan mengevaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan suatu kegiatan. 2. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Mengelola materi kegiatan. 4. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi. 5. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan. 6. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan PEMBIDANGAN TUGAS Tugas-tugas personalia dalam panitia adalah merupakan satu kesatuan yang bulat yang tidak dapat dipisahkan, tetapi dapat dibedakan, oleh sebab itu setiap anggota panitia dalam melaksanakan tugasnya wajib melakukan, memelihara dan mengadakan konsultasi dan kerjasama yang erat dan serasi secara terus menerus antara anggota-anggota panitia. PANITIA PENGARAH panitia pengarah memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan materi pokok kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia panitia pengarah adalah sebagai berikut : 1. Ketua Panitia Pengarah memiliki tugas a. Memimpin panitia pengarah sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi . b. Memimpin rapat-rapat kepanitiaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi. c. Mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan kegiatan.
  • 2. 2 d. Mendelegasikan tugas yang berkaitan dengan tugas panitia pengarah kepada orang yang dianggap mampu. 2. Sekretaris Panitia Pengarah memiliki tugas a. Membantuk Ketua panitia pengarah dalam melakasanakan tugasnya. b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi panitia pengarah. c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretarian panitia pengarah. d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaskanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. 3. Anggota Panitia Pengarah memiliki tugas a. Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan kerja panitia pengarah. b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai tugas yang diemban oleh masing- masing anggota. c. Merumuskan materi pokok kegiatan sesuai dengan pembidangan kerja masing- masing personal. d. Melasanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. PANITIA PELASAKSANA Pantia Pelaksana memiliki tugas dan kewenangan dalam hal-hal berkaitan dengan teknis operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Adapun pembagian tugas untuk masing-masing personalia adalah sebagai berikut : 1. Ketua Panitia memiliki tugas a. Memimpin panitia sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi. b. Mewakili panitia kedalam dan keluar organisasi sesuai dengan ketentuan- ketentuan dan kebijaksanan yang digariskan oleh pimpinan organisasi. c. Memelihara hubungan yang erat dengan lembaga yang relevan dengan tugas panitia. d. Memimpin rapat-rapat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan kebijaksanaan yang digariskan oleh pimpinan organisasi. e. Mengarahkan, membimbing, mengevaluasi dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan kegiatan. 2. Wakil Ketua Panitia memiliki tugas a. Mewakili ketua panitia apabila ketua panitia berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan oleh ketua panitia. b. Membantu ketua panitia dalam mengarahkan, membimbing dan mengawasi persiapan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pembidangan tugas dan atau kebijaksanaan yang ditentukan.
  • 3. 3 c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh ketua panitia. 3. Sekretaris Panitia memiliki tugas a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya. b. Menyelesaikan segala sesuatu mengenai administrasi kegiatan. c. Memimpin dan bertanggungjawab atas kesekretariatan kegiatan. d. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. 5. Wakil Sekretaris Panitia memiliki tugas a. Mewakili sekretais panitia apabila sekretaris panitia berhalangan sesuai dengan kebijaksanaan yang ditentukan. b. Membantu sekretaris panitia dalam melaksanakan tugasnya. c. Melaksanakan atau mengkoordinasikan pelasakanaan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh sekretaris panitia. 5. Bendahara Panitia memiliki tugas a. Membantu ketua panitia dan wakil ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya. b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegaitan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia. c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia. d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana. e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana. f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan. g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. 6. Wakil Bendahara Panitia memiliki tugas a. Mewakili bendahara panitia apabila bendahara panitia berhalangan. b. Membantu bendahara panitia dalam melaksanakan tugasnya. c. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan. d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditentukan oleh bendahara panitia.
