1. Workshop – Manage je Mailbox
Delegeren en reduceren
 Laat nooit meer dan 10 e-mails in uw Inbox
staan
 Beslis na het openen van een e-mail direct
wat te doen:
▪ Weggooien (je hoeft er niets mee te doen)
▪ Kleine actie: meteen afhandelen + archiveren
▪ Grotere actie: verplaats naar takenlijst
 Mailbox vol? Maak verzonden items en
prullenbak regelmatig leeg
Delegeren en reduceren
 Communiceer duidelijk:
▪ Één onderwerp per e-mail
▪ Geef en vraag duidelijke taal
▪ Geef soort mail aan:
vraag, informatie, actie, urgent
▪ Onderscheid tussen ontvangers:
van wie actie en aan wie ter informatie
Pagina 6

2. Workshop – Manage je Mailbox
Overzicht houden
 Verplaats automatisch alle CC mail naar
een andere map van je Postvak In
 Archiveren delegeren?
Stuur het secretariaat een CC van:
▪ Alle zakelijke inkomende berichten
▪ Alle zakelijke uitgaande berichten
 Gebruik BCC om extra mailadres verborgen
te houden (Instellen per cliënt)
Postvak In / je rugzak
Binnenkomende e-mail
Prullenbak
Stap 1. Verzamelen Vraag 1:
WAT IS DIT?
Ooit / Misschien
Vraag 2: NEE
Stap 2. Beslissen WIL IK HIER NU IETS
MEE DOEN?
Archief
Vraag 3:
WAT IS MIJN GEWENSTE
Vraagt dit om UITKOMST?
meerdere stappen,
dan is het een: Delegeren
PROJECT
Vraag 4:
WAT IS MIJN
EERSTVOLGENDE ACTIE?
Stap 3. Organiseren
IN AGENDA WACHT OP STEL UIT
DOE HET METEEN
In agenda maar Op de lijst Op de lijst Eerst-
Alleen als het kan
alleen als het een ‘Wachten op’ volgende acties.
in minder dan
specifieke tijd of gedelegeerd / Dit ga ik doen
2 minuten
of datum betreft te delegeren zodra het kan.
Pagina 7

3. Workshop – Manage je Mailbox
Ongelezen laten (e-mail)
 Mail van manager of collega in de inbox lezen,
maar gemarkeerd laten als ongelezen
▪ (Tools – Options – Other – Reading pane)
▪ Ga naar ‘extra’
▪ Kies voor ‘opties’
en daarna tabblad
‘overige’
▪ Klik op ‘leesvenster’
▪ Vink het eerste hokje
uit (bericht markeren
als gelezen etc.)
of zet tijd op b.v.
300 seconden.
39
Gelezen?
 Handmatig alternatief voor vorige optie:
▪ Kies voor ‘beeld’ en daarna ‘werkbalken’
▪ Selecteer ‘aanpassen’
▪ Klik in selectielijstje op ‘bewerken’
▪ Kies voor ‘bericht markeren als ongelezen’
▪ Sleep envelop naar taakbalk
▪ Klikken op envelop is daarna voldoende
(View – Toolbars – Customize, menu Edit, Mark
as Unread verslepen naar de werkbalk)
 Markeren als ongelezen: ctrl + u
 Markeren als gelezen: ctrl + q
Pagina 20