1. Motiválj, ha tudsz!
A motivációs levél elkészítésének fortélyai
KREPELKA ÁGNES
ÜGYVEZETŐ
ISTHER HUMÁN TANÁCSADÓ KFT.
2. Motivációs levél? Miért kell?
Gyakran nem is az önéletrajzon, hanem a motivációs levélen
múlik, hogy lehetőséget kapsz-e személyes találkozásra a
hirdetővel. A motivációs levél ugyanis alkalmas arra, hogy:
Felkeltse az olvasó figyelmét és érdeklődését irántad.
A motivációs levél olvasása után alaposabban, nagyobb
érdeklődéssel nézze át az önéletrajzodat.
Megmutass valamit a személyiségedből, a stílusodból, a
feladatokhoz való hozzáállásodból.
Információt közölhess magadról, céljaidról, terveidről.
Megmutasd a rátermettségedet, alkalmasságodat a
meghirdetett állásra.
3. Elolvassa valaki?
Sokan először a motivációs levelet olvassák el! Csak azután
az önéletrajzot.
Rutinos HR szakemberek és fejvadászok már a levél alapján
kiszűrik, kit érdemes személyes találkozásra behívni, és kit
nem…
4. Melyek a levélírás alapvető szabályai?
Minden hirdetésre egyedi motivációs levelet készíts! A motivációs
levélnek ugyanis mindig a hirdetésben feltüntetett elvárásokra kell
reagálnia. Azokat a tulajdonságaidat, képességeidet és
tapasztalataidat kell megfogalmaznod benne, amelyeket a hirdető
elvár a jelentkezőktől.
Igyekezz felkelteni az olvasó érdeklődését! De nem extrém
ötletekkel – kivéve ha kreatív pozícióra pályázol – hanem próbálj
meg a hirdető fejével gondolkodni. Gondold végig, ő mit szeretne
olvasni, milyen ember levele tetszene neki.
Feltétlenül mutasd meg a levélben, hogy kitartóan tudsz lelkesedni
valamilyen tevékenység (akár hobbi), munka, vagy cég iránt. Ezzel
megmutatod, hogy képes vagy elköteleződni, így hosszú távon is
lehet rád számítani.
Leveled hangvétele legyen mérsékelten közvetlen és
személyes, keltse barátságos, pozitív életszemléletű és hozzáállású
ember benyomását.
5. Mik a fő formai követelmények?
A motivációs levél – hiába levél – nem kézzel íródik, hanem
nyomtatott formában készül. Lehetőleg ugyanolyan
betűtípussal és formázással készítsd, mint az önéletrajzot. Így
a két dokumentum egységes benyomást kelt.
Fehér papíron fekete betűk! Minden egyéb megoldás
komolytalannak hat.
A levél terjedelme ½-1 oldal, de egy oldalnál hosszabb
semmiképpen ne legyen.
A leírtak legyenek jól áttekinthetők, 3-5 bekezdésre tagolva.
Lényeges, hogy az olvasónak rögtön szembe tűnjön amit a
legfontosabb üzenetnek szánsz a levélben.
A közlendődet egyszerűen és lényegre törően fogalmazd meg.
Ha egy korábbi motivációs levelet írsz át, mindig ellenőrizd a
leírt címzést, megszólítást és a dátumot!
6. Címzés és megszólítás
A címzés és a megszólítás megfelel a hivatalos levelekben
használatos formának.
A levél bal felső sarkába kerül a címzett neve, beosztása, a cég
neve, esetleg a cég címe. Ha a hirdetésből nem derül ki, címzés
előtt mindenképpen járj utána, hogy kinek szóljon a levél, és
hogy mi az illető munkaköre, beosztása. „Valakinek” nem szólhat
a motivációs levél.
A megszólításban is le kell írni a címzett nevét. Nők esetében a
teljes nevet illik leírni (Tisztelt Polgár Lilla
Úrhölgy/Asszony!), férfiak esetében elegendő csak a vezeték név
(Tisztelt Pethő Úr!).