  • 4. 4 7. Bidang-Bidang Kepanitia memiliki tugas umum a. Mengikuti perkembangan keadaan dibidangnya masing-masing secara terus menerus. b. Menyusus rencana kebijaksanaan dan rencana kegiatan dibidangnya masing- masing. c. Melaksanakan rencana kegiatan bidangnya masing-masing. d. Mengadakan koordinasi, komunikasi dan kerjasama dengan bidang-bidang yang bersangkutan dengan pelaksanaan tugasnya. e. Dalam melaksanakan tugasnya melakukan konsultasi dan koordinasi dengan bidang-bidang dilingkungan kepanitiaan. f. Memberikan pertimbangan dan saran-saran kepada ketua panitia tentang langkah-langkah yang perlu diambil pada bidang-bidangnya masing-masing. TUGAS BIDANG-BIDANG Bagian-bagian kepanitian ditentukan sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan program kerja umumnya dibagi atas bidang-bidang berikut ini : 1. Bagian Dana/Keuangan a. Menyusun anggaran pembiayaan kegiatan. b. Mengupayakan dan mengelola dana. c. Merencanakan dan mengatur keluar masuknya berkas proposal pencarian dana. d. Membuat database instansi atau pihak yang akan dijadikan donatur atau sponsor. e. Mempersiapkan dan mengatur sarana pendukung dana usaha dalam upaya pencarian dana. f. Membuat usaha-usaha profit oriented untuk menambah kas panitia. g. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia. h. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 2. Bagian Kesekretariatan a. Mengatur dan mempersiapkan pengadaan dan pengurusan kesekretariatan berikut sarana pendukungnya. b. Menyusun/membuat dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang berkepentingan . c. Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan kepada pihak yang berkepentingan . d. Mengatur dan mempersiapkan rapat kepanitiaan dan distribusi surat undangannya. e. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana pendukungnya. f. Membuat dokumentasi jalannya kepanitiaan secara keseluruhan dan mengatur tertib administrasi.
  • 5. 5 g. Mengatur dan mempersiapkan pendaftaran peserta berikut sarana pendukungnya. h. Mengurus surat-surat perizinan i. Mengirimkan surat-surat tembusannya ke pihak -pihak terkait. j. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia. k. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 3. Bagian Acara a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh acara yang berkaitan dengan kegiatan. b. Membuat dokumentasi jalannya acara secara keseluruhan dan mengatur tertib dokumentasi. c. Membuat laporan dokumentasi. d. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan deangan acara. e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia . f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 4. Bagian Keamanan a. Mengatur dan mepersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan. b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan deangan keamanan kegiatan. c. Melakukan koordinasi kegiatan keamanan yang berkaitan deangan kegiatan . d. Menghimpun potensi tenaga pelaksana pengamanan kegiatan. e. Menjalin kerja sama dengan instansi terkait. f. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia. g. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 5. Bagian Transportasi/Akomodasi a. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi. b. Mengatur transportasi pihak-pihak diluar panitia seperti pembicara. c. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/ penyewaan alat transportasi. d. Melakukan penataan atas fasilitas kegiatan. e. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia. f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. 6. Bagian Perlengkapan a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana .
  • 6. 6 b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaan peralatan. c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan . d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan. e. Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia. f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia. HAK DAN KEWAJIBAN PANITIA Panitia berhak untuk 1. Berbicara dan mengeluarkan pendapat serta memberikan usul atau saran baik secara lisan maupun tulisan . 2. Menggunakan fasilitas kepanitiaan sesuai proseduryang berlaku. Panitia berkewajiban untuk 1. menjalankan tugasnya dengan sungguh-sungguh secara tuntas,sesuaai tugasnya masing-masing yang telah diatur dalam deskripsi kerja. 2. Menghadiri undangan rapat dan tepast waktu. 3. Mentaatitata tertib dan petunjuk pelaksanaan yang telah diberlakukan. 4. Menjaga nama baik panitia serta memelihara stab ilitas,ketertiban dan keamanan kepanitian dan kegiatan. Panitia harus siap ditegur dan melaksanakan sanksi/konsekuensinya bila mana melakukan atau kelalaian yang dianggap bisa merusak kelancaran kegiatan MEKANISME KERJA Panitia bekerja untuk mengoptimalkan sumberdaya organisasi yang ditujukan untuk kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada penciptaan iklim yang kondusif dalam pelaksananan kegiatan. Mekanisme kerja kepanitiaan dilakukan oleh setiap personalia pada pembidangannya masing-masing dengan melakukan kerja sama dengan setiap unit kerja yang relevan melalui upaya-upaya yang memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai sasaran dan kegiatan yang saling berkaitan agar setiap gerak dapat mencapai sasaran, tempat dan waktu yang tepat. Dalam pelaksanaannya, koordinasi dilakukan melalui dua pola koordinasi, yaitu; 1. Koordinasi Vertikal [hierarkis] Koordinasi vertikal merupakan koordinasi yang dilakukan oleh panitia terhadap anggota yang dikoordinasikannya.
