Hovedtanke: Kun at lave det kunderne vil betale for! Alt andet betragtes som spild og bør minimeres! Lean indeholder en række værktøjer, som man anvender til at maksimere værdi og minimere spild. Resultater: Fælles forståelse for situationen og hvorfor der er behov for forandring. Reduceret spild, bedre kvalitet, forbedret flow og kortere gennemløbstid. Bedre arbejdsmiljø. Færre frustrationer og mindre stress. Forbedret kundeservice!

1. Lean er ikke kun for store virksomheder
Af Inger Toft Thiersen
Viden Assistance
Juni 2012
Juni 2012 1

2. Dagsorden
• Introduktion til begrebet Lean
• Lean Administration
• Mulige resultater med Lean
• Værktøjerne i Lean
• Implementering af Lean
• Arbejd smartere – fleksible arbejdspladser
Juni 2012 2

3. Viden Assistance• Etableret – 2009
• Mission – at tilbyde optimering og vedligehold af viden-deling,
administrative arbejdsgange og kommunikation. På baggrund
heraf opnås et resultatorienteret samarbejde med gensidig
respekt og uden faste omkostninger.
• Kunder – advokatfirmaer, juridiske afdelinger, retter,
forsikringsselskaber, kommuner, undervisningsinstitutioner,
revisorer mv.
• Baggrund – Jurist 1986, arbejdet på advokatkontorer,
Skatteministeriet, Magnus Informatik, Ernst & Young & censor i
LEAN management ved CBS.Juni 2012 3

4. Intro til begrebet Lean
• Hovedtanke: Kun at lave det kunderne vil betale for!
Alt andet betragtes som spild og bør minimeres!
• Lean indeholder en række værktøjer, som man
anvender til at maksimere værdi og minimere spild.
• Lean er en ny livsstil. Ikke en slankekur!
Juni 2012 4

5. Leans historie og situation
• Lean stammer fra produktionen hos Toyota i Japan.
• Anvendes i dag i virksomheder, sygehuse, banker,
forsikringsselskaber, kommuner mm.
• Lean er i dag det mest anvendte værktøj til optimering
af virksomheder og værdikæder (forsyningskæder).
Juni 2012 5Rotary

6. Juni 2012 6Rotary

7. De 5 principper i Lean Thinking
• Definér hvad der skaber værdi for kunderne.
• Fastlæg værdikæden der skaber værdien.
• Skab flow i værdikæden.
• Skab træk (ordrestyret).
• Gennemfør løbende forbedringer.
Juni 2012 7Rotary

8. Resultater med Lean Administration
• Kortere leveringstid og bedre service.
• Højere produktivitet.
• Bedre kvalitet.
• Løbende forbedringer.
• Bedre arbejdsmiljø – bedre overblik, færre frustrationer,
mindre stress og højere jobtilfredshed.
Juni 2012 8Rotary

9. Har I behov for LEAN?
1. Vores afdeling tilbyder service til interne eller eksterne kunder?
2. Vores kunder ønsker skræddersyede løsninger og svar på deres
individuelle behov?
3. Vores afdeling mangler et overblik over de detaljerede strukturer,
ansvarsskift og forretningsgange i vores processer?
4. Der laves desværre fejl i vores processer?
5. Vores afdeling vil meget gerne tilbyde en hurtigere og mere
gennemskuelig service?
6. Vores afdeling behandler ofte enslydende ordrer?
7. Vores afdeling har til tider et stort arbejdspres, frustrerede
medarbejdere eller et uholdbart arbejdsmiljø?
Juni 2012 9

10. Værktøjskassen Lean Administration
• De 8 spildtyper.
• 5S system og orden.
• Løbende forbedringer.
• Kortlægning af værdikæder.
Juni 2012 10

11. Juni 2012 11
De 8 spildtyper i administration
Uudnyttet viden
Mangel på udnyttelse af
medarbejdernes viden, forslag
og kompetencer.
Fejl og returløb
Sortering, rettelser, fejl eller
returløb i forbindelse med en
opgave.
Overproduktion
Opgaver udføres for tidligt eller
for hurtigt i forhold til andre
afdelinger eller kunder.
Transport
Unødvendig transport af data, informa-
tion, sager osv. imellem processer og
afdelinger. Unødvendige ansvarsskift.
Lager
Opgaver der ligger stille i en mailbox,
på et skrivebord eller imellem
afdelinger og som ikke får tilført værdi.
Overforædling
Opgaver der forædles ud over
kundens behov. Unødvendige møder,
e-mails, detaljer, informationer og
oversigter.
Ventetid
Medarbejdere der venter på
information, en underskrift/godken-
delse, kolleger i forbindelse med
møder o.l.
Bevægelser og søgning
Unødvendig søgning (efter filer,
emails, papir) og uhensigts-
mæssige bevægelser i forbindelse
med opgave.