Mindig ellenőrizd, hogy helyesen írtad-e a címzett nevét és
beosztását. Erre a legtöbb ember igen kényes, és sértésnek veheti
az esetleges elírásokat…
7. Hivatkozás
A levél bevezető részében arról írj, hogyan kerültél
kapcsolatba a hirdetéssel.
Mindenek előtt írd le, honnan értesültél a meghirdetett
állásról.
Pontosan nevezd meg a meghirdetett pozíciót, és ha fel van
tüntetve, a hirdetés vagy az állás azonosítóját is. Ez segít az
állásközvetítőnek, vagy a több állást meghirdetett cég
munkatársának azonosítani, melyik állásra jelentkezel.
8. A levél lényege:
motiváció és bizonyítás
MUTASD MEG AZ OLASÓNAK, MENNYIRE MOTIVÁLT VAGY A MEGHIRDETETT
MUNKA ELLÁTÁSÁRA!
A második szakaszban azt írd le, hogy mivel keltette fel a hirdetés az érdeklődésedet.
Fejtsd ki, miért éppen ez az a munkakör, pozíció, amit szeretnél betölteni, hogyan illik a
meghirdetett állás a karrierterveidbe. Mindezt úgy fogalmazd meg, hogy összhangban
legyen a meghirdetett állás jellemzőivel. Ezzel az olvasóban is azt az értést kelted, hogy
valóban ez álmaid munkája, tehát minden bizonnyal elkötelezett leszel iránta.
Ha adatbázisba jelentkezel (nem konkrét hirdetésre), akkor vázold fel a téged érdeklő
területet, tevékenységeket, esetleg munkaköröket. Azokra a területekre
koncentrálj, amelyeket tényleg a legjobban szeretnél, a túlságosan széles érdeklődési kör
tapasztalatlanságot, esetleg felületességet sugall.
Mindenképpen írd le, hogy hosszú távon gondolkozol leendő munkahelyeddel
kapcsolatban. A legtöbb munkáltató számára ugyanis fontos, hogy ne csak ideig-óráig
számíthasson a munkatársaira.
Ha a hirdetésből kiderül, melyik cég keres munkatársat, akkor feltétlenül járj
utána, ismerd meg a céget (ha még nem ismered), és a levélnek ebben a szakaszában
fogalmazd meg, miért vonzó számodra az adott cég. Írj egy-két konkrétumot a
cégről, amelyeket elismerésre méltónak tartasz. Ebből látszik, hogy valóban ismered a
céget, nem csak általánosságban magasztalod.
9. A levél lényege:
motiváció és bizonyítás
BIZONYÍTSD BE AZ OLVASÓNAK, HOGY TE VAGY A LEGALKALMASABB A
MEGPÁLYÁZOTT POZÍCIÓRA!
Emeld ki azokat a tapasztalataidat, korábbi munkaköreidet, amelyek bizonyítják, hogy
birtokában vagy a meghirdetett álláshoz szükséges
képességeknek, ismereteknek, gyakorlatnak.
Ha pályakezdő vagy, akkor keress az élet bármely területéről olyan
tevékenységet, amelyet sikerrel végzel, és amelyekhez hasonló képességekre van
szükség, mint a megpályázott munkához.
Tartózkodj a direkt megfogalmazásoktól (pl. kreatív vagyok, jól kommunikálok), ezek
inkább a bemutatott eddigi tapasztalataidból derüljenek ki, illetve a bemutatni kívánt
tulajdonságaidat igyekezz saját szavaiddal körülírni. Ezzel érdekesebbé válsz az olvasó
számára.
Ne csak azokra az elvárásokra reagálj, amelyek a hirdetésben megjelentek! Gondold
végig, mire lehet még szükség a munka kiváló ellátásához, és ezekről a
tulajdonságaidról, tapasztalataidról, tudásodról is adj körülírást.
Fogalmazd meg, mi az, amivel a munkatársat kereső cég hasznára tudsz válni. Mi az, ami
miatt személyedben egy valóban értékes munkatársat tudhatnak majd magukénak.