  • 7. 7 2. Koordinasi Fungsdional Koordinasi fungsional diartikan sebagai koordinasi yang dilakukan antar bagian dalam kepanitiaan dan lembaga di luar kepanitiaan dalam lingkup tugas yang saling berkaitan menurut asas fungsionalisasi dikoordinasikan melalui PP GP Ansor. MANAJEMEN OPERSIONALISASI KEGIATAN I. PERENCANAAN KEGIATAN Perencanaan merupakan penentuan program pelaksanaan kegiatan yang akan membantu tercapainya tujuan kegiatan. Dibawah ini tercantum beberapa hal yang perlu diperhatikan yang berkaitan dengan perencanaan : 1. Pelaksanaan kegiatan tergantung pada baik buruknya perencanaan. 2. Perencanaan harus diarahkan pada tercapainya tujuan. Jika tujuan tak tercapai, mungkin disebabkan oleh kurang sempurnanya perencanaan. 3. Perencanaana harus didasarkan atas kenyataan-kenyataan obyektif dan rasional untuk mewujudkan adanya kerjasama yang efektif. 4. Perencanaaan harus mengandung atau dapat memproyeksikan kejadian-kejadian pada masa yang akan datang. 5. Perencananan harus bisa memikirkan secara matang, jelas dan mendetil, serta terarah, mengenai kebijaksanaan metode, prosedur dan standar hasil kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditertapkan. 6. Perencanaan harus memberikan pedoman dasar kerja dan latar belakang bagi fungsi-fungsi manajemennya, yaitu pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian, penyelesaian akhir kegiatan dan evaluasi. Perencanaan kegiatan ini meliputi ; 1. Pembuatan Proposal Pembuatan proposal dilakukan dengan berpedoman pada tata cara penyusunan proposal kegiatan. 2. Pembuatan Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Petunjuk pelaksanaan ini merupakan penjelasan dan penjabaran bentuk teknis dari konsep umum yang termuat dalam proposal. Didalamnya berisikan hal-hal yang berkenaaan dengan teknis pelaksanaan sebagai pedoman dan dasar pelaksanaan bagi panitia pelaksana. Sistematika penyusunan petunjuk pelaksanaan ini antara lain;
  • 8. 8 a. Strategi Kebijakan Kegiatan Berisikan strategi kebijakan organisasi yang ditetapkan dalam upaya keberhasilan pencapaian tujuan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia pelaksana. Misalnya : 1. Strategi penggalangan : upaya menarik simpati masyarakat yang berada dalam ruang lingkup kegiatan agar mendukung dan membantu pelaksanaan kegiatan ini. 2. Strategi dalam membuka dan memelihara hubungan baik dengan pihak-pihak luar yang berkaitan dan berkepentingan dengan kegiatan ini (sponsor atau lembaga/instansi terkait). b. Bentuk dan Metode Kegiatan Menjelaskan metode dan bentuk teknis kegiatan yang direncanakan. Farmat dari metode kegiatan ini tergantung pada ciri dan karakteristik kegiatan. Yang terpenting adalah bahwa penjelasan yang dibuat diupayakan seteknis mungkin dan mendetil, misalnya : 1. Metode kegiatan : Ceramah 2. Bentuk teknis : Pengajaran dengan ceramah dan diskusi di dalam ruangan dengan satu nara sumber dalam bentuk partisipasi aktif : dialog dua arah. 3. Nara Sumber : Anggota aktif organisasi yang ahli - dibidangnya. 4. Bahan /materi : Manajemen organisasi. 5. Pelaksanaan : Ceramah selama 1 jam dan diskusi (tanya jawab) selama 30 menit. 6. Sarana prasarana : 1 buah kelas, seperangkat alat presentasi dan makalah. c. Perangkat Pelaksana Menjelaskan perangkat-perangkat pelaksana kegiatan secara jelas, termasuk pihak-pihak luar terkait yang diharapkan akan turut berperan serta dalam upaya penyuksesan kegiatan. d. Langkah-langkah kegiatan Berisikan langkah-langkah persiapan pelaksanaan kegiatan. 3. Pembuatan Job Deskription Pemimpin yang tidak melakukan fungsi pengorganisasian/fungsi pembagian kerja dalam proses kepemimpinannya bukanlah seorang pemimpin yang baik dan proses manajemen di dalamnya bisa dikatakantidak berfungsi. Pengorganisasian ini