12. De 5 S-er
1. Sortér - væsentligt fra uvæsentligt.
2. System i tingene - definér et hjem.
3. Systematisk rengøring og oprydning.
4. Standardisér - fastlæg og fasthold.
5. Selvdisciplin - overhold standarder.
Juni 2012 12

13. Eksempler hvor 5S kan anvendes
• Orden på skrivebord.
• System til filer og korrespondance.
• Opgavestyring. Projektstyring.
• Mapper og andre dokumenter.
• Opslagstavler.
• Overdragelse af information.
• Lager af kontorartikler.
Juni 2012 13

14. Resultater med 5S
• Bedre kvalitet. De rigtige informationer (og filer)
anvendes hver gang.
• Øger produktivitet. 5S reducerer den traditionelle
spildtid i processer.
• Reducerer nødvendig kontakt.
• Forøger stolthed ved arbejdsplads.
• Bedre ergonomi og arbejdsmiljø.
Juni 2012 14

15. Løbende forbedringer – Kaizen
• Forslag til løbende forbedringer findes overalt i
virksomheder.
• Forslagene skal blot struktureres –
så skaber de et ekstra potentiale i virksomheden.
• Løbende forbedringer fokuserer på at minimere spild –
aktiviteter der ikke skaber værdi.
Juni 2012 15

16. Eksempler
Juni 2012 16

17. Resultater med tavle til forbedringer
• Dialog om løsninger fører til bedre og hurtigere
implementering.
• Involvering og ejerskab giver større
medarbejdertilfredshed.
• Virksomheden opnår markante forbedringer for få
penge.
• Reduktion af omkostninger og bedre kundeservice.
Juni 2012 17

18. Kortlægning af værdikæder
• Kortlægning af værdi-kæder
er et værktøj til at få et
overblik over de enkelte
flows i virksomhedens
administrative processer og
aktiviteter
• hver gang en sag skifter
hænder, hvor længe den
ligger og hvad vi kan gøre
for at forbedre det og
• at se på hvilke opgaver der
er i ”familie” – dvs. ikke se
på indholdet af et brev,
men se på typen, fx tilbud,
brev, faktura
Juni 2012 18

19. Resultater med kortlægning
• Fælles forståelse for situationen og hvorfor der er
behov for forandring.
• Reduceret spild, bedre kvalitet, forbedret flow og
kortere gennemløbstid.
• Bedre arbejdsmiljø. Færre frustrationer og mindre
stress.
• Forbedret kundeservice!
Juni 2012 19

20. Hvad koster Lean?
• Med de markante resultater skulle man forvente store
investeringer.
• Men Lean kræver kun moderate økonomiske
investeringer.
• Omvendt kræver succesfuld Lean åbenhed,
videndeling, forandringsparathed og store
ledelsesmæssige og menneskelige investeringer.
Juni 2012 20

21. Lean kræver ressourcer
• Man skal give tid til Lean på alle niveauerne i
organisationen – ledelse, mellemledere, specialister og
menige medarbejdere. På alle niveauer kræver Lean
en ekstra indsats i en periode.
• Tiden skal bruges på træning, uddannelse og – vigtigst
– fysisk og mental forandring!
Juni 2012 21

22. Hvorfor vælge Lean?
• Hvorfor vælge en så stor forandring?
• Fordi Lean kan give vedvarende markante resultater år
efter år.
• Alligevel må man ikke blot vælge Lean. Lean kræver
en topledelse, der vil Lean og en forandringsparat
organisation.
Juni 2012 22

23. Motivering af organisationen
• Klart og synligt behov og formål.
• Skab ejerskab i organisationen.
• Skab en tryg atmosfære (bl.a. omkring jobsikkerhed).
Lean virker ikke i en utryg organisation.
• Appeller til medarbejdernes frustrationer når tingene
ikke fungerer. Lean skaber stabile processer.
Juni 2012 23

24. Arbejd smartere – ikke mere
• Virtuelle møder
• Online tilgængelighed – 24/7 eller kan vi gøre det
bedre?
• Udnyt teknologien – der findes mere end
videokonference og e-mails
• Guidelines for god kommunikation
• Drej arbejdskulturen til virksomhedens fordel gennem
motivation
Juni 2012 24

25. Kontakt:
Inger Toft Thiersen
Viden Assistance
Tel: 2442 6977
inger@videnassistance.dk
www.videnassistance.dk
Profile on LinkedIn
Juni 2012 25