10. A következő lépés
A levél utolsó bekezdése, ne a búcsúzásról, hanem a
folytatásról szóljon!
Az utolsó bekezdésben fogalmazd meg, hogy személyesen is
szeretnéd felvenni a kapcsolatot a hirdetővel. (Pl. Bízom
benne, hogy levelem felkeltette érdeklődését, és
lehetőségem lesz Önnel egy személyes találkozásra is.)
Az is jó megoldás, ha arról írsz, hogyan kezdeményezed
majd a személyes találkozást. (Pl. Szíves hozzájárulásával
hamarosan megkeresem Önt telefonon, egy lehetséges
személyes találkozó megbeszélése céljából.)
11. Elköszönés
Az elköszönés – akárcsak a címzés és a megszólítás –megfelel
a hivatalos levelekben használatos formának.
Rövidebb formában a „Tisztelettel:”, vagy a „Szívélyes
üdvözlettel:” a megfelelő elköszönés.
Hosszabb formában tehetsz a folytatásra, a következő
lépésre vonatkozó megjegyzést. (pl. „A közeli személyes
találkozás reményében maradok (őszinte) tisztelettel:”)
A levelet mindig kézzel írd alá!
Az aláírás alatt tüntesd fel az elérhetőségeidet (nyomtatva).
Az e-mail címed és a mobilszámod szükséges és elegendő.
(Az elérhetőségedet nem kell itt megadnod, ha készítesz
fejlécet a levélnek, amelyben ezek az adatok szerepelnek.)
12. Mellékletek
Csak motivációs levelet – önéletrajz nélkül – soha ne küldj!
A motivációs levél már maga is melléklet, az önéletrajz
melléklete, ezért is hívják másként kísérőlevélnek.
További mellékletként csatolhatsz még hozzá végzettségről
szóló másolatot, nyelvvizsga másolatot, referencia
levelet, és ha kérik, erkölcsi bizonyítványt.
Ha postán küldöd, mindenből másolatot küldj, az eredeti
példányokat pedig az interjúra vidd magaddal. Ha e-mailen
küldöd, vagy feltöltöd, akkor ez a kérdés fel sem merül…
13. Milyen hibákat érdemes elkerülni?
Tegeződés. Akkor sem, ha a hirdetésben téged „letegeztek”.
Az önéletrajzban leírtak megismétlése. Egy-két részét ki lehet hangsúlyozni a motivációs
levélben is, de ugyanazt leírni felesleges.
Valótlan dolgokat leírása. Ezek az interjún úgyis kiderülnek…
Arról írni, amit még nem, vagy nem elég jól tudsz, de az álláshoz szükséges lenne. Ezekről
a dolgokról inkább ne írj semmit.
A tapasztalat hiányáról írni. Ez az önéletrajzodból úgyis kiderül. Hangsúlyozd inkább a
lelkesedésedet, elszántságodat, rátermettségedet.
Hosszú körmondatok, homályos megfogalmazás, képzavar, töltelék szavak, idegen
szavak.
Közhelyek, sablonos mondatok. Ezek semmit sem árulnak el rólad, csak a helyet foglalják
a lapon. Általuk te sem érdekesnek, hanem sablonosnak fogsz tűnni az olvasó szemében.
Arról írni, hogy pályakezdőként tapasztalatszerzési lehetőség, netán „ugródeszka” lesz az
első munkahelyed. Inkább azt hangsúlyozd, hogy a cég mit nyerhet veled.
Fizetési igények és egyéb feltételek leírása. Ezeket a személyes találkozás alkalmával
(van, hogy nem is az első alkalommal!) szokták egyeztetni.
14. Megéri ennyit vesződni minden levéllel?
Nem, ha valójában KMK vagy, és véletlenül sem szeretnél
elhelyezkedni…
Igen, ha szeretnél jó munkát. A személyes találkozás előtt
kizárólag a motivációs leveled és az önéletrajzod alapján
fognak téged megítélni. Ha ezek az irományok
igényesek, akkor feltételezik, hogy a munkádat is megfelelő
gondossággal fogod végezni.