  • 9. 9 dibutuhkan agar pembagian kerja/tugas dapat dilakukan dan spesialisasi keahlian/keterampilan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Untuk itulah ditetapkan job description (uraian pekerjaan) yang akan mempermudah pemimpin untuk membagi-bagikan tugas dan melakukan pendelegasian wewenang kepada setiap pelaksana kegiatan. Wewenang ini dianggap sebagai hak panitia yang diberikan ketua untuk bergerak menjalankan tugasnya. Job Description ini memiliki kegunaan antara lain : a. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen dan penempatan panitia. b. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang. c. Sebagai dasar untuk melaksanakan evaluasi jabatan. Job Description ini berisikan nama dan identifikasi jabatan yang menjelaskan tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang dibebankan pada panitia pelaksana kegiatan. Sistematika penyusunannya berikut penjelasan adalah : 1. Nama jabatan ditulis berikut nama pelaksananya. 2. Tugas, yaitu adalah pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pelaksana. Dalam penyusunannya dibagi dua yaitu Tugas Umum dan Uraian Tugas. Tugas Umum ini berisikan penjelasan yang perlu ditulis yang berkaitan dengan tugasnya, dan melalui Uraian Tuga nantinya diuraikan secara terperinci. 3. Tanggung jawab menguraikan sebatasmana ia bertanggung jawab dan kepada siapa ia harus mempertanggungjawabkan hasil kerjanya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Job Description ini adalah : 1. Jelas, penyusunan redaksionalnya harus jelas, dengan kata lain tidak memungkinkan adanya penafsiran lain. 2. Logis, apa yang tertera haruslah dianggap memungkinkan pelaksanaannya. 3. Terpadu, pembagian tugas dan wewenang setiap pelaksana tidak boleh ada yang bertabrakan atau saling bersinggungan. Koordinasi antar seksi perlu dijelaskan agar tanggung jawab per seksi jelas dan tidak saling melempar tanggung jawab. 4. Mendetil, perincian jabatan yang diuraikan diupayakan semendetil mungkin. 5. Fleksibel, pelaksana kegiatan diberi hak untuk melakukan improvisasi dalam tugasnya sejauh tidak keluar atau menyimpang dari tugasnya dan wewenangnya. 4. Pembuatan Perencanaan Waktu Kerja Kegiatan Perencanaan waktu kerja ini sangat penting dan prinsipil dalam melakukan manajemen organisasi kegiatan. Penggunaan waktu dalam kegiatan haruslah efektif, dan setiap perencanaan harus memiliki target waktu dan target kerja yang jelas. Ini berguna untuk proses pengawasan dan pengendalian dalam rangka mendisiplinkan pelaksana kegiatan, dan juga sebagai alat indikator untuk melakukan evaluasi. Mengulur waktu tanpa alasan yang jelas, serta pengerjaan yang sifatnya terburu- buru, merupakan wujud dari ketidakdisiplinan dan rasa kurang bertanggung jawab dari seorang pelaksana kegiatan. Harus disadari bahwa, jika ada salah satu dari komponen kegiatan yang tidak berjalan sesuai dengan rencana, jelas ini akan
  • 10. 10 mempengaruhi kegiatan lainnya, apalagi bila hal tersebut sangat prinsipil, misalnya seksi perijinan. Pelaksanaan bisa menyimpang dari perencanaan semula, dan bahkan jadinya berkesan dipaksakan asal jadi atau asal ada saja. Dampaknya selain menggangu proses kegiatan, juga akan merusak nilai dari hasi l kegiatan itu sendiri. Sangat disayangkan, bahwa proses perencanaan dan persiapan yang telah memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit menjadi hancur akibat kelalaian yang tidak bertanggung jawab dari satu komponen saja. Dibawah ini adalah contoh dalam membuat perencanaan waktu kerja. a. Perencanaan waktu kerja keseluruhan kegiatan. Contoh: Waktu Kerja Februari Maret AprilNo. Seksi Kegiatan 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Ket 1 Kesekretariatan 2 Perizinan 3 …………………….. 4 ……………………… b. Perencanaan waktu kerja per sekesi kegiatan. Contoh Perencanaan Kegiatan Seksi Kesekretariatan Waktu Kerja Februari Maret AprilNo. Kegiatan 1 2 3 1 2 3 1 2 3 Ket 1 Piket Harian 2 Pendaftaran 3 …………………….. 4 ………………………
  • 11. 11 II. PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Pemimpin harus memahami benar mengenai konsep dan tujuan kegiatan serta dituntut untuk mampu menerangkan dan menjabarkannya kepada seluruh perangkat pelaksana kegiatan. Selain itu juga, ia juga harus tegas dalam menjalankan kepemimpinannya. 2. Pemilihan dan penempatan sumber daya manusia mesti sesuai dengan kemampuan dan keahlian yang dimiliki. 3. Motivasi terhadap pelaksana kegiatan perlu diciptakan agar mereka tidak saja mampu melaksanakan tugas, melainkan dengan sukarela bersedia melakukannya. Untuk tiu pemimpin harus bisa memahami karakteristik dari sifat-sifat dan perilaku bawahannya. 4. Sebagai upaya untuk menjaga keharmonisan dan kekompakan panitia, suara- suara dan keinginan panitia harus didengar dan diupayakan penerapannya sejauh tidak menyimpang dari tujuan semula. 5. Setiap panitia harus mempunyai catatan kegiatan sendiri yang berkaitan dengan tugasnya masing-masing. 6. Pengawasan dan pengendalian harus senantiasa terus dilakukan tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan semula. 7. Koordinasi dan kerjasama antara tim yang ada harus selalu dibina; suatu tim dapat ditentukan kapan harus siap untuk membantu tim yang lain. 8. Sekretariat panitia harus ada dan berjalan semestinya, dimaksudkan bilamana ada hal-hal penting ataupun ada perubahan-perubahan yang mendadak, komunikasi dan koordinasi terus berjalan, sehingga setiap permasalahan baru bisa secepatnya diantisipasi dan diselesaikan. III. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Pengendalian merupakan fungsi untuk meneliti apakah pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan. Dalam hal ini, Job Description dan Perencanaan Waktu Kerja dijadikan sebagaiacuan untuk pengendalian. Sedangkan Pengawasan merupakan fungsi untuk meneliti apakah yang dihasilkan sesuai dengan standar hasil kerja yang ditetapkan sebelumnya. Berbagai dokumentasi diperlukan untuk maksud ini seperti laporan penggunaan biaya, laporan hasil kerja, dan lain sebagainya. Pelaksanaan kegiatan selalu harus ditinjau ulang kembali setiap waktu secara periodik supaya dapat diketahui tanda-tanda kemungkinan pelaksanaan yang menyimpang dari rencana semula. Bentuk formal yang biasa digunakan dalam pengendalian dan pengawasan ini adalah berbentuk rapat berkala, mingguan atau dua mingguan, yang membahas laporan hasil kerja panitia dan evaluasi kerja. Di dalamnya dibahas pula permasalahan-permasalahan dan kendala-kendala yang timbul serta perubahan-perubahan pada rencana.
  • 12. 12 IV. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN Acara selesai bukan berarti kegiatan telah berakhir. Biasanya, panitia banyak yang langsung menghilang setelah acara selesai. Padahal sebetulnya masih ada hal-hal yang belum selesai yang perlu dibereskan dan ditertibkan. Bilamana ini tak terselesaikan, dampaknya bisa merusak citra panitia berikut organisasinya, dan juga nilai dari hasil kegiatan yang dicapai. Walaupun hasilnya baik dan tujuannya tercapai, nilainya akan jadi berkurang akibat penyelesaian akhir kegiatan yang tidak tuntas. Hal yang perlu ditekankan dalam penyelesaian akhir kegiatan ini adalah jangan sampai ada satu pihak pun, terrutama pihak luar yang kecewa atau tidak puas terhadap penyelesaian akhir kegiatan ini. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal dibawah ini : 1. Persoalan administrasi dan keuangan harus tuntas, jangan sampai ada yang terlewat. 2. Sisa-sisa atribut kegiatan dikumpulkan dan dibereskan kembali. 3. Fasilitas sarana dan prasarana, termasuk logistik yang digunakan harus dikembalikan ke tempat semula dalam keadaan semula dengan pengecekan terlebih dahulu bila terjadi kerusakan pada saat digunakan. 4. Membuat ucapan terima kasih berupa surat atau kenang-kenangan kepada pihak luar yang telah membantu sebagai upaya membina hubungan yang baik dalam jangka panjang. 5. Memastikan bahwa setelah acara berakhir, tidak ada satu pun dari perangkat dan partisipan pelaksana seperti panitia ataupun peserta, mengalami hal-hal yang tidak dikehendaki seperti gangguan fisik atau pun jasmani sebagai akibat langsung dari pelaksanaan kegiatan pada saat kegiatan tengah berlangsung. 6. Membuat laporan akhir per seksi dan laporan pertanggung jawaban secara keseluruhan. V. EVALUASI Evaluasi diartikan sebagai penilaian terhadap pelaksanaan rencana baik pada setiap tingkat sasaran (hasil dan tujuan) maupun pada fungsi-fungsi manajemen organisasi serta faktor-faktor eksternal yang mempengaruhinya. Baik tidaknya suatu evaluasi sangat tergantung dari rencananya itu sendiri. Suatu rencana baik apabila di dalam rencana tersebut memuat unsur-unsur evaluasi yaitu indikator dari tingkat sasaran (hasil dan tujuan) serta standar hasil kerja seseorang. Hasil evaluasi ini berguna untuk menilai kekuatan dan kemampuan organisasi dalam melaksanakan suatu kegiatan, yang bisa dimanfaatkan sebagai bahan-bahan pertimbangan untuk kegiatan berikutnya baik yang sejenis maupun yang tidak sejenis. Hasil suatu evaluasi harus memberikan umpan balik untuk dua maksud dibawah ini, yaitu :
  • 13. 13 a. Memperbaiki dan menyempurnakan rencana berikutnya melalui reformulasi perencanaan (perumusan kembali perencanaan). b. Membantu memecahkan masalah-masalah yang dihadapi oleh para pelaksana kegiatan. Dalam manajemen organisasi kegiatan ini, maka tahapan evaluasi yang digunakan, yaitu : 1. Tahap Pertama : Evaluasi Perencanaan. Evaluasi pada tahap ini dilakukan setelah rencana ditetapkan. Tahap ini bertujuan dimaksudkan untuk menilai kekuatan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan dan untuk menilai kekuarangan/kelemahan yang perlu ditanggulangi. 2. Tahap Kedua : Evaluasi Pelaksanaan. Tahap ini dilaksanakan pada saat kegiatan berlangsung. Banyaknya evaluasi pada tahap pelaksanaan sangat tergantung dari kebutuhan. 3. Tahap Ketiga : Evaluasi Akhir. Evaluasi tahap ini dilakukan setelah kegiatan berakhir, untuk melihat dampak dari seluruh pelaksanaan rencana pada hasil kegiatan. VI. PENYUSUNAN LAPORAN Laporan kegiatan disusun oleh Panitia sebagai salah satu kewajiban kepanitiaan.